งานแถลงข่าวทำงานอย่างไร

คุณเคยเปิดข่าวและเห็นคนพูดกับสื่อมวลชนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ ผู้เล่นใหม่เพิ่งเซ็นสัญญากับทีมเจ้าบ้านหรือประธานประกาศนโยบายใหม่หรือไม่? บางทีคุณอาจเห็น Michael Vick ขอโทษแฟน ๆ และคนรักสุนัขหลังจากที่เขาสารภาพในข้อหาสู้หมากับสุนัขของเขา ถ้าใช่ แสดงว่าคุณได้เห็นงานแถลงข่าวแล้ว งานแถลงข่าวเป็นงานประชาสัมพันธ์ที่องค์กรหรือบุคคลนำเสนอข้อมูลต่อสมาชิกของสื่อมวลชน

นอกจากการแถลงข่าวแล้ว ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ยังใช้การแถลงข่าวเพื่อดึงความสนใจของสื่อไปยังเรื่องราวที่อาจเกิดขึ้น โดยทั่วไปแล้วงานแถลงข่าวจะใช้สำหรับการรณรงค์ทางการเมือง เหตุฉุกเฉิน และวัตถุประสงค์ในการส่งเสริมการขาย เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่

ประธานาธิบดีได้ใช้การแถลงข่าวตั้งแต่ฝ่ายบริหารของ Wilson เพื่อเตือนประเทศถึงจุดยืนในประเด็นหรือเพื่อสงบความกลัวของสาธารณชน นักเคลื่อนไหวทางการเมืองจัดงานแถลงข่าวเพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับกฎหมายที่เสนอ และผู้สมัครใช้เพื่อสื่อสารจุดยืนของตนในประเด็นสำคัญ

งานแถลงข่าวฉุกเฉินจัดขึ้นเพื่อตอบสนองต่อวิกฤตหรือภัยพิบัติ ในช่วงที่เกิดพายุเฮอริเคนแคทรีนา นายกเทศมนตรีเมืองนิวออร์ลีนส์ ผู้ว่าการรัฐลุยเซียนา และประธานาธิบดี ต่างจัดงานแถลงข่าวหลายครั้งเพื่อให้ประเทศทันเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ตลอดจนขั้นตอนต่างๆ ที่กำลังดำเนินการแก้ไขสถานการณ์ การแถลงข่าวกรณีฉุกเฉินมีบทบาทสองประการทั้งในด้านการบริการสาธารณะและการประชาสัมพันธ์ เนื่องจากผู้ที่รับผิดชอบในวิกฤตการณ์สามารถใช้การแถลงข่าวเพื่อเรียกความไว้วางใจจากสาธารณชนกลับคืนมา

งานแถลงข่าวส่งเสริมการขายเป็นเรื่องธรรมดาที่สุด ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์ใช้การแถลงข่าวเพื่อประกาศสำคัญเพื่อให้ครอบคลุมในหนังสือพิมพ์ นิตยสาร บล็อก และรายการข่าวทางโทรทัศน์ เหตุผลในการจัดงานแถลงข่าว ได้แก่

งานแถลงข่าวส่งเสริมการขายมีข้อดีหลายประการ เช่น ความสามารถในการเข้าถึงสื่อทั้งหมดพร้อมกันในขณะที่ควบคุมข้อความ งานแถลงข่าวสามารถสร้างความตื่นเต้นหรือคาดหวังเกี่ยวกับงานได้

การแถลงข่าวอาจเสียเวลาและเงินไปเปล่าๆ หากเรื่องราวไม่น่าสนใจ หรือการแถลงข่าวมีการจัดการและดำเนินการไม่ดี ในบทความนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการวางแผนงานแถลงข่าว แนะนำคุณผ่านขั้นตอนสำคัญๆ แล้วสำรวจแนวโน้มที่เกิดขึ้นใหม่ของการประชุมทางเว็บ

