Verwaltungskonzepte - Kurzanleitung

Einführung

Es gibt eine Reihe von Kalkulationsmodellen, die im Geschäftsbereich verwendet werden, und die Prozesskostenrechnung ist eines davon. In der Prozesskostenrechnung werden verschiedene Aktivitäten in der Organisation identifiziert und mit Kosten belegt.

Bei der Preisgestaltung von Produkten und Dienstleistungen, die vom Unternehmen hergestellt werden, werden die Aktivitätskosten für Aktivitäten berechnet, die bei der Herstellung der Produkte und Dienstleistungen durchgeführt wurden. Mit anderen Worten, die aktivitätsbasierte Kalkulation ordnet den direkten Kosten indirekte Kosten zu. Diese indirekten Kosten werden in der Geschäftswelt auch als Gemeinkosten bezeichnet.

Nehmen wir ein Beispiel. In einer Unternehmensorganisation werden eine Reihe von Aktivitäten ausgeführt, und diese Aktivitäten gehören zu vielen Abteilungen und Phasen wie Planung, Fertigung oder Engineering. All diese Aktivitäten tragen letztendlich dazu bei, Produkte herzustellen oder Dienstleistungen für die Endkunden anzubieten.

Die Qualitätskontrolltätigkeit eines Bekleidungsherstellers ist eines der guten Beispiele für eine solche Tätigkeit. Durch Identifizieren der Kosten für die Qualitätskontrollfunktion kann das Management die Kosten für jedes Produkt, jede Dienstleistung oder Ressource erkennen. Dieses Verständnis hilft der Geschäftsleitung, die Geschäftsorganisation reibungslos zu führen.

Die Prozesskostenrechnung ist effektiver, wenn sie langfristig und nicht kurzfristig eingesetzt wird.

Implementierung in einer Organisation

Wenn es darum geht, eine aktivitätsbasierte Kostenrechnung in einer Organisation zu implementieren, ist das Engagement der Geschäftsleitung ein Muss. Die aktivitätsbasierte Kostenrechnung erfordert eine visionäre Führung, die langfristig Bestand haben sollte. Daher ist es erforderlich, dass die Geschäftsleitung ein umfassendes Bewusstsein dafür hat, wie die aktivitätsbasierte Kostenrechnung funktioniert und welche Interaktionspunkte das Management mit dem Prozess hat.

Vor der Implementierung einer aktivitätsbasierten Kostenrechnung für das gesamte Unternehmen ist es immer eine gute Idee, einen Pilotlauf durchzuführen. Der beste Kandidat für diesen Pilotlauf ist die Abteilung, die unter Gewinnmängeln leidet.

Obwohl dies als riskant angesehen werden kann, haben solche Abteilungen möglicherweise die Chance, erfolgreich zu sein, wenn sie mit aktivitätsbasierten Kostenrechnungen verwaltet werden. Schließlich würde dies der Organisation ein messbares Beispiel für die aktivitätsbasierte Kostenrechnung und ihren Erfolg geben. Falls nach der Implementierung der Pilotstudie keine Kosteneinsparungen erzielt werden, ist es höchstwahrscheinlich, dass das Modell nicht ordnungsgemäß implementiert wurde oder nicht für die Abteilung oder das Unternehmen insgesamt geeignet ist.

Ein Kernteam zu haben ist wichtig

Wenn eine Organisation plant, die Prozesskostenrechnung aufzuspießen, ist die Beauftragung eines Kernteams von großem Vorteil. Wenn die Organisation klein ist, kann ein Team mit Hilfe von Freiwilligen beauftragt werden, die ihre Zeit in Teilzeit einbringen. Dieses Team ist dafür verantwortlich, die Aktivitäten zu identifizieren und zu bewerten, die überarbeitet werden sollten, um das Produkt oder die Dienstleistung zu optimieren.

Das Team sollte idealerweise aus Fachleuten aus allen Bereichen der Organisation bestehen. Die Einstellung eines externen Beraters könnte jedoch auch von Vorteil sein.

Die Software

Bei der Implementierung der aktivitätsbasierten Kostenrechnung ist es für ein Unternehmen von Vorteil, Computersoftware für Berechnungen und Datenspeicherung zu verwenden. Die Computersoftware kann eine einfache Datenbank sein, in der Informationen gespeichert werden, z. B. angepasste ABC-Software für das Unternehmen oder eine allgemeine Standardsoftware.

Der Ablauf

Das Verfahren für die erfolgreiche Implementierung der aktivitätsbasierten Kostenrechnung in einer Organisation lautet wie folgt:

• Identifizierung eines Teams, das für die Implementierung der aktivitätsbasierten Kostenrechnung verantwortlich ist.

• Das Team identifiziert und bewertet die Aktivitäten, die mit den betreffenden Produkten und Dienstleistungen verbunden sind.

• Das Team wählt eine Teilmenge von Aktivitäten aus, die für die aktivitätsbasierte Kalkulation verwendet werden sollen.

• Das Team identifiziert die Elemente ausgewählter Aktivitäten, die für die Organisation zu viel Geld kosten. Das Team sollte in diesem Schritt auf Details achten, da viele Aktivitäten ihre Kosten schützen und von außen unschuldig aussehen können.

• Die Fixkosten und variablen Kosten im Zusammenhang mit Aktivitäten werden identifiziert.

• Die gesammelten Kosteninformationen werden in die ABC-Software eingegeben.

• Die Software führt dann Berechnungen durch und erstellt Berichte, um Managemententscheidungen zu unterstützen.

• Basierend auf den Berichten kann das Management die Schritte identifizieren, die zur Steigerung der Gewinnmargen unternommen werden sollten, um die Aktivitäten effizienter zu gestalten.

Die Managementschritte und -entscheidungen, die nach einer aktivitätsbasierten Kalkulationserfahrung getroffen werden, werden allgemein als aktivitätsbasiertes Management bezeichnet. In diesem Prozess trifft das Management Geschäftsentscheidungen, um bestimmte Aktivitäten zu optimieren und einige Aktivitäten loszulassen.

Dinge, die Sie beachten sollten

Manchmal besteht für Unternehmen das Risiko, zu viel Zeit, Geld und Ressourcen für das Sammeln und Analysieren von Daten aufzuwenden, die für ein aktivitätsbasiertes Kostenmodell erforderlich sind. Dies kann schließlich zu Frustration führen und die Organisation kann ABC schließlich aufgeben.

Wenn die Ergebnisse der aktivitätsbasierten Kostenrechnung nicht miteinander verknüpft werden, wird der Erfolg der Implementierung normalerweise behindert. Dies geschieht normalerweise, wenn die Entscheidungsträger nicht wissen, wie die aktivitätsbasierte Kostenrechnung im gesamten Unternehmen eingesetzt werden kann. Das Verstehen der Konzepte und die aktive Beteiligung am ABC-Implementierungsprozess können dies leicht beseitigen.

Wenn die Unternehmensorganisation schnelle Lösungen benötigt, ist die aktivitätsbasierte Kalkulation nicht die richtige Antwort. Daher sollte ABC nicht für Situationen implementiert werden, in denen schnelle Gewinne erforderlich sind.

Fazit

Die Prozesskostenrechnung ist eine andere Sichtweise auf die Kosten eines Unternehmens, um die Gewinnmargen zu optimieren.

Wenn ABC mit dem richtigen Verständnis für den richtigen Zweck implementiert wird, kann es der Organisation einen großen langfristigen Wert zurückgeben.

Einführung

Agiles Projektmanagement ist eine der revolutionären Methoden, die für die Praxis des Projektmanagements eingeführt wurden. Dies ist eine der neuesten Projektmanagementstrategien, die hauptsächlich auf die Projektmanagementpraxis in der Softwareentwicklung angewendet wird. Daher ist es am besten, agiles Projektmanagement mit dem Softwareentwicklungsprozess in Verbindung zu bringen, wenn Sie ihn verstehen.

Seit Beginn der Softwareentwicklung als Unternehmen folgten eine Reihe von Prozessen, wie beispielsweise das Wasserfallmodell. Mit der Weiterentwicklung der Softwareentwicklung, der Technologien und der Geschäftsanforderungen sind die traditionellen Modelle nicht robust genug, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Daher waren flexiblere Softwareentwicklungsmodelle erforderlich, um der Agilität der Anforderungen gerecht zu werden. Infolgedessen entwickelte die Informationstechnologie-Community agile Softwareentwicklungsmodelle.

'Agil' ist ein Überbegriff zur Identifizierung verschiedener Modelle für die agile Entwicklung, wie z. B. Scrum. Da sich das agile Entwicklungsmodell von herkömmlichen Modellen unterscheidet, ist das agile Projektmanagement ein Spezialgebiet des Projektmanagements.

Der agile Prozess

Um das agile Projektmanagement zu verstehen, muss man den agilen Entwicklungsprozess gut verstehen.

Es gibt viele Unterschiede im agilen Entwicklungsmodell im Vergleich zu herkömmlichen Modellen:

• Das agile Modell betont die Tatsache, dass das gesamte Team eine eng integrierte Einheit sein sollte. Dies umfasst die Entwickler, die Qualitätssicherung, das Projektmanagement und den Kunden.

• Häufige Kommunikation ist einer der Schlüsselfaktoren, die diese Integration ermöglichen. Daher werden tägliche Besprechungen abgehalten, um die Arbeit und die Abhängigkeiten des Tages zu bestimmen.

• Lieferungen sind kurzfristig. Normalerweise reicht ein Lieferzyklus von einer Woche bis zu vier Wochen. Diese sind allgemein als Sprints bekannt.

• Agile Projektteams folgen offenen Kommunikationstechniken und -werkzeugen, mit denen die Teammitglieder (einschließlich des Kunden) ihre Ansichten und Rückmeldungen offen und schnell äußern können. Diese Kommentare werden dann bei der Gestaltung der Anforderungen und der Implementierung der Software berücksichtigt.

Umfang des agilen Projektmanagements

In einem agilen Projekt ist das gesamte Team für die Leitung des Teams verantwortlich und nicht nur für den Projektmanager. Wenn es um Prozesse und Verfahren geht, wird der gesunde Menschenverstand gegenüber den schriftlichen Richtlinien verwendet.

Dies stellt sicher, dass es keine Verzögerung bei der Entscheidungsfindung des Managements gibt und die Dinge daher schneller voranschreiten können.

Die agile Projektmanagementfunktion sollte nicht nur Manager sein, sondern auch die Führungsqualitäten und Fähigkeiten bei der Motivation anderer demonstrieren. Dies hilft, den Geist unter den Teammitgliedern zu bewahren und das Team dazu zu bringen, Disziplin zu befolgen.

Der agile Projektmanager ist nicht der "Chef" des Softwareentwicklungsteams. Diese Funktion erleichtert und koordiniert vielmehr die Aktivitäten und Ressourcen, die für eine qualitativ hochwertige und schnelle Softwareentwicklung erforderlich sind.

Verantwortlichkeiten eines agilen Projektmanagers

Die Verantwortlichkeiten einer agilen Projektmanagementfunktion sind unten angegeben. Diese Verantwortlichkeiten können sich von Projekt zu Projekt geringfügig ändern und werden unterschiedlich interpretiert.

• Verantwortlich für die Aufrechterhaltung der agilen Werte und Praktiken im Projektteam.

• Der agile Projektmanager beseitigt Hindernisse als Kernfunktion der Rolle.

• Hilft den Mitgliedern des Projektteams, den Anforderungsrückstand in funktionierende Softwarefunktionen umzuwandeln.

• Erleichtert und fördert eine effektive und offene Kommunikation innerhalb des Teams.

• Verantwortlich für die Abhaltung agiler Meetings, in denen die kurzfristigen Pläne und Pläne zur Überwindung von Hindernissen erörtert werden.

• Verbessert das im Entwicklungsprozess verwendete Tool und die verwendeten Praktiken.

• Der agile Projektmanager ist der Hauptmotivator des Teams und spielt auch für die Teammitglieder die Mentorrolle.

Agiles Projektmanagement nicht

• Verwalten Sie das Softwareentwicklungsteam.

• die informierten Entscheidungen der Teammitglieder außer Kraft setzen.

• Weisen Sie die Teammitglieder an, Aufgaben oder Routinen auszuführen.

• Fahren Sie das Team, um bestimmte Meilensteine ​​oder Lieferungen zu erreichen.

• Weisen Sie den Teammitgliedern eine Aufgabe zu.

• Treffen Sie Entscheidungen im Namen des Teams.

• an der technischen Entscheidungsfindung oder Ableitung der Produktstrategie beteiligt sein.

Fazit

Bei agilen Projekten liegt es in der Verantwortung aller (Entwickler, Qualitätssicherungsingenieure, Designer usw.), das Projekt zu verwalten, um die Ziele des Projekts zu erreichen.

Darüber hinaus spielt der agile Projektmanager eine Schlüsselrolle im agilen Team, um die Ressourcen bereitzustellen, das Team zu motivieren, Blockierungsprobleme zu beseitigen und Hindernisse so früh wie möglich zu beheben.

In diesem Sinne ist ein agiler Projektmanager eher ein Mentor und Beschützer eines agilen Teams als ein Manager.

Einführung

Management ist ein Thema, das so groß ist wie der Himmel. Wenn es um die Fähigkeiten geht, die erforderlich sind, um ein guter Manager zu werden, kann die Liste endlos sein.

Im täglichen Leben beobachten wir viele Menschen, die Management als - was auch immer getan werden muss, um ein Unternehmen am Leben zu erhalten - betrachten, aber in Wirklichkeit ist es weitaus komplizierter als die allgemeine Überzeugung.

Kommen wir also zu den grundlegendsten Fähigkeiten, die erworben werden müssen, um ein erfolgreicher Manager zu werden.

Das ABC des Managements

Sie werden verstehen, dass das Management das Verwalten von Mitarbeitern und damit das Verwalten der zu Gunsten des Unternehmens erzielten Ergebnisse umfasst. Laut Dr. Ken Blanchard sind in seinem berühmten Buch "Putting the One Minute Manager to Work" die ABCs der Managementwelt wie folgt:

• Activators - Die Art der Strategie, die ein Manager verfolgt, bevor seine Belegschaft mit der Leistung beginnt.

• Behaviors - Wie sich die Belegschaft aufgrund von Aktivatoren oder Konsequenzen innerhalb der Aktivität oder Situation verhält oder verhält.

• Consequences - Wie der Manager nach der Aufführung mit der Belegschaft umgeht.

Untersuchungen zeigen, dass wir zwar zu der Annahme neigen, dass die Rolle eines Aktivators tatsächlich das effizienteste Verhalten einer Belegschaft bewirkt; Es ist die Art und Weise, wie Manager nach einem bestimmten Verhalten mit der Belegschaft umgehen, was das zukünftige Verhalten oder die Leistung in hohem Maße beeinflusst.

Zur Quantifizierung wird berechnet, dass der Basisverhaltensbeitrag der Aktivatoren 15 bis 25 Prozent des Verhaltens ausmacht, während 75 bis 85 Prozent des Verhaltens bekanntermaßen durch Konsequenzen beeinflusst werden.

Daher ist es entscheidend, dass wir die grundlegenden Managementfähigkeiten verstehen und entwickeln, die dazu beitragen, die erwarteten Ergebnisse einer Belegschaft zu erzielen.

Problemlösung und Entscheidungsfindung

Hier werden die meisten Manager entweder in gute oder schlechte Bücher gestempelt. Die Art der Entscheidungen, die Sie treffen, sollte Sie jedoch nicht idealerweise zu einem guten oder schlechten Manager machen. Vielmehr muss es entscheidend sein, wie Sie solche Entscheidungen treffen.

Sie müssen die grundlegende Ethik der Problemlösung kennen und diese sollte bei jeder Gelegenheit gründlich geübt werden, auch wenn das Problem Sie persönlich betrifft.

Wenn ein Manager nicht unparteiisch und vollständig professionell wird, kann es für ihn schwierig sein, eine Arbeitsbeziehung mit Mitarbeitern in einer Organisation aufzubauen.

Planung und Zeitmanagement

Das Letzte, woran Ihre Mitarbeiter denken sollen, ist, dass Sie Ihre Arbeitszeit überstehen, in einen Bürostuhl gekuschelt, leichte Musik genießen und nichts tun! Planung und Zeitmanagement sind für jeden Manager unerlässlich. Umso wichtiger ist es für sie, zu erkennen, warum diese beiden Aspekte wichtig sind.

Obwohl Sie als Manager möglicherweise Anspruch auf bestimmte Privilegien haben, bedeutet dies nicht unbedingt, dass Sie die Zeit nach Belieben verlieren können.

Es ist wichtig, die Verantwortung für die Verwaltung der Zeit zu übernehmen, damit Sie als erster den Würfel werfen können, was bald zu einer Kettenreaktion innerhalb des Unternehmens wird.

Wenn Sie sich jedoch effizient verhalten, werden Sie sich auch als Vorbild für Mitarbeiter darstellen, was einen großen Mehrwert für Sie bedeuten kann, wenn Sie die Managementaufgaben im Unternehmen übernehmen.

Die frühzeitige Planung von Ereignissen und Aktivitäten, die Sie in Ihrem Radar vorhersehen, und das Ergreifen der erforderlichen Initiativen sowie Vorsichtsmaßnahmen auf Ihrem Weg sind zweifellos einige der Haupterwartungen von Managern.

Wenn Sie einen methodischen Stil an Ihrem Arbeitsplatz anpassen und effektive Techniken anpassen könnten, um Ihre Aufgaben mit dem geringsten Hindernis auszuführen, werden Sie bald die heiligen Fähigkeiten der Planung und des Zeitmanagements aufbauen.

Delegation

Wenn Sie alles geplant haben, was vor Ihnen liegt, und einen Plan für das Zeitmanagement ausgearbeitet haben, haben Sie möglicherweise das Gefühl, mehr zu haben, als Sie auf Ihrem Teller kauen könnten. Hier sollte die Delegation ins Spiel kommen.

Ein guter Manager zu werden bedeutet nicht, jede Aufgabe selbst zu erledigen. Es geht vielmehr darum, die Arbeit effektiv delegieren zu können, um die Aufgabe rechtzeitig zu erledigen.

Viele Manager behandeln die Delegation falsch, entweder weil sie nicht genug Vertrauen in ihre Mitarbeiter und Untergebenen haben oder weil sie die Techniken der Delegation nicht beherrschen.

Daher wäre der Schlüssel für die Delegation, die Personen zu identifizieren, die in der Lage sind, die Aufgabe auszuführen, die Arbeit mit genauen Anweisungen zu delegieren und genügend moralische Unterstützung zu leisten. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, erhalten Sie die Möglichkeit, ihre Leistung zu bewerten und konstruktives Feedback zu geben.

Kommunikationsfähigkeit

In der Welt eines Managers könnte niemals etwas erreicht werden, ohne dass er oder sie in der Lage wäre, ihre Anweisungen, Vorschläge oder Rückmeldungen genau, präzise und positiv an andere weiterzugeben.

Daher sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Worte äußerst vorsichtig sein. Eine "Can-Do" -Haltung ist etwas, das leicht durch Ihre Worte dargestellt werden kann.

Wenn Ihre Kommunikation eine positive Note trägt, wird sie Ihr Publikum fast ansteckend treffen.

Sich selbst verwalten und andere führen

Egal wie viel Charisma Sie in Ihrer Persönlichkeit haben oder wie gut Ihre positiven Kommunikationsfähigkeiten sein mögen, ein Manager ist immer derjenige, der alle Dinge kommuniziert, ob gut oder schlecht.

In Ihrer Führungsposition sind Sie sowohl der Führungsebene als auch der Arbeitsebene einer Organisation ausgesetzt, die Sie zum Schinken im Sandwich macht.

Daher kann es sein, dass Sie bei vielen Entscheidungen zwischendurch quetschen und aufregend sind.

Die wichtigste Regel bei der Verwaltung Ihrer Person ist, zu erkennen, dass Sie ein Fachmann sind, der für die Bezeichnung bezahlt wird, die Sie im Unternehmen tragen. Wenn Sie sich an diese Tatsache erinnern, werden Sie immer daran denken, niemals ein Problem persönlich zu nehmen.

Ziehen Sie immer eine Linie zwischen Ihrer Führungspersönlichkeit und Ihrer tatsächlichen Person. Es ist gut, sich auf persönlicher Ebene mit Kollegen zu verbinden und gleichzeitig Abstand zu Ihrem Beruf zu halten. Daher müssen Sie auch irgendwo eine Linie ziehen.

Und am wichtigsten ist, dass Sie zum Schwamm werden, der die Wärme der höheren Schichten des Unternehmens absorbiert und den unteren Schichten die minimale Wärme und den minimalen Druck zuführt. Daher müssen Sie in Ihrer Rolle einen angemessenen Anteil an Diplomatie üben.

Fazit

Das Verwalten von Menschen und Prozessen ist ein Stil für sich, der Engagement und erfahrungsorientiertes Üben erfordert. Die Fähigkeiten, die benötigt werden, sind so groß und tief wie der Ozean.

Die hier vorgestellten grundlegenden Managementfähigkeiten sind nur eine Tür für Sie, um mit dem bevorstehenden Managementpfad zu beginnen.

Einführung

Die meisten Unternehmen verwenden Qualitätswerkzeuge für verschiedene Zwecke im Zusammenhang mit der Kontrolle und Sicherung der Qualität.

Obwohl für bestimmte Domänen, Felder und Praktiken eine gute Anzahl spezifischer Qualitätswerkzeuge verfügbar ist, können einige der Qualitätswerkzeuge für solche Bereiche verwendet werden. Diese Qualitätswerkzeuge sind recht allgemein gehalten und können auf jede Bedingung angewendet werden.

In Organisationen werden sieben grundlegende Qualitätswerkzeuge verwendet. Diese Tools können viele Informationen zu Problemen in der Organisation liefern und dabei helfen, Lösungen für diese Probleme abzuleiten.

Einige dieser Qualitätswerkzeuge sind mit einem Preisschild versehen. Eine kurze Schulung, meistens eine Selbstschulung, reicht aus, damit jemand mit den Werkzeugen beginnen kann.

Lassen Sie uns kurz die sieben grundlegenden Qualitätswerkzeuge betrachten.

1. Flussdiagramme

Dies ist eines der grundlegenden Qualitätswerkzeuge, mit denen eine Folge von Ereignissen analysiert werden kann.

Das Tool bildet eine Folge von Ereignissen ab, die nacheinander oder parallel stattfinden. Das Flussdiagramm kann verwendet werden, um einen komplexen Prozess zu verstehen und die Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Ereignissen zu ermitteln.

Sie können sich auch einen kurzen Überblick über den kritischen Pfad des Prozesses und die mit dem kritischen Pfad verbundenen Ereignisse verschaffen.

Flussdiagramme können für jedes Feld verwendet werden, um komplexe Prozesse auf einfache Weise zu veranschaulichen. Es gibt spezielle Softwaretools, die zum Zeichnen von Flussdiagrammen entwickelt wurden, z. B. MS Visio.

Sie können einige der von der Open Source-Community entwickelten Open Source-Flussdiagramm-Tools herunterladen.

2. Histogramm

Das Histogramm dient zur Veranschaulichung der Häufigkeit und des Ausmaßes im Kontext zweier Variablen.

Das Histogramm ist ein Diagramm mit Spalten. Dies stellt die Verteilung im Mittel dar. Wenn das Histogramm normal ist, hat das Diagramm die Form einer Glockenkurve.

Wenn dies nicht normal ist, kann es je nach Verteilungszustand unterschiedliche Formen annehmen. Das Histogramm kann verwendet werden, um etwas an einer anderen Sache zu messen. Es sollten immer zwei Variablen sein.

Betrachten Sie das folgende Beispiel: Das folgende Histogramm zeigt die morgendliche Teilnahme an einer Klasse. Die X-Achse ist die Anzahl der Schüler und die Y-Achse die Tageszeit.

3. Ursache-Wirkungs-Diagramm

Ursache-Wirkungs-Diagramme (Ishikawa-Diagramm) werden zum Verständnis der Ursachen von Organisations- oder Geschäftsproblemen verwendet.

Unternehmen sind täglich mit Problemen konfrontiert, und es ist erforderlich, die Ursachen dieser Probleme zu verstehen, um sie effektiv zu lösen. Ursache-Wirkungs-Diagramme Übung ist in der Regel eine Teamarbeit.

Eine Brainstorming-Sitzung ist erforderlich, um ein effektives Ursache-Wirkungs-Diagramm zu erstellen.

Alle Hauptkomponenten eines Problembereichs werden aufgelistet und mögliche Ursachen aus jedem Bereich werden aufgelistet.

Dann werden die wahrscheinlichsten Ursachen der Probleme identifiziert, um eine weitere Analyse durchzuführen.

4. Check Sheet

Ein Kontrollblatt kann als grundlegendstes Werkzeug für die Qualität eingeführt werden.

Ein Check Sheet wird grundsätzlich zum Sammeln und Organisieren von Daten verwendet.

Wenn dies mithilfe von Softwarepaketen wie Microsoft Excel erfolgt, können Sie weitere Analysediagramme ableiten und über verfügbare Makros automatisieren.

Daher ist es immer eine gute Idee, ein Software-Prüfblatt zum Sammeln und Organisieren von Informationen zu verwenden.

Man kann immer ein papierbasiertes Scheckblatt verwenden, wenn die gesammelten Informationen nur für Sicherungs- oder Speicherzwecke verwendet werden, außer für die weitere Verarbeitung.

5. Streudiagramm

Wenn es um die Werte zweier Variablen geht, sind Streudiagramme die beste Darstellung. Streudiagramme zeigen die Beziehung zwischen zwei Variablen und veranschaulichen die Ergebnisse auf einer kartesischen Ebene.

Dann kann eine weitere Analyse, wie beispielsweise eine Trendanalyse, an den Werten durchgeführt werden.

In diesen Diagrammen bezeichnet eine Variable eine Achse und eine andere Variable die andere Achse.

6. Kontrollkarten

Kontrollkarte ist das beste Werkzeug zur Überwachung der Leistung eines Prozesses. Diese Diagrammtypen können zur Überwachung von Prozessen verwendet werden, die sich auf die Funktion der Organisation beziehen.

In diesen Diagrammen können Sie die folgenden Bedingungen für den überwachten Prozess identifizieren.

• Stabilität des Prozesses

• Vorhersehbarkeit des Prozesses

• Identifizierung der häufigsten Ursache für Abweichungen

• Besondere Bedingungen, unter denen die Überwachungspartei reagieren muss

7. Pareto-Diagramme

Pareto-Diagramme werden zum Identifizieren einer Reihe von Prioritäten verwendet. Sie können eine beliebige Anzahl von Problemen / Variablen in Bezug auf ein bestimmtes Problem grafisch darstellen und die Anzahl der Vorkommen aufzeichnen.

Auf diese Weise können Sie die Parameter ermitteln, die den größten Einfluss auf das jeweilige Problem haben.

Dies hilft Ihnen, an den Anstandsproblemen zu arbeiten, um den Zustand unter Kontrolle zu bringen.

Fazit

Über sieben grundlegende Qualitätswerkzeuge helfen Ihnen, verschiedene Probleme in einer Organisation anzugehen.

Daher sollte die Verwendung solcher Tools eine grundlegende Praxis in der Organisation sein, um die Effizienz zu steigern.

Schulungen zu diesen Tools sollten in das Organisationsorientierungsprogramm aufgenommen werden, damit alle Mitarbeiter diese grundlegenden Tools erlernen können.

Einführung

Wenn ein Unternehmen erfolgreich sein soll, muss es seine Leistung auf konsistente Weise bewerten.

Dazu müssen Unternehmen Standards für sich selbst festlegen und ihre Prozesse und Leistungen an anerkannten Branchenführern oder an Best Practices aus anderen Branchen messen, die in einem ähnlichen Umfeld tätig sind.

Dies wird allgemein als bezeichnet benchmarking im Management-Sprachgebrauch.

Der Benchmarking-Prozess ist relativ unkompliziert. Ein gewisses Wissen und eine praktische Beule sind alles, was erforderlich ist, um einen solchen Prozess zum Erfolg zu führen.

Aus diesem Grund werden im Folgenden die wichtigsten Schritte des Benchmarking-Prozesses zum Nutzen von Führungskräften, Studenten und der interessierten Bevölkerung hervorgehoben.

Ein schrittweiser Ansatz für das Benchmarking

Im Folgenden sind die Schritte des Benchmarking-Prozesses aufgeführt:

(1) Planung

Vor dem Benchmarking müssen die Stakeholder des Unternehmens unbedingt die Aktivitäten identifizieren, die einem Benchmarking unterzogen werden müssen.

Beispielsweise wären die Prozesse, die eine solche Berücksichtigung verdienen, im Allgemeinen Kernaktivitäten, die das Potenzial haben, dem betreffenden Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Solche Prozesse würden im Allgemeinen hohe Kosten, Volumen oder Wert verursachen. Damit die optimalen Ergebnisse des Benchmarking erzielt werden können, müssen die Ein- und Ausgänge neu definiert werden. Die ausgewählten Aktivitäten sollten messbar und damit leicht vergleichbar sein, und daher müssen die Benchmarking-Metriken ermittelt werden.

Vor dem Benchmarking muss der gesamte Prozessablauf gebührend berücksichtigt werden. Beispielsweise erweist sich die Verbesserung einer Kernkompetenz zum Nachteil einer anderen als wenig nützlich.

Daher entscheiden sich viele dafür, solche Prozesse detailliert zu dokumentieren (ein Prozessflussdiagramm wird für diesen Zweck als ideal angesehen), damit Auslassungen und Fehler minimiert werden. Auf diese Weise erhält das Unternehmen eine klarere Vorstellung von seinen strategischen Zielen, seinen primären Geschäftsprozessen, Kundenerwartungen und kritischen Erfolgsfaktoren.

Eine ehrliche Einschätzung der Stärken, Schwächen und Problembereiche des Unternehmens würde sich bei der Feinabstimmung eines solchen Prozesses als immens nützlich erweisen.

Der nächste Schritt im Planungsprozess wäre, dass das Unternehmen einen geeigneten Maßstab wählt, an dem sich seine Leistung messen lässt.

Die Benchmark kann eine einzelne Einheit oder eine kollektive Gruppe von Unternehmen sein, die mit optimaler Effizienz arbeiten.

Wie bereits erwähnt, wäre die Relevanz eines solchen Unternehmens in der Tat größer, wenn es in einem ähnlichen Umfeld operiert oder einen vergleichbaren strategischen Ansatz zur Erreichung seiner Ziele verfolgt.

In solchen Unternehmen angewandte Maßnahmen und Praktiken sollten identifiziert werden, damit Geschäftsprozessalternativen untersucht werden können.

Außerdem ist es für ein Unternehmen immer ratsam, seine Ziele vor Beginn des Benchmarking-Prozesses zu ermitteln.

Die angewandte Methodik und die Art und Weise, wie die Ergebnisse dokumentiert werden, sollten ebenfalls gebührend berücksichtigt werden. In solchen Fällen sollte ein kompetentes Team gefunden werden, um den Benchmarking-Prozess durchzuführen, wobei ein oder mehrere Führungskräfte ordnungsgemäß ernannt werden, um die reibungslose und zeitnahe Umsetzung des Projekts sicherzustellen.

(2) Sammlung von Informationen

Informationen können grob in die Untertexte Primärdaten und Sekundärdaten eingeteilt werden.

Zur weiteren Verdeutlichung beziehen sich Primärdaten hier auf die Erfassung von Daten direkt vom Benchmark-Unternehmen / den Benchmark-Unternehmen selbst, während sich Sekundärdaten auf Informationen beziehen, die aus der Presse, Veröffentlichungen oder Websites stammen.

Explorative Forschung, Marktforschung, quantitative Forschung, informelle Gespräche, Interviews und Fragebögen sind nach wie vor einige der beliebtesten Methoden zum Sammeln von Informationen.

Bei der Primärforschung muss das Unternehmen, das den Benchmarking-Prozess durchführen soll, seine Datenerhebungsmethode neu definieren.

Die Erstellung eines Fragebogens oder eines standardisierten Interviewformats, die Durchführung von Primärrecherchen per Telefon, E-Mail oder in persönlichen Interviews, Beobachtungen vor Ort und die systematische Dokumentation solcher Daten sind für den Benchmarking-Prozess von entscheidender Bedeutung soll ein Erfolg sein.

(3) Datenanalyse

Sobald ausreichende Daten gesammelt wurden, ist die ordnungsgemäße Analyse dieser Informationen von größter Bedeutung.

Datenanalyse, Datenpräsentation (vorzugsweise in grafischer Form, zur einfachen Bezugnahme), Ergebnisprojektion, Klassifizierung der Leistungslücken in Prozessen und Identifizierung der Grundursache, die zur Entstehung solcher Lücken führt (üblicherweise als Enabler bezeichnet ), müssen erforderlich sein dann durchgeführt.

(4) Umsetzung

Dies ist die Phase im Benchmarking-Prozess, in der es obligatorisch wird, das Gespräch zu führen . Dies bedeutet im Allgemeinen, dass weitreichende Änderungen vorgenommen werden müssen, damit die Leistungslücke zwischen dem Ideal und dem Wirklichen nach Möglichkeit verringert und beseitigt wird.

Ein formeller Aktionsplan, der Veränderungen fördert, sollte idealerweise unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur formuliert werden, damit der Widerstand, der normalerweise mit Veränderungen einhergeht, minimiert wird.

Es wäre entscheidend, sicherzustellen, dass das Management und die Mitarbeiter sich voll und ganz für den Prozess engagieren und dass ausreichende Ressourcen vorhanden sind, um die erforderlichen Verbesserungen zu ermöglichen, um den Benchmarking-Prozess zum Erfolg zu führen.

(5) Überwachung

Wie bei den meisten Projekten sollte regelmäßig eine systematische Bewertung durchgeführt werden, um den größtmöglichen Nutzen aus dem Benchmarking-Prozess zu ziehen.

Die Aufnahme der erforderlichen Informationen, die Bewertung der erzielten Fortschritte, die Wiederholung der Auswirkungen der Änderungen und die erforderlichen Anpassungen sind Teil des Überwachungsprozesses.

Fazit

Wie klar ersichtlich ist, kann Benchmarking den Workflow und die Struktur des Unternehmens aufwerten, indem Bereiche für Verbesserungen und Korrekturen identifiziert werden.

Es ist in der Tat von unschätzbarem Wert für das Streben einer Organisation nach kontinuierlicher Verbesserung.

Einführung

Es gibt eine Reihe von Produktivitäts- und Management-Tools, die in Unternehmensorganisationen verwendet werden. Ursache-Wirkungs-Diagramm, dh Ishikawa- oder Fishbone-Diagramm, ist ein solches Verwaltungswerkzeug. Aufgrund der Beliebtheit dieses Tools verwenden die meisten Manager dieses Tool unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Probleme sollen in Organisationen bestehen. Aus diesem Grund sollte es einen starken Prozess und unterstützende Tools geben, um die Ursachen der Probleme zu identifizieren, bevor die Probleme der Organisation Schaden zufügen.

Schritte zur Verwendung des Tools

Die folgenden Schritte können ausgeführt werden, um ein Ursache-Wirkungs-Diagramm erfolgreich zu zeichnen:

Schritt 1 - Identifizieren Sie das vorliegende Problem richtig

Fangen Sie an, das genaue Problem zu formulieren, mit dem Sie konfrontiert sind. Manchmal ist die Identifizierung des Problems nicht einfach. Schreiben Sie in solchen Fällen alle Auswirkungen und Beobachtungen im Detail auf. Eine kurze Brainstorming-Sitzung kann möglicherweise auf das eigentliche Problem hinweisen.

Wenn es darum geht, das Problem richtig zu identifizieren, müssen vier Eigenschaften berücksichtigt werden. Wer ist beteiligt, was ist das Problem, wann es auftritt und wo es auftritt. Notieren Sie das Problem in einem Feld in der linken Ecke (siehe Beispiel für Ursache-Wirkungs-Diagramm). Zeichnen Sie aus dem Feld eine Linie horizontal zur rechten Seite. Das Arrangement sieht nun aus wie der Kopf und die Wirbelsäule eines Fisches.

Schritt 2 - Fügen Sie die Hauptfaktoren hinzu, die zum Problem beitragen

In diesem Schritt werden die Hauptfaktoren des Problems identifiziert. Ziehen Sie für jeden Faktor eine Linie von der Wirbelsäule des Fisches ab und beschriften Sie sie ordnungsgemäß. Diese Faktoren können verschiedene Dinge sein, wie Menschen, Material, Maschinen oder äußere Einflüsse.

Denken Sie mehr nach und fügen Sie so viele Faktoren wie möglich in das Ursache-Wirkungs-Diagramm ein.

Brainstorming wird in dieser Phase sehr nützlich, da die Menschen das Problem aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten und verschiedene Faktoren identifizieren können, die dazu beitragen.

Die Faktoren, die Sie hinzugefügt haben, werden jetzt zu den Knochen des Fisches.

Schritt 3 - Identifizieren Sie die Ursachen

Nehmen Sie jeweils einen Faktor, um mögliche Ursachen zu identifizieren. Brainstorming und versuchen Sie, alle Ursachen zu identifizieren, die für jeden Faktor gelten. Fügen Sie diese Ursachen horizontal von den Fischgräten hinzu und beschriften Sie sie.

Wenn die Ursache groß oder komplex ist, können Sie sie weiter aufschlüsseln und als Hauptursachen zur Hauptursache hinzufügen. Diese Unterursachen sollten von den relevanten Ursachenlinien abweichen.

Verbringen Sie mehr Zeit in diesem Schritt. Die Sammlung der Ursachen sollte umfassend sein.

Schritt 4 - Diagrammanalyse

Wenn dieser Schritt beginnt, haben Sie ein Diagramm, das das Problem, die beitragenden Faktoren und alle möglichen Ursachen für das Problem angibt.

Abhängig von den Brainstorming-Ideen und der Art des Problems können Sie jetzt die Ursachen priorisieren und nach der wahrscheinlichsten Ursache suchen.

Diese Analyse kann zu weiteren Aktivitäten wie Untersuchungen, Interviews und Umfragen führen. Beachten Sie das folgende Beispiel-Ursache-Wirkungs-Diagramm:

Verwendung von Ursache-Wirkungs-Diagrammen

Wenn es um die Verwendung von Ursache-Wirkungs-Diagrammen geht, ist Brainstorming ein entscheidender Schritt. Ohne richtiges Brainstorming kann kein fruchtbares Ursache-Wirkungs-Diagramm abgeleitet werden.

Daher sollten bei der Ableitung eines Ursache-Wirkungs-Diagramms folgende Überlegungen berücksichtigt werden:

• Es sollte eine Problemstellung geben, die das Problem genau beschreibt. Jeder in der Brainstorming-Sitzung sollte sich auf die Problemstellung einigen.

• Muss dabei prägnant sein.

• Denken Sie für jeden Knoten an alle möglichen Ursachen und fügen Sie sie dem Baum hinzu.

• Verbinden Sie jede Unfalllinie wieder mit ihrer Grundursache.

• Verbinden Sie relativ leere Zweige mit anderen.

• Wenn ein Zweig zu sperrig ist, sollten Sie ihn in zwei Teile teilen.

Fazit

Ursache-Wirkungs-Diagramme können verwendet werden, um organisatorische Probleme effizient zu lösen.

Es gibt keine Einschränkungen oder Einschränkungen beim Anwenden der Diagramme auf verschiedene Probleme oder Domänen. Das Niveau und die Intensität des Brainstormings definieren die Erfolgsrate von Ursache-Wirkungs-Diagrammen.

Daher sollten alle relevanten Parteien an der Brainstorming-Sitzung teilnehmen, um alle möglichen Ursachen zu identifizieren.

Sobald die wahrscheinlichsten Ursachen identifiziert sind, sind weitere Untersuchungen erforderlich, um weitere Details zu ermitteln.

Einführung

Philosophisch gesehen ist Veränderung die einzige Konstante auf der Welt. Dies gilt wie für alles andere auch für Unternehmensorganisationen.

Von Zeit zu Zeit ändern Unternehmensorganisationen ihre Arbeitsweise und die von ihnen angebotenen Dienstleistungen / Produkte. Es gibt neue Initiativen in Organisationen und die alten ineffektiven Praktiken sind gezwungen zu gehen.

Darüber hinaus ändert sich die Technologie ständig, und auch die Unternehmensorganisationen müssen damit Schritt halten.

Es gibt viele Ansätze, wie man sich ändert. Natürlich können wir uns alle einig sein, dass die Änderung für eine Organisation erforderlich ist, aber können wir uns alle darauf einigen, wie die Änderung stattfinden soll? Normalerweise nicht! Das Ableiten eines Change-Management-Prozesses sollte daher eine kollektive Anstrengung sein und aus einem intensiven Brainstorming und einer Verfeinerung der Ideen resultieren.

In diesem Tutorial werden wir uns den von John Kotter vorgeschlagenen Änderungsmanagementprozess ansehen. Da dieser Prozess für viele Fortune 500-Unternehmen Ergebnisse gezeigt hat, sollte Kotters Ansatz in Bezug auf Respekt berücksichtigt werden.

Änderungsmanagementprozess in acht Schritten

Lassen Sie uns die Schritte des Kotter-Change-Management-Ansatzes durchgehen.

Schritt 1: Dringlichkeitserstellung

Eine Änderung ist nur dann erfolgreich, wenn das gesamte Unternehmen sie wirklich will. Wenn Sie vorhaben, eine Änderung vorzunehmen, müssen Sie andere dazu bringen, dies zu wünschen. Sie können Dringlichkeit für das schaffen, was Sie ändern möchten, und Hype erzeugen.

Dadurch wird Ihre Idee gut aufgenommen, wenn Sie Ihre Initiative starten. Verwenden Sie Statistiken und visuelle Präsentationen, um zu vermitteln, warum die Änderung stattfinden sollte und wie das Unternehmen und die Mitarbeiter im Vorteil sein können.

Schritt 2: Bauen Sie ein Team auf

Wenn Sie stark überzeugen, werden Sie viele Menschen für Veränderungen gewinnen. Sie können jetzt ein Team aufbauen, um die Veränderungen durch die Leute durchzuführen, die Sie unterstützen. Da das Ändern Ihre Idee ist, stellen Sie sicher, dass Sie das Team führen.

Organisieren Sie Ihre Teamstruktur und weisen Sie den Teammitgliedern Verantwortlichkeiten zu. Geben Sie ihnen das Gefühl, dass sie im Team wichtig sind.

Schritt 3: Erstellen Sie eine Vision

Wenn eine Veränderung stattfindet, ist eine Vision ein Muss. Die Vision macht allen alles klar. Wenn Sie eine klare Vision haben, wissen Ihre Teammitglieder, warum sie an der Änderungsinitiative arbeiten, und der Rest der Mitarbeiter weiß, warum Ihr Team die Änderung vornimmt.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Vision zu entwickeln, lesen Sie Kapitel 1 (Mission und Werte) von WINNING von Jack Welch.

Schritt 4: Kommunikation des Sehens

Das Ableiten der Vision reicht nicht aus, um die Änderung umzusetzen. Sie müssen Ihre Vision unternehmensweit kommunizieren.

Diese Kommunikation sollte häufig und in wichtigen Foren stattfinden. Lassen Sie die einflussreichen Mitarbeiter des Unternehmens Ihre Bemühungen unterstützen. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um Ihre Vision zu kommunizieren. Dies kann eine Vorstandssitzung sein oder nur ein Gespräch über das Mittagessen.

Schritt 5: Hindernisse beseitigen

Ohne Hindernisse findet keine Veränderung statt. Sobald Sie Ihre Vision kommuniziert haben, können Sie nur noch einen Bruchteil des Personals unterstützen. Es gibt immer Menschen, die sich der Veränderung widersetzen.

Manchmal gibt es auch Prozesse und Verfahren, die sich der Veränderung widersetzen! Achten Sie immer auf Hindernisse und entfernen Sie diese, sobald sie auftreten. Dies erhöht die Moral Ihres Teams sowie des restlichen Personals.

Schritt 6: Gehen Sie für schnelle Gewinne

Schnelle Gewinne sind der beste Weg, um die Dynamik aufrechtzuerhalten. Durch schnelle Siege wird Ihr Team sehr zufrieden sein und das Unternehmen wird sofort die Vorteile Ihrer Veränderungsinitiative erkennen.

Ab und zu erzielen Sie einen schnellen Gewinn für verschiedene Stakeholder, die vom Veränderungsprozess betroffen sind. Denken Sie aber immer daran, auch die langfristigen Ziele im Auge zu behalten.

Schritt 7: Lassen Sie die Änderung reifen

Viele Veränderungsinitiativen scheitern an einer frühen Siegeserklärung. Wenn Sie die Änderung nicht zu 100% umgesetzt haben, bis Sie den Sieg erklären, sind die Leute unzufrieden, wenn sie die Lücken sehen.

Schließen Sie den Änderungsprozess daher zu 100% ab und lassen Sie ihn für einige Zeit dort sein. Lassen Sie es seine eigene Zeit haben, sich in das Leben und die organisatorischen Prozesse der Menschen zu integrieren, bevor Sie sagen, dass es vorbei ist.

Schritt 8: Integrieren Sie die Änderung

Verwenden Sie Mechanismen, um den Wandel in das tägliche Leben und die Unternehmenskultur der Menschen zu integrieren. Verfügen Sie über einen kontinuierlichen Überwachungsmechanismus, um zu überwachen, ob jeder Aspekt der Änderung in der Organisation stattfindet. Wenn Sie eine Nichteinhaltung feststellen, handeln Sie sofort.

Fazit

In der sich ständig verändernden Unternehmenswelt bleibt derjenige, der die Veränderungen begrüßt, der Konkurrenz voraus.

Wenn Sie mit Änderungen in Ihrer Umgebung nicht zufrieden sind, nehmen Sie sich etwas Zeit, um "Wer hat meinen Käse bewegt?" Zu lesen. von Dr. Spencer Johnson.

Dies wird Ihnen die ganze Geschichte darüber erzählen, warum die Änderung erforderlich ist und wie Sie die Änderung nutzen können, um Ihre Arbeit zu verbessern.

Einführung

Wenn Sie nicht in der Lage sind zu kommunizieren, was Sie denken und was Sie wollen, wird es Ihnen nicht sehr gelingen, Ihre Arbeit in einem Unternehmensumfeld zu erledigen.

Daher müssen Sie die Kommunikationsbarrieren kennenlernen, damit Sie sie vermeiden können, wenn Sie sie im Moment absichtlich oder unbeabsichtigt üben.

Gemeinsame Kommunikationsblocker

Sehen Sie sich die folgenden Kommunikationsblocker genau an, die in Unternehmensumgebungen häufig vorkommen:

Beschuldigen

Anklage und Schuldzuweisungen sind die destruktivsten Formen der Kommunikation. Wenn Sie beschuldigen, hat die andere Person das Gefühl, dass Sie annehmen, dass sie schuldig ist, auch ohne ihre Seite der Geschichte zu hören.

Niemals beschuldigen oder beschuldigen, es sei denn, es ist dringend erforderlich, bestimmte außergewöhnliche Probleme anzugehen. In einem Unternehmensumfeld sollten Anschuldigungen und Schuldzuweisungen überhaupt nicht stattfinden.

Richten

Die Beurteilung ist einer der Blocker, die den Informationsfluss in der Kommunikation verhindern. Wenn beispielsweise eine Person den Verdacht hat, dass Sie sie beurteilen, wird sie sich Ihnen nicht öffnen und Ihnen alles sagen, was sie Ihnen sagen möchte.

