การบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ทำงานอย่างไร

การประชุมทางโทรศัพท์หรือการประชุมทางไกลเป็นวิธีที่ง่ายและราคาไม่แพงในการจัดประชุมทางโทรศัพท์กับผู้เข้าร่วมทั่วประเทศ หรือแม้แต่ทั่วโลก ด้วยการบันทึกการโทรเหล่านี้ การประชุมทางไกลสามารถให้บริการได้สองวัตถุประสงค์ ทั้งในฐานะเครื่องมือสื่อสารแบบเรียลไทม์และบันทึกที่เก็บถาวร

มีเหตุผลดีๆ มากมายว่าทำไมองค์กรขนาดเล็กและขนาดใหญ่ และแม้แต่บุคคลทั่วไปก็ต้องการบันทึกและเก็บถาวรการประชุมทางโทรศัพท์ นี่คือบางส่วน:

บริการจัดการประชุมทางโทรศัพท์ส่วนใหญ่มีตัวเลือกสำหรับบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ การโทรที่บันทึกไว้จะยังคงอยู่ในระบบการประชุมทางโทรศัพท์ในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยใช้หมายเลขโทรเข้าและรหัสการเข้าถึงเดิมจากการโทรเดิม บริการการประชุมทางไกลบางอย่างจะจัดหาเอกสารหรือไฟล์เสียงดิจิทัล (WAV หรือ MP3) ของการบันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บถาวร

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงเทคโนโลยีและเทคนิคที่จำเป็นในการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ของคุณเอง อันดับแรก เราจะดูการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ด้วยไมโครโฟนมาตรฐาน จากนั้นเราจะตรวจสอบอุปกรณ์ดิจิทัลที่เป็นประโยชน์สำหรับบันทึกการโทรบนคอมพิวเตอร์ของคุณ สุดท้าย เราจะพูดถึงวิธีที่ดีที่สุดในการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบหลายฝ่าย

เริ่มต้นด้วยการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ด้วยไมโครโฟน

สารบัญ

1. การบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ด้วยไมโครโฟน
2. อุปกรณ์ดิจิตอลสำหรับบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์
3. การบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบหลายฝ่าย

เมื่อบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ด้วยไมโครโฟน สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาคือจำนวนคนที่จะพูดระหว่างการโทร [ที่มา: MediaBlab ของ Jake Ludington ]

การประชุมทางโทรศัพท์หลายครั้งเป็น กิจกรรม ที่มากเกินไปซึ่งผู้นำเสนอคนเดียวทำมากที่สุด หากไม่ครอบคลุมทั้งหมด ในกรณีนั้น การบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ไม่ได้เกี่ยวกับการบันทึกการสนทนาระหว่างหลายๆ คน แต่เป็นการบันทึกเสียงของผู้พูดแต่ละคน สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์แบบตัวต่อตัว คุณจะต้องมีไมโครโฟนเพียงตัวเดียวที่อยู่ด้านหน้าผู้นำเสนอ [ที่มา: MediaBlab ของ Jake Ludington ]

การประชุมทางโทรศัพท์อีกประเภทหนึ่งคือการ ตั้งค่า ที่มากเกินไปซึ่งผู้พูดสามหรือสี่คนผลัดกันนำเสนอข้อมูลแก่ผู้เข้าร่วมการประชุมทางไกลที่เหลือ เพื่อให้ได้คุณภาพเสียงที่ดีที่สุดเมื่อบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบไม่กี่ต่อหลายคน คุณจะต้องมีไมโครโฟนแยกต่างหากสำหรับผู้นำเสนอแต่ละคน [แหล่งที่มา: Jake Ludington's MediaBlab ]

ในสถานการณ์การบันทึกใดๆ ที่คุณมีไมโครโฟนหลายตัว คุณจะต้องปรับระดับ ของไมโครโฟนแต่ละตัว เพื่อให้ผู้นำเสนอคนหนึ่งไม่ส่งเสียงที่เงียบมากในการบันทึก ในขณะที่อีกคนหนึ่งส่งเสียงที่ดังมาก

ในการดำเนินการนี้ ไมโครโฟนทั้งหมดจะต้องเชื่อมต่อกับเครื่องผสม มิกเซอร์กำหนดแทร็ก ที่แตกต่างกัน ให้กับไมโครโฟนแต่ละตัว ช่างเทคนิคด้านเสียงสามารถใช้เครื่องผสมเพื่อปรับการขยายเสียงของแต่ละแทร็กจนกว่าจะถึงระดับสาย (0.5-2V) หรือระดับฐานที่แนะนำสำหรับการบันทึกเสียง [แหล่งที่มา: Media College ]

