10 Tipps für die Organisation einer formellen Veranstaltung

Formelle Veranstaltungen neigen dazu, ein Hit oder Miss zu sein. Wenn sie richtig gemacht sind, sind sie schlau, lustig und anspruchsvoll. Wenn sie etwas falsch gemacht haben, dann sind es nur ein paar Leute, die in High Heels und Pinguinanzügen herumwursteln. Wenn Sie gerade dabei sind, eine formelle Veranstaltung zu planen, möchten Sie auf keinen Fall, dass sie in die letztere Kategorie fällt, aber die Zusammenstellung einer erfolgreichen Soiree ist harte Arbeit und erfordert viel Zeit und Mühe. Es muss jedoch nicht so stressig sein, wie Sie vielleicht denken. Wenn du organisiert bleibst und ein paar einfache Regeln befolgst, wirst du die Party schmeißen, an die sich alle erinnern werden, wenn du das nächste Mal schick gekleidet in einem langweiligen Konferenzsaal herumschlurfst.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, welche Ziele mit der Planung Ihrer nächsten Veranstaltung zu tun haben.

1. Ein Ziel setzen
2. Legen Sie ein Budget fest
3. Schlüsselakteure identifizieren
4. Erstellen Sie eine Zeitleiste
5. Verträge schließen und unterschreiben lassen
6. Legen Sie einen Ort und ein Datum fest
7. Erstellen Sie eine Gästeliste und senden Sie Einladungen
8. Essen und Getränke
9. Dekorationen
10. Überprüfen und bewerten

Ob es darum geht, zu unterhalten, zu informieren, Bewusstsein zu schaffen oder Geld zu sammeln, Sie müssen wissen, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen wollen. Das Festlegen von Zielen ist hilfreich, um zu bestimmen, wo Sie Ihr Geld ausgeben, und um den Zeitplan zu planen. Versuchen Sie nach Möglichkeit, leicht messbare Ziele zu setzen, z. B. wie viele Gäste Sie erwarten, damit Sie nach Abschluss der Veranstaltung sehen können, wo Sie stehen.

Sie müssen wissen, wie viel Geld Sie haben, bevor Sie mit der eigentlichen Planung beginnen. Seien Sie mit Ihren Kosten realistisch. Setzen Sie sich hin und machen Sie einen Überblick über jeden Aspekt der Veranstaltung und wie viel Sie bereit sind, für jeden zu zahlen. Überprüfen Sie während der Planung regelmäßig Ihr Budget, um sicherzustellen, dass Sie es nicht übertreiben. Machen Sie eine Reihe von Optionen, mit denen Sie leben können, wenn Ihre erste Wahl nicht funktioniert. Zum Beispiel:

Scheuen Sie sich nicht, etwas von einem Bereich zu nehmen, um es einem anderen zu geben. Wenn Sie beispielsweise entschlossen sind, eine offene Bar zu haben, müssen Sie möglicherweise Ihr Catering-Budget kürzen. Wenn Sie sich Dinge wünschen, die Sie sich einfach nicht leisten können, suchen Sie nach Rabatten und scheuen Sie sich nicht, mit Anbietern zu verhandeln. Sie brauchen Ihr Geschäft genauso sehr, wie Sie ihres brauchen!

Wusstest du?

Das Wort „Budget“ stammt vom lateinischen Wort „bulga“, was Rucksack oder Tasche bedeutet.

Identifizieren Sie die Personen und Unternehmen, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft. Jeder, vom Veranstaltungskoordinator bis zum Parkservice-Team, sollte Teil dieser Liste sein. Stellen Sie sicher, dass sie genau wissen, was ihre Rolle ist, was von ihnen erwartet wird, wann sie ankommen müssen und alle anderen Informationen, die Sie für notwendig halten. Richten Sie während Ihrer gesamten Planung Meetings ein, um alle auf dem Laufenden zu halten. Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Veranstaltung ein Treffen abhalten, um die Last-Minute-Logistik zu besprechen und bei Bedarf Fehler zu beheben.

Valet-Geschichte

Valet Parking wurde in den 1930er Jahren zu einer beliebten Option für Autobesitzer in Städten mit begrenzten Parkmöglichkeiten wie New York, Chicago und Los Angeles. Bis dahin müssten Autofahrer nur noch einen Parkplatz finden!

Je nachdem, wie weit im Voraus Sie Ihre Veranstaltung planen, müssen Sie möglicherweise einen Zeitplan erstellen, der Ihnen hilft, Ihre Fristen einzuhalten. Beispielsweise sollten Sie den Caterer rechtzeitig buchen – noch bevor Sie Einladungen versenden – und ihn dann direkt vor der Veranstaltung mit Ihrer endgültigen Anzahl an RSVPs erneut kontaktieren. Machen Sie einen Überblick über jede Entscheidung und Aktivität in sequentieller Reihenfolge von Anfang bis Ende. Besuchen Sie diese Tabelle während Ihrer Planung häufig, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben.

Verträge sind das Rückgrat jeder Veranstaltung, denn ohne sie haben Sie keine Redner, Unterhaltung, Informationsmaterialien, Ausrüstung oder alles, was Sie nicht selbst bereitstellen könnten. Bis alle Ihre Anbieter und Ihre Unterhaltung auf der gepunkteten Linie unterschrieben haben, ist alles an Ihrer Veranstaltung ungewiss. Bereiten Sie Ihre Verträge daher so früh wie möglich vor, um nicht im Stich gelassen zu werden, sollte Ihr Chefredner zwei Wochen vor dem großen Tag ein lukrativeres Angebot erhalten.

Meistens gehen die Standortsicherung und die Wahl des Veranstaltungstermins Hand in Hand. Wenn Sie einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit im Auge haben, müssen Sie einen Ort finden, der Ihren Anforderungen entspricht. Wenn Sie den Rahmen für Ihre Soiree jedoch bereits festgelegt haben, müssen Sie möglicherweise zeitlich flexibel sein.

Denken Sie bei der Auswahl des Gebietsschemas auch an die Atmosphäre, die Sie erzeugen möchten. Je nachdem, wie förmlich Ihre Veranstaltung sein wird, möchten Sie sie vielleicht lieber in einem Ballsaal des Hotels statt in einem stickigen Konferenzsaal abhalten. Sie müssen auch bedenken, welche wesentlichen Dinge der Ort bieten wird, wie Tische, Stühle und Bettwäsche. Denken Sie daran, dass alles, was nicht mit dem Raum kommt, gemietet werden muss, wodurch mehr Geld von Ihrem Budget abgezogen wird.

Ein teures Ereignis

Das Marina Bay Sands Hotel in Singapur wurde mit Baukosten von 5,95 Milliarden Dollar zum teuersten Hotel der Welt gekürt. Das Kongresszentrum verfügt über 250 Tagungsräume und bietet Platz für bis zu 11.000 sitzende Gäste.

Versenden Sie Einladungen rechtzeitig vor der Veranstaltung. Abhängig von der Art der Affäre, die Sie hosten, enthält Ihre Gästeliste eine Reihe von Personen, von Freunden bis zu Kollegen. Die formelle Etikette besagt, dass Sie Ihre Einladungen mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Anlass versenden und Ihre RSVPs zwei Wochen vorher aufnehmen lassen sollten. Wenn Sie es für notwendig halten, geben Sie die Kleiderordnung auf den Einladungen an.

Entscheiden Sie, welche Art von Essen Sie servieren möchten (und haben Sie das Budget): ein Buffet, Tapas, ein Abendessen mit Sitzplatz oder nur Desserts. Erwägen Sie Essensoptionen, die zum Thema Ihrer Veranstaltung passen. Der Vegan Society Käsewürfel und Schweine in einer Decke zu servieren, wird nicht gut ankommen, egal wie viel Geld Sie beim Catering sparen. Aber Sie müssen auch nicht für ein teures Vier-Gänge-Menü sorgen. Machen Sie in den Einladungen deutlich, was serviert wird – auch wenn Sie die Leute nicht vorher um ihre Auswahl bitten –, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung nicht voller hungriger, wütender Gäste ist.

Dekorationen sind entscheidend für die Schaffung der Atmosphäre einer Veranstaltung. Je nach Standort können Sie möglicherweise die natürliche Schönheit des Raums nutzen, um Geld für die Dekoration zu sparen. Wenn Sie jedoch einen langweiligen Konferenzbereich aufpeppen möchten, sollten Sie die Dessert- oder Buffettische mit einigen Möbeln ausstatten. Stellen Sie nur sicher, dass die von Ihnen gewählte Dekoration nicht im Widerspruch zum allgemeinen Stil der Veranstaltung steht. Wenn Sie beispielsweise in einem eleganten Ballsaal eines Hotels ein Treffen mit Abendgarderobe veranstalten, sind Stroboskoplichter wahrscheinlich nicht die beste Option. Blumenarrangements sind oft die einfachste und anpassungsfähigste Wahl, um einen schlichten Raum großartig aussehen zu lassen. Blumen können jedoch teuer werden und es gibt andere Optionen, die weniger Geld erfordern. Eine einzelne Votiv- oder Teelichtkerze in der Mitte jedes Tisches kann zum Beispiel viel bewirken.

Das sind viele Blumen!

Heute gibt es weltweit etwa 250.000 Arten von Blütenpflanzen.

Überprüfen Sie Ihre Ziele am Ende Ihrer Veranstaltung noch einmal und sehen Sie, wie sie abgeschnitten haben. Wie erfolgreich waren Sie? Haben Sie einige Tore getroffen und andere nicht? Warum oder warum nicht? Tauchen Sie tief in die Durchführung des Treffens ein, um eine gute Vorstellung von Ihren Erfolgen und Misserfolgen zu bekommen. Treffen Sie sich nach der Veranstaltung mit Ihren wichtigsten Akteuren, um zu feiern und Wege zur Verbesserung Ihrer nächsten Affäre zu besprechen.

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