Stattdessen werden sie Ihnen sagen, was sie für "sicher" halten, um es Ihnen zu sagen. Stellen Sie sicher, dass Sie Menschen nicht beurteilen, wenn Sie mit ihnen kommunizieren. Wenn man urteilt, haben andere das Gefühl, dass sich eine Person auf einer höheren Ebene befindet als die anderen.

Beleidigend

Beleidigung bringt Sie nirgendwo in die Kommunikation. Möchtest du gerne von jemand anderem beleidigt werden? Daher sollten Sie keine andere Person beleidigen, unabhängig davon, wie temperamentvoll Sie sind oder wie falsch Sie denken, dass andere sind.

Es gibt viele andere Möglichkeiten, mit Ihrem Temperament umzugehen, als andere zu beleidigen. Beleidigung liefert Ihnen keine Informationen, die Sie benötigen.

Diagnose

Wenn Sie etwas diagnostizieren möchten, das von einer anderen Person gesagt wurde, überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie es tatsächlich tun. Wenn Sie etwas diagnostizieren, sollten Sie über mehr Fachwissen verfügen als die Person, die ursprünglich mit der Kommunikation zu tun hatte.

Wenn Sie versuchen, etwas ohne entsprechenden Hintergrund zu diagnostizieren, verstehen andere, als ob Sie versuchen, Ihr Fachwissen gegenüber der anderen Person zu zeigen.

Dies ist ein Kommunikationsblocker, und die andere Person zögert möglicherweise, Ihnen alle Informationen zur Verfügung zu stellen, über die sie verfügt.

Sarkasmen

Um effektiv kommunizieren zu können, müssen Sie anderen Respekt entgegenbringen. Wenn Sie keinen Respekt zeigen, erhalten Sie keine Informationen. Genau das macht Sarkasmus.

Wenn Sie gegenüber einer Person sarkastisch werden, wird diese Person sicherlich viele wertvolle Informationen zurückhalten, die für Sie wichtig sind. Ihren Sinn für Humor zu zeigen ist eine Sache und Sarkasmus eine andere!

Globalisierung

Verwenden Sie keine Wörter wie "immer" oder "nie". Dies macht die an den Diskussionen beteiligten Parteien unangenehm und vermittelt den Begriff der Negativität.

Vermeiden Sie solche globalisierenden Wörter und konzentrieren Sie sich auf das jeweilige Problem.

Bedrohungen oder Befehle

Zu verstehen, was andere sagen, ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Ergebnis der Kommunikation. Überwältigen, anstatt die andere Person zu verstehen, hat viele negative Konsequenzen für die Kommunikation.

Bei Bedrohungen und Befehlen gibt es nur eine einseitige Kommunikation, und es findet keine Zusammenarbeit statt. Daher müssen Sie bei der Kommunikation Bedrohungen oder Befehle vermeiden.

Unterbrechen

Unterbrechen ist eine gute Sache, wenn Sie etwas gerade Gesagtes klären wollen. Aber meistens unterbrechen Menschen eine andere Person, um ihre eigenen Ansichten zu äußern und sich dem zu widersetzen, was gesagt wurde.

Wenn solche Unterbrechungen auftreten, hat die Person, die spricht, möglicherweise das Gefühl, dass Sie nicht mehr an dem interessiert sind, was sie sagt. Unterbrechen Sie daher, wenn es wirklich notwendig ist und nur um die Dinge zu klären.

Das Thema wechseln

Wenn die andere Person über etwas sprechen möchte, kann ein Wechsel des Themas zu einigen Kommunikationsproblemen führen.

Ein Themenwechsel während einer Diskussion kann als mangelndes Interesse an dem Thema sowie als mangelnde Bereitschaft zur Aufmerksamkeit verstanden werden. Dies kann zu unproduktiven und ineffektiven Kommunikationsergebnissen führen.

Aufforderung zur Beruhigung

Manchmal neigen wir dazu, dies zu tun. Wenn eine Person Ihnen etwas erzählt, versuchen Sie, die Bestätigung für das zu bekommen, was von anderen gesagt wurde.

Dieses Verhalten macht die erste Person unangenehm und es ist ein Hinweis darauf, dass Sie nicht glauben oder vertrauen, was die Person sagt.

Wenn Sie eine Bestätigung dessen benötigen, was gesagt wurde, tun Sie dies auf privatere Weise, nachdem die Diskussion oder das Gespräch beendet ist.

Fazit

Kommunikationsbarrieren sollten Sie immer vermeiden. Wenn Sie Manager einer Unternehmensorganisation sind, sollten Sie jede einzelne Kommunikationsbarriere kennen und sie aus der Unternehmenskultur entfernen.

Ermutigen Sie andere, Kommunikationsbarrieren zu vermeiden, indem Sie sie aufklären. Mit Kommunikationsbarrieren können weder das Management noch die Mitarbeiter das erreichen, was sie wollen.

Einführung

In einer Organisation fließen Informationen vorwärts, rückwärts und seitwärts. Dieser Informationsfluss wird als Kommunikation bezeichnet. Kommunikationskanäle beziehen sich auf die Art und Weise, wie diese Informationen innerhalb der Organisation und mit anderen Organisationen fließen.

In diesem als Kommunikation bezeichneten Web wird ein Manager zu einem Link. Entscheidungen und Richtungen fließen je nach Position des Managers im Kommunikationsnetz nach oben oder unten oder seitwärts.

Beispielsweise fließen Berichte vom Manager der unteren Ebene nach oben. Ein guter Manager muss seine Mitarbeiter inspirieren, steuern und effizient organisieren, und für all dies sind die Werkzeuge, die er besitzt, gesprochene und geschriebene Worte.

Für den Informationsfluss und den Umgang eines Managers mit seinen Mitarbeitern ist es wichtig, dass ein effektiver Kommunikationskanal vorhanden ist.

Die Arbeitsweise eines Kommunikationskanals

Über ein Kommunikationsmodem, sei es persönliche Gespräche oder ein abteilungsübergreifendes Memo, werden Informationen von einem Manager an einen Untergebenen übertragen oder umgekehrt.

Ein wichtiges Element des Kommunikationsprozesses ist der Feedback-Mechanismus zwischen Management und Mitarbeitern.

Bei diesem Mechanismus informieren Mitarbeiter die Manager darüber, dass sie die anstehende Aufgabe verstanden haben, während die Manager den Mitarbeitern Kommentare und Anweisungen zur Arbeit der Mitarbeiter geben.

Bedeutung eines Kommunikationskanals

Eine Störung des Kommunikationskanals führt zu einem ineffizienten Informationsfluss. Die Mitarbeiter wissen nicht, was das Unternehmen von ihnen erwartet. Sie sind nicht darüber informiert, was im Unternehmen vor sich geht.

Dies führt dazu, dass sie Motiven und Änderungen im Unternehmen gegenüber misstrauisch werden. Auch ohne effektive Kommunikation werden die Mitarbeiter eher abteilungsorientiert als unternehmensorientiert, was sich auf ihre Entscheidungsfindung und Produktivität am Arbeitsplatz auswirkt.

Letztendlich schadet dies auch den allgemeinen organisatorischen Zielen. Damit eine Organisation effektiv geführt werden kann, sollte ein guter Manager in der Lage sein, seinen Mitarbeitern mitzuteilen, was von ihnen erwartet wird, und sicherzustellen, dass sie die Unternehmensrichtlinien und anstehende Änderungen vollständig kennen.

Daher sollten Manager einen effektiven Kommunikationskanal implementieren, um die Arbeitsproduktivität zu optimieren und einen reibungslosen Betrieb der Organisation zu gewährleisten.

Arten von Kommunikationskanälen

Die Anzahl der Kommunikationskanäle, die einem Manager zur Verfügung stehen, hat in den letzten 20 ungeraden Jahren zugenommen. Videokonferenzen, mobile Technologie, elektronische Mailboxen und Faxgeräte sind einige der neuen Möglichkeiten.

Mit zunehmender Größe von Unternehmen können sich Manager nicht nur auf die persönliche Kommunikation verlassen, um ihre Botschaft zu vermitteln.

Eine Herausforderung für die Manager besteht heute darin, zu bestimmen, für welche Art von Kommunikationskanal sie sich entscheiden sollten, um eine effektive Kommunikation durchzuführen.

Um die Arbeit eines Managers zu erleichtern, werden die Arten von Kommunikationskanälen in drei Hauptgruppen eingeteilt: formell, informell und inoffiziell.

Formale Kommunikationskanäle

• Ein formeller Kommunikationskanal überträgt Informationen wie die Ziele, Richtlinien und Verfahren einer Organisation. Nachrichten in dieser Art von Kommunikationskanal folgen einer Befehlskette. Dies bedeutet, dass Informationen von einem Manager zu seinen Untergebenen fließen und diese wiederum an die nächste Personalebene weitergeben.

• Ein Beispiel für einen formellen Kommunikationskanal ist der Newsletter eines Unternehmens, der sowohl Mitarbeitern als auch Kunden eine klare Vorstellung von den Zielen und Visionen eines Unternehmens vermittelt. Dazu gehört auch die Übermittlung von Informationen in Bezug auf Memoranden, Berichte, Anweisungen und geplante Besprechungen in der Befehlskette.

• Ein Geschäftsplan, eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit, Jahresberichte, ein Arbeitgeberhandbuch und Überprüfungssitzungen sind formelle Kommunikationskanäle.

Informelle Kommunikationskanäle

• In einem formellen Arbeitsumfeld gibt es immer ein informelles Kommunikationsnetz. Das strenge hierarchische Kommunikationsnetz kann allein nicht effizient funktionieren, und daher gibt es einen Kommunikationskanal außerhalb dieses Netzes. Während diese Art von Kommunikationskanal die Befehlskette stören kann, muss ein guter Manager das richtige Gleichgewicht zwischen dem formellen und dem informellen Kommunikationskanal finden.

• Ein Beispiel für einen informellen Kommunikationskanal ist die Mittagszeit in der Cafeteria / Kantine der Organisation. Hier werden in entspannter Atmosphäre Diskussionen unter den Mitarbeitern angeregt. Ein Beispiel für einen informellen Kommunikationskanal sind auch Manager, die herumlaufen und einen praktischen Ansatz für die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen verfolgen.

• Qualitätszirkel, Teamarbeit und verschiedene Schulungsprogramme liegen außerhalb der Befehlskette und fallen daher unter die Kategorie der informellen Kommunikationskanäle.

Inoffizielle Kommunikationskanäle

• Gute Manager werden die Tatsache erkennen, dass die Kommunikation innerhalb einer Organisation manchmal zwischenmenschlich ist. Während die Protokolle eines Meetings ein Diskussionsthema unter den Mitarbeitern sein können, teilen sich auch Sport, Politik und Fernsehsendungen das Wort.

• Der inoffizielle Kommunikationskanal in einer Organisation ist die „Weinrebe“ der Organisation. Durch die Weinrebe kursieren Gerüchte. Auch diejenigen, die an Diskussionen über Weinreben teilnehmen, bilden häufig Gruppen, die sich in Freundschaften außerhalb der Organisation niederschlagen. Während die Weinrebe positive Auswirkungen haben kann, sind die in der Weinrebe zirkulierenden Informationen häufig übertrieben und können die Mitarbeiter unnötig alarmieren. Ein guter Manager sollte mit den in diesem inoffiziellen Kommunikationskanal zirkulierenden Informationen vertraut sein und positive Maßnahmen ergreifen, um den Fluss falscher Informationen zu verhindern.

• Ein Beispiel für einen inoffiziellen Kommunikationskanal sind soziale Zusammenkünfte unter Mitarbeitern.

Fazit

In jeder Organisation gibt es drei Arten von Kommunikationskanälen: formelle, informelle und inoffizielle.

Während das ideale Kommunikationsnetz eine formale Struktur ist, in der informelle Kommunikation stattfinden kann, existieren in einer Organisation auch inoffizielle Kommunikationskanäle.

Über diese verschiedenen Kanäle ist es für einen Manager wichtig, seine Ideen zu vermitteln und dann zuzuhören, zu absorbieren, zu sammeln und den Mitarbeitern weiter zu kommunizieren.

Einführung

Wir alle wissen, wie wichtig Kommunikation in unserem täglichen Leben ist. Nichts kann stattfinden, ohne dass irgendeine Kommunikationsmethode verwendet wird, um uns für irgendeinen Zweck auszudrücken.

Kommunikation ist in einem Geschäftsumfeld noch wertvoller, da mehrere Parteien beteiligt sind. Verschiedene Stakeholder, ob Kunden, Mitarbeiter oder Medien, senden sich jederzeit wichtige Informationen.

Wir verwenden daher ständig die eine oder andere Form der Kommunikation, um eine Nachricht zu senden. Ohne diese heute verfügbaren unterschiedlichen Kommunikationsmethoden würde es Äonen dauern, bis wir Geschäfte so effizient wie heute und mit der gleichen Geschwindigkeit abwickeln.

Versuchen wir zu verstehen, was diese Kommunikationsmethoden sind.

Arten der Kommunikation

Im Laufe der Jahre sind zahlreiche neue Instrumente entstanden, mit denen Menschen effektiv kommunizieren können.

Verbale Kommunikation

Man könnte sagen, dass mündliche Kommunikation die am häufigsten verwendete Form der Kommunikation ist. Unabhängig davon, ob Sie Ihren Kollegen wichtige Daten präsentieren oder eine Besprechung im Sitzungssaal leiten möchten, sind diese Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung.

Wir verwenden ständig mündliche Wörter, um unsere Untergebenen über eine Entscheidung zu informieren, Informationen bereitzustellen und so weiter. Dies erfolgt entweder telefonisch oder von Angesicht zu Angesicht.

Die Person auf der Empfängerseite müsste auch sehr vorsichtig sein, um sicherzustellen, dass sie klar versteht, was gesagt wird.

Dies zeigt daher, dass Sie sowohl Ihre Hör- als auch Ihre Sprechfähigkeiten verbessern müssen, da Sie beide Rollen am Arbeitsplatz mit unterschiedlichen Personen ausführen müssen.

Schriftliche Kommunikation

Schreiben wird verwendet, wenn Sie detaillierte Informationen wie Zahlen und Fakten bereitstellen müssen, auch wenn Sie eine Präsentation halten.

Es wird im Allgemeinen auch verwendet, um Dokumente und anderes wichtiges Material an Interessengruppen zu senden, die dann zur späteren Verwendung gespeichert werden können, da bei der Aufzeichnung leicht darauf verwiesen werden kann. Zu diesem Zweck liegen auch andere wichtige Dokumente wie Verträge, Memos und Sitzungsprotokolle in schriftlicher Form vor.

In den letzten Jahren hat sich jedoch gezeigt, dass die verbale Kommunikation weitgehend durch eine schnellere Form der schriftlichen Kommunikation ersetzt wurde, nämlich E-Mail.

Sie können auch Videokonferenzen und Mehrwegetelefonate mit mehreren Personen gleichzeitig verwenden. Abgesehen von einigen Störungen, die auftreten können, haben diese Kommunikationsmethoden Unternehmen dabei geholfen, einen langen Weg zu gehen.

Körpersprache

Obwohl die gängigsten Kommunikationsmethoden mündlich oder schriftlich durchgeführt werden, darf die Macht der nonverbalen Kommunikation in Bezug auf Managementtechniken niemals unterschätzt werden.

Ihr Lächeln, Ihre Gesten und einige andere Körperbewegungen senden eine Nachricht an die Menschen um Sie herum. Sie müssen dies im Umgang mit Ihren Mitarbeitern und Kunden berücksichtigen.

Denken Sie immer daran, Augenkontakt zu halten. Dies würde zeigen, dass Sie ernsthaft und zuversichtlich sind, was gesagt wird.

Warum brauchen wir unterschiedliche Kommunikationsmethoden?

Sie fragen sich vielleicht, warum es wichtig ist, dass wir in einer Organisation unterschiedliche Kommunikationsmethoden verwenden.

Die Antwort ist sehr einfach. Der Grund dafür ist die zentrale Rolle, die die Kommunikation für das effektive Funktionieren eines Unternehmens spielt.

Stellen Sie sich heute eine Organisation ohne E-Mail-Einrichtungen vor. Wie könnte ein Kunde dann schnell und direkt einen wichtigen Vorschlag an den zuständigen Arbeitgeber senden? In ähnlicher Weise muss eine Organisation möglicherweise ihre Arbeit einstellen, wenn bestimmte Manager nicht im Land sind und daher nicht in der Lage sind, dem Vorstand eine Präsentation zu geben.

Aber dies kann heute natürlich mit Hilfe von Videokonferenzen geschehen.

Daher ist es wichtig, dass unterschiedliche Kommunikationsmethoden angewendet werden.

Die richtige Methode wählen

Es ist wichtig, dass für jedes Unternehmen die kostengünstigsten Kommunikationsmethoden ausgewählt werden. Es hilft nicht, einfach eine Kommunikationsmethode zu wählen, weil sie ein berühmtes Instrument ist.

Sie müssen insbesondere die Anforderungen Ihrer Organisation verstehen. Es gibt bestimmte Fragen, die Sie stellen müssten:

• Was ist unsere Zielgruppe?

• Wie viel sind wir bereit, für ein solches Instrument auszugeben?

• Steigert es langfristig die Produktivität der Mitarbeiter?

• Welche Informationen senden wir am häufigsten aus?

Je nach Art der von Ihnen ausgeführten Arbeit und der Nachricht, die Sie senden müssen, müssen Sie möglicherweise weitere Fragen stellen. Denken Sie daran, dass es keine „richtige“ Kommunikationsmethode gibt. Sie würden unterschiedliche Methoden für unterschiedliche Zwecke und Aufgaben benötigen.

Fazit

Abschließend ist es wichtig, sich immer an die Bedeutung der Kommunikation in einer Organisation zu erinnern.

Die von Ihnen gewählten Kommunikationsmethoden können in gewisser Weise die Managementstruktur Ihres Unternehmens beeinflussen oder beeinträchtigen und sich auch auf Ihre Beziehung zu Kunden auswirken, wenn sie nicht sorgfältig ausgewählt werden.

Es ist daher wichtig, dass Sie einige Zeit damit verbringen, die richtigen Methoden auszuwählen, um Sie bei Ihren Verwaltungsaufgaben zu unterstützen.

Einführung

Seit Jahrzehnten kennt der Mensch die Bedeutung der Kommunikation. Mit verschiedenen Mitteln, mit denen man kommunizieren kann, ist es heute viel einfacher geworden, eine Nachricht an die andere Partei zu übermitteln, als noch vor einigen Jahrzehnten.

Jede Organisation, unabhängig von ihrem Fachwissen und ihrem Standort sowie ihrer Größe, erkennt und schätzt die Bedeutung einer guten Kommunikation.

Diese Kommunikation für Organisationen findet sowohl innerhalb der Organisation als auch mit anderen externen Stakeholdern außerhalb statt.

Daher ist es für jede Unternehmensorganisation wichtig, die Kommunikationsmodelle da draußen zu verstehen, damit sie sie zur Verbesserung einer effektiven Kommunikation in der Organisation verwenden können.

Kommunikation verstehen

Es gibt heute hauptsächlich drei Arten der Kommunikation

• Schriftliche Kommunikation in Form von E-Mails, Briefen, Berichten, Memos und verschiedenen anderen Dokumenten.

• Verbale Kommunikation. Dies erfolgt entweder von Angesicht zu Angesicht oder über Telefon- / Videokonferenzen usw.

• Eine dritte Art der Kommunikation, die ebenfalls häufig verwendet, aber häufig unterschätzt wird, ist die nonverbale Kommunikation, bei der Gesten oder einfach nur Körperbewegungen verwendet werden. Auch diese könnten verschiedene Signale an die andere Partei senden und sind eine ebenso wichtige Kommunikationsmethode.

Der grundlegende Kommunikationsfluss ist in der folgenden Abbildung dargestellt. In diesem Ablauf sendet der Absender eine Nachricht an den Empfänger und teilt dann das Feedback zum Kommunikationsprozess.

Auch die Kommunikationsmethoden müssen sorgfältig abgewogen werden, bevor Sie sich für eine Methode für Ihre Zwecke entscheiden. Nicht alle Kommunikationsmethoden funktionieren für alle Transaktionen.

Sobald die Kommunikationsmethoden verstanden wurden, besteht der nächste Schritt darin, verschiedene Kommunikationsmodelle zu berücksichtigen. Aufgrund der Bedeutung der Kommunikation wurden im Laufe der Jahre verschiedene Arten von Modellen von Experten eingeführt.

Die Modelle helfen den Unternehmensorganisationen und anderen Institutionen zu verstehen, wie Kommunikation funktioniert, wie Nachrichten übertragen werden, wie sie von der anderen Partei empfangen werden und wie die Nachricht schließlich interpretiert und verstanden wird.

Verschiedene Kommunikationsmodelle

Werfen wir einen Blick auf einige der berühmten und häufig verwendeten Kommunikationsmodelle, die heutzutage verwendet werden.

Shannons Modell

Eines der frühesten Kommunikationsmodelle, das eingeführt wurde, war das Modell von Claude Shannon. Dies wurde 1948 eingeführt.

Dies legte den Grundstein für die verschiedenen Kommunikationsmodelle, die wir heute haben, und hat den Kommunikationsprozess in verschiedenen Bereichen erheblich unterstützt und verbessert. Dieses Modell kann als der Urvater vieler späterer Kommunikationsmodelle angesehen werden.

Das Folgende ist eine einfache Illustration dieses Modells.

Das obige Diagramm zeigt deutlich, wie die Kommunikation stattfindet, und hilft zu bestimmen, was schief gehen könnte.

In Shannons Modell bezieht sich die Informationsquelle normalerweise auf eine Person, die dann unter Verwendung eines Senders eine Nachricht sendet.

Dieser Sender könnte heute jedes Instrument sein, von Telefonen über Computer bis hin zu anderen Geräten. Die gesendeten und empfangenen Signale können je nach Kommunikationsmethode variieren.

Das Feld unten mit der Bezeichnung NOISE bezieht sich auf alle Signale, die die übertragene Nachricht stören können. Dies würde wiederum von der Kommunikationsmethode abhängen.

Der Empfänger ist das Instrument oder die Person auf der anderen Seite, die das empfängt. Dieses Modell ist das einfachste Modell, um die Funktionsweise des Kommunikationsprozesses zu verstehen.

Berlos Modell

Ein weiteres berühmtes Kommunikationsmodell ist Berlos Modell. In diesem Modell betont er die Beziehung zwischen der Person, die die Nachricht sendet, und dem Empfänger.

Nach diesem Modell sollten die Kommunikationsfähigkeiten sowohl der Quelle als auch des Empfängers bestenfalls sein, damit die Nachricht ordnungsgemäß codiert und decodiert werden kann. Die Kommunikation wird nur dann am besten sein, wenn die beiden Punkte qualifiziert sind.

Das Modell von Berlo besteht aus vier Hauptkomponenten, und jede Komponente verfügt über eigene Unterkomponenten, die die unterstützenden Faktoren für jede Komponente beschreiben.

Es folgt die Abbildung dieses Modells.

Schramms Modell

Schramm hingegen betonte 1954, dass sowohl der Sender als auch der Empfänger abwechselnd die Rolle des Codierers und des Decodierers bei der Kommunikation spielen.

Das folgende Diagramm zeigt das von Schramm vorgeschlagene Modell.

Diesen Modellen folgten verschiedene andere Modelle wie das 'Helical'-Modell, Aristoteles' Modelle und mehrere andere Modelle.

Sie sollten immer bedenken, dass jedes dieser Modelle sowohl Vor- als auch Nachteile hat. Während einige Kommunikationsmodelle versuchen, den gesamten Prozess aufzuschlüsseln, um das Verständnis zu erleichtern, sind sie nicht immer so einfach, wie sie scheinen.

Kommunikationsmodelle weisen verschiedene Komplexitäten auf. Dies ist eine Sache, die sorgfältig verstanden werden muss, um zu verstehen, wie diese Modelle funktionieren.

Fazit

Sie müssen bedenken, dass diese Komplexität, die mit den Kommunikationsmodellen einhergeht, das Verständnis der Kommunikation möglicherweise nur erheblich erschwert.

Es ist am besten, wenn beiden Parteien, der Quelle (Absender) und dem Empfänger, klar ist, worüber sie sprechen möchten. Dies wird auch als Kontext der Nachricht bezeichnet.

Dies würde es viel einfacher machen, das, was die andere Partei sagt, ohne allzu großen Aufwand zu entschlüsseln. Wenn der Kommunikationsprozess einfach und auf den Punkt gebracht wird, sollte er normalerweise nicht zu viele Probleme haben, und die Botschaft wird von beiden Parteien leicht verstanden.

Einführung

Oft stoßen Sie auf Organisationen, die die Bedeutung eines guten Kommunikationsmanagements hervorheben. Es ist empirisch für eine Organisation, ein angemessenes Kommunikationsmanagement zu haben.

Sobald dies erreicht ist, ist die Organisation der Erreichung ihrer allgemeinen Geschäftsziele einen Schritt näher gekommen. Kommunikationsmanagement bezieht sich auf einen systematischen Plan, der die Kanäle und Inhalte der Kommunikation implementiert und überwacht.

Um ein guter Manager zu werden, muss man einen Notfallansatz zur Hand haben, wenn es um die Kommunikation mit Mitarbeitern geht.

Ein effektives Kommunikationsmanagement wird als Lebensader für viele Projekte angesehen, die eine Organisation sowie jede Abteilung der Organisation durchführt.

Die fünf W des Kommunikationsmanagements

Die fünf W in der Kommunikation sind entscheidend und müssen angesprochen werden, damit ein Projekt oder eine organisatorische Funktion durch ein effektives Kommunikationsmanagement erfolgreich ist.

Es folgen die fünf Ws des Kommunikationsmanagements:

• Welche Informationen sind für das Projekt wichtig?

• Wer benötigt Informationen und welche Art von Informationen wird benötigt?

• Wie lange dauert die Information?

• Welche Art oder welches Format von Informationen ist erforderlich?

• Wer sind die Personen, die für die Übermittlung der gesammelten Informationen verantwortlich sind?

Die fünf W im Kommunikationsmanagement sind nur die Richtlinien. Daher müssen Sie andere Überlegungen berücksichtigen, z. B. Kosten und Zugriff auf Informationen.

Der Kommunikationsprozess

Das Hauptziel des Kommunikationsmanagements besteht darin, einen reibungslosen Informationsfluss zwischen zwei Personen oder einer Gruppe sicherzustellen.

Lassen Sie uns den Kommunikationsprozess anhand eines Diagramms untersuchen.

Der Kommunikationsprozess besteht aus drei Hauptabteilungen; Der Sender sendet eine Nachricht über einen Kanal an den Empfänger. Gemäß obigem Diagramm entwickelt der Absender zuerst eine Idee, die dann als Nachricht verarbeitet werden kann.

Diese Nachricht wird an den Empfänger gesendet. Der Empfänger muss die Nachricht interpretieren, um ihre Bedeutung zu verstehen.

Bei der Interpretation sollte der Kontext der Nachricht zur Ableitung der Bedeutung verwendet werden. Darüber hinaus verwenden Sie für dieses Kommunikationsprozessmodell auch die Codierung und Decodierung.

Das Codieren bezieht sich auf das Entwickeln einer Nachricht und das Decodieren bezieht sich auf das Interpretieren oder Verstehen der Nachricht. Sie werden auch den Rückkopplungsfaktor bemerken, den sowohl der Sender als auch der Empfänger betreffen.

Feedback ist entscheidend für den Erfolg eines Kommunikationsprozesses. Mithilfe des Feedbacks können Manager oder Vorgesetzte sofort analysieren, wie gut die Untergebenen die bereitgestellten Informationen verstehen, und die Arbeitsleistung kennen.

Kommunikationsmethoden

Das Verständnis des Kommunikationsprozesses allein garantiert keinen Erfolg für Manager oder eine Organisation. Manager müssen sich der im Kommunikationsprozess verwendeten Methoden bewusst sein.

Die Standardkommunikationsmethoden, die von Managern und Organisationen auf der ganzen Welt weit verbreitet sind, sind entweder schriftliche oder mündliche Methoden.

Neben diesen beiden Mechanismen ist die nonverbale Kommunikation eine weitere wichtige Methode zur Bewertung der Kommunikation innerhalb der Organisation.

Nonverbale Kommunikation bezieht sich auf die Verwendung der Körpersprache als Kommunikationsmethode. Diese Methode umfasst Gesten, Aktionen, körperliche Erscheinung sowie Gesichtsausdruck und Haltung.

Obwohl die meisten dieser Methoden immer noch für einen größeren Teil des Unternehmens verwendet werden, hat die Verwendung von E-Mail und anderen elektronischen Medien als Kommunikationsmethode den Bedarf an persönlicher Kommunikation verringert.

Dies führt manchmal zu Situationen, in denen beide Beteiligten nicht vertrauen oder sich nicht wohl fühlen und auch die Nachrichten leicht falsch interpretiert werden können.

Mündliche Kommunikationsfähigkeiten

Ein großer Teil der mündlichen Kommunikation ist direkt am Kommunikationsmanagement beteiligt. Wenn sich ein Manager beispielsweise nicht unterhält oder es einem Verkaufsteam nicht klar macht, kann dies zu Unterschieden bei den Zielen und Erfolgen führen.

Es gibt zwei Aspekte der mündlichen Kommunikation: aktives Zuhören und konstruktives Feedback.

Aktives Zuhören

Hier achtet die Person, die die Nachricht erhält, auf die Informationen, interpretiert und erinnert sich.

Wie Sie wissen, hilft Ihnen das Zuhören, aufmerksam zu sein, und im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die das aktive Zuhören veranschaulichen.

• Augenkontakt mit der betreffenden Partei herstellen

• Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen klären, wenn dies nicht klar ist

• Vermeiden Sie Gesten, die ablenken oder unangenehm sind

Konstruktive Kritik

Hier scheitern Manager meistens. Feedback muss konstruktiv sein und hilft den Mitarbeitern dann, ihre Leistung zu verbessern, anstatt nur Kritik zu üben.

Fazit

Kommunikationsmanagement ist für jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe von entscheidender Bedeutung. Es trägt zur Erreichung der Gesamtziele des Unternehmens bei und schafft ein positives und freundliches Umfeld.

Ein effektiver Kommunikationsprozess innerhalb des Unternehmens führt zu Gewinnsteigerungen, hoher Mitarbeiterzufriedenheit und Markenbekanntheit.

Einführung

Organisationskonflikte treten auf, wenn zwei oder mehr Parteien mit unterschiedlichen Zielen, Werten oder Einstellungen um dieselben Ressourcen konkurrieren. Konflikte können aufgrund von Meinungsverschiedenheiten zwischen Einzelpersonen oder Abteilungen aufgrund ihrer unterschiedlichen Ausrichtung entstehen.

Entgegen der landläufigen Meinung wirken sich nicht alle organisatorischen Konflikte nachteilig auf das effektive Funktionieren des jeweiligen Geschäfts oder Projekts aus.

Populäre Managementtheoretiker haben die Tatsache erkannt, dass Gruppen dazu neigen, vor der Aufführung zu stürmen , und in gewissem Sinne kann dies vorteilhaft sein, da es Probleme ans Licht bringt, die Notwendigkeit einer zufriedenstellenden Lösung solcher Probleme anspricht, Mitarbeiter motiviert, akzeptable Lösungen zu suchen und Jede in den Konflikt verwickelte Abteilung oder Person lernt, die inhärenten Unterschiede voneinander zu respektieren und sogar zu nutzen.

Einige Konflikte geraten jedoch außer Kontrolle. Diese niedrigere Moral der Mitarbeiter führt zu inakzeptablen Verhaltensmustern, verringert die Produktivität und führt zu einer Eskalation der Unterschiede, die den Bau von Brücken erschwert.

Das Erkennen von Aktionen, die Konflikte verschlimmern, andere, die Unterschiede lösen, und die unterschiedliche Methode zur Bewältigung von Konflikten sind Teil des Konfliktmanagements, die im Folgenden ausführlich erläutert werden.

Managementmaßnahmen, die Konflikte verschärfen

Unklare Erwartungen, nicht beratende Veränderungen und das Gefühl der Hilflosigkeit im Entscheidungsprozess verschärfen Konflikte. Schlechte Kommunikation, ein maßgeblicher Führungsstil und eine spontane Planung stehen im Mittelpunkt dieser Probleme.

Mehrdeutige Ziele, unzureichende Zuweisung von Ressourcen, sei es Zeit, Geld oder Personal, und schlecht definierte Prozessstrukturen verschärfen solche Probleme noch weiter. Egoistisches Verhalten, der Kampf zwischen Alpha-Hunden um die Vorherrschaft und schlechte Managementtechniken spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der Verschärfung von Konflikten.

Ein Mangel an Verständnis, eine von Entschuldigungen geprägte Kultur und die Vermeidung von Rechenschaftspflicht verstärken ebenfalls die nachteiligen Auswirkungen von Konflikten.

Managementaktionen zur Minimierung von Konflikten

Die formulierte Formulierung klar definierter Stellenbeschreibungen, die Sicherstellung, dass Überschneidungen minimiert werden, und die Durchführung regelmäßiger Überprüfungen, um sicherzustellen, dass diese Dokumentation korrekt ist, geben den Mitarbeitern ein Gefühl der Kontrolle über ihr eigenes Schicksal.

Dieser partizipative Ansatz trägt wesentlich zur Minimierung von Konflikten bei und trägt zu einer besseren Arbeitsethik bei.

Die Formulierung abteilungsübergreifender Teams zur Lösung spezifischer Probleme, die Durchführung von Outbound-Schulungen, die den Teamgeist fördern, die Abhaltung regelmäßiger Treffen, bei denen Feedback zur Leistung gegeben wird und bei denen die Herausforderungen angegangen und die Lösungen diskutiert werden, sind einige der anderen Techniken zum Aufbau von Beziehungen fortschrittliche Organisationen.

Verschiedene Methoden zur Behandlung von Konflikten

Die vier beliebtesten Methoden zur Bewältigung von Konflikten können als Kampf, Flucht, Fälschung oder Falz zusammengefasst werden .

Im Kampf dominiert eine Partei die andere durch wiederholte Argumente, Kennzeichnung und Namensgebung.

In der Flucht laufen die Menschen vor Problemen davon, anstatt sich ihnen zu stellen, und wenden sich der Vermeidung zu, um Konflikte zu bewältigen. Fälschung bedeutet, wie der Name schon sagt, der vorgestellten Lösung zuzustimmen, obwohl in Wirklichkeit das Gegenteil der Fall ist.

Beim Falten wird eine Person dazu gebracht, einer Lösung durch Stirnschlagen zuzustimmen. Keines der oben genannten Verfahren würde jedoch langfristig zufriedenstellende Ergebnisse liefern.

Kompromisse und Zusammenarbeit tragen auch heute noch wesentlich zur optimalen Lösung von Konflikten bei, da beide zum größten Teil Win-Win-Situationen sind. Danach können interessierte Parteien zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.

Ein effektiver Dialog ebnet den Weg für die Konfliktlösung. Wenn die Meinungsverschiedenheiten nicht von den beiden Parteien selbst gelöst werden können, muss möglicherweise ein Schiedsrichter oder Berater eines Dritten konsultiert werden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Erforderliche Fähigkeiten zur Konfliktlösung

Kommunikationsfähigkeiten, Verhandlungsfähigkeiten und die Fähigkeit, das ganze Bild zu sehen, sind notwendige Fähigkeiten im Konfliktmanagement. Zuhörfähigkeiten und die Fähigkeit, Lösungen zu finden, die das Interesse einer Partei nicht beeinträchtigen, sind auch im Umgang mit Konfliktmanagement eine Entwicklung wert.

Schritte im Konfliktmanagement

• Identifizieren Sie das Problem.

• Identifizieren Sie die einschränkende Ressource oder Einschränkung, die im Allgemeinen die Hauptursache des Konflikts ist.

• Nehmen Sie am partizipativen Dialog teil und finden Sie eine Reihe von Lösungen, die für alle Beteiligten akzeptabel sind.

• See which solutions clash with the organizational objectives and are not in keeping with the company's culture.

• Eliminate those that do not promote mutual understanding or acceptance.

• Choose the best solution that satisfy most people most of the time and implement this.

Conclusion

Conflicts are inevitable in one's personal life in organizations or even between nations.

It does have some noteworthy advantages if handled correctly as it brings problems out into the open and compels interested parties to find solutions that are acceptable to all. However, conflicts that escalate out of control are detrimental to everybody in the equation, so conflict management becomes a necessity.

Some basic skills, some knowledge, and having the best interest of the organization at heart, together with respect for its people, will go a long way in handling conflict admirably.

What is Crisis Management?

In any organization or business, it is always essential that you are prepared for any problems that may arise when it is least expected.

It is in the way that you deal with these issues that the success of your business will be based on. It is a well known fact that the biggest blow to an organization comes from the major unpredictable disasters that occur often leaving everyone, from the management to the public, involved in a state of confusion.

No organization however big or famous is immune from various crises. This may include situations such as your computer systems failing or even worse, infrastructure being completely destroyed.

Crisis management has entered the field of management only very recently but has since contributed a great deal to the prevention of major management disasters.

Understanding a Crisis

What crisis management typically requires is that you carry out forecasting of certain crises that you think could occur in the near future, putting your organization into jeopardy.

You then also come up with a solution as to how you would go about dealing with such a crisis. This would also require you to have a clear plan of all steps that would need to be taken should such a situation arise.

However, it may not always be the case that the organization has time to prepare for such a crisis. In such a situation, the management team would need to work on mitigating the amount of loss caused and recovering from the crisis at hand.

Types of Crises

It is important that you have a good understanding of the different types of crises that could take place at the very outset.

This is vital as all crises cannot be handled in the same manner and would require different approaches and various techniques to be applied. Although types of crises can be categorized into several kinds, the most common categories are as follows:

• Financial crises - This would be a huge problem for any organization, but is fairly predictable to quite an extent when compared with other types of crises. Such a crisis would basically involve the organization heading in the direction of bankruptcy.

• Natural disasters - This type of crisis is highly unpredictable and could come by at any time. Several examples of such situations could be given today, from example, earthquakes in countries such as China a few years ago and Haiti and other disasters such as tsunamis and hurricanes, you should always be ready to face such a situation.

• Technological crises - This is where a system collapses due to failure in the functioning of different equipment and machinery used. As mentioned previously, a computer system failure is one example of such a crisis. These crises could occur either because of human error or a fault in the system used which has multiple consequences. This may also include chemical spills and oil leaks. One famous case is that of the Chernobyl nuclear power plant in 1986 which caused much damage.

• Political & Social - With the current political climate the world over, you may also want to take into consideration any threats to security and any form of terrorist activity.

No organization is free from internal politics and disagreement between the various levels of the workforce.

It is therefore essential that you always keep in mind that high-ranking workers could always resign in the middle of an important project or the workers may plan a strike or protest to express their disgruntlement with the way certain aspects of the organization are run.

Knowing how to manage employee disgruntlement is therefore key to preventing any future fights from erupting, impeding the progress of work being carried out by the organization.

Planning for an Impending Crisis

Without a clear plan as to how to deal with the crises that could occur at the very outset, you would only drag the organization into greater problems.

It is very important that someone plays the role of a leader and chooses a dynamic team in order to carry out all aspects of planning.

It is this management team that would have to not only ascertain what types of crises may occur, but then carry on to study various strategies that could be applied to minimize or even prevent altogether any damage that could be caused.

The next step would then be to try out these strategies and see if it would work.

At times such as these, your organization would benefit greatly from other organizations that would be able to provide you with invaluable resources to help you mitigate the crises to the greatest extent possible.

Dealing with Crises

It is essential to keep in mind that when a crisis occurs you would need to have a response team ready to deal with the media and the various stakeholders.

All these parties would need information on the given situation and what is being done to deal with it. This also requires you to have a clear crisis communication plan with the target audience in mind.

Remember that each group needs to be handled in a different manner; customers may not require the same information as the employees of the organization, and so on.

Conclusion

The only way to successfully control a crisis from going out of your hands is to always have a good plan and a good team ready to deal with various situations that may crop up.

With these strategies in place, you would always be able to reduce the damage caused to the organization to a great extent.

Introduction

When it comes to a project, it has a lower limit of possible lead time. This basically determines the cost associated with the project.

The critical chain of a project is the dependent tasks that define the lower limit of possible lead time. Therefore, it is safe to assume that the critical chain is made of sequenced dependent tasks. In critical chain scheduling (CCS), these dependent tasks are scheduled in the most effective and beneficial way.

When it comes to critical chain scheduling, dependencies are used to determine the critical chain. In this case, two types of dependencies are used; hands-off dependencies and resource dependencies.

Hands-off Dependencies

This simply means that output of one task is the input for another. Therefore, the latter task cannot be started until the first task is completed.

Resource Dependencies

In this case, one task is utilizing a resource, so the other task cannot be started until the first task is completed and the resource is freed.

In simple, using traditional project management terminology, the critical chain can be explained as the "resource constrained critical path".

CCS and Project Management

Critical chain scheduling appreciates the "impact of variation" of a project. Usually, in project management, the impact of variation is found using statistical models such as PERT or Mote Carlo analysis. Critical chain scheduling does complement the impact of variance with a concept called the "buffer".

We will discuss more about the buffer later. The buffer basically protects the critical chain from variations in other non-critical chains making sure critical chain the indeed critical.

What is a Buffer?

Buffer is one of the most interesting concepts in critical chain scheduling. The buffers are constructed and applied to a project in order to make sure the success of the project. The buffer protects the due delivery dates from variations to the critical chain.

With a "feeding buffer" of a proper size, the dependent tasks in the critical chain that is dependent on the output of the non-critical chain tasks have a great opportunity to start the task as soon as its predecessor dependent task in the critical chain is finished. Therefore, with the feeding buffer, the dependent tasks in the critical chain do not have to wait for non-critical chain tasks to complete.

This makes sure that the critical chain moves faster towards the project completion.

When there are multiple projects running in an organization, critical chain scheduling employs something called "capacity buffers." These buffers are used to isolate key resource performance variances in one project impacting another project.

Resource buffers are the other type of buffer employed for projects in order to manage the impact by the resources to the project progress.

Critical Chain Vs Critical Path

Usually, the critical path goes from start of the project to the end of the project. Instead, the critical chain ends at the start of the buffer assigned to the project. This buffer is called "project buffer." This is the fundamental difference between the critical path and the critical chain. When it comes to critical path, activity sequencing is performed. But with critical chain, critical chain scheduling is performed.

When it comes to the project schedule, the critical path is more subjective towards the milestones and deadlines. In critical path, not much of emphasis is given to resource utilization. Therefore, many experts believe that the critical path is what you get before you level the resources of the project. One other reason for this is, in critical path, hands-off dependencies are given the precedence.

When it comes to critical chain, it is more defined as a resource-levelled set of project tasks.

Software for Critical Chain Scheduling

Same as for critical path methodology, there is software for critical chain scheduling. This software can be categorized into "standalone" and "client-server" categories. This software supports multi-project environments by default. Therefore, this software is useful when it comes to managing a large project portfolio of a large organization.

Conclusion

Critical chain scheduling is a methodology focused on resource-levelling. Although dependent tasks mostly define the project timelines, the resource utilization plays a key role. A methodology such as critical path may be highly successful in environments, where there is no resource shortage. But in reality, this is not the case.

Projects run with limited resources and resource-levelling is a critical factor when it comes to the practicality. Therefore, critical chain scheduling gives a better answer for resource intensive projects to manage their deliveries.

Introduction

If you have been into project management, I'm sure you have already heard the term 'critical path method.'

If you are new to the subject, it is best to start with understanding the 'critical path' and then move on to the 'critical path method.'

Critical path is the sequential activities from start to the end of a project. Although many projects have only one critical path, some projects may have more than one critical paths depending on the flow logic used in the project.

If there is a delay in any of the activities under the critical path, there will be a delay of the project deliverables.

Most of the times, if such delay is occurred, project acceleration or re-sequencing is done in order to achieve the deadlines.

Critical path method is based on mathematical calculations and it is used for scheduling project activities. This method was first introduced in 1950s as a joint venture between Remington Rand Corporation and DuPont Corporation.

The initial critical path method was used for managing plant maintenance projects. Although the original method was developed for construction work, this method can be used for any project where there are interdependent activities.

In the critical path method, the critical activities of a program or a project are identified. These are the activities that have a direct impact on the completion date of the project.

Key Steps in Critical Path Method

Let's have a look at how critical path method is used in practice. The process of using critical path method in project planning phase has six steps.

Step 1: Activity specification

You can use the Work Breakdown Structure (WBS) to identify the activities involved in the project. This is the main input for the critical path method.

In activity specification, only the higher-level activities are selected for critical path method.

When detailed activities are used, the critical path method may become too complex to manage and maintain.

Step 2: Activity sequence establishment

In this step, the correct activity sequence is established. For that, you need to ask three questions for each task of your list.

• Which tasks should take place before this task happens.

• Which tasks should be completed at the same time as this task.

• Which tasks should happen immediately after this task.

Step 3: Network diagram

Once the activity sequence is correctly identified, the network diagram can be drawn (refer to the sample diagram above).

Although the early diagrams were drawn on paper, there are a number of computer softwares, such as Primavera, for this purpose nowadays.

Schritt 4: Schätzungen für jede Aktivität

Dies könnte eine direkte Eingabe aus dem PSP-basierten Schätzblatt sein. Die meisten Unternehmen verwenden 3-Punkt-Schätzmethoden oder COCOMO-basierte (Funktionspunkt-basierte) Schätzmethoden für die Aufgabenschätzung.

Sie können solche Schätzinformationen für diesen Schritt des Prozesses verwenden.

Schritt 5: Identifizierung des kritischen Pfades

Dazu müssen Sie vier Parameter für jede Aktivität des Netzwerks bestimmen.

• Früheste Startzeit (ES) - Die früheste Zeit, zu der eine Aktivität beginnen kann, sobald die vorherigen abhängigen Aktivitäten beendet sind.

• Früheste Zielzeit (EF) - ES + Aktivitätsdauer.

• Späteste Endzeit (LF) - Die späteste Zeit, zu der eine Aktivität beendet werden kann, ohne das Projekt zu verzögern.

• Letzte Startzeit (LS) - LF - Aktivitätsdauer.

Die Gleitzeit für eine Aktivität ist die Zeit zwischen der frühesten (ES) und der spätesten (LS) Startzeit oder zwischen der frühesten (EF) und der spätesten (LF) Endzeit.

Während der Float-Zeit kann eine Aktivität verzögert werden, ohne das Projektenddatum zu verzögern.

Der kritische Pfad ist der längste Pfad des Netzwerkdiagramms. Die Aktivitäten auf dem kritischen Pfad wirken sich auf die Frist des Projekts aus. Wenn sich eine Aktivität dieses Pfads verzögert, wird das Projekt verzögert.

Falls das Projektmanagement das Projekt beschleunigen muss, sollten die Zeiten für Aktivitäten auf kritischen Pfaden verkürzt werden.

Schritt 6: Kritisches Pfaddiagramm zur Anzeige des Projektfortschritts

Das kritische Pfaddiagramm ist ein lebendes Artefakt. Daher sollte dieses Diagramm nach Abschluss der Aufgabe mit den tatsächlichen Werten aktualisiert werden.

Dies gibt eine realistischere Zahl für den Termin und das Projektmanagement kann wissen, ob sie in Bezug auf die Ergebnisse auf dem richtigen Weg sind.

