วิธีออกอากาศแฟกซ์ทำงานอย่างไร

Broadcast Fax คือความสามารถในการส่งแฟกซ์เดียวไปยังบุคคลมากกว่าหนึ่งคนพร้อมกัน [แหล่งที่มา: Answers.com ] เครื่องแฟกซ์บาง เครื่อง สามารถสแกนเอกสารเพียงครั้งเดียวและแพร่ภาพไปยังผู้รับหลายราย แต่เมื่อคนส่วนใหญ่พูดถึงการส่งแฟกซ์ พวกเขากำลังหมายถึงบริการของบุคคลที่สามที่ใช้เทคโนโลยีเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์เพื่อส่งแฟกซ์เครื่องเดียวไปยังผู้รับหลายร้อยหรือหลายพันคนในคราวเดียว

โทรสารแบบแพร่ภาพเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับ มืออาชีพด้าน การประชาสัมพันธ์ซึ่งมักจะส่งแนวคิดเรื่องเวลาที่สำคัญไปยังนักข่าวและสื่อสิ่งพิมพ์ที่เป็นเป้าหมายหลายร้อยคนพร้อมๆ กัน ตามรายงานของDavidson Consultingแฟกซ์ที่ออกอากาศเป็นอุตสาหกรรม 200 ล้านดอลลาร์ทั่วโลกในปี 2549

น่าเสียดายที่โทรสารแบบกระจายเสียงเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับผู้ส่งแฟกซ์ที่ส่งแฟกซ์ซึ่งท่วมเครื่องแฟกซ์หลายพันเครื่องด้วยโฆษณา "แฟกซ์ขยะ" ที่ไม่พึงประสงค์ แม้จะมีกฎหมายต่อต้านสแปมของรัฐบาลกลางที่เข้มงวด

ในบทความนี้ เราจะมาดูเทคโนโลยีเบื้องหลังการส่งแฟกซ์ แอปพลิเคชันในโลกแห่งความเป็นจริง และปัญหาทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการใช้และการใช้ในทางที่ผิด

เริ่มจากดูที่เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ ซึ่งเป็นเทคโนโลยีหลักที่อยู่เบื้องหลังแฟกซ์แบบกระจายเสียง

สารบัญ

1. เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์และบริการโทรสารออกอากาศ
2. เศรษฐศาสตร์แฟกซ์ออกอากาศ
3. แอปพลิเคชั่นโทรสารออกอากาศ
4. ออกอากาศแฟกซ์และกฎหมาย

เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์กำลังส่งแฟกซ์ เป็นเครื่องที่ใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อประมวลผลและจัดเก็บแฟกซ์ขาเข้าและขาออกทางอิเล็กทรอนิกส์ [แหล่งที่มา: Technology Association of Georgia ] งานที่สำคัญที่สุดของเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์คือการแปลงไฟล์ดิจิทัลเป็นสัญญาณแฟกซ์แอนะล็อก (หรือสายโทรศัพท์) ที่สามารถส่งไปยังเครื่องแฟกซ์ทั่วไปได้

แฟกซ์นั้นยุ่งยากเพราะสามารถส่งและรับได้โดยเครื่องประเภทต่างๆ ที่ทำงานโดยใช้โปรโตคอลและมาตรฐานที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คอมพิวเตอร์ใช้สิ่งที่เรียกว่าInternet Protocol (IP)เพื่อส่งและรับข้อมูลผ่านเครือข่าย ด้วย Internet Protocol ข้อความขาออกจะถูกสับเป็นแพ็กเก็ตข้อมูลขนาดเล็กที่ส่งไปยังปลายทางทีละรายการ โดยจะประกอบขึ้นใหม่โดยใช้สิ่งที่เรียกว่าTransmission Control Protocol (TCP) [แหล่งที่มา: SearchVoIP ]

เครื่องแฟกซ์สมัยใหม่เป็นแบบดิจิทัล ซึ่งหมายความว่าจะสื่อสารกันแบบ 1 และ 0 เหมือนคอมพิวเตอร์ แต่จะรับส่งข้อมูลดิจิทัลผ่านสายโทรศัพท์แบบแอนะล็อก ดังนั้นสำหรับคอมพิวเตอร์เพื่อสื่อสารกับเครื่องแฟกซ์ ข้อมูลทั้งหมดจะต้องถูกแปลงเป็นสัญญาณแอนะล็อกที่เครื่องแฟกซ์สามารถเข้าใจได้ นั่นคืองานของเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์

เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ทำหน้าที่เป็นเกตเวย์ระหว่างเครือข่ายคอมพิวเตอร์ IP และเครือข่ายโทรศัพท์แอนะล็อก เทคโนโลยีนี้บางครั้งเรียกว่า FoIP (แฟกซ์ผ่านอินเทอร์เน็ตโปรโตคอล) อ่านบทความของเราเกี่ยวกับFoIPสำหรับคำอธิบายเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการทำงานของ FoIP

ต่อไปนี้คือคุณสมบัติทั่วไปบางประการของเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์:

[ที่มา: สมาคมเทคโนโลยีแห่งจอร์เจีย ]

หากบริษัทต้องการใช้ประโยชน์จากการส่งแฟกซ์ ก็ต้องตัดสินใจว่าจะโฮสต์หรือไม่โฮสต์? มันสามารถซื้อเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ของตัวเอง (หรือหลายเซิร์ฟเวอร์) และโฮสต์แฟกซ์ออกอากาศของตัวเองหรือสามารถสมัครรับบริการแฟกซ์ออกอากาศที่จะโฮสต์แฟกซ์บนเซิร์ฟเวอร์ของตัวเอง ในหน้าถัดไป เราจะพูดถึงเศรษฐศาสตร์ของการออกอากาศแฟกซ์

เช่นเดียวกับการตัดสินใจทางธุรกิจส่วนใหญ่ เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับเศรษฐศาสตร์ บริษัทจำเป็นต้องชั่งน้ำหนักค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อและดูแลฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ เทียบกับต้นทุนของบริการกระจายเสียงแฟกซ์ของบริษัทอื่น

เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ระดับองค์กรระดับไฮเอนด์อาจมีราคาสูงถึง $25,000 [ที่มา: CNet Shopper ] เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ภายในองค์กรอาจต้องการบุคลากรด้านไอทีเพิ่มเติมหรืออย่างน้อยต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติมสำหรับเจ้าหน้าที่ไอทีที่มีอยู่

บริการกระจายเสียงโทรสารมักจะคิดค่าบริการต่อหน้าพร้อมส่วนลดสำหรับแคมเปญโทรสารที่มีปริมาณมาก การส่งแฟกซ์ไปยังผู้รับหลายร้อยรายอาจมีราคา $0.09 ต่อหน้า ในขณะที่การส่งแฟกซ์ไปยังผู้รับหลายพันคนอาจมีราคาต่ำถึง $0.02 ต่อหน้า บริการส่วนใหญ่จะเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับแฟกซ์ที่สำเร็จเท่านั้น ไม่รวมหมายเลขที่ไม่ถูกต้อง สัญญาณไม่ว่าง หรือข้อผิดพลาดอื่น ๆ ในระหว่างการออกอากาศ

ด้วยบริการกระจายเสียงแฟกซ์ ลูกค้าสามารถจัดการแคมเปญแฟกซ์ผ่านเว็บอินเตอร์เฟส ที่นี่ ลูกค้าสามารถอัปโหลดสเปรดชีต Excel หรือไฟล์.csv (ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) เพื่อสร้างรายชื่อส่งเมลสำหรับแคมเปญโทรสารต่างๆ บริการโทรสารแพร่ภาพจัดเก็บรายการเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายในอนาคต

จากนั้นลูกค้าใช้เว็บอินเทอร์เฟซเพื่ออัปโหลดเอกสารที่ต้องการส่งแฟกซ์ ไม่ว่าจะเป็นใน Microsoft Word หรือ Excel ไฟล์รูปภาพ หรือ PDF บริการส่งแฟกซ์บางบริการช่วยลูกค้าสร้างใบปะหน้าที่มีโลโก้ของบริษัท หัวจดหมาย และข้อมูลผู้รับส่วนบุคคล

เช่นเดียวกับเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ภายใน บริษัท บริการแฟกซ์แบบกระจายเสียงช่วยให้ลูกค้ากำหนดเวลาส่งแฟกซ์สำหรับวันและเวลาที่แน่นอนหรือสำหรับชั่วโมงเร่งด่วนในชั่วข้ามคืน บริการโทรสารออกอากาศยังสามารถกำหนดรหัสการเรียกเก็บเงินสำหรับงานแฟกซ์ ติดตามแคมเปญโทรสาร และสร้างรายงานเกี่ยวกับจำนวนแฟกซ์ที่ส่ง รายการใดที่ควรส่งอีกครั้ง และรายการใดควรลบออกจากรายการ

