วิธีการทำงานของแผนกู้คืนจากภัยพิบัติ

แผนการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติที่ดีก็เหมือนกรมธรรม์ประกันภัยข้อมูลสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ เรียกอีก อย่างว่า แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจหรือกลยุทธ์ความพร้อมของข้อมูลแผนการกู้คืนจากความเสียหายคือการดำเนินการอย่างละเอียดทีละขั้นตอนเพื่อให้ธุรกิจกลับมายืนหยัดได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายหลังจากเกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติหรือจากฝีมือมนุษย์

เมื่อพายุเฮอริเคนแคทรีนาพัดถล่มชายฝั่งอ่าวของสหรัฐอเมริกาในปี 2548 คร่าชีวิตผู้คนไปแล้วกว่า 1,800 คน สร้างความเสียหาย 2 แสนล้านดอลลาร์ และทำลายโครงสร้างพื้นฐานด้านการสื่อสารของทั้งภูมิภาค มันถอนรากถอนโคนไร้สาย 1,000 เสาและล้มเสายูทิลิตี้ 11,000 ล้ม

ภาคโทรคมนาคมมีมูลค่าความเสียหาย 400 ถึง 600 ล้านดอลลาร์เพียงอย่างเดียว และธุรกิจที่สำคัญถูกบังคับให้ปิดตัวลงทั้งหมด ซึ่งรวมถึงโรงพยาบาล 25 แห่ง และสถานีโทรทัศน์และวิทยุ 100 แห่ง

ในหายนะอันใหญ่หลวงของ Katrina มีเพียงสิ่งเดียวที่สามารถทำได้เพื่อกอบกู้ธุรกิจและให้บริการที่จำเป็นทางออนไลน์ แต่ดังที่คุณจะเห็นในบทความนี้ แผนการกู้คืนจากภัยพิบัติที่เหมาะสมพร้อมแผนฉุกเฉินที่เหมาะสม สามารถช่วยให้บริการหลักของบริษัทและดำเนินการได้แม้ในสภาวะที่เลวร้ายที่สุด

ตัวอย่างเช่น บริษัทกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติ SunGard สามารถรักษาลูกค้าใน Gulf Coast ให้อยู่ในธุรกิจได้ด้วยการย้ายลูกค้าจำนวนมากไปยังฮอตไซต์ของ SunGard สิ่งอำนวยความสะดวกนอกสถานที่ที่ติดตั้งพลังประมวลผลและข้อมูลสำรองเพื่อให้ระบบและบริการออนไลน์อยู่เสมอ ลูกค้าของ Sungard เข้าใช้เว็บไซต์เหล่านี้เป็นเวลาเฉลี่ย 22 วันหลังจากเกิดพายุ คนอื่น ๆ อาศัยฮอตไซต์บนมือถือ - รถ 18 ล้อพร้อมเซิร์ฟเวอร์และอุปกรณ์สำนักงานภายใน - โดยเฉลี่ย 18 วัน

นอกจากภัยคุกคามที่เห็นได้ชัดจากภัยธรรมชาติแล้ว ยังมีสาเหตุมากมายที่แผนการกู้คืนความเสียหายได้กลายเป็นข้อกำหนดสำหรับการทำธุรกิจ:

ในบทความนี้ เราจะอธิบายแต่ละขั้นตอนของกระบวนการวางแผนการกู้คืนจากความเสียหายตั้งแต่ข้อเสนอแรกไปจนถึงการทดสอบแผนตามกำหนดเวลาอย่างสม่ำเสมอ อ่านต่อเพื่อเรียนรู้ว่าบริษัทเริ่มต้นอย่างไรในเส้นทางสู่การกู้คืนจากภัยพิบัติ

สารบัญ

1. เริ่มต้น
2. สิ่งที่ควรรวมไว้ในแผนฟื้นฟูจากภัยพิบัติ
3. พันธมิตรและความช่วยเหลือภายนอก

แผนฟื้นฟูจากภัยพิบัติสมควรได้รับความสนใจอย่างเต็มที่จากผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เพื่อให้แน่ใจว่าผู้บริหารระดับสูงจะเป็นเจ้าของแผน ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าแผนการกู้คืนระบบที่ดีทั้งหมดเริ่มต้นด้วยข้อเสนออย่างเป็นทางการ ข้อเสนอดังกล่าวสามารถนำเสนอต่อคณะกรรมการบริหารต่อประธานเจ้าหน้าที่บริหารหรือประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารสนเทศ

ข้อเสนอไม่ใช่แผน แต่เป็น "แผนสำหรับการทำแผน" หากมีการสร้างแผนการกู้คืนจากภัยพิบัติภายใน ข้อเสนอควรแนะนำว่าพนักงานคนใดจะจัดการโครงการและควรใช้เวลาประมาณกี่ชั่วโมงในการทำงาน หากข้อเสนอแนะนำที่ปรึกษาบุคคลที่สาม ก็ควรรวมงบประมาณตามบริการที่เสนอโดยที่ปรึกษา

หากบริษัทไม่เคยร่างแผนการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติมาก่อน คณะกรรมการอาจต้องมั่นใจว่าจำเป็น คู่มือการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติออนไลน์แนะนำให้ใช้เหตุผลต่อไปนี้:

เมื่อข้อเสนอได้รับการอนุมัติ งานจริงจะเริ่มขึ้น การร่างแผนการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติที่ดีนั้นเป็นกระบวนการที่ช้าและมีระเบียบ กำหนดให้แต่ละแผนกแบ่งออกเป็นหน่วยที่เล็กที่สุด และวิเคราะห์หน้าที่แยกกันของแต่ละหน่วยตามความสำคัญต่อธุรกิจ

นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจจำนวนมากเลือกที่จะจ้างที่ปรึกษาภายนอกเพื่อสร้างแผนการกู้คืนจากภัยพิบัติ ผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติจากภายนอกมีประสบการณ์และความเป็นกลางในการสัมภาษณ์พนักงาน ออกแบบแบบสอบถาม และวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติในแต่ละวัน เพื่อให้ได้แผนการกู้คืนที่ครอบคลุมมากที่สุด

การสร้างการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ (BIA) เป็นขั้นตอนแรก แบบสอบถาม BIA รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับหน้าที่ทางธุรกิจเดียวเพื่อให้สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ ตามรายงานของสำนักงานบริหารความเสี่ยงแห่งรัฐเท็กซัส (SORM) BIA ที่ดีควรมีข้อมูลต่อไปนี้และอื่นๆ อีกมากมาย:

ทีมวางแผนการกู้คืนจากความเสียหายจะใช้ข้อมูลนี้เพื่อจัดอันดับหน้าที่ทางธุรกิจทั้งหมดตามระดับเวลา ตัวอย่างเช่น ระดับที่หนึ่งมีฟังก์ชันเหล่านั้นที่ต้องกลับมาออนไลน์ภายในไม่กี่นาทีถึง 24 ชั่วโมง ระดับที่สองประกอบด้วยฟังก์ชันเหล่านั้นที่ต้องกลับมาออนไลน์ภายใน 24 ถึง 36 ชั่วโมงเป็นต้น

งานวิจัยด้านการวางแผนล่วงหน้าอีกชิ้นหนึ่ง ตามคู่มือการกู้คืนข้อมูลเมื่อเกิดภัยพิบัติ คือการรวบรวมข้อมูลการติดต่อที่สำคัญและขั้นตอนในกรณีฉุกเฉิน คุณจะต้องใช้ข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉินสำหรับพนักงานทุกคน ผู้ขายและคู่ค้าทั้งหมด และสินค้าคงคลังอุปกรณ์สำหรับแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศและธุรการทั้งหมด คุณจะต้องใช้เอกสารและขั้นตอนในการจัดการกับการอพยพ อุทกภัย อัคคีภัย แผ่นดินไหว และการประกันภัย

อ่านต่อเพื่อดูว่าข้อมูลประเภทใดที่จะเข้าสู่แผนการกู้คืนจากความเสียหายจริง

ความปลอดภัยของบุคลากรและครอบครัวควรมีความสำคัญเป็นอันดับแรกในแผนการกู้คืนจากภัยพิบัติ ในกระดาษขาวที่ตีพิมพ์โดย SunGard ชื่อว่า "Lessons Learned from Katrina" ผู้เขียนกล่าวว่าแผนการที่ประสบความสำเร็จไม่เพียงแต่คำนึงถึงการเดินทางและที่พักที่ปลอดภัยของพนักงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงครอบครัวของพวกเขาด้วย เมื่อสมาชิกในครอบครัวปลอดภัยแล้ว พนักงานก็มีโอกาสที่จะมีสมาธิในการช่วยเหลือบริษัทมากขึ้น

พนักงานแต่ละคนควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับบทบาทของตนในแผนการกู้คืนจากภัยพิบัติ ควรกำหนดบุคลากรสำรองในกรณีที่ไม่มีพนักงาน และเห็นได้ชัดว่าผู้สำรองจำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมแบบเดียวกัน ควรมีการตรวจสอบแผนอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงใช้คนกลุ่มเดิมในบทบาทเดียวกันกับข้อมูลติดต่อเดียวกัน

การสื่อสารหลายสายมีความสำคัญต่อแผนการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติที่ดี รายการข้อมูลติดต่อของพนักงานและผู้ขายโดยละเอียดเป็นอย่างน้อย บางบริษัทลงทะเบียนกับบริการ การประชุมและสื่อสารฉุกเฉินของบุคคลที่สาม เพื่อส่งข้อความอัตโนมัติในยามวิกฤต ข้อความสามารถส่งจากแพลตฟอร์มใดก็ได้ ( โทรศัพท์ , อีเมล , SMS ) และรับบนแพลตฟอร์มใดก็ได้

ข้อดีของบริการการประชุมเหล่านี้คือบุคคลสามารถอัปเดตข้อมูลติดต่อของตนได้อย่างง่ายดายและระบุวิธีที่เร็วที่สุดในการติดต่อในกรณีฉุกเฉิน บริการสื่อสารฉุกเฉินยังสามารถโทรหาทุกคนในรายชื่อผู้ติดต่อได้พร้อมกัน เพจเจอร์เรียกเข้า โทรศัพท์มือถือ และส่งอีเมล จนกว่าจะได้รับข้อความยืนยัน

ผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนความเสียหายจากภายนอกยังสามารถจัดหาพื้นที่ทำงานสำรองให้กับบริษัทได้ในกรณีที่สำนักงานปกติไม่สามารถใช้งานได้ พื้นที่ทำงานเหล่านี้ไม่เพียงแต่มีอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมดในการทำธุรกิจ (โต๊ะทำงาน, โทรศัพท์, พีซี, การเข้าถึงอินเทอร์เน็ต) แต่ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของบริษัทได้อีกด้วย เนื่องจากบริษัทกู้คืนระบบได้สำรองข้อมูลและจัดเก็บข้อมูลของบริษัทในสถานที่นอกสถานที่เป็นประจำ

หลังจากบุคลากร การสำรองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูลจะเกิดขึ้นต่อไป ผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าควรสำรองข้อมูลไว้ในฮาร์ดดิสก์และจัดเก็บไว้ในสถานที่นอกสถานที่ หรืออัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายนอกที่สถานที่นอกสถานที่ กระบวนการอัปโหลดนี้สามารถเกิดขึ้นได้เดือนละครั้งหรือแบบเรียลไทม์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจ

ในกระบวนการ BIA ข้อมูลบางประเภทควรได้รับการระบุว่ามีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ แผนสำรองและกู้คืนควรสะท้อนถึงลำดับความสำคัญเหล่านั้น ควรมีการรวมมาตรการรักษาความปลอดภัยไว้ในส่วนนี้ของแผนด้วย เพื่อให้พนักงานทุกคนได้รับการฝึกอบรมในการปกป้องระบบของบริษัทและข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

อ่านต่อไปเพื่อค้นหาเกี่ยวกับการประกันความสัมพันธ์กับผู้ขายและข้อดีเพิ่มเติมของบริการกู้คืนระบบจากภายนอก

แผนสำรองสำหรับพื้นที่ทำงานทางเลือก

ตามรายงานของสำนักงานบริหารความเสี่ยงแห่งรัฐเทกซัส (SORM) มีแผนฉุกเฉิน 6 ประเภท หากสำนักงานปกติไม่เป็นสถานที่ทำงานแล้ว

1. ในบ้าน --ตัวเลือกราคาแพงนี้เรียกร้องให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกกระจกสำหรับอาคาร - สร้างขึ้นตามข้อกำหนดของบริษัทที่แน่นอน - ซึ่งสามารถครอบครองได้ในกรณีฉุกเฉิน
2. สัญญาบุคคลที่สาม -- แผนนี้เกี่ยวข้องกับการใช้สิ่งอำนวยความสะดวกของบริษัทอื่นเป็นการชั่วคราว
3. Cold Site --แผนนี้เรียกร้องให้มีห้องว่างโดยไม่มีอุปกรณ์คอมพิวเตอร์หรือการเชื่อมต่อเพื่อทำธุรกิจ ทุกอย่างจะต้องนำเข้ามาในภายหลัง
4. ไซต์ที่ อบอุ่น --ไซต์ที่อบอุ่นคือห้องที่มีอุปกรณ์บางอย่าง อาจเป็นโต๊ะ เก้าอี้ และโทรศัพท์ แต่ไม่ใช่คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการทำธุรกิจ
5. ไซต์ยอดนิยม --ไซต์ยอดนิยมคือสิ่งอำนวยความสะดวกสำรองที่ทำงานตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ด้วยระบบ แอปพลิเคชัน และข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำธุรกิจ
6. ซึ่งกันและกัน -- แผนนี้เรียกร้องให้มีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรกับสาขาอื่นของบริษัทเดียวกันหรือกับบริษัทอื่น เพื่อแบ่งปันพื้นที่สำนักงานและทรัพยากรในกรณีฉุกเฉิน

บริษัทหนึ่งๆ เป็นทั้งผู้ขายและลูกค้าของบริษัทอื่นๆ นับสิบหรือไม่ใช่หลายร้อยแห่ง จะเกิดอะไรขึ้นในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ? ผู้ขายของคุณมีภาระผูกพันอะไรกับคุณบ้าง? ภาระผูกพันของคุณกับลูกค้าและคู่ค้าของคุณคืออะไร?

ทนายความของบริษัทจัดทำข้อตกลงระดับบริการ (SLC ) จากข้อมูลของ The Business Continuity Institute SLC เป็นข้อตกลงที่มีผลผูกพันระหว่างสองบริษัทหรือระหว่างซัพพลายเออร์ภายในบริษัทเดียวกัน ซึ่งครอบคลุม "ธรรมชาติ คุณภาพ ความพร้อมใช้งาน และขอบเขตของผู้ให้บริการ" ภายใน SLC มีบทบัญญัติพิเศษที่เกี่ยวข้องกับเหตุฉุกเฉิน เพื่อให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งต้องรับผิดทางกฎหมายหากไม่สามารถให้บริการที่จำเป็นแม้ในยามวิกฤต

เราได้พูดคุยกันเล็กน้อยเกี่ยวกับบริการจัดการภัยพิบัติของบริษัทอื่นแล้ว เราได้กล่าวถึงว่าพวกเขาสามารถช่วยในการสัมภาษณ์และขั้นตอนการวิจัยเพื่อให้แน่ใจว่าแผนการกู้คืนความเสียหายนั้นละเอียดถี่ถ้วน เรายังกล่าวอีกว่าพวกเขาสามารถจัดหาพื้นที่ทำงานสำรองในกรณีฉุกเฉิน และสามารถโฮสต์และจัดเก็บข้อมูลนอกสถานที่ได้

แต่บางทีบริการที่มีประโยชน์ที่สุดของบริษัทจัดการภัยพิบัติก็คือการทดสอบและตรวจสอบแผนการกู้คืนจากความเสียหายเป็นประจำ แผนกู้คืนจากภัยพิบัติจะไม่ช่วยอะไรหากมีอายุ 5 ขวบและเก็บฝุ่นไว้ในลิ้นชักของ CEO การทดสอบบ่อยครั้งสำหรับสถานการณ์ฉุกเฉินหลายอย่างทำให้แน่ใจได้ว่าแผนการกู้คืนจากความเสียหายจะได้ผล การตรวจสอบและอัปเดตรายชื่อผู้ติดต่อของพนักงานและผู้ขายอย่างขยันขันแข็งก็สำคัญไม่แพ้กัน บริษัทควรเก็บรักษาบันทึกโดยละเอียดเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์เครือข่าย

การสร้างและอัปเดตแผนการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติที่ครอบคลุมไม่ใช่เรื่องง่าย มันไม่ถูกทั้ง น่าแปลกที่บริษัทจำนวนหนึ่งสร้างแผนไม่สมบูรณ์หรือเพิกเฉย จากการสำรวจของ Association for Financial Professions หลายเดือนหลังจากพายุเฮอริเคนแคทรีนา มีเพียง 24% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าบริษัทของพวกเขาเพิ่งทดสอบแผนการกู้คืนจากภัยพิบัติ เต็มร้อยละ 50 ยอมรับว่าพวกเขาไม่มีความตั้งใจที่จะทดสอบแผนของพวกเขา

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแผนการกู้คืนจากความเสียหายและวิธีปกป้องธุรกิจของคุณจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน โปรดดูลิงก์ที่เป็นประโยชน์ในหน้าถัดไป

บทความที่เกี่ยวข้อง

ลิงค์ที่ยอดเยี่ยมเพิ่มเติม