เก็บสมองของคุณไว้สำหรับเรื่องใหญ่: ทำไมคุณต้องทำให้งานยุ่งของคุณเป็นอัตโนมัติ — เริ่มตั้งแต่วันนี้

ในช่วง 17 ปีที่ผ่านมา ฉันพยายามทุกวิถีทางที่เป็นไปได้เพื่อกำจัดงานที่ซ้ำซากจำเจซึ่งมาพร้อมกับการดำเนินธุรกิจที่กำลังเติบโต มีเพียงสิ่งเดียวที่ได้ผลอย่างสม่ำเสมอ

เป็นวันสิ้นสุดที่ยาวนาน คุณหยุดซื้อของชำและตะครุบนักช้อปที่ตัดเข้าแถวชำระเงิน เดี๋ยวก่อน กระเป๋าเงินของคุณยัง… ยังอยู่บนโต๊ะของคุณ

คุณทิ้งกล้วยและน้ำยาล้างจานและกลับบ้านด้วยความรู้สึกเหนื่อยล้า กระจัดกระจาย และเศร้าสร้อย คุณมีแรงบันดาลใจมากในเช้าวันนี้ มีคาเฟอีนและพร้อมที่จะทำลายรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ แต่คุณสามารถข้ามงานย่อย ๆ ไปได้ เพียงสอง งานเท่านั้น

เกิดอะไรขึ้น

งานยุ่ง. นั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้น อีเมล, DM, สถานะการประชุม, การแจ้งเตือน, สเปรดชีต, การอัปเดตระบบ, การแก้ไขงบประมาณ, การอนุมัติ, ค่าใช้จ่าย, การจัดกำหนดการ และอื่นๆ

งานยุ่งคือการรั่วไหลของยางมืออาชีพของคุณอย่างช้าๆ เป็นคำขอด่วนและสิ่งรบกวนทางดิจิทัลที่มีอยู่ตลอดเวลา เป็นเทคโนโลยีที่ล้าสมัยและเพื่อนร่วมงานที่หวังดีที่ต้องการ "หวนกลับ" และผู้รับเหมา MIA ที่คุณต้องส่งอีเมล อีกครั้ง.

เราทุกคนมีมากเกินไปในจานของเรา อย่างไรก็ตาม โฟกัสมีความสำคัญมากกว่าที่เคย สิ่งนี้สร้าง Catch-22 สำหรับทุกคนที่พยายาม ทำบางสิ่ง ให้สำเร็จในที่ทำงาน

ในช่วง 17 ปีที่ผ่านมา ฉันพยายามทุกวิถีทางที่เป็นไปได้เพื่อกำจัดงานที่ซ้ำซากจำเจซึ่งมาพร้อมกับการดำเนินธุรกิจที่กำลังเติบโต มีเพียงสิ่งเดียวที่ทำงานอย่างต่อเนื่อง: ระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มศักยภาพของคุณได้สูงสุด

แม้จะเริ่มก่อตั้งบริษัทชื่อ Jotform แต่ฉันก็ไม่สนใจเกี่ยวกับแบบฟอร์มมากนัก อย่างไรก็ตาม ฉันตั้งใจอย่างเต็มที่ที่จะสร้าง Jotform ต่อไปเพื่อช่วยให้ผู้คนและองค์กรมีประสิทธิผลมากขึ้น — ในความหมายที่ดีที่สุด

นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันเขียนหนังสือเล่มใหม่ของฉัน ทำให้งานยุ่งของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ โลกของการทำงานเปลี่ยนไปอย่างมากและจะเปลี่ยนแปลงต่อไปด้วยการเพิ่มขึ้นของ AI และระบบอัตโนมัติ เพื่อให้มีประสิทธิผลอย่างแท้จริง คุณต้องสร้างระบบที่ทำงานบนระบบขับเคลื่อนอัตโนมัติในขณะที่คุณใช้ทักษะและพรสวรรค์ที่มีมาแต่กำเนิดของคุณ

