バーチャルオフィスのしくみ

あなたはあなた自身のビジネスを始めていて、現金を節約する必要がありますか？オフィススペースの賃貸契約を結ぶ前、または建物の住宅ローンを取得する前に、ビジネスの世界で時々乱れる水域を最初にテストしますか？あなたのビジネスは、仮想環境での運用に適していますか？あなたの従業員は彼らの家、車、または他の動く標的から喜んで働きますか？それとも、環境上のメリットが仮想作業スペースを検討するのに十分な理由だと思いますか？

理由が何であれ、バーチャルオフィスを設置する際に対処しなければならない問題のいくつかをご案内します。また、サイバースペースのみで運用することの長所と短所についても説明します。あなたの仕事がどこで行われるかから始めましょう。

コンテンツ

1. しかし、あなたはどこであなたの仕事をしますか？
2. バーチャルオフィスのセットアップ
3. バーチャルオフィスソフトウェア
4. 考慮すべきその他の機器
5. 仮想ビジネスコミュニケーションツール
6. インターネット接続の設定
7. クライアントミーティングはどうですか？
8. サイバーアシスタント
9. バーチャルオフィスポリシーの設定
10. 仮想ビジネスの法的影響
11. 長所と短所は何ですか？

技術的には、あなたのオフィスはどこにいてもあります。現在利用可能なテクノロジーを使用すると、ほぼどこからでもビジネスを行うことができます。あなたのオフィスはあなたの家、あなたの車、空港、ビーチ、あるいは山頂にさえあるかもしれません。通常、出張の有無に関係なく、オフィスは自宅を拠点としています。この場合は、適切な設定が必要です。これには、家にいることが常に持つ気晴らしから離れた静かな場所が含まれます。これらには、冷蔵庫、テレビ、子供、芝生の仕事、流しの皿などが含まれます...あなたはそれに名前を付けます。気が散ることがあります。

あなたがそれを機能させたいのなら、あなたは規律を持たなければならず、あなたのオフィスをあなたの寝室や台所にあるとしても、指定された作業スペースにしなければなりません。好きな場所に置いてください。地下室が暗くて退屈な場合は、そこで働くことを楽しむことができない可能性があります。結論...仕事を成し遂げるのに最も役立つ部屋を使用してください。

第一印象は多くのことを意味します

しかし、あなたの会社の住所はどうですか？自宅からビジネスを運営している場合は、自宅の住所を会社の住所として使用したくない場合があります。業種によっては、必要な印象を与えない場合があります。この場合、2つのオプションがあります。私書箱を借りるか、CMRA（Commercial Mail Receiving Agency）メールボックスサービスを使用して、会社の住所とスイート番号を提供することができます。

各オプションには、メールを受信するために別の場所に移動する必要があるという欠点があります（ただし、メールを配信するサービスがある場合があります）。私書箱には、宅配便業者が私書箱に配達しないため、荷物を受け取れないという追加の欠点があります。あなたのビジネスにスイート番号（実際には、ボックス番号の単なる別名）を与えるサービスを使用する場合、あなたはパッケージを受け取ることができます。また、24時間アクセス可能で、荷物が到着したときに通知をリクエストできます。

ホームオフィスのセットアップに関する追加のヒントと情報については、ホームオフィスのセットアップのしくみをご覧ください。次に、仮想オフィスが従来のオフィススペースと同じように効率的に機能するために必要な機器と備品について説明します。

郵便規制

CMRAの現在の郵便規制では、3行の住所に番号の前に「PMB」という文字を含める必要があります。4行のアドレスを使用する場合は、番号の前に「＃」記号を使用できます。例えば：

仕事がクライアントの場所やホームベースから離れた他の場所への移動を伴う場合は、デスクトップシステムではなくラップトップコンピューターの購入を検討する必要があります。ラップトップを使用すると、常にファイルを持ち歩き、重要なドキュメントをオフィスに残したような恥ずかしい瞬間はありません。なぜなら、オフィスはあなたと一緒にいるからです。ラップトップはいつも持ち歩くのが少し面倒に思えるかもしれませんが、非常に強力な軽量モデルがたくさんあります。ショルダーストラップとハードコピーの書類用のスペースが付いた、優れたキャリングケースを用意してください。