อ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการวางแผนงานแถลงข่าว

สารบัญ

1. วางแผนงานแถลงข่าว
2. จัดงานแถลงข่าว
3. จัดงานแถลงข่าว
4. เว็บแถลงข่าว

ขั้นตอนที่หนึ่ง: การเลือกเรื่องราว

ไม่ใช่ทุกข่าวหรือการประกาศกิจกรรมที่สมควรได้รับการแถลงข่าวของตัวเอง งานแถลงข่าวกำหนดให้นักข่าวต้องเดินทางและจัดสรรเวลาจากตารางงานที่ยุ่งๆ ของพวกเขา ดังนั้นควรสงวนไว้สำหรับเรื่องราวที่น่าสนใจและน่าสนใจเท่านั้น

เพื่อให้เรื่องราว น่าบอกใบเรื่อง ข่าวควรเป็นไปตามข้อกำหนดห้าข้อต่อไปนี้อย่างน้อยหนึ่งข้อ:

ขั้นตอนที่สอง: การเลือกเวลาและสถานที่

นักข่าวทำงานภายใต้กำหนดเวลาที่เข้มงวด หากคุณจัดงานแถลงข่าวใกล้เกินไปเมื่อนักข่าวต้องยื่นเรื่องของเขา เขาจะไม่สามารถเข้าร่วมได้ สิ่งสำคัญคือต้องศึกษากำหนดเวลาของนักข่าวท้องถิ่นและวางแผนตามนั้น หลีกเลี่ยงวันจันทร์และวันศุกร์ เพราะช่วงนี้เป็นช่วงที่นักข่าวจะคึกคักที่สุด ช่วงเวลาเช้าดีกว่าเสมอ เพราะมันทำให้หนังสือพิมพ์รายวันและนักข่าวที่ออกอากาศมีเวลาเขียนเรื่องราวมากขึ้น

สถานที่แถลงข่าวมีความสำคัญเท่าเทียมกันในการดึงดูดนักข่าวและตอบสนองความต้องการทางวิชาชีพของพวกเขา การ แถลงข่าวในสถานที่ สามารถเพิ่มฉากหลังเป็นภาพที่น่าทึ่งสำหรับการประกาศได้ ตัวอย่างเช่น หากบริษัทบริจาคเงินเพื่อทำความสะอาดแม่น้ำในท้องถิ่น บริษัทก็สามารถจัดงานแถลงข่าวที่จุดชมวิวริมน้ำได้

สถานที่บางแห่งทำให้ยากต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางเทคนิคและด้านลอจิสติกส์ของสื่อ บางส่วนของเหล่านี้คือ:

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้ บางครั้งก็ง่ายกว่าที่จะจัดงานแถลงข่าวในห้องประชุมเฉพาะ ไม่ว่าจะที่สำนักงานใหญ่ขององค์กร โรงแรม หรือในสโมสรสื่อมวลชนท้องถิ่น

ขั้นตอนที่สาม: คำเชิญ

นักข่าวมักจะได้รับมอบหมาย "จังหวะ" หรือพื้นที่ข่าวเฉพาะเพื่อให้ครอบคลุม กำหนดเป้าหมายคำเชิญงานแถลงข่าวไปยังนักข่าวและสิ่งพิมพ์ที่มีความสนใจในข่าวหรือประกาศกิจกรรมของคุณ

เมื่อคุณจำกัดรายชื่อนักข่าวให้แคบลงแล้ว ให้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์และ/หรือที่ปรึกษาด้านสื่อ ข่าวประชาสัมพันธ์ควรอธิบายข่าวหรือประกาศโดยไม่บอกเล่าเรื่องราวทั้งหมด นอกจากนี้ยังควรระบุรายชื่อโฆษกคนสำคัญที่จะเข้าร่วมงานและความพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัว

สั้นกว่าข่าวประชาสัมพันธ์ คำแนะนำของสื่อทำหน้าที่เป็นคำเชิญ โดยให้รายละเอียดวันที่ เวลา สถานที่ และข้อมูลด้านลอจิสติกส์อื่นๆ สำหรับผู้เข้าร่วม

