การประชุมงานแบบไม่มีจุดหมายเป็นนรกแบบพิเศษของพวกเขาเอง ไม่ว่าจะเป็นผู้ชายที่ไม่หยุดพูดหรือผู้หญิงที่ไม่เคยพูดอะไรเลยเพราะเธอคอยเช็คโทรศัพท์ตลอดเวลาสิ่งทั้งหมดอาจเป็นอุปสรรคมากกว่าการช่วยเหลือโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหัวหน้าการประชุมไม่ได้ควบคุม แต่มีความหวัง เราติดต่อกับที่ปรึกษาด้านการเพิ่มผลผลิตทางธุรกิจ Theresa Ward จากThe Fiery Featherเพื่อตอบคำถามทั่วไปเกี่ยวกับวิธีเปลี่ยนการประชุมประจำสัปดาห์ที่น่าเบื่อให้เป็นการประชุมร่วมกันอย่างแท้จริง
1. ฉันจะหยุดผู้คนจากการแบ่งเขตได้อย่างไร?
ความเบื่อหน่ายเป็นคริปโตไนต์ของการประชุมที่ดีดังนั้นผู้นำที่มีประสิทธิภาพจึงต้องหาวิธีที่จะเพิ่มความแปลกใหม่ให้กับการประชุมประจำสัปดาห์ที่เป็นกิจวัตรประจำวันมากที่สุด วอร์ดกล่าวว่าจำเป็นต้องมีความสม่ำเสมอในระดับหนึ่งเพราะคุณไม่ต้องการให้คนอื่นถูกจับโดยสิ้นเชิง แต่ก็มีเทคนิคง่ายๆในการผสมผสานสิ่งต่างๆเข้าด้วยกัน
หากคุณต้องพูดถึงวาระเดียวกันสี่หรือห้าวาระ "อย่าพูดถึงหัวข้อเดียวกันในลำดับเดียวกันทุกสัปดาห์" วอร์ดกล่าว "เพราะผู้คนจะคิดว่า 'โอ้นี่คือ 20 นาทีที่ฉันออกจากโซนและนี่คือห้านาทีที่ฉันให้ความสนใจ "
ค้นหาวิธีเพิ่มเสียงใหม่ ๆ ในการสนทนา ตัวอย่างเช่นในแต่ละสัปดาห์คุณสามารถกำหนดให้สมาชิกในทีมคนอื่นอยู่ใน "ที่นั่งร้อน" ที่เธอแนะนำ ขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมที่จัดขึ้นบุคคลที่เลือกสามารถแบ่งปันสิ่งที่น่าสนใจที่พวกเขาได้เรียนรู้หรืออ่านหรือดูในสัปดาห์นี้หรือพูดคุยเกี่ยวกับความชอบส่วนตัวหรืองานอดิเรกที่พวกเขาทำนอกเวลางาน
"ความแปลกใหม่ของเสียงที่สดใหม่นั้นจะช่วยกระตุ้นน้ำในสมองของเรามากพอที่จะพูดว่า 'ฉันจะอยู่ตรวจสอบอย่างน้อยอีกสักสองสามนาที'" วอร์ดกล่าว
แต่บางทีคำแนะนำที่สำคัญที่สุดในการทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมคือการจับตาดูนาฬิกา
"ผู้คนจะแยกตัวออกเมื่อพวกเขาไม่มีความชัดเจนว่าการประชุมจะสิ้นสุดเมื่อใด" วอร์ดกล่าว "การเคารพเวลาสิ้นสุดเป็นเรื่องใหญ่"
ในฐานะผู้นำการประชุมให้เช็คอินกลางคัน (หรือบ่อยกว่านั้น) แล้วประกาศว่า "ตกลงเราเหลือเวลาอีก 15 นาทีและจะครอบคลุมวาระการประชุม X เหล่านี้" การรีเฟรชก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้สมองของผู้คนทำงานจนถึงเส้นชัย
2. ฉันจะทำให้ผู้คนไม่สนใจแกดเจ็ตของพวกเขาได้อย่างไร?
