สัมมนาทางเว็บทำงานอย่างไร

ในตลาดโลกปัจจุบัน บริษัทต่างๆ มีสาขาทั่วประเทศและทั่วโลก โดยมีลูกค้าและพันธมิตรในบอสตัน ปักกิ่ง และบังกาลอร์ มากกว่า 11 เปอร์เซ็นต์ของแรงงานในสหรัฐฯ ทำงาน เต็มเวลาและทำงานนอกเวลาใน การสื่อสารโทรคมนาคมและจำนวนดังกล่าวก็เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง การย้ายพนักงานไปทั่วโลกเพื่อนำเสนอผลิตภัณฑ์แบบเห็นหน้ากัน การฝึกอบรม และการประชุมกำลังมีราคาแพงมากและใช้เวลานาน วิธีแก้ไขปัญหานี้คือการใช้การสัมมนาผ่านเว็บ

การสัมมนาทางเว็บ - หรือที่เรียกว่า "การสัมมนาผ่านเว็บ" - ทำซ้ำการนำเสนอกลุ่มใหญ่ ชั้นเรียนฝึกอบรม และการประชุมออนไลน์โดยไม่สูญเสียความฉับไวและการโต้ตอบของประสบการณ์แบบตัวต่อตัว การสัมมนาผ่านเว็บเรียกอีกอย่างว่าการประชุมทางเว็บ ไม่ว่าจะเรียกว่าสัมมนาทางเว็บ การสัมมนาผ่านเว็บ หรือการประชุมทางเว็บ ล้วนเป็นการประชุมออนไลน์ที่ผู้จัดเชิญรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมให้ฟังหรือดูการนำเสนอออนไลน์โดยผู้นำเสนอตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป

ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับแนวคิดพื้นฐานและคุณลักษณะของการสัมมนาผ่านเว็บ และอธิบายว่าเทคโนโลยีเบื้องหลังการสัมมนาทางเว็บทำงานอย่างไร เราจะสรุปด้วยตัวอย่างว่ามีการใช้เทคโนโลยีการสัมมนาผ่านเว็บในสถานการณ์จริงอย่างไร

สารบัญ

1. การจัดสัมมนาทางเว็บ
2. เว็บสัมมนาเทคโนโลยี
3. แอปพลิเคชั่นสัมมนาทางเว็บ

การสัมมนาผ่านเว็บนั้นง่ายต่อการตั้งค่า ต่อไปนี้คือวิธีที่ผู้จัดงานตั้งค่าการสัมมนาทางเว็บหรือการประชุม:

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสัมมนาทางเว็บและการประชุมทางเว็บคือขนาดกลุ่มและระดับการโต้ตอบในการนำเสนอ การประชุมทางเว็บคล้ายกับการประชุมเสมือนจริงที่มีผู้เข้าร่วมน้อยกว่า 25 คน ในระหว่างการประชุมทางเว็บ ผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนมักจะได้รับโอกาสในการพูด แสดงความคิดเห็น และแม้แต่ผลัดกันเป็นผู้นำเสนอ

ในทางกลับกัน การสัมมนาผ่านเว็บเป็นการนำเสนอแบบ "หนึ่งต่อหลายคน" หรือ "ไม่กี่ต่อหลายคน" โดยมีผู้เข้าร่วมเป็นร้อยหรือหลายพันคน ผู้เข้าร่วมสัมมนาทางเว็บมักจะไม่พูดหรือเป็นผู้นำเสนอ เนื่องจากจะใช้เวลามากเกินไป

การใช้แอปพลิเคชันทั่วไป เช่น Microsoft Word, Microsoft PowerPoint และ Adobe Flash ผู้นำเสนอสามารถสร้างงานนำเสนอกราฟิกแบบไดนามิกที่เพิ่มประสิทธิภาพด้วยเสียงหรือแม้กระทั่งการสตรีมวิดีโอ สามารถสร้างคำเชิญทางอีเมลด้วยเทมเพลตที่ใช้งานง่าย สามารถส่งอีเมลแจ้งเตือนเหตุการณ์และติดตามผลได้

