นี่เป็นส่วนหนึ่งของซีรีส์หลายตอนเกี่ยวกับวิธีทำงานของฉันให้เสร็จ

แม้ว่าฉันจะชอบปากกาและกระดาษแต่ก็มีบางจุดที่เครื่องมือดิจิทัลให้คุณค่าที่ไม่เหมือนใคร กำหนดการและเอกสาร

ในฐานะผู้อำนวยการฝ่ายวิศวกรรม วันเวลาของฉันถูกขับเคลื่อนด้วยปฏิทิน แม้ว่าปฏิทินแบบกระดาษจะมีเสน่ห์ดึงดูดใจ แต่ท้ายที่สุดแล้วกลับใช้ไม่ได้กับความต้องการของฉัน และเมื่อฉันมีปฏิทินดิจิทัลในแถบเครื่องมือแล้ว มันจะสะดวกในการใช้งานทุกอย่างที่มีวันที่แนบมาด้วย

แม้ว่าจะมีทางเลือกอื่นที่ใช้กระดาษสำหรับการตั้งเวลา แต่ตอนนี้ไฟล์เป็นแบบดิจิทัล ฉันใช้เวลาช่วงฤดูร้อนในโรงเรียนมัธยมในการพิมพ์บันทึกผู้ป่วยแบบดิจิทัลเพื่อเปลี่ยนที่ทำงานของแพทย์กลับเป็นแผนภูมิกระดาษ ส่วนหนึ่งของฉันเสียชีวิตในฤดูร้อนปีนั้น ไม่ควรมีใครทำซ้ำประสบการณ์นั้น

และแน่นอนว่ามีจุดตัดของพื้นที่ทั้งสองนี้ การประชุม เวิร์กโฟลว์ของฉันมีรายละเอียดมากพอที่จะสมควรได้รับส่วนของตัวเอง ซึ่งเราจะพูดถึงด้านล่าง มาดำน้ำกันเถอะ

กำหนดการ

นอกเหนือจากการจัดการประชุมแล้ว มีความต้องการการจัดกำหนดการที่หลากหลายสำหรับงานที่ควรค่าแก่การพิจารณา

ประการแรก มีงานที่ต้องคำนึงถึงเวลา สิ่งใดที่ต้องเกิดขึ้นในวันและเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น ใส่ไก่งวงวันขอบคุณพระเจ้าลงในน้ำเกลือ เกือบจะเหมือนกับการประชุมจริง แต่ไม่มีระยะเวลา ปฏิทินดิจิทัลมีความเป็นเลิศที่นี่ หลักๆ แล้วสำหรับการแจ้งเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมรายการสำคัญเหล่านี้

ประการที่สอง มีงานที่เกิดซ้ำๆ เกิดขึ้นเป็นประจำ ตั้งแต่การทบทวนรายสัปดาห์ไปจนถึงงานบ้าน ฉันมีการแจ้งเตือนหลายรายการในจังหวะต่างๆ เพื่อขับเคลื่อนกิจวัตรด้านประสิทธิภาพการทำงานของฉัน สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับเวลา แต่เป็นส่วนสำคัญของการกำจัดงานภายนอกเพื่อให้คุณได้เคลียร์งาน

ประการที่สาม มีงานในอนาคต อะไรที่ไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นในสัปดาห์นี้ ถ้าฉันมีงานครบกำหนดในเดือนหน้า ฉันจะเพิ่มการช่วยเตือนเมื่อสัปดาห์ก่อนในปฏิทินของฉัน วิธีนี้ช่วยให้ฉันขจัดความยุ่งเหยิงออกจากระบบอะนาล็อก และเมื่องานสำรองข้อมูลขึ้นมา ฉันจะจัดไฟล์กลับเข้าไปในระบบนั้น

ในที่สุดมีงาน " บล็อกเวลา " ด้วยการบล็อกเวลา คุณจะกำหนดเวลางานของคุณโดยตรงในปฏิทินของคุณ เช่น การประชุม แทนที่จะทำงานจากรายการสิ่งที่ต้องทำและปรับงานตามข้อผูกมัดอื่นๆ ของคุณ ในสถานการณ์นี้ การจัดกำหนดการไม่ได้ขับเคลื่อนด้วยเส้นตาย แต่เกิดจากการใช้เวลาของคุณโดยเจตนา ฉันไม่ได้ใช้สิ่งนี้บ่อยนัก แต่เมื่อใกล้ถึงกำหนดเส้นตายที่ยากลำบากหรือฉันเล่นกลหลายอย่างเกินไป ฉันจะดึงเครื่องมือนี้มาช่วย

เครื่องมือที่ฉันเลือกสำหรับการใช้งานสามกรณีแรกคือการแจ้งเตือนของ Google ด้วยระบบนิเวศของ Google มีวิธีต่างๆ มากมายที่น่ารำคาญในการใส่งานลงในปฏิทินของคุณ ตั้งแต่ การช่วย เตือนไปจนถึงงานไปจนถึงการกำหนดเวลาเก็บโน้ต ฉันได้รับการแจ้งเตือนเนื่องจากเป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุดในกลุ่มแม้ว่าฉันจะโกงด้วยการบันทึกตามกำหนดเวลาเมื่อฉันต้องการรายการตรวจสอบสำหรับงานที่เกิดซ้ำเช่นการทบทวนรายสัปดาห์ สำหรับการบล็อกเวลา ฉันใช้ Google ปฏิทิน เช่นเดียวกับที่ทำกับการประชุมด้านล่าง