คุณต้องเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการทำงานจากเชิงเส้นเป็นวงกลม พวกเราส่วนใหญ่ได้รับการฝึกฝนให้ก้าวไปทีละขั้นตลอดวันทำงานของเรา ในฐานะผู้จัดการฝ่ายการตลาดสำหรับแบรนด์ผู้บริโภคขนาดเล็ก คุณอาจสร้างแบบสำรวจความพึงพอใจของลูกค้า ตรวจสอบกับเพื่อนร่วมงานของคุณ ส่งอีเมลถึงผู้ที่ซื้อในช่วง 30 วันที่ผ่านมา ส่งบันทึกติดตามผล และวิเคราะห์คำตอบ

ระบบอัตโนมัติต้องการความคิดแบบวงกลม ด้วยเครื่องมือง่ายๆ คุณสามารถสร้างแบบสำรวจออนไลน์ที่กระตุ้นการซื้อซึ่งจะนับผลลัพธ์โดยอัตโนมัติและจัดทำรายงานดิจิทัล การวนซ้ำนี้จะดำเนินไปอย่างเงียบ ๆ ในพื้นหลัง ทำให้คุณมีเวลาและพื้นที่สมองในการมีส่วนร่วมกับลูกค้าหรือพัฒนาแคมเปญการตลาดเชิงกลยุทธ์

เทคโนโลยีพัฒนาอย่างรวดเร็วจนตัวอย่างเฉพาะล้าสมัยอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม หลักการของระบบอัตโนมัติยังคงอยู่แม้ว่าเครื่องมือจะก้าวหน้าไปเพียงใด มันเหมือนกับการเรียนทำอาหาร ด้วยทักษะที่เหมาะสม คุณสามารถย่างผัก ลวกไข่ หรืออบพายได้ และแทนที่จะใช้เวลาของคุณปั่นพายเหล่านั้น ระบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณใช้เวลาทั้งวันไปกับการสร้างสูตรใหม่ๆ แสนอร่อย

หากคุณพร้อมที่จะเก็บสมองของคุณไว้สำหรับเรื่องใหญ่ๆ นี่คือสามวิธีในการเริ่มต้น

1. ลดความเหนื่อยล้าทางปัญญา

ชีวิตพ่นสมองของเรามากมาย การประมวลผลข้อมูลที่ท่วมท้นในปัจจุบันต้องการ "หน้าที่ผู้บริหารระดับสูง" เมลานี กรีนเบิร์ก นักจิตวิทยาคลินิกและผู้เขียนThe Stress-Proof Brain กล่าว ไม่ว่าคุณจะอ่านรายงานหรือเลื่อนดูโซเชียลมีเดีย สมองของเราไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อรักษาการทำงานสูงสุดนี้เป็นระยะเวลานาน แต่นั่นเป็นวิธีที่พวกเราส่วนใหญ่ใช้เวลาทำงานของเรา แล้วเราก็สงสัยว่าทำไมเราถึงทิ้งกระเป๋าเงินไว้ที่ที่ทำงาน

การสลับระหว่างงานอย่างรวดเร็วมีแต่จะทำให้ปัญหาแย่ลงทำให้เกิดความเหนื่อยล้า ความหงุดหงิด และพฤติกรรมหุนหันพลันแล่น สมองที่อ่อนล้ายังทำให้ยากต่อการจดจ่อกับโครงการที่มีความหมาย แดกดัน จิตใจที่ถูกกระตุ้นมากเกินไปจะเปลี่ยนไปสู่ระบบขับเคลื่อนอัตโนมัติในที่สุด

"หลังจากนั้นไม่นาน" กรีนเบิร์กกล่าว "สมองของเราจะทำสิ่งต่างๆ โดยอัตโนมัติและใช้พลังงานน้อยลง"

การเดินบนเส้นทางเดิมเพื่อไปทำงานทุกวันต้องใช้เชื้อเพลิงทางจิตใจน้อยกว่าการเดินทางที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา การทำให้งานยุ่งของคุณเป็นไปโดยอัตโนมัติทำให้กลยุทธ์การประหยัดสมองนี้ก้าวไปอีกขั้น เมื่อคุณกำจัดการวิเคราะห์สเปรดชีต การจัดเรียงอีเมล และสิ่งที่น่าเบื่อหน่ายอื่นๆ คุณจะมีความชัดเจนในจิตใจเมื่อคุณต้องการมันมากที่สุด

