Grundlegende Checkliste für die Eventplanung

• Datum einstellen.
• Entscheiden Sie sich für ein Thema. Denken Sie darüber nach, welche Speisen, Musik und Dekorationen Sie benötigen.
• Legen Sie ein Budget fest. Der zweite Teil dieser Aufgabe – das Festhalten an diesem Budget – wird wahrscheinlich schwieriger sein.
• Suchen Sie sich einen Veranstaltungsort aus, wenn Sie nicht zu Hause Gastgeber sind.
• Engagieren Sie einen Caterer und/oder einen Barkeeper, wenn Sie ihn einsetzen. Holen Sie sich bei Bedarf Hilfe beim Aufbau der Party, beim Überreichen von Häppchen und beim Aufräumen.
• Mieten Sie alle Geräte, die Sie benötigen.
• Schließen Sie die Gästeliste ab und versenden Sie Einladungen. Abhängig von der Formalität Ihrer Party können Sie die Einladungen professionell drucken lassen oder handschriftlich oder per E-Mail versenden. Alle sind vollkommen akzeptabel.
• Planen Sie das Menü – erstellen Sie eine Einkaufsliste und legen Sie einen Zeitplan fest, wann alle Gerichte zubereitet werden. Vergessen Sie nicht, Nahrungsmittelallergien oder -empfindlichkeiten Ihrer Gäste zu berücksichtigen.

• Wein und Spirituosen kaufen. Als Faustregel gilt, dass Sie für je vier Gäste drei Flaschen Wein haben und für eine zwei- bis dreistündige Party drei bis vier Drinks einplanen sollten.
• Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihres Geschirrs, Ihrer Platten, Besteck, Gläser, Servierbesteck und Tischwäsche. Haben Sie genug oder müssen Sie mehr kaufen, mieten oder etwas leihen? Den Tisch tatsächlich zu decken, könnte Ihnen helfen, es herauszufinden. Verwenden Sie Post-Its, um Dinge zu beschriften, damit Sie sich daran erinnern, wofür Sie sie verwenden wollten.
• Erstellen Sie eine Musik-Playlist. Behalten Sie die Laufzeit genau im Auge – Sie möchten keine Melodien wiederholen müssen.
• Bestellen Sie einen Kuchen, wenn Sie einen brauchen.
• Kaufen Sie unverderbliche Lebensmittel und Getränke.
• Führen Sie näher an der Ein-Wochen-Marke eine größere Reinigung durch (oder stellen Sie professionelle Reinigungskräfte ein). Auf diese Weise müssen Sie in den letzten Tagen nur Ordnung halten, anstatt das Wohnzimmer zu saugen oder das Waschbecken in der Gästetoilette zu schrubben.
• Rufen Sie etwa eine Woche vorher jeden auf der Einladungsliste an, der noch nicht geantwortet hat, oder senden Sie ihm eine E-Mail.
• Wenn Sie etwas servieren, das eingefroren werden kann, bereiten Sie es etwa eine Woche im Voraus zu.

• Schließen Sie die Party-Einrichtung ab. Denken Sie beim Anordnen von Möbeln an den Menschenstrom und entfernen Sie alles, was einen Raum verstopft oder kaputt gehen könnte. Halten Sie ausreichend Sitzgelegenheiten bereit, aber nicht so viele, dass sich alle hinsetzen und vergessen, sich unter die Leute zu mischen.
• Lagern Sie die Bar und kühlen Sie die Getränke.
• Gläser, Geschirr, Servierteile und Besteck spülen.
• Tischwäsche und Servietten bügeln.
• Kaufen Sie verderbliche Lebensmittel außer Fleisch und Meeresfrüchte zwei Tage im Voraus. Holen Sie sich Fleisch und Meeresfrüchte einen Tag im Voraus.
• Machen Sie eine schnelle (aber gründliche!) Hausüberprüfung. Räumen Sie auf und sorgen Sie für genügend Toilettenpapier und Handtücher.
• Bereiten Sie am Vortag alle Lebensmittel zu, die gekühlt werden können. Machen Sie so viel Vorbereitungsarbeit wie möglich für alles, was Sie an diesem Tag erledigen müssen.
• Dekoriere und finde Beleuchtung heraus. Möglicherweise müssen Sie die Glühbirnen wechseln, wenn bestimmte Räume während der Party zu hell oder zu dunkel erscheinen.

• Einige Stunden vorher mit dem Kochen fertig werden. Wenn Sie im Voraus geplant haben, sollte dies ein ziemlich minimaler Arbeitsaufwand sein.
• Kaufen und arrangieren Sie frische Blumen und Luftballons.
• Tische und Bar aufbauen.
• Holen Sie sich Eis und vorgefertigte Platten.
• Ziehen Sie sich etwa zwei Stunden vor Beginn an. Sie könnten versucht sein, dies bis zur letzten Minute aufzuschieben, aber Sie könnten sich leicht in die Partyvorbereitung verwickeln und Ihre Gäste am Ende mit nassen Haaren, in einem Bademantel und Hausschuhen begrüßen.
• Kühler Wein.
• Denken Sie daran, eine Schürze zu tragen, wenn Sie müssen!
• Bereiten Sie ein paar Stunden vorher plastikverpackte, unverderbliche Vorspeisen und Dips vor und nehmen Sie die Plastikfolie ab, wenn die ersten Gäste eintreffen.
• Wärmen Sie gefrorene Gerichte etwa eine Stunde im Voraus auf.
• Etwa 15 Minuten vor dem Eintreffen der ersten Gäste Kerzen anzünden und Musik starten.
• Holen Sie sich einen Cocktail, lehnen Sie sich zurück, entspannen Sie sich und genießen Sie!

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Quellen