เอกสาร

ความพยายามในการจัดการเอกสารดิจิทัลในช่วงแรกๆ ของฉันคือโครงสร้างโฟลเดอร์ที่สวยงาม ออกแบบตามความต้องการเฉพาะบุคคล การบังคับขององค์กรมีความสุขอย่างยิ่งในการหาอนุกรมวิธานที่ถูกต้องเพื่อนำมาซึ่งความโกลาหล เมื่อปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น เป็นที่ชัดเจนว่าการดูแลเอกสารของฉันเป็นผลลบต่อประสิทธิภาพการทำงานของฉัน นั่นคือตอนที่ฉันได้พบกับแนวทาง PARA ของ Tiago Forte ในการจัดการเอกสารดิจิทัล ตอนแรกฉันไม่ค่อยเชื่อ ฉันชอบโครงสร้างที่ฉันสร้างขึ้นมาก แต่หลังจากทดลองใช้งาน ฉันรู้ว่าฉันจะไม่มีวันกลับไปอีก

ระบบ PARA จัดระเบียบเอกสารตามความสามารถในการดำเนินการแทนที่จะเป็นเนื้อหาเหมือนระบบอื่นๆ ส่วนใหญ่ การเปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนเอกสารของคุณให้เป็นเครื่องมือในการเพิ่มประสิทธิภาพ ระบบประกอบด้วยโฟลเดอร์ระดับบนสุดสี่โฟลเดอร์ (หนึ่งโฟลเดอร์สำหรับแต่ละตัวอักษรของ PARA) และแนะนำให้มีโฟลเดอร์ไม่เกินสี่โฟลเดอร์ สิ่งนี้ทำให้โครงสร้างสามารถจัดการได้ ใช้งานง่ายและเข้ากับหัวของคุณได้ง่าย

โครงการ : โฟลเดอร์ที่นี่แมปเกือบหนึ่งต่อหนึ่งกับโครงการในระบบอะนาล็อกของฉัน การทำมิเรอร์เอกสารและระบบการจัดการงานเป็นวิธีปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพ ฉันสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วสำหรับโครงการที่ฉันกำลังทำอยู่ ฉันสามารถใช้โครงสร้างนี้เพื่อจอดโปรเจ็กต์ที่ค้างอยู่ได้ด้วยการลบออกจากระบบอะนาล็อกของฉันแล้วดึงกลับจากที่นี่ตามต้องการ

พื้นที่ : โฟลเดอร์ที่นี่แมปกับขอบเขตที่กว้างขึ้นซึ่งไม่มีการส่งมอบเฉพาะ แต่ยังต้องการโฟกัสปกติ ฉันมีโฟลเดอร์ที่นี่สำหรับแต่ละทีมที่ฉันสนับสนุน สำหรับคณะกรรมการและบอร์ดที่ฉันนั่งอยู่ และสำหรับความสัมพันธ์ที่สำคัญที่ฉันรักษาไว้

ทรัพยากร : โฟลเดอร์ที่นี่บันทึกเอกสารที่ฉันอ้างถึงตามความจำเป็นแทนที่จะใช้เป็นประจำ ตัวอย่างที่ดีได้แก่ สูตรอาหาร ภาพใบหน้าสำหรับโปรไฟล์ออนไลน์ ข้อมูลเกี่ยวกับ DnD ที่ฉันกำลังหัดเล่นกับลูกชาย พื้นหลังแบบซูม และอื่นๆ

เอกสารเก่า : โฟลเดอร์ในที่นี้ไม่ได้ใช้งานในโฟลเดอร์อื่นๆ ส่วนใหญ่เป็นโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ แต่มีโฟลเดอร์สำหรับพื้นที่ต่างๆ เช่น งานและทรัพยากรก่อนหน้านี้ที่ฉันไม่ได้อ้างถึงอีกต่อไป (โฟลเดอร์ Covid ของฉัน!)

ในแต่ละผลิตภัณฑ์เอกสารที่ฉันใช้ (Dropbox, GDrive, Quip ฯลฯ) ฉันมีโฟลเดอร์ระดับบนสุดทั้งห้านี้ที่ยังคงรูปลักษณ์และสัมผัสที่คุ้นเคยอยู่เสมอไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

การประชุม

การประชุมคือที่ที่การจัดกำหนดการและเอกสารมาบรรจบกัน เหตุผลนี้คือการประชุมที่ฉันเข้าร่วมเกือบทุกครั้งจะมีเอกสารที่ใช้ร่วมกันที่เกี่ยวข้อง

