เมื่อใดก็ตามที่คนสองคนขึ้นไปรวมตัวกันเพื่อแบ่งปันข้อมูล ร่วมมือกัน ระดมความคิด โต้เถียง แจ้งข่าว หรือฝึกอบรมซึ่งกันและกัน เรียกว่าการประชุม
การประชุมสามารถเผชิญหน้ากัน พนักงานขายเข้าร่วมงานแสดงสินค้าเพื่อนำเสนอผลิตภัณฑ์ของตนไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหลายร้อยราย ฝ่ายบัญชีและ CFO นั่งรอบโต๊ะใหญ่และทบทวนตัวเลขของไตรมาสที่สี่ ที่ปรึกษาเดินทางไปทั่วประเทศเพื่อฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ใหม่
ข้อเสียคือการประชุม การนำเสนอ และการฝึกอบรมแบบเห็นหน้ากันอาจไม่ได้ผลทางการเงินเสมอไป ปัจจุบันบริษัทหลายแห่งแข่งขันกันในตลาดระดับโลกโดยมีสำนักงานอยู่ทั่วโลกและลูกค้าตั้งแต่มอสโกไปจนถึงมอสโก (นั่นคือไอดาโฮและรัสเซีย)
ความก้าวหน้าด้านการสื่อสารและเทคโนโลยีทำให้สามารถสร้างผลกระทบและการโต้ตอบของการประชุมในโลกแห่งความเป็นจริงได้โดยไม่ต้องลุกจากโต๊ะทำงาน
แต่การประชุมทางไกลคืออะไร? การประชุมทางวิดีโอทำงานอย่างไร และเว็บสัมมนาคืออะไร? การอ่านเพื่อหา.
- การประชุมทางไกล
- การประชุมทางเว็บและการสัมมนาทางเว็บ
- การประชุมทางวิดีโอและเว็บคาสต์
- ระบบการสื่อสารแบบครบวงจร
การประชุมทางไกล
หากคุณเคยโทรแบบสามทาง แสดงว่าคุณได้ประชุมทางไกลแล้ว เมื่อเราพูดถึงการประชุมทางไกล เรากำลังหมายถึงการประชุมทางโทรศัพท์ซึ่งผู้คนจำนวนไม่มากหรือกลุ่มใหญ่สามารถเข้าร่วมได้ หรืออย่างน้อยก็ฟังการสนทนาทางโทรศัพท์แบบเดียวกัน
การประชุมทางโทรศัพท์ทั่วไปมีสองประเภท การประชุมของ MeetMeกำหนดให้ผู้เข้าร่วมต้องโทรไปยังหมายเลขโทรศัพท์พิเศษในวันและเวลาที่กำหนด และป้อนรหัสเพื่อเข้าร่วมการประชุมทางไกล การประชุมเฉพาะกิจต้องการให้ผู้ดูแลเรียกผู้เข้าร่วมแต่ละคนเป็นรายบุคคลและเชื่อมต่อเข้าด้วยกัน
การประชุมทางโทรศัพท์ต้องการสิ่งที่เรียกว่าคอนเฟอเรนซ์บริดจ์ซึ่งเป็นเซิร์ฟเวอร์พิเศษที่สามารถรับและกำหนดเส้นทางสายได้มากถึงหลายพันสายในเวลาเดียวกัน บริษัทขนาดใหญ่อาจเป็นเจ้าของสะพานการประชุมของตนเอง แต่ก็สามารถสมัครรับข้อมูลจากบริษัทภายนอกเพื่อจัดการประชุมทางโทรศัพท์บนสะพานของพวกเขาได้
จากนั้น สะพานการประชุมจะเชื่อมโยงกับการแลกเปลี่ยนสาขาส่วนตัว (PBX)ภายในบริษัท PBX เป็นสวิตช์ขนาดเล็กที่กำหนดเส้นทางการโทรไปยังส่วนขยายโทรศัพท์ภายในต่างๆ ทั้งหมดในบริษัท นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ภายในองค์กร
ตัวเลือกการประชุมทางไกลแบบใหม่คือการประชุมผ่าน VoIPซึ่งจะมีการโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ตมากกว่าสายโทรศัพท์แบบเดิม หากบริษัททำสัญญากับผู้ให้บริการ VoIP แล้ว ก็สามารถอัพเกรดให้มีความสามารถในการประชุมทางไกลได้ การโทรผ่าน VoIP นั้นถูกกว่าการโทรแบบเดิมมาก และด้วยความเร็วการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เหมาะสมก็มีคุณภาพใกล้เคียงกัน
มีหลายบริษัทที่จัดการประชุมทางไกล และยังมีเครื่องมือเว็บที่เป็นประโยชน์และคุณสมบัติในการโทรอีกด้วย ต่อไปนี้คือคุณสมบัติทั่วไปบางประการของบริการการประชุมทางไกล:
- ง่ายต่อการส่งอีเมลหรือข้อความเชิญเข้าร่วมการประชุมทางไกล
- บันทึกการโทร
- การควบคุมเสียง (ปิดเสียงหรือยกเลิกการปิดเสียงผู้เข้าร่วม)
- ตัวดำเนินการโทร
- การเลือกตั้งผู้เข้าร่วมประชุม
- การควบคุมเครื่องโดยใช้ปุ่ม *
การประชุมทางไกลมีการใช้งานไม่รู้จบในโลกธุรกิจ ตั้งแต่การประชุมทางโทรศัพท์ขนาดใหญ่สำหรับรายงานรายได้ของผู้ถือหุ้น ไปจนถึงพนักงานขายสี่คนในสี่ห้องต่างๆ ที่พูดคุยกันเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่
ข้อดีของการประชุมทางไกลคือเทคโนโลยีนี้คุ้นเคยกับทุกคนที่ใช้โทรศัพท์ ติดตั้งง่าย และให้การโต้ตอบทางเสียงที่ดีสำหรับกลุ่มเล็กๆ ข้อเสียคือจำกัดการทำงานร่วมกันและการโต้ตอบสำหรับกลุ่มใหญ่มาก และการนำเสนอแบบเสียงเท่านั้นมักไม่ค่อยมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมประชุม
อ่านเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการประชุมทางเว็บและการสัมมนาทางเว็บ
การประชุมทางเว็บและการสัมมนาทางเว็บ
การประชุมทางเว็บและการสัมมนาทางเว็บช่วยให้กลุ่มคนสามารถทำงานร่วมกันทางออนไลน์โดยใช้ซอฟต์แวร์พิเศษหรือเว็บอินเทอร์เฟซ พลังพิเศษของการประชุมทางเว็บและการสัมมนาคือความสามารถในการแบ่งปันเดสก์ท็อป เอกสาร และแอปพลิเคชันกับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ส่วนเสียงของการประชุมทางเว็บและสัมมนานั้นได้รับการจัดการผ่านการประชุมทางโทรศัพท์หรือทางอินเทอร์เน็ตผ่านVoIPและชุดหูฟังพิเศษ
การประชุมทางเว็บและการสัมมนามีการจัดการเหมือนกับการประชุมทางโทรศัพท์ของ MeetMe:
- ผู้จัดงานส่งอีเมลหรือข้อความเชิญเพื่อเข้าร่วมการประชุมทางเว็บในวันใดเวลาหนึ่ง
- คำเชิญประกอบด้วยลิงก์ไปยังการประชุมและรหัสผ่านหรือรหัสเข้าใช้เพื่อเข้าร่วม หากตอบรับคำเชิญ ระบบจะตั้งโปรแกรมเตือนความจำไว้ในแอปพลิเคชันปฏิทินของผู้เข้าร่วม
- เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดเข้าสู่ระบบการประชุมหรือสัมมนา ผู้นำเสนอเพียงคนเดียวจะควบคุมการประชุม ในฐานะผู้นำเสนอ คุณสามารถแชร์เดสก์ท็อป เอกสารและแอปพลิเคชันอื่นๆ ของคุณ คุณยังสามารถมอบการควบคุมให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ และให้พวกเขานำเสนอได้
ความแตกต่างระหว่างการประชุมทางเว็บและการสัมมนาทางเว็บคือขนาดกลุ่มและจำนวนการโต้ตอบในการประชุมหรือการนำเสนอ การประชุมทางเว็บมีไว้สำหรับกลุ่มที่มีผู้เข้าร่วมไม่เกิน 10 คน ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีโอกาสที่จะพูดและนำเสนอในทางกลับกัน การสัมมนาทางเว็บมีไว้สำหรับผู้เข้าร่วมประชุมหลายสิบหรือหลายพันคน โดยมีผู้นำเสนอหรือผู้ร่วมอภิปรายเพียงไม่กี่คนที่มีอำนาจในการพูดและแบ่งปันเอกสาร
ต่อไปนี้คือคุณสมบัติทั่วไปบางประการของโปรแกรมการประชุมทางเว็บ:
