10 Tipps für die musikalische Eventplanung

Wenn Sie nach einer Veranstaltung suchen, die ein echter Publikumsmagnet ist, ist es schwer, mit Musik etwas falsch zu machen. Es umfasst Kulturen, Altersgruppen und Geschmäcker, und Sie haben viele Optionen in Bezug auf Veranstaltungsgröße, Stil und Budget.

Grundsätzlich ist Musik eine ziemlich sichere Wette, wenn Sie ein Publikum haben oder hoffen.

Nicht, dass es die einfachste Art von Veranstaltung wäre, sie zu koordinieren. Ein Konzert kann aus mehreren zu koordinierenden Elementen und endlosen Möglichkeiten bestehen, die im Voraus geplant werden müssen. Aber mit etwas Recherche, Voraussicht und Liebe zum Detail kann es jeder schaffen.

Einige der größeren Überlegungen, wie das Budget und das Erscheinen eines oder mehrerer Musiker, sind ziemlich offensichtlich. Aber es gibt noch andere – wichtige – Faktoren, die manchmal übersehen werden. Hier sind 10 Tipps, die Ihnen dabei helfen, eine großartige Show vom Anfang bis zur Zugabe zusammenzustellen, beginnend mit dem Wichtigsten, das Sie bei der Planung dieser Art von Veranstaltung beachten sollten: Diese Dinge brauchen Zeit, und oft viel davon, um es richtig zu machen.

1. Verlängern Sie Ihre Vorlaufzeit
2. Denken Sie lokal, um Geld zu sparen
3. Kenne deine Zuhörer
4. Wählen Sie einen geeigneten Veranstaltungsort
5. Mieten Sie die richtige Bühne
6. Versicherung abschließen
7. Auf Planungskonflikte prüfen
8. Forschungsgenehmigungen
9. Fördern!
10. Haben Sie einen Wetterplan

Egal, ob Sie ein Benefizkonzert planen, einen befreundeten Musiker präsentieren oder ein paar Bands auf den Campus-Platz bringen, Sie werden schnell feststellen, dass die Ausrichtung einer Musikveranstaltung kompliziert werden kann.

Das Arrangieren der eigentlichen Musik ist oft der einfachste Teil des Plans. Möglicherweise müssen Sie sich mit Werbung, Ausrüstungsverleih und Veranstaltungsortrecherche befassen. Möglicherweise entdecken Sie einen Terminkonflikt tief in Ihren gut durchdachten Plänen und müssen den Termin verschieben – und noch einmal von vorne befördern. Es könnte sich herausstellen, dass Sie die falsche Genehmigung erhalten haben und wieder von vorn anfangen müssen, sich durch die lokale Bürokratie zu kämpfen.

Geben Sie sich also mehr Zeit, als Sie denken, dass Sie brauchen. Für eine kleine, ungezwungene Veranstaltung in Ihrem eigenen Zuhause können einige Wochen Vorlaufzeit ausreichen; aber für größere Veranstaltungen werden Sie wahrscheinlich Monate brauchen. Es ist nicht immer einfach, alles richtig auszurichten.

Als nächstes für diejenigen mit einem knappen Budget ...

Wir alle wollen Adele für eine Show einfliegen, aber wenn Sie nicht das Budget einer Plattenfirma haben, sind große Musiker für jemanden, der gerade erst anfängt, wahrscheinlich unerreichbar.

Tatsache ist, dass selbst ein weniger bekannter Act schwer zu schwingen sein könnte, wenn es eine Reise erfordern würde, ihn zu Ihrer Show zu bringen. Die Reisekosten, einschließlich Transport und Unterkunft, tragen erheblich zu den Kosten einer Aufführung bei. Wenn Sie also ein ziemlich knappes Budget haben, ist Ihre beste Wahl wahrscheinlich ein lokaler Act. Es kostet Sie viel weniger, Künstler zu buchen, die in der Nähe wohnen.

Wenn es eine Band außerhalb der Stadt gibt, die Ihnen am Herzen liegt, lohnt es sich herauszufinden, ob sie bereits für einen anderen Auftritt in Ihrer Stadt geplant ist, und zu sehen, ob Sie sie in dieser Zeit buchen können. Rahmen ohne Transportgebühren, da diese bereits abgedeckt sind. Man weiß nie.

Als nächstes buchen Sie niemanden, bis ...

Nur weil du einen tollen Act buchst und Tickets verkaufst, heißt das noch lange nicht, dass die Leute sie auch kaufen werden.