Vorteile der Methode für kritische Pfade

Im Folgenden sind die Vorteile kritischer Pfadmethoden aufgeführt:

• Bietet eine visuelle Darstellung der Projektaktivitäten.

• Zeigt die Zeit an, um die Aufgaben und das Gesamtprojekt abzuschließen.

• Verfolgung kritischer Aktivitäten.

Fazit

Für jede Projektplanungsphase ist eine kritische Pfadidentifikation erforderlich. Dies gibt dem Projektmanagement das korrekte Abschlussdatum des Gesamtprojekts und die Flexibilität, Aktivitäten zu schweben.

Ein kritisches Pfaddiagramm sollte im Verlauf des Projekts ständig mit tatsächlichen Informationen aktualisiert werden, um die Vorhersagen für Aktivitätslänge / Projektdauer zu verfeinern.

Einführung

Entscheidungsfindung ist eine tägliche Aktivität für jeden Menschen. Es gibt keine Ausnahme. Wenn es um Unternehmensorganisationen geht, ist die Entscheidungsfindung eine Gewohnheit und auch ein Prozess.

Effektive und erfolgreiche Entscheidungen bringen dem Unternehmen Gewinn und erfolglose Verluste. Daher ist der Entscheidungsprozess eines Unternehmens der kritischste Prozess in einem Unternehmen.

Im Entscheidungsprozess wählen wir aus einigen möglichen Alternativen eine Vorgehensweise aus. Bei der Entscheidungsfindung können wir viele Werkzeuge, Techniken und Wahrnehmungen verwenden.

Darüber hinaus können wir unsere eigenen privaten Entscheidungen treffen oder eine kollektive Entscheidung bevorzugen.

Normalerweise ist die Entscheidungsfindung schwierig. Die meisten Unternehmensentscheidungen beinhalten ein gewisses Maß an Unzufriedenheit oder Konflikten mit einer anderen Partei.

Schauen wir uns den Entscheidungsprozess im Detail an.

Schritte des Entscheidungsprozesses

Im Folgenden sind die wichtigen Schritte des Entscheidungsprozesses aufgeführt. Jeder Schritt kann durch verschiedene Werkzeuge und Techniken unterstützt werden.

Schritt 1: Identifizierung des Zwecks der Entscheidung

In diesem Schritt wird das Problem gründlich analysiert. Es gibt einige Fragen, die man sich stellen sollte, wenn es darum geht, den Zweck der Entscheidung zu ermitteln.

• Was genau ist das Problem?

• Warum sollte das Problem gelöst werden?

• Wer sind die Betroffenen des Problems?

• Hat das Problem eine Frist oder einen bestimmten Zeitplan?

Schritt 2: Sammeln von Informationen

Ein Problem einer Organisation wird viele Stakeholder haben. Darüber hinaus können Dutzende von Faktoren von dem Problem betroffen sein.

Bei der Lösung des Problems müssen Sie so viele Informationen wie möglich zu den am Problem beteiligten Faktoren und Stakeholdern sammeln. Für den Prozess der Informationserfassung können Tools wie "Check Sheets" effektiv verwendet werden.

Schritt 3: Grundsätze für die Beurteilung der Alternativen

In diesem Schritt sollten die Basiskriterien für die Beurteilung der Alternativen festgelegt werden. Bei der Festlegung der Kriterien sollten organisatorische Ziele sowie die Unternehmenskultur berücksichtigt werden.

Zum Beispiel ist Gewinn eines der Hauptanliegen in jedem Entscheidungsprozess. Unternehmen treffen normalerweise keine Entscheidungen, die den Gewinn mindern, es sei denn, dies ist ein Ausnahmefall. Ebenso sollten Grundprinzipien im Zusammenhang mit dem vorliegenden Problem ermittelt werden.

Schritt 4: Brainstorming und Analyse der verschiedenen Auswahlmöglichkeiten

Für diesen Schritt ist ein Brainstorming die beste Option, um alle Ideen aufzulisten. Vor dem Schritt der Ideengenerierung ist es wichtig, die Ursachen des Problems zu verstehen und die Ursachen zu priorisieren.

Hierzu können Sie Ursache-Wirkungs-Diagramme und das Pareto-Diagramm-Tool verwenden. Das Ursache-Wirkungs-Diagramm hilft Ihnen, alle möglichen Ursachen des Problems zu identifizieren, und das Pareto-Diagramm hilft Ihnen, die Ursachen mit der höchsten Wirkung zu priorisieren und zu identifizieren.

Anschließend können Sie alle möglichen Lösungen (Alternativen) für das jeweilige Problem generieren.

Schritt 5: Bewertung von Alternativen

Verwenden Sie Ihre Beurteilungsprinzipien und Entscheidungskriterien, um jede Alternative zu bewerten. In diesem Schritt kommen Erfahrung und Wirksamkeit der Beurteilungsprinzipien ins Spiel. Sie müssen jede Alternative auf ihre positiven und negativen Aspekte vergleichen.

Schritt 6: Wählen Sie die beste Alternative

Sobald Sie von Schritt 1 bis Schritt 5 gegangen sind, ist dieser Schritt einfach. Darüber hinaus ist die Auswahl der besten Alternative eine fundierte Entscheidung, da Sie bereits eine Methode zur Ableitung und Auswahl der besten Alternative befolgt haben.

Schritt 7: Führen Sie die Entscheidung aus

Wandeln Sie Ihre Entscheidung in einen Plan oder eine Abfolge von Aktivitäten um. Führen Sie Ihren Plan selbst oder mit Hilfe von Untergebenen aus.

Schritt 8: Bewerten Sie die Ergebnisse

Bewerten Sie das Ergebnis Ihrer Entscheidung. Sehen Sie, ob Sie etwas lernen und dann in zukünftigen Entscheidungen korrigieren sollten. Dies ist eine der besten Methoden, um Ihre Entscheidungskompetenz zu verbessern.

Fazit

Wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen, sollte man immer die positiven und negativen geschäftlichen Konsequenzen abwägen und die positiven Ergebnisse begünstigen.

Dies vermeidet mögliche Verluste für das Unternehmen und sorgt für ein nachhaltiges Wachstum des Unternehmens. Manchmal scheint es einfacher zu sein, Entscheidungen zu vermeiden. vor allem, wenn Sie nach der schwierigen Entscheidung in viele Konfrontationen geraten.

Das Treffen von Entscheidungen und das Akzeptieren der Konsequenzen ist jedoch die einzige Möglichkeit, die Kontrolle über Ihr Unternehmensleben und Ihre Unternehmenszeit zu behalten.

Einführung

Design of Experiments (DOEs) bezieht sich auf eine strukturierte, geplante Methode, mit der die Beziehung zwischen verschiedenen Faktoren (z. B. X-Variablen), die sich auf ein Projekt auswirken, und den unterschiedlichen Ergebnissen eines Projekts (z. B. Y-Variablen) ermittelt wird.

Die Methode wurde in den 1920er und 1930er Jahren von Sir Ronald A. Fisher geprägt.

Es werden zehn bis zwanzig Experimente entworfen, bei denen die anwendbaren Faktoren methodisch variierten. Die Ergebnisse der Experimente werden dann analysiert, um optimale Bedingungen zu klassifizieren, um die Faktoren zu finden, die den größten Einfluss auf die Ergebnisse haben, sowie diejenigen, die dies nicht tun, und um Schnittstellen und Synergien zwischen den Faktoren zu identifizieren.

DOEs werden hauptsächlich in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung einer Organisation eingesetzt, in der der Großteil der Ressourcen für Optimierungsprobleme verwendet wird.

Um Optimierungsprobleme zu minimieren, ist es wichtig, die Kosten durch wenige Experimente niedrig zu halten. Die Versuchsplanung ist in diesem Fall nützlich, da nur wenige Versuche erforderlich sind, wodurch die Kosten gesenkt werden.

Grundlegende Konzepte von DoE

Um die Versuchsplanung erfolgreich einsetzen zu können, ist es wichtig, acht grundlegende Konzepte einzuhalten.

Sobald die folgenden acht Schritte nacheinander ausgeführt wurden, können Sie ein erfolgreiches Ergebnis aus der Versuchsplanung erhalten.

Schritt 1

Set Good Objectives:Bevor man anfängt, ein Experiment zu entwerfen, ist es wichtig, sein Ziel darzulegen. Mit einem definierten Ziel ist es einfach, Faktoren auszusortieren, die für das Experiment nicht relevant sind. Auf diese Weise werden die wichtigsten kritischen Faktoren optimiert.

In der Anfangsphase der Projektentwicklung wird empfohlen, einen Versuchsplan zu verwenden, bei dem eine fraktionierte zweistufige Fakultät gewählt wird. Diese Versuchsplanung überprüft eine große Anzahl von Faktoren in minimalen Durchläufen.

Wenn man jedoch eine Reihe guter Ziele festlegt, werden viele irrelevante Faktoren eliminiert. Mit genau definierten Zielen können Manager ein experimentelles Reaktionsoberflächendesign verwenden, das nur wenige Faktoren untersucht, wenn auch auf vielen Ebenen.

Auch die Erstellung guter Ziele zu Beginn trägt dazu bei, ein solides Verständnis des Projekts aufzubauen und realistische Erwartungen an das Ergebnis zu wecken.

Schritt 2

Measure Responses Quantitatively: Viele Versuchspläne scheitern, weil ihre Reaktionen nicht quantitativ gemessen werden können.

Beispielsweise verwenden Produktinspektoren eine qualitative Methode, um festzustellen, ob ein Produkt die Qualitätssicherung besteht oder nicht. Dies ist bei Versuchsplänen nicht effizient, da ein Bestehen / Nichtbestehen nicht genau genug ist.

Schritt 3

Replizieren, um unkontrollierbare Variationen zu dämpfen: Wenn Sie einen bestimmten Satz von Bedingungen mehrmals replizieren, haben Sie mehr Möglichkeiten, die Antworten genau abzuschätzen.

Das Replizieren gibt auch die Möglichkeit, signifikante Effekte wie Signale inmitten des natürlichen Prozesses unkontrollierbarer Variationen wie Rauschen zu erkennen.

Bei einigen Projekten übertönen Variationen wie Rauschen das Signal. Daher ist es hilfreich, das Signal-Rausch-Verhältnis zu ermitteln, bevor Sie eine Versuchsplanung durchführen.

Schritt 4

Randomize the Run Order: Um unkontrollierbaren Einflüssen wie Änderungen des Rohmaterials und des Werkzeugverschleißes zu entgehen, müssen Experimente in zufälliger Reihenfolge durchgeführt werden.

Diese variablen Einflüsse können einen signifikanten Einfluss auf die ausgewählte Variable haben. Wenn ein Experiment nicht in zufälliger Reihenfolge ausgeführt wird, spezifiziert die Versuchsplanung Faktoreffekte, die tatsächlich von diesen variablen Einflüssen herrühren.

Schritt 5

Bekannte Variationsquellen blockieren: Durch Blockieren können die Auswirkungen bekannter Variablen wie Schichtwechsel oder Maschinendifferenzen herausgefiltert werden.

Man kann die Versuchsläufe in homogene Blöcke unterteilen und dann die Unterschiede mathematisch entfernen. Dies erhöht die Empfindlichkeit der Versuchsplanung. Es ist jedoch wichtig, nichts auszublenden, was man studieren möchte.

Schritt 6

Know Which Effects (if any) Will be Aliased: Ein Alias ​​bedeutet, dass man ein oder mehrere Dinge gleichzeitig auf dieselbe Weise geändert hat.

Schritt 7

Do a Sequential Series of Experiments: Bei der Durchführung eines Versuchsplans ist es wichtig, diesen chronologisch durchzuführen. Das heißt, Informationen, die in einem Versuch gesammelt wurden, sollten auf den nächsten angewendet werden können.

Schritt 8

Always Confirm Critical Findings: Am Ende eines Versuchsplans kann leicht davon ausgegangen werden, dass die Ergebnisse korrekt sind.

Es ist jedoch wichtig, die eigenen Ergebnisse zu bestätigen und die Ergebnisse zu überprüfen. Diese Validierung kann mit vielen anderen verfügbaren Verwaltungstools durchgeführt werden.

Fazit

Die Versuchsplanung ist ein wichtiges Werkzeug, das in den meisten Fertigungsindustrien eingesetzt werden kann. Manager, die diese Methode anwenden, sparen nicht nur Kosten, sondern verbessern auch die Qualität ihres Produkts und sorgen für Prozesseffizienz.

Sobald die Versuchsplanung abgeschlossen ist, sollten die Manager zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um das Ergebnis zu validieren und eine weitere Analyse der Ergebnisse durchzuführen.

Einführung

Kommunikation ist die einzige Interaktion, die wir machen, wenn wir mit einer anderen Partei zusammenarbeiten. Unabhängig davon, ob es sich um eine persönliche oder eine berufliche Beziehung handelt, hält uns die Kommunikation in der Gemeinschaft miteinander in Verbindung.

Daher ist Kommunikation der Hauptmechanismus, bei dem Konflikte entstehen und gelöst werden.

Eine effektive Kommunikation kann daher sicherstellen, dass Sie angemessen und korrekt kommunizieren, um solche Konfrontationen zu minimieren.

Im Falle von Meinungsverschiedenheiten oder Konflikten kann eine effektive Kommunikation erneut zur Lösung solcher Probleme verwendet werden.

Die wichtigsten Fähigkeiten für eine effektive Kommunikation

Im Folgenden sind die wichtigsten Fähigkeiten aufgeführt, die man beherrschen muss, um ein effektiver Kommunikator zu werden.

Obwohl es eine Herausforderung zu sein scheint, all diese Fähigkeiten zu erwerben und sie auf demselben Niveau zu beherrschen, bringt Sie das Wissen über all diese Fähigkeiten und die langsame Arbeit an ihnen auf das Niveau, auf dem Sie kommunizieren möchten.

Konzentriert bleiben

Wenn Sie sich mit einer aktuellen Krise oder einem Streit befassen, ist es ganz natürlich, etwas aus der Vergangenheit zu erzählen.

Wenn dies geschieht, geht die Diskussion meistens aus dem Thema und die Situation kann ziemlich kompliziert werden.

Konzentriert zu bleiben ist eine der besten Fähigkeiten, um nicht nur unter Druck zu kommunizieren, sondern für alle Arten von Kommunikation, von Mittagessen-Gesprächen bis hin zu Board-Diskussionen.

Wenn Sie unscharf werden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass das Endergebnis der Kommunikation nicht effektiv ist.

Sorgfältig zuhören

Obwohl die Leute denken, dass sie auflisten, wenn eine andere Person spricht, verbringen sie tatsächlich Zeit damit, zu planen, was sie als nächstes sagen sollen.

Das machen wir eigentlich! Daher müssen Sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen, um zuzuhören, was die andere Person sagt, und dann das zu finden, was Sie sagen möchten.

Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie gehört haben, wiederholen Sie es und bitten Sie um Bestätigung.

Die Sichtweisen anderer verstehen

In den meisten Mitteilungen möchten wir, dass wir gehört und verstanden werden. Wir reden viel über unseren Standpunkt und versuchen, die Käufer zu finden, die zuhören.

Denken Sie daran, andere tun das auch! Wenn Sie möchten, dass sie Sie hören, müssen Sie sie hören und auch ihren Standpunkt verstehen.

Wenn Sie wirklich aus ihrer Sicht sehen können, können Sie Ihre tatsächlich klar und zutreffend erklären.

Empathie bei der Kritik

Manchmal werden wir wirklich defensiv, wenn uns jemand kritisiert. Da Kritik eng mit Emotionen verbunden ist, können wir leicht ausbrechen.

In der Kommunikation ist es jedoch sehr wichtig, auf die Schmerzen und Schwierigkeiten der anderen Person zu hören und mit Empathie zu reagieren.

Versuchen Sie gleichzeitig, die Fakten und die Wahrheit in dem zu extrahieren, was sie sagen. Dies kann für Sie nützlich sein.

Besitz nehmen

Persönliche Verantwortung zu übernehmen ist eine Stärke. Wenn es um effektive Kommunikation geht, wird es anerkannt und verlangt, zuzugeben, was Sie falsch gemacht haben.

Meistens gibt es viele Menschen, die in einem Konflikt die Verantwortung teilen. Geben Sie in solchen Fällen zu, was Ihnen gehört. Dieses Verhalten zeigt Reife und gibt ein Beispiel.

Ihr Verhalten wird höchstwahrscheinlich andere dazu inspirieren, Verantwortung für ihren Anteil zu übernehmen.

Kompromisse, wenn nötig

Wir lieben es, ständig Argumente zu gewinnen, aber wie oft haben Sie sich innerlich leer gefühlt, nachdem Sie ein Argument gewonnen haben? Manchmal macht es keinen Sinn, ein Argument zu gewinnen.

Sie können das Argument gewinnen, aber die Gesellschaft anderer Menschen verlieren. Bei Kommunikation geht es nicht ums Gewinnen, sondern darum, Dinge zu erledigen.

Um die Dinge zu erledigen, müssen Sie möglicherweise Kompromisse eingehen. Wenn es nötig ist, bitte!

Nehmen Sie sich eine Auszeit, wenn nötig

Manchmal müssen Sie mitten in der Diskussion eine Pause einlegen. Wenn die Kommunikation intensiv ist, kann ein ineffektives Kommunikationsmuster auftreten.

Sobald Sie solche Muster bemerken, müssen Sie eine Pause einlegen und dann fortfahren. Wenn Sie nach der Pause fortfahren, können alle an der Diskussion beteiligten Parteien konstruktiv zur Diskussion beitragen.

Messen Sie sich um Ihr Ziel

Obwohl es auf Ihrem Weg viele Hindernisse geben kann, geben Sie nicht auf, wofür Sie kämpfen.

Sicherlich müssen Sie Kompromisse eingehen, stehen aber eindeutig für das, woran Sie glauben. Wenn es um Kommunikation geht, sollten alle Beteiligten mit dem Ergebnis zufrieden sein.

Bitten Sie um Hilfe

Manchmal haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, bestimmten Parteien bestimmte Dinge mitzuteilen. Dies könnte auf ein Problem im Zusammenhang mit Respekt oder etwas anderem zurückzuführen sein.

Bitten Sie in solchen Fällen andere um Hilfe. Ihr Manager ist eine der besten Personen, die Ihnen helfen können.

Fazit

In einem Unternehmensumfeld ist eine effektive Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg.

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Karrierewachstum anstreben oder das nächste große Projekt gewinnen, kann eine effektive Kommunikation den Weg zum Ziel finden.

Darüber hinaus kann eine effektive Kommunikation auch viel Unterstützung von Ihren Untergebenen erhalten.

Einführung

Haben Sie jemals eine Keynote-Präsentation von Steve Jobs, dem CEO von Apple Inc, gesehen? Wenn ja, wissen Sie, was es bedeutet, über effektive Präsentationsfähigkeiten zu verfügen. Steve Jobs ist nicht der einzige, der diese Fähigkeit besitzt, es gibt noch viel mehr.

Probleme sollen in Organisationen bestehen. Aus diesem Grund sollte es einen starken Prozess und unterstützende Tools geben, um die Ursachen der Probleme zu identifizieren, bevor die Probleme der Organisation Schaden zufügen.

Wenn Sie eine Idee, ein Konzept oder ein Produkt kommunizieren möchten, müssen Sie über gute Präsentationsfähigkeiten verfügen, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu erregen und im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit zu stehen.

Auf diese Weise können Sie leicht die Unterstützung des Publikums erhalten. Das Publikum kann von Ihren College-Klassenkameraden bis zu einem Vorstand eines multinationalen Unternehmens reichen.

Es gibt viele Softwarepakete, die Sie für Präsentationszwecke verwenden können. Natürlich ist es nicht zwingend erforderlich, Software für Ihre Präsentation zu verwenden, aber der Effekt ist viel größer, wenn Sie solche Tools für Ihren Zweck verwenden. Viele dieser Softwaretools sind mit Funktionen und Einrichtungen ausgestattet, um Ihre Präsentationserfahrung einfach und angenehm zu gestalten.

Wenn Sie nur eine Idee oder ein Produkt zur Kommunikation und ein Softwarepaket zum Erstellen Ihrer Präsentationen haben, sind Sie kein effektiver Präsentator. Darauf sollten Sie sich im Voraus vorbereiten und auch einige Fähigkeiten entwickeln. Werfen wir einen Blick auf einige der Hinweise, die Ihnen helfen, ein erstklassiger Präsentator zu werden.

Richtlinien für die Gestaltung der Präsentation

Das Design und das Layout der Präsentation haben Einfluss darauf, wie das Publikum sie erhält. Daher müssen Sie sich mehr auf die Klarheit Ihrer Präsentation und des Inhalts konzentrieren.

Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei der Gestaltung Ihrer Präsentation berücksichtigen sollten.

• Leiten Sie die drei wichtigsten Ziele ab, die Sie mit Ihrer Präsentation erreichen möchten. Die gesamte Präsentation sollte sich auf das Erreichen dieser drei Ziele konzentrieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie erreichen möchten, kann Ihr Publikum den Punkt Ihrer Präsentation leicht verfehlen.

• Verstehe, was dein Publikum ist. Überlegen Sie, warum sie da sind, um Ihre Präsentation und ihre Erwartungen zu sehen. Studieren Sie den Hintergrund des Publikums möglichst im Voraus. Stellen Sie bei der Präsentation sicher, dass Sie ihnen mitteilen, dass sie für diese Präsentation ausgewählt wurden.

• Haben Sie eine Liste von Punkten, die Sie Ihrem Publikum mitteilen möchten, und priorisieren Sie sie entsprechend. Sehen Sie, ob es einen Punkt gibt, der für das Publikum schwer zu verstehen ist. Wenn es solche Punkte gibt, teilen Sie sie weiter auf.

• Entscheiden Sie sich für den Ton, den Sie in der Präsentation verwenden möchten. Es kann motivierend, informativ, feierlich usw. sein.

• Bereiten Sie eine Eröffnungsrede für die Präsentation vor. Verbringen Sie jedoch nicht viel Zeit damit.

• Zeigen Sie alle Inhalte kurz auf und erklären Sie sie wie geplant.

• Führen Sie am Ende der Präsentation eine Frage- und Antwortrunde (Fragen und Antworten) durch.

Auswahl der Präsentationsmaterialien

Wenn Ihre Präsentation durch zusätzliches Material unterstützt wird, können Sie mehr Einfluss auf das Publikum nehmen. Berichte, Artikel und Flyer sind nur einige Beispiele.

Wenn Ihre Präsentation informativ ist und viele Daten präsentiert werden, ist es eine gute Idee, eine weiche oder gedruckte Kopie Ihrer Präsentation zu verteilen.

Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien für Präsentationsmaterialien:

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Konnektivität von Computer, Projektor und Netzwerk vor der Präsentation überprüfen. Ich bin sicher, dass Sie die erste Hälfte Ihrer Präsentation nicht damit verbringen möchten, diese vor Ihrem Publikum zu reparieren.

• Verwenden Sie ein einfaches, aber konsistentes Layout. Überladen Sie die Präsentation nicht mit Bildern und Animationen.

• Wenn es um die Zeitzuweisung geht, verbringen Sie 3-5 Minuten für jede Folie. Jede Folie sollte idealerweise etwa 5-8 Aufzählungslinien haben. Auf diese Weise kann das Publikum konzentriert bleiben und Ihre Punkte sammeln.

• Verteilen Sie das Zusatzmaterial nicht vor der Präsentation. Sie können das Material während der Präsentation lesen und vermissen, was Sie sagen. Verteilen Sie das Material daher nach der Präsentation.

Präsentation Lieferung

Die Präsentation ist der wichtigste Schritt des Prozesses. Hier stellen Sie den primären Kontakt zu Ihrem Publikum her. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, um eine effektive Präsentation zu liefern.

• Seien Sie auf Ihre Präsentation vorbereitet. Schließen Sie die Entwurfsphase der Präsentation ab und üben Sie sie einige Male, bevor Sie sie tatsächlich ausführen. Dies ist der wichtigste Teil Ihrer Präsentation. Kennen Sie den Inhalt Ihrer Präsentation in- und auswendig. Wenn Sie Ihre Präsentation kennen, können Sie sich erholen, wenn etwas schief geht.

• Verwenden Sie wahre Beispiele, um Ihre Punkte zu erklären. Wenn diese Beispiele Ihnen und dem Publikum gemeinsam sind, hat dies große Auswirkungen. Nutzen Sie Ihre persönlichen Erfahrungen, um ihnen den praktischen Standpunkt zu zeigen.

• Entspannen! Bleiben Sie während der Präsentation entspannt und ruhig. Ihre Körpersprache ist für das Publikum sehr wichtig. Wenn sie sehen, dass Sie angespannt sind, erhalten sie möglicherweise nicht das, was Sie sagen. Sie können dich sogar beurteilen!

• Verwenden Sie Humor in der Präsentation. Verwenden Sie es natürlich, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. Versuchen Sie nicht, Witze zu machen, wenn Sie es nicht tun sollen.

• Achte auf details. Erinnere dich an das alte Sprichwort; Der Teufel steckt im Detail. Wählen Sie den Ort, die Personen und die Materialien mit Bedacht aus.

Fazit

Die Präsentation Ihrer Idee, um ein Publikum zu überzeugen, ist immer eine Herausforderung.

Jede Präsentation ist für uns alle eine neue Erfahrung. Daher sollten Sie Ihre Präsentationen frühzeitig planen.

Achten Sie genau auf die oben diskutierten Punkte und halten Sie sie in Ihrer nächsten Präsentation ein.

Good luck!

Einführung

In jeder Branche müssen einige der Anforderungen, denen Manager gegenüberstehen, kostengünstig sein. Darüber hinaus stehen sie vor der Herausforderung, Kosten und Gewinne auf Produkt- oder Verbraucherbasis zu analysieren, flexibel auf sich ständig ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren und über Entscheidungsprozesse und Änderungen in der Vorgehensweise des Managements informiert zu werden Geschäft.

Zu den Herausforderungen, die Manager zurückhalten, gehören jedoch die Schwierigkeit, genaue Informationen zu erhalten, das Fehlen von Anwendungen, die bestehende Geschäftspraktiken imitieren, und schlechte Schnittstellen. Wenn einige Herausforderer einen Manager zurückhalten, kommt hier Enterprise Resource Planning (ERP) ins Spiel.

Im Laufe der Jahre haben sich Geschäftsanwendungen von Management Information Systems ohne Entscheidungsunterstützung zu Corporate Information Systems entwickelt, die Enterprise Resource Planning Entscheidungsunterstützung bieten. Enterprise Resource Planning ist eine Softwarelösung, die die Anforderungen eines Unternehmens berücksichtigt und die Prozessansicht berücksichtigt, um die Ziele eines Unternehmens zu erreichen und gleichzeitig alle Funktionen eines Unternehmens einzubeziehen.

Ziel ist es, den Informationsfluss zwischen allen Geschäftsfunktionen innerhalb der Unternehmensgrenzen zu vereinfachen und die Verbindungen der Organisation zu ihren externen Stakeholdern zu verwalten.

Kurz gesagt, die Enterprise Resource Planning-Software versucht, alle verschiedenen Abteilungen und Funktionen eines Unternehmens in ein einziges Computersystem zu integrieren, um den unterschiedlichen Anforderungen dieser Abteilungen gerecht zu werden.

Die Aufgabe, ein Softwareprogramm zu implementieren, das die Bedürfnisse der Finanzabteilung zusammen mit den Bedürfnissen der Personalabteilung und des Lagers berücksichtigt, scheint unmöglich. Diese verschiedenen Abteilungen haben normalerweise ein individuelles Softwareprogramm, das in der Arbeitsweise jeder Abteilung optimiert ist.

Bei korrekter Installation kann dieser integrierte Ansatz für ein Unternehmen jedoch sehr kostengünstig sein. Mit einer integrierten Lösung können verschiedene Abteilungen problemlos Informationen austauschen und miteinander kommunizieren.

Das folgende Diagramm zeigt die Unterschiede zwischen nicht integrierten Systemen und einem integrierten System für die Ressourcenplanung in Unternehmen.

Die treibende Kraft hinter ERP

Es gibt zwei Hauptantriebskräfte für Enterprise Resource Planning für eine Unternehmensorganisation.

• In geschäftlicher Hinsicht stellt Enterprise Resource Planning die Kundenzufriedenheit sicher, da es zur Geschäftsentwicklung führt, dh zur Entwicklung neuer Bereiche, neuer Produkte und neuer Dienstleistungen.

  Darüber hinaus können Unternehmen sich dem Wettbewerb um die Implementierung von Enterprise Resource Planning stellen und effiziente Prozesse sicherstellen, die das Unternehmen auf Hochtouren bringen.

• Im IT-Sinne: Die meisten Softwareprogramme erfüllen die Geschäftsanforderungen nicht vollständig und die heutigen Legacy-Systeme sind schwer zu warten. Darüber hinaus ist veraltete Hardware und Software schwer zu warten.

Aus den oben genannten Gründen ist Enterprise Resource Planning für das Management in der heutigen Geschäftswelt erforderlich. ERP ist eine einzelne Software, die Probleme wie Materialknappheit, Kundenservice, Finanzmanagement, Qualitätsprobleme und Inventarprobleme angeht. Ein ERP-System kann das Dashboard der modernen Manager sein.

Implementierung des ERP-Systems

Die Erstellung von ERP-Software (Enterprise Resource Planning) ist komplex und hat viele wichtige Auswirkungen auf die Arbeitspraxis der Mitarbeiter. Die Implementierung der Software ist ebenfalls eine schwierige Aufgabe, die von internen IT-Spezialisten nicht bewältigt werden kann. Um ERP-Software zu implementieren, beauftragen Unternehmen daher Beratungsunternehmen von Drittanbietern oder einen ERP-Anbieter.

Dies ist der kostengünstigste Weg. Der Zeitaufwand für die Implementierung eines ERP-Systems hängt von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der beteiligten Abteilungen, dem Grad der Anpassung, dem Ausmaß der Änderung und der Zusammenarbeit der Kunden mit dem Projekt ab.

Vorteile des ERP-Systems

• Mit der ERP-Software (Enterprise Resource Planning) können genaue Prognosen erstellt werden. Wenn die Lagerbestände für genaue Prognosen auf maximaler Effizienz gehalten werden, kann das Unternehmen rentabel sein.

• Die Integration der verschiedenen Abteilungen gewährleistet Kommunikation, Produktivität und Effizienz.

• Durch die Einführung von ERP-Software wird das Problem der Koordinierung von Änderungen zwischen vielen Systemen beseitigt.

• Die ERP-Software bietet eine Top-Down-Ansicht eines Unternehmens, sodass Informationen jederzeit und überall verfügbar sind, um Entscheidungen zu treffen.

Nachteile des ERP-Systems

• Die Einführung von ERP-Systemen kann teuer sein.

• Das Fehlen von Grenzen, die durch ERP-Software in einem Unternehmen geschaffen wurden, kann zu Problemen führen, wer die Schuld trägt, Verantwortungsbereiche und die Moral der Mitarbeiter.

Fazit

Der Einsatz eines ERP-Systems kann zwar teuer sein, bietet Unternehmen jedoch auf lange Sicht ein kosteneffizientes System.

Die ERP-Software integriert alle verschiedenen Abteilungen in einem Computersystem und ermöglicht so eine effiziente Kommunikation zwischen diesen Abteilungen. Dadurch wird die Produktivität gesteigert.

Die Organisationen sollten zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen treffen, wenn sie das richtige ERP-System für sie auswählen. Es gab viele Fälle, in denen Unternehmen aufgrund der Auswahl der „falschen“ ERP-Lösung und eines Dienstleisters viel Geld verloren haben.

Einführung

In der Anfangsphase eines Projekts machen komplexe Prozesse und die vielen damit verbundenen Risiken eine genaue Modellierung unmöglich. Ein Modell eines Projekts ist für ein effizientes Projektmanagement erforderlich.

Die Event Chain Methodology, eine unwahrscheinliche Modellierungs- und Zeitplan-Netzwerkanalysetechnik, ist eine Lösung für dieses Problem. Diese Technik wird verwendet, um Ereignisse und Ereignisketten zu verwalten, die die Projektpläne beeinflussen.

Es handelt sich weder um eine Simulations- noch um eine riskante Analysemethode, sondern um vorhandene Methoden wie die Monte-Carlo-Analyse und das Bayesian Believe Network. Die Ereigniskettenmethode wird auch zur Modellierung von Wahrscheinlichkeiten für verschiedene Unternehmen und viele technologische Prozesse verwendet, von denen einer das Projektmanagement ist.

Prinzipien der Ereigniskettenmethodik

Die Ereigniskettenmethode basiert auf sechs Hauptprinzipien

Prinzip 1

Moment of Risk and State of Activity -In einem realen Projektprozess ist eine Aufgabe oder Aktivität nicht immer ein kontinuierlicher Vorgang. Es ist auch keine einheitliche. Ein Faktor, der Aufgaben beeinflusst, sind externe Ereignisse, die wiederum Aufgaben oder Aktivitäten von einer Position in eine andere umwandeln.

Im Verlauf eines Projekts ist der Zeitpunkt oder der Zeitpunkt, zu dem ein Ereignis eintritt, ein sehr wichtiger Bestandteil des Ereignisses. Diese Zeit oder dieser Moment ist überwiegend probabilistisch und kann mithilfe der statistischen Verteilung charakterisiert werden. Meistens wirken sich diese externen Ereignisse negativ auf das Projekt aus.

Prinzip 2

Event Chains -Ein externes Ereignis kann zu einem anderen Ereignis führen und so weiter. Dadurch werden Ereignisketten erstellt. Ereignisketten haben einen erheblichen Einfluss auf den Verlauf eines Projekts.

Beispielsweise können geänderte Anforderungen an die für das Projekt benötigten Materialien dazu führen, dass sich die Aktivität verzögert. Der Projektmanager weist dann Ressourcen aus einer anderen Aktivität zu. Dies führt zu Terminüberschreitungen und schließlich zum Scheitern des Projekts.

Prinzip 3

Monte Carlo Simulations - Bei der klaren Definition von Ereignissen und Ereignisketten wird die Monte-Carlo-Analyse verwendet, um die kollektiven Folgen der Ereignisse zu quantifizieren.

Die Wahrscheinlichkeit des Eintretens der Risiken und die möglichen Auswirkungen werden als Eingabedaten für die Monte-Carlo-Analyse verwendet. Diese Analyse ergibt eine Wahrscheinlichkeitskurve des Projektplans.

Prinzip 4

Critical Event Chains -Kritische Ereignisse oder kritische Ereignisketten sind solche, die das Potenzial haben, ein Projekt am meisten zu beeinflussen. Indem solche Ereignisse gleich zu Beginn identifiziert werden, können die negativen Auswirkungen auf Projekte verringert werden.

Diese Arten von Ereignissen können erkannt werden, indem die Verbindungen zwischen den primären Projektparametern untersucht werden.

Prinzip 5

Performance Tracking With Event Chains -Für einen Manager ist es wichtig, den Fortschritt einer Aktivität live zu verfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass aktualisierte Informationen für die Monte-Carlo-Analyse verwendet werden.

Daher kann während der Projektdauer die Wahrscheinlichkeit von Ereignissen unter Verwendung tatsächlicher Daten genauer berechnet werden.

Prinzip 6

Event Chain Diagrams -Ereigniskettendiagramme zeigen die Beziehungen zwischen externen Ereignissen und Aufgaben und wie sich die beiden gegenseitig beeinflussen. Diese Ketten werden durch Pfeile dargestellt, die einer bestimmten Aktivität oder einem bestimmten Zeitintervall in einem Gantt-Diagramm zugeordnet sind.

Jedes Ereignis und jede Ereigniskette wird durch eine andere Farbe dargestellt. Globale Ereignisse wirken sich auf alle Aufgaben in einem Projekt aus, während lokale Ereignisse nur eine Aufgabe oder Aktivität in einem Projekt betreffen. Ereigniskettendiagramme ermöglichen die einfache Modellierung und Analyse von Risiken.

Phänomen der Ereigniskettenmethodik

Die Verwendung der Ereigniskettenmethode im Projektmanagement führt zu einem interessanten Phänomen:

• Repeated Activity - Bestimmte externe Ereignisse führen zur Wiederholung bereits abgeschlossener Aktivitäten.

  

• Event Chains and Risk Mitigation -Wenn ein Ereignis im Verlauf eines Projekts auftritt, wird ein Minderungsplan erstellt, dh eine Aktivität, die den Projektplan erweitert. Dieselben Minderungspläne können für mehrere Ereignisse verwendet werden.

• Resource Allocation Based on Events - Ein weiteres Phänomen, das bei der Ereigniskettenmethode auftritt, ist die Neuzuweisung von Ressourcen von einer Aktivität zu einer anderen.

Fazit

Mithilfe vorhandener Techniken wie der Monte-Carlo-Analyse verwaltet die Ereigniskettenmethode Ereignisse und nachfolgende Ereignisketten im Projektmanagement.

Diese Methodik basiert auf sechs Prinzipien und vereinfacht die mit Projektplänen verbundenen Risiken und Vorbehalte. Daher sollten die Projektmanager und andere leitende Manager, die für die Projektkonten verantwortlich sind, ein klares Verständnis der Ereigniskettenmethode haben.

Da die Ereigniskettenmethodik eng mit vielen anderen im Projektmanagement verwendeten Techniken wie Gantt-Diagrammen und Monte-Carlo-Analyse verwandt ist, sollte das Projektmanagement mit allen unterstützenden Techniken und Werkzeugen für die Ereigniskettenmethodik gründlich sein.

Einführung

Beim Projektmanagement werden viele Methoden und Techniken verwendet. Einige dieser Methoden gibt es seit Jahrzehnten in der Praxis, andere sind brandneu.

Die letztgenannten Methoden wurden in die Welt des Projektmanagements eingeführt, um einige der Schwierigkeiten zu lösen, mit denen die alten Methoden bei der Bewältigung moderner Anforderungen und Herausforderungen des Projektmanagements konfrontiert sind.

Extremes Projektmanagement ist einer der modernen Ansätze für das Projektmanagement in der Softwareindustrie. Wie wir alle wissen, ist die Softwareindustrie eine schnell wachsende und sich schnell verändernde Domäne.

Daher haben die meisten Softwareentwicklungsprojekte vom Beginn bis zum Ende des Projekts veränderte Anforderungen. Das Hinzufügen neuer Anforderungen oder das Ändern der Anforderungen während des Projektdurchführungszeitraums ist eine der Hauptherausforderungen des traditionellen Projektmanagementansatzes.

Der neue Ansatz, Extreme Project Management, befasst sich hauptsächlich mit dem Aspekt sich ändernder Anforderungen.

Die Definition

Lassen Sie uns einen visuellen Vergleich zwischen dem traditionellen Projektmanagementansatz und dem extremen Projektmanagementansatz durchführen, um die Natur des extremen Projektmanagements klar zu verstehen.

Im traditionellen Ansatz sehen die Projektphasen wie folgt aus

Im Extremfall wird ein Projekt die folgende Form annehmen

Wenn Sie die beiden visuellen Darstellungen vergleichen, werden Sie nun die Dynamik des extremen Ansatzes verstehen. In der extremen Projektmanagement-Methodik gibt es keine festen Projektphasen und festen Richtlinien für die Ausführung der Projektaktivitäten.

Vielmehr passt sich die extreme Methodik der Situation an und führt die Projektaktivität bestmöglich aus.

Von Natur aus hat die extreme Projektmanagementmethode keine langen Fristen oder Liefertermine. Die Lieferzyklen sind kürzer und betragen in der Regel 2 Wochen.

Daher konzentriert sich das gesamte Projektteam darauf, den Umfang der Lieferung kurzfristig zu liefern. Auf diese Weise kann das Team Änderungen des Umfangs oder der Anforderungen für den nächsten Lieferzyklus begrüßen.

Extreme Vs konventionelles Projektmanagement

Der beste Weg, um traditionelles Projektmanagement und extremes Projektmanagement zu vergleichen, ist ein Vergleich zwischen klassischer Musik und Jazz. Extremes Projektmanagement ist wie Jazzmusik.

Die Teammitglieder haben viel Freiheit, dem Projektteam ihre Vielfalt zu verleihen. Wenn ein Teammitglied das Gefühl hat, eine Entscheidung zu treffen, die einen Mehrwert für das Gesamtprojekt darstellt, wird dies vom Projektmanagement zugelassen.

Darüber hinaus ist jeder Einzelne des Projektteams für die Verwaltung seines eigenen Auftrags und dessen Qualität verantwortlich.

Im Gegensatz dazu ist der traditionelle Ansatz ein viel rationalerer, klar definierter Ansatz, bei dem der Projektmanager das gesamte Team zu den Projektzielen führt.

Bei einem extremen Projektmanagementansatz teilen sich die Teammitglieder gemeinsam die Verantwortlichkeiten des Projektmanagements.

Die Denkweise

Denkweise ist der kritischste Faktor, wenn es um extremes Projektmanagement geht. Zunächst sollte das Team eine umfassende Schulung zum extremen Ansatz absolvieren, um die Grundlagen und Grundprinzipien des Ansatzes zu verstehen.

In diesem Training können sich die Personen auch selbst einschätzen und feststellen, ob sie fit sind oder nicht.

Im extremen Ansatz werden die Dinge im Vergleich zu traditionellen Ansätzen völlig anders gemacht. Daher ist die Änderung der Denkweise des Projektteams eine der Hauptanforderungen und Verantwortlichkeiten des Managementteams.

Berücksichtigen Sie beim Ändern der Denkweise die folgenden Regeln als Grundregeln für einen extremen Ansatz für das Projektmanagement.

• Anforderungen und Projektaktivitäten, die chaotisch sind, sind normal

• Unsicherheit ist das sicherste Merkmal eines extremen Projekts

• Diese Art von Projekten ist nicht vollständig steuerbar

• Veränderung ist der König und Sie müssen sie auf jede erdenkliche Weise begrüßen

• Das Sicherheitsgefühl wird durch die Lockerung der Projektsteuerung erhöht

Selbstverwaltung

Selbstmanagement ist einer der Schlüsselaspekte des extremen Projektmanagements. Wie wir bereits ausgeführt haben, gibt es in solchen Projekten keine zentrale Projektmanagementbehörde. Der Projektmanager ist nur ein Moderator und ein Mentor.

Daher werden die Verantwortlichkeiten des Projektmanagements auf die Mitglieder des Projektteams verteilt. Jedes Mitglied des Projekts sollte seine Managementverantwortung wahrnehmen und indirekt zur Managementfunktion des Projekts beitragen.

Fazit

Extremes Projektmanagement ist wie das Leben auf einem anderen Planeten. Sie können den extremen Ansatz nicht mit dem traditionellen Ansatz vergleichen und versuchen, einen Waffenstillstand zu finden.

Daher ist der Übergang vom traditionellen zum extremen Ansatz nicht ganz so einfach wie der Wechsel von Windows zu Mac.

Wenn Sie die Verantwortung haben, ein Team durch extreme Ansätze zu führen, prüfen Sie zunächst, ob Sie für die Herausforderung bereit sind. Machen Sie eine gute Schulung zum Thema extremes Projektmanagement und lernen Sie so viel wie möglich.

Versuchen Sie niemals, extreme Projektaufgaben durch herkömmliche Definitionen und Ansätze zu definieren oder anzugehen.

Einführung

Das Gantt-Diagramm ist eine Art Balkendiagramm, das zur Veranschaulichung von Projektplänen verwendet wird. Gantt-Diagramme können in allen Projekten verwendet werden, die Aufwand, Ressourcen, Meilensteine ​​und Lieferungen beinhalten.

Gegenwärtig sind Gantt-Diagramme die beliebte Wahl von Projektmanagern in allen Bereichen.

Mithilfe von Gantt-Diagrammen können Projektmanager den Fortschritt des gesamten Projekts verfolgen. Über Gantt-Diagramme kann der Projektmanager die einzelnen Aufgaben sowie den gesamten Projektfortschritt verfolgen.

Neben der Verfolgung des Fortschritts der Aufgaben können Gantt-Diagramme auch zur Verfolgung der Auslastung der Ressourcen im Projekt verwendet werden. Diese Ressourcen können sowohl Humanressourcen als auch verwendete Materialien sein.

Das Gantt-Diagramm wurde 1910 von einem Maschinenbauingenieur namens Henry Gantt erfunden. Seit der Erfindung hat das Gantt-Diagramm einen langen Weg zurückgelegt. Bis heute hat es verschiedene Formen, von einfachen papierbasierten Diagrammen bis hin zu hoch entwickelten Softwarepaketen.

Die Verwendung

Wie bereits erwähnt, werden Gantt-Diagramme für Projektmanagementzwecke verwendet. Um Gantt-Diagramme in einem Projekt verwenden zu können, müssen einige anfängliche Anforderungen vom Projekt erfüllt werden.

Zunächst sollte das Projekt über eine ausreichend detaillierte Projektstrukturplan (PSP) verfügen.

Zweitens hätte das Projekt seine Meilensteine ​​und Lieferungen identifizieren müssen.

In einigen Fällen versuchen Projektmanager, die Arbeitsstruktur beim Erstellen eines Gantt-Diagramms zu definieren. Dies ist einer der häufig praktizierten Fehler bei der Verwendung von Gantt-Diagrammen. Gantt-Diagramme unterstützen den PSP-Prozess nicht. Vielmehr dienen Gantt-Diagramme zur Verfolgung des Aufgabenfortschritts.

Gantt-Diagramme können erfolgreich in Projekten jeder Größenordnung verwendet werden. Bei Verwendung von Gantt-Diagrammen für große Projekte kann die Komplexität bei der Verfolgung der Aufgaben erhöht werden.

Dieses Problem der Komplexität kann erfolgreich überwunden werden, indem Computersoftwarepakete verwendet werden, die Gantt-Diagrammfunktionen bieten.

Verfügbare Werkzeuge

Es gibt Dutzende von Gantt-Diagrammwerkzeugen, die für eine erfolgreiche Projektverfolgung verwendet werden können. Diese Tools variieren normalerweise je nach angebotener Funktion.

Die einfachste Art von Gantt-Diagrammen kann mit einem Software-Tool wie Microsoft Excel erstellt werden. In diesem Fall kann jedes Tabellenkalkulationswerkzeug zum Entwerfen einer Gantt-Diagrammvorlage verwendet werden.

Wenn das Projekt klein ist und nicht viele parallele Aufgaben umfasst, kann ein auf Tabellenkalkulationen basierendes Gantt-Diagramm der effektivste Typ sein.

Microsoft Project ist eines der wichtigsten heute verwendeten Gantt-Diagrammtools. Insbesondere für Softwareentwicklungsprojekte sind MS Project-basierte Gantt-Diagramme unerlässlich, um die Hunderte von parallelen Aufgaben im Softwareentwicklungszyklus zu verfolgen.

Es gibt viele andere Gantt-Diagramm-Tools, die kostenlos und zum Preis erhältlich sind. Die von diesen Tools angebotenen Funktionen reichen von denselben Funktionen wie Excel-basierte Gantt-Diagramme bis zu MS Project-Gantt-Diagrammen. Diese Tools werden mit unterschiedlichen Preisschildern und Funktionsstufen geliefert, sodass Sie das geeignete Gantt-Diagramm-Tool für den jeweiligen Zweck auswählen können.

Eigene erstellen

Manchmal kann man sich entscheiden, ein eigenes Gantt-Diagramm-Tool zu erstellen, ohne ein vorhandenes zu kaufen. Wenn dies der Fall ist, sollte man zunächst im Internet nach kostenlosen Gantt-Diagrammvorlagen suchen.

