Email: come gestire la tua casella di posta

Nov 27 2022

Ogni.leader.

Ogni.leader.è.un.lettore.

Mi chiedo se la persona che ha inventato quella frase sapesse che un giorno si riferirebbe alla folle quantità di e-mail che si devono leggere in questa era moderna. Quando ho iniziato il mio viaggio con la posta elettronica, ho fatto quello che penso abbiano fatto molte persone; ha creato alcune cartelle e ogni e-mail è andata in una, l'e-mail veniva letta o contrassegnata per aver ancora bisogno di azione. Ma è arrivato un momento in cui ho ricevuto troppe e-mail per stare al passo. Non importa quante volte ho controllato la mia e-mail e lavorato nella mia casella di posta, le e-mail continuavano ad accumularsi, a centinaia. Sapere che avevo ancora così tante e-mail che dovevano essere lette e risposte ha interrotto la mia capacità di concentrazione e la sensazione di flusso mentre facevo altre cose oltre alla posta elettronica.

La mia casella di posta prima di cambiare le mie abitudini di posta elettronica

La situazione è cambiata quando mi sono imbattuto nella metodologia Zero Inbox di Merlin Mann . Il suo modo di guardare la posta elettronica e gestirla ha risuonato con me. E uso ancora i suoi principi per avere (quasi sempre) 0 email nella mia casella di posta.

Quindi come posso farlo?

Passaggio 1: imposta gli orari designati per l'e-mail

Sembra semplice ed è davvero semplice. Quando ho iniziato a praticare l'adesione a questo principio, bloccavo il tempo nella mia agenda per le e-mail. Per lavorare con il mio arretrato ma anche per comunicare a me stesso: “non preoccuparti per la tua email in questo momento, hai del tempo dedicato a questo bel lavoro nella tua agenda”. Quando ho acquisito il controllo della mia casella di posta, ho smesso di bloccare il tempo nella mia agenda e sono appena entrato nella routine di controllare la mia posta elettronica la mattina presto e alla fine della mia giornata lavorativa.

Lo faccio da 5 anni e fintanto che aderisco a questo passaggio uno l'80% delle volte tengo a bada la mia casella di posta.

Ci sono alcune eccezioni, quindi l'80%. Potrei avere una riunione alla fine della giornata, una crisi mattutina o pomeridiana, oa volte sono semplicemente troppo stanco alla fine della giornata per esaminare la mia casella di posta in modo efficace, e in quei giorni salto quel tempo designato per le e-mail. Sapendo che riprenderò il gioco il giorno successivo.

Inoltre, se mi aspetto un'e-mail molto importante, che richiederà un'azione in quel giorno, controllerò la mia e-mail più volte per quell'e-mail. Mentre cerco di ignorare tutto ciò che entra nella mia casella di posta. Queste sono eccezioni alla regola, la regola del passaggio 1.

Passaggio 2: prendi una decisione per ogni email nella posta in arrivo

Usavo la mia casella di posta elettronica, comprese le sue cartelle, come un disordinato elenco di cose da fare. Vedere la mia casella di posta in arrivo come un modo di comunicare invece di un altro elenco di cose da fare ha davvero migliorato il mio flusso di lavoro. Ora avrei tutte le mie cose da fare in un elenco (prima era Google Docs, ora uso Todoist) e non sentirei la pressione di lavorare su tutte le azioni che si trovano all'interno delle e-mail.

Ho anche archiviato tutte le mie cartelle e ho deciso di archiviare tutte le mie email. Non dovrai più perdere tempo a decidere dove archiviare ogni email. All'epoca l'azienda con cui lavoravo utilizzava Gmail e trovare le email archiviate utilizzando la barra di ricerca era molto semplice. Al giorno d'oggi sto usando di nuovo Outlook, funziona, ma non altrettanto bene.

Quindi su ogni email, decido:

Leggi entro 2 min + archivia O rispondi O inoltra
Crea un todo per leggerlo più tardi (se la lettura richiede più di 2 minuti, di solito e-mail con allegati)

Fai un todo per qualsiasi azione fosse necessaria

Passaggio 3: prendi confidenza con le scorciatoie e-mail

Invece di usare il mio mouse (pad) per spostarmi tra le mie e-mail e inviarle, ho passato un po' di tempo a fare pratica con le scorciatoie e-mail. Quelli che uso di più: