ในยุคของสำนักงานไร้กระดาษและเอกสารดิจิทัล คุณอาจคิดว่า ในที่สุด เครื่องแฟกซ์ แบบกระดาษและหมึก ก็พร้อมที่จะเลิกใช้แล้ว แต่การส่งแฟกซ์ยังคงเป็นส่วนสำคัญในการทำธุรกิจสำหรับเอกสารบางประเภท (เช่น สัญญาทางกฎหมาย) และบางอุตสาหกรรม เช่น การประชาสัมพันธ์
ซอฟต์แวร์และบริการแฟกซ์เดสก์ท็อปทำให้สามารถส่งและรับแฟกซ์ได้โดยไม่ต้องสัมผัสเครื่องแฟกซ์จริง ด้วยการส่งแฟกซ์บนเดสก์ท็อป เอกสารใดๆ ที่คุณสร้างบนคอมพิวเตอร์ของคุณจะถูกส่งไปยังเครื่องแฟกซ์ผ่านอีเมลหรือเว็บ
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต ประเภทของการส่งแฟกซ์บนเดสก์ท็อปที่สิ่งที่แนบมากับอีเมลขาออกจะถูกเปลี่ยนเป็นแฟกซ์และแฟกซ์ขาเข้าจะกลายเป็นสิ่งที่แนบมากับอีเมล
ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต
เมื่อใช้แฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต เอกสารใดๆ ที่สามารถแนบไปกับอีเมลสามารถส่งแฟกซ์ไปยังเครื่องแฟกซ์แอนะล็อกได้ ซึ่งรวมถึงเอกสาร Microsoft Word ไฟล์ PDF และภาพที่สแกน
การรับส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตเป็นบริการโฮสต์ หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องซื้อและติดตั้งเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ โมเด็ม และซอฟต์แวร์พิเศษ คุณสมัครรับบริการแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตของบริษัทอื่นที่แปลงอีเมลเป็นแฟกซ์และแฟกซ์เป็นอีเมลสำหรับคุณ
ต่อไปนี้คือสิ่งพื้นฐานสามประการที่คุณต้องใช้ในการส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต:
เมื่อคุณมีทั้งสามอย่างแล้ว ต่อไปนี้คือวิธีการส่งแฟกซ์โดยใช้แฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต:
คุณสามารถรับแฟกซ์บนคอมพิวเตอร์ของคุณในลักษณะเดียวกัน:
- บริการโทรสารทางอินเทอร์เน็ตที่สมัครใช้งานจะกำหนดหมายเลขโทรสารฟรีหรือหมายเลขปกติให้คุณ
- ผู้ส่งหมุนหมายเลขนั้นแล้วส่งแฟกซ์จากเครื่องแฟกซ์ปกติ
- บริการสมัครสมาชิกรับแฟกซ์ แปลงข้อมูลเป็นสิ่งที่แนบมากับอีเมล และส่งไปยังที่อยู่อีเมลของคุณ
- หากต้องการอ่านแฟกซ์ คุณเพียงแค่เปิดเอกสารแนบ
เนื่องจากอีเมลเป็นแอปพลิเคชั่นเดียวที่จำเป็นในการส่งและรับแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต แฟกซ์ก็สามารถส่งจากอุปกรณ์พกพาได้ อ่านต่อเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตจาก PDA
การส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตจาก PDA
การรับส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตจากอุปกรณ์พกพา เช่นBlackBerry , Treo, PocketPC หรือ Palm เรียกอีกอย่างว่า การ ส่งแฟกซ์ผ่านมือถือ เช่นเดียวกับการส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตบนเดสก์ท็อป คุณจะต้องมีสามสิ่งเพื่อให้สามารถส่งแฟกซ์จากผู้ช่วยดิจิทัลส่วนบุคคลหรือ PDA เหล่านี้ได้:
- การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- ความสามารถในการส่งและรับอีเมล
- สมัครบริการอินเทอร์เน็ตแฟกซ์
ออนไลน์
อุปกรณ์พกพามือถือใช้วิธีการและเทคโนโลยีที่หลากหลายในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต:
- พีดีเอบางรุ่นมีโมเด็มแบบเดิมที่ต่อเข้ากับสายโทรศัพท์หรือโทรศัพท์มือถือสำหรับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผ่านสายโทรศัพท์
- พีดีเอส่วนใหญ่มีความสามารถในการ "ซิงค์" กับคอมพิวเตอร์ผ่านแท่นวางหรือการเชื่อมต่อโดยตรงกับพีซี หากพีซีเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต อุปกรณ์พกพาที่เชื่อมต่อก็เช่นกัน
- เช่นเดียวกับโทรศัพท์มือถือและสมาร์ทโฟนระดับไฮเอนด์ PDA สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผ่านผู้ให้บริการเครือข่ายโทรศัพท์เคลื่อนที่ที่ทำงานผ่านเครือข่ายบริเวณกว้างแบบไร้สาย (WAN)