ไมโครโฟนมีสองประเภทพื้นฐาน: แบบหลายทิศทางและแบบทิศทางเดียว ไมโครโฟนแบบหลายทิศทางมี "รูปแบบการรับหลายแบบ" ซึ่งหมายความว่าสามารถบันทึกเสียงที่มาจากหลายทิศทางพร้อมกันได้ [แหล่งที่มา: FilmSound.org ] ไมโครโฟนทิศทางเดียวรับเสียงจากบริเวณด้านหน้าศีรษะของไมโครโฟนโดยตรงเท่านั้น ไมโครโฟนแบบทิศทางเดียวที่ได้รับความนิยมคือไมโครโฟนแบบลาวาเลียร์หรือไมโครโฟนแบบลาวาขนาดเล็กที่สามารถหนีบเข้ากับปกเสื้อได้ [แหล่งที่มา: The Sound Professionals ]

ไมโครโฟนทิศทางเดียวมีประโยชน์สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์หลายครั้งเกินไป เนื่องจากมีผู้นำเสนอเพียงคนเดียว เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้มิกเซอร์สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์ที่มีหลายครั้งเกินไป คุณสามารถซื้อไมโครโฟนตั้งโต๊ะแบบหลายทิศทางเพื่อบันทึกผู้นำเสนอหลายคนในคราวเดียว

มีไมโครโฟนสำหรับการประชุมระดับมืออาชีพที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับห้องประชุมขนาดใหญ่ ไมโครโฟนเหล่านี้ได้รับการตั้งโปรแกรมให้ปรับระดับโดยอัตโนมัติและเพิ่มความถี่ทั่วไปสำหรับคำพูดของมนุษย์ ไมโครโฟนตั้งโต๊ะหลายตัวสามารถ "ถูกล่ามโซ่" เข้าด้วยกันเพื่อขยายไปยังโต๊ะประชุมที่ยาวมาก [แหล่งที่มา: Soniclear ]

ในการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์โดยใช้ไมโครโฟน คุณจะต้องเสียบไมโครโฟนหรือมิกเซอร์เข้ากับเครื่องบันทึกเทปคาสเซ็ตต์หรืออุปกรณ์บันทึกดิจิทัล ในส่วนถัดไป เราจะอธิบายวิธีการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์โดยใช้อุปกรณ์ดิจิทัลและคอมพิวเตอร์

เคล็ดลับการบันทึก

[ที่มา: AccuConference ]

• ตำแหน่งไมโครโฟน:หากใช้ไมโครโฟนหรือชุดหูฟังแบบทิศทางเดียว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไมโครโฟนอยู่ด้านล่างหรือด้านข้างปากเล็กน้อยเพื่อหลีกเลี่ยงเสียงพยัญชนะที่แข็ง เสียง "s" ฟู่ และการหายใจดัง
• ที่ตั้ง:เลือกห้องขนาดเล็ก ควรมีผนังหุ้มฉนวนหรือปูพรม
• บริษัท :อย่ามีคนมากเกินไปในห้องเดียวกันกับพรีเซ็นเตอร์ วิธีนี้จะช่วยลดเสียงรบกวนจากภายนอก เช่น การจาม การไอ หรือการพูด
• สายโทรศัพท์:แม้ว่า โทรศัพท์ และโทรศัพท์ เคลื่อนที่แบบ VoIP จะ มีข้อดีมากกว่าสายโทรศัพท์แบบเดิม แต่ไม่มีอะไรที่ตรงกับโทรศัพท์พื้นฐานแบบมีสายสำหรับคุณภาพการโทรและความสม่ำเสมอ
• ปิดเสียง:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปิดเสียงสายโทรศัพท์อื่นๆ ทั้งหมดในการประชุมทางโทรศัพท์ นอกเหนือจากผู้นำเสนอ

การบันทึกแบบดิจิทัลเป็นกระบวนการเปลี่ยนคลื่นเสียงแอนะล็อกให้เป็น 1 และ 0 ที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างการบันทึกแบบแอนะล็อกและดิจิทัล โปรดดูบทความของเราว่าการบันทึกแบบแอนะล็อกและดิจิทัลทำงานอย่างไร