- การใช้แอปพลิเคชันทั่วไป เช่น Microsoft Word, Microsoft PowerPoint และ Adobe Flash Player ผู้นำเสนอสามารถสร้างงานนำเสนอกราฟิกแบบไดนามิกที่เพิ่มประสิทธิภาพด้วยเสียงหรือแม้แต่การสตรีมวิดีโอ
- มีความสามารถในการสร้างคำเชิญทางอีเมลด้วยเทมเพลตที่ใช้งานง่าย ซอฟต์แวร์ยังมีความสามารถในการกำหนดเวลาการแจ้งเตือนเหตุการณ์และอีเมลติดตามผล
- การแชร์เดสก์ท็อปทำให้ผู้นำเสนอสามารถแสดงทุกอย่างที่อยู่ในคอมพิวเตอร์ของเขาแก่ผู้เข้าร่วมได้แบบเรียลไทม์ พวกเขาเห็นสิ่งที่เขาเห็นอย่างแน่นอน ผู้นำเสนอยังสามารถมอบการควบคุมเดสก์ท็อปให้กับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้อีกด้วย หรือโดยการเปลี่ยนผู้นำเสนอ ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ สามารถแชร์เดสก์ท็อปของเขากับคนอื่นๆ ในกลุ่มได้
- การแชร์เอกสารและการแชร์แอปพลิเคชันทำงานในลักษณะเดียวกันทุกประการ แม้ว่าจะเป็นเรื่องปกติในการตั้งค่าการประชุมทางเว็บขนาดเล็ก แต่ผู้นำเสนอสามารถควบคุมเอกสารที่เปิดอยู่ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมคนใดคนหนึ่ง ซึ่งสามารถแก้ไขได้หรือเปลี่ยนเอกสารจากระยะไกล นอกจากนี้ยังสามารถแบ่งปันแอปพลิเคชันโดยไม่ต้องโหลดซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละเครื่องอีกด้วย
- การถ่ายโอนไฟล์ทำให้คุณสามารถโพสต์เอกสารเพื่อดาวน์โหลดทั้งก่อน ระหว่าง หรือหลังการนำเสนอออนไลน์
- การควบคุมเสียงช่วยให้ผู้นำเสนอสามารถปิดหรือเปิดเสียงผู้เข้าร่วมและผู้เข้าร่วมประชุมได้ตามต้องการ สำหรับการสัมมนาทางเว็บที่ใหญ่ขึ้น การปิดเสียงผู้เข้าร่วมทั้งหมดเป็นเรื่องปกติ
- ไวท์บอร์ดคือพื้นที่ทำงานเสมือนที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งผู้นำเสนอสามารถตัดและวางเอกสาร กราฟ และรูปภาพได้ ด้วยการแบ่งปันการควบคุมไวท์บอร์ด ผู้นำเสนอสามารถวาด ใส่คำอธิบายประกอบและแก้ไขได้เหมือนกับกำลังเขียนบนกระดานไวท์บอร์ดในโลกแห่งความเป็นจริง
- เพื่อการโต้ตอบที่ดียิ่งขึ้น ผู้นำเสนอสามารถให้ ความสามารถในการ สนทนากับ ผู้เข้าร่วม หรือตัวเลือกสำหรับคำถามในการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ไปยังผู้นำเสนอ
- ซอฟต์แวร์สัมมนาผ่านเว็บส่วนใหญ่มีเครื่องมือในการวิเคราะห์ความสำเร็จของการนำเสนอ ผู้นำเสนอสามารถใช้ประโยชน์จากการ สำรวจความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ และ มาตรวัดอารมณ์ของผู้เข้าร่วม บางโปรแกรมรวมถึงความสามารถในการตรวจสอบพฤติกรรมเดสก์ท็อปของผู้ใช้เพื่อดูว่าพวกเขาเสียสมาธิจากการนำเสนอหรือไม่ และเริ่มทำงานกับเอกสารอื่นๆ และถ้าเป็นเช่นนั้น โปรแกรมสามารถบอกผู้นำเสนอได้เมื่อความสนใจของผู้เข้าร่วมประชุมลดลงและนานแค่ไหน
- นอกจากนี้ยังสามารถบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บเพื่อใช้ในภายหลังในการนำเสนอหรือการฝึกอบรม หรือดาวน์โหลดเพื่อเล่นตามความต้องการบนเดสก์ท็อป