ข่าวประชาสัมพันธ์และคำแนะนำของสื่อสามารถส่งได้ทางอีเมลหรือโทรสาร ขึ้นอยู่กับความชอบของนักข่าว ทั้งสองควรถูกส่งออกไปก่อนงานแถลงข่าวอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ และควรโทรเตือนเพื่อติดตามผลหรือส่งอีเมลถึงนักข่าวหนึ่งวันก่อนงานแถลงข่าว

ขั้นตอนที่สี่: ตัดสินใจว่าใครจะพูดและจะพูดอะไร

งานแถลงข่าวต้องมีผู้ดำเนินรายการหรือวิทยากรเพื่อแนะนำวิทยากรและดำเนินการช่วงถามตอบ เลือกวิทยากรอย่างรอบคอบ: ผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นอย่างดีในการทำงานร่วมกับสื่อ

ต่อไปนี้เป็น เคล็ดลับ การฝึกอบรมด้านสื่อสำหรับการพูดในงานแถลงข่าว:

ขั้นตอนที่ห้า: การประกอบชุดกด

เป้าหมายหลักของงานแถลงข่าวคือการทำให้งานของนักข่าวง่ายขึ้น ให้เสียงกัดที่ดีและโอกาสในการถ่ายภาพ ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมแก่นักข่าวในชุดข่าวซึ่งควรรวมถึง:

ปัจจุบันนักข่าวหลายคนทำงานในสภาพแวดล้อมแบบดิจิทัล ดังนั้นจึงเป็นประโยชน์หากชุดสื่อสิ่งพิมพ์มีสำเนาเอกสารและภาพถ่ายดิจิทัล บางทีอาจอยู่ในซีดีรอม ซีดีรอมอาจมีสื่อส่งเสริมการขายอื่นๆ เช่น โฆษณาทางทีวี ไฟล์วิดีโอและไฟล์เสียง และโลโก้และรูปภาพที่เป็นทางการ

เมื่อผ่านขั้นตอนการวางแผนแล้ว มาดูวิธีทำให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างราบรื่นในวันแถลงข่าวกัน

ในวันแถลงข่าว ทุกอย่างควรได้รับการออกแบบเพื่อให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง ผู้จัดงานต้องมาถึงอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงก่อนงานแถลงข่าวจะเริ่มตรวจสอบการจัดวางทางกายภาพและทางเทคนิคของห้องอีกครั้ง และเพื่อช่วยทีมงานกล้องจัดอุปกรณ์ให้เข้าที่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหาที่จอดรถได้ง่าย ใกล้กับสถานที่และฟรี (หรืออย่างน้อยก็ผ่านการตรวจสอบแล้ว) หากคุณคาดว่าจะมีทีวี ให้จัดสถานที่พิเศษเพื่อจอดรถบรรทุกดาวเทียม นำนักข่าวไปยังห้องที่จะจัดการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกเส้นทางสามารถเข้าถึงเก้าอี้รถเข็นได้

­

พนักงานต้อนรับควรนำนักข่าวไปที่โต๊ะเช็คอินของสื่อ ที่โต๊ะ พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลรับรองสื่อมวลชน ตอบคำถาม และแจกชุดสื่อมวลชน รวมทั้งโปรแกรมที่จะพูดและเมื่อไหร่ จากนั้นเจ้าหน้าที่สามารถนำนักข่าวไปยังพื้นที่สื่อที่มีการทำเครื่องหมายไว้อย่างชัดเจนพร้อมที่นั่งที่สามารถรองรับคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปได้ อาหารและเครื่องดื่มเป็นทางเลือก เว้นแต่งานแถลงข่าวจะดำเนินไปจนถึงมื้อกลางวัน

เริ่มงานแถลงข่าวตรงเวลา แม้ว่าจะมีเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่มาร่วมงาน นี่แสดงให้เห็นถึงความเคารพต่อกำหนดเวลาของนักข่าวและความเอาใจใส่ที่พวกเขาทำเพื่อให้มาถึงตรงเวลา

จุดเน้นควรอยู่ที่การให้นักข่าวในสิ่งที่เขาต้องการเพื่อทำงานของเขา ผู้ดำเนินรายการควรเคลื่อนไหวอยู่เสมอ อย่าปล่อยใจไปกับการแนะนำตัวที่ยาวเหยียดหรือแฮชเนื้อหาที่ระบุไว้ในชุดข่าวประชาสัมพันธ์

งานแถลงข่าวไม่ควรใช้เวลานานกว่า 30 ถึง 45 นาที รวมถึงเซสชันรูปแบบ Q-and-A ผู้กลั่นกรองควรขอให้นักข่าวระบุตัวตนก่อนถามคำถาม และอาจต้องการถามคำถามซ้ำเพื่อให้ทุกคนได้ยิน

หลังการประชุม เป็นความคิดที่ดีที่จะส่งชุดข่าวไปให้นักข่าวที่แสดงความสนใจในการแถลงข่าวแต่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ อย่างไรก็ตาม ด้วยความนิยมในการแถลงข่าวทางเว็บ นักข่าวสามารถเข้าร่วมได้แบบเสมือนจริง มาดูกันว่าเทคโนโลยีการประชุมผ่านเว็บนำการแถลงข่าวมาสู่เดสก์ท็อปของนักข่าวได้อย่างไร

การแถลงข่าวผ่าน เว็บเป็นการ สัมมนาทางเว็บ ประเภทหนึ่ง โดยผู้จัดงานจะเชิญกลุ่มผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อชมการนำเสนอแบบสด สตรีมมิ่ง วิดีโอออนไลน์ ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของการแถลงข่าวทางเว็บคือนักข่าวไม่ต้องออกจากโต๊ะทำงานเพื่อเข้าร่วม

 

 

ในการจัดงานแถลงข่าวทางเว็บ คุณจะต้องมีกล้องวิดีโอดิจิทัลและทำสัญญากับบริษัทโฮสติ้งบุคคลที่สาม บริษัทโฮสติ้งนำฟีดวิดีโอจากการแถลงข่าวและบีบอัดเป็นตัวแปลงสัญญาณดิจิทัล เช่น MPEG, Windows Media หรือ QuickTime การส่งจะถูกเข้ารหัสสำหรับการเล่นผ่านเครือข่าย IP

ในการเชิญนักข่าวเข้าร่วมงานแถลงข่าวทางเว็บ คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางเว็บบนเดสก์ท็อปที่รวมเข้ากับอีเมลหรือ แอปพลิเคชัน IM ที่มีอยู่ เพื่อส่งคำเชิญทางดิจิทัลที่น่าสนใจและใช้งานง่าย

นี่คือคุณสมบัติบางอย่างของการแถลงข่าวทางเว็บ:

การแถลงข่าวทางเว็บก็มีข้อจำกัดเช่นกัน นักเขียนบล็อกและนักข่าวสิ่งพิมพ์สามารถรับใบเสนอราคาจากผู้นำเสนอและถามคำถามได้ แต่ไม่มีโอกาสได้ถ่ายรูป และนักข่าวข่าวทีวีไม่สามารถใช้วิดีโอออนไลน์ในการออกอากาศได้ เนื่องจากคุณภาพของการสตรีมวิดีโอต่ำเกินไป

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัดเหล่านี้ ให้พิจารณาจัดงานแถลงข่าวเป็นประจำและสตรีมทางออนไลน์ในเวลาเดียวกัน นักข่าวสิ่งพิมพ์สามารถรับภาพถ่าย สถานีโทรทัศน์สามารถรับวิดีโอ และผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมสามารถดูได้จากสำนักงาน หรือดูภายหลังได้ที่เว็บไซต์ของบริษัท

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแถลงข่าวและหัวข้อที่เกี่ยวข้อง โปรดดูที่ลิงก์ในหน้าต่อไปนี้

บทความที่เกี่ยวข้อง

ลิงค์ที่ยอดเยี่ยมเพิ่มเติม