常にキーボードから作業し、ラップトップの小さな画面が魅力的でない場合は、他の解決策があります。はい、彼らはすべてを考えました！ホームオフィスでラップトップをより効率的に使用するために、ラップトップを接続するだけのドッキングステーションを設定できます。ドッキングステーションを使用すると、標準のモニター、キーボードとマウス、プリンター、ファックス機、スキャナー、およびその他の周辺機器を常に接続してすぐに使用できます。ラップトップをドッキングステーションに接続することで、標準のデスクトップシステムと同じように使用でき、ファイルを別のコンピューターに転送したり同期したりすることを心配する必要はありません。

旅行をしない場合、または旅行中にすべてのファイルにアクセスする必要がない場合は、従来のデスクトップコンピュータシステムを入手できます。十分なハードドライブスペース、一度に複数のプログラムを実行するためのメモリ、および適度に高速なプロセッサがあることを確認してください。グラフィックス作業（写真画像、イラスト、アニメーションを含むもの）を行う場合は、はるかに高速なプロセッサと、できるだけ多くのハードドライブスペースとRAMが必要になります。

検討する可能性のあるその他の機器およびハードウェアオプションは次のとおりです。

明らかな理由で、主にテクノロジーの世界の機器は一部の人が下着を交換するよりも頻繁に交換するため、オフィスで必要となるコンピューター機器の技術仕様については説明しません。

ソフトウェアの面では、考慮すべきいくつかのオプションがあります。独立して作業し、調整する必要のある他のユーザーがいない場合、ソフトウェア要件を満たすことはそれほど難しくありません。最も人気のあるパッケージのいくつかへのリンクとともに、必要になる可能性のあるソフトウェアのいくつかのカテゴリを次に示します。

多くのビジネスアプリケーションは、上記のすべての製品カテゴリといくつかのカテゴリを提供する「スイート」にパッケージ化されています。より人気のあるパッケージには、次のものがあります。

多くのプログラムには、中小企業で機能する可能性のある安価な「軽量」または「限定」バージョンもあります。これらは通常、WindowsとMacintoshの両方のコンピュータープラットフォームで使用できます。

グループソフトウェアのニーズ

他の人と協力していて、スケジュールの調整、中央ファイルへのアクセス、連絡先管理者の維持、チャットルームでの会議などが必要な場合は、さらに多くの課題があります。など、利用可能なプログラム、ありますロータスノーツまたはNovell GroupWiseのソフトウェアソリューションとして機能これらのタイプを提供し、。これらのソリューションでは、システムを管理するために、かなりのコンピューター知識とIT担当者が必要になる場合があります。

別の方法として、ブラウザでアクセスするためにインターネット上でこれらのタイプのサービスを提供するオンライン管理サービスもあります。これらは非常に簡単に使用できます。チームのメンバー間の情報の調整、クライアントとのやり取り、または単に同僚とのコミュニケーションとファイル共有を促進するための多くの機能を提供します。通常、ユーザーごとに少額の月額料金を請求するか、無制限のユーザーにはより高い定額料金を請求します。ただし、無料の限定バージョンが含まれているものもあります。以下は、ネット上で利用可能なこれらのサービスの一部です。

ソフトウェアのニーズは、実行している作業の種類によって大きく異なります。同様の企業または業界団体に問い合わせて、どのプログラムが同業者に好まれているかを確認してください。

シェアウェアも忘れないでください。高額なタグなしで必要なすべてのタスクを実行できる優れたプログラムがたくさんあります。シェアウェアとフリーウェアのレビューとダウンロードについては、TucowsまたはZDNetをチェックしてください。

