5 Tipps für die Veranstaltungsplanung für kleine Unternehmen

Die Veranstaltungsplanung für ein kleines Unternehmen ist ein großes Geschäft für Partyplaner, da es mühsam sein kann, die Arbeit selbst zu erledigen. Aber wenn Sie ein Treffen für Ihr eigenes kleines Unternehmen planen, kann die Vorbereitung in drei Phasen – Vorher, Währenddessen und Nachher – es einfacher machen.

Warum also überhaupt ein Business-Event? Ob zum Netzwerken, Feiern eines Jubiläums oder zur Einführung einer neuen Marke, Dienstleistung oder eines neuen Produkts, die Party selbst wird wahrscheinlich je nach Ziel unterschiedlich sein. Die Art der Veranstaltung bestimmt auch, wo Sie sie haben und wen Sie einladen. Es hat sogar viel damit zu tun, wie viel Sie ausgeben.

Jeder möchte, dass eine Party angenehm und unvergesslich wird, und wenn es um ein Geschäft geht, möchten die meisten Menschen auch ein Ziel erreichen. Also, was ist der Grund hinter dem Main Event? Was sollen Ihre Gäste tun oder erleben? Und wie kann das Follow-up gut für Ihr Unternehmen sein? Als Nächstes sehen wir uns einige Tipps zum Catering für die Ziele an, während Sie Ihre Eingeladenen bewirten.

1. Haben Sie einen Businessplan
2. Seien Sie einladend
3. Reflektieren Sie das Geschäft
4. Budget und Tausch
5. Sei das Leben der Party

Die Planung einer Party beinhaltet den Einsatz von Ressourcen und Personal – selbst wenn es sich um einen Ein-Mann-Betrieb handelt – so dass die Erstellung eines formellen Plans und Budgets den Ball ins Rollen bringen kann, bevor sich die Rechnungen und Stunden anhäufen. Über die ursprüngliche Idee nachzudenken, warum Sie eine Veranstaltung ausrichten möchten und wen Sie einladen wollten, kann das Wo bestimmen. Eine Erfolgsfeier wie ein Jubiläum oder die Gewinnung eines großen neuen Kunden kann in einem Restaurant oder einer Halle und sogar in der Unternehmenszentrale stattfinden, wenn es dem Anlass und der Größe entspricht, während ein Informationstreffen möglicherweise einen Ort mit audiovisuellen Möglichkeiten und Präsentationsfläche erfordert.

Networking-Events können fast überall stattfinden, und viele nutzen eine Cocktailstunde oder ein Kaffee- und Dessertformat, um Menschen zusammenzubringen. Laute Musik wäre ein "Don't", wenn Sie das Mischen fördern möchten, während interaktive Eisbrecher oder andere Aktivitäten der richtige Weg wären.

Beginnen Sie mit dem Brainstorming und überprüfen Sie Ihre Mailing-, Anbieter- und persönlichen Listen darauf, wer eingeladen werden muss, z. B. ein treuer Kunde, und wer ein Segen für zukünftige Geschäfte sein könnte, z. B. ein einflussreiches Mitglied der Community oder eine lokale Medienpersönlichkeit.

Das Festlegen eines Budgets hilft dabei, die Gästeliste zu priorisieren und Entscheidungen über die nächsten Planungsphasen zu treffen.

Roman Neuheiten?

Zu den Partyartikeln gehörten früher Dinger aus Plastik mit einem aufgedruckten Logo. Das Verschenken von Neuheiten an Veranstaltungsteilnehmer kann immer noch ein Marketinggenie sein, aber viele Unternehmen entscheiden sich für nützlichere und elegantere Geschenke. Samen zum Pflanzen mit einem mit Ihrem Firmennamen bedruckten Gartenmarker, personalisierte oder gravierte nachfüllbare Stifte mit Ersatztinte und Glas- oder Keramikbecher sind nur einige einfache Ideen. Suchen Sie im Internet nach Geschäftsneuheiten, um zu sehen, was einige der besten Unternehmen und Marketingexperten ihren Kunden schenken, und personalisieren Sie sie für Ihren eigenen Kundenstamm.

Unabhängig davon, ob Sie eine wirklich klare Vorstellung davon haben, welche Art von Veranstaltung Sie haben oder nicht, können Sie normalerweise damit beginnen, Aufsehen zu erregen, indem Sie die bevorstehende Party wirklich einladend aussehen lassen, damit die Leute dort sein möchten und mit „Ja“ antworten. Die Nutzung sozialer Medien wie Twitter und Facebook sowie Ihrer Unternehmenswebsite oder Ihres persönlichen Blogs kann die Leute ins Gespräch bringen und sogar kostspielige und zeitaufwändige Einladungsmailings in Papierform ersetzen. Das Ausrollen einer Veranstaltung durch das Posten eines Datums und einer Uhrzeit, gefolgt von einer weiteren Statusaktualisierung mit einem einprägsamen Namen oder Hinweis auf den Veranstaltungsort und dem Abschluss einer Veröffentlichung mit den Details der Veranstaltung selbst ist eine Möglichkeit, Erinnerungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten, ohne dafür zu bezahlen mehrere Karten und Postkarten. Es ist auch umweltfreundlicher, da Papier und Druckressourcen eingespart werden.