อุปกรณ์ดิจิตอลที่ง่ายที่สุดสำหรับการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์คือเครื่องบันทึกเสียงดิจิตอลแบบพกพาขนาดเล็ก อุปกรณ์เหล่านี้มีรูปลักษณ์คล้ายกับเครื่องบันทึกเทปคาสเซ็ตขนาดเล็กทั่วไป ยกเว้นว่าสามารถบันทึกเสียงดิจิทัลได้หลายร้อยชั่วโมงบนการ์ดหน่วยความจำแฟลชในตัวขนาดเล็ก [แหล่งข่าว: Amazon ]

เครื่องบันทึกเสียงดิจิตอลแบบใช้มือถือมีไมโครโฟนในตัว แต่ส่วนใหญ่มีแจ็คสำหรับเชื่อมต่อไมโครโฟนภายนอกเพื่อคุณภาพเสียงที่ดีขึ้น ข้อดีของเครื่องบันทึกเสียงดิจิตอลสำหรับบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์คือสามารถเชื่อมต่อโดยตรงกับคอมพิวเตอร์ผ่าน USB เพื่ออัปโหลดหรือแก้ไขเพิ่มเติม

สำหรับการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณโดยไม่ใช้เครื่องบันทึกเสียงดิจิตอลแบบใช้มือถือ คุณจะต้องมีสามสิ่ง:

คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและแล็ปท็อปส่วนใหญ่มีไมโครโฟนในตัวสำหรับบันทึกเสียง แต่สำหรับการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ คุณอาจต้องการลงทุนในไมโครโฟนภายนอกที่เข้ากันได้กับพีซี ไมโครโฟนสมัยใหม่ส่วนใหญ่สร้างขึ้นเพื่อใช้ในการบันทึกทั้งแบบแอนะล็อกและดิจิทัล (แบบใช้คอมพิวเตอร์)

มีไมโครโฟนจำนวนมากที่สามารถเสียบเข้ากับพอร์ต USB มาตรฐานของคอมพิวเตอร์ได้โดยตรง คนอื่นใช้ปลั๊ก 1/8" เพื่อเชื่อมต่อกับแจ็คสัญญาณขาเข้าหรือไมโครโฟนบนการ์ดเสียงของคอมพิวเตอร์

การ์ดเสียงเป็นอุปกรณ์บันทึกดิจิทัลอีกเครื่องหนึ่งที่มาพร้อมกับคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและแล็ปท็อปส่วนใหญ่ การ์ดเสียงมีหน้าที่ในการแปลงเสียงไปมาระหว่างสัญญาณแอนะล็อกและข้อมูลดิจิทัล การ์ดเสียงยังมีโปรเซสเซอร์และหน่วยความจำขนาดเล็กของตัวเอง เพื่อให้ CPU หลักของคอมพิวเตอร์ไม่ต้องทำงานพิเศษมากมายในการประมวลผลเสียงขาเข้าหรือเล่นเสียงขาออก

ซอฟต์แวร์แก้ไขเสียงเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกและจัดการเสียงแบบดิจิทัลได้ ซอฟต์แวร์แก้ไขเสียงสามารถบรรจุคุณลักษณะและมีราคาแพง เช่น Avid Pro Tools หรือปรับปรุงและฟรี เช่น โปรแกรมโอเพ นซอร์สAudacity ซอฟต์แวร์แก้ไขเสียงช่วยให้คุณ:

[ที่มา: ความกล้า ]

ซอฟต์แวร์แก้ไขเสียงมีประโยชน์สำหรับการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ เนื่องจากคุณสามารถตัดสายยาวและบันทึกเฉพาะช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดเท่านั้น หรือคุณสามารถล้างการบันทึกที่เกิดขึ้นในสถานการณ์ที่ไม่เหมาะ เช่น ในโทรศัพท์มือถือหรือในห้องประชุมที่มีผู้คนพลุกพล่าน ซอฟต์แวร์แก้ไขเสียงยังจำเป็นสำหรับการเตรียมไฟล์เสียงที่จะเบิร์นลงซีดีเพื่อวัตถุประสงค์ในการเก็บถาวร

ตอนนี้ มาดูอุปกรณ์และเทคนิคบางอย่างในการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบหลายฝ่ายกัน

การประชุมทางโทรศัพท์แบบหลายฝ่ายคือการประชุมที่มีผู้นำเสนอหลายคนในสถานที่ต่างๆ

คุณสามารถใช้ไมโครโฟนเมื่อบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบหลายฝ่าย แต่อาจซับซ้อนเล็กน้อย คุณต้องตั้งค่าไมโครโฟนไว้ที่ตำแหน่งต่างๆ เพื่อบันทึกผู้นำเสนอทั้งหมดเป็นรายบุคคล จากนั้นคุณต้องนำสิ่งที่บันทึกเหล่านั้นมาวางรวมกันโดยใช้ซอฟต์แวร์แก้ไขเสียง ผลลัพธ์จะเป็นการบันทึกคุณภาพสูง แต่จะต้องใช้เวลาและพลังงานมาก

