Projektmanagementprozesse

Einführung

Projektmanagement ist einer der kritischen Prozesse eines jeden Projekts. Dies liegt daran, dass das Projektmanagement der Kernprozess ist, der alle anderen Projektaktivitäten und -prozesse miteinander verbindet.

Wenn es um die Aktivitäten des Projektmanagements geht, gibt es viele. Diese zahlreichen Projektmanagementaktivitäten lassen sich jedoch in fünf Hauptprozesse einteilen.

Schauen wir uns die fünf wichtigsten Projektmanagementprozesse im Detail an.

1 - Projektinitiierung

Die Projektinitiierung ist der Ausgangspunkt eines jeden Projekts. In diesem Prozess finden alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Gewinn eines Projekts statt. Normalerweise ist die Hauptaktivität dieser Phase der Vorverkauf.

Während des Vorverkaufszeitraums beweist der Dienstleister dem Kunden die Berechtigung und Fähigkeit, das Projekt abzuschließen, und gewinnt schließlich das Geschäft. Dann kommt die detaillierte Anforderungserfassung als nächstes.

Während der Aktivität zum Sammeln von Anforderungen werden alle Kundenanforderungen gesammelt und zur Implementierung analysiert. In dieser Aktivität können Verhandlungen stattfinden, um bestimmte Anforderungen zu ändern oder bestimmte Anforderungen insgesamt zu entfernen.

Normalerweise endet der Projektinitiierungsprozess mit der Abnahme der Anforderungen.

2 - Projektplanung

Die Projektplanung ist einer der wichtigsten Projektmanagementprozesse. Wenn das Projektmanagementteam diesen Schritt falsch macht, kann dies in den nächsten Projektphasen schwerwiegende negative Folgen haben.

Daher muss das Projektmanagementteam diesem Prozess des Projekts detaillierte Aufmerksamkeit widmen.

In diesem Prozess wird der Projektplan abgeleitet, um die Projektanforderungen wie Anforderungsumfang, Budget und Zeitrahmen zu berücksichtigen. Sobald der Projektplan abgeleitet ist, wird der Projektplan entwickelt.

Abhängig vom Budget und dem Zeitplan werden die Ressourcen dann dem Projekt zugewiesen. Diese Phase ist die wichtigste Phase, wenn es um Projektkosten und -aufwand geht.

3 - Projektdurchführung

Nachdem alle Formalitäten erledigt sind, führt das Projektmanagement in dieser Phase das Projekt aus, um die Projektziele zu erreichen.

Bei der Ausführung führt jedes Mitglied des Teams innerhalb der vorgegebenen Frist für jede Aktivität seine eigenen Aufgaben aus. Der detaillierte Projektplan wird zur Verfolgung des Projektfortschritts verwendet.

Während der Projektdurchführung sind viele Berichtsaktivitäten durchzuführen. Die Geschäftsleitung des Unternehmens benötigt tägliche oder wöchentliche Statusaktualisierungen des Projektfortschritts.

Darüber hinaus möchte der Kunde möglicherweise auch den Fortschritt des Projekts verfolgen. Während der Projektdurchführung ist es ein Muss, den Aufwand und die Kosten des Projekts zu verfolgen, um festzustellen, ob das Projekt in die richtige Richtung voranschreitet oder nicht.

Zusätzlich zur Berichterstellung müssen während der Projektausführung mehrere Lieferungen erfolgen. In der Regel handelt es sich bei Projektlieferungen nicht um einmalige Lieferungen am Ende des Projekts. Stattdessen werden die Lieferungen über den gesamten Projektdurchführungszeitraum verteilt und nach vereinbarten Fristen geliefert.

4 - Kontrolle und Validierung

Während des Projektlebenszyklus sollten die Projektaktivitäten gründlich kontrolliert und validiert werden. Das Controlling kann hauptsächlich durch Einhaltung der ursprünglichen Protokolle wie Projektplan, Qualitätssicherungstestplan und Kommunikationsplan für das Projekt erfolgen.

Manchmal kann es Fälle geben, die von solchen Protokollen nicht abgedeckt werden. In solchen Fällen sollte der Projektmanager angemessene und notwendige Messungen durchführen, um solche Situationen zu kontrollieren.

Die Validierung ist eine unterstützende Aktivität, die vom ersten bis zum letzten Tag eines Projekts ausgeführt wird. Jede Aktivität und Lieferung sollte ihre eigenen Validierungskriterien haben, um das erfolgreiche Ergebnis oder den erfolgreichen Abschluss zu überprüfen.

Wenn es um Projektlieferungen und -anforderungen geht, unterstützt ein separates Team namens "Qualitätssicherungsteam" das Projektteam bei Validierungs- und Verifizierungsfunktionen.

5 - Abschluss und Bewertung

Sobald alle Projektanforderungen erfüllt sind, ist es Zeit, das implementierte System zu übergeben und das Projekt abzuschließen. Wenn die Projektlieferungen den vom Kunden festgelegten Akzeptanzkriterien entsprechen, wird das Projekt vom Kunden ordnungsgemäß angenommen und bezahlt.

Sobald der Projektabschluss erfolgt ist, ist es Zeit, das gesamte Projekt zu bewerten. In dieser Bewertung werden die vom Projektteam gemachten Fehler identifiziert und die notwendigen Schritte unternommen, um sie in zukünftigen Projekten zu vermeiden.

Während des Projektevaluierungsprozesses stellt der Dienstleister möglicherweise fest, dass er die erwarteten Margen für das Projekt nicht erreicht und die zu Beginn geplanten Fristen überschritten hat.

In solchen Fällen ist das Projekt für den Dienstleister kein 100% iger Erfolg. Daher sollten solche Fälle sorgfältig untersucht werden und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sie in Zukunft zu vermeiden.

Fazit

Projektmanagement ist ein verantwortungsbewusster Prozess. Der Projektmanagementprozess verbindet alle anderen Projektaktivitäten miteinander und schafft die Harmonie im Projekt.

Daher sollte das Projektmanagementteam über ein detailliertes Verständnis aller Projektmanagementprozesse und der Tools verfügen, die es für jeden Projektmanagementprozess verwenden kann.