Risparmia il cervello per le cose importanti: perché devi automatizzare il tuo lavoro frenetico, a partire da oggi

Negli ultimi 17 anni, ho provato ogni possibile tattica per eliminare le attività manuali ripetitive che derivano dalla gestione di un'azienda in crescita. Solo una cosa ha funzionato costantemente.

È la fine di una lunga giornata. Ti fermi per fare la spesa e ti rivolgi a un acquirente che taglia la fila alla cassa. Aspetta, il tuo portafoglio è... ancora sulla tua scrivania.

Abbandoni le banane e il detersivo per i piatti e torni a casa sentendoti stanco, distratto e vagamente triste. Eri così motivato questa mattina; caffeina e pronto a demolire la tua lista di cose da fare. Ma sei riuscito a portare a termine solo due compiti minori.

Quello che è successo?

Lavoro impegnativo. Questo è quello che è successo. E-mail, messaggi diretti, riunioni sullo stato, notifiche, fogli di calcolo, aggiornamenti di sistema, revisioni del budget, approvazioni, spese, pianificazione e altro ancora.

Il lavoro occupato è la lenta perdita nelle tue gomme professionali. Sono le richieste rapide e le distrazioni digitali sempre presenti. Sono le tecnologie obsolete ei colleghi ben intenzionati che vogliono "tornare indietro" e l'appaltatore del MIA a cui devi inviare un'e-mail. Ancora.

Abbiamo tutti troppo nei nostri piatti. Tuttavia, la concentrazione conta più che mai. Questo crea un Comma 22 per chiunque cerchi di ottenere effettivamente qualcosa sul lavoro.

Negli ultimi 17 anni, ho provato ogni possibile tattica per eliminare le attività manuali ripetitive che derivano dalla gestione di un'azienda in crescita. Solo una cosa ha funzionato costantemente: l'automazione.

L'automazione può massimizzare il tuo potenziale

Nonostante abbia avviato un'azienda chiamata Jotform, non mi interessa molto dei moduli. Tuttavia, sono assolutamente determinato a continuare a sviluppare Jotform per aiutare le persone e le organizzazioni a essere più produttive, nel miglior senso della parola.

Ecco perché ho scritto il mio nuovo libro, Automate Your Busywork . Il mondo del lavoro è cambiato radicalmente e continuerà a trasformarsi con l'ascesa dell'intelligenza artificiale e dell'automazione. Per essere veramente produttivo, devi creare un sistema che funzioni con il pilota automatico mentre applichi le tue capacità e i tuoi talenti innati.

Devi anche spostare la tua visione del lavoro da lineare a circolare. La maggior parte di noi è stata addestrata a muoversi passo dopo passo durante le nostre giornate lavorative. In qualità di responsabile marketing di un piccolo marchio di consumo, ad esempio, potresti sviluppare un sondaggio sulla soddisfazione del cliente, esaminarlo con i tuoi colleghi, inviarlo tramite e-mail alle persone che hanno acquistato negli ultimi 30 giorni, inviare note di follow-up e analizzare le risposte.

L'automazione richiede un pensiero circolare. Con strumenti semplici, puoi creare sondaggi online attivati ​​dall'acquisto che registrano automaticamente i risultati e preparano report digitali. Questo ciclo funzionerebbe silenziosamente in background, dandoti il ​​​​tempo e lo spazio cerebrale per interagire con i clienti o sviluppare campagne di marketing strategiche.

La tecnologia si evolve così velocemente che esempi specifici diventano rapidamente obsoleti. Tuttavia, i principi dell'automazione persistono anche con l'avanzamento degli strumenti. È come imparare a cucinare; con le giuste abilità, puoi grigliare le verdure, cuocere un uovo o cuocere una torta. E invece di passare il tempo a sfornare quelle torte, l'automazione ti consente di trascorrere le tue giornate creando deliziose nuove ricette.

Se sei pronto a risparmiare il cervello per le cose importanti, ecco tre modi per iniziare.