Wenn Sie den RSVP-Prozess für eingeladene Personen einfach gestalten, können Sie den Zeitplan und das Budget einhalten, und eine Option, ein einfaches Ja oder Nein umzuschalten, ohne das Warum erklären zu müssen, ob jemand teilnehmen wird, macht es für die Gäste noch einfacher. Es könnte sich lohnen, einige besondere Gäste, wie die zuvor erwähnten Medien- und VIP-Kunden, mit einer persönlicheren Note einzuladen, wie z. B. einem anschließenden Telefonanruf oder einer handschriftlichen Notiz auf Briefpapier. Planen Sie auch, alle Partygänger zu kontaktieren, indem Sie die sozialen Medien aktualisieren oder nach der Veranstaltung Dankesschreiben elektronisch oder auf Recyclingpapier versenden.

Unabhängig davon, ob Ihr kleines Unternehmen eine Marke, einen Stil und ein Thema hat oder nicht, können Sie diese auch in der Art der von Ihnen geplanten Veranstaltung vermitteln. Wenn Sie eine Veranstaltung veranstalten und viele neue Gäste oder Leute aus der Gemeinde einladen, kann die Verwendung obskurer oder übermäßig gestalteter Werbeliteratur, E-Mails oder Website-Grafiken großartig aussehen, aber nicht so weit gehen, um der Öffentlichkeit zu zeigen, was es ist Sie überragen – es sei denn, es ist Grafikdesign selbst! Einfache und einprägsame Grafiken können ein Image mit Ihrem Namen und Unternehmen festigen, so dass ein Bild eines Vintage-Modezeitschriftencovers für einen Konsignationsladen oder ein Bild eines Recyclingsymbols für eine lokale Naturschutz- oder Umweltdienstleistungsgruppe deutlich macht, was Sie tun.

Die Wahl eines Veranstaltungsortes hilft auch dabei, den Stil Ihres Unternehmens zu kommunizieren. Wenn Sie beispielsweise ein modernes Innenarchitektur- oder Hausentrümpelungs- und Organisationsgeschäft haben, wäre das Veranstalten einer Party in einem stromlinienförmigen Loft wahrscheinlich repräsentativer als die Verwendung eines überladenen, aber historischen viktorianischen Bed and Breakfast. Wenn sich Ihr Unternehmen ausschließlich um die Natur dreht, verwenden Sie eine Ihrer Landschaften, um die Veranstaltung selbst zu informieren.

Die Verwendung minimaler, kunstvoller oder moderner Unterhaltungsorte mag beeindrucken, aber wird es zeigen, worum es Ihnen geht, wenn Sie zur Sache kommen?

Selbst die besten Business-Soireen können wenig Rendite bringen, also kann die Entscheidung, wie viel Sie sich leisten können, zu verlieren – obwohl es nicht wirklich etwas zu feiern gibt – das ganze Feiern und Bezahlen im Blick behalten. Planen Sie einen festen Betrag ein und halten Sie sich daran. Ein Best- und Worst-Case-Szenario für die Ausgaben zu haben, macht es einfacher, die Party und auch Ihre Gäste zu genießen, weil Sie nicht so viel herumlaufen müssen, um „dies und das“ direkt vor oder während der großen Veranstaltung hinzuzufügen.

Die Partnerschaft mit anderen kleinen und sogar großen Unternehmen kann sich auszahlen, unabhängig davon, ob die Party ein Erfolg ist oder nicht. Wenn Sie einem Catering-Unternehmen oder einem lokalen Spirituosengeschäft Dienstleistungen anzubieten haben, vielleicht in Form der Bearbeitung ihrer Websites oder des Drucks von Flyern zum Selbstkostenpreis oder der Bereitstellung kostenloser Haarschnitte für eine Saison, kann Tauschhandel eine Win-Win-Situation sein. Einige Unternehmen bieten sogar Waren und Dienstleistungen im Austausch für das Aufstellen von Karten oder das Verlinken auf ihre Unternehmens-Websites von Ihrer Veranstaltungsseite aus an, und je mehr Geschäftsinhaber Sie kontaktieren, desto größer ist das Potenzial für Mundpropaganda und Ihre eigenen Dienstleistungen in den Köpfen von anderen, die Sie sonst vielleicht nicht kennen.

Ihr kleines Unternehmen ist oft Ihr "Baby", und ein persönliches Interesse sowie eine emotionale Verbindung zu dem, was Sie tun, zeigt sich. Die Planung von Veranstaltungen kann so stressig sein wie der Start eines neuen Unternehmens oder die Investition in die Zukunft. Daher ist es nicht immer einfach, aus dem Planermodus in den Partymodus zu wechseln. Gastgeber zu sein ist jedoch eine perfekte Gelegenheit, Ihre Energie und Leidenschaft für Ihre Produkte, Dienstleistungen, Kunden und potenziellen Kunden zu zeigen.

Seien Sie entschlossen, eine gute Zeit zu haben, egal ob 10 oder 200 Leute durch die Tür gehen, und besonders, wenn einer von ihnen für die lokalen Nachrichten über Ihre Veranstaltung berichtet. Die meisten von uns erinnern sich an ein Unternehmen oder eine Einzelperson durch eine Erwähnung in einer Online- oder Printzeitung, und wir kennen sicher die Orte, an denen Freunde und Familie schlechten Service oder schlechte Erfahrungen gemacht haben. Planen Sie also auch den Erfolg als Geschäftsbotschafter das Leben der Partei. Beides kann sich auszahlen.

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