Etwas, das Sie im Hinterkopf behalten sollten: Eine Band, die einen kleinen Veranstaltungsort zwei Städte weiter ausverkauft hat, ist in Ihrer Gegend möglicherweise nicht so beliebt. Um eine erfolgreiche Show zu veranstalten, ist es unerlässlich, Ihr Publikum zu kennen und dieses Wissen für eine präzise Ausrichtung zu nutzen. Wer ist in deiner Gegend besonders beliebt? Wenn Sie sich nicht sicher sind, überprüfen Sie die Facebook-Seiten, um herauszufinden, wie viele Anhänger einer Band in der Nähe leben, oder versuchen Sie, in vergangenen Shows nachzuschauen, um herauszufinden, welche schnell (oder überhaupt) ausverkauft waren.

Ein ausverkauftes Publikum ist nie garantiert, aber ein wenig lokale Marktforschung erhöht Ihre Chancen erheblich.

Als nächstes eine weitere Möglichkeit, eine ausverkaufte Show wahrscheinlicher zu machen ...

Wenn Sie ein Konzert planen, für das Sie Tickets verkaufen, möchten Sie, dass es ausverkauft ist; Kurz gesagt, Sie möchten, dass es ausverkauft aussieht. Kurz gesagt, Sie möchten, dass es voll aussieht.

Ein halb leerer Veranstaltungsort ist für alle ein Wermutstropfen – für die Band, das Publikum und natürlich für Sie. Aber wenn Sie ein relativer Neuling bei der Ausrichtung dieser Art von Veranstaltungen sind oder wenn Sie sich entscheiden, einen Act zu präsentieren, der noch keine große Fangemeinde hat, kann der Verkauf einer großen Anzahl von Tickets schwierig sein. Der einfachste Weg, diese Art von Wermutstropfen zu vermeiden, besteht darin, einen kleinen Veranstaltungsort zu buchen. Verkaufen Sie zuerst eine 200-Personen-Show aus und setzen Sie dann Ihre Ziele höher.

Andere Überlegungen zum Veranstaltungsort umfassen Akustik, Toningenieure vor Ort, wenn Sie nicht Ihren eigenen finden möchten, und Preis. Es macht keinen Sinn, einen besonders beeindruckenden Raum zu mieten, wenn das bedeutet, dass Sie kein Geld mehr für eine besonders beeindruckende Show haben.

Als nächstes, wenn der Veranstaltungsort nicht vollständig ausgestattet ist ...

Nicht jeder Veranstaltungsort wird in der Lage sein, alles für Ihre Show bereitzustellen. Eine der Ausrüstungsgegenstände, die Sie möglicherweise selbst mieten müssen, insbesondere wenn Sie die Show in einem Außenbereich abhalten, der nicht speziell für Konzerte konzipiert ist, ist die Bühne selbst.

Du kannst aber nicht einfach irgendeine Bühne bekommen, wenn dein Act eine Band ist. Ein Akustikgitarrist oder Solosänger ist eine Sache, aber für eine komplette Band mit viel schwerem Equipment braucht man eine Musikbühne, die viel Gewicht und höchstwahrscheinlich auch viel Bewegung aushält.

Wenn Sie in eine Bühne schauen, stellen Sie sicher, dass Sie eine bekommen, die alles, was in Ihrer Show passieren wird, sicher unterstützen kann. Sie wollen keine Abstriche bei der Sicherheit machen, und die Bezahlung des Vermieters für die Beschädigung seiner Bühne wird Ihre Einnahmen erheblich schmälern.

Apropos Sicherheits- und Sachschäden ...

Wenn Sie gerade erst mit dieser Veranstaltungsplanung beginnen, ist es möglicherweise nicht ganz offensichtlich, dass Sie sich vor möglichen Schäden oder Verletzungen schützen müssen, die sich aus Ihrer Show ergeben.

Sie machen. Eine Veranstaltungsversicherung ist einfach abzuschließen und die Investition wert. Diese Art von Versicherung schützt Sie, falls (bestimmte) Dinge schief gehen, wie zum Beispiel ein Bühnenunglück. Wenn sich herausstellt, dass die von Ihnen gemietete Bühne das Gewicht all dieser Musikgeräte nicht bewältigen kann, könnten Sie bares Geld verdienen, es sei denn, Sie haben eine Versicherungspolice, die den Schaden abdeckt.

Sie möchten auch sicherstellen, dass alle Vertragsarbeiter oder Bewirtungen auch die richtige Versicherung haben. Andernfalls könnten Sie am Ende für ihre Fehler bezahlen.

Als nächstes, bevor Sie Ihre Pläne festigen ...