Auf diese Weise kann man tatsächlich die genaue Gantt-Diagrammvorlage (wahrscheinlich in Excel) finden, die für diesen Zweck erforderlich ist. Falls keine Übereinstimmung gefunden wird, ist es sinnvoll, eine eigene zu erstellen.

Excel ist das beliebteste Tool zum Erstellen benutzerdefinierter Gantt-Diagramme. Natürlich kann man ein Gantt-Diagramm in Excel von Grund auf neu erstellen, aber es ist immer ratsam, ein Projektmanagement-Add-On in Excel zu verwenden, um Gantt-Diagramme zu erstellen.

Diese Projektmanagement-Add-Ons werden von Microsoft und anderen Drittunternehmen veröffentlicht.

Vorteile Nachteile

Die Fähigkeit, den Gesamtstatus eines Projekts und seiner Aufgaben gleichzeitig zu erfassen, ist der entscheidende Vorteil bei der Verwendung eines Gantt-Diagrammwerkzeugs. Daher können das obere Management oder die Sponsoren des Projekts fundierte Entscheidungen treffen, indem sie sich nur das Gantt-Diagramm-Tool ansehen.

Die softwarebasierten Gantt-Diagramme können die Aufgabenabhängigkeiten in einem Projektplan anzeigen. Dies hilft, den kritischen Pfad eines Projektplans zu identifizieren und aufrechtzuerhalten.

Gantt-Diagramm-Tools können als einzelne Einheit für die Verwaltung kleiner Projekte verwendet werden. Für kleine Projekte ist möglicherweise keine weitere Dokumentation erforderlich. Bei großen Projekten sollte das Gantt-Diagramm-Tool jedoch durch andere Dokumentationsmethoden unterstützt werden.

Bei großen Projekten reichen die in Gantt-Diagrammen angezeigten Informationen möglicherweise nicht für die Entscheidungsfindung aus.

Obwohl Gantt-Diagramme die Kosten-, Zeit- und Umfangsaspekte eines Projekts genau darstellen, werden die Projektgröße oder die Größe der Arbeitselemente nicht näher erläutert. Daher kann das Ausmaß der Einschränkungen und Probleme leicht missverstanden werden.

Fazit

Gantt-Diagramm-Tools erleichtern dem Projektmanager das Leben. Daher sind Gantt-Diagrammwerkzeuge wichtig für eine erfolgreiche Projektausführung.

Die Ermittlung des im Projektplan erforderlichen Detaillierungsgrads ist der Schlüssel bei der Auswahl eines geeigneten Gantt-Diagrammwerkzeugs für das Projekt.

Man sollte die Projektpläne nicht übermäßig komplizieren, indem man Gantt-Diagramme verwendet, um die einfachsten Aufgaben zu verwalten.

Einführung

Just-in-Time-Fertigung war ein Konzept, das von der Ford Motor Company in den USA eingeführt wurde. Es arbeitet auf Demand-Pull-Basis, im Gegensatz zu bisher verwendeten Techniken, die auf Production-Push-Basis arbeiteten.

Bei der Just-in-Time-Fertigung (umgangssprachlich als JIT-Produktionssysteme bezeichnet) bestimmen die tatsächlichen Bestellungen, was hergestellt werden soll, damit die genaue Menge zum genauen Zeitpunkt hergestellt wird, der erforderlich ist.

Die Just-in-Time-Fertigung geht Hand in Hand mit Konzepten wie Kanban, kontinuierlicher Verbesserung und Total Quality Management (TQM).

Die Just-in-Time-Produktion erfordert eine komplizierte Planung in Bezug auf Beschaffungsrichtlinien und den Herstellungsprozess, wenn die Implementierung erfolgreich sein soll.

Hochentwickelte technologische Unterstützungssysteme bieten die notwendige Unterstützung, die die Just-in-Time-Fertigung erfordert, wobei Produktionsplanungssoftware und elektronischer Datenaustausch am gefragtesten sind.

Vorteile Just-In-Time-Systeme

Im Folgenden sind die Vorteile der Einführung von Just-In-Time-Fertigungssystemen aufgeführt

• Die Just-in-Time-Fertigung reduziert die Lagerhaltungskosten auf ein Minimum. Die Freigabe von Speicherplatz führt zu einer besseren Raumnutzung und wirkt sich dadurch günstig auf die gezahlte Miete und etwaige Versicherungsprämien aus, die sonst gezahlt werden müssten.

• Die Just-in-Time-Herstellung eliminiert Abfall als veraltete oder abgelaufene Produkte. Geben Sie diese Gleichung überhaupt nicht ein.

• Da bei dieser Technik nur wesentliche Bestände erhalten werden, ist zur Finanzierung der Beschaffung weniger Betriebskapital erforderlich. Hier wird ein Mindestniveau für die Nachbestellung festgelegt, und erst wenn diese Marke erreicht ist, werden neue Lagerbestände bestellt, was auch für die Bestandsverwaltung ein Segen ist.

• Aufgrund des oben genannten geringen Lagerbestands wäre die Kapitalrendite der Organisationen (im Management-Sprachgebrauch als ROI bezeichnet) im Allgemeinen hoch.

• Da die Just-in-Time-Produktion auf Nachfrage-Pull-Basis arbeitet, würden alle hergestellten Waren verkauft, und somit werden Änderungen der Nachfrage mit überraschender Leichtigkeit berücksichtigt. Dies macht es heute besonders attraktiv, wo die Marktnachfrage volatil und etwas unvorhersehbar ist.

• Die Just-in-Time-Fertigung fördert das Konzept des „richtigen ersten Males“, sodass Inspektionskosten und Kosten für Nacharbeiten minimiert werden.

• Hochwertige Produkte und eine höhere Effizienz lassen sich aus einem Just-in-Time-Produktionssystem ableiten.

• Enge Beziehungen werden entlang der Produktionskette unter einem Just-in-Time-Fertigungssystem gepflegt.

• Die ständige Kommunikation mit dem Kunden führt zu einer hohen Kundenzufriedenheit.

• Überproduktion wird beseitigt, wenn Just-in-Time-Fertigung angewendet wird.

Nachteile

Im Folgenden sind die Nachteile der Einführung von Just-In-Time-Fertigungssystemen aufgeführt

• Die Just-in-Time-Fertigung bietet keine Toleranz für Fehler, da die Nacharbeit in der Praxis sehr schwierig ist, da der Lagerbestand auf ein Minimum beschränkt wird.

• Es besteht eine hohe Abhängigkeit von Lieferanten, deren Leistung im Allgemeinen außerhalb des Zuständigkeitsbereichs des Herstellers liegt.

• Da keine Puffer für Verzögerungen vorhanden sind, können Produktionsausfälle und Leitungsleerlauf auftreten, die sich nachteilig auf die Finanzen und das Gleichgewicht des Produktionsprozesses auswirken würden.

• Die Organisation wäre nicht in der Lage, einen unerwarteten Anstieg der Bestellungen zu verzeichnen, da keine überschüssigen Fertigwaren vorhanden sind.

• Die Transaktionskosten wären relativ hoch, da häufige Transaktionen durchgeführt würden.

• Die Just-in-Time-Herstellung kann aufgrund der häufigen Lieferungen, die zu einer verstärkten Nutzung des Transports führen und wiederum mehr fossile Brennstoffe verbrauchen, gewisse nachteilige Auswirkungen auf die Umwelt haben.

Vorsichtsmaßnahmen

Im Folgenden finden Sie die Dinge, die Sie bei der Implementierung eines Just-In-Time-Fertigungssystems beachten sollten

• Management-Buy-In und Unterstützung auf allen Ebenen der Organisation sind erforderlich. wenn ein Just-in-Time-Fertigungssystem erfolgreich eingeführt werden soll.

• Es sollten angemessene Ressourcen bereitgestellt werden, um technologisch fortschrittliche Software zu erhalten, die im Allgemeinen erforderlich ist, wenn ein Just-in-Time-System erfolgreich sein soll.

• Durch den Aufbau einer engen, vertrauensvollen Beziehung zu renommierten und bewährten Lieferanten werden unerwartete Verzögerungen beim Erhalt des Inventars minimiert.

• Just-in-Time-Fertigung kann nicht über Nacht übernommen werden. Es erfordert zeitliches Engagement und Anpassungen an die Unternehmenskultur, da es sich stark von herkömmlichen Produktionsprozessen unterscheidet.

• Der Entwurfsablaufprozess muss neu gestaltet und die Layouts müssen neu formatiert werden, um eine Just-in-Time-Fertigung zu ermöglichen.

• Losgrößen müssen minimiert werden.

• Die Kapazität der Workstation sollte nach Möglichkeit ausgeglichen sein.

• Vorbeugende Wartungsarbeiten sollten durchgeführt werden, um Maschinenausfälle zu minimieren.

• Die Rüstzeiten sollten nach Möglichkeit verkürzt werden.

• Programme zur Qualitätsverbesserung sollten verabschiedet werden, damit umfassende Qualitätskontrollpraktiken angewendet werden können.

• Verkürzung der Vorlaufzeiten und häufige Lieferungen sollten berücksichtigt werden.

• Bewegungsverschwendung sollte minimiert werden, daher könnte sich der Einbau von Förderbändern als gute Idee bei der Implementierung eines Just-in-Time-Fertigungssystems erweisen.

Fazit

Just-in-Time-Fertigung ist eine Philosophie, die in vielen Fertigungsunternehmen erfolgreich umgesetzt wurde.

Es ist ein optimales System, das den Lagerbestand reduziert und gleichzeitig zunehmend auf Kundenbedürfnisse eingeht. Dies bedeutet jedoch nicht, dass es nicht ohne Fallstricke ist.

Diese Nachteile können jedoch mit ein wenig Voraussicht und viel Engagement auf allen Ebenen der Organisation überwunden werden.

Einführung

Wissensmanagement ist eine Aktivität, die von Unternehmen auf der ganzen Welt praktiziert wird. Im Rahmen des Wissensmanagements sammeln diese Unternehmen mithilfe vieler Methoden und Werkzeuge umfassend Informationen.

Anschließend werden gesammelte Informationen mithilfe definierter Techniken organisiert, gespeichert, geteilt und analysiert.

Die Analyse solcher Informationen basiert auf Ressourcen, Dokumenten, Personen und ihren Fähigkeiten.

Ordnungsgemäß analysierte Informationen werden dann als "Wissen" des Unternehmens gespeichert. Dieses Wissen wird später für Aktivitäten wie organisatorische Entscheidungen und die Schulung neuer Mitarbeiter verwendet.

Es gab von Anfang an viele Ansätze für das Wissensmanagement. Die meisten frühen Ansätze waren das manuelle Speichern und Analysieren von Informationen. Mit der Einführung von Computern wurden die meisten organisatorischen Kenntnisse und Verwaltungsprozesse automatisiert.

Daher ist das Speichern, Abrufen und Teilen von Informationen bequem geworden. Heutzutage verfügen die meisten Unternehmen über ein eigenes Wissensmanagement-Framework.

Das Framework definiert die Wissenssammelpunkte, Sammeltechniken, verwendeten Werkzeuge, Datenspeicherungswerkzeuge und -techniken und Analysemechanismen.

Der Wissensmanagementprozess

Der Prozess des Wissensmanagements ist für jedes Unternehmen universell. Manchmal sind die verwendeten Ressourcen wie Tools und Techniken für die organisatorische Umgebung eindeutig.

Der Wissensmanagementprozess besteht aus sechs grundlegenden Schritten, die von verschiedenen Tools und Techniken unterstützt werden. Wenn diese Schritte nacheinander ausgeführt werden, wandeln sich die Daten in Wissen um.

Schritt 1: Sammeln

Dies ist der wichtigste Schritt des Wissensmanagementprozesses. Wenn Sie die falschen oder irrelevanten Daten erfassen, ist das resultierende Wissen möglicherweise nicht das genaueste. Daher könnten die auf diesem Wissen basierenden Entscheidungen auch ungenau sein.

Es gibt viele Methoden und Werkzeuge für die Datenerfassung. Zuallererst sollte die Datenerfassung ein Verfahren im Wissensmanagementprozess sein. Diese Verfahren sollten ordnungsgemäß dokumentiert und von Personen befolgt werden, die am Datenerfassungsprozess beteiligt sind.

Das Datenerfassungsverfahren definiert bestimmte Datenerfassungspunkte. Einige Punkte können die Zusammenfassung bestimmter Routineberichte sein. Beispielsweise können monatliche Verkaufsberichte und tägliche Anwesenheitsberichte zwei gute Ressourcen für die Datenerfassung sein.

Mit Datenerfassungspunkten werden auch die Datenextraktionstechniken und -werkzeuge definiert. Beispielsweise kann der Verkaufsbericht ein papierbasierter Bericht sein, bei dem ein Dateneingabebetreiber die Daten manuell in eine Datenbank einspeisen muss, während der tägliche Anwesenheitsbericht ein Online-Bericht sein kann, in dem er direkt in der Datenbank gespeichert ist.

Neben den Datenerfassungspunkten und dem Extraktionsmechanismus wird in diesem Schritt auch die Datenspeicherung definiert. Die meisten Organisationen verwenden jetzt eine Softwaredatenbankanwendung für diesen Zweck.

Schritt 2: Organisieren

Die gesammelten Daten müssen organisiert werden. Diese Organisation basiert normalerweise auf bestimmten Regeln. Diese Regeln werden von der Organisation definiert.

Beispielsweise können alle vertriebsbezogenen Daten zusammen abgelegt und alle personalbezogenen Daten in derselben Datenbanktabelle gespeichert werden. Diese Art der Organisation hilft dabei, Daten innerhalb einer Datenbank genau zu verwalten.

Wenn die Datenbank viele Daten enthält, können Techniken wie "Normalisierung" zum Organisieren und Reduzieren der Duplizierung verwendet werden.

Auf diese Weise werden Daten logisch angeordnet und zum einfachen Abrufen miteinander verknüpft. Wenn Daten Schritt 2 bestehen, werden sie zu Informationen.

Schritt 3: Zusammenfassen

In diesem Schritt werden die Informationen zusammengefasst, um das Wesentliche zu erfassen. Die ausführlichen Informationen werden in tabellarischer oder grafischer Form dargestellt und entsprechend gespeichert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass viele Tools verwendet werden können, z. B. Softwarepakete, Diagramme (Pareto, Ursache und Wirkung) und verschiedene Techniken.

Schritt 4: Analysieren

In dieser Phase werden die Informationen analysiert, um die Beziehungen, Redundanzen und Muster zu finden.

Zu diesem Zweck sollte ein Experte oder ein Expertenteam eingesetzt werden, da die Erfahrung der Person / des Teams eine entscheidende Rolle spielt. Normalerweise werden nach der Analyse der Informationen Berichte erstellt.

Schritt 5: Synthese

An diesem Punkt wird Information zu Wissen. Die Analyseergebnisse (normalerweise die Berichte) werden kombiniert, um verschiedene Konzepte und Artefakte abzuleiten.

Ein Muster oder Verhalten einer Entität kann angewendet werden, um eine andere zu erklären, und zusammen verfügt die Organisation über eine Reihe von Wissenselementen, die unternehmensweit verwendet werden können.

Dieses Wissen wird dann zur weiteren Verwendung in der organisatorischen Wissensbasis gespeichert .

In der Regel handelt es sich bei der Wissensdatenbank um eine Softwareimplementierung, auf die von überall über das Internet zugegriffen werden kann.

Sie können eine solche Knowledge Base-Software auch kaufen oder eine Open-Source-Implementierung derselben kostenlos herunterladen.

Schritt 6: Entscheidungsfindung

In dieser Phase wird das Wissen zur Entscheidungsfindung verwendet. Beispielsweise kann bei der Schätzung eines bestimmten Typs eines Projekts oder einer Aufgabe das Wissen verwendet werden, das sich auf frühere Schätzungen bezieht.

Dies beschleunigt den Schätzprozess und erhöht die Genauigkeit. So schafft das organisatorische Wissensmanagement Mehrwert und spart langfristig Geld.

Fazit

Wissensmanagement ist eine wesentliche Praxis für Unternehmensorganisationen. Organisationswissen bringt der Organisation langfristige Vorteile in Bezug auf Finanzen, Kultur und Menschen.

Daher sollten alle ausgereiften Organisationen die notwendigen Schritte für das Wissensmanagement unternehmen, um den Geschäftsbetrieb und die Gesamtfähigkeit der Organisation zu verbessern.

Einführung

Wenn es um das Management von Projektaktivitäten geht, ist die Aktivitätssequenzierung eine der Hauptaufgaben. Float ist neben vielen anderen Parametern eines der Schlüsselkonzepte der Projektplanung.

Float kann verwendet werden, um die Freiheit für eine bestimmte Aufgabe zu erleichtern. Schauen wir uns den Schwimmer im Detail an.

Schweben

Wenn es um jede Aktivität im Projekt geht, gibt es jeweils vier Parameter, die sich auf die Zeitleisten beziehen. Diese sind definiert als:

• Earliest start time (ES) - Zum frühesten Zeitpunkt kann eine Aktivität gestartet werden, sobald die vorherigen abhängigen Aktivitäten beendet sind.

• Earliest finish time (EF) - Dies wäre die Dauer der ES + -Aktivität.

• Latest finish time (LF) - Der späteste Zeitpunkt, zu dem eine Aktivität beendet werden kann, ohne das Projekt zu verzögern.

• Latest start time (LS) - Dies wäre LF - Aktivitätsdauer.

Die Gleitzeit für eine Aktivität ist die Zeit zwischen der frühesten (ES) und der spätesten (LS) Startzeit oder zwischen der frühesten (EF) und der spätesten (LF) Endzeit. Während der Float-Zeit kann eine Aktivität verzögert werden, ohne das Projektenddatum zu verzögern. In einer Illustration sieht es so aus:

Leads und Lags

Leads und Lags sind Arten von Float. Nehmen wir ein Beispiel, um dies zu verstehen.

Im Projektmanagement gibt es vier Arten von Abhängigkeiten:

• Finish to Start (FS) - Die spätere Aufgabe wird erst gestartet, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist

• Finish to Finish (FF) - Die spätere Aufgabe wird erst beendet, wenn die vorherige Aufgabe beendet ist

• Start to Start (SS) - Die spätere Aufgabe wird erst gestartet, wenn die vorherige Aufgabe gestartet wurde

• Start to Finish (SF) - Die spätere Aufgabe wird nicht beendet, bevor die vorherige Aufgabe gestartet wurde

Nehmen Sie das Szenario, zwei identische Wände desselben Hauses aus demselben Material zu bauen. Angenommen, der Bau der ersten Wand ist Aufgabe A und der Bau der zweiten ist Aufgabe B. Der Ingenieur möchte Aufgabe B um zwei Tage verzögern. Dies liegt an der Tatsache, dass das für A und B verwendete Material ein neuer Typ ist. Daher möchte der Ingenieur von A lernen und dann anwenden, wenn B etwas enthält. Daher haben die beiden Aufgaben A und B eine SS-Beziehung .

Die Zeit zwischen den Startdaten der beiden Aufgaben kann als Verzögerung definiert werden (in diesem Fall 2 Tage).

Wenn die Beziehung zwischen Aufgabe A und B "Finish to Start" (FS) war, kann der "Lead" wie folgt dargestellt werden:

Aufgabe B wurde vor Aufgabe A mit einem "Vorsprung" gestartet.

Fazit

Für einen Projektmanager sind die Konzepte Float, Lead und Lag sehr sinnvoll und sinnvoll. Diese Aspekte von Aufgaben sind wichtig, um Variationen der Projektzeitleiste und schließlich die Projektabschlusszeit zu berechnen.

Einführung

Management ist die Kernfunktion jeder Organisation. Das Management ist für das Wohl des Unternehmens und seiner Stakeholder wie Investoren und Mitarbeiter verantwortlich.

Daher sollte das Management eine qualifizierte, erfahrene und motivierte Gruppe von Personen sein, die alles Notwendige tun, um das Wohl des Unternehmens und der Stakeholder zu verbessern.

Best Practices sind normalerweise Ergebnisse des Wissensmanagements. Best Practices sind die wiederverwendbaren Praktiken der Organisation, die in den jeweiligen Funktionen erfolgreich waren.

In einer Organisation gibt es zwei Arten von Best Practices:

• Internal best practices - Interne Best Practices basieren auf den Bemühungen des internen Wissensmanagements.

• External (industry) best practices - Externe Best Practices werden dem Unternehmen durch die Einstellung qualifizierter, ausgebildeter und erfahrener Mitarbeiter sowie durch externe Schulungen vermittelt.

Wenn es um Best Practices für das Management geht, gibt es viele. Sie können weiter in verschiedene Unterbereiche innerhalb des Managements unterteilt werden, z. B. Personalwesen, Technik usw.

In diesem kurzen Artikel betrachten wir das Management jedoch als allgemeine Praxis und werden nicht auf verschiedene Subdomänen eingehen.

Die Hauptbereiche

Wenn es um Best Practices für das Management geht, können wir fünf verschiedene Bereiche identifizieren, in denen die Best Practices angewendet werden können.

1 - Kommunikation

Beim Management geht es darum, mit den Mitarbeitern und Kunden zu kommunizieren. Effektive Kommunikation ist ein Muss für ein erfolgreiches Management.

Das Management sollte über eine Reihe von Best Practices verfügen, die für eine klare und effektive Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und den Kunden definiert sind.

2 - Mit gutem Beispiel vorangehen

Respekt ist etwas, das Sie in einem Unternehmensumfeld verdienen sollten. Mit gutem Beispiel voranzugehen ist der beste Weg, dies zu tun. Definieren und befolgen Sie die Führung anhand beispielhafter Best Practices und stellen Sie sicher, dass Ihre Untergebenen dasselbe tun.

3 - Realistische Ziele setzen und fordern

Realistische Ziele können die Unternehmensmoral verbessern. In den meisten Fällen scheitern Unternehmen an unrealistischen, unerreichbaren Zielen.

Es gibt viele bewährte Methoden zum Festlegen von Zielen und Vorgaben, z. B. die SWAT-Analyse. Da die Ziele der treibende Faktor für Ihr Unternehmen sind, müssen Sie alle möglichen Best Practices für die Zielsetzung nutzen.

4 - Offener Verwaltungsstil

Wenn Ihr Führungsstil offen und transparent ist, respektieren andere Sie mehr. Darüber hinaus fließen Informationen direkt aus den Problembereichen zu Ihnen.

Versuchen Sie immer, die Richtlinien für offene Türen zu befolgen, die Ihre Untergebenen, die direkt zu Ihnen kommen, nicht einschränken.

5 - Strategische Planung

Dies ist der wichtigste Best-Practice-Bereich, wenn es um langfristige Vorteile für das Unternehmen geht. In der Regel verfügen erfahrene Führungskräfte wie Jack Welch über eigene, erfolgreiche Best Practices für die strategische Unternehmensplanung.

Es ist immer eine gute Idee, solche Ideen von außergewöhnlichen Menschen zu lernen und sie in Ihrem eigenen Kontext anzuwenden.

Die Werkzeuge

Es gibt viele Tools, mit denen ein Manager Best Practices für das Management üben kann. Im Folgenden finden Sie einige Bereiche, in denen Sie solche Tools verwenden können.

Benchmarking

Benchmarking ist eine Domain. Durch genaues Benchmarking können Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens oder der Abteilungen besser verstehen.

Benchmarks können dann zur Bewertung und Bewertung der Leistung Ihres Unternehmens verwendet werden.

Prognose

Prognosen, insbesondere Finanzprognosen, sind eine Schlüsselfunktion für eine Unternehmensorganisation. Es gibt viele Tools wie Preisblätter und Aufwandsschätzungen für genaue Prognosen.

Leistungsüberwachung

Matrix ist eine der Best Practices bei der Leistungsüberwachung. Darüber hinaus können Sie bestimmte KPIs (Key Performance Indicators) definieren, um die Leistung von Abteilungen, Funktionen und Personen zu messen und zu bewerten.

Wir werden uns im nächsten Abschnitt eingehend mit KPIs befassen.

Key Performance Indicators (KPIs)

Dies ist die effektivste Methode zur Überwachung aller Aspekte Ihrer Unternehmensorganisation.

Sie können KPIs für jeden Aspekt des Geschäfts einrichten und den Fortschritt der jeweiligen Aspekte überwachen.

Beispielsweise können Sie KPIs für Vertriebsziele definieren und deren Fortschritt im Zeitverlauf überwachen. Wenn die Verkaufszahlen nicht den KPIs entsprechen, können Sie die Probleme untersuchen und beheben.

Die verwendeten KPIs hängen von Ihrer Geschäftsdomäne ab. Wenn KPIs definiert sind, sollten sie mit Ihren allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen.

Fazit

Unternehmen können einen großen Erfolg erzielen, indem sie Best Practices für das Management anwenden.

Dies ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass derselbe Fehler nicht wiederholt wird. Sobald eine Best Practice durch Wissensmanagement abgeleitet wurde, sollte sie ordnungsgemäß dokumentiert und in die relevanten Funktionen des Unternehmens integriert werden.

Best Practices sollten regelmäßig in die Unternehmensschulungen einbezogen werden.

Einführung

In einer Organisation führen Manager viele Funktionen aus und spielen viele Rollen. Sie sind für den Umgang mit vielen Situationen verantwortlich und diese Situationen unterscheiden sich normalerweise voneinander.

Wenn es darum geht, mit solchen Situationen umzugehen, verwenden Manager ihre eigenen Managementstile.

Einige Managementstile sind möglicherweise für die jeweilige Situation am besten geeignet, andere nicht. Daher hilft das Bewusstsein für verschiedene Arten von Managementstilen den Managern, mit verschiedenen Situationen optimal umzugehen.

Kurz gesagt, ein Führungsstil ist eine Führungsmethode, die von einem Manager verwendet wird. Werfen wir einen Blick auf vier Hauptmanagementstile, die von Managern auf der ganzen Welt praktiziert werden.

Autokratisch

In diesem Führungsstil wird der Manager zum alleinigen Entscheidungsträger.

Der Manager kümmert sich nicht um die Untergebenen und ihre Beteiligung an der Entscheidungsfindung. Daher spiegeln die Entscheidungen die Persönlichkeit und die Meinung des Managers wider.

Die Entscheidung spiegelt nicht die kollektive Meinung des Teams wider. In einigen Fällen kann diese Art des Managements ein Unternehmen schnell zu seinen Zielen führen und eine herausfordernde Zeit überstehen.

Wenn der Manager eine großartige Persönlichkeit, Erfahrung und Bekanntheit hat, können die von ihm getroffenen Entscheidungen besser sein als die kollektive Entscheidungsfindung. Auf der anderen Seite können Untergebene von den Entscheidungen des Managers abhängig werden und eine gründliche Überwachung erfordern.

Es gibt zwei Arten von autokratischen Managern:

• Directive autocrat. Diese Art von Managern trifft ihre Entscheidungen allein und überwacht die Untergebenen genau.

• Permissive autocrat. Diese Art von Managern trifft ihre Entscheidungen allein, ermöglicht es den Untergebenen jedoch, die Entscheidungen frei auszuführen.

Demokratisch

In diesem Stil ist der Manager offen für die Meinungen anderer und begrüßt deren Beitrag zum Entscheidungsprozess. Daher wird jede Entscheidung mit Zustimmung der Mehrheit getroffen.

Die getroffenen Entscheidungen spiegeln die Meinung des Teams wider. Damit dieser Managementstil erfolgreich funktioniert, ist eine robuste Kommunikation zwischen den Managern und den Untergebenen ein Muss.

Diese Art des Managements ist am erfolgreichsten, wenn es um die Entscheidungsfindung in einer komplexen Angelegenheit geht, in der eine Reihe von Expertenratschlägen und -meinungen erforderlich sind.

Vor einer Geschäftsentscheidung finden in der Regel eine Reihe von Besprechungen oder Brainstorming-Sitzungen in den Organisationen statt. Diese Treffen werden ordnungsgemäß geplant und dokumentiert.

Daher kann die Organisation jederzeit zum Entscheidungsprozess zurückkehren und die Gründe für bestimmte Entscheidungen erkennen. Aufgrund des kollektiven Charakters sorgt dieser Führungsstil für mehr Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Wenn die Entscheidungsfindung im demokratischen Stil für eine kritische Situation zu lange dauert, ist es an der Zeit, den autokratischen Managementstil anzuwenden, bevor es zu spät ist.

Paternalistisch

Dies ist eine der diktatorischen Arten des Managements. Die getroffenen Entscheidungen sind in der Regel im besten Interesse des Unternehmens und der Mitarbeiter.

Wenn das Management eine Entscheidung trifft, wird diese den Mitarbeitern erklärt und erhält auch deren Unterstützung.

In diesem Führungsstil wird die Vereinbarkeit von Beruf und Familie betont und letztendlich eine hohe Moral innerhalb des Unternehmens aufrechterhalten. Dies garantiert langfristig die Loyalität der Mitarbeiter.

Ein Nachteil dieses Stils ist, dass die Mitarbeiter möglicherweise von den Managern abhängig werden. Dies wird die Kreativität innerhalb der Organisation einschränken.

Laissez-faire

Bei dieser Art von Management ist der Manager ein Vermittler für die Mitarbeiter. Die Mitarbeiter übernehmen die Verantwortung für verschiedene Bereiche ihrer Arbeit. Immer wenn die Mitarbeiter auf ein Hindernis stoßen, greift der Manager ein und beseitigt es. In diesem Stil ist der Mitarbeiter unabhängiger und besitzt seine Verantwortung. Der Manager hat nur wenige Managementaufgaben zu erledigen.

Im Vergleich zu anderen Stilen findet in diesem Führungsstil eine minimale Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und den Managern statt.

Diese Art des Managements eignet sich am besten für Unternehmen wie Technologieunternehmen mit hochprofessionellen und kreativen Mitarbeitern.

Fazit

Unterschiedliche Managementstile können mit unterschiedlichen Situationen umgehen und unterschiedliche Probleme lösen.

Daher sollte ein Manager eine dynamische Person sein, die Einblick in viele Arten von Managementstilen hat.

Einführung

In der Geschäftswelt werden verschiedene Managementphilosophien und -typen verwendet. Diese Arten der Verwaltung unterscheiden sich voneinander.

In einigen Fällen können einige dieser Verwaltungstypen miteinander gemischt werden, um etwas zu erstellen, das auf eine bestimmte Anforderung zugeschnitten ist.

Management by Objectives (MBO) ist einer der häufig verwendeten Managementtypen. Die Popularität und die nachgewiesenen Ergebnisse sind die Hauptgründe dafür, dass jeder diese Technik für seine Organisation anwendet.

MBO ist ein systematischer und organisierter Ansatz, der das Erreichen von Zielen betont. Auf lange Sicht ermöglicht dies dem Management, die Denkweise des Unternehmens zu ändern, um ergebnisorientierter zu werden.

Die Konzepte

Das Hauptziel des Managements nach Zielen ist die richtige Ausrichtung von Unternehmenszielen und untergeordneten Zielen, sodass jeder in der Organisation darauf hinarbeitet, dasselbe Organisationsziel zu erreichen. Um die organisatorischen Ziele zu identifizieren, folgt das obere Management normalerweise Techniken wie GQM (Ziel, Fragen und Metriken).

Um die Ziele für die Mitarbeiter festzulegen, werden folgende Schritte ausgeführt:

• Das Management teilt die organisatorischen Ziele auf und weist den leitenden Managern Teile zu.

• Führungskräfte leiten dann Ziele ab, um die zugewiesenen organisatorischen Ziele zu erreichen. Hier ordnen die Führungskräfte die Ziele der operativen Leitung zu.

• Das operative Management teilt dann seine Ziele auf und identifiziert die Aktivitäten, die zur Erreichung der Ziele erforderlich sind. Diese Unterziele und Aktivitäten werden dann dem Rest des Personals zugewiesen.

• Wenn Ziele und Aktivitäten zugewiesen werden, gibt das Management wichtige Informationen, um die Ziele, den Zeitrahmen für die Fertigstellung und die Nachverfolgungsoptionen klar zu identifizieren.

• Jedes Ziel wird ordnungsgemäß verfolgt und das Management gibt dem Zielinhaber regelmäßig Feedback.

• In den meisten Fällen definiert die Organisation Prozesse und Verfahren, um die Ziele und das Feedback zu verfolgen.

• Am Ende des vereinbarten Zeitraums (normalerweise ein Jahr) wird die objektive Erreichung überprüft und eine Bewertung durchgeführt. In der Regel werden die Ergebnisse dieser Bewertung verwendet, um die Gehaltserhöhungen für das kommende Jahr und die relevanten Prämien für die Mitarbeiter zu bestimmen.

Die Aktivitätsfalle ist eines der Probleme, die den Erfolg des MBO-Prozesses verhindern. Dies geschieht, wenn sich die Mitarbeiter mehr auf die täglichen Aktivitäten als auf die langfristigen Ziele konzentrieren. Überlastete Aktivitäten sind das Ergebnis von Teufelskreisen, und dieser Kreislauf sollte durch ordnungsgemäße Planung unterbrochen werden.

Der Fokus

In MBO liegt der Managementfokus auf dem Ergebnis und nicht auf der Aktivität. Die Aufgaben werden durch Verhandlungen delegiert und es gibt keinen festen Fahrplan für die Umsetzung. Die Implementierung erfolgt dynamisch und situationsgerecht.

Wann wird MBO verwendet?

Obwohl MBO äußerst ergebnisorientiert ist, können nicht alle Unternehmen von MBO-Implementierungen profitieren. Das MBO eignet sich am besten für wissensbasierte Unternehmen, in denen die Mitarbeiter sehr kompetent sind, was sie tun.

Insbesondere wenn das Management plant, eine Selbstführungskultur unter den Mitarbeitern zu implementieren, ist MBO der beste Weg, um diesen Prozess einzuleiten.

Verantwortung des Einzelnen

Da Einzelpersonen befugt sind, im Rahmen von MBO erweiterte Aufgaben und Verantwortlichkeiten auszuführen, spielen individuelle Verantwortlichkeiten eine entscheidende Rolle für den Erfolg von MBO.

In MBO besteht eine Verbindung zwischen dem strategischen Denken des oberen Managements und der operativen Ausführung der unteren Hierarchieebenen.

Die Verantwortung für die Erreichung der Ziele wird von der Organisation auf jeden Einzelnen der Organisation übertragen.

Das Management nach Zielen wird hauptsächlich durch Selbstkontrolle erreicht. Gerade in wissensbasierten Organisationen sind die Mitarbeiter heutzutage Selbstmanager, die in der Lage sind, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen. In solchen Organisationen sollte das Management seinen Mitarbeitern drei grundlegende Fragen stellen.

• Was sollten Ihre Aufgaben sein?

• Welche Informationen benötigen Sie vom Management und den Kollegen?

• Welche Informationen sollten Sie dem Management und den Kollegen als Gegenleistung zur Verfügung stellen?

Fazit

Das Management nach Zielen ist für das Management in wissensbasierten Organisationen wie Softwareentwicklungsunternehmen de facto zur Praxis geworden. Die Mitarbeiter erhalten ausreichend Verantwortung und Befugnisse, um ihre individuellen Ziele zu erreichen.

Die Erreichung individueller Ziele trägt letztendlich zur Erreichung der organisatorischen Ziele bei. Daher sollte es einen starken und robusten Prozess zur Bewertung der objektiven Leistungen jedes Einzelnen geben.

Dieser Überprüfungsprozess sollte regelmäßig stattfinden, und ein ausreichendes Feedback stellt sicher, dass die einzelnen Ziele den organisatorischen Zielen entsprechen.

Einführung

Der Begriff Monte-Carlo-Analyse wurde nach dem für seine Casinos bekannten Fürstentum benannt und zaubert Bilder einer komplizierten Strategie, die darauf abzielt, die Einnahmen in einem Casinospiel zu maximieren.

Die Monte-Carlo-Analyse bezieht sich jedoch auf eine Technik im Projektmanagement, bei der ein Manager die Gesamtprojektkosten und den Projektplan viele Male berechnet und berechnet.

Dies erfolgt unter Verwendung einer Reihe von Eingabewerten, die nach sorgfältiger Abwägung von Wahrscheinlichkeitsverteilungen oder potenziellen Kosten oder potenziellen Dauern ausgewählt wurden.

Bedeutung der Monte-Carlo-Analyse

Die Monte-Carlo-Analyse ist wichtig für das Projektmanagement, da sie es einem Projektmanager ermöglicht, die wahrscheinlichen Gesamtkosten eines Projekts zu berechnen und einen Bereich oder einen möglichen Fertigstellungstermin für das Projekt zu ermitteln.

Da bei einer Monte-Carlo-Analyse quantifizierte Daten verwendet werden, können Projektmanager besser mit der Geschäftsleitung kommunizieren, insbesondere wenn diese auf unpraktische Projektabschlussdaten oder unrealistische Projektkosten drängt.

Diese Art der Analyse ermöglicht es den Projektmanagern auch, Gefahren und Unklarheiten in Projektplänen zu quantifizieren.

Ein einfaches Beispiel für die Monte-Carlo-Analyse

Ein Projektmanager erstellt drei Schätzungen für die Dauer des Projekts: eine ist die wahrscheinlichste Dauer, eine das Worst-Case-Szenario und die andere das Best-Case-Szenario. Für jede Schätzung übergibt der Projektmanager die Eintrittswahrscheinlichkeit.

Das Projekt umfasst drei Aufgaben:

• Die erste Aufgabe wird voraussichtlich drei Tage dauern (70% Wahrscheinlichkeit), kann aber auch in zwei oder sogar vier Tagen erledigt werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Fertigstellung zwei Tage dauert, beträgt 10% und die Wahrscheinlichkeit, dass die Fertigstellung vier Tage dauert, beträgt 20%.

• Die zweite Aufgabe hat eine Wahrscheinlichkeit von 60%, dass sie sechs Tage dauert, und eine Wahrscheinlichkeit von 20%, dass sie in fünf oder acht Tagen abgeschlossen ist.

• Die letzte Aufgabe hat eine Wahrscheinlichkeit von 80%, in vier Tagen erledigt zu werden, eine Wahrscheinlichkeit von 5%, in drei Tagen erledigt zu werden, und eine Wahrscheinlichkeit von 15%, in fünf Tagen erledigt zu werden.

Mit der Monte-Carlo-Analyse werden eine Reihe von Simulationen der Projektwahrscheinlichkeiten durchgeführt. Die Simulation soll tausendmal ausgeführt werden, und für jede Simulation wird ein Enddatum notiert.

Sobald die Monte-Carlo-Analyse abgeschlossen ist, gibt es kein einziges Projektabschlussdatum. Stattdessen verfügt der Projektmanager über eine Wahrscheinlichkeitskurve, in der die voraussichtlichen Fertigstellungstermine und die Wahrscheinlichkeit des Erreichens angegeben sind.

Anhand dieser Wahrscheinlichkeitskurve informiert der Projektmanager die Geschäftsleitung über den voraussichtlichen Fertigstellungstermin. Der Projektmanager würde das Datum mit einer 90% igen Chance wählen, es zu erreichen.

Daher könnte man sagen, dass das Projekt mit der Monte-Carlo-Analyse eine 90% ige Chance hat, in X Tagen abgeschlossen zu werden.

In ähnlicher Weise kann ein Projektmanager das geschätzte Budget für ein Projekt anhand von Wahrscheinlichkeiten beurteilen, um verschiedene Endergebnisse zu simulieren, und die Ergebnisse wiederum in einer Wahrscheinlichkeitskurve verwenden.

Wie wird die Monte-Carlo-Analyse durchgeführt?

Das obige Beispiel enthielt lediglich drei Aufgaben. In Wirklichkeit enthalten solche Projekte Hunderte, wenn nicht Tausende von Aufgaben.

Mithilfe der Monte-Carlo-Analyse kann ein Projektmanager eine Wahrscheinlichkeitskurve ableiten, um die Mehrdeutigkeit in Bezug auf die Dauer und die Kosten für diese Hunderte oder Tausende von Aufgaben aufzuzeigen.

Das Durchführen von Simulationen mit Hunderten oder Tausenden von Aufgaben ist eine mühsame Aufgabe, die manuell ausgeführt werden muss.

Heute gibt es eine Projektmanagement-Planungssoftware, die Tausende von Simulationen durchführen und dem Projektmanager verschiedene Endergebnisse in einer Wahrscheinlichkeitskurve bieten kann.

Die verschiedenen Arten von Wahrscheinlichkeitsverteilungen / -kurven

Eine Monte-Carlo-Analyse zeigt die an einem Projekt beteiligte Risikoanalyse anhand einer Wahrscheinlichkeitsverteilung, die ein Modell möglicher Werte darstellt.

Einige der häufig verwendeten Wahrscheinlichkeitsverteilungen oder Kurven für die Monte-Carlo-Analyse umfassen:

• The Normal or Bell Curve - Bei dieser Art von Wahrscheinlichkeitskurve treten die Werte in der Mitte am wahrscheinlichsten auf.

• The Lognormal Curve -Hier sind die Werte verzerrt. Eine Monte-Carlo-Analyse gibt diese Art der Wahrscheinlichkeitsverteilung für das Projektmanagement in der Immobilien- oder Ölindustrie an.

• The Uniform Curve -Alle Instanzen haben die gleiche Wahrscheinlichkeit des Auftretens. Diese Art der Wahrscheinlichkeitsverteilung ist bei Herstellungskosten und zukünftigen Umsatzerlösen für ein neues Produkt üblich.

• The Triangular Curve -Der Projektmanager gibt die minimalen, maximalen oder wahrscheinlichsten Werte ein. Die Wahrscheinlichkeitskurve, eine dreieckige, zeigt Werte um die wahrscheinlichste Option an.

Fazit

Die Monte-Carlo-Analyse ist eine wichtige Methode, mit der Manager die vielen möglichen Projektabschlussdaten und das wahrscheinlichste für das Projekt erforderliche Budget berechnen.

Mithilfe der durch die Monte-Carlo-Analyse gesammelten Informationen können Projektmanager der Geschäftsleitung die statistischen Belege für die für die Fertigstellung eines Projekts erforderliche Zeit vorlegen und ein geeignetes Budget vorschlagen.

Einführung

Motivation ist einer der Schlüsselfaktoren, die uns dazu bringen, etwas zu erreichen. Ohne Motivation werden wir nichts tun. Motivation ist daher einer der Schlüsselaspekte bei der Unternehmensführung. Um die besten Geschäftsergebnisse zu erzielen, muss die Organisation die Mitarbeiter motivieren.

Um die Mitarbeiter zu motivieren, führen Organisationen verschiedene Aktivitäten durch. Die Aktivitäten der Unternehmen basieren im Wesentlichen auf den Ergebnissen und Erkenntnissen bestimmter Motivationstheorien.

Es folgen die wichtigsten Motivationstheorien, die in der modernen Welt praktiziert werden:

Die Theorien

1. Theorie der erworbenen Bedürfnisse

Nach dieser Theorie sind die Menschen von der Gier nach Macht, Leistung und Zugehörigkeit motiviert. Durch das Anbieten von Empowerment, Titeln und anderen verwandten Token können Menschen für ihre Arbeit motiviert werden.

2. Aktivierungstheorie

Menschen können von Natur aus leicht erregt werden. In dieser Motivationstheorie wird die Erregung verwendet, um die Menschen motiviert zu halten. Nehmen Sie eine Armee als Beispiel. Die Erregung zur Beseitigung des Feindes ist ein guter Motivationsfaktor.

3. Beharrlichkeit beeinflussen

Nehmen wir ein Beispiel. Ein Mitarbeiter ist aufgrund seines guten Rufs von einem Unternehmen angezogen. Sobald der Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt, entwickelt er eine Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Später verliert das Unternehmen aufgrund eines Problems seinen Ruf, aber die Loyalität der Mitarbeiter bleibt bestehen.

4. Konsistenz von Einstellung und Verhalten

In dieser Motivationstheorie wird die Ausrichtung von Haltung und Verhalten verwendet, um Menschen zu motivieren.

5. Attributionstheorie

Der Drang, den Menschen zuschreiben müssen, wird als Motivationsfaktor verwendet. Normalerweise schreiben sich Menschen und andere gerne in einem anderen Kontext zu. Dieses Bedürfnis wird in dieser Theorie zur Motivation herangezogen.

Zum Beispiel ist die Veröffentlichung des eigenen Namens in einer Zeitschrift eine gute Motivation für dieselbe Person, sich weiter schriftlich zu engagieren.

6. Kognitive Dissonanz

Diese Theorie betont die Tatsache, dass die Nichtanpassung an etwas Menschen unangenehm machen und sie schließlich motivieren könnte, das Richtige zu tun.

7. Kognitive Evolutionstheorie

Dies könnte als die in vielen Bereichen am weitesten verbreitete Motivationstheorie angesehen werden. Wenn wir Aufgaben auswählen, die erledigt werden sollen, teilen wir sie als ausführbare Aufgaben auf. Die Person ist motiviert, die Aufgaben zu erledigen, da sie einfach machbar sind.

8. Konsistenztheorie

Diese Theorie nutzt unsere internen Werte, um uns zu motivieren. Wenn wir zum Beispiel versprechen, etwas zu tun, werden wir uns schlecht fühlen, wenn wir es nicht tun.

9. Kontrolltheorie

Jemandem die Kontrolle zu geben, ist eine der besten Möglichkeiten, ihn zu motivieren. Die Menschen sind begeistert, die Kontrolle über die Dinge zu haben.

10. Disconfirmation Bias

Menschen können motiviert werden, indem sie in einem Umfeld gehalten werden, das mit dem übereinstimmt, woran sie glauben.

11. Antriebstheorie

Das Bedürfnis der Menschen, ihre Bedürfnisse zu befriedigen, wird in dieser Theorie verwendet. Stellen Sie sich als Beispiel einen Fall vor, in dem eine Person in einem unbekannten Haus hungrig ist und unter der Treppe etwas zu essen findet. Wenn dieselbe Person in einem anderen unbekannten Haus hungrig ist, kann die Person unter die Treppe schauen.

12. Begabter Fortschrittseffekt

Diese Motivationstheorie verwendet den Fortschritt als Motivationsfaktor.

13. Fluchttheorie

Wenn Sie die Person am falschen Ort halten, kann dies sie motivieren, von diesem Ort zu fliehen. Dies wird manchmal in Unternehmensumgebungen verwendet, damit Mitarbeiter herausfinden, wo sie wirklich hingehören.

14. Extrinsische Motivation

Dies ist auch eine der am häufigsten verwendeten Theorien in der Unternehmenswelt. Der Mitarbeiter ist durch Belohnungen motiviert.

15. Zielsetzungstheorie

Der Wunsch, Ziele zu erreichen, ist die treibende Kraft hinter dieser Motivationstheorie.

16. Anlagemodell

Die Organisation veranlasst die Mitarbeiter, in bestimmte Dinge zu investieren. Wenn Sie in etwas investiert haben, werden Sie motiviert sein, es zu verbessern und zu verbessern.

17. Positive Psychologie

Auf diese Weise werden Mitarbeiter motiviert, indem sie sie glücklich machen, wenn es um Umwelt, Belohnungen, persönlichen Raum usw. geht.

18. Reaktanztheorie

Die Reduzierung des Gehalts eines Leistungsträgers und die spätere Festlegung von Zielen, um das Gehalt zurückzugewinnen, ist eines der Beispiele für diese Art von Motivation.