コンピュータ機器とソフトウェアに加えて、あなたはまた良い電話を必要とするでしょう。発信者IDは、テレマーケティング業者や現時点では受けられないその他の通話を排除できるようにするのに役立ちます。

サージプロテクタは、あなたのパソコンとその周辺機器のための追加のコンセントを与えることが、あなたの機器を保護するだけでなく、必要です。

十分な作業スペースのある机が必要です。コンピュータ用のスペースと、必要に応じて事務処理を広げるためのスペースが必要です。コーナーの「L」字型のデスクがこれに適しています。デスクに、マウスパッドとマウスも収納できる大きなキーボードトレイがあることを確認してください。多くのコンピュータデスクには、十分な大きさのトレイがありません。プリンター、スキャナー、ファックス、その他の機器用のスペースを忘れないでください。

棚、キャビネット、ファイルキャビネットも、垂直方向のスペースを活用し、物事を整理することで非常に役立つ必需品です。また、これらの棚やファイルキャビネットの上部を、プリンタ、スキャナー、ファックス機などに使用できる場合もあります。

また、背中をしっかりサポートする快適な椅子に投資することを忘れないでください。それはあなたの体に合うのを助けるためにできるだけ多くの調節可能な部分を持っているべきです。椅子に腕を付けると、特にコンピューター以外の作業を行う場合に、椅子がより快適になります。ホームオフィスの設定の詳細については、About.comのホームオフィス家具のページをご覧ください。

今日のコミュニケーションは、15年前とは大きく異なります。Eメールは生き方になり、一部の人々との唯一のコミュニケーション手段になりました。現在のビジネスでのコミュニケーション方法とは対照的に、1985年のビジネスでのコミュニケーション方法について考えると、比較はできません。あなたはおそらくあなたのオフィスの電話を使用しました、そして...まあ、当時はそれほど多くはありませんでした...多分テレックスマシン。しかし、その後まもなく、ファックス機が市場に参入し始め、自動車電話や電子メールが登場しました。その後、物事は非常に急速に変化しました。技術が進歩するにつれて、生産される仕事の量への期待も高まりました。現在、私たちはより多くの仕事をより速く生み出し、テクノロジーによってそれをより速く行うことができるため、より高い生産性への期待が高まり続けています。

テクノロジーの進歩とそれに伴う作業負荷の増加に伴い、在宅勤務や通勤、家族生活のジャグリングなどに伴うストレスを軽減したいという欲求も非常に強くなっています。その点で、私たちの自由を奪った同じテクノロジーは、私たちがこれまでに経験したよりも多くの自由を私たちに与えています...まあ、テクノロジーが私たちにとても一生懸命働くことを強制する前のことを除いて！

では、それはコミュニケーションと何の関係があり、仮想ビジネス環境でどのようにコミュニケーションできるのでしょうか。あらゆるビジネスにおける仕事の大部分は、あるタイプまたは別のタイプのコミュニケーションに結びついています。あなたが効果的にコミュニケーションをとることができれば、あなたはより効果的に働くことができます。コミュニケーションに利用できるテクノロジーを活用し、新たに見つけた自由を利用して、人生の一部を取り戻してください。方法は次のとおりです...

ご覧のとおり、仮想かどうかに関係なく、あらゆるオフィス環境での通信は非常にシンプルになり、ほぼどこからでも可能になりました。忘れないでください、あなたはあなたが使うことができる古い標準の有線、コード付きの電話も持っています。

あなたがインターネットに接続していない場合、このハードウェアとソフトウェアのすべてはあなたに何の役にも立たないでしょう。アクセスできる場合、最善の策はブロードバンド接続です。ブロードバンドという用語は、DSLのような高帯域幅テクノロジー、または単一の接続を介してファイル、サウンド、およびビデオを送受信できるケーブルを意味します。

