Benchmarking-Prozess
Einführung
Wenn ein Unternehmen erfolgreich sein soll, muss es seine Leistung auf konsistente Weise bewerten.
Dazu müssen Unternehmen Standards für sich selbst festlegen und ihre Prozesse und Leistungen an anerkannten Branchenführern oder an Best Practices aus anderen Branchen messen, die in einem ähnlichen Umfeld tätig sind.
Dies wird allgemein als bezeichnet benchmarking im Management-Sprachgebrauch.
Der Benchmarking-Prozess ist relativ unkompliziert. Ein gewisses Wissen und eine praktische Beule sind alles, was erforderlich ist, um einen solchen Prozess zum Erfolg zu führen.
Aus diesem Grund werden im Folgenden die wichtigsten Schritte des Benchmarking-Prozesses zum Nutzen von Führungskräften, Studenten und der interessierten Bevölkerung hervorgehoben.
Ein schrittweiser Ansatz für das Benchmarking
Im Folgenden sind die Schritte des Benchmarking-Prozesses aufgeführt:
(1) Planung
Vor dem Benchmarking müssen die Stakeholder des Unternehmens unbedingt die Aktivitäten identifizieren, die einem Benchmarking unterzogen werden müssen.
Beispielsweise wären die Prozesse, die eine solche Berücksichtigung verdienen, im Allgemeinen Kernaktivitäten, die das Potenzial haben, dem betreffenden Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Solche Prozesse würden im Allgemeinen hohe Kosten, Volumen oder Wert verursachen. Damit die optimalen Ergebnisse des Benchmarking erzielt werden können, müssen die Ein- und Ausgänge neu definiert werden. Die ausgewählten Aktivitäten sollten messbar und damit leicht vergleichbar sein, und daher müssen die Benchmarking-Metriken ermittelt werden.
Vor dem Benchmarking muss der gesamte Prozessablauf gebührend berücksichtigt werden. Beispielsweise erweist sich die Verbesserung einer Kernkompetenz zum Nachteil einer anderen als wenig nützlich.
Daher entscheiden sich viele dafür, solche Prozesse detailliert zu dokumentieren (ein Prozessflussdiagramm wird für diesen Zweck als ideal angesehen), damit Auslassungen und Fehler minimiert werden. Auf diese Weise erhält das Unternehmen eine klarere Vorstellung von seinen strategischen Zielen, seinen primären Geschäftsprozessen, Kundenerwartungen und kritischen Erfolgsfaktoren.
Eine ehrliche Einschätzung der Stärken, Schwächen und Problembereiche des Unternehmens würde sich bei der Feinabstimmung eines solchen Prozesses als immens nützlich erweisen.
Der nächste Schritt im Planungsprozess wäre, dass das Unternehmen einen geeigneten Maßstab wählt, an dem sich seine Leistung messen lässt.
Die Benchmark kann eine einzelne Einheit oder eine kollektive Gruppe von Unternehmen sein, die mit optimaler Effizienz arbeiten.
Wie bereits erwähnt, wäre die Relevanz eines solchen Unternehmens in der Tat größer, wenn es in einem ähnlichen Umfeld operiert oder einen vergleichbaren strategischen Ansatz zur Erreichung seiner Ziele verfolgt.
In solchen Unternehmen angewandte Maßnahmen und Praktiken sollten identifiziert werden, damit Geschäftsprozessalternativen untersucht werden können.
Außerdem ist es für ein Unternehmen immer ratsam, seine Ziele vor Beginn des Benchmarking-Prozesses zu ermitteln.
Die angewandte Methodik und die Art und Weise, wie die Ergebnisse dokumentiert werden, sollten ebenfalls gebührend berücksichtigt werden. In solchen Fällen sollte ein kompetentes Team gefunden werden, um den Benchmarking-Prozess durchzuführen, wobei ein oder mehrere Führungskräfte ordnungsgemäß ernannt werden, um die reibungslose und zeitnahe Umsetzung des Projekts sicherzustellen.
(2) Sammlung von Informationen
Informationen können grob in die Untertexte Primärdaten und Sekundärdaten eingeteilt werden.
Zur weiteren Verdeutlichung beziehen sich Primärdaten hier auf die Erfassung von Daten direkt vom Benchmark-Unternehmen / den Benchmark-Unternehmen selbst, während sich Sekundärdaten auf Informationen beziehen, die aus der Presse, Veröffentlichungen oder Websites stammen.
Explorative Forschung, Marktforschung, quantitative Forschung, informelle Gespräche, Interviews und Fragebögen sind nach wie vor einige der beliebtesten Methoden zum Sammeln von Informationen.
Bei der Primärforschung muss das Unternehmen, das den Benchmarking-Prozess durchführen soll, seine Datenerhebungsmethode neu definieren.
Die Erstellung eines Fragebogens oder eines standardisierten Interviewformats, die Durchführung von Primärrecherchen per Telefon, E-Mail oder in persönlichen Interviews, Beobachtungen vor Ort und die systematische Dokumentation solcher Daten sind für den Benchmarking-Prozess von entscheidender Bedeutung soll ein Erfolg sein.
(3) Datenanalyse
Sobald ausreichende Daten gesammelt wurden, ist die ordnungsgemäße Analyse dieser Informationen von größter Bedeutung.
Datenanalyse, Datenpräsentation (vorzugsweise in grafischer Form, zur einfachen Bezugnahme), Ergebnisprojektion, Klassifizierung der Leistungslücken in Prozessen und Identifizierung der Grundursache, die zur Entstehung solcher Lücken führt (üblicherweise als Enabler bezeichnet ), müssen erforderlich sein dann durchgeführt.
(4) Umsetzung
Dies ist die Phase im Benchmarking-Prozess, in der es obligatorisch wird, das Gespräch zu führen . Dies bedeutet im Allgemeinen, dass weitreichende Änderungen vorgenommen werden müssen, damit die Leistungslücke zwischen dem Ideal und dem Wirklichen nach Möglichkeit verringert und beseitigt wird.
Ein formeller Aktionsplan, der Veränderungen fördert, sollte idealerweise unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur formuliert werden, damit der Widerstand, der normalerweise mit Veränderungen einhergeht, minimiert wird.
Es wäre entscheidend, sicherzustellen, dass das Management und die Mitarbeiter sich voll und ganz für den Prozess engagieren und dass ausreichende Ressourcen vorhanden sind, um die erforderlichen Verbesserungen zu ermöglichen, um den Benchmarking-Prozess zum Erfolg zu führen.
(5) Überwachung
Wie bei den meisten Projekten sollte regelmäßig eine systematische Bewertung durchgeführt werden, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Benchmarking-Prozess zu ziehen.
Die Aufnahme der erforderlichen Informationen, die Bewertung der erzielten Fortschritte, die Wiederholung der Auswirkungen der Änderungen und die erforderlichen Anpassungen sind Teil des Überwachungsprozesses.
Fazit
Wie klar ersichtlich ist, kann Benchmarking den Workflow und die Struktur des Unternehmens aufwerten, indem Bereiche für Verbesserungen und Korrekturen identifiziert werden.
Es ist in der Tat von unschätzbarem Wert für das Streben einer Organisation nach kontinuierlicher Verbesserung.