- ซอฟต์แวร์การสัมมนาผ่านเว็บบางตัวมีความสามารถวิดีโอในตัวเพื่อสตรีมโดยตรงจากเว็บแคมหรือกล้องวิดีโอดิจิทัล นอกจากนี้ยังมีบริการสัมมนาทางเว็บที่มีราคาแพงกว่าซึ่งช่วยสร้างการสตรีมคุณภาพระดับมืออาชีพหรือการนำเสนอวิดีโอตามความต้องการสำหรับผู้ชมจำนวนมาก เราจะอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการ ทำงานของบริการ Webcast เหล่านี้ ในหัวข้อถัดไป
การประชุมทางเว็บและสัมมนาทำงานเพราะโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์ รูปภาพจากคอมพิวเตอร์ของผู้นำเสนอจะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์อย่างต่อเนื่องและ "ให้บริการ" แก่ผู้เข้าร่วมอย่างต่อเนื่องในลักษณะเดียวกับการสตรีมวิดีโอ ผู้เข้าร่วมสามารถแชร์เดสก์ท็อป เอกสาร และแอปพลิเคชันได้ เนื่องจากไฟล์เหล่านั้น "อยู่" ชั่วคราวบนเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งทุกคนที่มีลิงก์และรหัสผ่านที่ถูกต้องสามารถเข้าถึงได้
การประชุมและสัมมนาทางเว็บมีแอปพลิเคชันมากมายในธุรกิจและภาคเอกชน: การนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ การเรียนทางไกลที่วิทยาลัยและมหาวิทยาลัย การฝึกอบรมพนักงานทางไกล การทำงานร่วมกันในกองบรรณาธิการ เอกสารทางกฎหมาย ภาพวาดสถาปัตยกรรม และอื่นๆ
การประชุมทางเว็บและการสัมมนานั้นง่ายต่อการตั้งค่าและสามารถเพิ่มการทำงานร่วมกันสำหรับกลุ่มเล็ก ๆ และเพิ่มการโต้ตอบและความสนใจทั่วไปในกลุ่มใหญ่ ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นคือโปรแกรมการประชุมผ่านเว็บบางโปรแกรมใช้งานได้กับพีซีที่ใช้ Windows เท่านั้น
ทีนี้มาพูดถึงการประชุมทางวิดีโอและเว็บคาสต์กัน
Lingo Alert
การสัมมนาทางเว็บเรียกอีกอย่างว่า "การสัมมนาผ่านเว็บ" การประชุมทางวิดีโอที่ใหญ่ขึ้นเรียกอีกอย่างว่า "เว็บคาสต์"
การประชุมทางวิดีโอและเว็บคาสต์
บริการและซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ มาพร้อมกับความสามารถในการเพิ่มวิดีโอจากเว็บแคม บนเดสก์ท็ อป นี่เป็นรูปแบบการประชุมทางวิดีโอที่ง่ายที่สุด โดยที่ผู้นำเสนอจะปรากฏบนหน้าจอของผู้เข้าร่วมทั้งหมดในหน้าต่างวิดีโอเว็บแคมขนาดเล็ก สำหรับกลุ่มเล็กๆ โปรแกรมซอฟต์แวร์บางโปรแกรมมีเอฟเฟกต์ "Brady Bunch" ซึ่งผู้เข้าร่วมทั้งหมดจะปรากฏบนหน้าจอในหน้าต่างเว็บแคมแยกกัน
อย่างไรก็ตาม มีความแตกต่างระหว่างรูปแบบการประชุมทางวิดีโอแบบง่ายๆ นี้กับสิ่งที่เรียกว่าเว็บคาสต์ เว็บคาสต์เป็นการนำเสนอวิดีโอออนไลน์คุณภาพระดับมืออาชีพ โดยปกติสำหรับกลุ่มขนาดใหญ่และมีการโต้ตอบระหว่างผู้เข้าร่วมน้อยกว่า
นี่คือวิธีการทำงานของเว็บคาสต์:
- วิดีโอถ่ายด้วยกล้องวิดีโอดิจิทัลและสามารถสตรีมสดหรือบันทึกและแก้ไขเพื่อออกอากาศในภายหลัง
- ฟีดวิดีโอจำเป็นต้องบีบอัดเป็นโค้ดดิจิทัล เช่น MPEG, Windows Media หรือ Quicktime
- จากนั้นสัญญาณที่บีบอัดจะถูกเข้ารหัสสำหรับการส่งและเล่นผ่านเครือข่ายIP