あなたがあなたの家でケーブルを手に入れることができるならば、あなたはケーブルモデムとインターネットアクセスも手に入れることができるでしょう。DSLは標準の電話回線を使用しますが、プロバイダーのセントラルオフィスの比較的近く（場合によっては3〜4マイル）にいる必要があります。お住まいの地域でDSLが利用可能かどうかについては、地域のプロバイダーに確認してください。多くのプロバイダーは、自宅でサービスを利用できるかどうかを判断するために電話番号を入力するだけのオンラインツールを提供しています。

ケーブルまたはDSLアクセスのない地域に住んでいる場合でも、衛星経由でインターネットにアクセスするオプションがあります。これらのシステムは高速接続を提供しますが、衛星放送受信アンテナと受信機、および特別なモデムが必要です。衛星インターネットアクセスの詳細については、ここをクリックしてください。

「常時接続」のブロードバンド接続を利用できる場合は、ファイアウォールも設置する必要があります。ファイアウォールがどのように機能してファイルをハッカーから保護するかについての記事を読んでください。

インターネットへの接続の種類に関係なく、ISP（インターネットサービスプロバイダー）が必要になります。インターネットへのアクセスに加えて、ISPから電子メールアドレスが提供され、場合によってはWebサイト用に5〜10Mbの空き容量が提供されます。HotMail、Yahoo、Exciteなどのサイトから追加の電子メールアドレスを取得することもできます。これらは無料であり、ISPを変更しても、変更する必要がないという利点があります。同じ電子メールアドレスを保持し、そのアドレスからのメールを他の任意の電子メールアカウントに転送することができます。これにより、電子メールアドレスが変更されたという通知をすべての連絡先に送信するプロセスが不要になります。会社の電子メールアドレスをビジネスで使用している場合は、個人の電子メール用に別の電子メールアドレスを取得することをお勧めします。

自宅で複数のコンピューターを接続する必要がある場合は、自宅をネットワーク化する方法に関する記事をお読みください。

クライアントとのミーティングは、常にサイバースペースやクライアントの場所で行われるとは限りません。このような状況に直面したときは、クライアントを自宅に来させるのではなく（同じ都市にいると仮定して）、短期間の賃貸が可能なスペースを提供するエグゼクティブスイートまたはホテルを調べてください。あなたがあなた自身のビジネスを所有していて、これが一般的な出来事であるならば、あなたはあなたに受付係、ボイスメール、電子メール、および他のサービスを提供するエグゼクティブスイートをリースすることを検討したいかもしれません。レセプションエリア、会議室。この種の手配が定期的に必要ない場合は、かなりリーズナブルな料金で1時間ごとにスペースを借りることもできます。

たとえば、Offices2Share.comを使用すると、ワシントンDCのブレイクビルにある5席の会議室で、3時間予約すると75ドルになります。同じ時間の15の部屋は120ドルになります。これらのタイプのサービスはオンラインで予約できることが多く、地図、書面による道順、連絡先情報、写真、追加の部屋のニーズに関する情報も提供されます。

もちろん、ホテルのロビー、レストラン、ゴルフコースなどを含む他の標準的な待ち合わせ場所のオプションも常にあります。

大きな窓とドアの外に秘書がいる古き良き角のオフィスに戻って、あなたはあなたの仕事の管理部分を成し遂げる方法を正確に知っていました...あなたの秘書はそれを処理しました。しかし、そのオフィスやその秘書がドアの外にいない場合はどうしますか？答えは簡単です。仮想オフィスでは、仮想アシスタント（VA）を利用できます。

お気に入りのウェブブラウザにアクセスして、「仮想アシスタント」と入力するだけです。あなたはあなたのドアの外に座ってあなたがビジネスを管理するのを手伝っていた人々によって構築され、管理されそして維持されているサイトへの多くのリンクを見つけるでしょう。

