Gmail ทำงานอย่างไร

ตั้งแต่เริ่มแรกซึ่งย้อนกลับไปในปี 2547 Gmail ได้นำเสนอคุณลักษณะใหม่ๆ แก่ผู้ใช้ เช่น พื้นที่เก็บข้อมูลฟรีกิกะไบต์ ฟังก์ชันการค้นหาในตัว และการจัดกลุ่มข้อความ

คุณลักษณะเหล่านี้ช่วยให้ Gmail เป็นผู้ให้บริการอีเมลที่มีคะแนนสูงสุด ในเดือนตุลาคม 2550 คาดว่า Gmail จะเป็นบริการอีเมลฟรีที่ใหญ่เป็นอันดับสามด้วยจำนวนผู้ใช้ 87 ล้านคนทั่วโลก โดยอิงจากข้อมูลจาก comScore Media Metrix Yahoo Mail เป็นผู้นำทางด้วยผู้ใช้ประมาณ 262 ล้านคน ตามด้วยผู้ใช้ประมาณ 256 ล้านคนสำหรับ MSN Hotmail อันดับสอง (ปัจจุบันคืออีเมล Windows Live) [ที่มา: TechNewsWorld ]

ในขณะที่ AOL และ Yahoo ให้บริการอีเมลทางเว็บมาตั้งแต่ปี 1990 Gmail เริ่มเป็นบริการอีเมลภายในที่ Google Inc. แต่เดิม บริการนี้ได้รับเชิญจากสมาชิก Google ในเดือนเมษายน 2547 ในเดือนกุมภาพันธ์ 2550 Google ได้เสนอ Gmail ให้กับทุกคน [ที่มา: ประวัติ Google ]

ตั้งแต่นั้นมา Google ได้ขยายคุณสมบัติของบริการอีเมลให้ครอบคลุมการสนทนากลุ่มกับผู้ใช้ AIM (AOL Instant Messenger), Gmail สำหรับอุปกรณ์มือถือ, การเข้าถึงอีเมลจากบริการอื่นๆ เช่น AOL หรือ Yahoo Mail, การสแกนไวรัส, การควบคุมสแปม, ทางลัดและอื่น ๆ Gmail ยังมีการส่งข้อความใน 40 ภาษาและอนุญาตให้แนบไฟล์ขนาดสูงสุด 20 เมกะไบต์ [แหล่งที่มา: ประวัติ Google ]

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาคุณลักษณะเหล่านี้และคุณลักษณะอื่นๆ ของ Gmail อย่างละเอียดยิ่งขึ้น ขั้นแรก เรามาดูกันว่าการตั้งค่าบัญชีและลงชื่อเข้าใช้ Gmail นั้นง่ายเพียงใด

สารบัญ

1. เริ่มต้นใช้งาน Gmail
2. พื้นฐาน Gmail
3. คุณลักษณะของ Gmail
4. นวัตกรรม Gmail

เริ่มต้นใช้งาน Gmail ได้ง่าย โดยเริ่มจากการสมัครบัญชี Google เมื่อคุณมีแล้ว คุณสามารถเข้าสู่ระบบ Gmail ให้สมบูรณ์และส่งอีเมลฉบับแรกของคุณ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการลงชื่อเข้าใช้ Gmail

เมื่อไปที่ "การตั้งค่า" ที่ด้านบนขวา คุณจะทำการเปลี่ยนแปลงในแบบของคุณสำหรับ Gmail ได้ ตัวอย่างเช่น คลิก "การตั้งค่า" แล้วคลิก "ทั่วไป" ในหน้าจอนี้ คุณสามารถเลือกภาษาที่คุณต้องการใช้ ปรับแต่งอีเมลด้วยรูปภาพของคุณ และเพิ่มลายเซ็น เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ ซึ่งจะปรากฏในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง คุณยังสามารถตั้งค่าการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน ซึ่งเป็นการตอบกลับที่จะถูกส่งโดยอัตโนมัติไปยังทุกคนที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ อย่าลืมคลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง" หลังจากที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า

เมื่อคุณพร้อมที่จะใช้ Gmail แล้ว ให้ไปที่หน้าถัดไปเพื่อเรียนรู้พื้นฐานของการส่งและรับอีเมล