1. Ridurre al minimo l'affaticamento cognitivo

La vita lancia molto al nostro cervello. L'elaborazione dell'odierno diluvio di informazioni richiede "funzioni esecutive di ordine superiore", afferma Melanie Greenberg, psicologa clinica e autrice di The Stress-Proof Brain . Sia che tu stia leggendo un rapporto o scorrendo i social media, i nostri cervelli non sono costruiti per mantenere questa funzione di picco per periodi prolungati. Eppure, è esattamente così che la maggior parte di noi trascorre le proprie giornate lavorative. Poi ci chiediamo perché lasciamo i nostri portafogli al lavoro.

Passare rapidamente da un'attività all'altra non fa che peggiorare il problema , causando affaticamento, frustrazione e comportamenti impulsivi. Un cervello stanco rende anche difficile concentrarsi su progetti significativi. Ironia della sorte, una mente sovrastimolata alla fine passerà al pilota automatico.

"Dopo un po'", dice Greenberg, "i nostri cervelli automatizzano le cose e consumano meno energia".

Percorrere ogni giorno lo stesso percorso per andare al lavoro richiede meno carburante mentale rispetto a un tragitto in continua evoluzione. Automatizzare il tuo lavoro fa fare un ulteriore passo avanti a questa strategia salva-cervelli. Quando elimini l'analisi del foglio di calcolo, l'ordinamento delle e-mail e altre cose noiose, avrai chiarezza mentale quando ne avrai più bisogno.

2. Abbraccia un lavoro significativo

Per me, un lavoro significativo è scrivere, elaborare strategie e collaborare con i miei team. Sicuramente non si tratta di gestire le buste paga o di programmare riunioni. Mentre liberarsi dalla noia professionale può essere un privilegio, fa anche parte del vivere una vita più ricca.

"Gli studi dimostrano che le persone sono più felici, più sane, più impegnate, più impegnate e con migliori prestazioni quando il loro lavoro è significativo per loro", scrive Michael F. Steger per Greater Good Magazine .

"Questi risultati sembrano essere validi sia che tu lavori come infermiera o custode, sia che tu diriga un ente di beneficenza internazionale della società Fortune 500, sia che lavori in un centro logistico di magazzino o in una scuola".

In uno studio del 2018 su professionisti statunitensi in 26 diversi settori, nove persone su 10 hanno affermato che accetterebbero una riduzione dello stipendio per svolgere un lavoro costantemente significativo. Sebbene la copertura di questa tendenza, accelerata dalla pandemia di Covid-19, si concentri spesso sul cambio di lavoro, non è l'unico modo per approfondire. Lascia che l'automazione gestisca le cose noiose in modo da poterti occupare di aspetti più significativi della tua carriera.

3. Avvia un ciclo di feedback positivo

La stanchezza mentale crea spesso un circolo vizioso. Ad esempio, ti senti svuotato, quindi salti la corsa post-lavoro e ordini la pizza. Il giorno dopo, ti senti pigro perché non hai ricevuto quelle endorfine post-corsa. L'automazione, tuttavia, può innescare un circolo virtuoso.

La maggior parte dei lavori manuali è già scomparsa, nel bene e nel male. Non ci sono più tipografi di giornali o addetti alla proiezione di film. "L'automazione sta avvenendo abbastanza rapidamente", afferma Aaron De Smet, senior partner di McKinsey, "ecco perché penso che le cose stiano arrivando a un punto critico in cui il significato conta molto".

In altre parole, l'automazione, l'intelligenza artificiale e le tecnologie digitali non faranno che aumentare il nostro desiderio di un lavoro significativo. Allo stesso tempo, la creazione di flussi di lavoro automatizzati ti consente di dedicare più tempo al tuo punto di riferimento professionale. Potrebbe non impedirti di perdere la pazienza alla cassa, ma l'automazione è un modo potente per salvare il tuo cervello per le cose importanti.

"Grazie per aver letto. Sentiti libero di dare un'occhiata al mio prossimo libro, Automate Your Busywork .

Originariamente pubblicato su https://www.jotform.com il 9 maggio 2023.