これらのアシスタントは、前任者が行ったほぼすべてのことを実行できます。（あなたがされます、あなた自身のコーヒーを取得する必要があります！）彼らは、必要に応じてサービスを提供することができます。または、必要に応じて、毎日、毎週、または毎月特定の時間を契約することができます。電子メール、ファックス、およびその他の電子技術を使用することにより、以前と同じように迅速に仕事を出し入れすることができます。遅い時間帯に誰かにぼんやりと机に座ってもらうのではなく、使用した時間だけ支払います。これらのVAの多くは、営業時間外のサービスも提供しています。バーチャルアシスタントのための20週間のコースを提供し、ベーシックレベルとマスターレベルの両方で学位と認定を授与するバーチャルアシスタント大学（AssistU）もあります。プログラムは非常に良いレビューを受けています。

あなたは何を探すべきですか？

柔軟な勤務時間とそれに伴うコストの削減に加えて、VAを使用する利点には、見つけることができる幅広いスキルも含まれます。がAssistUは、クライアントのための長期的な管理のサポートを提供し、人として仮想アシスタントを定義して、あなたは多くの人々がのVAとして自分自身を参照して会計への基本的なデータエントリからWebデザインまでのスキルを提供して表示されます。あなたが彼らの仕事のサンプルを見て、参考文献と話すことを確認してください。彼らの参考文献と話すときは、仕事の質だけでなく、スピードと正確さについても尋ねてください。

これらのVAはそれ自体が起業家であるため、サイバー環境で物事をより効率的に行うための新しい方法にかなり精通している可能性があることもわかります。彼らのウェブサイトで革新的なアイデアを探し、彼らが提供するサンプルドキュメントの効果的なレイアウトとフォーマットを探してください。また、退役軍人省が作業プロセスを改善するための良いアイデアを提供しているかどうか、あなたが話している参考文献に尋ねてください。

ビジネスに従業員全員がさまざまな場所から「仮想オフィス」に在宅勤務している場合は、ホームオフィスのガイドラインを作成することを検討する必要があります。これにより、各ワーカーの機能が標準化され、システム全体で互換性のあるワークフローが確保され、サイバースペースで従業員を管理できるようになります。

ガイドラインで次の問題を考慮してください。

これらのガイドラインを正式に印刷して配布する必要はないかもしれませんが、従業員に認識して従わせたい基準には、少なくともいくつかの考慮事項を含める必要があります。定期的なコミュニケーションと従業員へのオープンな招待により、ビジネスの改善をもたらすことができる提案は成功するだけでなく、繁栄することもできます。

ホームオフィスの観点から、考慮すべきいくつかの法的問題があります。まず、あなたの家はビジネス用にゾーニングされたエリアにありますか？あなたはあなたの家からどんなタイプのビジネスを運営することができますか？地域のゾーニング条例をチェックして、特別な許可や免許を取得する必要がないこと、または自宅でできることについて制限があることを確認してください。たとえば、あなたのビジネスがクライアントや顧客にあなたの家に来ることを要求するなら、駐車は問題かもしれません。あなたが物事に行き過ぎる前にそれをチェックしてください。

あなたの家からビジネスを運営する（または単に働く）ことの明らかな税の問題もあります。ホームオフィスを申請したい場合、IRSは要件を厳しくして、そのスペースを仕事以外の目的に使用できないようにしました。したがって、ダイニングルームのテーブルで作業している場合は、おそらくホームオフィスの控除を受けることはできません。いくつかの例外があります（在宅保育など）ので、あなたの状況に関連する法律を見つけるためにあなたの税理士または弁護士に連絡してください。

自宅/バーチャルオフィスで働くことの利点はあなたには明白に思えるかもしれませんが-より多くの自由、より多くの柔軟性、あなたの子供と一緒に家にいる機会-おそらくあなたが考えていなかったさらに多くの利点があります。ここにいくつかあります。

短所

これらのリストは確かに続くことができます。あなたの仕事はあなたのビジネスに適用される不利な点を特定し、それらを利点に変えることです。必要に応じて、外部の支援を求めてください。この作業を実際に行うには、特に最初は、専門家の知識が必要になる場合があります。適切な計画、コミュニケーション、および必要に応じた外部の技術サポートを通じて、仮想オフィスは成功し、将来の仮想ビジネスの育成に役立ちます。

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