ในระหว่างการสัมมนา การแชร์เดสก์ท็อปทำให้ผู้นำเสนอสามารถแสดงรายการบนคอมพิวเตอร์ของเขาได้ ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเห็นสิ่งที่ผู้นำเสนอเห็น และผู้นำเสนอสามารถมอบเดสก์ท็อปของเขาให้กับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ หรือโดยการเปลี่ยนผู้นำเสนอ ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นๆ สามารถแชร์เดสก์ท็อปของเขากับคนอื่นๆ ในกลุ่มได้ ในการประชุมทางเว็บที่มีขนาดเล็กลง ผู้นำเสนออาจมอบการควบคุมเอกสารที่เปิดอยู่ให้กับผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งสามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงเอกสารจากระยะไกลได้

คุณสมบัติอื่น ๆ ได้แก่ :

สามารถบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บเพื่อใช้ในภายหลังในการนำเสนอหรือการฝึกอบรม หรือดาวน์โหลดเพื่อเล่นตามต้องการ ซอฟต์แวร์สัมมนาทางเว็บส่วนใหญ่มีความสามารถวิดีโอในตัวเพื่อสตรีมโดยตรงจากเว็บแคมหรือกล้องวิดีโอดิจิทัล

ผู้นำเสนอสามารถใช้โพลแบบเรียลไทม์เพื่อวิเคราะห์ความสำเร็จของการสัมมนา โปรแกรมซอฟต์แวร์การสัมมนาผ่านเว็บบางโปรแกรมรวมถึงความสามารถในการตรวจสอบพฤติกรรมเดสก์ท็อปของผู้ใช้เพื่อดูว่าพวกเขาเสียสมาธิจากการนำเสนอหรือไม่ และเริ่มทำงานกับเอกสารอื่นๆ ถ้าเป็นเช่นนั้น โปรแกรมสามารถบอกผู้นำเสนอเมื่อความสนใจของผู้เข้าร่วมลดลง และความว้าวุ่นใจจะคงอยู่นานแค่ไหน

เราจะอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการทำงานของบริการ Webcast เหล่านี้ในหัวข้อถัดไป

การสัมมนาทางเว็บทำงานได้เนื่องจากโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์ รูปภาพจากเดสก์ท็อปของผู้นำเสนอจะถูกจับภาพ อัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ จากนั้นดาวน์โหลดโดยผู้เข้าร่วมที่มีสิทธิ์เข้าถึงฟีดเซิร์ฟเวอร์ การสัมมนาทางเว็บต้องการเซิร์ฟเวอร์ที่มีประสิทธิภาพที่สามารถจับภาพ เข้ารหัส และเข้ารหัสภาพหลายภาพในไม่กี่วินาที และ "ให้บริการ" ภาพเหล่านั้นกลับไปยังผู้เข้าร่วมประชุมหลายร้อยหรือหลายพันคนในเวลาเดียวกัน

บริษัทต่างๆ มีสองทางเลือกเมื่อพูดถึงเซิร์ฟเวอร์เหล่านี้ พวกเขาสามารถซื้อเซิร์ฟเวอร์การสัมมนาผ่านเว็บโดยเฉพาะเพื่อจัดสัมมนาในสถานที่ หรือสมัครรับบริการสัมมนาผ่านเว็บและปล่อยให้ผู้ให้บริการนอกสถานที่กังวลเกี่ยวกับการโฮสต์ ทางเลือกขึ้นอยู่กับความถี่ที่บริษัทจัดสัมมนาผ่านเว็บ จำนวนผู้เข้าร่วมโดยเฉลี่ย และจำนวนบุคลากรด้านวิศวกรรมและเทคโนโลยีสารสนเทศที่พร้อมให้บริการดูแลเซิร์ฟเวอร์

ความสามารถในการแบ่งปันเอกสารและแอปพลิเคชัน ไม่ใช่แค่เดสก์ท็อปเท่านั้น โดยอาศัยเทคโนโลยีเซิร์ฟเวอร์เดียวกันนี้ เอกสารหรือแอปพลิเคชัน "อยู่" ชั่วคราวบนเซิร์ฟเวอร์เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ สิ่งนี้ยังต้องการพลังงานเซิร์ฟเวอร์จำนวนมหาศาล เพื่อที่ไม่เพียงแต่รูปภาพเท่านั้น แต่การทำงานจริงของแอปพลิเคชันสามารถจำลองแบบตามเวลาจริงได้

เทคโนโลยีที่สำคัญอันดับสองที่อยู่เบื้องหลังการสัมมนาทางเว็บคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ความเร็วสูง ลองนึกภาพว่าผู้นำเสนอกำลังใช้เคอร์เซอร์เพื่อชี้กราฟที่สำคัญบนสไลด์ PowerPoint หากคอมพิวเตอร์ของผู้เข้าร่วมประชุมไม่สามารถดาวน์โหลดภาพหน้าจอจากเซิร์ฟเวอร์ได้เร็วพอ เคอร์เซอร์การเลื่อนจะกระโดดและกระตุกผ่านหน้าจอแทนที่จะเลื่อนอย่างราบรื่น