บริการแพร่ภาพโทรสารบางรายการยังช่วยให้ลูกค้าปฏิบัติตามกฎระเบียบป้องกันสแปมของรัฐบาลกลางและของรัฐด้วยการลบผู้รับที่เลือกที่จะไม่รับแฟกซ์เพิ่มเติมหรือผู้ที่อยู่ในฐานข้อมูล "ห้ามส่ง" โดยอัตโนมัติ

ตอนนี้ มาดูแอปพลิเคชันทางธุรกิจทั่วไปบางรายการของการออกอากาศแฟกซ์

อุตสาหกรรม การประชาสัมพันธ์เป็นหนึ่งในผู้ใช้แฟกซ์แบบกระจายเสียงที่หนักที่สุด ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์มักจะส่งแนวคิดเกี่ยวกับเรื่องราวและข่าวประชาสัมพันธ์ไปยังนักข่าวและสื่อสิ่งพิมพ์หลายสิบหรือหลายร้อยคนในคราวเดียว

บริการโทรสารแพร่ภาพยอดนิยม เช่นPR Newswireช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการประชาสัมพันธ์กำหนดเป้าหมายแคมเปญประชาสัมพันธ์ของตนโดยเลือกจากผู้ติดต่อนักข่าวที่จัดเก็บไว้หลายแสนราย

การสื่อสารในภาวะวิกฤตเป็นอีกสาขาหนึ่งของการประชาสัมพันธ์ที่ใช้โทรสารแบบกระจายเสียง ในกรณีฉุกเฉินหรือภัยพิบัติ ฝ่ายประชาสัมพันธ์ของบริษัทสามารถใช้โทรสารแพร่ภาพเป็นวิธีหนึ่งในการเข้าถึงพนักงานและสมาชิกในหลายๆ วิธี

มีหลายสิบบริษัทที่ให้บริการแจ้งเตือนมวลชนหรือแจ้งเตือนเหตุฉุกเฉินที่สามารถส่งข้อความนับพันได้ทันทีในทุกแพลตฟอร์มที่มี: อีเมล โทรศัพท์ SMS และแฟกซ์

แฟกซ์แบบกระจายเสียงมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมใดๆ ที่ใช้เทคโนโลยีแฟกซ์อย่างหนักเพื่อจัดการการสื่อสารภายในและภายนอก ตัวอย่างเช่น อสังหาริมทรัพย์ยังคงเป็นอุตสาหกรรมที่ส่งแฟกซ์จำนวนมาก ตัวแทนสามารถส่งแฟกซ์รายชื่อไปยังลูกค้าหลายราย ผู้จัดการระดับภูมิภาคสำหรับบริษัทอสังหาริมทรัพย์ขนาดใหญ่สามารถส่งแฟกซ์รายงานไปยังผู้จัดการทรัพย์สินหลายราย [ที่มา: Xerox Corp ]

แฟกซ์ที่ออกอากาศได้รับความนิยมสำหรับการโฆษณาและการส่งเสริมการขายที่ตรงเป้าหมายมาโดยตลอด:

อย่างไรก็ตาม การโฆษณาทางโทรสารอยู่ภายใต้การตรวจสอบทางกฎหมายที่เพิ่มขึ้นในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา ซึ่งนำไปสู่กฎหมายต่อต้านสแปมของรัฐบาลกลางและรัฐที่เข้มงวดและการฟ้องร้องที่มีค่าใช้จ่ายสูง ในส่วนถัดไป เราจะดูข้อจำกัดทางกฎหมายในการออกอากาศแฟกซ์

ในปี 1994 รัฐบาลกลางสหรัฐได้ผ่านกฎหมายที่จำกัดความถูกต้องตามกฎหมายของแฟกซ์ที่ออกอากาศที่ไม่พึงประสงค์ ตามหัวข้อ 47แห่งประมวลกฎหมายแห่งสหพันธรัฐแห่งสหรัฐอเมริกา "ถือเป็นการผิดกฎหมายสำหรับบุคคลใดๆ ในสหรัฐอเมริกาที่จะใช้เครื่องโทรสาร คอมพิวเตอร์ หรืออุปกรณ์อื่นๆ เพื่อส่งโฆษณาที่ไม่พึงประสงค์ไปยังเครื่องโทรสารทางโทรศัพท์" [แหล่งที่มา: ส่งแฟกซ์และเมลขยะผิดกฎหมาย ] ตามหัวข้อ 47 ผู้รับแต่ละรายที่เรียกว่า "แฟกซ์ขยะ" สามารถเรียกค่าเสียหายได้ $500 จากบริษัทที่กระทำความผิด