การทำงานหลายอย่างพร้อมกันไม่ใช่เรื่องจริง สมองของเราสามารถจัดการกับงานได้ทีละงานเท่านั้นดังนั้นการตรวจสอบอีเมลและส่งข้อความถึงพี่เลี้ยงเด็กจะเป็นการบั่นทอนประเด็นทั้งหมดของการประชุมซึ่งเป็นการมุ่งเน้นไปที่พลังสมองโดยรวมของเราในหัวข้อที่เฉพาะเจาะจง
เนื่องจากกระเป๋าที่ส่งเสียงพึมพำเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวได้มาก Ward จึงแนะนำให้เก็บอุปกรณ์ทั้งหมดในระหว่างการประชุม และเนื่องจากการแยกทางกับสมาร์ทโฟนของเราแม้จะเป็นเวลา 20 นาทีก็เป็นเรื่องที่กระทบกระเทือนจิตใจสำหรับพวกเราบางคนจึงต้องมีการซื้อจากคนทั้งกลุ่ม
วอร์ดแนะนำให้ใช้ความคิดสร้างสรรค์และเพิ่มความสนุกสนานให้กับข้อตกลง "ห้ามใช้สมาร์ทโฟน" ครั้งหนึ่งเธอเคยทำงานให้กับลูกค้าที่วางบ้านในฝันของตุ๊กตาบาร์บี้ไว้ที่ด้านหลังของห้องประชุมและเรียกมันว่า "บ้านโทรศัพท์มือถือ" กลายเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมการใช้สำนักงานร่วมกันที่จะวางอุปกรณ์ของคุณไว้ในโทรศัพท์มือถือที่บ้านก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น ไม่ต้องห่วงเคนจะจับตาดู
3. ฉันจะทำให้ Ramblers ปิดเครื่องอย่างมีชั้นเชิงได้อย่างไร?
การประชุมทุกครั้งมีหนึ่งคนคนที่ต้องเพิ่ม 25 เซ็นต์ (สองคนน่าจะเยอะมาก) ในทุกวาระการประชุมผู้ซึ่งทำให้การสนทนาที่มีประสิทธิผลสะดุดกับคำพูดนอกหัวข้อและดูเหมือนจะต้านทานเสียงของตัวเองไม่ได้
"การมีส่วนร่วมที่ไม่สมดุล" ตามที่ Ward เรียกมันไม่เพียง แต่ทำให้เสียเวลาของทุกคนเท่านั้น แต่ยังทำลายการทำงานร่วมกันอย่างแท้จริงอีกด้วย คนที่ต้องอยู่ในความสนใจอยู่เสมอจะแนะนำองค์ประกอบที่เป็นพิษในการประชุมที่สร้างความขุ่นเคืองให้กับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ทั้งหมด
โชคดีที่มีวิธีแก้ปัญหาที่ไม่ต้องเปลี่ยนเวลาประชุมโดยไม่ต้องบอกคนเดินเตร่ วอร์ดกล่าวว่าเริ่มต้นด้วยวาระการประชุมที่ชัดเจนซึ่งทุกคนจะได้รับล่วงหน้าก่อนการประชุมซึ่งมีรายชื่อติดอยู่ในแต่ละรายการ ถ้าคนเดินเตร่รู้ว่าเขากำลังจะมีโอกาสที่จะเปล่งประกายพวกเขาก็ยินดีที่จะให้คนอื่นมาถึงตาของพวกเขามากขึ้น
เคล็ดลับอีกประการหนึ่งสำหรับการทำงานอยู่ที่นั่นคือ "ที่จอดรถ"
"ที่จอดรถเป็นกระดานไวท์บอร์ดหรือเอกสารทางเว็บซึ่งเป็นพื้นที่เฉพาะสำหรับหัวข้อที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุมซึ่งเราไม่มีเวลาพูดถึงในวันนี้ แต่เราจะพูดถึงในอีกครั้งหนึ่ง" วอร์ดอธิบาย . "คุณกำลังจะเขียนต่อหน้าทุกคน" ฉันได้ยินสิ่งที่คุณพูดนั่นเป็นเรื่องสำคัญขอเวลาให้หัวข้อนั้นเป็นเวลาที่สมควรในการประชุมครั้งต่อไปหรือการสนทนาแบบออฟไลน์ "
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าเจ้านายเป็นคนเดินเตร่? ถ้าเขาหรือเธอกำลังจัดการประชุมคุณอาจต้องอยู่กับที่ประชุมนั้น (หรือส่งต่อให้พวกเขาอย่างไม่เป็นทางการบทความนี้) แต่ถ้าคุณเป็นผู้นำการประชุม Ward ขอแนะนำให้มอบหมายสมาชิกในทีมที่หมุนเวียนมาเป็นผู้รักษาเวลา หากทุกคนยินยอมที่จะให้ Brenda ควบคุมนาฬิกาเธอก็มีอำนาจที่จะตัดการสนทนารวมถึงเรื่องราวของเจ้านายเกี่ยวกับเวลาที่เขาพบ Bono ในห้องน้ำสนามบินและไปยังวาระการประชุมถัดไป
4. ฉันจะปรับปรุงการประชุมเสมือนจริงที่น่ากลัวได้อย่างไร?