Fazit

Motivationstheorien schlagen viele Möglichkeiten vor, die Mitarbeiter für das, was sie tun, zu motivieren. Obwohl ein Manager nicht alle diese Motivationstheorien lernen muss, kann es für die täglichen Aktivitäten von Vorteil sein, eine Vorstellung von bestimmten Theorien zu haben.

Diese Theorien geben den Managern eine Reihe von Techniken, die sie in der Unternehmensumgebung ausprobieren können. Einige dieser Theorien werden seit Jahrzehnten in der Wirtschaft verwendet, obwohl wir sie nicht explizit kennen.

Einführung

Managementfunktionstechniken werden niemals vollständig sein, ohne dass der Manager und sogar verschiedene andere Mitarbeiter in der Lage sind, effektiv zu verhandeln.

Jede Organisation läuft gut, basierend auf den Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter. Von Kommunikationsfähigkeiten bis zu Verhandlungsfähigkeiten müsste jede Organisation diese Fähigkeiten bei ihren Mitarbeitern verbessern, um den effizienten Betrieb einer Unternehmensorganisation sicherzustellen.

Sie müssen verstehen, dass diese Verhandlungsfähigkeiten nicht sehr schwer zu erfassen sind und nur Zeit und einige sorgfältige Schritte mit der anderen Partei erfordern, damit Sie ein gutes Geschäft abschließen und so die Produktivität der Mitarbeiter in hohem Maße steigern können.

Verhandlungsschritte

Die genaueste Definition einer "Verhandlung" wurde von Richard Shell in seinem Buch "Bargaining for Advantage" als interaktiver Kommunikationsprozess gegeben, der stattfinden kann, wenn wir etwas von jemand anderem wollen oder eine andere Person etwas von uns will.

Anschließend beschrieb Richard Shell den Verhandlungsprozess in vier Schritten:

1. Vorbereitung

Wenn es um die Vorbereitung geht, müssen Sie im Grunde eine klare Vorstellung davon haben, wie Sie mit Ihren Punkten umgehen sollen. Einer der Schlüssel zu effektiven Verhandlungen besteht darin, Ihre Bedürfnisse und Ihre Gedanken gegenüber der anderen Partei klar auszudrücken.

Es ist wichtig, dass Sie selbst Nachforschungen über die andere Partei anstellen, bevor Sie mit dem Verhandlungsprozess beginnen.

Auf diese Weise können Sie den Ruf der anderen Partei und alle berühmten Taktiken herausfinden, mit denen sie versucht, die Leute dazu zu bringen, sich zu einigen.

Sie sind dann gut vorbereitet, dem Verhandlungsführer mit Zuversicht gegenüberzutreten. Wenn Sie wissen, wie Sie effektiv verhandeln können, werden Sie in hohem Maße davon profitieren.

2. Informationen austauschen

Die von Ihnen bereitgestellten Informationen müssen immer gut recherchiert und effektiv kommuniziert werden. Haben Sie keine Angst, reichlich Fragen zu stellen.

Dies ist der beste Weg, um den Verhandlungsführer zu verstehen und das Geschäft aus seiner Sicht zu betrachten. Wenn Sie irgendwelche Zweifel haben, klären Sie diese immer.

3. Verhandlungen

Man könnte sagen, dass die Verhandlungsphase die wichtigste der vier Phasen ist. Hier wird der größte Teil der Arbeit von beiden Parteien erledigt. Hier nimmt der eigentliche Deal Gestalt an. Allgemeine Geschäftsbedingungen sind festgelegt.

Verhandeln ist nie einfach. Beide Parteien müssten lernen, in mehreren Aspekten Kompromisse einzugehen, um zu einer endgültigen Einigung zu gelangen.

Dies würde bedeuten, dass jede Partei etwas aufgeben müsste, um eine andere zu gewinnen. Es ist wichtig, dass Sie immer offen und taktvoll sind und gleichzeitig nicht zu viel verschenken und sich mit weniger zufrieden geben.

4. Abschluss und Verpflichtung

In der letzten Phase werden die letzten Anpassungen des Geschäfts von den beteiligten Parteien vorgenommen, bevor das Geschäft abgeschlossen wird und sie sich gegenseitig vertrauen, damit jeder seine Rolle erfüllen kann.

Diese vier Stufen haben sich bei sorgfältiger Untersuchung und Anwendung als hervorragende Ergebnisse erwiesen. Viele Unternehmen verwenden diese Strategie, um ihren Mitarbeitern zu helfen, erfolgreich zu verhandeln.

Auf lange Sicht werden Sie feststellen, dass Sie die Kunst des Verhandelns beherrschen und in der Lage sind, ein gutes Geschäft ohne allzu großen Aufwand abzuschließen.

Effektiv verhandeln

Damit die Verhandlungsaufgabe effektiv ist, müssen Sie jederzeit sicherstellen, dass Sie nicht zu aggressiv sind.

Manchmal ist es einfach, sich während des Prozesses mitreißen zu lassen und Ihre Bedürfnisse aggressiv durchzusetzen. Dies wird nicht funktionieren. Es ist wichtig, dass Sie den Verhandlungsprozess positiv beurteilen.

Sie müssen bedenken, dass auch die andere Partei Bedürfnisse hat, den Ansichten und Meinungen der Verhandlungsführer zuhören und den Deal aus ihrem Blickwinkel betrachten.

Sie müssen immer sicherstellen, dass Sie das Vertrauen der Verhandlungsführer gewinnen und dass er / sie weiß, dass Sie zuverlässig sind.

Sie müssten auch an Ihren Kommunikationsfähigkeiten arbeiten, um ein guter Verhandlungsführer zu sein. Obwohl die Worte, die aus Ihrem Mund kommen, eine Sache bedeuten können, könnte Ihre Körpersprache ziemlich feindselig sein.

Dies ist kein gutes Zeichen, wenn ein Verhandlungsprozess erfolgreich sein soll. Sie müssten immer Ihre Körpersprache überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie keine negativen Schwingungen aussenden, die den Verhandlungsführer möglicherweise vollständig abschrecken.

Es ist wichtig, immer angenehm und ruhig zu sein, egal wie stressig der Prozess sein mag. Beide Fähigkeiten werden daher weitgehend Hand in Hand gehen.

Fazit

Es kann mit einer Zeile von Freund in "Anatomy of a Merger" von 1975 enden: Letztendlich kann man Verhandlungstechniken nicht aus einem Buch lernen. Sie müssen tatsächlich verhandeln.

Das an sich fasst die Tatsache zusammen, dass Verhandlungen Übung erfordern. Wenn Sie die Techniken lernen und anwenden, werden Sie zum Verhandlungsprofi.

Einführung

Jede Betriebsorganisation sollte eine eigene Struktur haben, um effizient arbeiten zu können. Für eine Organisation ist die Organisationsstruktur eine Hierarchie von Personen und ihren Funktionen.

Die Organisationsstruktur einer Organisation gibt Auskunft über den Charakter einer Organisation und die Werte, an die sie glaubt. Wenn Sie also mit einer Organisation Geschäfte machen oder einen neuen Job in einer Organisation antreten, ist es immer eine gute Idee, diese kennenzulernen und zu kennen verstehen ihre Organisationsstruktur.

Abhängig von den organisatorischen Werten und der Art des Geschäfts tendieren Organisationen dazu, eine der folgenden Strukturen für Managementzwecke zu verwenden.

Obwohl die Organisation einer bestimmten Struktur folgt, kann es in Ausnahmefällen Abteilungen und Teams geben, die einer anderen Organisationsstruktur folgen.

Manchmal folgen einige Organisationen auch einer Kombination der folgenden Organisationsstrukturen.

Organisationsstrukturtypen

Im Folgenden sind die Arten von Organisationsstrukturen aufgeführt, die in modernen Unternehmensorganisationen beobachtet werden können.

Bürokratische Strukturen

Bürokratische Strukturen behalten strenge Hierarchien bei, wenn es um Personalmanagement geht. Es gibt drei Arten von bürokratischen Strukturen:

1 - Pre-bureaucratic structures

Dieser Art von Organisationen fehlen die Standards. Normalerweise kann diese Art von Struktur in kleinen Start-up-Unternehmen beobachtet werden. Normalerweise ist die Struktur zentralisiert und es gibt nur einen wichtigen Entscheidungsträger.

Die Kommunikation erfolgt in Einzelgesprächen. Diese Art von Strukturen ist für kleine Organisationen sehr hilfreich, da der Gründer die volle Kontrolle über alle Entscheidungen und Operationen hat.

2 - Bureaucratic structures

Diese Strukturen haben einen gewissen Standardisierungsgrad. Wenn die Organisationen komplex und groß werden, sind bürokratische Strukturen für das Management erforderlich. Diese Strukturen eignen sich gut für große Organisationen.

3 - Post-bureaucratic Structures

Die Organisationen, die post-bürokratischen Strukturen folgen, erben immer noch die strengen Hierarchien, sind jedoch offen für modernere Ideen und Methoden. Sie folgen Techniken wie Total Quality Management (TQM), Kulturmanagement usw.

Funktionelle Struktur

Die Organisation ist basierend auf den Funktionen bei der Verwaltung in Segmente unterteilt. Dies ermöglicht der Organisation, die Effizienz dieser Funktionsgruppen zu verbessern. Nehmen Sie als Beispiel ein Softwareunternehmen.

Softwareentwickler werden nur die gesamte Softwareentwicklungsabteilung beschäftigen. Auf diese Weise wird die Verwaltung dieser Funktionsgruppe einfach und effektiv.

Funktionsstrukturen scheinen in großen Unternehmen erfolgreich zu sein, die große Produktmengen zu geringen Kosten produzieren. Die geringen Kosten können von solchen Unternehmen aufgrund der Effizienz innerhalb der Funktionsgruppen erreicht werden.

Zusätzlich zu solchen Vorteilen kann es aus organisatorischer Sicht Nachteile geben, wenn die Kommunikation zwischen den Funktionsgruppen nicht effektiv ist. In diesem Fall kann es für die Organisation schwierig sein, am Ende einige organisatorische Ziele zu erreichen.

Abteilungsstruktur

Diese Arten von Organisationen unterteilen die Funktionsbereiche der Organisation in Abteilungen. Jede Abteilung verfügt über eigene Ressourcen, um unabhängig zu funktionieren. Es kann viele Grundlagen geben, um Unterteilungen zu definieren.

Abteilungen können basierend auf der geografischen Basis, der Produkt- / Dienstleistungsbasis oder einer anderen Messung definiert werden.

Nehmen Sie als Beispiel ein Unternehmen wie General Electrics. Es kann eine Mikrowellenabteilung, eine Turbinenabteilung usw. geben, und diese Abteilungen haben ihre eigenen Marketingteams, Finanzteams usw. In diesem Sinne kann jede Abteilung als Kleinstunternehmen mit der Hauptorganisation betrachtet werden.

Matrix Struktur

Wenn es um die Matrixstruktur geht, ordnet die Organisation die Mitarbeiter anhand der Funktion und des Produkts.

Die Matrixstruktur bietet das Beste aus beiden Welten funktionaler und Teilungsstrukturen.

In dieser Art von Organisation verwendet das Unternehmen Teams, um Aufgaben zu erledigen. Die Teams werden basierend auf den Funktionen, zu denen sie gehören (z. B. Softwareentwickler) und dem Produkt, an dem sie beteiligt sind (z. B. Projekt A), gebildet.

Auf diese Weise gibt es in dieser Organisation viele Teams, z. B. Software-Ingenieure von Projekt A, Software-Ingenieure von Projekt B, QS-Ingenieure von Projekt A usw.

Fazit

Jede Organisation benötigt eine Struktur, um systematisch arbeiten zu können. Die Organisationsstrukturen können von jeder Organisation verwendet werden, wenn die Struktur in die Art und den Reifegrad der Organisation passt.

In den meisten Fällen entwickeln sich Organisationen durch Strukturen, wenn sie ihre Prozesse und Arbeitskräfte durchlaufen und verbessern. Ein Unternehmen kann als vorbürokratisches Unternehmen beginnen und sich zu einer Matrixorganisation entwickeln.

Einführung

Bevor eine Aktivität im Zusammenhang mit der Arbeit eines Projekts beginnt, erfordert jedes Projekt eine erweiterte, genaue Zeitschätzung. Ohne eine genaue Schätzung kann kein Projekt innerhalb des Budgets und des geplanten Abschlussdatums abgeschlossen werden.

Die Entwicklung einer Schätzung ist eine komplexe Aufgabe. Wenn das Projekt groß ist und viele Stakeholder hat, können die Dinge komplexer sein.

Daher gab es viele Initiativen, um verschiedene Techniken für die Schätzphase des Projekts zu entwickeln, um die Schätzung genauer zu machen.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) ist eine der erfolgreichsten und bewährten Methoden unter den vielen anderen Techniken wie CPM, Funktionspunktzählung, Top-Down-Schätzung, WAVE usw.

PERT wurde ursprünglich von der US Navy in den späten 1950er Jahren erstellt. Das Pilotprojekt war für die Entwicklung ballistischer Raketen vorgesehen, an denen Tausende von Auftragnehmern beteiligt waren.

Nachdem die PERT-Methodik für dieses Projekt angewendet wurde, endete sie tatsächlich zwei Jahre vor ihrem ursprünglichen Zeitplan.

Die PERT-Grundlagen

Im Kern dreht sich bei PERT alles um Managementwahrscheinlichkeiten. Daher umfasst PERT auch viele einfache statistische Methoden.

Manchmal kategorisieren und fügen Menschen PERT und CPM zusammen. Obwohl CPM (Critical Path Method) einige Merkmale mit PERT teilt, hat PERT einen anderen Fokus.

Wie die meisten anderen Schätztechniken unterteilt PERT die Aufgaben auch in detaillierte Aktivitäten.

Anschließend wird ein Gantt-Diagramm erstellt, in dem die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten dargestellt werden. Anschließend wird auf anschauliche Weise ein Netzwerk von Aktivitäten und deren Abhängigkeiten gezeichnet.

In dieser Zuordnung repräsentiert ein Knoten jedes Ereignis. Die Aktivitäten werden als Pfeile dargestellt und je nach Reihenfolge von einem Ereignis zum anderen gezeichnet.

Als nächstes werden die früheste Zeit (TE) und die späteste Zeit (TL) für jede Aktivität berechnet und die Ruhezeit für jede Aktivität identifiziert.

Wenn es darum geht, die Schätzungen abzuleiten, nimmt das PERT-Modell dazu einen statistischen Weg. Wir werden in den nächsten beiden Abschnitten mehr darüber berichten.

Es folgt ein Beispiel für ein PERT-Diagramm:

Die drei Chancen

Bei PERT sind drei Schätzzeiten beteiligt. Optimistische Zeitschätzung (TOPT), wahrscheinlichste Zeitschätzung (TLIKELY) und pessimistische Zeitschätzung (TPESS).

In PERT werden diese drei Schätzzeiten für jede Aktivität abgeleitet. Auf diese Weise wird für jede Aktivität mit dem wahrscheinlichsten Wert, TLIKELY, ein Zeitbereich angegeben.

Im Folgenden finden Sie weitere Details zu jeder Schätzung:

1. TOPT

Dies ist die schnellste Zeit, zu der eine Aktivität abgeschlossen werden kann. Hierzu wird davon ausgegangen, dass alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen und alle Vorgängeraktivitäten planmäßig abgeschlossen sind.

2. TLIKELY

In den meisten Fällen werden Projektmanager gebeten, nur einen Kostenvoranschlag einzureichen. In diesem Fall ist dies die Schätzung, die an das obere Management geht.

3. TPESS

Dies ist die maximale Zeit, die zum Abschließen einer Aktivität erforderlich ist. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass im Zusammenhang mit der Aktivität viele Dinge schief gehen. Wenn diese Schätzung abgeleitet wird, wird viel Nacharbeit und Nichtverfügbarkeit von Ressourcen angenommen.

Die PERT-Mathematik

Die BETA-Wahrscheinlichkeitsverteilung steht hinter PERT. Die erwartete Fertigstellungszeit (E) wird wie folgt berechnet:

E = (TOPT + 4 x TLIEKLY + TPESS) / 6

Gleichzeitig wird die mögliche Varianz (V) der Schätzung wie folgt berechnet:

V = (TPESS - TOPT)^2 / 6^2

Nun folgt der Prozess, dem wir mit den beiden Werten folgen:

• Für jede Aktivität im kritischen Pfad werden E und V berechnet.

• Dann wird die Summe aller Es genommen. Dies ist die erwartete Gesamtabschlusszeit für das Projekt.

• Nun wird jeder Aktivität des kritischen Pfades das entsprechende V hinzugefügt. Dies ist die Varianz für das gesamte Projekt. Dies erfolgt nur für die Aktivitäten im kritischen Pfad, da nur die Aktivitäten im kritischen Pfad die Projektdauer beschleunigen oder verzögern können.

• Anschließend wird die Standardabweichung des Projekts berechnet. Dies entspricht der Quadratwurzel der Varianz (V).

• Nun wird die normale Wahrscheinlichkeitsverteilung verwendet, um die Projektabschlusszeit mit der gewünschten Wahrscheinlichkeit zu berechnen.

Fazit

Das Beste an PERT ist seine Fähigkeit, die Unsicherheit bei Projektzeitschätzungen in seine Methodik zu integrieren.

Es werden auch viele Annahmen verwendet, die den Projektfortschritt beschleunigen oder verzögern können. Mit PERT können Projektmanager eine Vorstellung von der möglichen zeitlichen Variation der Lieferungen bekommen und dem Kunden auf sicherere Weise Liefertermine anbieten.

Einführung

Ein effektives Projektmanagement ist in absolut jeder Organisation unerlässlich, unabhängig von der Art des Geschäfts und der Größe der Organisation.

Von der Auswahl eines Projekts bis zum Ende ist es wichtig, dass das Projekt sorgfältig und genau verwaltet wird. Dies ist im Wesentlichen die Rolle des Projektmanagers und seines Mitarbeiterteams.

Das Verwalten und Verfolgen des Projektfortschritts ist keine leichte Aufgabe. Jeder Projektmanager muss alle Projektziele, -spezifikationen und -fristen kennen (und seinem Team mitteilen), die eingehalten werden müssen, um kostengünstig zu sein, Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass die Qualität erhalten bleibt, damit der Kunde ist völlig zufrieden.

Der Projektplan und andere Dokumente sind daher während des gesamten Projekts sehr wichtig. Ein effektives Projektmanagement kann jedoch nicht einfach ohne den Einsatz bestimmter Techniken und Methoden erreicht werden. Eine solche Methode ist die PRINCE2.

PRINCE2. Was ist es?

PRINCE steht für Projects in Controlled Environments. Diese Methode, die sich mit ein wenig Geschichte befasst, wurde zuerst von der Central Computer and Telecommunications Agency (heute als Office of Government Commerce bezeichnet) eingeführt.

Es hat sich seitdem in allen Teilen der Welt zu einer sehr verbreiteten Projektmanagementmethode entwickelt und hat sich daher in verschiedener Hinsicht als äußerst effektiv erwiesen.

Die Methode hilft Ihnen auch dabei, die verschiedenen Mitglieder des Teams anhand ihres Fachwissens zu identifizieren und anschließend Rollen zuzuweisen. Im Laufe der Jahre gab es eine Reihe positiver Fallstudien zu Projekten, bei denen die PRINCE2-Projektmanagementmethode angewendet wurde.

Diese Methode behandelt die verschiedenen Aspekte, die in einem bestimmten Projekt verwaltet werden müssen.

Das folgende Diagramm veranschaulicht die Idee.

Im obigen Diagramm:

• Die sieben im obigen Diagramm gezeigten Prinzipien müssen angewendet werden, wenn das Projekt als PRINCE2-Projekt bezeichnet werden soll. Diese Grundsätze zeigen Ihnen, ob und wie gut das Projekt mit dieser speziellen Projektmanagementmethode durchgeführt wird.

• In ähnlicher Weise beziehen sich die Themen von PRINCE2 auf die sieben Prinzipien, auf die während des Projekts jederzeit Bezug genommen werden muss, wenn das Projekt tatsächlich wirksam sein soll. Wenn die Einhaltung dieser Grundsätze vom Beginn des Projekts bis zum Ende nicht sorgfältig verfolgt wird, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt vollständig fehlschlägt.

• Die Prozesse beziehen sich auf die Schritte, die ausgeführt werden müssen. Aus diesem Grund wird diese Methode als "prozessbasierte" Methode bezeichnet.

• Schließlich ist es im Hinblick auf die Projektumgebung wichtig zu wissen, dass diese Projektmanagementmethode nicht starr ist. Änderungen können basierend auf der Größe des Projekts und den Anforderungen und Zielen jeder Organisation vorgenommen werden. PRINCE2 bietet diese Flexibilität für das Projekt und dies ist einer der Gründe, warum PRINCE2 bei den Projektmanagern sehr beliebt ist.

Die Vor- und Nachteile der Methodik

Ein Vorteil der Verwendung dieser Methode gegenüber anderen ist die Tatsache, dass sie produktbasiert ist und das Projekt in verschiedene Phasen unterteilt, um die Verwaltung zu vereinfachen. Dies wird dem Projektteam sicher helfen, konzentriert zu bleiben und am Ende des Tages ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zu erzielen.

Der wichtigste aller Vorteile besteht darin, dass die Kommunikation zwischen allen Teammitgliedern sowie zwischen dem Team und anderen externen Stakeholdern verbessert wird, wodurch das Team mehr Kontrolle über das Projekt erhält.

Dies gibt den Stakeholdern auch die Möglichkeit, bei der Entscheidungsfindung mitzureden, da sie durch die Veröffentlichung von Berichten in regelmäßigen Abständen stets auf dem Laufenden gehalten werden.

PRINCE2 stellt auch sicher, dass Verbesserungen in der Organisation vorgenommen werden können. Dies liegt daran, dass Sie alle Fehler, die Sie in Projekten machen, identifizieren und korrigieren können, was Ihnen auf lange Sicht natürlich sehr helfen würde.

Durch die Flexibilität von PRINCE2 können diese Änderungen zur Laufzeit vorgenommen werden. Obwohl es einige Auswirkungen und Probleme auf den Projektplan geben kann, wenn bestimmte Änderungen zur Laufzeit vorgenommen werden, bietet PRINCE2 einige der Best Practices, um die Auswirkungen zu minimieren.

Ihr Team wird auch lernen, viel Zeit zu sparen und sparsamer mit Ressourcen und verschiedenen anderen Ressourcen umzugehen, um sicherzustellen, dass Sie auch die Kosten erheblich senken können.

Wenn es um Nachteile geht, bietet PRNCE2 nicht die Flexibilität, die einige der modernen Projektmanagementmethoden bieten. Da das Projektmanagement, insbesondere in der Softwareindustrie, auf ein anderes Niveau angewachsen ist, kann PRINCE2 Schwierigkeiten haben, einige der modernen Projektmanagementanforderungen zu erfüllen.

Fazit

Es ist zu beachten, dass PRINCE2 eine sehr komplexe Methode ist und nicht ohne spezielle Schulung durchgeführt werden kann. Wenn Sie nicht genau verstehen, wie es funktioniert, kann dies zu vielen Problemen und Schwierigkeiten bei der Durchführung des Projekts führen.

PRINCE2-Richtlinien können selektiv auf bestimmte Projekte angewendet werden, die nicht lange dauern. Dies macht die Methode noch flexibler und damit für dynamische Organisationen und Projekte attraktiver.

Einführung

Das Setzen von Prioritäten ist eine der Hauptverwaltungsfunktionen einer Organisation. Wenn die Manager ihre Aufgaben und Organisationsziele nicht priorisieren, geht die Organisation in die falsche Richtung und bricht schließlich zusammen.

Daher muss das Management seine Aufgaben priorisieren und sich auf die Prioritätselemente konzentrieren, die einen hohen Einfluss auf das Unternehmen haben.

Das Pareto-Diagramm-Tool ist eines der effektivsten Tools, mit denen das Management die für die Festlegung von Prioritäten erforderlichen Fakten ermitteln kann. Pareto-Diagramme veranschaulichen die Informationen auf organisierte und relative Weise.

Auf diese Weise kann das Management die relative Bedeutung von Problemen oder Ursachen der Probleme herausfinden. Wenn es darum geht, die Ursachen des Problems zu priorisieren, kann ein Pareto-Diagramm zusammen mit einem Ursache-Wirkungs-Diagramm verwendet werden.

Sobald das Pareto-Diagramm erstellt wurde, wird Ihnen ein vertikales Balkendiagramm mit der höchsten bis zur niedrigsten Bedeutung angezeigt. Die Wichtigkeit jedes Parameters wird durch verschiedene Faktoren wie Häufigkeit, Zeit, Kosten usw. gemessen.

Das Pareto-Prinzip

Pareto-Diagramme werden nach dem Pareto-Prinzip erstellt. Das Prinzip legt nahe, dass, wenn eine Reihe von Faktoren eine Situation beeinflussen, weniger Faktoren für den größten Teil der Auswirkungen verantwortlich sind.

Dies entspricht fast der 80/20-Theorie, von der Sie vielleicht schon gehört haben. Es heißt, dass 80% der Auswirkungen auf 20% der Ursachen zurückzuführen sind.

Die praktische Bedeutung

Wenn ein Team in einem großen und komplexen Projekt zusammenarbeitet, kann es schwierig sein, die Bedeutung bestimmter Themen zu verstehen. Pareto-Charts können dem Team einige wichtige Dinge zeigen, die wirklich am wichtigsten sind.

Die meisten Teams verwenden Pareto-Diagramme im Laufe der Zeit, um festzustellen, ob die vorgeschlagene Lösung das Problem wirklich löst. Wenn die Lösung effektiv ist, sollte die relative Bedeutung des identifizierten Faktors im Laufe der Zeit einen geringeren Wert annehmen.

Erstellen eines Pareto-Diagramms

Schritt 1

Listen Sie zunächst alles auf, was Sie zum Vergleichen benötigen. Dies kann eine Liste von Problemen, Elementen oder eine Liste von Problemursachen sein.

Schritt 2

Legen Sie die Standardmaße fest, um die Listenelemente zu vergleichen. Sie müssen organisatorische Ziele und aktuelle Trends berücksichtigen, um die Maßnahmen zu bestimmen. Einige Maßnahmen sind:

• Frequency - Wie oft es auftritt (Fehler, Beschwerden, Komplikationen usw.)

• Cost - Wie viele Ressourcen werden genutzt oder sind betroffen?

• Time - Wie lange es dauert

Schritt 3

Wählen Sie einen Zeitrahmen für den Datenerfassungsprozess.

Schritt 4

Jetzt rechnen wir einfach mit den gesammelten Daten. Nehmen Sie jedes Listenelement (oder jede Ursache) und zeichnen Sie es anhand der ausgewählten Messung auf. Bestimmen Sie dann den Prozentsatz im Kontext und alle Vorkommen von Elementen.

Wenn die Liste der Elemente beispielsweise Ursachen für Verspätungen im Amt enthält, sieht die Zähltabelle wie folgt aus.

Grund für spätes Kommen	Vorkommen	% Anzahl
Straßenverkehr	32	44
Regen oder Schnee	3	4
Nicht gut fühlen	6	8
Späte öffentliche Verkehrsmittel	4	6
Persönliche Verpflichtungen	8	11
Arbeit bis spät in die Nacht	20	27
Gesamt	73	100

Schritt 5

Ordnen Sie nun die Liste neu an und listen Sie das Element in absteigender Reihenfolge auf. In unserem Beispiel listen Sie es von der höchsten Anzahl von Vorkommen bis zur niedrigsten Anzahl von Vorkommen auf. Notieren Sie dann den kumulierten Prozentsatz, wenn Sie vom oberen zum unteren Element reisen.

Siehe folgendes Beispiel:

Grund für spätes Kommen	Vorkommen	% Anzahl	Kumulative%
Straßenverkehr	32	44	44
Arbeit bis spät in die Nacht	20	27	71
Persönliche Verpflichtungen	8	11	82
Nicht gut fühlen	6	8	90
Späte öffentliche Verkehrsmittel	4	6	96
Regen oder Schnee	73	100	100

Schritt 6

Erstellen Sie ein Balkendiagramm. Die Listenelemente sollten entlang der Y-Achse vom höchsten zum niedrigsten angezeigt werden. Die linke vertikale Achse sollte das von Ihnen ausgewählte Maß sein.

In unserem Beispiel sollte es die Anzahl der Vorkommen sein. Wählen Sie die rechte vertikale Achse als kumulativen Prozentsatz. Jeder Gegenstand sollte einen Balken haben.

Schritt 7

Zeichnen Sie nun ein Liniendiagramm für kumulative Prozentsätze. Der erste Punkt der Linie sollte oben auf dem ersten Balken liegen. Für diesen Schritt können Sie Tabellenkalkulationssoftware wie Microsoft Excel verwenden.

Es bietet viele Tools zum Erstellen und Analysieren von Diagrammen. Jetzt sollten Sie so etwas haben.

Schritt 8

Analysieren Sie Ihr Diagramm. Sie müssen jetzt die Elemente identifizieren, die den größten Einfluss zu haben scheinen. Identifizieren Sie den Haltepunkt (eine schnelle Änderung) in der Grafik (siehe roter Kreis).

Wenn es keinen Haltepunkt gibt, berücksichtigen Sie die Ursachen / Elemente, die 50% oder mehr Auswirkungen haben. In unserem Beispiel gibt es einen sichtbaren Haltepunkt.

Vor dem Haltepunkt gibt es zwei Ursachen: Straßenverkehr und Arbeit bis spät in die Nacht. Daher sind die beiden Ursachen, die unser Problem am meisten betreffen, Straßenverkehr und Arbeit bis spät in die Nacht.

Fazit

Pareto-Diagramme können sehr nützlich sein, wenn sie im richtigen Kontext verwendet werden. Dies hilft dem Management, Aufgaben, Risiken, Aktivitäten und Ursachen zu priorisieren.

Daher sollten Pareto-Diagramme so oft wie möglich verwendet werden, wenn es um die tägliche Priorisierung geht.

Einführung

Nur die Führer mit großen Führungsqualitäten haben der Welt Gutes gebracht. Diese Führungskräfte haben im Laufe der Zeit starke Führungsqualitäten entwickelt und werden schließlich zu Visionären. Sie inspirieren ihre Untergebenen und treiben sie dazu, ihre Lebensträume zu verwirklichen. Die Entwicklung leistungsfähiger Führungsqualitäten hilft Ihnen daher, eine effektive Führungskraft zu werden und das Leben anderer zu verbessern.

Gute Führungskräfte sind gut darin, am Ende das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Sie sind gut darin, Menschen zu inspirieren und ihren Beitrag mit ihrer vollen Unterstützung zu erhalten.

Die guten Führungskräfte erhöhen ständig die Standards und Erwartungen der Mitarbeiter, sodass sich die Mitarbeiter kontinuierlich weiterentwickeln. Mitarbeiter und andere folgen bereitwillig so großen Führungskräften.

Sieben mächtigsten Führungsqualitäten

Lassen Sie uns einen kurzen Blick auf die mächtigsten Führungsqualitäten werfen, die in der Unternehmenswelt am wichtigsten sind.

1. Mit gutem Beispiel vorangehen

Dies ist die Fähigkeit Nummer eins, die Sie entwickeln sollten. Wenn unter Ihnen ein großes Team arbeitet, ist das Setzen der Beispiele der beste Weg, um sie zu verwalten.

Wenn Sie sich nicht an Ihre eigenen Regeln halten, können Sie diese möglicherweise nicht dazu bringen, die Regeln einzuhalten. Wenn es darum geht, mit gutem Beispiel voranzugehen, gehören Fairness, Ehrlichkeit, Respekt und Professionalität dazu.

2. Keine Politik und keine guten alten Jungs

Der Arbeitsplatz sollte niemals von der Politik und den guten alten Jungs betrieben werden. Dies könnte der Hauptgrund für die Demotivierung der talentierten und begeisterten Mitarbeiter sein.

Wenn Sie die Personen belohnen, die Sie bevorzugen, wird dies das Talent in der Organisation demotivieren und sie würden am Ende des Tages gehen. Die verbleibenden Mitarbeiter werden äußerst frustriert sein und Unternehmenskultur und Produktivität werden niemals gleich sein.

3. Belohnen Sie das Talent

Belohnungen sind eine großartige Möglichkeit, die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Ein guter Leiter identifiziert das Talent des Mitarbeiters und belohnt angemessen. Ein guter Leiter wird Fakten verwenden, um die Mitarbeiter auf ihre Leistung hin zu bewerten, anstatt Wahrnehmungen dafür zu verwenden.

4. Seien Sie verantwortlich und halten Sie andere zur Rechenschaft

Abhängig von den Folgen eines Ereignisses können negative oder positive Ergebnisse erzielt werden. In einem Unternehmensumfeld zögern die Menschen meistens, Verantwortung zu übernehmen und Rechenschaft abzulegen, wenn etwas schief geht.

Wenn Sie für etwas verantwortlich sind, dann sei es so. Zeigen Sie den Mitarbeitern, dass Sie verantwortlich sind, und senden Sie die Nachricht, dass Sie dasselbe von ihnen erwarten.

Als gute Führungskraft sollten Sie schlechte Leistungen und schlechtes Verhalten Ihrer Mitarbeiter nicht tolerieren. Ihre Toleranz kann die Motivation der Mitarbeiter beeinträchtigen. Kein Mitarbeiter wird eine Extrameile gehen, wenn er damit die Arbeit eines anderen abdecken soll.

5. Leistungsstandards

Das Setzen von Erwartungen und das Definieren angemessener Leistungsstandards für die Mitarbeiter ist eine der wichtigsten Führungsqualitäten. Die Leistungsbewertungs- und Bewertungskriterien für die Mitarbeiter sollten transparent sein und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihren Weg zum Erfolg zu finden.

Standards gelten nicht nur für die Leistung der Mitarbeiter. Sie können Standards für viele andere Aspekte des Unternehmensumfelds festlegen. Als Beispiel könnte es sein, wie man sich im Büro verhält oder wie man ein Qualitätsdokument schreibt. Das Setzen und Praktizieren derart hoher Standards wird langfristig die Karriere der Mitarbeiter und der Organisation verbessern.

6. Teilen Sie Ihre Vision

Gute Führer sind Visionäre. Sie haben eine Vision für das, was sie tun. Eine starke Führungskompetenz besteht darin, Ihre Vision mit dem Rest der Mitarbeiter zu teilen.

Auf diese Weise machen Sie sie darauf aufmerksam, woran Sie grundsätzlich glauben, und es wird viele Menschen geben, die bereit sind, Ihnen zu helfen. Schließlich können Sie ihr Leben verbessern und sie auch zu Visionären machen.

7. Halten Sie eine Richtlinie für offene Türen ein

Eine Politik der offenen Tür zu halten, ist eine echte Fähigkeit für einen großartigen Führer. Obwohl viele Unternehmen behaupten, dass sie die Politik der offenen Tür praktizieren, würde sich niemand wirklich die Mühe machen, Informationen durch die offene Tür zu eskalieren.

Um eine echte Politik der offenen Tür zu haben, sollte der Leiter zuerst die Politik praktizieren und dem Rest des Personals zeigen, dass der Informationsfluss keine Hindernisse aufweist.

Fazit

Leistungsstarke Führungsqualitäten sind der beste Weg, um Ihre beruflichen und persönlichen Ziele zu erreichen. Die Kraft der Führungsqualitäten wird beim Aufstieg auf die Karriereleiter zur Kenntnis genommen und benötigt.

Ohne angemessene Führungsqualitäten sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, ein großes Team zu führen und es zur Erreichung der Ziele zu bewegen. Stärken Sie daher von nun an Ihre Führungsqualitäten und führen Sie bei Bedarf die erforderlichen Schulungen durch.

Einführung

Prozessbasiertes Management ist eine Managementtechnik, die die Vision, Mission und Kernwertesysteme eines Unternehmens bei der Formulierung der Unternehmensstrategie aufeinander abstimmt.

Es hilft bei der Definition der Richtlinien, die die Geschäftstätigkeit des betreffenden Unternehmens regeln. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass das Unternehmen nicht nur auf einer Plattform der Effizienz, sondern auch auf einer Plattform der Effektivität arbeitet.

Da das prozessbasierte Management von der strategischen Sphäre aus beginnt, bleibt die Richtung der durchgeführten Projekte unverändert, im Gegensatz zu Zielen, die auf taktischer Ebene formuliert wurden und bei denen einige Projekte tendenziell vom Kurs abweichen. Die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel trägt dazu bei, Harmonie zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen und Abteilungen zu erreichen.

Es muss jedoch wiederholt werden, dass die strategische Unterstützung allein nicht ausreicht, um die Philosophie des prozessbasierten Managements zum Erfolg zu führen. und dass auch das mittlere Management und die Mitarbeiter ihren Anteil am Prozess erkennen und die Verantwortung dafür übernehmen müssen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Die sechs Stufen des prozessbasierten Managements

(1) Definieren des Prozesses

Der Prozess muss klar identifiziert und dokumentiert werden, um Klarheit zu schaffen.

Abteilungsdokumentation, kundenbasierte Vereinbarungen, Einkaufshandbücher und Prozessflussdiagramme würden bei der Dokumentation des oben genannten Prozesses hilfreich sein.

Der Input, der erforderlich ist, damit der Prozess betriebsbereit ist, der erwartete Output des Prozesses und die Personen oder Abteilungen, die für jeden Teil des Prozesses verantwortlich sind, sollten identifiziert werden, damit Eigentum und Rechenschaftspflicht nicht beeinträchtigt werden.

(2) Festlegung von Maßnahmen zur Bewertung des Prozesses

Die Prozessleistung muss gemessen werden, wenn die Wirksamkeit, Qualität und Zeitpläne überwacht und verbessert werden sollen.

Idealerweise sollten die ausgewählten Metriken quantifizierbar sein, damit die Klarheit durchgehend erhalten bleibt. Dies ist jedoch möglicherweise nicht immer möglich, aber für relevante Analysen können immer Vergleichsdaten und relevante Benchmarks abgerufen werden.

(3) Analyse der Prozessleistung

Zur einfachen Analyse der Prozessleistung stehen verschiedene Tools zur Verfügung.

Grafische Darstellungen, Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Varianzanalyse, Lückenanalyse und Ursache-Wirkungs-Analyse gehören zu den beliebtesten.

(4) Analyse der Prozessstabilität und Festlegung neuer Ziele, falls erforderlich

In dieser Phase des prozessbasierten Managements würden Compliance-Audits bei der Analyse der Prozessstabilität helfen.

Wenn sich herausstellt, dass dies nicht der Fall ist, müssen neue Ziele festgelegt und diese an der strategischen Ausrichtung des Unternehmens ausgerichtet werden.

(5) Planungsverbesserungen

Prozessverbesserungen sollten im Einklang mit der Vision der Organisation, ihrem Leitbild und ihrer Kultur geplant werden.

Es sollten ausreichende Ressourcen zugewiesen und ein effektives Team eingerichtet werden, wenn die vorgeschlagenen Änderungen erfolgreich sein sollen.

(6) Umsetzung von Verbesserungen

Hier wird jede der geplanten Verbesserungen aus ihrem früheren Entwurf auf Papierbasis zum Leben erweckt. Bei Bedarf können Schulungen durchgeführt werden, und die Unterstützung des Personals sollte nach Möglichkeit eingeholt werden.

Danach müssen regelmäßige Überwachung und kontinuierliche Verbesserungen erleichtert werden, wenn die Organisation von Weltrang sein soll.

Identifizierung einer prozessbasierten Organisation

Eine prozessbasierte Organisation weist einige inhärente Merkmale auf, die sie sofort erkennbar machen.

Zum Beispiel würde ein solches Unternehmen das Geschäft als eine Sammlung von Prozessen betrachten, strategische Pläne haben, die die Prozesse mit Engagement vom Top-Management nach unten treiben, und solche Prozesse würden auf die Ziele und wichtigsten Geschäftsergebnisse des Unternehmens ausgerichtet sein.

Die Standardisierung von Prozessen, die hohe Abhängigkeit von der Datengenauigkeit und das kontinuierliche Streben nach nachhaltigen Verbesserungen sind weitere Kennzeichen einer prozessbasierten Organisation.

Vorteile des prozessbasierten Managements

Die Einführung eines prozessbasierten Managements bietet viele Vorteile.

Verbesserungen in den gegenwärtigen Prozessen, Steigerung der Wertschöpfungsaktivitäten, Kostensenkung und Ausrichtung auf die strategische Vision der Organisation sind die gefragtesten Vorteile.

Es erleichtert auch moderne Kostenzuordnungstechniken wie die Prozesskostenrechnung. Das prozessbasierte Management hilft dem System, bestimmte nationale und internationale Standards sowie die Anforderungen renommierter Regulierungsbehörden einzuhalten.

Fazit

Prozessbasiertes Management ist ein unschätzbares Instrument für die Kundenzufriedenheit und -bindung, da es Schlüsselprozesse identifiziert, bei denen die Interessen und die Zufriedenheit der Stakeholder im Mittelpunkt stehen.

Wie viele andere hat auch ein versierter Manager der höheren Ebenen erkannt, dass sich die Vision eines Unternehmens im Laufe der Zeit weniger wahrscheinlich ändert als die Ziele und Verfahren, mit denen diese Vision erreicht wird.

Daher erfordert das prozessbasierte Management, dass Manager vorhandene Prozesse bewerten und Schritte unternehmen, um die Struktur und Funktion der betreffenden Organisation anzupassen, damit auf diese Weise maximale Effizienz erzielt werden kann.

Variable Faktoren wie Änderungen der Kundenerwartungen, Schwankungen der allgemeinen Wirtschaft und die Notwendigkeit, bessere Produktlinien zu entwickeln, führen zu innovativeren Arbeitskräften, die Aufgaben übernehmen und eine bessere Leistung in ihrem jeweiligen Fachgebiet initiieren.

Einführung

Um Beschaffungsdokumente zu verstehen, ist es wichtig, den Begriff Beschaffungsmanagement zu verstehen .

Beschaffung ist der Kauf von Waren und Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis, um die Nachfrage eines Käufers nach Menge, Qualität, Abmessungen und Standort zu befriedigen.

Der Beschaffungszyklus in Unternehmen funktioniert wie folgt:

• Information Gathering - Ein potenzieller Kunde recherchiert zunächst nach Lieferanten, die die Anforderungen an das benötigte Produkt erfüllen.

• Supplier Contact -Wenn ein potenzieller Lieferant identifiziert wurde, fordert der Kunde Angebote, Vorschläge, Informationen und Angebote an. Dies kann durch Werbung oder durch direkten Kontakt mit dem Lieferanten erfolgen.

• Background Review - Der Kunde prüft nun Referenzen für die betreffenden Waren / Dienstleistungen und kann auch Muster der Waren / Dienstleistungen berücksichtigen oder Versuche durchführen.

• Negotiation -Als nächstes werden die Verhandlungen über Preis-, Verfügbarkeits- und Anpassungsoptionen aufgenommen. Der Vertrag über den Kauf der Waren oder Dienstleistungen ist abgeschlossen.

• Fulfilment -Aufgrund des unterzeichneten Vertrags werden die gekauften Waren oder Dienstleistungen versendet und geliefert. Die Zahlung ist ebenfalls in dieser Phase abgeschlossen. Zusätzliche Schulungen oder Installationen des Produkts können ebenfalls angeboten werden.

• Renewal -Sobald die Waren oder Dienstleistungen verbraucht oder entsorgt sind und der Vertrag abgelaufen ist, muss das Produkt oder die Dienstleistung nachbestellt werden. Der Kunde entscheidet nun, ob er mit demselben Lieferanten fortfährt oder nach einem neuen sucht.

Am Beschaffungszyklus beteiligte Dokumente werden als Beschaffungsdokumente bezeichnet. Beschaffungsunterlagen sind ein wesentlicher Bestandteil der frühen Phasen der Projektinitiierung.

Der Zweck von Beschaffungsunterlagen dient einem wichtigen Aspekt des organisatorischen Elements im Projektprozess. Es bezieht sich auf die Eingabe- und Ausgabemechanismen und -werkzeuge, die während des Angebots und der Einreichung von Projektvorschlägen eingerichtet werden, sowie auf die Facetten der Arbeit, aus denen ein Projekt besteht.

Kurz gesagt, Beschaffungsunterlagen sind das Vertragsverhältnis zwischen dem Kunden und dem Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen.

Beispiele für Beschaffungsunterlagen

Einige Beispiele für Beschaffungsunterlagen sind der Beginn des Angebots des Käufers und die Vorladung der finanziell verantwortlichen Partei zu Konzessionen.

Darüber hinaus sind Informationsanfragen zwischen zwei Parteien und Angebotsanfragen sowie Vorschläge und Antworten des Verkäufers Teil der Beschaffungsunterlagen.

Grundsätzlich umfassen Beschaffungsunterlagen alle Unterlagen, die als Ausschreibungen dienen, Ausschreibungen einholen und die Vertragsbedingungen festlegen.

Arten von Beschaffungsdokumenten

Einige Arten von Beschaffungsdokumenten sind:

• RFP - Eine Angebotsanfrage ist ein frühes Stadium eines Beschaffungsprozesses, in dem Lieferanten aufgefordert werden, häufig im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens einen Vorschlag für eine bestimmte Ware oder Dienstleistung einzureichen.

• RFI - Eine Informationsanfrage (RFI) ist ein Vorschlag, der von einem potenziellen Verkäufer oder Dienstleister angefordert wird, um festzustellen, welche Produkte und Dienstleistungen möglicherweise auf dem Markt verfügbar sind, um die Bedürfnisse eines Käufers zu erfüllen und um die Fähigkeit eines Verkäufers in Bezug auf Angebote und Stärken zu kennen des Verkäufers.

• RFQ - Eine Angebotsanfrage (RFQ) wird verwendet, wenn keine Gespräche mit Bietern erforderlich sind (hauptsächlich, wenn die Spezifikationen eines Produkts oder einer Dienstleistung bereits bekannt sind) und wenn der Preis der Haupt- oder einzige Faktor bei der Auswahl des erfolgreichen Bieters ist.

• Solicitations:Dies sind Ausschreibungen, Angebotsanfragen und Vorschläge. Diese können als verbindlicher Vertrag dienen.

• Offers - Diese Art von Beschaffungsdokumenten sind Angebote, Vorschläge und Angebote potenzieller Lieferanten an potenzielle Kunden.

• Contracts - Verträge beziehen sich auf die endgültig unterzeichneten Vereinbarungen zwischen Kunden und Lieferanten.

• Amendments/Modifications -Dies bezieht sich auf Änderungen bei Anfragen, Angeboten und Verträgen. Änderungen / Ergänzungen müssen in Form eines schriftlichen Dokuments erfolgen.

Struktur eines Beschaffungsbelegs

Die meisten Beschaffungsunterlagen haben eine festgelegte Struktur. Dies liegt daran, dass der Dokumentationsprozess vereinfacht und die Computerisierung ermöglicht wird.

Die Computerisierung ermöglicht Effizienz und Effektivität im Beschaffungsprozess. Beschaffungsbelege weisen im Allgemeinen die folgenden Attribute auf:

• Fordert potenzielle Bieter auf, alle Angaben zu machen, damit der Arbeitgeber den Bieter bewerten kann.

• Alle Einsendungen müssen klar und ehrlich dargelegt werden, um sicherzustellen, dass das Auswahlkriterium eindeutig ist.

• Klare Definition der Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien.

• Klare Definition der Art und Qualität der zu erbringenden Waren oder Dienstleistungen.

• Bestimmungen unbeschadet der Interessen beider Parteien.