กฎหมายได้รับการแก้ไขด้วยการผ่านพระราชบัญญัติป้องกันโทรสารขยะปี 2548 ภายใต้กฎหมายใหม่นี้ แฟกซ์ที่ไม่พึงประสงค์อาจถูกส่งไปยังธุรกิจที่ลูกค้ามี "ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มั่นคง" หรือ EBR [ที่มา: Federal Communications Commission ]

EBR ถูกกำหนดโดย Federal Communications Commission ว่าเป็น "ความสัมพันธ์ก่อนหน้าหรือที่มีอยู่ซึ่งเกิดขึ้นจากการสื่อสารสองทางโดยสมัครใจระหว่างบุคคลหรือนิติบุคคลกับธุรกิจหรือสมาชิกที่อยู่อาศัยโดยมีหรือไม่มีการแลกเปลี่ยนค่าตอบแทน [การชำระเงิน] บนพื้นฐานของ การสอบถาม การสมัคร การซื้อหรือการทำธุรกรรมโดยธุรกิจหรือสมาชิกที่อยู่อาศัยเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เสนอโดยบุคคลหรือนิติบุคคลดังกล่าว ซึ่งความสัมพันธ์ไม่เคยยุติโดยฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งก่อนหน้านี้" [ที่มา: Federal Communications Commission ]

นั่นเป็นวิธีที่ดีในการบอกว่าการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจไม่จำเป็นต้องใช้อะไรมาก เงินไม่ต้องเปลี่ยนมือ เพียงแค่สอบถามเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ในเว็บไซต์หรือสมัครงานก็เพียงพอแล้วที่จะสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและบริษัท

ในทำนองเดียวกัน FCC ได้กำหนดกฎพื้นฐานบางประการในการรับหมายเลขแฟกซ์จากบริษัทและบุคคลที่คุณมี EBR:

[ที่มา: Federal Communications Commission ]

กฎอีกประการหนึ่งที่กำหนดโดยพระราชบัญญัติป้องกันโทรสารขยะปี 2548 คือโฆษณาโทรสารที่ไม่พึงประสงค์ทั้งหมดต้องมีคำแนะนำที่ชัดเจนในการเลือกไม่รับแฟกซ์ที่แพร่ภาพในอนาคตทั้งหมดจากบริษัทนั้น กระบวนการยกเลิกต้องไม่เสียค่าใช้จ่าย (โดยหมายเลขโทรศัพท์โทรฟรี โทรสารหรือเว็บไซต์) และต้องระบุไว้ในหน้าแรกของโทรสาร ในการเลือกไม่รับ ผู้บริโภคต้องแจ้งหมายเลขแฟกซ์ให้กับบริษัทโดยตรงโดยใช้วิธีการใดๆ ที่ระบุไว้ข้างต้น [แหล่งที่มา: Federal Communications Commission ]

อุตสาหกรรมโทรสารออกอากาศได้รับผลกระทบอย่างหนักจากคดีฟ้องร้องหลายล้านดอลลาร์ สิ่งนี้ทำให้หลายบริษัทไม่กล้าใช้แฟกซ์แบบกระจายเสียง ทำให้การใช้จ่ายแฟกซ์แบบกระจายเสียงลดลงอย่างมากในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา

ในปี 2548 บริษัทต่างๆ ทุ่มเงิน 240 ล้านดอลลาร์ไปกับการส่งแฟกซ์ออกอากาศทั่วโลก ในปี 2549 ตัวเลขดังกล่าวลดลง 16.7% สู่ระดับ 200 ล้านดอลลาร์ ภายในปี 2010 ผู้เชี่ยวชาญคาดการณ์ว่าค่าใช้จ่ายแฟกซ์สำหรับการออกอากาศจะลดลงเหลือ 110 ล้านดอลลาร์

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกอากาศแฟกซ์และหัวข้อที่เกี่ยวข้อง โปรดดูที่ลิงก์ในหน้าถัดไป

บทความที่เกี่ยวข้อง

ลิงค์ที่ยอดเยี่ยมเพิ่มเติม