ความเร็วในการเชื่อมต่อมีความสำคัญอย่างยิ่งหากส่วนเสียงของการสัมมนาทางเว็บดำเนินการผ่านVoIP เสียงจะขาด ๆ หาย ๆ และอ่านไม่ออกที่ความเร็วการเชื่อมต่อน้อยกว่า 90 kbps

การรักษาความปลอดภัยเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบที่สำคัญของการสัมมนาผ่านเว็บ จำเป็นสำหรับธุรกิจที่จะใช้เทคโนโลยีการสัมมนาออนไลน์เพื่อจัดการประชุมขนาดใหญ่ และคู่แข่งไม่สามารถเข้าถึงการประชุมเหล่านี้ได้ก็สำคัญไม่แพ้กัน

เพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน ไม่มีใครสามารถเข้าร่วมการสัมมนาทางเว็บได้โดยไม่ต้องใช้รหัสเข้าใช้หรือรหัสผ่าน นอกจากนี้ บริการสัมมนาผ่านเว็บส่วนใหญ่เสนอSecure Sockets Layer (SSL)และ/หรือ Advanced Encryption Standard (AES) เพื่อเข้ารหัสข้อมูลทั้งหมดที่เดินทางไปและกลับจากเซิร์ฟเวอร์การสัมมนาทางเว็บ

ซอฟต์แวร์สัมมนาทางเว็บมีเครื่องมือและการควบคุมที่จำเป็นในการสร้างและจัดการงานนำเสนอที่มีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์สามารถมีอยู่เป็นแพ็คเกจแบบสแตนด์อโลนหรือเป็นปลั๊กอินขนาดเล็กที่รวมเข้ากับแอปพลิเคชันสำนักงานที่มีอยู่ บริการสัมมนาทางเว็บสมัครสมาชิกบางบริการสามารถจัดการได้ทั้งหมดผ่านอินเทอร์เฟซเว็บในเบราว์เซอร์ของคุณ

ในการสตรีมการนำเสนอวิดีโอสดทางออนไลน์ ก่อนอื่นต้องถ่าย วิดีโอด้วย กล้องวิดีโอดิจิทัล ระดับไฮเอนด์ ไม่ใช่เว็บแคม จากนั้นฟีดวิดีโอจะต้องถูกบีบอัดเป็นรหัสดิจิทัล เช่น MPEG, Windows Media หรือ Quicktime สุดท้าย จำเป็นต้องเข้ารหัสสัญญาณบีบอัดสำหรับการส่งและเล่นผ่านเครือข่าย IP

เช่นเดียวกับการสัมมนาผ่านเว็บแบบเสียง มีผู้ให้บริการสมัครรับข้อมูลสำหรับเว็บคาสต์หลายรายซึ่งมีเครื่องมือเดียวกันมากมาย เช่น การบีบอัดข้อมูลและเซิร์ฟเวอร์นอกสถานที่ เครื่องมือซอฟต์แวร์ เช่น การจัดการคำเชิญ การสำรวจความคิดเห็นและรายงาน หรือแม้แต่ความช่วยเหลือด้านการผลิตและตัดต่อวิดีโอระดับมืออาชีพ

ตอนนี้ มาดูแอปพลิเคชั่นที่มีประโยชน์ที่สุดบางส่วนของการสัมมนาทางเว็บสำหรับธุรกิจและองค์กร

การตลาดและการขาย

เป้าหมายของแผนกการตลาดที่ดีทุกแผนกคือการสร้างโอกาสในการขายให้กับตัวแทนฝ่ายขาย หากคุณเคยสงสัยว่าทำไมทุกเมือง ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ ต้องมีศูนย์การประชุม นี่แหละคือคำตอบ การประชุมและงานแสดงสินค้าช่วยให้ผู้ค้าสามารถเข้าถึงหูและตาของลูกค้าที่มีศักยภาพหลายพันราย

ด้วยการสัมมนาทางเว็บ ฝ่ายการตลาดจะมีวิธีการที่ถูกกว่าและตรงเป้าหมายในการสร้างลูกค้าเป้าหมายโดยไม่ต้องเดินทางไปงานแสดงสินค้าประจำปี พวกเขาสามารถติดต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าผ่านอีเมลและเชิญพวกเขาให้เข้าร่วมการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ออนไลน์หรือการสาธิตผลิตภัณฑ์