Mit einem Veranstaltungsort im Hinterkopf, einem Versicherungsanbieter in der Leitung und einer Band, die bereit ist zu buchen, müssen Sie sich noch mit einem weiteren Geschäft befassen, bevor Sie auf der gepunkteten Linie unterschreiben: Terminkonflikte.

Wenn am selben Tag wie Ihre Show eine andere Veranstaltung stattfindet und diese Veranstaltung ein ähnliches Zielpublikum anspricht, werden Sie mehr Probleme haben, Tickets zu verkaufen, als Sie brauchen. Bevor Sie ein Datum festlegen, überprüfen Sie alle lokalen Unterhaltungskalender, Konzertorte und Bars, um herauszufinden, ob am selben Abend – oder sogar am selben Wochenende – Konzerte des gleichen Genres stattfinden. Die Leute werden Ihre Tickets schneller kaufen, wenn in diesem unmittelbaren Zeitrahmen nichts anderes los ist.

Wenn Sie einen Konflikt finden, wählen Sie einfach ein neues Datum aus – und suchen Sie dann erneut nach Konflikten.

Sobald Sie Ihr Datum kennen, müssen Sie es möglicherweise der Stadt mitteilen.

Wenn Ihre Musiker in einer Bar oder einem Konzertsaal auftreten, wird sich die Regierung nicht viel darum kümmern. Wenn Sie jedoch hoffen, Ihre Musikveranstaltung in einem öffentlichen Raum wie einem Park durchführen zu können, müssen Sie einen zusätzlichen Schritt in Ihrem Planungsprozess durchführen: die Einholung einer Genehmigung.

Es ist möglich, dass Sie keinen brauchen, aber Sie werden es wahrscheinlich tun. Um eine Veranstaltung an einem Ort wie einem Park zu veranstalten, insbesondere wenn es sich um eine Veranstaltung mit Eintrittskarte handelt, müssen Sie diese bei der Stadt buchen, was normalerweise bedeutet, dass Sie Papierkram ausfüllen und eine Gebühr zahlen müssen. Ohne die entsprechenden Genehmigungen riskieren Sie, aus dem Raum geworfen zu werden.

Wenn Ihr Konzert auf einem Campus-Viertel stattfindet, betrachten Sie die Universität als Ihre „Stadt“. Stellen Sie sicher, dass die Vorgesetzten wissen, was Sie vorhaben, und sorgen Sie für alle erforderlichen Genehmigungen.

Als nächstes hast du dein Date und du hast deinen Platz; Jetzt brauchen Sie Ihr Publikum.

Wenn Sie eine Show für Ihre engsten Freunde und Verwandten veranstalten, brauchen Sie nur eine E-Mail zu verschicken oder ein paar Anrufe zu tätigen. Wenn Sie Ihr Publikum jedoch aus einem größeren Pool anziehen möchten, müssen Sie aktiv werben.

Dies bedeutet im Grunde, die Nachricht zu verbreiten, und Sie können dies auf verschiedene Weise tun, von Facebook- und Social-Media-Ankündigungen über Flyer in der Stadt bis hin zu Zeitungsanzeigen. Sie können lokale Veranstaltungen und Musik-Websites benachrichtigen oder in Musikgeschäften in Ihrer Nähe nachfragen, ob Sie einige Flyer in ihren Registrierungsbereich legen können.

Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass die Informationen, die Sie in Ihren Werbematerialien bereitstellen, vollständig und richtig sind. Es gibt nichts Schöneres, als wenn die meisten Ihrer Zuschauer am falschen Tag erscheinen.

Und schließlich, falls es regnet ...

Auch wenn es wunderbar ist, Ihr Outdoor-Konzert an einem Tag zu planen, an dem der Farmer's Almanac Sonne und eine leichte Brise vorhersagt, müssen Sie dennoch ein Backup haben. Wenn es bei Ihrem Outdoor-Konzert regnet, möchten Sie Ihren zahlenden Kunden sagen können, wann sie auf ihre Kosten kommen.

Vereinbaren Sie einen Wetterplan, mit dem Sie alles ziemlich einfach umbuchen können, falls Regen oder Hagel einer guten Zeit im Wege stehen. Auch wenn Sie nicht sicher sagen können, wann das neue Konzert stattfindet, können Sie Probetage festlegen, was Ihnen viel Arbeit ersparen kann. Sie wollen nicht bei Null anfangen, wenn sich herausstellt, dass der Almanach falsch ist.

Es ist kein Publikumsliebling, wenn Sie das Geld aller zurückerstatten müssen – was übrigens von Ihrer Versicherung abgedeckt werden sollte.

Weitere Informationen zur Veranstaltungsplanung und Zusammenstellung von Konzerten finden Sie unter den Links auf der nächsten Seite.

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