• Klare und leicht verständliche Sprache.

Häufig angetroffene Beschaffungsdokumente

• Engineering and Construction Work

  • Verträge mit geringem oder geringem Risiko: Bei dieser Art von Verträgen werden Dienstleistungen von einer Organisation für einen kurzen Zeitraum benötigt und die Arbeit wiederholt sich normalerweise. Daher erfordert diese Art von Vertrag keine High-End-Managementtechniken.

  • Groß- / Hochrisikoverträge: Hier ist die Art der erforderlichen Arbeit schwieriger, und hier ist die Implikation ausgefeilter Managementtechniken erforderlich.

• Services

  • Professionell - Dies erfordert mehr wissensbasiertes Fachwissen und dies erfordert Manager, die bereit sind, mehr Zeit und Mühe in die Suche nach Forschung zu investieren, um die Kriterien des Kunden zu erfüllen.

  • Einrichtungen - Bei dieser Art von Service ist die ausgelagerte Arbeit meistens die Wartung oder der Betrieb einer vorhandenen Struktur oder eines vorhandenen Systems.

• Supplies

  • Lokale / einfache Einkäufe - Waren sind leichter verfügbar und erfordern daher keine Verwaltung des Kauf- und Lieferprozesses.

  • Internationale / komplexe Einkäufe: In diesem Fall müssen Waren aus anderen Ländern gekauft werden. Die Aufgabe eines Managers ist umständlicher und für den Kauf und die Lieferung ist ein Verwaltungsprozess erforderlich. Darüber hinaus muss der Manager grenzüberschreitende Formalitäten prüfen.

Fazit

In den meisten Organisationen ist die Beschaffungsabteilung eine der am stärksten frequentierten. Manager müssen Waren oder Dienstleistungen kaufen, die für den reibungslosen Ablauf ihrer Organisation erforderlich sind.

In einem Krankenhaus muss ein Beschaffungsmanager beispielsweise unter anderem Medikamente und chirurgische Instrumente kaufen. Diese Waren und Dienstleistungen müssen zu möglichst geringen Kosten ohne Qualitätsmangel gekauft werden.

Die Dokumentation, die zwischen dem Beschaffungsmanager einer Organisation und einem Lieferanten ausgetauscht wird, sind die Beschaffungsdokumente.

Einführung

Heutzutage setzen verschiedene Organisationen verschiedene Managementtechniken ein, um das effiziente Funktionieren ihrer Abteilungen zu gewährleisten. Das Beschaffungsmanagement ist eine solche Form des Managements, bei der Waren und Dienstleistungen von einer anderen Organisation oder Firma bezogen werden.

Alle Organisationen beschäftigen sich irgendwann im Leben ihres Unternehmens mit dieser Form des Managements. Es ist die Art und Weise, wie die Beschaffung durchgeführt wird und die Planung des Prozesses, die dafür sorgt, dass die Dinge reibungslos laufen.

Gibt es bei vielen anderen Managementtechniken einen besonderen Grund, diese spezielle Managementform zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen zu verwenden? Ja, dies ist eine der häufigsten Fragen zum Beschaffungsmanagement.

Es ist bekannt, dass das Beschaffungsmanagement einem Unternehmen hilft, einen Großteil des Geldes zu sparen, das beim Kauf von Waren und Dienstleistungen von außen ausgegeben wird. Es hat auch mehrere andere Vorteile.

Wie funktioniert das Beschaffungsmanagement?

Im Folgenden sind die vier Hauptarbeitsbereiche aufgeführt, die beim Beschaffungsmanagement Anlass zur Sorge geben. Die folgenden Punkte sollten bei jedem Beschaffungsprozess berücksichtigt werden:

• Nicht alle Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt, müssen von außen gekauft werden. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, die Vor- und Nachteile des Kaufs oder der Vermietung dieser Waren und Dienstleistungen von außen abzuwägen.

  Sie müssten sich fragen, ob es auf lange Sicht kostengünstig wäre und ob es absolut notwendig ist.

• Sie müssen eine gute Vorstellung davon haben, was Sie genau benötigen, und dann verschiedene Optionen und Alternativen in Betracht ziehen. Obwohl es möglicherweise mehrere Lieferanten gibt, die dieselben Waren und Dienstleistungen anbieten, würde eine sorgfältige Untersuchung Ihnen zeigen, wer von diesen Lieferanten Ihnen das beste Angebot für Ihr Unternehmen bietet.

  Sie können definitiv eine Art Gebot für Ihre Anforderung von diesen Anbietern anfordern und ein Auswahlkriterium verwenden, um den besten Anbieter auszuwählen.

• Der nächste Schritt besteht normalerweise darin, Gebote einzuholen. In dieser Phase erhalten Sie von den verschiedenen Lieferanten Angebote.

  Diese Phase ähnelt der Auswahl von Projekten, da Sie neben den Kosten auch andere Kriterien berücksichtigen müssen, um endgültig zu entscheiden, mit welchem ​​Lieferanten Sie zusammenarbeiten möchten.

• Nach dem Bewertungsprozess können Sie den besten Lieferanten auswählen. Sie müssten dann mit dem Schritt fortfahren, zu besprechen, was in den Vertrag aufgenommen werden soll. Denken Sie daran, alle Finanzierungsbedingungen anzugeben, wie Sie die Zahlungen vornehmen möchten, usw., um später auftretende Verwirrung zu vermeiden, da dieser Vertrag bindend ist.

  Denken Sie immer daran, dass es von größter Bedeutung ist, eine gute Beziehung zum Lieferanten aufrechtzuerhalten. Dies schließt die Ausarbeitung einer Vereinbarung ein, die beide zufriedenstellend finden würden. Dies hilft sowohl der Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens als auch des Lieferanten.

Diese vier einfachen Schritte würden Ihnen helfen, Ihre Waren einfach und schnell ohne großen Aufwand zu erwerben, erfordern jedoch immer sorgfältige Überlegungen in jeder Phase.

Damit der Prozess effizient funktioniert

Um sicherzustellen, dass alles bis zum Ende gut läuft, müssten Sie den Fortschritt der Beschaffung verfolgen. Dies würde bedeuten, dass Sie die Lieferanten weiter überprüfen sollten, um sicherzustellen, dass sie die Vertragsbedingungen einhalten und Sie die Waren und Dienstleistungen fristgerecht liefern können.

Sollten Unstimmigkeiten oder Probleme auftreten, sollten Sie den Lieferanten stets über die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses festgelegte Kommunikationsmethode informieren.

Die Organisation muss immer bereit und offen für Veränderungen sein. Dies gilt für alle Änderungen, die erforderlich sind, um die Effizienz des Prozesses sicherzustellen. Diese Veränderungen könnten unter anderem in Form von technologischen Fortschritten und sogar Veränderungen in der Belegschaft erfolgen.

In Bezug auf die Technologie müssen möglicherweise alle neuen Geräte und Maschinen gekauft werden, die für den Umgang mit diesen Waren erforderlich sind.

In ähnlicher Weise müssten Sie in Bezug auf die Belegschaft hochqualifizierte und geschulte Mitarbeiter beschäftigen, wenn es um den direkten Umgang mit Lieferanten geht.

Für eine Organisation ist es immer am besten, verschiedene Teams zu haben, die auf verschiedene Bereiche spezialisiert sind. Dies würde das Beschaffungsmanagement noch einfacher machen. Jedes Team könnte sich dann mit den relevanten Einkaufsbereichen befassen und verfügt auch über das erforderliche Fachwissen. Zum Beispiel haben diejenigen, die Erfahrung im Kauf von Maschinen haben, möglicherweise nicht die gleichen Fähigkeiten, wenn es darum geht, bestimmte Dienstleistungen von einer anderen Organisation zu erhalten.

Fazit

Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass dieses Beschaffungsmanagementsystem effizient und reibungslos funktionieren muss, damit alle Vorteile genutzt werden können. Der Schlüssel dazu wäre daher ein effizientes System sowie der richtige Lieferant und die richtigen Ressourcen.

Für das Beschaffungsmanagement sollte ein Team hochqualifizierter Personen vorhanden sein, wenn das Beschaffungsmanagement eine Schlüsselrolle spielt.

Beispielsweise sollte ein Krankenhaus über ein spezielles Beschaffungsteam verfügen und starke Beschaffungsmanagementtechniken und -instrumente einsetzen.

Einführung

Wenn es um ein Projekt geht, ist das gesamte Projekt in viele voneinander abhängige Aufgaben unterteilt. Bei diesen Aufgaben ist die Reihenfolge oder Reihenfolge der Aufgaben sehr wichtig.

Wenn die Reihenfolge falsch ist, entspricht das Endergebnis des Projekts möglicherweise nicht den Erwartungen des Managements.

Einige Aufgaben in den Projekten können sicher parallel zu anderen Aufgaben ausgeführt werden. In einem Projektaktivitätsdiagramm wird die Abfolge der Aufgaben einfach dargestellt.

Es gibt viele Werkzeuge, die zum Zeichnen von Projektaktivitätsdiagrammen verwendet werden können. Microsoft Project ist eine der beliebtesten Software für diese Art von Arbeit.

Darüber hinaus können Microsoft Vision (für Windows) und Omni Graffle (für Mac) zum Zeichnen von Aktivitätsdiagrammen verwendet werden.

Der Workflow

Haben Sie Prozessflussdiagramme gesehen? Wenn ja, haben Aktivitätsdiagramme dieselbe Form. Normalerweise gibt es in Aktivitätsdiagrammen zwei Hauptformen: Kästchen und Pfeile.

Felder des Aktivitätsdiagramms geben die Aufgaben an und die Pfeile zeigen die Beziehungen. Normalerweise sind die Beziehungen die Sequenzen, die in den Aktivitäten stattfinden.

Das folgende Beispiel zeigt ein Aktivitätsdiagramm mit Aufgaben in Feldern und Beziehungen, die durch Pfeile dargestellt werden.

Diese Art von Aktivitätsdiagramm wird auch als Aktivitätsdiagramm auf Knoten bezeichnet. Dies liegt daran, dass alle Aktivitäten (Aufgaben) auf den Knoten (Feldern) angezeigt werden.

Alternativ gibt es eine andere Möglichkeit, ein Aktivitätsdiagramm darzustellen. Dies wird als Aktivitäts-auf-Pfeil- Diagramm bezeichnet. In diesem Diagramm werden Aktivitäten (Aufgaben) durch die Pfeile dargestellt.

Im Vergleich zu Aktivität gegenüber dem Knotendiagramme, Aktivitäts-on-Pfeildiagramme stellt eine wenig Verwirrung. Daher verwenden Benutzer in den meisten Fällen häufig Aktivitätsdiagramme auf Knoten . Es folgt ein Aktivitäts-auf-Pfeil- Diagramm:

Wie zeichnet man ein Aktivitätsdiagramm?

Das Erstellen eines Aktivitätsdiagramms ist einfach. Zu diesem Zweck können Sie ein papierbasiertes Material wie eine Haftnotiz oder eine Software verwenden. Unabhängig vom verwendeten Medium bleibt der Prozess der Erstellung des Aktivitätsdiagramms derselbe.

Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte zum Erstellen eines Aktivitätsdiagramms aufgeführt:

Schritt 1

Identifizieren Sie zunächst die Aufgaben im Projekt. Zu diesem Zweck können Sie PSP (Projektstrukturplan) verwenden, ohne dass dies wiederholt werden muss.

Verwenden Sie einfach die gleiche Aufgabenverteilung auch für das Aktivitätsdiagramm. Wenn Sie zum Erstellen des Aktivitätsdiagramms Software verwenden (was empfohlen wird), erstellen Sie für jede Aktivität ein Feld.

Illustrieren Sie alle Felder in derselben Größe, um Verwechslungen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Aufgaben dieselbe Granularität haben.

Schritt 2

Sie können den Aufgabenfeldern weitere Informationen hinzufügen, z. B. wer die Aufgabe ausführt, und den Zeitrahmen. Sie können diese Informationen in die Box einfügen oder sie irgendwo in der Nähe der Box hinzufügen.

Schritt 3

Ordnen Sie nun die Felder in der Reihenfolge an, in der sie während der Projektausführung ausgeführt werden. Die frühen Aufgaben befinden sich auf der linken Seite und die Aufgaben, die im späteren Teil der Projektausführung ausgeführt werden, befinden sich auf der rechten Seite. Die Aufgaben, die parallel ausgeführt werden können, sollten parallel (vertikal) gehalten werden.

Möglicherweise müssen Sie die Reihenfolge mehrmals anpassen, bis Sie sie richtig eingestellt haben. Aus diesem Grund ist Software ein einfaches Werkzeug zum Erstellen von Aktivitätsdiagrammen.

Schritt 4

Verwenden Sie jetzt Pfeile, um Aufgabenfelder zu verbinden. Diese Pfeile zeigen die Reihenfolge der Aufgaben. Manchmal können ein Feld "Start" und ein "Ende" hinzugefügt werden, um den Start und das Ende des Projekts klar darzustellen.

Um zu verstehen, was wir in den obigen vier Schritten getan haben, lesen Sie bitte das folgende Aktivitätsdiagramm:

Fazit

Aktivitätsdiagramme können zur Veranschaulichung der Abfolge von Projektaufgaben verwendet werden. Diese Diagramme können mit minimalem Aufwand erstellt werden und vermitteln Ihnen ein klares Verständnis der voneinander abhängigen Aufgaben.

Darüber hinaus ist das Aktivitätsdiagramm eine Eingabe für die Methode des kritischen Pfads.

Einführung

Die Projektcharta bezieht sich auf eine Zielerklärung in einem Projekt. Diese Erklärung enthält auch detaillierte Projektziele, Rollen und Verantwortlichkeiten, identifiziert die Hauptakteure und die Autoritätsebene eines Projektmanagers.

Es dient als Leitfaden für zukünftige Projekte sowie als wichtiges Material im Wissensmanagementsystem der Organisation.

Die Projektcharta ist ein kurzes Dokument, das aus einer neuen Angebotsanfrage oder einer Angebotsanfrage bestehen würde. Dieses Dokument ist Teil des Projektmanagementprozesses, der von der Initiative für den politischen Dialog (IPD) und dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM) gefordert wird.

Die Rolle der Projektcharta

Im Folgenden sind die Rollen einer Projektcharta aufgeführt:

• Es dokumentiert die Gründe für die Durchführung des Projekts.

• Beschreibt die Ziele und Einschränkungen des Projekts.

• Bietet Lösungen für das vorliegende Problem.

• Identifiziert die Hauptakteure des Projekts.

Vorteile der Projektcharta

Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile der Projektcharta für ein Projekt aufgeführt:

• Es verbessert und ebnet den Weg für gute Kundenbeziehungen.

• Die Projektcharta funktioniert auch als Instrument zur Verbesserung der Projektmanagementprozesse.

• Die regionale Kommunikation und die Kommunikation mit dem Hauptsitz können ebenfalls stärker verbessert werden.

• Durch eine Projektcharta kann auch Projektsponsoring gewonnen werden.

• Die Projektcharta erkennt Führungspositionen an.

• Ermöglicht Fortschritte, die darauf abzielen, Best Practices der Branche zu erreichen.

Elemente in der Projektcharta

Da es sich bei der Projektcharta um ein Projektplanungstool handelt, mit dem ein Problem oder eine Gelegenheit gelöst werden soll, sind die folgenden Elemente für ein gutes Charterprojekt von wesentlicher Bedeutung.

Für ein effektives Charterprojekt müssen folgende Schlüsselelemente berücksichtigt werden:

• Identität des Projekts.

• Zeit: das Startdatum und die Frist für das Projekt.

• Personen, die an dem Projekt beteiligt sind.

• Umrissene Ziele und gesetzte Ziele.

• Der Grund für die Durchführung einer Projektcharta, oft als „Business Case“ bezeichnet.

• Detaillierte Beschreibung eines Problems oder einer Gelegenheit.

• Die vom Projekt erwartete Rendite.

• Ergebnisse, die in Bezug auf die Leistung zu erwarten waren.

• Der voraussichtliche Zeitpunkt, an dem die Ziele erreicht werden sollen.

• Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Teilnehmer.

• Bedarf an Ressourcen, die zur Erreichung der Ziele benötigt werden.

• Hindernisse und mit dem Projekt verbundene Risiken.

• Informierter und effektiver Kommunikationsplan.

Von allen oben genannten Elementen gibt es drei wichtigste und wesentlichste Elemente, die weiter ausgearbeitet werden müssen.

Business Case

Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer Projektcharta. In einem Business Case sollten die Vorteile einer Projektcharta dargelegt werden. Die Vorteile müssen nicht nur in Bezug auf die Finanzierung wie Einnahmen, Kostenreduzierung usw. bestehen, sondern auch in Bezug auf den Nutzen, den der Kunde erhält.

Im Folgenden sind die Merkmale eines guten Business Case aufgeführt:

• Die Gründe für die Durchführung des Projekts.

• Die Vorteile, die sich aus der Durchführung des Projekts ergeben.

• Die Konsequenzen, wenn das Projekt nicht durchgeführt wird.

• Die Faktoren, die zu dem Schluss führen würden, dass es zu den Geschäftszielen passt.

Projektumfang

Wie der Name schon sagt, bezieht er sich auf den Umfang, den das Projekt dem Unternehmen einräumt, wenn es das Projekt durchführt.

Vor der Durchführung eines Projekts müssen folgende Bedenken berücksichtigt werden:

• Der Umfang innerhalb und außerhalb des Bereichs muss berücksichtigt werden.

• Der Prozess, auf den sich jedes Team konzentrieren wird.

• Die Start- und Endpunkte für einen Prozess.

• Verfügbarkeit von Ressourcen.

• Einschränkungen, unter denen das Team arbeiten wird.

• Zeitliche Beschränkungen.

• Die Auswirkungen auf die normale Arbeitsbelastung, wenn das Projekt durchgeführt werden soll.

Die Notwendigkeit eines guten Kommunikationsplans

Die Notwendigkeit eines guten Kommunikationsplans ist für die Planung eines Projekts von größter Bedeutung. Projektmanager müssen daran arbeiten, einen guten Kommunikationsplan zu erstellen, der dazu beiträgt, die allgemeinen Ziele einer Projektcharta zu erreichen.

Bei der Erstellung eines Kommunikationsplans muss der Projektmanager Folgendes berücksichtigen:

• Who - Verantwortung jeder am Projekt beteiligten Person.

• What - das Motiv und der Grund für den Kommunikationsplan.

• Where - Ort, an dem der Empfänger Informationen finden konnte.

• When - die Dauer und die Häufigkeit des Kommunikationsplans.

• How - der Mechanismus, der zur Erleichterung der Kommunikation verwendet wird.

• Whom - Die Empfänger der Kommunikation.

Fazit

Die Projektcharta ist nicht nur ein Instrument zur Planung von Projekten, sondern auch ein Kommunikationsmechanismus, der als Referenz dient. Ein gut geplantes Projekt mit einem effektiven Kommunikationsplan wird definitiv zum Erfolg des vorliegenden Projekts führen.

Daher sollte die Projektcharta eines der häufig genannten Dokumente in einem Projekt sein, und das gesamte Projektteam muss den Inhalt der Projektcharta kennen. Dies ist ein Schlüsselelement für ein erfolgreiches Projekt.

Einführung

In der Geschäftswelt werden Verträge zum Aufbau von Geschäftsabschlüssen und Partnerschaften verwendet. Die am Geschäftstätigkeit beteiligten Parteien entscheiden über die Art des Vertrages.

In der Regel hängt die Art des Vertrags, der für das geschäftliche Engagement verwendet wird, von der Art der Arbeit und der Art der Branche ab.

Der Vertrag ist einfach eine ausgearbeitete Vereinbarung zwischen zwei oder mehr Parteien. Eine oder mehrere Parteien können Produkte oder Dienstleistungen als Gegenleistung für etwas bereitstellen, das von anderen Parteien (Kunden) bereitgestellt wird.

Die Vertragsart ist die Schlüsselbeziehung zwischen den am Geschäft beteiligten Parteien, und die Vertragsart bestimmt das Projektrisiko.

Werfen wir einen Blick auf die am häufigsten verwendeten Vertragstypen.

Festpreis (Pauschalbetrag)

Dies ist die einfachste Art aller Verträge. Die Begriffe sind recht einfach und leicht zu verstehen.

Vereinfacht ausgedrückt, verpflichtet sich der Dienstanbieter, einen definierten Dienst für einen bestimmten Zeitraum bereitzustellen, und der Kunde verpflichtet sich, einen festen Geldbetrag für den Dienst zu zahlen.

Diese Vertragsart kann verschiedene Meilensteine ​​für die Lieferungen sowie KPIs (Key Performance Indicators) definieren. Darüber hinaus kann der Auftragnehmer ein Akzeptanzkriterium für die Meilensteine ​​und die endgültige Lieferung festlegen.

Der Hauptvorteil dieser Art von Vertrag besteht darin, dass der Auftragnehmer die Gesamtkosten des Projekts kennt, bevor das Projekt beginnt.

Stückpreis

In diesem Modell ist das Projekt in Einheiten unterteilt und die Gebühr für jede Einheit wird definiert. Diese Vertragsart kann als eine der flexibleren Methoden im Vergleich zu Festpreisverträgen eingeführt werden.

Normalerweise entscheidet der Eigentümer (Auftragnehmer / Auftraggeber) des Projekts über die Schätzungen und fordert die Bieter auf, für jedes Element des Projekts zu bieten.

Nach dem Bieten kann abhängig von den Gebotsbeträgen und der Qualifikation der Bieter das gesamte Projekt an denselben Dienstleister vergeben werden oder verschiedene Einheiten können verschiedenen Dienstleistern zugewiesen werden.

Dies ist ein guter Ansatz, wenn unterschiedliche Projekteinheiten unterschiedliche Fachkenntnisse erfordern.

Kosten zuzüglich

Bei diesem Vertragsmodell werden dem Dienstleister zusätzlich zu dem Auftragnehmer, der dem Dienstleister eine vereinbarte Gebühr zahlt, die Kosten für Maschinen, Arbeitskräfte und andere Kosten erstattet.

Bei dieser Methode sollte der Dienstanbieter einen detaillierten Zeitplan und die Ressourcenzuweisung für das Projekt anbieten. Abgesehen davon sollten alle Kosten ordnungsgemäß aufgeführt und dem Auftragnehmer regelmäßig gemeldet werden.

Die Zahlungen können vom Auftragnehmer in einer bestimmten Häufigkeit (z. B. monatlich, vierteljährlich) oder bis zum Ende von Meilensteinen gezahlt werden.

Ansporn

Incentive-Verträge werden normalerweise verwendet, wenn die Projektkosten unsicher sind. Obwohl es nahezu genaue Schätzungen gibt, können sich die technologischen Herausforderungen sowohl auf die Gesamtressourcen als auch auf den Aufwand auswirken.

Diese Art von Vertrag ist bei Projekten mit Pilotprogrammen oder bei Projekten mit neuen Technologien üblich.

Ein Incentive-Vertrag enthält drei Kostenfaktoren. Zielpreis, Zielgewinn und maximale Kosten.

Der Hauptmechanismus des Incentive-Vertrags besteht darin, etwaige Zielpreisüberschreitungen zwischen dem Kunden und dem Dienstleister aufzuteilen, um die Geschäftsrisiken für beide Parteien zu minimieren.

Retainer (Zeit und Material - T & M)

Dies ist eines der schönsten Engagements, an denen zwei oder mehr Parteien teilnehmen können. Dieser Engagement-Typ ist der risikofreieste Typ, bei dem die Zeit und das Material für das Projekt festgesetzt werden.

Der Auftragnehmer benötigt lediglich die Zeit und das Material für das Projekt, um die Zahlungen zu leisten. Diese Art von Vertrag hat kurze Lieferzyklen, und für jeden Zyklus werden separate Schätzungen des Auftragnehmers gesendet.

Sobald der Auftragnehmer den Kostenvoranschlag und die Leistungsbeschreibung (SOW) unterzeichnet hat, kann der Dienstleister mit der Arbeit beginnen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen Vertragsarten werden Aufbewahrungsverträge hauptsächlich für langfristige Geschäftsbeziehungen verwendet.

Prozentsatz der Baukosten

Diese Art von Verträgen wird für Ingenieurprojekte verwendet. Basierend auf den benötigten Ressourcen und Materialien werden die Kosten für den Bau geschätzt.

Anschließend beauftragt der Kunde einen Dienstleister und zahlt einen Prozentsatz der Projektkosten als Gebühr für den Dienstleister.

Nehmen Sie als Beispiel das Szenario des Hausbaus. Angenommen, die Schätzung beläuft sich auf 230.000 US-Dollar.

Wenn dieses Projekt an einen Dienstleister vergeben wird, kann der Kunde sich bereit erklären, 30% der Gesamtkosten als Baugebühr zu zahlen, die sich auf 69.000 USD beläuft.

Fazit

Die Auswahl des Vertragstyps ist der wichtigste Schritt zum Abschluss einer Geschäftsvereinbarung mit einer anderen Partei. Dieser Schritt bestimmt die möglichen Einbeziehungsrisiken.

Daher sollten Unternehmen Verträge abschließen, bei denen ein minimales Risiko für ihr Geschäft besteht. Es ist immer eine gute Idee, feste Angebote (feste Preise) abzugeben, wenn das Projekt kurzfristig und vorhersehbar ist.

Wenn der Projektcharakter explorativ ist, ist es immer am besten, Retainer- oder Kosten-plus-Vertragsarten zu verwenden.

Einführung

Fast alle Projekte müssen durchgehend geführt werden, um am Ende des Projekts die erforderlichen und erwarteten Ergebnisse zu erzielen. Es ist das Team, das für das Projekt verantwortlich ist, und vor allem der Projektmanager, der in der Lage sein muss, die Kosten effektiv zu kontrollieren. Es gibt jedoch verschiedene Techniken, die für diesen Zweck verwendet werden können.

Neben den Projektzielen, die der Projektmanager überwachen muss, ist die Kontrolle verschiedener Kosten auch eine sehr wichtige Aufgabe für jedes Projekt. Das Projektmanagement wäre überhaupt nicht effektiv, wenn ein Projektmanager in dieser Hinsicht versagt, da es im Wesentlichen bestimmen würde, ob Ihre Organisation einen Gewinn oder Verlust erzielen würde oder nicht.

Kostenkontrolltechniken

Im Folgenden sind einige der wertvollen und wesentlichen Techniken aufgeführt, die für eine effiziente Projektkostenkontrolle verwendet werden:

1 - Planung des Projektbudgets

Idealerweise müssen Sie zu Beginn der Planungssitzung ein Budget für das jeweilige Projekt erstellen. Mit diesem Budget müssten Sie Ihnen bei allen Zahlungen und Kosten helfen, die Ihnen während des Projektlebenszyklus entstehen. Die Aufstellung dieses Budgets erfordert daher viel Forschung und kritisches Denken.

Wie bei jedem anderen Budget müssten Sie immer Raum für Anpassungen lassen, da die Kosten während des gesamten Projektzeitraums möglicherweise nicht gleich bleiben. Die jederzeitige Einhaltung des Projektbudgets ist der Schlüssel zum Projektgewinn.

2 - Kosten im Auge behalten

Die Verfolgung aller tatsächlichen Kosten ist ebenso wichtig wie jede andere Technik. Hier ist es am besten, ein zeitbasiertes Budget zu erstellen. Auf diese Weise können Sie das Budget eines Projekts in jeder seiner Phasen verfolgen. Die tatsächlichen Kosten müssen anhand der im Haushaltsplan festgelegten periodischen Ziele nachverfolgt werden. Diese Ziele können monatlich oder wöchentlich oder sogar jährlich sein, wenn das Projekt lange dauert.

Es ist viel einfacher, damit zu arbeiten, als über ein gesamtes Budget für den gesamten Projektzeitraum zu verfügen. Wenn neue Arbeiten durchgeführt werden müssen, müssen Sie diesbezüglich Schätzungen vornehmen und prüfen, ob diese mit dem endgültigen Betrag im Budget berücksichtigt werden können. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise an den notwendigen Vorkehrungen für 'Änderungsanforderungen' arbeiten, bei denen der Kunde für die neue Arbeit oder die Änderungen bezahlt.

3 - Effektives Zeitmanagement

Eine andere effektive Technik wäre ein effektives Zeitmanagement. Obwohl diese Technik für verschiedene Managementbereiche gilt, ist sie im Hinblick auf die Projektkostenkontrolle sehr wichtig.

Der Grund dafür ist, dass die Kosten Ihres Projekts weiter steigen können, wenn Sie die Projektfristen nicht einhalten können. Je länger das Projekt dauert, desto höher sind die Kosten, was effektiv bedeutet, dass das Budget überschritten wird.

Der Projektmanager müsste sein Team ständig an die wichtigen Fristen des Projekts erinnern, um sicherzustellen, dass die Arbeiten pünktlich abgeschlossen werden.

4 - Projektänderungskontrolle

Die Kontrolle von Projektänderungen ist eine weitere wichtige Technik. Änderungskontrollsysteme sind wichtig, um mögliche Änderungen zu berücksichtigen, die im Verlauf des Projekts auftreten können.

Dies ist auf die Tatsache zurückzuführen, dass sich jede Änderung des Projektumfangs auf die Fristen der zu erbringenden Leistungen auswirkt. Daher können die Änderungen die Projektkosten erhöhen, indem der für das Projekt erforderliche Aufwand erhöht wird.

5 - Verwendung des verdienten Wertes

In ähnlicher Weise ist es sehr hilfreich, die Buchhaltungstechnik zu verwenden, die allgemein als „Earned Value“ bekannt ist, um den Wert der bisher durchgeführten Arbeiten zu ermitteln.

Dies ist besonders hilfreich für große Projekte und hilft Ihnen dabei, schnelle Änderungen vorzunehmen, die für den Erfolg des Projekts unbedingt erforderlich sind.

Die zusätzlichen Schritte zur Projektkostenkontrolle

Es ist ratsam, das Budget sowie die Trends und andere Finanzinformationen ständig zu überprüfen. Durch die regelmäßige Bereitstellung von Berichten über Projektfinanzdaten können Sie auch den Projektfortschritt verfolgen.

Dadurch wird sichergestellt, dass keine Mehrausgaben auftreten, da Sie nicht herausfinden möchten, wann es zu spät ist. Je früher das Problem gefunden wird, desto einfacher und schneller kann es behoben werden.

Alle Dokumente sollten auch in regelmäßigen Abständen den Prüfern zur Verfügung gestellt werden, die Sie auch auf mögliche Kostenrisiken hinweisen können.

Fazit

Während Ihrer Projektplanungssitzungen reicht es nicht aus, nur ein Projektbudget zu erstellen. Sie und Ihr Team müssten im Auge behalten, ob die Kosten nahe an den Zahlen im ursprünglichen Budget bleiben.

Sie müssen immer die Risiken berücksichtigen, die mit einer Kosteneskalation verbunden sind, und dies so gut wie möglich verhindern. Verwenden Sie dazu die oben erläuterten Techniken und überwachen Sie ständig die Projektkosten.

Einführung

Ein Projektstart-Meeting ist die beste Gelegenheit für einen Projektmanager, sein Team zu stärken. Während dieses Treffens kann das Projektmanagement ein Gefühl für ein gemeinsames Ziel entwickeln und beginnen, jeden Einzelnen zu verstehen.

Obwohl ein Projektstart-Meeting ein einfaches Meeting mit allen Beteiligten des Projekts zu sein scheint, erfordert ein erfolgreiches Projektstart-Meeting eine ordnungsgemäße Planung.

Die folgenden Schritte sind einige der wichtigen Vorbereitungspunkte für ein erfolgreiches Projektstart-Meeting. Diese Schritte helfen Ihnen, konzentriert zu bleiben, Führung aufzubauen und zu demonstrieren und einzelne Mitglieder in das Projektteam zu integrieren.

Die Agenda

Eine starke und klare Agenda ist ein Muss für ein Projektstart-Meeting. Wenn Sie keine Ahnung haben, wie die Tagesordnung aussehen soll, fragen Sie Ihre erfahrenen Untergebenen oder besorgen Sie sich einige der Tagesordnungen, die von anderen für frühere Auftaktsitzungen verwendet wurden.

Die Agenda umfasst normalerweise den Zweck des Projekts, die Ergebnisse und Ziele, die wichtigsten Erfolgsfaktoren des Projekts, den Kommunikationsplan und den Projektplan.

Stellen Sie vor dem Projektstart-Meeting sicher, dass Sie die Meeting-Agenda an alle Teilnehmer verteilen.

Auf diese Weise wissen alle Teilnehmer, welche Struktur sie haben und was sie am Ende des Meetings erreichen können.

Anfangen

Wenn das Meeting beginnt, sollte der Projektmanager das Meeting leiten. Als nächstes sollten alle Teilnehmer begrüßt werden und eine Runde der Selbsteinführung stattfinden.

Obwohl Sie die Besprechungsagenda bereits mit den Teilnehmern geteilt haben, führen Sie sie kurz durch die Tagesordnung und geben Sie eine kurze Einführung zu jedem Tagesordnungspunkt.

Achten Sie stärker auf die Einführung der Projektrollen und betonen Sie die Gründe, warum die Begriff Mitglieder den jeweiligen Rollen zugewiesen wurden.

Wenn es Leute gibt, die gestreckte Rollen spielen, bestätigen Sie dies. Wenn Sie all diese Dinge tun, gehen Sie nicht ins Detail. Der Zweck dieses Treffens ist es, alle auf dieselbe Plattform zu bringen.

Projektpräsentation

Sobald der Ton festgelegt ist, präsentieren Sie die Agenda strukturiert. Sprechen Sie zunächst über die Projektannahmen und wie Sie den Projektplan entwickelt haben.

Präsentieren Sie Ihre Argumentation hinter dem Plan und vermitteln Sie die Botschaft, dass Sie im Verlauf des Projekts offen für Vorschläge sind. Gehen Sie jede Aufgabe im Projektplan durch und arbeiten Sie sie ausreichend aus.

Betonen Sie die Tatsache, dass sich der Projektplan und der Zeitplan noch in der Anfangsphase befinden und dass Sie die Unterstützung aller erwarten, um ihn fertigzustellen.

Identifizieren und erkennen Sie mögliche Engpässe oder herausfordernde Aufgaben im Projektplan.

Erwartungen setzen

Legen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für regelmäßige Besprechungen fest, um über den Projektfortschritt zu sprechen. Betonen Sie die Notwendigkeit der Teilnahme aller an den regelmäßigen Treffen.

Teamwork ist eine der wichtigsten Erwartungen. Sie müssen die Teamarbeit näher erläutern und einige Teamarbeitsaktivitäten unmittelbar nach dem Projektstart planen.

Sprechen Sie über die zeitkritische Natur des Projekts und darüber, wie die Blätter während des Projektzeitraums gewährt werden.

Wenn das Projekt lange Arbeitszeiten erfordert, ist es eine gute Strategie, sie im Voraus zu informieren und ihnen zu zeigen, wie Sie ihnen helfen können, die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.

Ermächtigen Sie die Teammitglieder während des Meetings, bestimmte Aufgaben auszuführen und sie verantwortlich zu machen.

Kommunikationsplan

Kommunikation ist einer der Hauptaspekte eines Projekts. Daher sollte das Projektstart-Meeting den Kommunikationsplan für das Projekt stärker hervorheben.

Dies umfasst normalerweise die Besprechungen und Eskalationspfade. Im Folgenden sind einige der Treffen aufgeführt, die während des Projektlebenszyklus stattfinden:

• Wöchentliche Statusbesprechung

• Aktualisierungen des Projektplans

• Aufgaben- und Aktivitätsplanungssitzungen

• Management-Updates

Darüber hinaus können Sie die anderen Kommunikationskanäle wie E-Mail-Kommunikation, Foren usw. hervorheben.

Feedback und Abschluss

Öffnen Sie am Ende des Kick-off-Meetings eine Q & A-Sitzung, in der sich die Teammitglieder frei äußern können.

Wenn die Zeit nicht ausreicht, um alle Teammitglieder zu unterstützen, bitten Sie sie, ihre Fragen und ihr Feedback per E-Mail zu senden. Sobald Sie sich diese E-Mails angesehen haben, können Sie eine weitere Diskussion einrichten, um diese zu beheben.

Ziehen Sie ein geplantes Meeting niemals zu stark, da dies ein schlechtes Beispiel sein könnte. Fassen Sie die Besprechung zusammen, bevor alle abreisen, und rufen Sie die Aktionselemente und die nächsten Schritte auf.

Fazit

Abschließend gibt es vier Hauptbereiche, die bei der Abhaltung von Projektstartsitzungen hervorgehoben werden sollten.

• Seien Sie auf das Kick-off-Meeting vorbereitet. Demonstrieren Sie Ihre Fähigkeit zu organisieren und zu führen.

• Stärken Sie Ihre Teammitglieder. Weisen Sie ihnen Verantwortlichkeiten zu.

• Teamarbeit entwickeln und fördern.

• Demonstrieren Sie Ihre Führungsqualitäten.

Einführung

Die Projekte unterscheiden sich in Bezug auf Zweck, Kosten, Umfang und Zeitplan.

Sie alle haben jedoch gemeinsame Merkmale, und die aus einem Projekt gewonnenen Erkenntnisse können, sofern die Umstände dies zulassen, problemlos in ein anderes Projekt integriert werden.

Einige der so gesammelten Erfahrungen werden unten offenbart. Dies ist keineswegs eine ausführliche Liste aller gewonnenen Erkenntnisse aus dem Projekt, sondern einige der wichtigsten werden hiermit aufgeführt:

20 nützliche Projektlektionen

• Der Erfolg eines Projekts hängt weitgehend von den Fähigkeiten und Stärken der beteiligten Personen ab. Daher muss ein Projekt eine engagierte, talentierte Gruppe von Personen haben, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

• Zusammen mit Führungsqualitäten muss sich der Projektmanager der Stärken und Schwächen seiner Mitarbeiter bewusst sein, damit die Talente genutzt und die Defizite zum Nutzen des Projekts heruntergespielt werden.

• Ein Meisterteam und ein Team von Champions sind in der Tat unterschiedlich. Ersteres würde zu einem erfolgreichen Projekt führen, während letzteres einem Ego-Konflikt nachgeben würde, der jeweils ein individuelles Ziel verfolgt.

• Es lohnt sich zu wissen, wer die Entscheidungsträger sind. Solche Personen sind möglicherweise nicht immer gut sichtbar, aber sie werden das Sagen haben, so dass die Entwicklung einer starken Kommunikationslinie mit solchen Personen auf lange Sicht Vorteile bringt.

• Wenn Sie über das Wissen und die Erfahrung verfügen, um eine Entscheidung zu treffen, sollten Sie weitermachen, ohne zu erwarten, dass Top-Manager Sie auf Schritt und Tritt füttern.

• Aufschub funktioniert nicht. Nach der Aufnahme der relevanten Informationen müssen Entscheidungen getroffen werden. Falsche Entscheidungen können gerettet werden, wenn sie früh entdeckt werden. Richtige Entscheidungen können jedoch nicht verschoben werden. Also, Carpe Diem (nutze den Tag), wie es die populäre Maxime befürwortet.

• Wenn Dinge schief gehen, wie sie es immer tun werden; Ausreden werden nicht funktionieren. Finden Sie stattdessen eine alternative Vorgehensweise oder Abhilfemaßnahmen. Schuldzuweisungen führen nur zu Meinungsverschiedenheiten und Feindseligkeiten. Die Suche nach Lösungen bringt das Team zusammen.

• Seien Sie proaktiv in Ihrem Ansatz. Die Reaktivität ist einfach nicht gut genug.

• Sei offen für Veränderungen. Manchmal stellen Sie möglicherweise fest, dass die Dinge, die Sie mitbekommen haben, zu diesem Zeitpunkt unter diesen spezifischen Bedingungen möglicherweise nicht korrekt sind.

• Wissen, welche Ressourcen verfügbar sind. Nicht nur diejenigen, für die Sie zuständig sind, sondern auch diejenigen, die im Ermessen anderer Teams liegen. Manchmal helfen andere gerne weiter. Immerhin das Gunst Bankkonzept , das umgangssprachlich bezeichnet wird als ‚Sie meinen Rücken kratzen , und ich werde Sie kratzen‘ Philosophie, in der Geschäftswelt zu offensichtlich ist.

• Papierkram und Dokumentation sind für Berichtszwecke erforderlich. Wenn Sie jedoch Entscheidungen treffen und sich zu sehr auf Daten verlassen, die sich innerhalb eines überraschend kurzen Zeitraums geändert haben, zahlt sich dies nur wenig aus, insbesondere in einem unvorhersehbaren Umfeld.

• Kennen Sie Ihren Kunden und kennen Sie die Ziele des vorliegenden Projekts. Wenn wesentliche Änderungen vorgenommen werden müssen, tun Sie dies, aber denken Sie daran, dass Sie zuerst den Kunden konsultieren müssen.

• Respektieren Sie Ihren Anführer und seine Entscheidungen. Manchmal stimmen Sie diesen möglicherweise nicht zu. Das ist gut. Bringen Sie Ihre Einwände zum Ausdruck, insbesondere wenn sie angemessen sind. Aber sobald eine Aktion beschlossen wurde, unterstützen Sie sie und versuchen Sie, sie zum Erfolg zu führen, auch wenn dies Ihrer Vorstellung widerspricht, was hätte getan werden sollen.

• Berücksichtigen Sie alle bekannten Fakten. Versuchen Sie, einen Sinn daraus zu machen, aber zwingen Sie Szenarien nicht blind in eine vorher festgelegte Form. Solche Szenarien mögen vorher richtig gewesen sein und werden höchstwahrscheinlich wieder richtig sein, aber vielleicht einfach nicht in diesem Fall.

• Haben Sie keine Angst, kalkulierte Risiken einzugehen. Wie das Sprichwort sagt, ist ein Schiff im Hafen sicher, aber dafür wurden keine Schiffe gebaut .

• Wenn etwas schief geht, wissen Sie, an wen Sie sich wenden können, um Hilfe zu erhalten.

• Geben Sie Informationen immer an diejenigen weiter, die sie benötigen. Dies ist nicht die Zeit oder der Ort, um einen Vorteil gegenüber einem anderen zu erzielen, indem wichtige Daten nahe an Ihrer Brust aufbewahrt werden. Menschen, die wissen, was von ihnen erwartet wird und die Mittel dazu haben, werden eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Projekts spielen.

• Nutzen Sie moderne Technologie und bewährte Managementfähigkeiten zu Ihrem Vorteil.

• Gute Kommunikation ist das, was verhindert, dass Fehler zu Fehlern werden. Fehler passieren und eine Wiederherstellung ist immer möglich. Aber das Scheitern ist eine Sackgasse.

• Eile nicht blind in Entscheidungen. Vor der Entscheidungsfindung müssen die Umstände sorgfältig überlegt werden. Dies spart auf lange Sicht Zeit, da die Notwendigkeit einer erneuten Arbeit minimiert wird.

Fazit

Wiederholte Fehler werden am besten vermieden. Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Projekt sollten dokumentiert werden, damit zukünftige Teamleiter die Lernerfahrung anderer nutzen können, um die gleichen Fallstricke selbst zu vermeiden.

Einführung

Um Ziele und geplante Ergebnisse innerhalb eines definierten Zeitplans und Budgets zu erreichen, verwendet ein Manager ein Projekt. Unabhängig davon, in welchem ​​Bereich oder in welchem ​​Gewerbe, gibt es eine Reihe von Methoden, die den Managern in jeder Phase eines Projekts von der Initiierung über die Implementierung bis zum Abschluss helfen. In diesem Tutorial werden wir versuchen, die am häufigsten verwendeten Projektmanagementmethoden zu diskutieren.

Eine Methodik ist ein Modell, das Projektmanager für die Konzeption, Planung, Implementierung und Erreichung ihrer Projektziele verwenden. Es gibt verschiedene Projektmanagementmethoden, von denen verschiedene Projekte profitieren.

Zum Beispiel gibt es eine spezielle Methode, mit der die NASA eine Raumstation baut, während die Marine eine andere Methode zum Bau von U-Booten verwendet. Daher gibt es verschiedene Projektmanagementmethoden, die auf die Anforderungen verschiedener Projekte in verschiedenen Geschäftsbereichen zugeschnitten sind.

Projektmethoden

Im Folgenden sind die am häufigsten verwendeten Projektmanagementmethoden in der Projektmanagementpraxis aufgeführt:

1 - Adaptives Projekt-Framework

Bei dieser Methodik ist der Projektumfang eine Variable. Darüber hinaus sind Zeit und Kosten Konstanten für das Projekt. Daher wird während der Projektausführung der Projektumfang angepasst, um den maximalen Geschäftswert aus dem Projekt zu erhalten.

2 - Agile Softwareentwicklung

Die agile Softwareentwicklungsmethode ist für ein Projekt gedacht, das extreme Flexibilität bei den Anforderungen erfordert. Die Hauptmerkmale von Agile sind die kurzfristigen Bereitstellungszyklen (Sprints), die agilen Anforderungen, die dynamische Teamkultur, die weniger restriktive Projektsteuerung und die Betonung der Echtzeitkommunikation.

3 - Kristallmethoden

Bei der Kristallmethode erhalten die Projektprozesse eine niedrige Priorität. Anstelle der Prozesse konzentriert sich diese Methode mehr auf Teamkommunikation, Fähigkeiten der Teammitglieder, Menschen und Interaktion. Kristallmethoden fallen unter die Kategorie Agilität.

4 - Dynamisches Systementwicklungsmodell (DSDM)

Dies ist der Nachfolger der Rapid Application Development (RAD) -Methode. Dies ist auch eine Teilmenge der agilen Softwareentwicklungsmethode und bietet Informationen zu Schulungen und Dokumenten, die diese Methode unterstützt. Diese Methode betont mehr die aktive Beteiligung der Benutzer während des Projektlebenszyklus.

5 - Extreme Programmierung (XP)

Die Senkung der Kosten für Anforderungsänderungen ist das Hauptziel extremer Programmierung. XP legt Wert auf feines Feedback, kontinuierlichen Prozess, gemeinsames Verständnis und das Wohlergehen der Programmierer. In XP sind keine detaillierten Anforderungsspezifikationen oder Softwarearchitekturen erstellt.

6 - Feature Driven Development (FDD)

Diese Methodik konzentriert sich mehr auf einfache und genau definierte Prozesse, kurze iterative und funktionsgesteuerte Bereitstellungszyklen. Die gesamte Planung und Ausführung in diesem Projekttyp erfolgt basierend auf den Funktionen.

7 - Infrastrukturbibliothek für Informationstechnologie (ITIL)

Diese Methode ist eine Sammlung von Best Practices im Projektmanagement. ITIL deckt einen breiten Aspekt des Projektmanagements ab, der von der Ebene des Organisationsmanagements ausgeht.

8 - Gemeinsame Anwendungsentwicklung (JAD)

Die frühzeitige Einbeziehung des Kunden in die Projektaufgaben wird durch diese Methodik unterstrichen. Das Projektteam und der Kunde führen gemeinsam JAD-Sitzungen durch, um den Beitrag des Kunden zu erhalten. Diese JAD-Sitzungen finden während des gesamten Projektlebenszyklus statt.

9 - Lean Development (LD)

Lean Development konzentriert sich auf die Entwicklung von Change-Tolerance-Software. Bei dieser Methode hat die Zufriedenheit des Kunden höchste Priorität. Das Team ist motiviert, den höchsten Wert für das vom Kunden gezahlte Geld zu bieten.