การประชุมส่วนใหญ่ของฉันเป็นการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำๆ กับผู้คนหลากหลายกลุ่ม นี่อาจเป็นการประชุม 1–1 กับคนที่รายงานให้ฉัน การประชุมกลุ่มเพื่อนหรือทีมหรือการประชุมภายนอกกับผู้รับเหมา เอกสารที่ใช้ร่วมกันจะสร้างบันทึกการดำเนินการของสิ่งที่เราเคยคุยกันในอดีต และสร้างพื้นที่สำหรับหัวข้อที่เราต้องพูดคุยในอนาคต

การมีเอกสารการประชุมเหล่านี้เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ฉันสามารถลดความยุ่งเหยิงในระบบอะนาล็อกของฉัน ตัวเลือกแบบอะนาล็อกล้วนจะได้รับผลกระทบจากลักษณะส่วนบุคคลของปากกาและกระดาษ เอกสารการทำงานร่วมกันช่วยให้ทุกคนในการประชุมเป็นเจ้าของวาระการประชุมร่วมกัน

Google ปฏิทินเป็นเครื่องมือที่ฉันเลือกที่นี่ คนอื่น ๆ สาบานด้วยแอปปฏิทินที่ฉูดฉาด แต่ Google ปฏิทินทำทุกอย่างที่ฉันต้องการ ที่สำคัญกว่านั้น ในฐานะที่เป็นหนึ่งในแอพปฏิทินที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเครื่องมือของบุคคลที่สามส่วนใหญ่เช่น Zoom รวมเข้ากับมัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มันทำงานร่วมกับClockwiseซึ่งเป็นตัวจัดการปฏิทินอัตโนมัติที่คุณต้องการแต่ไม่รู้ว่ามีอยู่จริง จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเวลาว่างของคุณ ย้ายการประชุมที่ขัดแย้งกัน บล็อกเวลาสำหรับกิจกรรมในปฏิทินส่วนตัวของคุณ กำหนดเวลาช่วงพักรับประทานอาหารกลางวันสำหรับคุณ และอื่นๆ อีกมากมาย ฉันไม่สามารถจินตนาการถึงการทำงานโดยปราศจากมันได้อีกต่อไป

การจับภาพที่แพร่หลาย

สุดท้ายนี้ ยังมีอีกหนึ่งองค์ประกอบเล็กๆ น้อยๆ แต่ทรงคุณค่าในระบบการผลิตดิจิทัลของฉัน ความสามารถในการจับภาพความคิดหรืองานได้ตลอดเวลาไม่ว่าฉันจะอยู่ที่ไหน ก่อนใช้สมาร์ทโฟน ฉันค่อนข้างภูมิใจที่ได้พกสมุดจดเล็กๆ และปากกาไปทุกที่ที่ฉันไป แต่โชคไม่ดีที่วันเหล่านั้นตามหลังฉันไป ความจริงก็คือ ฉันมีโทรศัพท์อยู่ในกระเป๋าเสมอ และฉันค่อนข้างจะพกติดตัวทุกวันให้น้อยที่สุด

มีตัวเลือกมากมายในพื้นที่นี้ แต่ฉัน เลือกใช้ TickTickซึ่งเป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุดที่ฉันสามารถหาได้ซึ่งมีตัวเลือกการจับภาพด่วนที่ยอดเยี่ยม มันมีทางลัดส่วนกลางที่ดีมากบน Mac และเพิ่มทางลัดอย่างรวดเร็วบน Android ปรับแต่งได้มากซึ่งฉันชอบเพียงเพราะมันทำให้ฉันสามารถปิดและซ่อนเกือบทุกอย่าง ทำให้มันกลายเป็นเครื่องมือจับภาพง่ายๆ งานและรายการที่ไปถึงที่นั่นจะถูกย้ายไปยังระบบอื่นอย่างรวดเร็วในครั้งต่อไปที่ฉันอยู่ที่โต๊ะทำงาน

ง่าย ๆ เข้าไว้

โฟกัสของฉันกับระบบนี้คือความเรียบง่าย ไม่รวมเครื่องมือสำหรับผู้ใช้ขั้นสูงสำหรับฐานความรู้ส่วนบุคคลหรือการจดบันทึกบนเครือข่าย ด้วยการใช้เครื่องมือหลักสองสามอย่าง ฉันสามารถปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมใดก็ได้ งานใหม่แต่ละงานมาพร้อมกับชุดเครื่องมือใหม่ที่ได้รับอนุมัติจากบริษัท และฉันสามารถปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะกับแอปพลิเคชันที่มีอยู่ได้ โดยให้พื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารและปฏิทินสำหรับงานและกิจกรรมต่างๆ

ไม่มีระบบการผลิตที่ดีที่สุดเพียงระบบเดียวที่จะควบคุมระบบทั้งหมดได้ แต่ฉันขอแนะนำให้คุณลองดู หากรู้สึกว่าถูกจำกัดและเรียบง่ายเกินไป อาจเป็นสัญญาณว่าคุณกำลังเล่นกลมากเกินไป และข้อจำกัดบางอย่างอาจมีประโยชน์ หากรู้สึกว่าซับซ้อนเกินไป ฉันชอบที่จะเรียนรู้วิธีทำให้ระบบง่ายขึ้นโดยไม่สูญเสียประโยชน์หลัก