เหตุใดการให้การอ้างอิงอย่างมืออาชีพอาจเป็นเขตที่วางทุ่นระเบิด

หลายปีก่อน ฉันได้รับอีเมลจากอดีตนายจ้างเพื่อขอข้อมูลอ้างอิงสำหรับคนที่เคยทำงานให้กับฉันที่บริษัทอื่นในตำแหน่งชั่วคราว ฉันปฏิเสธอย่างสุภาพอย่างน้อยสองครั้ง แต่เธอก็กลับมาหาฉันพร้อมกับคำขอ เห็นได้ชัดว่าเธออยู่ในรั้วเกี่ยวกับพนักงานที่มีศักยภาพและ "ต้องการความเข้าใจของฉัน" ในที่สุดฉันก็ยอมจำนนและให้ประโยคสองประโยคแก่เธอ ฉบับย่อ ส่วนใหญ่เกี่ยวกับความตรงต่อเวลาและประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเส้นตาย

ไม่นานหลังจากที่ฉันพบว่าเธอยังคงจ้างลูกจ้างในขั้นทดลองและบอกเขาว่าช่วงทดลองงานนั้นเป็นเพราะการอ้างอิงที่ไม่น่าพอใจ พนักงานไม่ต้องใช้อะไรมากในการรวบรวมสองและสองว่าฉันเป็น "ผู้กระทำผิด" - เขาพูดมากกับคนอื่น ๆ ในอุตสาหกรรมของเรา ฉันรู้สึกไม่สบายใจเลย อย่างแรกเลยเพราะว่ามืออาชีพระดับสูงนั้นแหกกฎเกณฑ์ทั้งหมดและติเตียนฉัน แต่แล้วพนักงานก็จะขยายเวลาความคิดเห็นที่ด้อยกว่าของฉันด้วยการพูดจาไม่ดีใส่ฉันไปทั่วเมือง

หลังจากประสบการณ์นี้ ฉันให้คำมั่นว่าจะไม่อ้างอิงอีกเลย เว้นแต่ฉันจะพูดเกินจริงเกี่ยวกับบุคคลที่เป็นปัญหาได้ ในความคิดของฉัน ความเงียบของฉันควรจะพูดได้เต็มปากเต็มคำ แต่แนวทางการแก้ไขของฉันเป็นสิ่งที่ผู้เชี่ยวชาญแนะนำหรือไม่ ฉันได้พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลสองคนเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการหลีกเลี่ยงเขตที่วางทุ่นระเบิดอ้างอิง จากมุมมองของทั้งอดีตนายจ้างและลูกจ้าง

คำแนะนำอ้างอิงสำหรับพนักงาน

1. ปลูกฝังความสัมพันธ์รอบตัว

ในยุคของโซเชียลมีเดียและแพลตฟอร์มเครือข่าย มันง่ายสำหรับผู้มีโอกาสเป็นพนักงานที่จะได้รับข้อมูลอ้างอิงนอกเหนือจากที่คุณให้ไว้อย่างชัดแจ้ง อันที่จริง ผู้เชี่ยวชาญด้านการจ้างงานจำนวนมากต้องการรับข้อมูลจาก "ข้อมูลอ้างอิงลับๆ" เหล่านี้

"พนักงานจำเป็นต้องรู้ว่าผู้จัดการการจ้างงานอาจใช้วิธีนี้เพื่อค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขา ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องปลูกฝังความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นในขณะที่พวกเขากำลังจ้างงานและต้องออกจากงานด้วยเงื่อนไขที่ดี" Greg Everett ผู้จัดการฝ่ายจัดหางานอาวุโสของRandstad กล่าว สหรัฐอเมริกา . "ในขณะที่พนักงานอาจเลือกและเลือกข้อมูลอ้างอิงที่พวกเขาจัดหาให้กับผู้จัดการการจ้างงานในเชิงรุก แต่ก็มีโอกาสเสมอที่นายจ้างในอนาคตของพวกเขาจะมองข้ามกลุ่มอ้างอิงที่ได้รับการดูแลเป็นอย่างดี"

ดังนั้น พยายามทำให้อดีตเจ้านายและเพื่อนร่วมงานของคุณประทับใจมากที่สุด เพราะคุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าใครจะได้รับอีเมลคำขออ้างอิงเก่า ที่กล่าวว่ายังคงเป็นสิ่งสำคัญที่จะมีรายชื่อสั้น ๆ ของคนที่สบายใจที่จะร้องเพลงสรรเสริญของคุณหากถูกถาม “หากพนักงานเลือกที่จะออกจากบริษัท พวกเขาควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีพี่เลี้ยง หัวหน้างาน ผู้จัดการ หรือเพื่อนร่วมงานเพื่อขอคำแนะนำที่แข็งแกร่ง ด้วยวิธีนี้หากนายจ้างในอนาคตเอื้อมมือออกไปหาคนที่พวกเขารู้จักในบริษัท ผู้สมัคร ได้ทำงานเพื่อ พวกเขาสามารถรู้สึกมั่นใจว่าสิ่งที่ยอดเยี่ยมจะพูดเกี่ยวกับพวกเขา "เอเวอเร็ตต์อธิบาย

2. ทำการถาม

แม้ว่าบางครั้งนายจ้างอาจใช้ข้อมูลอ้างอิง "ลับๆ" แต่พวกเขาจะขอข้อมูลอ้างอิง "ล่วงหน้า" เสมอ เป็นเรื่องน่าแปลกใจที่มีผู้สมัครงานจำนวนมากที่ไม่ได้ถามอดีตหัวหน้างาน/เพื่อนร่วมงานของตนล่วงหน้าว่าพวกเขาสะดวกใจที่จะใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงหรือไม่ก่อนที่จะระบุชื่อ เพียงเพราะคุณทำงานให้ (หรือเป็นเพื่อนด้วย) กับใครบางคนไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะให้คำแนะนำที่ดีแก่คุณ ดังนั้น ให้ถามก่อนเสมอว่าคุณสามารถวางใครบางคนไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้หรือไม่ และอย่างที่สอง พวกเขาสามารถให้คำแนะนำในเชิงบวกกับคุณได้หรือไม่

หากคุณต้องการให้พวกเขาเขียนจดหมายอ้างอิงถึงคุณ Everett กล่าวว่าควรพิจารณาอย่างรอบคอบเกี่ยวกับความคิดเห็นของนายจ้างในอนาคต "โดยส่วนตัวแล้วฉันชอบการอ้างอิงจากหัวหน้างาน ผู้ใต้บังคับบัญชา (ผู้ใต้บังคับบัญชา) และสุดท้ายก็เป็นเพื่อน" เขากล่าว ทั้งนี้เพื่อให้นายจ้างที่มีศักยภาพสามารถกำหนดได้ว่าคุณทำงานได้ดีเพียงใดภายใต้ กับ และเหนือผู้คน

เมื่อคุณทำการขอ เขาเสริมว่า ให้รายละเอียดเกี่ยวกับตำแหน่งที่คุณสมัครแก่บุคคลนั้น เพื่อช่วยวางกรอบคำแนะนำ การส่งอีเมลประวัติย่อของคุณไปพร้อมกับการเน้นย้ำความสำเร็จก็มีประโยชน์เช่นกัน เพราะจะช่วยเตือนความจำของพวกเขาเกี่ยวกับผลงานของคุณ

อย่างไรก็ตาม หลีกเลี่ยงการร่างจดหมายและขอลายเซ็น “ในฐานะนายหน้า ฉันแทบจะบอกได้เสมอว่าผู้สมัครเขียนจดหมายฉบับนี้และได้รับการอนุมัติโดยการอ้างอิงของพวกเขา” เอเวอเร็ตต์อธิบาย

คำแนะนำอ้างอิงสำหรับนายจ้าง

1. อย่ารู้สึกผูกพันที่จะให้

การอ้างอิงพนักงานขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทของคุณ เช่นเดียวกับระดับความสะดวกสบายส่วนบุคคลของคุณ บางบริษัทปฏิเสธคำขออ้างอิงทั้งหมด โดยเลือกที่จะตรวจสอบเฉพาะวันแรกและวันสุดท้ายของการจ้างงานแทน ดังนั้น ก่อนที่คุณจะให้ข้อมูลอ้างอิง คุณควรทำความเข้าใจกับนโยบายเฉพาะของนายจ้างเสียก่อน

Jake Penney เป็นหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลของEnglish Blindsซึ่งตั้งอยู่ในสหราชอาณาจักร "ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ฉันได้ทำงานให้กับบริษัทมากกว่าหนึ่งแห่งที่มีนโยบายครอบคลุมว่าจะไม่ให้ข้อมูลอ้างอิงที่ไม่ดีแก่อดีตพนักงาน โดยแทบไม่มีเวลาว่างในเรื่องนี้!" เขาอธิบายในอีเมล "ช่องโหว่เพียงอย่างเดียวคือถ้าพนักงานถูกตัดสินว่ามีความผิด (เช่นการโจรกรรมในที่ทำงาน) ซึ่งในกรณีนี้เราได้รับอนุญาตให้ระบุว่าพวกเขาขโมยจากเราและได้รับการพิสูจน์แล้วและ / หรือให้รายละเอียดลักษณะที่แน่นอนในการออกจาก บริษัท กล่าวคือ 'ถูกปล่อยตัวและมีบุคคลอื่นเข้ามามีบทบาท' หรือ 'ลาออกเพื่อหลีกเลี่ยงการเลิกจ้าง'" เขากล่าว

ในสหรัฐอเมริกา อดีตนายจ้างสามารถพูดได้ว่ามีใครบางคนถูกไล่ออกเนื่องจากการลักขโมย โดยถือว่านี่ เป็นข้อเท็จจริงที่พิสูจน์แล้ว (เช่น พนักงานถูกจับได้ว่ากระทำความผิด) แต่เนื่องจากการแตกสาขาทางกฎหมายในเรื่องนี้ นายจ้างส่วนใหญ่จะเพียงแค่ ระบุชื่อและวันที่จ้างงาน

แม้ว่าบริษัทของคุณจะอนุญาตให้มีการอ้างอิง แต่ก็สามารถหลีกเลี่ยงงานบ้านได้ 100 เปอร์เซ็นต์หากคุณไม่ต้องการทำ “หากผู้ถูกขอให้อ้างอิงรู้สึกไม่สบายใจที่จะให้คำแนะนำ พวกเขาควรตอบอย่างสุภาพและแจ้งให้ผู้สมัครทราบด้วยความเคารพว่าพวกเขาปฏิเสธ” เอเวอเร็ตต์กล่าว

If the person asks why you are declining, you can be honest with them and tell them you have some hesitations (name them if you feel comfortable) and so it would be better for them to find someone who can sing their praises.

2. Honesty Is the Best Policy

If you do want to give the reference and your employer allows it, then go for it! A positive reference can go a long way to helping someone land that next job. "Those providing a professional reference are free to say anything they honestly believe about the individual. The law protects individuals from lawsuits for defamation, as long as they are being honest," Everett says. You can ask the employee to refresh your memory about past achievements as well as specific skills to highlight in your reference.

But don't feel pressure to be all rainbows and sunshine. "A reference should highlight the strengths of an employee, but the person providing the reference can and should be honest," Everett explains. "The employee or former employees requesting a reference should already know where they stand with you. And while you should make an effort to understand the role they're applying for, as well as what skills and experiences they bring to the table, you shouldn't feel obligated to follow a script. After all, the hiring manager or recruiter is looking for your honest opinions about the candidate."

Still, those who wish to avoid potential conflict can do so by declining specifics. This can be helpful when you're caught off guard with an unexpected reference call about a less-than-stellar former employee. "A lack of comment or refusal to comment can be hugely enlightening for the person asking the question, without placing the company making the comment at risk," Penney says. "For instance, if asked about the timekeeping skills of someone who was perpetually late, stating that 'we're unable to provide a comment on this subject due to company policies' or a simple 'no comment' is often much more damning than throwing the employee under the bus in exact terms, even when this might be warranted!"

Now That's Good to Know

อย่ารบกวนใส่ข้อมูลติดต่ออ้างอิงในประวัติย่อของคุณ (หรือข้อความที่ไร้ประโยชน์ "ข้อมูลอ้างอิงตามคำขอ") หากนายจ้างสนใจคุณจริงๆ พวกเขาจะขอมันหลังจากการสัมภาษณ์เชิงบวกสองสามครั้งสิ้นสุดลงและเสร็จสิ้น ในระหว่างนี้ ให้ปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลอ้างอิงทางวิชาชีพของคุณ