วิธีที่ใช้บ่อยที่สุดในการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบหลายฝ่ายคือ การใช้อะแดปเตอร์โทรศัพท์แบบธรรมดาที่เรียกว่า การควบคุมการบันทึกทางโทรศัพท์ ซึ่งจะจับเสียงจากการโทรและกำหนดเส้นทางไปยังเครื่องบันทึกเทป เครื่องบันทึกแบบดิจิตอล หรือเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง

นี่คือวิธีการทำงานของอะแดปเตอร์โทรศัพท์:

ข้อดีของการใช้อะแดปเตอร์โทรศัพท์เพื่อบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบหลายฝ่ายคือ ตัวอะแดปเตอร์นั้นมีราคาไม่แพง (ประมาณ 15 ถึง 20 ดอลลาร์) และติดตั้งง่าย

ดิจิตอลไฮบริดคือมิกเซอร์เสียงขนาดเล็กที่ออกแบบมาสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์โดยเฉพาะ มีแจ็คสำหรับสายโทรศัพท์และแป้นหมุนสำหรับปรับระดับเสียงเพื่อให้การสนทนาทางโทรศัพท์ที่บันทึกไว้ออกมาฟังดูเป็นธรรมชาติและสมดุล [แหล่งที่มา: BSW ]

ดังที่เราได้กล่าวไว้ในบทนำของบทความนี้ วิธีที่ใช้กันทั่วไปในการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบหลายฝ่ายคือ ให้บริการการประชุมทางโทรศัพท์จัดการให้คุณ บริการการประชุมทางโทรศัพท์ส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ดูแลกดปุ่มบนโทรศัพท์เพื่อเริ่มบันทึกการสนทนา คุณยังสามารถเลือกบันทึกการโทรทั้งหมดเป็นค่าเริ่มต้นได้อีกด้วย

การโทรที่บันทึกไว้จะยังคงอยู่ในระบบการประชุมทางโทรศัพท์ตามจำนวนวันที่กำหนด หรือสามารถส่งอีเมลไปยังผู้ดูแลและ/หรือผู้เข้าร่วมเป็นไฟล์เสียงดิจิทัล เช่น WAV หรือ MP3

สำหรับอนาคตของการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์ ผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ หันมาใช้โซลูชันการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์แบบ VoIP ราคาถูกหรือฟรี เช่นPamelaสำหรับ Skype ในขณะที่คนอื่นๆ กำลังใช้เทคโนโลยีการประชุมทางโทรศัพท์แบบเดิมๆ เพื่อแก้ปัญหาใหม่ๆ

Chris Pirilloโฮสต์ของวิดีโอคาสต์ออนไลน์ยอดนิยม ได้เริ่มทดลองกับการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อแก้ปัญหาในการจัดการคำถามทางโทรศัพท์ Pirillo ให้ผู้โทรเข้าประชุมทางโทรศัพท์ด้วยหมุดพิเศษแล้วกด "9" เพื่อยกมือขึ้นพร้อมกับคำถาม เจ้าหน้าที่การประชุมทางโทรศัพท์จะกลั่นกรองผู้โทรแต่ละคนเพื่อดูว่าพวกเขาจะถามอะไร [แหล่งที่มา: Chris Pirillo ]

แต่ Pirillo มองเห็นสิ่งนี้มากกว่าแค่การจัดคิวคำถามของเขา การบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์เหล่านี้อาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดเก็บและแท็กเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ เมื่อคำถามถูกถามและตอบทางอากาศ ผู้ผลิตรายหนึ่งสามารถนำเสียงที่บันทึกไว้มา แท็กด้วยข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับเนื้อหาของคำถาม และโพสต์ไปยังเว็บไซต์อื่นและฟีดข่าวเป็นเนื้อหาแบบสแตนด์อโลน [แหล่งที่มา: Chris พิ ริลโล ]. ผู้ที่ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการบันทึกการประชุมอาจพบคำตอบแบบเสียงของ Pirillo ทางออนไลน์ และที่เหลือคือประวัติศาสตร์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการบันทึกการประชุมทางโทรศัพท์และหัวข้อที่เกี่ยวข้อง โปรดดูที่ลิงก์ในหน้าถัดไป

บทความที่เกี่ยวข้อง

ลิงค์ที่ยอดเยี่ยมเพิ่มเติม