พื้นฐานของ Gmail เริ่มต้นด้วยการเรียนรู้การใช้อีเมล กล่าวคือ การส่งข้อความหรือการรับข้อความ หลังจากนั้น คุณจะต้องส่งไฟล์แนบในอีเมล เก็บข้อความ และใช้การค้นหาโดย Google เพื่อค้นหาข้อมูลในอีเมล

ส่งข้อความ

หากต้องการส่งข้อความ ให้คลิก "เขียนจดหมาย" ที่ด้านบนซ้าย จากนั้นพิมพ์ที่อยู่ของผู้รับหลัง "ถึง" หากคุณได้เพิ่มที่อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถพิมพ์อักษรตัวแรกหรือสองตัวของชื่อสำหรับการเติมข้อความอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณสามารถเลือกชื่อที่คุณต้องการได้

คลิกที่ "เพิ่มสำเนา" เพื่อเพิ่มที่อยู่สำหรับผู้ที่ยินดีต้อนรับการตอบกลับแต่ไม่จำเป็น คลิกที่ " Bcc " เพื่อเพิ่มผู้รับที่จะซ่อนชื่อและที่อยู่

ถัดไป ป้อนหัวข้อของคุณหลัง "เรื่อง" แล้วพิมพ์ข้อความของคุณลงในช่องขนาดใหญ่ คุณสามารถเปลี่ยนการจัดรูปแบบ ฟอนต์ และสีของข้อความโดยใช้สัญลักษณ์เหนือกล่อง คุณยังสามารถตรวจการสะกด เพิ่มลิงก์ และแนบไฟล์ได้อีกด้วย (คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับไฟล์แนบในหน้านี้ในภายหลัง)

Gmail จะบันทึกข้อความของคุณเป็นฉบับร่างโดยอัตโนมัติทุกๆ สองสามนาทีในขณะที่คุณเขียน เมื่อข้อความของคุณเสร็จสมบูรณ์ ให้คลิก "ส่ง" การยืนยันเหนือหน้าต่างจะแสดงข้อความของคุณถูกส่งแล้ว หากคุณไม่ต้องการบันทึกข้อความร่าง ให้ลบออกจากโฟลเดอร์ร่าง

การรับข้อความและการตอบกลับ

ตรวจสอบหมายเลขถัดจากกล่องขาเข้าของคุณเพื่อดูว่าคุณมีข้อความใหม่หรือไม่ Gmail จะตรวจหาข้อความใหม่ทุกสองนาทีและอัปเดตการนับ

Gmail จะบันทึก "การสนทนา" ของข้อความต้นฉบับและการตอบกลับทั้งหมด เมื่อคุณเปิดข้อความ ข้อความใหม่ล่าสุดในการสนทนาจะอยู่ด้านบนสุดโดยส่วนที่เหลือจะเรียงซ้อนกันอยู่ด้านล่าง หากต้องการอ่านข้อความทั้งหมดในการสนทนา ให้คลิก "ขยายทั้งหมด"

หากต้องการพิมพ์ข้อความ ให้คลิกลูกศรลงข้าง "ตอบกลับ" แล้วเลือก "พิมพ์" หากต้องการพิมพ์การสนทนาทั้งหมด ให้คลิก "พิมพ์ทั้งหมด"

หากต้องการส่งต่อข้อความแต่ละรายการ ให้เปิดและคลิก "ส่งต่อ" จากด้านล่างพื้นที่ข้อความ ป้อนที่อยู่ของผู้รับและเพิ่มบันทึกย่อลงในข้อความ คลิก "ส่ง"

การใช้ไฟล์แนบ

เมื่อใช้ Gmail ไฟล์แนบ เช่น เอกสาร รูปภาพ หรือวิดีโอ จะเพิ่มและอ่านได้ง่าย หากต้องการแนบไฟล์ไปกับข้อความ ให้คลิก "แนบไฟล์" ใต้ช่องเรื่อง ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการแนบ แล้วคลิก "เปิด" "แนบไฟล์อื่น" ให้คุณทำขั้นตอนซ้ำได้ หากต้องการลบไฟล์แนบ ให้คลิก "ลบ"