2. ยอมรับการทำงานที่มีความหมาย

สำหรับฉัน งานที่มีความหมายคือการเขียน การวางกลยุทธ์ และการทำงานร่วมกับทีมของฉัน มันไม่ได้รันบัญชีเงินเดือนหรือจัดตารางการประชุมอย่างแน่นอน แม้ว่าการปลดปล่อยตัวเองจากความเบื่อหน่ายในอาชีพอาจเป็นสิทธิพิเศษ แต่ก็เป็นส่วนหนึ่งของการใช้ชีวิตที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

“การศึกษาแสดงให้เห็นว่าผู้คนมีความสุขมากขึ้น สุขภาพดีขึ้น มีส่วนร่วมมากขึ้น มีความมุ่งมั่นมากขึ้น และมีประสิทธิภาพดีขึ้นเมื่องานของพวกเขามีความหมายต่อพวกเขา” Michael F. Steger เขียน ไว้ใน นิตยสาร Greater Good

“ผลลัพธ์เหล่านี้ดูเหมือนจะเป็นจริงไม่ว่าคุณจะทำงานเป็นพยาบาลหรือผู้ดูแล ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำองค์กรการกุศลระดับนานาชาติของบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 หรือไม่ว่าคุณทำงานในศูนย์ปฏิบัติตามคลังสินค้าหรือโรงเรียน”

ในการศึกษาผู้เชี่ยวชาญของสหรัฐฯ ในปี 2018 ใน 26 อุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน เก้าใน 10 คนกล่าวว่าพวกเขาต้องการลดค่าจ้างเพื่อทำงานที่มีความหมายอย่างสม่ำเสมอ แม้ว่าการรายงานข่าวของเทรนด์นี้ซึ่งเร่งขึ้นจากการระบาดใหญ่ของโควิด-19 มักจะมุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนงาน แต่นั่นไม่ใช่วิธีเดียวที่จะเจาะลึกลงไป ให้ระบบอัตโนมัติจัดการกับสิ่งที่น่าเบื่อ เพื่อให้คุณมีส่วนร่วมกับแง่มุมที่มีความหมายมากขึ้นในอาชีพของคุณ

3. เปิดวงจรข้อเสนอแนะในเชิงบวก

ความเหนื่อยล้าทางจิตใจมักสร้างวงจรอุบาทว์ ตัวอย่างเช่น คุณรู้สึกเหนื่อยล้า คุณจึงข้ามการทำงานหลังเลิกงานและสั่งพิซซ่า วันรุ่งขึ้น คุณจะรู้สึกเฉื่อยชาเพราะไม่ได้รับสารเอ็นดอร์ฟินหลังวิ่ง อย่างไรก็ตาม การทำงานอัตโนมัติสามารถกระตุ้นวัฏจักรที่ดีได้

งานที่ต้องทำเองส่วนใหญ่ได้หายไปแล้ว ไม่ว่าจะดีขึ้นหรือแย่ลง ไม่มีผู้เรียงพิมพ์หนังสือพิมพ์หรือผู้ดำเนินการฉายภาพยนตร์อีกต่อไป “ระบบอัตโนมัติกำลังเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว” Aaron De Smet หุ้นส่วนอาวุโสของ McKinsey กล่าว “ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมฉันถึงคิดว่าตอนนี้สิ่งต่างๆ กำลังมาถึงจุดเปลี่ยนซึ่งมีความหมายสำคัญมาก”

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบอัตโนมัติ AI และเทคโนโลยีดิจิทัลมีแต่จะเพิ่มความต้องการในการทำงานที่มีความหมายของเรา ในขณะเดียวกัน การสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้คุณใช้เวลามากขึ้นในจุดที่เป็นมืออาชีพของคุณ อาจไม่ทำให้คุณเสียอารมณ์ในคิวชำระเงิน แต่ระบบอัตโนมัติเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการประหยัดสมองของคุณสำหรับเรื่องใหญ่ ๆ

"ขอบคุณสำหรับการอ่าน. อย่าลังเลที่จะอ่านหนังสือเล่มใหม่ของผมAutomate Your Busywork ”

เผยแพร่ครั้งแรกที่https://www.jotform.comเมื่อวันที่ 9 พฤษภาคม 2023