電話会議の仕組み

過去数年間で、企業はますます大きくなり、ますます広がっています。多くのアメリカ人従業員（2004年には4400万人以上）も、少なくとも一部の仕事を自宅で行っています[参照]。オフィスと従業員は何千マイルも離れている可能性があるため、会議やトレーニングのために全員を同じ部屋に入れることは、多くの企業にとって明らかに非現実的です。

そのため、電話会議（同じ物理的空間にいない人々の間でのリアルタイムの情報交換）は、非常に大きな産業になっています。アメリカの音声会議業界だけでも、2004年の収益は22.5億ドルでした[参照]。電話会議を通じて、企業は、直接ではなく電話またはオンラインで、会議、顧客説明会、トレーニング、デモンストレーション、およびワークショップを実施できます。

この記事では、電話会議からオンライン会議まで、さまざまな種類の電話会議について説明します。

最も単純な電話会議は3者間通話であり、電話会社からのサービスとして多くの家庭で利用できます。もう1つの非常に単純な（ただし必ずしも効果的ではない）方法は、2つのグループの人々がスピーカーフォンを介して互いに話すことです。三者通話の制限とスピーカーフォンの音質により、ほとんどの企業にとってこれらのオプションはどちらも実用的ではありません。

電話会議では、数人から数百人の人々のグループが電話でコミュニケーションをとることができます。銀行や証券会社は、電話会議を使用して、多数のリスナーにステータスレポートを提供することがよくあります。他の企業は、電話会議を使用して、同僚のコミュニケーション、計画、ブレインストーミングを支援しています。通話に接続するには、参加者が指定された番号に電話をかけるか（MeetMe会議）、オペレーターまたはモデレーターが各参加者に電話をかけます（アドホック会議）。

電話会議は、本質的に電話のように機能し、複数の電話に同時に応答できるサーバーである電話会議ブリッジを介して人々を接続します。ソフトウェアは、単に複数の発信者を接続するだけでなく、ブリッジの機能において大きな役割を果たします。

企業は独自のブリッジを持つことも、電話会議のホスティングについてサービスプロバイダーと契約することもできます。プロバイダーは、次のような電話会議用のアドオン機能を頻繁に提供しています。

VoIPソフトウェアがサポートしている場合、Voice over IP（VoIP）電話を使用している企業は、電話会議を自分でホストすることもできます。

多くの電話会議システムでは、システムにアクセスするためにログインと個人識別番号（PIN）が必要です。これにより、通話中に機密情報や専有情報を保護できます。

テレビ電話は電話会議に視覚的な要素を追加できますが、企業は他の視覚的な情報を共有する必要があることがよくあります。

構内交換機

企業は通常、オフィス内に構内交換機（PBX）を持っています。PBXは、オフィス内の電話接続の交換ネットワークです。各電話には内線番号があり、複数の電話が外部の公衆交換電話網（PSTN）への回線を共有します。これは通常、特に大企業の場合、各内線に専用の電話回線を使用するよりも安価です。

Web会議では、音声だけでなくテキストやビデオを介してコミュニケーションをとることができます。最も単純なWeb会議方法では、チャットおよびインスタントメッセージングプログラムを使用して、テキストベースのグループディスカッションをホストします。より洗練されたプログラムは、ウェブカメラやストリーミングビデオと視覚情報を交換します。オンラインでドキュメントを共有できるものもあります。

企業は、会議ソフトウェアを購入して自分で会議をホストするか、ホスティングサービスを使用することができます。ホスティングサービスは、会議を実施するためのソフトウェアとサーバースペースを提供します。いずれにせよ、会社またはホスティングサービスには、会議を調整するためのソフトウェアと、それに対応するための十分なサーバースペースと帯域幅が必要です。

Web会議プログラムは、Webページとインターネット通信にすでに一般的なツールを組み合わせたものです。これらのツールを1つのインターフェイスにバンドルして、インタラクティブな会議環境を作成します。これらのツールは次のとおりです。

一部のプログラムは、完全にコンピューターベースおよびインターネットベースです。電話システムを使用してオーディオコンテンツを配信する人もいます。オンライン会議に参加するには、参加者は次のものを持っている必要があります。

会議プログラムがインターネットベースのオーディオチャットとWebカメラフィードに依存している場合、参加者のPCには次のものが必要です。

一般に、すべてのオンラインプレゼンテーションまたは会議には、モデレーターと出席者がいます。モデレーターは、会議の日時を設定し、コンテンツを準備し、会議が始まる前にすべてが正しく機能することを確認します。参加者は、プログラムの設定と機能に基づいて、フィードバックを提供せずにプレゼンテーションを表示するか、共同作業を行うことができます。多くの場合、モデレーターは後で表示するためにプレゼンテーションを記録し、会議中にモデレーター機能を出席者に渡すことができます。

しかし、人々はこれらの仮想会議室で何ができるでしょうか？確認してみましょう。

Web会議の他の用途

Web会議は企業だけのものではありません。病院は、音声会議とビデオ会議を使用して、救急治療室のスタッフを補うことができます。たとえば、マサチューセッツ州の一部の病院では、ビデオ会議を使用して、神経科医が脳卒中患者と話し合うことができます。Web会議では、配備された兵士が家族と通信したり、結婚したりすることもできます。

Web会議プログラムには、非常に多様な機能が備わっています。一部は、会社の既存の電子メール、カレンダー、メッセージング、およびオフィスの生産性アプリケーションとマージできます。一部の参加者は、追加のソフトウェアをインストールせずに、通常のWebブラウザでプレゼンテーションを表示できます。

ソフトウェアに応じて、人々は次のことができます。

これらの会議はインターネットを介して行われるため、プログラムにはセキュリティと暗号化のオプションが含まれています。ほとんどのプログラムでは、モデレーターと出席者が会議にアクセスするためにログイン名とパスワードを使用する必要があります。SSLまたはTLS暗号化を使用してデータを保護するものもあります。一部の企業は、データが企業のファイアウォールの背後にとどまるように、内部サーバーでWeb会議をホストしています。モデレーターまたはホストは、サインインログとロールコールを通じて、会議に参加しているユーザーを監視できます。

典型的なオンライン会議

Web会議は、ソフトウェア、ホスティング、およびモデレーターが会議を実行する方法によって大幅に異なる可能性があります。多くの会議プログラムで使用される基本的な手順は次のとおりです。

在宅勤務、電話会議、および関連トピックの詳細については、次のページのリンクを確認してください。

Web会議の条件

• ウェビナー-オンラインで配布されるインタラクティブなセミナーまたはプレゼンテーション
• Webキャスト-オンラインで配信される一方向のオーディオまたはビデオプレゼンテーション

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