10 - PRINCE2

PRINCE2 verfolgt einen prozessbasierten Ansatz für das Projektmanagement. Diese Methodik basiert auf acht übergeordneten Prozessen.

11 - Schnelle Anwendungsentwicklung (RAD)

Diese Methode konzentriert sich auf die schnellere Entwicklung von Produkten mit höherer Qualität. Wenn es darum geht, Anforderungen zu sammeln, wird die Workshop-Methode verwendet. Prototyping wird verwendet, um klare Anforderungen zu erhalten und die Softwarekomponenten wiederzuverwenden, um die Entwicklungszeiten zu beschleunigen.

Bei dieser Methode werden alle Arten der internen Kommunikation als informell betrachtet.

12 - Rational Unified Process (RUP)

RUP versucht, alle positiven Aspekte moderner Softwareentwicklungsmethoden zu erfassen und in einem Paket anzubieten. Dies ist eine der ersten Projektmanagementmethoden, die einen iterativen Ansatz für die Softwareentwicklung vorschlug.

13 - Scrum

Dies ist eine agile Methode. Das Hauptziel dieser Methodik besteht darin, die Teamproduktivität dramatisch zu verbessern, indem jede mögliche Belastung beseitigt wird. Scrum-Projekte werden von einem Scrum-Master verwaltet.

14 - Spirale

Die Spiralmethode ist das erweiterte Wasserfallmodell mit Prototyping. Diese Methode wird anstelle des Wasserfallmodells für große Projekte verwendet.

15 - Systementwicklungslebenszyklus (SDLC)

Dies ist ein konzeptionelles Modell, das in Softwareentwicklungsprojekten verwendet wird. Bei dieser Methode besteht die Möglichkeit, zwei oder mehr Projektmanagementmethoden zu kombinieren, um das beste Ergebnis zu erzielen. SDLC legt auch großen Wert auf die Verwendung von Dokumentation und hat strenge Richtlinien dazu.

16 - Wasserfall (traditionell)

Dies ist das Legacy-Modell für Softwareentwicklungsprojekte. Diese Methode ist seit Jahrzehnten in der Praxis, bevor die neuen Methoden eingeführt wurden. In diesem Modell hat der Entwicklungslebenszyklus feste Phasen und lineare Zeitleisten. Dieses Modell ist nicht in der Lage, die Herausforderungen im Bereich der modernen Softwareentwicklung zu bewältigen.

Fazit

Die Auswahl der am besten geeigneten Projektmanagementmethode könnte eine schwierige Aufgabe sein. Bei der Auswahl eines geeigneten Faktoren sollten Sie einige Dutzend Faktoren berücksichtigen. Jede Projektmanagementmethode hat ihre eigenen Stärken und Schwächen.

Daher gibt es keine gute oder schlechte Methodik, und was Sie befolgen sollten, ist die am besten geeignete für Ihre Projektmanagementanforderungen.

Einführung

Wenn Organisationen wachsen, richten sie verschiedene Einheiten ein, um die jeweiligen Praktiken zu steuern.

Das Project Management Office (PMO) ist die Einheit, die zur Steuerung der Prozesse, Praktiken, Tools und anderen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Projektmanagement in einer Organisation erstellt wurde.

Dieses Büro (Team) definiert und pflegt die Standards für das Projektmanagement in der Organisation.

In der Regel setzt das Management der Organisation ein Expertenteam auf dem Gebiet des Projektmanagements ein, um das Projektmanagementbüro zu leiten.

Die Organisation sucht nach Qualifikationen wie PMI-Zertifizierungen und verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Verwaltung großer Projekte, wenn sie Personen für das Projektmanagementbüro auswählt.

Aufbau eines Projektmanagementbüros

Aufgrund der Komplexität der gegenwärtigen Projekte sollte die Projektmanagementfunktion eine ausgereifte und optimierte Praxis sein.

Daher suchen Unternehmen nach besseren Möglichkeiten zur Verwaltung der Projekte, um die Gewinnmargen zu maximieren. Zu diesem Zweck befassen sich Unternehmen mit Prozessoptimierung, Produktivitätssteigerung und dem Aufbau ihres Geschäftsergebnisses.

Da die Projektmanagementfunktion viele Parameter umfasst (z. B. Personen, Technologie, Kommunikation und Ressourcen), kann die Steuerung der Projektmanagementfunktion durch die Geschäftsleitung riskant sein.

Daher ist ein Projektmanagementbüro die ideale Lösung für den Aufbau und die Aufrechterhaltung der Projektmanagementpraxis als fähige Funktion der Organisation.

Die Implementierung eines Projektmanagementbüros ist mit jedem anderen organisatorischen Änderungsprojekt identisch. Daher wird es mit einer starken und starren Methodik mit viel Erfahrung angegangen.

Es gibt eine Reihe von Schlüsselschritten beim Aufbau eines Projektmanagementbüros, und PMBOK (Project Management Body of Knowledge) kann eine hervorragende Referenz für diesen Zweck sein.

Ist es ein Overhead?

Einige traditionelle Organisationen betrachten das Projektmanagementbüro als Overhead. Dies ist hauptsächlich auf die Tatsache zurückzuführen, dass die Organisation klein genug ist, wenn kein expliziter Bedarf an einem Projektmanagementbüro besteht.

In solchen Organisationen kann die Geschäftsleitung die Projektmanagementpraxis regeln. Für den Rest der Organisationen, in denen es große Projekte gibt, ist ein Projektmanagementbüro viel mehr als ein Overhead.

Derzeit befindet sich die Weltwirtschaft in einer Rezession. Daher versuchen viele Unternehmen, Kosten zu senken, um im Unternehmensumfeld zu bleiben.

Der Personalabbau und die Schließung von Abteilungen sind unter anderem zwei beliebte Optionen. In solchen Fällen ist das Projektmanagementbüro ein leichtes Opfer geworden, da es dem Unternehmensergebnis keine Zahl hinzufügt.

Daher ist es für die Projektmanagementbüros zu einer Herausforderung geworden, ihre Arbeit gegenüber dem oberen Management zu rechtfertigen.

Die Vorteile eines PMO

Projektmanagement ist eine der Schlüsselfunktionen einer Organisation. Daher könnte die Verfeinerung der Prozesse im Zusammenhang mit dem Projektmanagement einen großen Mehrwert für das Unternehmensergebnis bedeuten.

Genau das macht ein erfolgreiches Projektmanagementbüro.

Warum schlägt PMO fehl?

Basierend auf den historischen Statistiken arbeitet nur ein Drittel der Projektmanagementbüros und der Rest funktioniert nicht wie erwartet.

Dies ist eines der Hauptprobleme, mit denen die Geschäftsleitung konfrontiert ist, wenn sie beschließt, ein Projektmanagementbüro für eine Organisation einzurichten. Das Management zweifelt von Anfang an am Erfolg des Projektmanagementbüros.

Einer der Hauptgründe für das Scheitern des Projektmanagementbüros ist der Mangel an Unterstützung durch die Geschäftsleitung. In den meisten Fällen verfügt die Geschäftsleitung nicht über ausreichende Kenntnisse zur Unterstützung und Führung eines Projektmanagementbüros.

Zweitens führt die Unfähigkeit des Projektmanagementbüros zu Fehlern. Dies ist hauptsächlich auf die Personen und Ressourcen zurückzuführen, die dem Projektmanagementbüro zugewiesen sind.

Fazit

Das Projektmanagementbüro ist eine der Einheiten, die großen Unternehmen langfristig einen Mehrwert bieten wird. Ein Projektmanagementbüro kann für kleinere Organisationen ein Overhead sein, und eine solche Einrichtung kann als Fehlschlag enden.

Ein erfolgreiches Projektmanagementbüro kann die Produktivität der Projektteams steigern und zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Darüber hinaus kann es die Organisation zu einer ausgereifteren und leistungsfähigeren Einheit machen.

Einführung

Projektmanagement ist einer der kritischen Prozesse eines jeden Projekts. Dies liegt daran, dass das Projektmanagement der Kernprozess ist, der alle anderen Projektaktivitäten und -prozesse miteinander verbindet.

Wenn es um die Aktivitäten des Projektmanagements geht, gibt es viele. Diese zahlreichen Projektmanagementaktivitäten lassen sich jedoch in fünf Hauptprozesse einteilen.

Schauen wir uns die fünf wichtigsten Projektmanagementprozesse im Detail an.

1 - Projektinitiierung

Die Projektinitiierung ist der Ausgangspunkt eines jeden Projekts. In diesem Prozess finden alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Gewinn eines Projekts statt. Normalerweise ist die Hauptaktivität dieser Phase der Vorverkauf.

Während des Vorverkaufszeitraums beweist der Dienstleister dem Kunden die Berechtigung und Fähigkeit, das Projekt abzuschließen, und gewinnt schließlich das Geschäft. Dann kommt die detaillierte Anforderungserfassung als nächstes.

Während der Aktivität zum Sammeln von Anforderungen werden alle Kundenanforderungen gesammelt und zur Implementierung analysiert. In dieser Aktivität können Verhandlungen stattfinden, um bestimmte Anforderungen zu ändern oder bestimmte Anforderungen insgesamt zu entfernen.

Normalerweise endet der Projektinitiierungsprozess mit der Abnahme der Anforderungen.

2 - Projektplanung

Die Projektplanung ist einer der wichtigsten Projektmanagementprozesse. Wenn das Projektmanagementteam diesen Schritt falsch macht, kann dies in den nächsten Projektphasen schwerwiegende negative Folgen haben.

Daher muss das Projektmanagementteam diesem Prozess des Projekts detaillierte Aufmerksamkeit widmen.

In diesem Prozess wird der Projektplan abgeleitet, um die Projektanforderungen wie Anforderungsumfang, Budget und Zeitrahmen zu berücksichtigen. Sobald der Projektplan abgeleitet ist, wird der Projektplan entwickelt.

Abhängig vom Budget und dem Zeitplan werden die Ressourcen dann dem Projekt zugewiesen. Diese Phase ist die wichtigste Phase, wenn es um Projektkosten und -aufwand geht.

3 - Projektdurchführung

Nachdem alle Formalitäten erledigt sind, führt das Projektmanagement in dieser Phase das Projekt aus, um die Projektziele zu erreichen.

Bei der Ausführung führt jedes Mitglied des Teams innerhalb der vorgegebenen Frist für jede Aktivität seine eigenen Aufgaben aus. Der detaillierte Projektplan wird zur Verfolgung des Projektfortschritts verwendet.

Während der Projektdurchführung sind viele Berichtsaktivitäten durchzuführen. Die Geschäftsleitung des Unternehmens benötigt tägliche oder wöchentliche Statusaktualisierungen des Projektfortschritts.

Darüber hinaus möchte der Kunde möglicherweise auch den Fortschritt des Projekts verfolgen. Während der Projektdurchführung ist es ein Muss, den Aufwand und die Kosten des Projekts zu verfolgen, um festzustellen, ob das Projekt in die richtige Richtung voranschreitet oder nicht.

Zusätzlich zur Berichterstellung müssen während der Projektausführung mehrere Lieferungen erfolgen. In der Regel handelt es sich bei Projektlieferungen nicht um einmalige Lieferungen am Ende des Projekts. Stattdessen werden die Lieferungen über den gesamten Projektdurchführungszeitraum verteilt und nach vereinbarten Fristen geliefert.

4 - Kontrolle und Validierung

Während des Projektlebenszyklus sollten die Projektaktivitäten gründlich kontrolliert und validiert werden. Das Controlling kann hauptsächlich durch Einhaltung der ursprünglichen Protokolle wie Projektplan, Qualitätssicherungstestplan und Kommunikationsplan für das Projekt erfolgen.

Manchmal kann es Fälle geben, die von solchen Protokollen nicht abgedeckt werden. In solchen Fällen sollte der Projektmanager angemessene und notwendige Messungen durchführen, um solche Situationen zu kontrollieren.

Die Validierung ist eine unterstützende Aktivität, die vom ersten bis zum letzten Tag eines Projekts ausgeführt wird. Jede Aktivität und Lieferung sollte ihre eigenen Validierungskriterien haben, um das erfolgreiche Ergebnis oder den erfolgreichen Abschluss zu überprüfen.

Wenn es um Projektlieferungen und -anforderungen geht, unterstützt ein separates Team namens "Qualitätssicherungsteam" das Projektteam bei Validierungs- und Verifizierungsfunktionen.

5 - Abschluss und Bewertung

Sobald alle Projektanforderungen erfüllt sind, ist es Zeit, das implementierte System zu übergeben und das Projekt abzuschließen. Wenn die Projektlieferungen den vom Kunden festgelegten Akzeptanzkriterien entsprechen, wird das Projekt vom Kunden ordnungsgemäß angenommen und bezahlt.

Sobald der Projektabschluss erfolgt ist, ist es Zeit, das gesamte Projekt zu bewerten. In dieser Bewertung werden die vom Projektteam gemachten Fehler identifiziert und die notwendigen Schritte unternommen, um sie in zukünftigen Projekten zu vermeiden.

Während des Projektevaluierungsprozesses stellt der Dienstleister möglicherweise fest, dass er die erwarteten Margen für das Projekt nicht erreicht und die zu Beginn geplanten Fristen überschritten hat.

In solchen Fällen ist das Projekt für den Dienstleister kein 100% iger Erfolg. Daher sollten solche Fälle sorgfältig untersucht werden und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um sie in Zukunft zu vermeiden.

Fazit

Projektmanagement ist ein verantwortungsbewusster Prozess. Der Projektmanagementprozess verbindet alle anderen Projektaktivitäten miteinander und schafft die Harmonie im Projekt.

Daher sollte das Projektmanagementteam über ein detailliertes Verständnis aller Projektmanagementprozesse und der Tools verfügen, die es für jeden Projektmanagementprozess verwenden kann.

Einführung

Projektmanagement ist eine der verantwortungsvollen Aufgaben in modernen Organisationen. Das Projektmanagement wird in vielen Arten von Projekten eingesetzt, von der Softwareentwicklung bis zur Entwicklung von Kampfflugzeugen der nächsten Generation.

Um ein Projekt erfolgreich auszuführen, sollte der Projektmanager oder das Projektmanagementteam durch eine Reihe von Tools unterstützt werden.

Diese Tools können speziell entwickelte Tools oder reguläre Produktivitäts-Tools sein, die für die Projektmanagementarbeit verwendet werden können.

Die Verwendung solcher Tools erleichtert den Projektmanagern normalerweise die Arbeit und standardisiert die Arbeit und die Routine eines Projektmanagers.

Im Folgenden sind einige der Tools aufgeführt, die von Projektmanagern in allen Bereichen verwendet werden:

Projektplan

Alle Projekte, die von einem Projektmanager verwaltet werden sollen, sollten einen Projektplan haben. Der Projektplan enthält viele Aspekte des auszuführenden Projekts.

Zunächst wird der Projektumfang detailliert beschrieben. Anschließend wird der Ansatz oder die Strategie beschrieben, mit der der Projektumfang und die Projektziele angesprochen werden.

Die Strategie ist der Kern des Projektplans. Die Strategie kann je nach Projektzweck und spezifischen Projektanforderungen variieren.

Die Ressourcenzuweisung und der Lieferplan sind zwei weitere Hauptkomponenten des Projektplans. Diese enthalten Einzelheiten zu jeder am Projekt beteiligten Aktivität sowie Informationen darüber, wer sie wann ausführt.

Dies sind wichtige Informationen für den Projektmanager sowie alle anderen Stakeholder des Projekts.

Meilenstein-Checkliste

Dies ist eines der besten Tools, mit denen der Projektmanager feststellen kann, ob er im Hinblick auf den Projektfortschritt auf dem richtigen Weg ist.

Der Projektmanager muss keine teure Software verwenden, um dies zu verfolgen. Der Projektmanager kann für diese Aufgabe eine einfache Excel-Vorlage verwenden.

Die Meilenstein-Checkliste sollte ein Live-Dokument sein, das ein- oder zweimal pro Woche aktualisiert werden sollte.

Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm zeigt den Projektplan und zeigt dem Projektmanager die Abhängigkeiten der einzelnen Aktivitäten. Gantt-Diagramme werden universell für jede Art von Projekt verwendet, von der Konstruktion bis zur Softwareentwicklung.

Obwohl das Ableiten eines Gantt-Diagramms recht einfach ist, ist es eine der komplexesten Aufgaben, wenn das Projekt an Hunderten von Aktivitäten beteiligt ist.

Es gibt viele Möglichkeiten, ein Gantt-Diagramm zu erstellen. Wenn das Projekt klein und einfach ist, können Sie Ihr eigenes Gantt-Diagramm in Excel erstellen oder eine Excel-Vorlage aus dem Internet herunterladen.

Wenn das Projekt einen hohen finanziellen Wert oder ein hohes Risiko aufweist, kann der Projektmanager Softwaretools wie MS Project verwenden.

Projektmanagement-Software

Mit der Einführung der Computertechnologie wurde eine Reihe von Softwaretools speziell für Projektmanagementzwecke entwickelt. MS Project ist ein solches Tool, das die Herzen von Projektmanagern auf der ganzen Welt erobert hat.

MS Project kann als eigenständiges Tool zur Verfolgung des Projektfortschritts oder zur Verfolgung komplexer Projekte verwendet werden, die in vielen geografischen Gebieten verteilt sind und von einer Reihe von Projektmanagern verwaltet werden.

Neben MS Project gibt es noch viele andere Softwarepakete für das Projektmanagement. Die meisten dieser Neuzugänge sind Online-Portale für Projektmanagementaktivitäten, über die die Projektmitglieder von überall aus auf Projektdetails und Fortschritte zugreifen können.

Projektberichte

Ein umfassender Mechanismus zur Projektüberprüfung ist ein hervorragendes Werkzeug für das Projektmanagement. Reifere Unternehmen haben tendenziell strengere und umfassendere Projektüberprüfungen als grundlegende, die von kleineren Organisationen durchgeführt werden.

Bei Projektüberprüfungen werden hauptsächlich der Projektfortschritt und die Einhaltung der Prozessstandards berücksichtigt. In der Regel werden Projektüberprüfungen von Projektprüfungen durch Dritte (intern oder extern) begleitet.

Die Nichteinhaltungen und Aktionselemente werden dann verfolgt, um sie zu vervollständigen.

Lieferbewertungen

Lieferprüfungen stellen sicher, dass die vom Projektteam geleisteten Lieferungen den Kundenanforderungen entsprechen und den allgemeinen Qualitätsrichtlinien entsprechen.

Normalerweise führen ein Drittanbieter-Team oder (interne) Vorgesetzte die Überprüfung der Lieferung durch, und die Hauptakteure der Projektabwicklung nehmen an dieser Veranstaltung teil.

Die Lieferüberprüfung kann entscheiden, die Lieferung aufgrund von Qualitätsstandards und Nichteinhaltung abzulehnen.

Wertungslisten

Wenn es um die Leistung des Projektteams geht, ist eine Scorecard die Möglichkeit, diese zu verfolgen. Jeder Projektmanager ist dafür verantwortlich, auf die Leistung der Teammitglieder zuzugreifen und diese dem oberen Management und der Personalabteilung zu melden.

Diese Informationen werden dann zu Werbezwecken sowie zur Personalentwicklung verwendet. Eine umfassende Scorekarte und Leistungsbewertung können das Teammitglied an die richtige Position bringen.

Fazit

Ein Projektmanager kann seinen Job nicht ohne geeignete Tools ausführen. Diese Tools müssen keine renommierte Software oder ähnliches sein, aber es können durchaus einfache und bewährte Techniken zur Verwaltung der Projektarbeit sein.

Ein solides Set an Projektmanagement-Tools macht die Arbeit der Projektmanager immer angenehm und produktiv.

Einführung

Das Projektmanagement-Dreieck wird von Managern verwendet, um die Schwierigkeiten zu analysieren oder zu verstehen, die durch die Implementierung und Ausführung eines Projekts entstehen können. Alle Projekte, unabhängig von ihrer Größe, unterliegen vielen Einschränkungen.

Obwohl es viele solcher Projektbeschränkungen gibt, sollten diese keine Hindernisse für eine erfolgreiche Projektdurchführung und für eine effektive Entscheidungsfindung sein.

Für jedes Projekt gibt es drei voneinander abhängige Hauptbeschränkungen. Zeit, Kosten und Umfang. Dies wird auch als Projektmanagement-Dreieck bezeichnet.

Lassen Sie uns versuchen, jedes Element des Projektdreiecks zu verstehen und dann den jeweiligen Herausforderungen zu begegnen.

Die drei Einschränkungen

Die drei Einschränkungen in einem Projektmanagement-Dreieck sind Zeit, Kosten und Umfang.

1 - Zeit

Die Aktivitäten eines Projekts können entweder kürzer oder länger dauern. Die Erledigung von Aufgaben hängt von einer Reihe von Faktoren ab, wie z. B. der Anzahl der am Projekt beteiligten Personen, der Erfahrung, den Fähigkeiten usw.

Zeit ist ein entscheidender Faktor, der unkontrollierbar ist. Andererseits kann die Nichteinhaltung der Fristen in einem Projekt nachteilige Auswirkungen haben. In den meisten Fällen ist der Hauptgrund für das zeitliche Scheitern von Unternehmen der Mangel an Ressourcen.

2 - Kosten

Sowohl für den Projektmanager als auch für die Organisation müssen bei der Durchführung eines Projekts geschätzte Kosten anfallen. Durch die Budgets wird sichergestellt, dass das Projekt unter bestimmten Kosten entwickelt oder umgesetzt wird.

Manchmal müssen Projektmanager zusätzliche Ressourcen zuweisen, um die Fristen einzuhalten und zusätzliche Projektkosten zu zahlen.

3 - Geltungsbereich

Scope befasst sich mit dem Ergebnis des durchgeführten Projekts. Dies besteht aus einer Liste der zu erbringenden Leistungen, die vom Projektteam bearbeitet werden müssen.

Ein erfolgreicher Projektmanager kann sowohl den Umfang des Projekts als auch jede Änderung des Umfangs, die sich auf Zeit und Kosten auswirkt, verwalten.

Qualität

Qualität ist kein Teil des Projektmanagement-Dreiecks, aber das ultimative Ziel jeder Lieferung. Daher bedeutet das Projektmanagement-Dreieck Qualität.

Viele Projektmanager sind der Meinung, dass „hohe Qualität mit hohen Kosten verbunden ist“, was bis zu einem gewissen Grad zutrifft. Durch die Verwendung von Ressourcen geringer Qualität zur Einhaltung der Projektfristen wird der Erfolg des Gesamtprojekts nicht sichergestellt.

Wie beim Umfang wird auch die Qualität ein wichtiges Ergebnis für das Projekt sein.

Sechs Stufen des Projektmanagements

Ein Projekt durchläuft während seines Lebenszyklus sechs Phasen, die im Folgenden aufgeführt sind:

• Project Definition - Dies bezieht sich auf die Definition der Ziele und Faktoren, die für den Erfolg des Projekts berücksichtigt werden müssen.

• Project Initiation - Dies bezieht sich sowohl auf die Ressourcen als auch auf die Planung vor Projektbeginn.

• Project Planning -Beschreibt den Plan, wie das Projekt ausgeführt werden soll. Hier ist das Projektmanagement-Dreieck unerlässlich. Es befasst sich mit Zeit, Kosten und Umfang des Projekts.

• Project Execution - Arbeiten, um das Ergebnis des Projekts zu liefern.

• Project Monitoring & Control - Ergreifen der erforderlichen Maßnahmen, damit der Projektablauf reibungslos verläuft.

• Project Closure - Akzeptanz der Ergebnisse und Einstellung der Ressourcen, die für die Ausführung des Projekts erforderlich waren.

Herausforderungen für Projektbeschränkungen bewältigen

Es ist immer erforderlich, die mit dem Projektdreieck verbundenen Herausforderungen während des Projektdurchführungszeitraums zu bewältigen. Projektmanager müssen verstehen, dass die drei im Projektmanagement-Dreieck beschriebenen Einschränkungen angepasst werden können.

Der wichtige Aspekt ist, damit umzugehen. Der Projektmanager muss ein Gleichgewicht zwischen den drei Einschränkungen herstellen, damit die Qualität des Projekts nicht beeinträchtigt wird.

Um die Einschränkungen zu überwinden, haben die Projektmanager verschiedene Methoden, um das Projekt am Laufen zu halten. Einige davon werden darauf beruhen, dass die Interessengruppen daran gehindert werden, den Umfang zu ändern, und dass die finanziellen und personellen Ressourcen begrenzt bleiben.

Die Rolle eines Projektmanagers basiert auf Verantwortung. Ein Projektmanager muss das Projekt von Anfang bis Ende überwachen und steuern.

Die folgenden Faktoren beschreiben die Rolle eines Projektmanagers:

• Der Projektmanager muss das Projekt definieren und die Aufgaben unter den Teammitgliedern aufteilen. Der Projektmanager muss auch wichtige Ressourcen beschaffen und Teamwork aufbauen.

• Der Projektmanager muss die für das Projekt erforderlichen Ziele festlegen und auf die Erreichung dieser Ziele hinarbeiten.

• Die wichtigste Aktivität eines Projektmanagers besteht darin, die Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

• Der Projektmanager muss die Risiken des Projekts bewerten und sorgfältig überwachen.

Erforderliche Fähigkeiten für einen Projektmanager

Um die mit dem Projektdreieck verbundenen Herausforderungen zu bewältigen und die Projektziele zu erreichen, muss der Projektmanager über eine Reihe von Fähigkeiten verfügen, darunter:

• Leadership

• Leute führen

• Negotiation

• Zeiteinteilung

• Effektive Kommunikation

• Planning

• Controlling

• Konfliktlösung

• Probleme lösen

Fazit

Projektmanagement wird sehr oft in einem Dreieck dargestellt. Ein erfolgreicher Projektmanager muss ein Gleichgewicht zwischen den dreifachen Einschränkungen halten, damit die Qualität des Projekts oder des Ergebnisses nicht beeinträchtigt wird.

Es stehen viele Tools und Techniken zur Verfügung, um den Herausforderungen im Zusammenhang mit den drei Einschränkungen zu begegnen. Ein guter Projektmanager verwendet geeignete Tools, um das Projekt erfolgreich auszuführen.

Einführung

Jede Organisation benötigt eine gute Führung, um alle ihre Projekte erfolgreich durchzuführen. Dies erfordert, dass die Organisation effiziente Projektmanager ernennt, die verschiedene Aufgaben ausführen, und natürlich das Projektmanagementteam anleitet und leitet und sie an einen Punkt bringt, an dem sie ein bestimmtes Projekt unter Berücksichtigung eines Ganzen effektiv abgeschlossen haben Last der Faktoren.

Um zu verstehen, wie das Projektmanagement reibungslos ablaufen kann, ist es wichtig, zunächst die Rolle und die vom Projektmanager ausgeführten Aufgaben zu identifizieren. Wer ist ein Projektmanager und warum ist er / sie so wichtig?

Die Rolle eines Projektmanagers

Die Rolle eines Projektmanagers umfasst im Wesentlichen die Abwicklung aller Aspekte des Projekts.

Dies umfasst nicht nur die Logistik, sondern auch die Planung, das Brainstorming und die Sicherstellung des Gesamtabschlusses des Projekts. Gleichzeitig werden Störungen vermieden und sichergestellt, dass das Projektmanagementteam gut zusammenarbeitet.

Die Ziele eines Projektmanagers

Das Folgende sollte das Hauptziel eines Projektmanagers sein, aber sie sind nicht auf die aufgeführten Ziele beschränkt, da dies sehr stark von der Situation abhängt:

(1) Fristen

Ein Projektmanager muss immer in der Lage sein, seine Rolle sehr effektiv wahrzunehmen.

Dies bedeutet, dass er / sie in den meisten Fällen gegen die Zeit laufen müsste, während die Uhr tickt. Alle Projekte hätten Fristen, daher ist es die Pflicht eines Projektmanagers, das Projekt bis zu diesem bestimmten Datum abzuschließen.

Es sollte beachtet werden, dass, obwohl der Projektmanager und sein Team zu Beginn möglicherweise einen Zeitplan erstellen, der perfekt erscheint, sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können und für die Projekte möglicherweise neue Strategien und mehr erforderlich sind Planung durchgeführt werden.

Zeit könnte daher ein großes Hindernis für einen Projektmanager sein, der sein Ziel erreicht. Als Projektmanager sollten Sie die Frist nie aus den Augen verlieren. Ihre Aufgabe wäre es, Ihr Team weiter zu drängen, um die Arbeit zu beenden und pünktlich zu liefern.

Denken Sie daran, dass die Zufriedenheit Ihrer Kunden oberste Priorität hat.

(2) Kundenzufriedenheit

Die Zufriedenheit des Kunden bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Arbeit schnell erledigen müssen, ohne sicherzustellen, dass die Standards eingehalten werden.

Der Ruf Ihrer Organisation hängt von der Qualität der Lieferung Ihrer Projekte ab. Dies ist ein weiterer Faktor, den Sie während des gesamten Projekts nicht aus den Augen verlieren sollten.

Ihre Aufgabe wäre es auch, die Teammitglieder immer wieder daran zu erinnern, dass Qualität der Schlüssel ist.

(3) Keine Budgetüberschreitung

Kein Projekt kann ohne die Vorbereitung des Budgets gestartet werden. Obwohl dies nur eine Prognose der anfallenden Kosten ist, ist es wichtig, dass dieses Budget nach sorgfältiger Recherche und Preisvergleich erstellt wird, um das Beste zu erzielen.

Sie müssten Möglichkeiten zur Kostensenkung in Betracht ziehen und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie die Anforderungen des Kunden erfüllen und die von Ihrem Unternehmen erwarteten Standards erfüllen.

Dieses Budget muss alle Kosten in Bezug auf Ausrüstung, Arbeitskräfte und alles andere enthalten. Sie müssen dann versuchen, sich immer an das Budget zu halten, obwohl es immer am besten ist, ein paar 100 Dollar für zusätzliche Kosten zuzulassen, die möglicherweise anfallen.

(4) Anforderungsdeckung

Ein weiteres Ziel eines Projektmanagers besteht darin, alle Anforderungen des Kunden zu erfüllen. Sie müssten daher alle Spezifikationen zur Hand haben und sie von Zeit zu Zeit durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

Wenn Unklarheiten hinsichtlich der Anforderungen bestehen, sollten Sie diese am Anfang löschen.

(5) Teammanagement

Während Sie sicherstellen müssten, dass alle Aspekte des Projekts beibehalten werden, sind Sie als Projektmanager auch für das Glück Ihres Teams verantwortlich.

Sie müssen bedenken, dass es die Anreize und Ermutigungen sind, die sie dazu bringen, härter zu arbeiten und die Arbeit pünktlich abzuschließen, wodurch Sie Ihre Ziele erreichen können.

Wenn die Teammitglieder mit der Art und Weise, wie die Dinge ausgeführt werden, unzufrieden sind, nimmt auch die Produktivität ab, was Sie weiter vom Erreichen Ihrer Ziele abhält. Es ist daher wichtig, immer eine herzliche, freundschaftliche Beziehung zu ihnen zu pflegen.

Die Kommunikation innerhalb des Teams sollte sehr effektiv sein. Sie sollten bereit sein, ihre Meinung zu äußern, während Sie auf ihre Vorschläge hören und erwägen, sie in das Projekt aufzunehmen.

Dies ist immerhin eine Teamleistung. Ihre Ziele in Bezug auf das Projekt sind auch ihre Ziele.

Fazit

Die Rolle eines Projektmanagers ist daher keine leichte Aufgabe. Es erfordert viel Verantwortung, da jedes der Ziele des Projekts erreicht werden muss, ohne zu viele Opfer zu bringen.

Wenn diese Ziele dem Projektmanagementteam zu Beginn dargelegt werden, kann sich die Erreichung der Ziele in keiner Weise verzögern, da jeder immer weiß, was er bis wann erreichen muss.

Einführung

Wenn viele Projekte von einer Organisation ausgeführt werden, ist es für die Organisation von entscheidender Bedeutung, ihr Projektportfolio zu verwalten. Dies hilft der Organisation, die Projekte zu kategorisieren und die Projekte an ihren Organisationszielen auszurichten.

Project Portfolio Management (PPM) ist ein Managementprozess mit Hilfe von Methoden, die der Organisation helfen sollen, Informationen zu erhalten und Projekte nach einer Reihe von Kriterien zu sortieren.

Ziele des Projektportfoliomanagements

Wie beim Finanzportfoliomanagement hat auch das Projektportfoliomanagement eigene Ziele. Diese Ziele sollen durch kohärente Teamplayer zu erwarteten Ergebnissen führen.

Wenn es um die Ziele geht, müssen die folgenden Faktoren umrissen werden.

• Die Notwendigkeit, ein beschreibendes Dokument zu erstellen, das wichtige Informationen wie den Namen des Projekts, den geschätzten Zeitrahmen, die Kosten und die Geschäftsziele enthält.

• Das Projekt muss regelmäßig evaluiert werden, um sicherzustellen, dass das Projekt sein Ziel erreicht und in seinem Verlauf bleibt.

• Auswahl der Teamplayer, die auf die Erreichung der Projektziele hinarbeiten.

Vorteile des Projektportfoliomanagements

Das Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass Projekte eine Reihe von Zielen haben, die bei Befolgung die erwarteten Ergebnisse erzielen. Darüber hinaus kann PPM verwendet werden, um Änderungen an der Organisation vorzunehmen, wodurch eine flexible Struktur innerhalb der Organisation in Bezug auf die Projektausführung geschaffen wird. Auf diese Weise stellt die Änderung keine Bedrohung für die Organisation dar.

Die folgenden Vorteile können durch ein effizientes Projektportfoliomanagement erzielt werden:

• Höhere Anpassungsfähigkeit an Veränderungen.

• Ständige Überprüfung und genaue Überwachung führen zu einer höheren Rendite.

• Die Perspektiven des Managements in Bezug auf das Projektportfoliomanagement werden als „Initiative für eine höhere Rendite“ angesehen. Daher wird dies nicht als nachteiliger Faktor für die Arbeit angesehen.

• Die Identifizierung von Abhängigkeiten ist einfacher zu identifizieren. Dadurch wird eine gewisse Ineffizienz vermieden.

• Vorteil gegenüber anderen Wettbewerbern (Wettbewerbsvorteil).

• Hilft, sich auf die Strategien zu konzentrieren, die dazu beitragen, die Ziele zu erreichen, anstatt sich auf das Projekt selbst zu konzentrieren.

• Die Verantwortlichkeiten der IT konzentrieren sich auf einen Teil des Geschäfts und nicht auf mehrere.

• Die Mischung aus IT- und Geschäftsprojekten wird als Beitrag zur Erreichung der organisatorischen Ziele angesehen.

Tools zur Projektportfoliomanagement

Es gibt viele Tools, die für das Projektportfoliomanagement verwendet werden können. Im Folgenden sind die wesentlichen Merkmale dieser Tools aufgeführt:

• Eine systematische Methode zur Bewertung von Projekten.

• Ressourcen müssen geplant werden.

• Kosten und Nutzen müssen im Blick behalten werden.

• Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse.

• Fortschrittsberichte von Zeit zu Zeit.

• Zugriff auf Informationen nach Bedarf.

• Kommunikationsmechanismus, der die notwendigen Informationen aufnimmt.

Techniken zur Messung von PPM

Es gibt verschiedene Techniken, mit denen der PPM-Prozess von Zeit zu Zeit gemessen oder unterstützt wird. Es gibt jedoch drei Arten von Techniken, die weit verbreitet sind:

• Heuristisches Modell.

• Wertungstechnik.

• Visuelle oder Mapping-Techniken.

Der Einsatz solcher Techniken sollte unter Berücksichtigung der Projekt- und Organisationsziele, der Ressourcenfähigkeiten und der Infrastruktur für das Projektmanagement erfolgen.

Warum sollten sich Projektmanager auf PPM konzentrieren?

PPM ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts sowie für die Identifizierung von Rückständen, falls diese auftreten sollten. Projektmanager sehen sich häufig einer schwierigen Situation gegenüber, die sich aus mangelnder Planung ergibt, und manchmal kann dies zu einem Projektrückzug führen.

Es liegt in der Hauptverantwortung der Projektmanager, sicherzustellen, dass genügend Ressourcen für die von einer Organisation durchgeführten Projekte verfügbar sind. Durch geeignete Ressourcen wird sichergestellt, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen und ohne Kompromisse bei der Qualität geliefert wird.

Projektmanager möchten möglicherweise auch an Projekten arbeiten, denen eine Organisation höchste Priorität und Wert einräumt. Auf diese Weise können Projektmanager Qualitätsprojekte, die sie durchgeführt haben, liefern und unterstützen. PPM stellt sicher, dass diese Ziele des Projektmanagements erreicht werden.

Das Fünf-Fragen-Modell

Das Fünf-Fragen-Modell des Projektportfoliomanagements zeigt, dass der Projektmanager vor Beginn und während der Projektdurchführung fünf wesentliche Fragen beantworten muss.

Die Antworten auf diese Fragen bestimmen den Erfolg der Projektdurchführung.

Fazit

Das Projektportfoliomanagement zielt darauf ab, Ineffizienzen bei der Durchführung eines Projekts zu reduzieren und potenzielle Risiken zu eliminieren, die aufgrund fehlender verfügbarer Informationen oder Systeme auftreten können.

Es hilft der Organisation, ihre Projektarbeit auf die Projekte abzustimmen und gleichzeitig ihre Ressourcen maximal zu nutzen.

Daher müssen alle Projektmanager der Organisation ein Bewusstsein für das Portfolio-Management des Organisationsprojekts haben, um bei der Ausführung der jeweiligen Projekte zu den Organisationszielen beitragen zu können.

Einführung

Jedes Projekt liefert am Ende der Projektausführung etwas. Bei der Projektinitiierung definieren das Projektmanagement und der Kunde gemeinsam die Ziele und Lieferungen des Projekts sowie die Zeitpläne für die Fertigstellung.

Während der Projektdurchführung werden eine Reihe von Projektlieferungen durchgeführt. Alle diese Lieferungen sollten bestimmten Qualitätsstandards (Industriestandards) sowie spezifischen Kundenanforderungen entsprechen.

Daher sollte jede dieser Lieferungen vor der Lieferung an den Kunden validiert und verifiziert werden. Dafür sollte es eine Qualitätssicherungsfunktion geben, die vom Anfang bis zum Ende des Projekts läuft.

Wenn es um die Qualität geht, ist nicht nur die Qualität der Lieferungen am wichtigsten. Die Prozesse oder Aktivitäten, die Ergebnisse liefern, sollten auch bestimmten Qualitätsrichtlinien entsprechen.

Wenn die Prozesse und Aktivitäten, die die zu erbringenden Leistungen erbringen, nicht ihren eigenen Qualitätsstandards (Prozessqualitätsnormen) entsprechen, besteht grundsätzlich eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass die zu erbringenden Leistungen nicht den Qualitätsstandards für die Lieferung entsprechen.

Um alle Qualitätsanforderungen, Standards und Qualitätssicherungsmechanismen in einem Projekt zu berücksichtigen, entwickelt das Projektteam ein Dokument mit dem Namen „Projektqualitätsplan“. Dieser Plan fungiert als Qualitätsbibel für das Projekt, und alle Projektbeteiligten sollten sich an den Projektqualitätsplan halten.

Die Komponenten eines Projektqualitätsplans

Abhängig von der Art der Branche und der Art des Projekts können die Komponenten oder Bereiche, auf die sich ein Qualitätsplan bezieht, variieren. Es gibt jedoch einige Komponenten, die in jeder Art von Qualitätsplan enthalten sind.

Lassen Sie uns einen Blick auf die wichtigsten Merkmale eines Projektqualitätsplans werfen.

Verantwortung des Managements

Dies beschreibt, wie das Management für das Erreichen der Projektqualität verantwortlich ist. Da das Management die Kontroll- und Überwachungsfunktion für das Projekt ist, liegt die Projektqualität hauptsächlich in der Verantwortung des Managements.

Dokumentenverwaltung und -kontrolle

Dokumente sind die Hauptkommunikationsmethode im Projektmanagement. Dokumente werden für die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, dem Projektmanagement, der Geschäftsleitung und dem Kunden verwendet.

Daher sollte der Projektqualitätsplan eine Möglichkeit zur Verwaltung und Kontrolle der im Projekt verwendeten Dokumente beschreiben. Normalerweise kann es ein gemeinsames Dokumentations-Repository mit kontrolliertem Zugriff geben, um die Dokumente zu speichern und abzurufen.

Anforderungsumfang

Die richtigen zu implementierenden Anforderungen sind hier aufgelistet. Dies ist eine Abstraktion des Anforderungsabzeichnungsdokuments. Wenn die Anforderungen im Projektqualitätsplan vermerkt sind, kann das Qualitätssicherungsteam sie korrekt validieren.

Auf diese Weise weiß die Qualitätssicherungsfunktion, was genau zu testen und was genau aus dem Anwendungsbereich herauszulassen ist. Das Testen der Anforderungen, die nicht in den Geltungsbereich fallen, kann für den Dienstanbieter eine Verschwendung sein.

Designkontrolle

Hier werden die Steuerelemente und Verfahren festgelegt, die für die Entwurfsphase des Projekts verwendet werden. Normalerweise sollten Entwurfsprüfungen durchgeführt werden, um die Richtigkeit des vorgeschlagenen technischen Entwurfs zu analysieren. Für fruchtbare Designprüfungen sollten sich leitende Designer oder die Architekten der jeweiligen Domäne engagieren. Sobald die Entwürfe überprüft und vereinbart wurden, werden sie mit dem Kunden abgemeldet.

Mit der Zeit kann der Kunde Änderungen an den Anforderungen oder neue Anforderungen vornehmen. In solchen Fällen kann das Design geändert werden. Jedes Mal, wenn sich das Design ändert, sollten die Änderungen überprüft und abgemeldet werden.

Entwicklungskontrolle und Rigorosität

Sobald der Bau des Projekts beginnt, sollten alle Prozesse, Verfahren und Aktivitäten genau überwacht und gemessen werden. Durch diese Art der Steuerung kann das Projektmanagement sicherstellen, dass das Projekt auf dem richtigen Weg voranschreitet.

Prüfung und Qualitätssicherung

Diese Komponente des Projektqualitätsplans hat Vorrang vor anderen Komponenten. Dies ist das Element, das die wichtigsten Qualitätssicherungsfunktionen des Projekts beschreibt. In diesem Abschnitt sollten die Qualitätsziele für das Projekt und der Ansatz zu deren Erreichung klar angegeben werden.

Risiken & Minderung

In diesem Abschnitt werden die Risiken für die Projektqualität aufgeführt. Anschließend sollte das Projektmanagementteam geeignete Minderungspläne erstellen, um jedes Qualitätsrisiko anzugehen.

Qualitätsaudits

Für jedes Projekt, unabhängig von seiner Größe oder Art, sollten regelmäßige Qualitätsprüfungen durchgeführt werden, um die Einhaltung der Qualitätsstandards zu messen. Diese Audits können von einem internen Team oder einem externen Team durchgeführt werden.

Manchmal setzt der Kunde externe Auditteams ein, um die Einhaltung der Standards und Verfahren der Projektprozesse und -aktivitäten zu messen.

Fehlermanagement

Während der Prüfung und Qualitätssicherung werden in der Regel Mängel festgestellt. Dies ist bei Softwareentwicklungsprojekten durchaus üblich. Der Projektqualitätsplan sollte Richtlinien und Anweisungen zum Umgang mit den Fehlern enthalten.

Ausbildungsanforderungen

Jedes Projektteam benötigt vor Projektbeginn eine Schulung. Zu diesem Zweck wird eine Analyse der Qualifikationslücke durchgeführt, um die Schulungsanforderungen in der Projektinitiierungsphase zu ermitteln.

Der Projektqualitätsplan sollte diese Schulungsanforderungen und die notwendigen Schritte zur Schulung des Personals enthalten.

Fazit

Der Projektqualitätsplan ist eines der obligatorischen Dokumente für jede Art von Projekt.

Solange ein Projekt Ziele und Ergebnisse definiert hat, sollte es einen Projektqualitätsplan geben, um die Liefer- und Prozessqualität zu messen.

Einführung

Projektmanagement ist ein Ansatz, der Managern hilft, die Projekte zu verwalten. Projektmanagement bedeutet auch, dass Kontrollen vorhanden sind, um die Fristen und andere Anforderungen wie die Projektkosten einzuhalten.

Diese Kontrollen beinhalten eine ordnungsgemäße und effektive Aufzeichnung der Projektmanagementaktivitäten. Das Datensatzmanagement ist ein systematischer Ansatz zum Organisieren, Planen und Verfolgen von Dokumenten während der Projektdurchführung.

AZ von Project Record Management

Ein Aufzeichnungssystem ist ein systematischer Prozess, bei dem eine Organisation die folgenden Überlegungen, Aktivitäten und Merkmale festlegt:

• Die Art der Informationen, die aufgezeichnet werden sollen.

• Ein Prozess zum Aufzeichnen von Daten.

• Umgang und Sammlung von Aufzeichnungen.

• Der Zeitraum für die Aufbewahrung und Lagerung.

• Entsorgung oder Schutz von Aufzeichnungen, die sich auf externe Ereignisse beziehen.

• Elemente in einem Datensatzverwaltungssystem.

• Inhaltsanalyse, die das Aufzeichnungssystem angibt oder beschreibt.

• Ein Dateiplan, der die Art des Datensatzes angibt, der für jedes Projekt erforderlich ist.

• Ein Dokument mit Compliance-Anforderungen, in dem die IT-Verfahren beschrieben werden, die jeder befolgen muss. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teammitglieder die Anforderungen vollständig erfüllen.

• Eine Methode, die datierte Dokumente sammelt. Diese sollten für alle Datensatzquellen wie E-Mails, Dateiserver usw. durchgeführt werden.

• Eine Methode zum Überwachen von Aufzeichnungen.

• Ein System, das die Datensatzdaten erfasst.

• Ein System, das die Überwachung und Berichterstattung in der Art und Weise gewährleistet, in der Aufzeichnungen geführt werden.

Drei Stufen der Rekorde

Im Prozess zur Verwaltung von Projektdatensätzen gibt es drei verschiedene Phasen. Diese Phasen umfassen viele andere Aktivitäten, um die Ziele für jede Phase zu erreichen und zu erreichen.

Die Stufen sind:

• Die Erstellung von Datensätzen

• Pflege von Aufzeichnungen

• Speichern und Abrufen von Aufzeichnungen

Schauen wir uns die einzelnen Phasen im Detail an.

Datensätze erstellen

Dies bezieht sich auf den zugrunde liegenden Grund, warum der Datensatz erstellt wird. Dies kann eine Quittung oder ein Bestandskontrollbericht oder ein anderer Grund sein.

Das Hauptziel des Projektdatensatzmanagements besteht darin, den Ablauf der Datensatzbehandlung zu bestimmen, sobald der Datensatz erstellt wurde. Beim Erstellen von Datensätzen sollten die folgenden Fragen beantwortet werden.

• Wer wird die Aufzeichnung anzeigen?

• Wer wird der endgültige Besitzer der Aufzeichnung sein?

• Wer ist für die Speicherung der Aufzeichnung verantwortlich?

Aufzeichnungen pflegen

Das Entwickeln einer Operation zum Speichern der Datensätze bezieht sich auf das Verwalten der Datensätze. Die Zugriffsebenen auf die Datensätze sollten zu diesem Zeitpunkt definiert werden und alle erforderlichen Schritte unternehmen, um zu vermeiden, dass die Datensätze in die falschen Hände geraten.