หากต้องการดูไฟล์แนบ ให้เปิดข้อความ คลิก "ดาวน์โหลด" ที่ด้านล่างสุดของข้อความ จากนั้น "เปิด" หรือ "บันทึก" หากต้องการดูไฟล์แนบโดยไม่ต้องดาวน์โหลด ให้คลิก "ดูเป็น HTML" หลังจากเปิดข้อความ คุณยังสามารถเปิดไฟล์ Microsoft Excel เป็น Google สเปรดชีต และไฟล์ Microsoft Word เป็น Google เอกสาร

คลังข้อความ

การเก็บถาวรช่วยให้คุณย้ายข้อความจากกล่องจดหมายเข้าไปยัง All Mail เพื่อจัดเก็บ คุณสามารถค้นหาข้อมูลในอีเมลเหล่านี้ได้ในภายหลังโดยใช้เครื่องมือค้นหา หากต้องการเก็บข้อความ ให้เลือกช่องข้างชื่อผู้ส่งแล้วคลิก "เก็บถาวร" ถ้ามีคนตอบกลับข้อความที่คุณเก็บถาวร การสนทนาทั้งหมดจะปรากฏในกล่องจดหมายของคุณอีกครั้ง

Gmail มีคุณสมบัติมากมายนอกเหนือจากพื้นฐาน ต่อไป มาดูบางส่วนกัน เช่น ตัวกรองความปลอดภัย Gmail Notifier เพื่อประกาศจดหมายใหม่ และ "เรียกและตอบกลับ" เพื่อเข้าถึงข้อความจากบริการอีเมลอื่นๆ

คุณลักษณะของ Gmail ทำให้อีเมลง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น มาดูรายละเอียดกัน เช่น Gmail Notifier ซึ่งสามารถเตือนคุณเมื่อคุณมีข้อความใหม่ และ Mail Fetcher ซึ่งช่วยให้คุณดึงอีเมลจากบริการอื่นๆ เช่น Yahoo Mail หรือ AOL

Gmail Notifier

แอปพลิเคชันที่ดาวน์โหลดได้นี้จะแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีข้อความ Gmail ใหม่โดยไม่ต้องเปิดเบราว์เซอร์ ตัวแจ้งเตือนจะตรวจสอบข้อความใหม่โดยอัตโนมัติทุกๆ สองนาที ด้วยฟีเจอร์นี้ คุณสามารถดูส่วนสั้นๆ ของข้อความได้มากถึง 30 ข้อความ และเลือกเสียงเพื่อระบุว่าคุณมีเมลใหม่

การเรียกใช้ Gmail Notifier ต้องใช้ Windows 2000, Windows XP หรือ Windows เวอร์ชันใหม่กว่า ผู้ใช้ Mac ต้องใช้ OS X 10.3.8 หรือใหม่กว่าเพื่อเรียกใช้ Notifier ซึ่งสามารถเตือนพวกเขาถึงกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นที่บันทึกไว้ใน Google ปฏิทิน

Mail Fetcher

คุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถดึงและดาวน์โหลดข้อความจากบัญชีอีเมลอื่น ๆ ได้ถึงห้าบัญชี Mail Fetcher จะตรวจสอบบัญชีทั้งหมดเป็นประจำ เพื่อให้จดหมายจากบัญชีนั้นปรากฏใน Gmail โดยอัตโนมัติ บัญชีที่คุณต้องการเข้าถึงจะต้องเปิดใช้งานการเข้าถึง POP (Post Office Protocol) POP อนุญาตให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อความจากเซิร์ฟเวอร์ของ Gmail เพื่อให้สามารถเข้าถึงอีเมลได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ติดต่อกลุ่ม

ด้วยการสร้างกลุ่มผู้ติดต่อ คุณสามารถส่งอีเมลถึงทุกคนในกลุ่มได้อย่างรวดเร็ว หากต้องการสร้างกลุ่ม ให้คลิก "รายชื่อติดต่อ" ทางด้านซ้าย แล้วคลิก "กลุ่มใหม่" ที่มุมซ้ายบน ป้อนชื่อกลุ่มแล้วคลิก "ตกลง"

