นี่เป็นส่วนหนึ่งของซีรีส์หลายตอนเกี่ยวกับวิธีทำงานของฉันให้เสร็จ

ฉันชอบปากกาและกระดาษเสมอ ฉันเป็นเด็กที่ตื่นเต้นกับการซื้อของวันเปิดเทอม ทุ่มปากกาและวารสารสำหรับปี และฉันก็ยังเป็นคนที่มุดเข้าไปในร้านขายเครื่องเขียนขณะที่ฉันเดินผ่าน จึงไม่น่าแปลกใจที่แกนกลางของระบบผลิตภาพของฉันเป็นแบบอะนาล็อก

ฉันชอบแรงเสียดทานที่มีอยู่ในปากกาและกระดาษ มันต้องใช้เวลา คุณไม่สามารถเขียนลวก ๆ และคาดว่าจะอ่านรอยขีดข่วนของคุณในภายหลัง คัดลอกแล้ววางไม่ได้ ต้องเขียนใหม่ เป็นแบบถาวร คุณไม่สามารถลบได้ มีบันทึกที่ลบไม่ออกให้อ้างอิงถึง และเป็นเรื่องส่วนบุคคล มันอยู่ในมือของคุณ บนโต๊ะทำงาน มันไม่ได้ใช้ร่วมกับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อน มันเป็นสำหรับคุณคนเดียว

กุญแจสำคัญคือการใช้แรงเสียดทานเหล่านี้ให้เป็นประโยชน์ สำหรับฉัน นั่นหมายถึงการใช้ปากกาและกระดาษเพื่อแยกแยะงานส่วนตัวและโครงการที่อาจสร้างภาระให้กับจิตใจของฉัน นี่คือวิธีที่ฉันทำ

ภาพใหญ่

นี่คือระบบการผลิตของฉันโดยสังเขป บางคนอาจมองว่าเป็นการกระจายรายสัปดาห์ซึ่งฉันคิดว่าเป็นความสมดุลที่เหมาะสมของรายละเอียดและภาพรวมสำหรับระบบปากกาและกระดาษ ฉันพบว่าปฏิทินดิจิทัลเหมาะที่สุดสำหรับมุมมองรายเดือน และฉันไม่พบความจำเป็นในการเจาะลึกมุมมองรายวันโดยละเอียด (แม้ว่าจะเป็นสิ่งที่ฉันกำลังทดลองอยู่ก็ตาม)

การจับกุม

หน่วยการสร้างแรกของระบบการผลิตคือสถานที่สำหรับการจับภาพ บางคนเรียกสิ่งนี้ว่ากล่องจดหมายเข้าและบางคนเรียกว่าการถ่ายโอนข้อมูล ไม่ว่าคุณจะเรียกมันว่าอะไร คุณต้องมีที่สำหรับดึงทุกอย่างออกจากหัวและลงบนกระดาษ

พื้นที่จับภาพของฉันอยู่ที่ด้านซ้ายมือของสเปรด ทุกอย่างเริ่มต้นที่นั่น เมื่อฉันเริ่มต้นสัปดาห์ใหม่ ฉันจะคัดลอกรายการก่อนหน้าไปที่นั่น รายการใหม่สำหรับงานเริ่มต้นที่ด้านบนและไหลลง รายการใหม่สำหรับด้านอื่น ๆ ในชีวิตของฉันเริ่มต้นที่ด้านล่างและไหลขึ้น

ข้อแม้ประการหนึ่งในที่นี้คือการตีกรอบรายการให้เป็นการ กระทำที่จับต้อง ได้และมองเห็นได้ถัดไป แทนที่จะเป็นแบบทั่วไปเช่น "การเตรียมภาษี" เริ่มต้นด้วย "ดาวน์โหลดแบบฟอร์มภาษีจากนายหน้าและธนาคาร" วิธีการนี้เป็นการโหลดหน้ากระบวนการที่สำคัญในการแบ่งงาน ผลลัพธ์คือในอนาคตฉันมีโอกาสน้อยมากที่จะติดขัดหรือผัดวันประกันพรุ่ง เพราะการกระทำต่อไปนั้นชัดเจนมากและง่ายต่อการรับ

โครงการ

องค์ประกอบหนึ่งของการทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จซึ่งติดอยู่กับฉันคือรายการโครงการ ในระบบของฉัน มันอยู่ที่ด้านล่างของหน้าขวามือของสเปรดที่มีพื้นที่แยกต่างหากสำหรับโครงการงานของฉันและโครงการอื่นๆ

