A troca de contexto, a capacidade de se mover intelectualmente entre diferentes tipos de tarefas, torna-se cada vez mais necessária à medida que você assume mais e mais responsabilidades.

Em minha jornada pessoal, passei de engenheiro a líder de equipes e a CEO.

Passei de ser capaz de passar a semana toda focado em uma tarefa para ter que cobrir a enorme variedade de contextos que acompanham o crescimento de um negócio de receita de mais de $ 10 milhões, vários projetos e relacionamentos importantes com clientes, vários empreendimentos e diferentes domínios de tecnologia.

Ao longo desta jornada, tive que aprender a mudar de contexto. É um tema repetido no qual trabalho em meus 1–1s com minha equipe direta e com pessoas da equipe mais ampla.

O que é mudança de contexto?

A troca de contexto é onde você precisa parar de trabalhar em algo em um contexto para executar o trabalho em algo em um contexto diferente. Isso pode ser feito entre dois tipos diferentes de projetos ou pode ser feito diferentes tipos de trabalho dentro de um projeto (por exemplo, alternar de trabalho analítico ou codificação para conduzir uma reunião).

Um estudo da Cornell University e da Qatalog descobriu que quase metade das pessoas pesquisadas disse que a mudança de contexto as torna menos produtivas e causa fadiga.

Como você gerencia a troca de contexto?

Em vez de aceitar a mudança de contexto como um dreno de produtividade ou um dreno emocional, deliberadamente comecei a trabalhar para aceitá-lo como uma realidade e diminuir seu impacto em minha produtividade e bem-estar emocional.

Aqui está minha caixa de ferramentas para gerenciar a troca de contexto que funcionou para mim em funções como engenharia, gerenciamento de produtos, vendas, liderança de equipe, como CEO e, tão importante quanto, como pai.

1. Planeje seu tempo: planeje deliberadamente seu tempo. Eu faço isso semanalmente, mais do que diariamente, pois acho mais fácil trabalhar com a unidade de uma semana do que com um dia. É impossível cobrir todos os contextos que você precisa em um dia. Planeje o incremento de 15 ou 30 minutos.
2. Reveja o seu tempo : reveja para onde foi o seu tempo. Seu tempo e onde você o gasta é seu recurso mais valioso. Você precisa saber para onde está indo porque precisa saber se os planos que faz são precisos ou se precisa melhorar seu planejamento. Esse é um dos maiores que vejo faltando nas pessoas. Fico surpreso quando as pessoas argumentam contra o tempo de rastreamento.
3. Tempo de balde: agrupe tarefas semelhantes. Coloque tarefas relacionadas para um projeto ou estilo de trabalho em conjunto.
4. Defenda o tempo e seu estado : defenda seus blocos de tempo, mas também, se você estiver no contexto de algo e precisar ficar lá, não atenda o telefonema ou o e-mail. Defenda o seu tempo e o estado em que se encontra. Nada é tão urgente que não possa esperar 2 horas. Em caso de dúvida, pergunte “ei, isso pode esperar 2 horas” ou “podemos fazer X tempo” e, na maioria das vezes, não é um problema.
5. Onde cheguei às notas: quando estou trabalhando em projetos de execução mais longa que precisam ser espaçados em semanas devido à necessidade prática, mantenho uma nota em cada um que me diz exatamente qual foi a última coisa em minha mente quando terminei de trabalhar a tarefa e o que eu acho que devo fazer a seguir. Ele só precisa ser alguns parágrafos. Lendo isso, vamos voltar ao contexto muito mais rápido.
6. Aprenda seus ciclos de energia: todo mundo tem ciclos de energia que combinam com certos estilos de trabalho. Por exemplo, sou capaz de realizar trabalhos intensos pela manhã e no final da tarde/noite. Das 11h às 16h, raramente faço um trabalho profundo criativo e perspicaz, então pretendo fazer reuniões, editar documentos (editar é mais fácil do que criar) e realizar tarefas pequenas e diretas.
7. Encontre maneiras de se enganar: você também precisa empregar uma variedade de ideias para se enganar na produtividade. Estes são diferentes por pessoa e, para mim pessoalmente, variam ao longo do tempo. Se eu empregar muito uma tática, ela perderá sua eficácia. Alguns dos truques que uso são mudar a localização física para certas tarefas (por exemplo, café para escrever, sala de reunião para chamadas importantes), pedir a mim mesmo para “mudar os modos de operação” (sim, super nerd), procrastinar propositalmente, abrir os arquivos, iniciar a tarefa mas da maneira errada propositalmente (por exemplo, inserir jargões em um slide), usar áreas de trabalho diferentes para tarefas diferentes, fechar todas as janelas quando preciso mudar (para liberar meu cérebro).
8. Encontre maneiras de combinar contextos : em vez de ver os projetos X e Y como diferentes, como você pode mesclá-los intelectualmente para reduzir o custo intelectual de troca. Isso nem sempre funciona, mas às vezes pode.

Mesmo com essas táticas, as pessoas com quem trabalho (inclusive eu) ainda experimentam produtividade e desgaste emocional.

Alguns dos desafios comuns que eles enfrentam são:

1. Não defender o tempo: Eles permitem que uma chamada ou reunião seja agendada durante o tempo alocado. Isso tem duas partes:
   (a) Muitas vezes eles dizem “minha equipe precisava disso” ou “meu chefe me disse” ou “meu cliente exigiu”, mas quando eu procuro, não houve nenhuma tentativa educada de encontrar um novo horário. Então, quando eu os encorajo a perguntar se eles podem fazer um horário diferente na próxima vez que isso acontecer, geralmente está tudo bem e um novo horário é encontrado.
   (b) Também pode ser que eles não tenham planejado e revisado bem. Eles continuam tentando fazer um certo tipo de tarefa em um determinado contexto onde simplesmente não é prático.
2. Não revisar o tempo: as pessoas continuam fazendo planos, mas simplesmente não refletem sobre para onde o tempo foi e aprendem com essa experiência sobre como precisam melhorar seus planos.
3. Não envolver seus companheiros de equipe: Diga a seus companheiros de equipe o que você está fazendo. Deixe-os saber que horas você deseja bloquear ou separar para diferentes tipos de trabalho. Acho que você descobrirá que eles estão entusiasmados com isso porque provavelmente estão passando por desafios semelhantes.
4. Responsividade: as pessoas, com razão, sentem a necessidade de serem receptivas. No entanto, eles vão um pouco longe demais, pois você pode responder sem precisar mudar de contexto. Você pode dizer “Ei, eu vi isso, eu ligo para você mais tarde hoje” sem precisar entender o contexto da pergunta em detalhes. Eles se sentem ouvidos e respondidos, você mantém seu contexto.
5. Pensar que são máquinas de produtividade sobre-humanas: as pessoas pensam que podem sobreviver porque os outros o fazem. A realidade é a mudança de contexto e a produtividade é um desafio que todos gerenciam. Às vezes, simplesmente não está clicando. Fique bem com isso e faça uma pausa. Você pode voltar mais produtivo, mas pode não, apenas não se culpe por isso.