ในการเติมรายชื่อในกลุ่ม ให้เลือกรายชื่อที่คุณต้องการในรายการที่ติดต่อ จากนั้นเปิดเมนู Groups และภายใต้ "Add to . . ." ให้เลือกกลุ่มที่คุณต้องการ

หากต้องการเพิ่มเติมในภายหลัง ให้ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อในช่อง "เพิ่มในกลุ่ม" ใต้รายชื่อผู้ติดต่อ

ในการส่งข้อความไปยังกลุ่ม ให้ไปที่หน้าต่างเขียน หลัง "ถึง:" ให้ป้อนอักษรสองสามตัวแรกของชื่อกลุ่มที่ติดต่อ เลือกจากรายการที่จะแนะนำและเขียนและส่งข้อความของคุณโดยอัตโนมัติ

ความปลอดภัยและสแปม

Gmail ให้ความสำคัญกับความปลอดภัย โดยเริ่มจากการสแกนไวรัสของไฟล์แนบทุกฉบับที่คุณส่ง ทุกไฟล์แนบที่คุณได้รับจะถูกสแกนสองครั้ง เมื่อมีการส่งและเมื่อคุณเปิดข้อความ อีเมลที่น่าสงสัยจะเข้าไปในโฟลเดอร์สแปมโดยตรง หากต้องการลบจดหมายขยะออกจากกล่องจดหมาย ให้เลือกข้อความที่ไม่ต้องการแล้วคลิก "รายงานจดหมายขยะ"

คุณยังสามารถส่งอีเมลที่ไม่ต้องการจากที่อยู่หรือโดเมนที่ต้องการไปยังถังขยะโดยตรงด้วยการตั้งค่าตัวกรอง คลิก "สร้างตัวกรอง" ใต้ช่องค้นหา กรอกข้อมูลในฟิลด์ที่มีเกณฑ์สำหรับตัวกรองของคุณ แล้วคลิก "ขั้นตอนต่อไป" เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดการอีเมลโดยทำเครื่องหมายในช่องเช่น "ลบทิ้ง" จากนั้นคลิก "สร้างตัวกรอง"

การควบคุมโดยผู้ปกครอง

เด็กอายุต่ำกว่า 13 ปีต้องได้รับอนุญาตจากผู้ปกครองเพื่อสร้างบัญชี Gmail ผู้ปกครองยังสามารถใช้ตัวกรองอีเมลเพื่อบล็อกอีเมลที่ไม่ต้องการไม่ให้เข้าถึงบุตรหลานได้

Gmail ยังแนะนำให้ผู้ปกครอง:

Gmail ยังคงมองหาวิธีการใหม่ๆ ในการส่งและรับอีเมล อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีใช้ Gmail สำหรับการแชท การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีกับผู้ใช้ AIM อีเมลจากอุปกรณ์เคลื่อนที่ และอีเมลด้วยเสียง

นวัตกรรมของ Gmail เป็นมากกว่าแค่การจัดการอีเมลบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลของคุณ ด้วย Gmail จาก Google คุณสามารถแชทกับเพื่อนหรือในกลุ่ม ข้อความโต้ตอบแบบทันที (IM) กับผู้ใช้ AIM คนอื่น ใช้ประโยชน์จากอีเมลด้วยเสียง และใช้ Gmail สำหรับมือถือจาก BlackBerry, iPhone หรืออุปกรณ์มือถืออื่นๆ

จดหมายด้วยเสียง

หากคุณลงชื่อเข้าใช้ Google Talk ที่ดาวน์โหลดได้ในขณะที่ใช้คุณลักษณะการแชทของ Gmail คุณสามารถโทรออกและรับสายสนทนาได้ ปุ่ม "โทร" จะปรากฏข้างโปรไฟล์ผู้ติดต่อของคุณ เว้นแต่ว่าปุ่มนั้นจะปรากฏเป็นสีเทา แสดงว่าบุคคลนั้นสามารถพูดคุยได้