การประชุมออนไลน์ควรจะทำให้ชีวิตง่ายขึ้นไม่ยากขึ้น แต่เมื่อคุณเข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงสองสามครั้งซึ่งผู้เข้าร่วมครึ่งหนึ่งกำลังโทรเข้ามาด้วยการเชื่อมต่อโทรศัพท์มือถือที่อ่านไม่ออกและอีกครึ่งหนึ่งกำลังดูคลิป YouTube บนแท็บเบราว์เซอร์ที่เปิดอยู่อย่างชัดเจนคุณแทบจะรู้สึกคิดถึงห้องประชุมที่ไร้วิญญาณสมัยเก่า .
การประชุมเสมือนจริงที่ดำเนินการอย่างดีเริ่มต้นด้วยการตั้งกฎพื้นฐานบางอย่างวอร์ดกล่าว หากเป็นการประชุมแบบยืนให้เริ่มต้นใหม่โดยขอให้ทุกคนส่งไปตามกฎพื้นฐานข้อหนึ่งที่พวกเขารู้สึกว่ามีความสำคัญในการทำให้การประชุมเหล่านี้ดีขึ้น บางทีทุกคนอาจคาดหวังว่าจะเข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์ไม่ใช่โทรศัพท์ หรือเราตกลงที่จะไม่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันระหว่างการโทร เมื่อผู้คนมีโอกาสร่วมแสดงความคิดเห็นพวกเขามีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามกฎมากขึ้น
ประเด็นสำคัญประการหนึ่งคือทุกคนต้องเปิดเว็บแคมระหว่างการประชุมเสมือนจริงหรือไม่ การที่สามารถมองเห็นผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ มีข้อดีอย่างแน่นอน Ward กล่าว ช่วยในการอ่านเบาะแสที่ไม่ใช่คำพูดให้ความรู้สึกเหมือนเป็นทีมมากขึ้นหรือแม้แต่ยืนยันวัฒนธรรมของ บริษัท ที่ไม่เป็นทางการ แต่ถ้าคุณจะทำให้เป็นกฎในการเปิดเว็บแคมคุณต้องอธิบายว่าเหตุใดจึงสำคัญและยินดีที่จะปล่อยให้คนอื่นไม่สนใจหากพวกเขารู้สึกว่าพวกเขามีผม / ผิว / ใบหน้าที่ไม่ดีโดยเฉพาะ .
Ward มีเคล็ดลับโบนัสสำหรับทีมที่กระจายอยู่ทั่วประเทศ (หรือทั่วโลก) และไม่เคยมีโอกาสพบปะแบบตัวต่อตัว อย่าลืมเผื่อเวลาไว้สักสองสามนาทีในตอนเริ่มต้นหรือตอนท้ายของการประชุมเพื่อเช็คอินส่วนตัว การพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ ช่วยสร้างความสนิทสนมกันได้ดีเนื่องจากทีมเสมือนพลาดโอกาสในการโต้ตอบแบบไม่เป็นทางการทั้งหมดของสำนักงานทั่วไป
5. จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันขอข้อมูลเข้า / ไอเดียและไม่มีใครให้เลย?
นี่อาจเป็นคำถามของการมีส่วนร่วมอย่างแน่นอน แต่ก็อาจมีความแตกต่างของบุคลิกภาพในการเล่น
"บางคนเก็บตัวมากขึ้นและมีช่วงเวลาที่ยากขึ้นในการประมวลผลความคิดของตนในรูปแบบกลุ่ม" วอร์ดกล่าว "แทนที่จะให้ความสำคัญกับคนอื่นให้ถามพวกเขาล่วงหน้าส่งข้อความถึงทั้งทีมว่า 'คุณสามารถส่งอีเมลถึงฉันสามไอเดียก่อนการประชุมหรือเตรียมพร้อมที่จะนำเสนอแนวคิดสามข้อของคุณในระหว่างการประชุม'"
อีกวิธีหนึ่งในการปรับปรุงการมีส่วนร่วมคือการทำให้ความตั้งใจในการประชุมชัดเจนยิ่งขึ้น คำแนะนำอย่างหนึ่งของ Ward คือไปที่ Thesaurus.com และค้นหาคำพ้องความหมายของคำว่า "meeting"
"ถ้าคุณต้องการให้การประชุมทำหน้าที่เป็นเซสชันการระดมความคิดเป็นหลักให้เรียกว่าเซสชันระดมความคิด" เธอกล่าว "จากนั้นผู้คนมีแนวโน้มที่จะแสดงความคาดหวังทางจิตใจว่าพวกเขาจะแบ่งปันความคิดหากเรียกว่า 'การตรวจสอบสถานะ 15 นาที' พวกเขาจะสร้างความคาดหวังที่แตกต่างออกไป"
และถ้าการประชุมเกิน 15 นาทีมันเป็นความผิดของเบรนด้า
ตอนนี้เจ๋งมาก
บริษัท การตลาด Percolate มีกฎง่ายๆ 6 ข้อสำหรับการประชุมข้อแรก "คุณต้องการการประชุมจริงหรือ?" คำถามที่ดี!