- และเช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป PDA ที่มีการ์ดไร้สายสามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตผ่านเครือข่ายท้องถิ่นแบบไร้สาย (LAN) หรือ "ฮอตสปอต" ของ Wi-Fi เช่นเดียวกับในสนามบินส่วนใหญ่
เมื่อคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตบนอุปกรณ์มือถือของคุณ คุณจะส่งและรับแฟกซ์แบบเดียวกับที่คุณส่งจากคอมพิวเตอร์
ข้อดีของมือถือแฟกซ์
ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของแฟกซ์มือถือคือคุณสามารถส่งและรับแฟกซ์ได้จากทุกที่ทุกเวลาด้วยอุปกรณ์พกพาที่เปิดใช้งานอินเทอร์เน็ต สำหรับตัวแทนฝ่ายขายหรือพนักงานคนอื่นๆ ที่ไม่ค่อยได้อยู่ที่สำนักงาน การแฟกซ์ผ่านมือถือเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือในการสื่อสารที่มีประโยชน์
แฟกซ์มือถือยังให้คุณสามารถพิมพ์เอกสารจากมือถือของคุณไปยังเครื่องแฟกซ์ใกล้เคียง ไม่จำเป็นต้องซื้อเครื่องพิมพ์พก พาแฟนซี หรือกังวลเกี่ยวกับการติดตั้งไดรเวอร์ที่ถูกต้องเพื่อใช้เครื่องพิมพ์ที่โรงแรม
การพิมพ์ไปยังเครื่องแฟกซ์จะเหมือนกับการส่งแฟกซ์ผ่านมือถือ
- เพียงแนบเอกสารที่คุณต้องการพิมพ์ไปยังอีเมล และส่งไปที่หมายเลขแฟกซ์ของเครื่องแฟกซ์ที่ใกล้ที่สุด
- การสมัครบริการแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตของคุณจะแปลงเอกสารเป็นแฟกซ์
- วินาทีต่อมา เครื่องแฟกซ์จะพิมพ์เอกสารของคุณออกมา
เมื่อคุณทราบวิธีการส่งแฟกซ์จากเดสก์ท็อป แล็ปท็อป หรือ PDA แล้ว มาดูเหตุผลบางประการที่ผู้คนใช้คุณสมบัตินี้แทนเครื่องแฟกซ์แบบเดิม
คุณสมบัติและประโยชน์ของการรับส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต
หากเครื่องแฟกซ์ ของคุณ เชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์ทั่วไป แฟกซ์แต่ละเครื่องที่คุณส่งจะถูกคิดค่าบริการเป็นการโทร ดังนั้น เมื่อคุณส่งแฟกซ์ไปยังปลายทางนอกพื้นที่การโทรในพื้นที่ คุณจะต้องเสียค่าบริการทางไกล การรับส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตทำให้ไม่ต้องใช้เครื่องแฟกซ์และสายโทรศัพท์โดยสิ้นเชิง คุณมักจะจ่ายค่าธรรมเนียมเริ่มต้นเพียงครั้งเดียว จากนั้นเป็นอัตรารายเดือนคงที่ตามจำนวนแฟกซ์สูงสุดที่คุณวางแผนจะส่ง
เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องซื้อ ติดตั้ง และดูแลฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ คุณจึงประหยัดเงินทั้งในด้านอุปกรณ์และบุคลากรด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และเนื่องจากส่งและรับแฟกซ์ผ่าน แอปพลิเคชัน อีเมล ที่มีอยู่ พนักงานจึงไม่ต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม
การรักษาความปลอดภัยอาจเป็นปัญหาสำหรับแฟกซ์ทั่วไป เนื่องจากแฟกซ์แบบกระดาษมักจะนั่งอยู่ในเครื่องจนกว่าจะมีคนรับแฟกซ์ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นผู้รับที่ต้องการ สิ่งนั้นไม่สามารถเกิดขึ้นได้กับแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตเพราะจะส่งไปยังบัญชีอีเมลของผู้รับโดยตรง
บางทีข้อได้เปรียบพื้นฐานและมีประโยชน์มากที่สุดของการรับส่งแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตไม่จำเป็นต้องจัดการกับเครื่องแฟกซ์ทั่วไป คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนตลับผงหมึกหรือกังวลเรื่องสัญญาณไม่ว่าง และคุณไม่ต้องกังวลว่าแฟกซ์จะสูญหายในกองเอกสาร
คุณสมบัติอื่น ๆ ของแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ต
บริการแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตส่วนใหญ่มาพร้อมกับเว็บไซต์หรือเว็บอินเตอร์เฟสเพื่อเข้าถึงคุณสมบัติพิเศษเช่น:
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแฟกซ์ทางอินเทอร์เน็ตและหัวข้อที่เกี่ยวข้อง โปรดดูที่ลิงก์ในหน้าถัดไป