ผู้ติดต่อของคุณสามารถฝากข้อความเสียงไว้โดยใช้ข้อความเสียงของ Google Talk สิ่งเหล่านี้จะปรากฏเป็นข้อความพิเศษในกล่องจดหมายของคุณ พวกเขามีหัวเรื่อง "ข้อความเสียงจากชื่อผู้ติดต่อ (x วินาที)" และปรากฏพร้อมไอคอนโทรศัพท์ หากต้องการฟังข้อความเสียง ให้คลิก "เล่น" ในมุมมองการสนทนา

แชทใน Gmail

เช่นเดียวกับ Google Talk Gmail อนุญาตให้คุณแชทกับคนเพียงคนเดียวหรือกับกลุ่ม คุณสามารถแชทกับใครก็ได้ในรายการแชทที่มีลูกบอลสีอยู่ข้างๆ ชื่อของเขาหรือเธอ ไปที่ "แชท" และค้นหาและคลิกชื่อบุคคลที่คุณต้องการ ที่จะเปิดหน้าต่างแชท ให้ป้อนข้อความของคุณแล้วกด "Enter"

คุณยังค้นหารายชื่อติดต่อได้โดยป้อนชื่อที่ต้องการในช่องด้านบนของแชท หรือคุณสามารถค้นหาบุคคลที่คุณต้องการได้จากรายชื่อผู้ติดต่อ จากนั้นคลิกลิงก์แชท เมื่อคุณแชทเสร็จแล้ว ให้คลิก x ที่มุมบนขวาของหน้าต่างแชท แชทใช้งานได้กับ Internet Explorer 6.0+ หรือ Firefox 1.0+ แต่ใช้กับ Safari หรือเบราว์เซอร์อื่นๆ ไม่ได้ แชทจะถูกบันทึกและสามารถค้นหาได้

การแชทเป็นกลุ่มช่วยให้คุณพูดคุยกับผู้ติดต่อได้ไม่จำกัดจำนวนในคราวเดียว วิธีตั้งค่ามีดังนี้

แชท/IM กับผู้ใช้ AIM

ด้วยการแชทของ Gmail คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี AIM จาก Gmail เพื่อสนทนากับเพื่อนใน AIM รายชื่อเหล่านี้อยู่ในรายชื่อติดต่อของคุณ และคุณสามารถค้นหาได้ ในการแชท คุณเพียงแค่คลิกที่ชื่อในรายการแชทของคุณและพิมพ์ข้อความ

Gmail สำหรับมือถือ

คุณสามารถเข้าถึง Gmail สำหรับมือถือผ่านเว็บเบราว์เซอร์ของสมาร์ทโฟนหรือจากแอปพลิเคชันที่ดาวน์โหลดลงในโทรศัพท์ หากต้องการเข้าถึงโดยเบราว์เซอร์ ให้เปิดเบราว์เซอร์ของโทรศัพท์ไปที่Gmail อินเทอร์เฟซทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังใช้ Gmail บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

Gmail ที่ดาวน์โหลดได้สำหรับมือถือยังช่วยให้การกระทำของคุณตรงกับบัญชี Gmail ของคุณ แต่จะเร็วกว่าและใช้ข้อมูลน้อยกว่าเวอร์ชันของเบราว์เซอร์ หากต้องการลองใช้ Gmail ที่ดาวน์โหลดได้สำหรับมือถือ ให้เปิดเบราว์เซอร์ของโทรศัพท์ไปที่ แอปพลิเค ชันGmail

ทั้งสองเวอร์ชันมีฟังก์ชันของ Gmail เช่น มุมมองการค้นหาและการสนทนา และทั้งคู่มีการซิงค์อัตโนมัติ ดังนั้นทุกสิ่งที่คุณทำใน Gmail จากโทรศัพท์ของคุณจะแสดงในบัญชี Gmail ปกติของคุณด้วย

บทความนี้ให้ภาพรวมบริการ Gmail แต่ Google ยังคงอัปเกรดและเพิ่มข้อเสนอ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมมากมายเกี่ยวกับ Gmail และหัวข้อที่เกี่ยวข้อง โปรดไปที่ลิงก์ในหน้าถัดไป

บทความที่เกี่ยวข้อง

ลิงค์ที่ยอดเยี่ยมเพิ่มเติม