- วิดีโอนี้พร้อมสำหรับการรับชมทางออนไลน์ไม่ว่าจะเป็นวิดีโอสตรีมมิ่งแบบสดหรือแบบดาวน์โหลดตามความต้องการ
มีหลายบริษัทที่ให้บริการซอฟต์แวร์และบริการการประชุมทางวิดีโอ ต่อไปนี้คือคุณลักษณะทั่วไปบางประการ:
- การบีบอัดและนำส่งวิดีโอนอกสถานที่
- การจัดการคำเชิญ การสำรวจผู้เข้าร่วม รายงานติดตามผล
- แชทและข้อความสำหรับคำถามและคำตอบ
- บริการตัดต่อและตัดต่อวิดีโออย่างมืออาชีพ
ในระดับเว็บแคม การประชุมทางวิดีโอมีประโยชน์ในการมอบใบหน้าให้กับการนำเสนอการขายหรือเพื่อสาธิตคุณสมบัติทางกายภาพของผลิตภัณฑ์ขนาดเล็ก เว็บคาสต์มีประโยชน์สำหรับการประชุมขนาดใหญ่ทั่วทั้งบริษัท งานแถลงข่าว และการประกาศผลิตภัณฑ์สาธารณะ
ข้อได้เปรียบหลักของการประชุมทางวิดีโอคือ ผู้ชมมักจะซึมซับข้อมูลได้ดีขึ้นหากพวกเขาทั้งเห็นและได้ยิน ข้อเสียคือการโต้ตอบถูกจำกัดอย่างมากในการนำเสนอวิดีโอขนาดใหญ่มาก
อ่านต่อไปเพื่อหาข้อมูลเกี่ยวกับอนาคตของการประชุม
10 ขั้นตอนสู่การประชุมที่ดีขึ้น
การประชุมที่ไม่มีวันจบสิ้นเป็นฝันร้ายของสำนักงานอย่างแท้จริง ผู้เชี่ยวชาญกล่าวว่ากุญแจสำคัญในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการใช้เวลาในการวางแผนและติดตามผลการประชุมมากกว่าการนั่งในการประชุม อ่านเอกสารไวท์เปเปอร์ที่เป็นประโยชน์ นี้ เพื่อเรียนรู้ 10 วิธีในการเพิ่มสีสันให้กับการประชุมด้วยเทคโนโลยีการประชุมผ่านเว็บ
ระบบการสื่อสารแบบครบวงจร
ในอนาคต เราจะเห็นบริษัทต่างๆ เสนอระบบการสื่อสารแบบครบวงจร มากขึ้นเรื่อย ๆ ด้วยความนิยมของโทรศัพท์ IPที่เพิ่มขึ้น ธุรกิจสามารถเข้าถึงวิธีการสื่อสารทั้งเก่าและใหม่ทั้งหมดผ่านซัพพลายเออร์รายเดียวและแพ็คเกจซอฟต์แวร์หรือเว็บอินเตอร์เฟสที่ใช้งานง่าย
จะมีบริษัทใหญ่ๆ หลายแห่งที่แย่งชิงบัญชีองค์กรแบบ all-in-one เหล่านี้ Cisco Systems เพิ่งซื้อ WebEx ซึ่งเป็นผู้นำตลาดในบริการการประชุมผ่านเว็บ และเมื่อเร็วๆ นี้ Google ได้ประกาศความร่วมมือกับ Avaya บริษัทโทรศัพท์และการสื่อสาร IP ชั้นนำ
ระบบการสื่อสารแบบรวมศูนย์จะน่าสนใจสำหรับธุรกิจเพราะจะทำให้การเรียกเก็บเงินและการดูแลระบบง่ายขึ้น และหวังว่าจะลดต้นทุนโดยรวมของการประชุมด้วยการรวมบริการที่แตกต่างกันผ่านผู้ขายรายเดียว
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมและหัวข้อที่เกี่ยวข้อง โปรดดูที่ลิงก์ในหน้าถัดไป
ข้อมูลเพิ่มเติมมากมาย
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการทำงานของการประชุมทางไกล
- วิธีการทำงานของ VoIP
- สัมมนาทางเว็บทำงานอย่างไร
- วิธีการทำงานของโปรแกรมการประชุมทางเว็บ
- วิธีการทำงานของการประชุมทางเสียง VoIP
- วิธีการทำงานของการบันทึกแบบแอนะล็อกและดิจิทัล
- สำนักงานเสมือนทำงานอย่างไร
- อีเลิร์นนิงทำงานอย่างไร
ลิงค์ที่ยอดเยี่ยมเพิ่มเติม
- Premiere Global Conference Hub
- สร้างสะพานการประชุมของคุณเอง
- ประวัติการประชุมทางเว็บ