ฉันอ้างอิงรายการนี้มากกว่าส่วนอื่นๆ ในระบบของฉัน เมื่อฉันเริ่มต้นสัปดาห์ใหม่ ฉันจะตรวจสอบสิ่งเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่ายังคงแม่นยำและมีขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนในพื้นที่การจับภาพของฉัน ฉันยังอ้างถึงพวกเขาตลอดทั้งสัปดาห์เมื่ออัปเดตเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันมุ่งเน้นและจุดที่ฉันสามารถใช้ความช่วยเหลือได้

MIT รายวัน

องค์ประกอบสุดท้ายของระบบของฉันคือส่วนที่เหลือทางด้านขวาซึ่งอุทิศให้กับงานที่สำคัญที่สุด ในแต่ละวัน ของ ฉัน การมุ่งเน้นไปที่งาน 1-5 อันดับแรกของคุณในแต่ละวันไม่ใช่เรื่องแปลกใหม่หรือแม้แต่เรื่องใหม่ แต่เป็นคำแนะนำอย่างต่อเนื่องด้วยเหตุผล

วัฒนธรรมของเราให้ความสำคัญกับการทำงานมากเกินไป และเราเห็นผลลัพธ์จากความเหนื่อยหน่ายของพนักงานที่สูงเป็นประวัติการณ์ แต่เราควรทำงานให้เพียงพอ ระบุรายการสำคัญของคุณสำหรับวัน ดำเนินการ สนุกกับความสำเร็จ และกลับมาทำอีกครั้งในวันถัดไป วงจรที่ดีของการจัดลำดับความสำคัญ การดำเนินการ และความเพลิดเพลินคือวิธีที่เราสร้างผลกระทบที่ยั่งยืนและต่อเนื่องในระยะยาว

ขั้นตอนของความเพลิดเพลินเป็นสิ่งสำคัญและยังเป็นจุดที่กระดาษและปากกาได้เปรียบ ในเครื่องมือดิจิทัล เมื่อคุณทำงานสำเร็จ งานนั้นจะหายไปในความว่างเปล่า ไม่มีบันทึกความสำเร็จที่จะสะท้อน ด้วยกระดาษและปากกา รายการทั้งหมดที่คุณทำเสร็จจะยังคงอยู่ตรงนั้น แสดงถึงการทำงานในแต่ละวันที่ซื่อสัตย์ ด้วยวิธีนี้ ส่วนนี้จะทำงานเป็นทั้งรายการสิ่งที่ต้องทำและรายการที่ต้องทำ ฉันพบว่าความสามารถในการติดตามความสำเร็จนี้มีค่ามากจนเป็นสาเหตุหลักที่ฉันเลิกใช้การจัดการงานแบบดิจิทัล

สัญกรณ์

ส่วนสุดท้ายของระบบของฉันคือระบบสัญกรณ์ที่เรียบง่าย มีตัวเลือกมากมายในการดึงแรงบันดาลใจจากbullet Journalingและdash/ plus ระบบของฉันใช้เวลาเล็กน้อยจากทั้งสองอย่างและประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

• item
— item completed
X item canceled
> waiting for response (rare)

สิ่งที่ฉันชื่นชมเกี่ยวกับระบบนี้คือความเรียบง่าย ฉันไม่ต้องการระบบที่ซับซ้อนมากขึ้นเช่นบริบทหรือรายการเฉพาะโครงการหรือรายการ "รอ" นอกจากนี้ พื้นที่จำกัดยังสร้างข้อจำกัดตามธรรมชาติให้กับทั้งสามส่วน สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้ฉันทำโปรเจ็กต์หรือ MIT มากกว่าที่ฉันจะจัดการได้และจำกัดขนาดของงานในมือของฉัน ซึ่งจะทำให้ฉันมีสมาธิจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญหรือเร่งด่วนเท่านั้น และช่วยลดความเสี่ยงที่จะเกิดความรู้สึกท่วมท้นและความเหนื่อยหน่าย

ไม่มีระบบการผลิตที่ดีที่สุดเพียงระบบเดียวที่จะควบคุมระบบทั้งหมดได้ แต่ฉันขอแนะนำให้คุณลองดู หากรู้สึกว่าถูกจำกัดและเรียบง่ายเกินไป อาจเป็นสัญญาณว่าคุณกำลังเล่นกลมากเกินไป และข้อจำกัดบางอย่างอาจมีประโยชน์ หากรู้สึกว่าซับซ้อนเกินไป ฉันชอบที่จะได้ยินวิธีที่จะทำให้ระบบง่ายขึ้นอีกโดยไม่สูญเสียประโยชน์หลัก