ผ่านขั้นตอนการลงทะเบียนออนไลน์ พวกเขาสามารถรวบรวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับลูกค้าและใช้เพื่อวัดความสำเร็จของการนำเสนอตามภาคธุรกิจ ซอฟต์แวร์สัมมนาทางเว็บทำให้ง่ายต่อการสร้างรายงานเกี่ยวกับผู้ที่เข้าร่วมและสิ่งที่พวกเขาคิดเกี่ยวกับการนำเสนอ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการกำหนดเวลาอีเมลติดตามผลส่วนบุคคลเพื่อนำผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไปยังตัวแทนขาย

ด้วยคุณสมบัติการแบ่งปันแอปพลิเคชันของการสัมมนาทางเว็บ บริษัทซอฟต์แวร์หรือผู้ให้บริการเว็บสามารถดำเนินการทดลองขับผลิตภัณฑ์ใหม่ทางออนไลน์ได้

การฝึกอบรมพนักงาน

บริษัทสามารถประหยัดเงินได้ด้วยการฝึกอบรมพนักงานใหม่และที่มีอยู่ผ่านการสัมมนาทางเว็บ แทนที่จะจ่ายสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวหลายสิบครั้ง ผู้ฝึกสอนสามารถเพิ่มระดับการโต้ตอบในการฝึกอบรมได้หลายระดับ ตั้งแต่เสียงสองทางไปจนถึงเซสชันถามและตอบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของกลุ่ม

สำหรับอุตสาหกรรมที่มีมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวด การสัมมนาผ่านเว็บเป็นวิธีง่ายๆ ในการจัดทำเอกสารการเข้าร่วมของพนักงาน นอกจากนี้ยังง่ายต่อการบันทึกเซสชันการฝึกอบรมสำหรับใช้ในอนาคตหรือสำหรับพนักงานที่ไม่สามารถเข้าร่วมเซสชันสดได้

อีเลิร์นนิง

วิทยาลัยและมหาวิทยาลัยต่างๆ ได้เพิ่มหลักสูตรออนไลน์มากขึ้นเรื่อยๆ การสัมมนาทางเว็บนำเสนอวิธีการแบบไดนามิกในการปรับปรุงคุณภาพและความลึกของประสบการณ์การเรียนรู้ออนไลน์ แทนที่จะอ่านเอกสารในชั้นเรียนเพียงอย่างเดียว นักเรียนสามารถฟังและดูการนำเสนอออนไลน์แบบสดหรือแบบออนดีมานด์ได้

เช่นเดียวกับการฝึกอบรมพนักงาน ขึ้นอยู่กับขนาดของชั้นเรียน นักเรียนสามารถเลือกสื่อสารกับผู้สอนและคนอื่นๆ ผ่านเสียง แชทหรือIM

การประชุมองค์กร

ด้วยการสัมมนาผ่านเว็บ ผู้บริหารสามารถรวบรวมทั้งบริษัทของตนได้ทันทีสำหรับการประชุม "ศาลากลาง" ที่สำคัญเพื่อแบ่งปันข่าวสารและข้อมูลที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของบริษัท นี่เป็นโอกาสที่ยอดเยี่ยมสำหรับการออกอากาศทางเว็บทั่วทั้งบริษัท ซึ่งสามารถออกอากาศได้ทั้งแบบออนไลน์และในระบบโทรทัศน์วงจรปิด ด้วยมาตรฐานความปลอดภัยสูงของการสัมมนาทางเว็บ ข้อมูลที่เป็นความลับจะไม่ออกจาก "ห้อง"

การสัมมนาผ่านเว็บเป็นตัวอย่างที่ดีเยี่ยมในการที่เทคโนโลยีกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินธุรกิจของเรา ด้วยพลังการประมวลผลที่เพิ่มขึ้น การเจาะระบบบรอดแบนด์ และการใช้คอมพิวเตอร์พกพาและอุปกรณ์สื่อสาร สำนักงานแบบดั้งเดิมอาจกลายเป็นอดีตไปแล้วในไม่ช้า

อ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสัมมนาทางเว็บและเทคโนโลยีที่ทำให้พวกเขาสนใจ

บทความที่เกี่ยวข้อง

ลิงค์ที่ยอดเยี่ยมเพิ่มเติม

­­