Es müssen geeignete Compliance-Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sein, um einen Missbrauch von Aufzeichnungen zu vermeiden.

Speichern und Abrufen

Das Speichern von Aufzeichnungen kann sich sowohl auf die manuelle Speicherung von Dokumenten als auch auf die digitale Speicherung beziehen. Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Aufzeichnungen so zurückgegeben werden, wie sie ausgeliehen wurden. Das Verwalten von Datensätzen bezieht sich auch auf die Zeit, die Datensätze verwaltet werden können.

Einige Organisationen können Aufzeichnungen bis zu sechs Jahre aufbewahren, während andere weniger Jahre aufbewahren. Wenn Datensätze digital gespeichert werden, müssen geeignete Ordner erstellt werden. Nach der Erstellung müssen die älteren Dokumente archiviert werden, damit der Festplattenspeicher erhalten bleibt.

Ein Einblick in die Planung der Datensatzverwaltung

Datensätze, die zusammengestellt werden, müssen geplant werden. Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die das Management ausführen muss, um sicherzustellen, dass der Planungsprozess für Datensätze erfolgreich ist.

• Identifizierung von Rollen, die sicherstellen, dass Datensätze ordnungsgemäß verwaltet werden

  • Zuweisen dedizierter Rollen oder Ernennen dedizierter Personen zum Kategorisieren der Datensätze, die in einer Organisation verfügbar sind.

  • Ernennung von IT-Fachleuten zur Implementierung von Systemen, die das Datensatzmanagement verwalten und unterstützen.

• Manager müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder über die für die Datensatzverwaltung geltenden Verfahren informiert sind.

• Der Datensatzverwaltungsprozess muss den Inhalt der Dokumente analysieren, die gespeichert werden sollen.

• Implementieren Sie einen Dateiplan, in dem die verschiedenen Dateitypen in einer Organisation gespeichert werden.

• Entwickeln Sie Aufbewahrungspläne, die je nach Aktivität von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein können.

• Entwerfen Sie effektive Lösungen für das Datensatzmanagement.

• Planung, wie Inhalte in Aufzeichnungsmethoden verschoben werden können.

• Entwickeln Sie einen Plan, in dem die E-Mail-Integration erfolgen kann.

• Planen Sie ein Compliance-Verfahren für soziale Inhalte.

• Entwickeln Sie Compliance-Verfahren, die die Ziele des Projektaufzeichnungssystems aufeinander abstimmen.

Fazit

Eine Aufzeichnung ist ein Dokument oder eine elektronische Speicherung von Daten in einer Organisation, die als Beweismittel oder Richtlinie dient. Ein Projektdatensatzmanagement ist ein systematischer Prozess, mit dem Personen Datensätze für die zukünftige Verwendung aufbewahren können.

Es beschreibt die Details, die für das Projekt relevant sind. Daher muss das Projektdatensatzmanagement sorgfältig überwacht und aufbewahrt werden.

Einführung

Alle Projekte beginnen mit einem Knall. Einige sind jedoch von Anfang an zum Scheitern verurteilt, während andere später zusammenbrechen.

Wieder andere erreichen triumphierend die Ziellinie und tragen ein paar Narben von Schlachten mit sich, die sie bewältigen und überwinden müssen.

Um das Scheitern von Projekten zu minimieren, ist es daher ratsam, die Hauptursachen zu identifizieren, die zum Projektrisiko beitragen.

Die drei Haupteinschränkungen für Projekte können als Zeitplan, Umfang und Ressourcen klassifiziert werden, und die missbräuchliche Behandlung kann jeweils einen Welleneffekt auf das Projekt verursachen, der dann unmittelbar vor dem Zusammenbruch stehen würde.

Umfang Risiko

Es ist nicht immer einfach zu definieren, was erforderlich ist. Um jedoch sicherzustellen, dass das Umfangsrisiko minimiert wird, müssen die Ergebnisse, die Ziele, die Projektcharta und natürlich der Umfang klar definiert werden.

Alle Umfangsrisiken, ob quantifizierbar oder nicht, müssen erkannt werden. Scope Creep, Hardwarefehler, Softwarefehler, ein unzureichend definierter Bereich, unerwartete Änderungen des rechtlichen oder regulatorischen Rahmens und Integrationsfehler können alle unter dem breiten Dach des Bereichsrisikos zusammengefasst werden.

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen die Interessengruppen den Umfang des Projekts ermitteln können. Der Risikorahmen analysiert die Abhängigkeit des Projekts von Technologie und Markt und bewertet dann, wie sich Änderungen in jedem Projekt auf das Ergebnis des Projekts auswirken würden.

In ähnlicher Weise untersucht der Risikokomplexitätsindex die technischen Aspekte der Projekte, die leicht quantifiziert werden können und eine Zahl zwischen 0 und 99 erhalten, um das Risiko des Projekts anzuzeigen.

Die Risikobewertung verwendet dagegen ein Raster aus Technologie, Struktur und Größe, um das vorgeschlagene Risiko des Projekts zu bewerten.

Eine Projektstrukturplan, die allgemein als PSP abgekürzt wird, berücksichtigt auch die Risiken von Projekten, die schlecht definiert sind und bei denen die angegebenen Ziele nicht eindeutig sind.

Umfangsrisiken können durch geschickte Planung minimiert und verwaltet werden. Definieren Sie das Projekt klar, verwalten Sie die Änderungen des Umfangs während der gesamten Projektdauer, verwenden Sie Risikoregister, um Risiken besser zu managen, identifizieren Sie die ursächlichen Faktoren und die angemessenen Reaktionen auf Risikosituationen und entwickeln Sie in Zusammenarbeit mit dem Kunden eine größere Risikotoleranz. würde auf lange Sicht große Dividenden zahlen.

Planen Sie das Risiko

Die Einhaltung von Zeitplänen und vereinbarten kritischen Pfaden ist eine der schwierigsten Situationen, mit denen Projektmanager derzeit konfrontiert sind.

Eine weitgehende Abhängigkeit von externen Parteien, deren Ergebnisse nicht im Kontrollbereich des Projekts liegen, Schätzfehler, die meist zu optimistisch sind, Hardwareverzögerungen und Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung verzögern das vorliegende Projekt.

Um Terminrisiken zu minimieren, gibt es einige bewährte Methoden, die sinnvoll eingesetzt werden können. Der Prozessablauf des Projekts sollte in kleine, klar definierte Komponenten unterteilt werden, bei denen der zugewiesene Zeitrahmen für jeden Prozess relativ kurz ist (dies macht es einfach, Dinge zu identifizieren, wenn Aufgaben frühestens vom Zeitplan abweichen).

Seien Sie vorsichtig bei Teammitgliedern oder externen Parteien, die zögern, Schätzungen abzugeben, oder deren Schätzungen aufgrund historischer Daten und früherer Erfahrungen unrealistisch erscheinen.

Stellen Sie bei der Formulierung des kritischen Pfads sicher, dass alle auftretenden Feiertage in die Gleichung integriert sind, damit von Anfang an realistische Erwartungen entstehen. Wo immer möglich, wird auch empfohlen, Nacharbeitsschleifen zu definieren.

Ressourcenrisiko

Menschen und Mittel sind die Hauptressourcenbasis eines Projekts. Wenn die Mitarbeiter nicht in der Lage oder unfähig sind, die jeweilige Aufgabe auszuführen, wenn das Projekt von Anfang an unterbesetzt ist oder wenn wichtige Projektmitglieder weit nach Projektbeginn an Bord kommen, besteht ein offensichtliches Projektrisiko, das krank ist -geplante Humanressourcen als Basis.

Aus finanzieller Sicht ist das Projekt von Anfang an zum Scheitern verurteilt, wenn nicht genügend Mittel zur Verfügung gestellt werden, um die erforderlichen Aufgaben zu erfüllen, sei es relevante Schulungsprogramme für die betreffenden Personen oder unzureichende Investitionen in Technologie oder erforderliche Maschinen.

Die genaue Schätzung der Projektkosten, die Zuweisung eines geeigneten Budgets zur Deckung dieser Kosten, die Vermeidung unangemessener Erwartungen an die Kapazität des betreffenden Personals und die Vermeidung eines späteren Ausbrennens sind alles Faktoren, die zur Minimierung des Risikos der Projektressourcen beitragen.

Ausgelagerte Funktionen verdienen noch mehr Liebe zum Detail, da sie größtenteils nicht in den direkten Zuständigkeitsbereich des Projektmanagers fallen. Klar definierte Verträge und regelmäßige Überwachung würden dieses Risiko erheblich verringern.

Das Konfliktmanagement, das zu allgemein mit dem Fortschreiten eines Projekts einhergeht, sollte ebenfalls geschickt gehandhabt werden, damit das Projekt während seiner gesamten Laufzeit reibungslos verläuft.

Fazit

Wie leicht ersichtlich ist, besteht bei allen Projekten das Risiko eines Ausfalls aufgrund ungeplanter Eventualitäten und ungenauer Schätzungen.

Eine sorgfältige Planung, ein Constraint-Management und eine erfolgreiche Behebung von Fehlern, falls und wann sie auftreten, minimieren jedoch die meisten Risiken. Zwar spielt auch das Glück eine Rolle für den Erfolg eines Projekts, aber harte Arbeit und kluge Managementpraktiken werden die meisten dieser Schwierigkeiten außer Kraft setzen.

Einführung

In einer Unternehmensorganisation ist das Risiko bei der Durchführung von Projekten unvermeidlich. Der Projektmanager muss jedoch sicherstellen, dass die Risiken auf ein Minimum beschränkt werden. Die Risiken können hauptsächlich in zwei Arten unterteilt werden: das Risiko für negative Auswirkungen und das Risiko für positive Auswirkungen.

Projektmanager wären nicht immer negativen Auswirkungsrisiken ausgesetzt, da auch positive Auswirkungsrisiken bestehen. Sobald das Risiko identifiziert wurde, müssen die Projektmanager einen Minderungsplan oder eine andere Lösung ausarbeiten, um dem Risiko entgegenzuwirken.

Projektrisikomanagement

Manager können ihre Strategie auf der Grundlage von vier Schritten des Risikomanagements planen, die in einer Organisation vorherrschen. Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, um Risiken in einer Organisation effektiv zu managen:

• Risiko-Einschätzung

• Risikoquantifizierung

• Risiko-Reaktion

• Risikoüberwachung und -kontrolle

Lassen Sie uns jeden Schritt des Projektrisikomanagements durchgehen:

Risiko-Einschätzung

Manager haben viele Schwierigkeiten, die Risiken zu identifizieren und zu benennen, die bei der Durchführung von Projekten auftreten. Diese Risiken könnten durch strukturiertes oder unstrukturiertes Brainstorming oder Strategien gelöst werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass mit dem Projekt verbundene Risiken nur vom Projektmanager und anderen Projektbeteiligten gehandhabt werden können.

Risiken wie operationelle oder geschäftliche Risiken werden von den entsprechenden Teams behandelt. Die Risiken, die sich häufig auf ein Projekt auswirken, sind Lieferantenrisiko, Ressourcenrisiko und Budgetrisiko. Das Lieferantenrisiko bezieht sich auf Risiken, die auftreten können, wenn der Lieferant den Zeitplan für die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen nicht einhält.

Das Ressourcenrisiko tritt auf, wenn die im Projekt eingesetzten Humanressourcen nicht ausreichen oder nicht qualifiziert genug sind. Das Budgetrisiko bezieht sich auf Risiken, die auftreten können, wenn die Kosten höher sind als geplant.

Risikoquantifizierung

Risiken können mengenbezogen bewertet werden. Projektmanager müssen die wahrscheinlichen Chancen eines Risikos mithilfe einer Matrix analysieren.

Mithilfe der Matrix kann der Projektmanager das Risiko in vier Kategorien einteilen: Niedrig, Mittel, Hoch und Kritisch. Die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Auswirkungen auf das Projekt sind die beiden Parameter, mit denen das Risiko in die Matrixkategorien eingeordnet wird. Wenn beispielsweise ein Risiko gering ist (Wahrscheinlichkeit = 2) und die größte Auswirkung hat (Auswirkung = 4), kann das Risiko als „hoch“ eingestuft werden.

Risiko-Reaktion

Wenn es um das Risikomanagement geht, muss der Projektmanager Strategien auswählen, die das Risiko auf ein Minimum reduzieren. Projektmanager können zwischen den vier unten beschriebenen Risikoreaktionsstrategien wählen.

• Risiken können vermieden werden

• Geben Sie das Risiko weiter

• Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen, um die Auswirkungen von Risiken zu verringern

• Erkennen Sie das Risiko

Risikoüberwachung und -kontrolle

Risiken können kontinuierlich überwacht werden, um zu überprüfen, ob Änderungen vorgenommen wurden. Neue Risiken können durch die ständigen Überwachungs- und Bewertungsmechanismen identifiziert werden.

Risikomanagement-Prozess

Im Folgenden sind die Überlegungen zum Risikomanagementprozess aufgeführt:

• Jede am Planungsprozess beteiligte Person muss die mit dem Projekt verbundenen Risiken identifizieren und verstehen.

• Sobald die Teammitglieder ihre Risikoliste angegeben haben, sollten die Risiken in einer einzigen Liste zusammengefasst werden, um die Doppelspurigkeiten zu beseitigen.

• Bewertung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen der mit Hilfe einer Matrix verbundenen Risiken.

• Teilen Sie das Team in Untergruppen auf, in denen jede Gruppe die Auslöser identifiziert, die zu Projektrisiken führen.

• Die Teams müssen einen Notfallplan erstellen, mit dem die damit verbundenen oder identifizierten Risiken strategisch beseitigt werden können.

• Planen Sie den Risikomanagementprozess. Jeder am Projekt beteiligten Person wird ein Risiko zugewiesen, bei dem sie nach Auslösern Ausschau hält und dann eine geeignete Lösung dafür findet.

Gefahrenregister

Oft erstellen Projektmanager ein Dokument, in dem die damit verbundenen Risiken und Strategien beschrieben werden. Dieses Dokument ist von entscheidender Bedeutung, da es eine Vielzahl von Informationen enthält.

Das Risikoregister besteht häufig aus Diagrammen, die dem Leser helfen, die Arten von Risiken, mit denen die Organisation umgeht, und die getroffenen Maßnahmen zu ermitteln. Das Risikoregister sollte für alle Mitglieder des Projektteams frei zugänglich sein.

Projektrisiko; eine Chance oder eine Bedrohung?

Wie oben erwähnt, haben Risiken zwei Seiten. Es kann entweder als negatives oder als positives Element angesehen werden. Negative Risiken können nachteilige Faktoren sein, die zufällige Situationen für ein Projekt verursachen können.

Daher sollten diese nach ihrer Identifizierung gebremst werden. Andererseits können positive Risiken sowohl beim Kunden als auch beim Management zu Bestätigungen führen. Alle Risiken müssen vom Projektmanager angegangen werden.

Fazit

Eine Organisation kann Risiken nicht vollständig beseitigen oder beseitigen. Jedes Projektauftrag hat seine eigenen Risiken. Bei der Durchführung eines Projekts besteht ein gewisses Risiko.

Der Risikomanagementprozess sollte zu keinem Zeitpunkt beeinträchtigt werden, da eine Nichtbeachtung nachteilige Auswirkungen haben kann. Das gesamte Managementteam der Organisation sollte die Methoden und Techniken des Projektrisikomanagements kennen.

Verbesserte Aufklärung und häufige Risikobewertungen sind der beste Weg, um den Schaden durch Risiken zu minimieren.

Einführung

Bei der Projektplanung ist die Festlegung des Projektumfangs der wichtigste Schritt. Wenn Sie das Projekt starten, ohne zu wissen, was Sie am Ende an den Kunden liefern sollen und wo die Grenzen des Projekts liegen, besteht für Sie eine geringe Erfolgschance. In den meisten Fällen haben Sie mit diesem unorganisierten Ansatz tatsächlich keine Chance auf Erfolg.

Wenn Sie bei der Definition des Projektumfangs keine gute Arbeit leisten, ist die Verwaltung des Projektumfangs während der Projektausführung nahezu unmöglich.

Der Hauptzweck der Bereichsdefinition besteht darin, die Grenzen Ihres Projekts klar zu beschreiben. Eine klare Beschreibung der Grenzen reicht beim Projekt nicht aus. Sie müssen auch die Zustimmung des Kunden einholen.

Daher ist der definierte Projektumfang in der Regel in den vertraglichen Vereinbarungen zwischen dem Kunden und dem Dienstleister enthalten. SOW, oder mit anderen Worten, Statement of Work, ist ein solches Dokument.

In der Definition des Projektumfangs sind die Elemente innerhalb des Bereichs und außerhalb des Bereichs gut definiert, um klar zu verstehen, welcher Bereich unter der Projektkontrolle stehen wird. Daher sollten Sie mehr Elemente detailliert identifizieren und sie nach Geltungsbereich und außerhalb des Geltungsbereichs aufteilen.

So definieren Sie den Projektumfang

Wenn das Projekt finanziert werden soll, sollte es eine Reihe definierter Lieferungen und Ziele für das Projekt geben. Auf dieser Ebene kann eine Erklärung auf hoher Ebene erstellt werden.

Diese übergeordnete Scope-Anweisung kann den ursprünglichen Dokumenten wie SOW entnommen werden. Zusätzlich zur SOW müssen Sie andere Dokumente oder Informationen verwenden, um den Projektumfang auf dieser Ebene weiter zu definieren.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht über genügend Informationen verfügen, um eine allgemeine Scope-Anweisung zu erstellen, sollten Sie eng mit dem Kunden zusammenarbeiten, um die erforderlichen Informationen zu sammeln.

Projektziele können zur Definition des Projektumfangs verwendet werden. Tatsächlich sollte es eine oder mehrere Lieferungen geben, die sich mit jedem Projektziel im Projekt befassen. Anhand der Ergebnisse können Sie den Projektumfang tatsächlich einschätzen.

Sobald Sie die wichtigsten Ergebnisse des Projekts kennengelernt haben, stellen Sie Fragen zu den anderen Prozessen und verschiedenen Aspekten des Projekts.

Das erste Erkennen und eindeutige Definieren des Out-of-Scope hilft Ihnen auch dabei, den Umfang eines Projekts zu verstehen. Wenn Sie den Out-of-Scope definieren, erhalten Sie automatisch eine Vorstellung vom tatsächlichen Projektumfang. Um dieser Methode folgen zu können, müssen Sie einen definierten Bereich bis zu einer bestimmten Ebene haben.

Wenn Sie ein Element für den Bereich oder außerhalb des Bereichs identifizieren, stellen Sie sicher, dass Sie es dann und dort dokumentieren. Später können Sie diese Elemente erneut aufrufen und näher darauf eingehen.

Nachdem Sie den Umfang des Projekts erfolgreich definiert haben, müssen Sie die Genehmigung von den verbundenen und anwendbaren Parteien einholen. Ohne ordnungsgemäße Freigabe für den Umfang können die nächsten Phasen des Projekts, dh das Sammeln von Anforderungen, Probleme bei der Ausführung haben.

Scope Creep

Scope Creep ist bei jedem Projekt üblich. Dies bezieht sich auf die schrittweise Erweiterung des Projektumfangs. In den meisten Fällen kann der Client während der Projektausführung zum Dienstanbieter zurückkehren und weitere Anforderungen hinzufügen.

Die meisten dieser Anforderungen waren nicht in den ursprünglichen Anforderungen enthalten. Infolgedessen müssen Änderungsanforderungen gestellt werden, um die steigenden Kosten des Dienstanbieters zu decken.

Aufgrund des Creep des Geschäftsbewusstseins kann es auch zu einem Creep des technologischen Umfangs kommen. Das Projektteam benötigt möglicherweise neue Technologien, um einige der neuen Anforderungen im Umfang zu erfüllen.

In solchen Fällen möchte der Dienstleister möglicherweise eng mit dem Kunden zusammenarbeiten und die erforderlichen logistischen und finanziellen Vorkehrungen treffen.

Fazit

Die Definition des Projektumfangs ist der wichtigste Faktor für die Projektanforderungen. Für Dienstleister ist es wichtig, den Umfang des Projekts zu definieren, um erfolgreich eine Vereinbarung mit dem Kunden zu schließen.

Darüber hinaus gibt der Umfang des Projekts dem Dienstleister eine Vorstellung von den geschätzten Kosten des Projekts. Daher hängen die Gewinnspannen des Dienstleisters vollständig von der Genauigkeit der Definition des Projektumfangs ab.

Einführung

Eine der größten Entscheidungen, die eine Organisation treffen müsste, hängt mit den Projekten zusammen, die sie durchführen würde. Sobald ein Vorschlag eingegangen ist, müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden, bevor eine Organisation beschließt, ihn aufzugreifen.

Die am besten geeignete Option muss unter Berücksichtigung der Ziele und Anforderungen der Organisation ausgewählt werden. Wie entscheiden Sie dann, ob ein Projekt realisierbar ist? Wie entscheiden Sie, ob das vorliegende Projekt eine Genehmigung wert ist? Hier kommen Projektauswahlmethoden zum Einsatz.

Die Auswahl eines Projekts mit der richtigen Methode ist daher von größter Bedeutung. Dies wird letztendlich die Art und Weise bestimmen, wie das Projekt durchgeführt werden soll.

Dann stellt sich jedoch die Frage, wie Sie die richtige Methodik für Ihr Unternehmen finden würden. In diesem Fall benötigen Sie eine sorgfältige Anleitung bei den Projektauswahlkriterien, da ein kleiner Fehler sich nachteilig auf Ihr gesamtes Projekt und auf lange Sicht auch auf die Organisation auswirken kann.

Auswahlmethoden

Es gibt verschiedene Projektauswahlmethoden, die von modernen Unternehmensorganisationen praktiziert werden. Diese Methoden weisen unterschiedliche Merkmale und Eigenschaften auf. Daher ist jede Auswahlmethode für verschiedene Organisationen am besten geeignet.

Obwohl es viele Unterschiede zwischen diesen Projektauswahlmethoden gibt, sind die zugrunde liegenden Konzepte und Prinzipien normalerweise dieselben.

Im Folgenden werden zwei solcher Methoden veranschaulicht (Methoden zur Messung des Nutzens und zur eingeschränkten Optimierung):

Da der Wert eines Projekts mit dem anderer Projekte verglichen werden müsste, können Sie die Methoden zur Nutzenmessung verwenden. Dies kann verschiedene Techniken umfassen, von denen die folgenden am häufigsten sind:

• Sie und Ihr Team könnten bestimmte Kriterien festlegen, die Ihre idealen Projektziele erfüllen sollen. Sie können dann jedem Projekt Bewertungen geben, basierend darauf, wie sie in jedem dieser Kriterien bewertet werden, und dann das Projekt mit der höchsten Bewertung auswählen.

• Bei der Discounted-Cashflow-Methode wird der zukünftige Wert eines Projekts unter Berücksichtigung des Barwerts und der auf das Geld verdienten Zinsen ermittelt. Je höher der Barwert des Projekts ist, desto besser wäre es für Ihre Organisation.

• Die vom Geld erhaltene Rendite ist die sogenannte IRR. Auch hier müssen Sie nach einer hohen Rendite aus dem Projekt suchen.

Der mathematische Ansatz wird üblicherweise für größere Projekte verwendet. Die eingeschränkten Optimierungsmethoden erfordern mehrere Berechnungen, um zu entscheiden, ob ein Projekt abgelehnt werden soll oder nicht.

Die Kosten-Nutzen-Analyse wird von mehreren Organisationen verwendet, um sie bei ihrer Auswahl zu unterstützen. Bei dieser Methode müssten Sie alle positiven Aspekte des Projekts berücksichtigen, bei denen es sich um die Vorteile handelt, und dann die negativen Aspekte (oder die Kosten) von den Vorteilen abziehen. Basierend auf den Ergebnissen, die Sie für verschiedene Projekte erhalten, können Sie auswählen, welche Option am rentabelsten und finanziell lohnendsten ist.

Diese Vorteile und Kosten müssen sorgfältig abgewogen und quantifiziert werden, um zu einer angemessenen Schlussfolgerung zu gelangen. Fragen, die Sie möglicherweise im Auswahlprozess stellen sollten, sind:

• Würde diese Entscheidung mir helfen, den organisatorischen Wert langfristig zu steigern?

• Wie lange hält die Ausrüstung?

• Würde ich in der Lage sein, die Kosten im Laufe der Zeit zu senken?

Zusätzlich zu diesen Methoden können Sie auch eine Auswahl basierend auf den Opportunitätskosten in Betracht ziehen. Bei der Auswahl eines Projekts müssen Sie die Gewinne berücksichtigen, die Sie erzielen würden, wenn Sie sich für das Projekt entscheiden.

Gewinnoptimierung ist daher das ultimative Ziel. Sie müssen den Unterschied zwischen den Gewinnen des Projekts, an dem Sie hauptsächlich interessiert sind, und der nächstbesten Alternative berücksichtigen.

Implementierung der gewählten Methode

Die oben genannten Verfahren können in verschiedenen Kombinationen durchgeführt werden. Am besten probieren Sie verschiedene Methoden aus, da Sie auf diese Weise die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen können, indem Sie eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen, anstatt sich auf wenige zu konzentrieren. Daher müsste jedes Projekt sorgfältig geprüft werden.

Fazit

Abschließend müssen Sie bedenken, dass diese Methoden zeitaufwändig sind, aber für eine effiziente Geschäftsplanung unbedingt erforderlich sind.

Es ist immer am besten, von Anfang an einen guten Plan mit einer Liste von zu berücksichtigenden Kriterien und zu erreichenden Zielen zu haben. Dies führt Sie durch den gesamten Auswahlprozess und stellt sicher, dass Sie die richtige Wahl treffen.

Einführung

Als Projektmanager besteht das Hauptziel des Projektmanagers darin, das Projekt innerhalb der angegebenen Zeit und innerhalb des festgelegten Budgets zu liefern. Das ist jedoch noch nicht alles, wenn es um Projekterfolgskriterien geht.

Zusätzlich zu den oben genannten Bedingungen muss der Projektmanager eng mit dem Kunden zusammenarbeiten und sicherstellen, dass die Projektergebnisse den Kundenerwartungen entsprechen.

Ein Projekterfolgskriterium enthält viele Parameter.

Leistungsindikatoren

Das erste Kriterium für den Projekterfolg ist die Bereitstellung von Projekten unter Berücksichtigung der Geschäftstreiber. Key Performance Indicators (KPIs) sind eine Methode zur Messung des Nutzens der Projektdurchführung.

Diese geben einen Einblick in den Umfang des Projekts. Die Leistungsindikatoren sind:

• Wird von den Kunden zu Beginn des Projekts eingerichtet und vorrangig aufgelistet.

• Ausgerichtet auf die Geschäftsziele.

• Kann kritische Entscheidungen basierend auf KPIs für das Projekt treffen.

• Beweisen Sie, dass Produkte von den Kunden akzeptiert werden.

• Es ist eine quantitative Methode und messbar.

Um einen Projekterfolg zu erzielen, reichen auf KPI basierende Kriterien nicht aus und es müssen Ziele festgelegt werden. Diese gesetzten Ziele müssen am Ende realistisch und erreichbar sein.

The Project Manager's Verdict for Project Success Criteria

A project success criterion begins with the initiatives taken by the project manager to the project in question. This will increase the chances of the project becoming successful as well as meeting customer's expectations.

The project manager, who wants his/her project successful will definitely ask the customers for feedback.

This approach will prove to be successful and will be a learning curve if any mistakes had been done. KPI need to go hand in hand with the business objectives for a project to be considered successful.

Meeting the Customer's Expectations

Going the extra mile is not restricted to only customer services, it's also a magic word for project management. A top most important factor for a project success criterion is to exceed customer's expectations by completing the project within the stated deadline, budget and quality.

However, project manager needs to bear in mind that this could be misinterpreted and could lead to unnecessary cost. Ideas to make a better product than sticking to the original idea could be done with the approval of the customer. For this to be successful, proper implementation needs to be in place.

Success Factors

Success factors are contributions made by the management towards a successful project. These can be classified broadly into five groups as follows:

• The project manager - The person needs to have an array of skills under his arm to use during the project.

• Project team - The team needs to consist of variety of skills and experience. Collectively as a team, success is easy to achieve with proper guidance.

• Project - The scope and timeline of the project is crucial.

• Organization - The organization needs to provide support to both the project manager and the project team.

• External environment - External constraints should not affect the project. Back-up plans need to be in place in case daily tasks cannot be carried by the team.

The project's quality should not be compromised under any circumstances as this will drive away potential customers.

Further Project Success Criteria

The criteria for a successful project are not restricted to only above. However, following are some of other supporting factors that need to be considered when it comes to a successful project management and execution:

• Negotiations

• Proper and conducive project plan

• Assigning tasks to the team members

• Developing a plan to achieve common tasks

• Reviewing and doing a rework when needed

• Managing project risks efficiently

• Allocating time for process improvement

• Learn from the learning curve

• Proper estimation of project in terms of not only quantitatively but also qualitatively

Conclusion

A project to be considered successful requires proper planning and the help from the management. Exceeding customer requirements will bring about success to the project.

Understanding the business drivers and ensuring that the project meets the objectives of the business will also contribute to success.

Aligning the key performance indicator to that of the business objective will not only help project managers to keep track but also measure and improve performance.

Introduction

Time is a terrible resource to waste. This is the most valuable resource in a project.

Every delivery that you are supposed to make is time-bound. Therefore, without proper time management, a project can head towards a disaster.

When it comes to project time management, it is not just the time of the project manager, but it is the time management of the project team.

Scheduling is the easiest way of managing project time. In this approach, the activities of the project are estimated and the durations are determined based on the resource utilization for each activity.

In addition to the estimate and resource allocation, cost always plays a vital role in time management. This is due to the fact that schedule over-runs are quite expensive.

The Steps of the Time Management Process

Following are the main steps in the project time management process. Each addresses a distinct area of time management in a project.

1. Defining Activities

When it comes to a project, there are a few levels for identifying activities. First of all, the high-level requirements are broken down into high-level tasks or deliverables.

Then, based on the task granularity, the high-level tasks/deliverables are broken down into activities and presented in the form of WBS (Work Breakdown Structure).

2. Sequencing Activities

In order to manage the project time, it is critical to identify the activity sequence. The activities identified in the previous step should be sequenced based on the execution order.

When sequencing, the activity interdependencies should be considered.

3. Resource Estimating for Activities

The estimation of amount and the types of resources required for activities is done in this step. Depending on the number of resources allocated for an activity, its duration varies.

Therefore, the project management team should have a clear understanding about the resources allocation in order to accurately manage the project time.

4. Duration and Effort Estimation

This is one of the key steps in the project planning process. Since estimates are all about the time (duration), this step should be completed with a higher accuracy.

For this step, there are many estimation mechanisms in place, so your project should select an appropriate one.

Most of the companies follow either WBS based estimating or Function Points based estimates in this step.

Once the activity estimates are completed, critical path of the project should be identified in order to determine the total project duration. This is one of the key inputs for the project time management.

5. Development of the Schedule

In order to create an accurate schedule, a few parameters from the previous steps are required.

Activity sequence, duration of each activity and the resource requirements/allocation for each activity are the most important factors.

In case if you perform this step manually, you may end up wasting a lot of valuable project planning time. There are many software packages, such as Microsoft Project, that will assist you to develop reliable and accurate project schedule.

As part of the schedule, you will develop a Gantt chart in order to visually monitor the activities and the milestones.

6. Schedule Control

No project in the practical world can be executed without changes to the original schedule. Therefore, it is essential for you to update your project schedule with ongoing changes.

Conclusion

Time management is a key responsibility of a project manager. The project manager should equip with a strong skill and sense for time management.

There are a number of time management techniques that have been integrated into the management theories and best practices.

As an example, Agile/Scrum project management style has its own techniques for time management.

In addition, if you are keen on learning time management into greater depths, you can always get into a training course of one of the reputed and respected time management trainers.

Introduction

There are many logistic elements in a project. Different team members are responsible for managing each element and sometimes, the organization may have a mechanism to manage some logistic areas as well.

When it comes to project workforce management, it is all about managing all the logistic aspects of a project or an organization through a software application. Usually, this software has a workflow engine defined in them. So, all the logistic processes take place in the workflow engine.

Following are the regular and most common types of tasks handled by project workforce management software or a similar workflow engine:

• Planning and monitoring the project schedules and milestones.

• Tracking the cost and revenue aspects of projects.

• Resource utilization and monitoring.

• Other management aspects of the project management.

Due to the software use, all of the project workflow management tasks can be fully automated with leaving much for the project managers. This returns high efficiency to the project management when it comes to project tracking purposes.

In addition to different tracking mechanisms, project workforce management software also offer a dashboard for the project team. Through the dashboard, the project team has a glance view of the overall progress of the project elements.

The dashboard is also a great place for the upper management to track the progress of each project during executive meetings.

Most of the times, project workforce management software can work with the existing legacy software systems such as ERP systems. This easy integration allows the organization use a combination of software systems for management purposes.

Traditional Management Vs Project Workforce Management

The traditional management and the project workflow management have significant differences. There are at least three main differences when it comes to operations and management. Following are the three main differences:

1. A graphical workflow

The management of all the processes is done through a graphical workflow engine. In this, the users can design, control and audit the different processes involved in the project.

The graphical workflow is quite attractive for the users of the system and allows the users to have a clear idea of the workflow engine.

2. Work breakdown structures and organization:

Project workforce management provides the facility for work breakdown structure and organization of the same. The users can create, manage, edit and report work breakdown structures.

These work breakdown structures are done in different abstraction levels, so the information related to such can be tracked at any level.

Usually, project workforce management has approval hierarchies. Therefore, each workflow created will go through several verifications before it becomes an organizational or project standard. This helps the organization to reduce the inefficiencies of the process, as it is audited by many stakeholders.

3. Connected financial, workforce and project processes

In project workforce management software, everything is neatly connected. Once workforce and billing management software are integrated, it provides the organization all the necessary information and management facilities.

Due to the integrated nature of all these processes, the management and tracking functions are centralized. This allows the higher management to have a unified view of the project activities.

Conclusion

Project workflow management is one of the best methods for managing different aspects of project. If the project is complex, then the outcomes from the project workforce management could be more effective.

For simple projects or small organizations, project workflow management may not add much value. This is due to the fact that small organizations or projects do not have a significant overhead when it comes to managing processes.

There are many software systems in the market for project workflow management, but in many cases, organizations are too unique to adopt such ready-made solutions.

Therefore, organization gets software development companies to develop custom project workflow management systems for them. This has proved to be the most suitable way of getting the best project workforce management system acquired for the company.

Introduction

Since the project management is one of the core functions of a business organization, the project management function should be supported by software. Before software was born, project management was fully done through papers. This eventually produced a lot of paper documents and searching through them for information which was not a pleasant experience.

Once software came available for an affordable cost for the business organizations, software development companies started developing project management software. This became quite popular among all the industries and these software were quickly adopted by the project management community.

Types of Project Management Software

1 - Desktop

There are two types of project management software available for project managers. The first category of such software is the desktop software. Microsoft Project is a good example for this type. You can manage your entire project using MS Project, but you need to share the electronic documents with others, when collaboration is required.

All the updates should be done to the same document by relevant parties time to time. Therefore, such desktop project management software has limitations when it should be updated and maintained by more than one person.

2 - Web Based

As a solution for the above issue, the web-based project management software was introduced. With this type, the users can access the web application and read, write or change the project management-related activities.

This was a good solution for distributed projects across departments and geographies. This way, all the stakeholders of the project have access to project details at any given time. Specially, this model is the best for virtual teams that operate on the Internet.

Characteristics of Project Management Software

When it comes to choosing project management software, there are many things to consider. Not all the projects may utilize all the features offered by project management software.

Therefore, you should have a good understanding of your project requirements before attempting to select one for you. Following are the most important aspects of project management software:

1 - Collaboration

The project management software should facilitate the team collaboration. This means that the relevant stakeholders of the project should be able to access and update the project documents whenever they want to.

Therefore, the project management software should have access control and authentication management in order to grand access levels to the project stakeholders.

2 - Scheduling

Scheduling is one of the main features that should be provided by project management software. Usually, modern project management software provides the ability to draw Gantt charts when it comes to activity scheduling.

In addition to this, activity dependencies can also be added to the schedules, so such software will show you the project critical path and later changes to the critical path automatically.

Baselining is also a useful feature offered by project management software. Usually, a project is basedlined when the requirements are finalized.

When requirements are changed and new requirements are added to the project later, project management team can compare the new schedule with the baseline schedule automatically to understand the project scope and cost deviations.

3 - Issue Tracking

During the project life cycle, there can be many issues related to project that needs constant tracking and monitoring. Software defects is one of the good examples for this.

Therefore, the project management software should have features to track and monitor the issues reported by various stakeholders of the project.

4 - Project Portfolio Management

Project portfolio management is one of the key aspects when an organization has engaged in more than one project. The organization should be able measure and monitor multiple projects, so the organization knows how the projects progress overall.

If you are a small company with only a couple of projects, you may not want this feature. In such case, you should select project management software without project portfolio management, as such features could be quite expensive for you.

5 - Document Management

A project has many documents in use. Most of these documents should be accessible to the stakeholders of the project. Therefore, the project management software should have a document management facility with correct access control system.

In addition to this, documents need to be versioned whenever they are updated. Therefore, the document management feature should support document versioning as well.

6 - Resource Management

Resource management of the project is one of the key expectations from project management software. This includes both human resources and other types.

The project management software should show the utilization of each resource throughout the entire project life cycle.

Conclusion

Modern project management practice requires the assistance of project management software. The modern project management practice is complicated to an extent that it cannot operate without the use of software.

When choosing the correct project management software for your purpose, you need to evaluate the characteristics of software and match with your project management requirements.

Never choose one with more feature than you require, as usually project management software come with a high price tag. In addition, having more than the required features could make confusions when using the software in practice.

Introduction

Quality is an important factor when it comes to any product or service. With the high market competition, quality has become the market differentiator for almost all products and services.

Therefore, all manufacturers and service providers out there constantly look for enhancing their product or the service quality.

In order to maintain or enhance the quality of the offerings, manufacturers use two techniques, quality control and quality assurance. These two practices make sure that the end product or the service meets the quality requirements and standards defined for the product or the service.

There are many methods followed by organizations to achieve and maintain required level of quality. Some organizations believe in the concepts of Total Quality Management (TQM) and some others believe in internal and external standards.

The standards usually define the processes and procedures for organizational activities and assist to maintain the quality in every aspect of organizational functioning.

When it comes to standards for quality, there are many. ISO (International Standards Organization) is one of the prominent bodies for defining quality standards for different industries.

Therefore, many organizations try to adhere to the quality requirements of ISO. In addition to that, there are many other standards that are specific to various industries.

As an example, SEI-CMMi is one such standard followed in the field of software development.

Since standards have become a symbol for products and service quality, the customers are now keen on buying their product or the service from a certified manufacturer or a service provider.

Therefore, complying with standards such as ISO has become a necessity when it comes to attracting the customers.

Quality Control

Many people get confused between quality control (QC) and quality assurance (QA). Let's take a look at quality control function in high-level.

As we have already discussed, organizations can define their own internal quality standards, processes and procedures; the organization will develop these over time and then relevant stakeholders will be required to adhere by them.

The process of making sure that the stakeholders are adhered to the defined standards and procedures is called quality control. In quality control, a verification process takes place.

Certain activities and products are verified against a defined set of rules or standards.

Every organization that practices QC needs to have a Quality Manual. The quality manual outlines the quality focus and the objectives in the organization.

The quality manual gives the quality guidance to different departments and functions. Therefore, everyone in the organization needs to be aware of his or her responsibilities mentioned in the quality manual.

Quality Assurance

Quality Assurance is a broad practice used for assuring the quality of products or services. There are many differences between quality control and quality assurance.

In quality assurance, a constant effort is made to enhance the quality practices in the organization.

Therefore, continuous improvements are expected in quality functions in the company. For this, there is a dedicated quality assurance team commissioned.

Sometimes, in larger organizations, a 'Process' team is also allocated for enhancing the processes and procedures in addition to the quality assurance team.

Quality assurance team of the organization has many responsibilities. First and foremost responsibility is to define a process for achieving and improving quality.

Some organizations come up with their own process and others adopt a standard processes such as ISO or CMMi. Processes such as CMMi allow the organizations to define their own internal processes and adhere by them.

Quality assurance function of an organization uses a number of tools for enhancing the quality practices. These tools vary from simple techniques to sophisticated software systems.

The quality assurance professionals also should go through formal industrial trainings and get them certified. This is especially applicable for quality assurance functions in software development houses.

Since quality is a relative term, there is plenty of opportunity to enhance the quality of products and services.

The quality assurance teams of organizations constantly work to enhance the existing quality of products and services by optimizing the existing production processes and introducing new processes.

Conclusion

When it comes to our focus, we understand that quality control is a product-oriented process. When it comes to quality assurance, it is a process-oriented practice.

When quality control makes sure the end product meets the quality requirements, quality assurance makes sure that the process of manufacturing the product does adhere to standards.

Therefore, quality assurance can be identified as a proactive process, while quality control can be noted as a reactive process.

Introduction

RACI denotes Responsible, Accountable, Consulted and Informed, which are four parameters used in a matrix used in decision making. RACI chart tool outlines the activities undertaken within an organization to that of the people or roles.

In an organization, people can be allocated or assigned to specific roles for which they are responsible, accountable, consulted or informed.

RACI chart tool is a great tool when it comes to identifying employee roles within an organization. This tool can be successfully used when there is role confusion within the company. Role confusion may lead to unproductive work culture.

Parameters in RACI Chart Tool

RACI chart tool represents four parameters as we have already noted in the Introduction. Following are the meanings for each of these parameters:

• Responsible: This is a person, who performs a task or work and he/she is responsible for the work.

• Accountable: Primarily the person in charge of the task or work.

• Consulted: Person, who gives feedback, contribute as and when required.

• Informed: Person in charge who needs to know the action or decision taken.

A sample RACI tool

Benefits of a RACI Chart Tool

Following are the well-noted benefits of this tool for the business organizations:

• Identifying the workload that have been assigned to specific employees or departments

• Making sure that the processes are not overlooked

• Ensuring that new recruits are explained of their roles and responsibilities

• Finding the right balance between the line and project responsibilities

• Redistributing work between groups to get the work done faster

• Open to resolving conflicts and discussions

• Documenting the roles and responsibilities of the people within the organization

How is RACI Chart Tool Used?

Identifying key functions and processes within an organization is the first step towards using the RACI chart tool. Then, the organization needs to outline the activities that take place and should avoid any miscellaneous activities.

Following are the detailed steps for using RACI chart tool:

• Explain each activity that had taken place.

• Create phrases to indicate the result of the decision made.

• Decisions and activities need to be applied to the role rather than targeting the person.

• Create a matrix, which represents the roles and activities and enter the RACI Code created.

Once all the relevant data have been collated and input onto the RACI chart tool, any discrepancies need to be resolved.

Changing Management Issues

The primary reason for creating a RACI chart tool is to resolve organizational issues. It looks at three main factors:

• Role conception: The attitude or thinking of people towards their work roles

• Role expectation: The expectation of a person with regards to another person's job role.

• Role behavior: The activities of people in their job function.

Diese drei Konzepte helfen dem Management, die Missverständnisse zu identifizieren, die Menschen in Bezug auf ihre beruflichen Rollen haben.

Gründe für Rollenverwirrung

Obwohl Rollenverwirrung mit dem RACI-Diagrammtool behoben werden kann, ist es immer eine gute Idee, die Gründe für diese Verwirrung zu identifizieren. Dies hilft der Organisation, solche Situationen in Zukunft zu vermeiden.

Im Folgenden sind einige Gründe für Rollenverwirrung aufgeführt:

• Unsachgemäße Arbeitsbalance

• Wartezeit

• Den Ball weitergeben, unverantwortlich sein

• Verwirrt darüber, wer die Entscheidungen trifft

• Ineffektive Kommunikation

• De-motivation

• Füllen Sie die Leerlaufzeit, indem Sie nicht wesentliche Zeit erstellen und berücksichtigen

• Sie kümmern sich nicht , da keine Mühe gemacht , die eine Haltung

Wann wird das RACI Chart Tool verwendet?

Das RACI-Diagrammtool kann unter den folgenden Bedingungen erfolgreich verwendet werden.

• Damit die Mitarbeiter ein klares Verständnis für die Rolle und die Verantwortlichkeiten rund um den Arbeitsprozess erhalten.

• Verbesserung des Funktionsverständnisses zwischen Abteilungen und Verantwortlichkeiten innerhalb der eigenen Abteilung.

• Klare Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten von Teammitgliedern, die an einem Projekt arbeiten.

Schritte beim Entwerfen des RACI-Diagrammwerkzeugs

• Der erste Schritt zum Entwerfen des RACI-Diagrammtools besteht darin, dass das Management den Prozess oder die Funktion identifizieren muss, bei denen Probleme auftreten. Der Prozess oder das Merkmal muss im Hinblick auf seine Anforderungen und Ziele gründlich untersucht werden.

• Die Rollen oder Jobfunktionen müssen im Hinblick darauf identifiziert werden, welche davon betroffen sind und wer die Änderungen umsetzt.

• Die zu erstellenden Rollen haben ihren Besitzer. Das Management muss jedem Einzelnen eine Rolle zuweisen.

• Identifizieren Sie, wer eine R-Rolle hat (verantwortlich), und dann muss sie in Bezug auf A, C und I aufgelistet werden. RACI-Diagramm-Tools funktionieren nicht so, dass zwei Personen für dieselbe Sache verantwortlich gemacht werden (R).

• Die Überprüfung muss durchgeführt werden, damit keine Duplikate im Prozess vorhanden sind.

Fazit

Das RACI-Diagramm-Tool ist ein nützliches und effektives Tool zur Entscheidungsfindung, mit dessen Hilfe Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden können. Dies wird verwendet, um Ineffizienzen von Organisationsrollen zu identifizieren.

Es hilft, funktionale Probleme zu lösen, die innerhalb von Abteilungen oder zwischen Einzelpersonen auftreten.

Das Hauptziel des RACI-Diagramm-Tools besteht darin, Rollenverwirrungen zu beseitigen und das Produkt oder die Dienstleistung erfolgreich an den Kunden zu liefern und zu den langfristigen organisatorischen Zielen beizutragen.

Einführung

Belohnungen und Anerkennung gelten als leistungsstarke Tools, mit denen ein Unternehmen seine Mitarbeiter motiviert.

Belohnungen und Anerkennungen sind vergütungsbasierte Systeme, die Boni, Vergünstigungen, Zulagen und Zertifikate umfassen.

Arten von Vergütungsmethoden

Oft haben die Menschen den Eindruck, dass Unternehmen nur vergütungsbasierte Systeme anbieten und die Leistung der Mitarbeiter nicht anerkennen. Das ist nicht der Fall.

In einer Organisation finden Sie neben der regulären Vergütung folgende Systeme, die die Motivation steigern.

• Vergütung zahlen

• Nichtfinanzielle Vorteile

• Optionen teilen

Methoden der Belohnungen

Im Folgenden finden Sie die gängigen Methoden für Belohnungen, die in modernen Unternehmensorganisationen zu finden sind. Obwohl nicht alle diese Belohnungsmethoden von demselben Unternehmen verwendet werden, können die Unternehmen die besten Belohnungsmethoden anwenden, die der Unternehmenskultur und anderen Unternehmenszielen entsprechen.

Zum Beispiel möchten einige Unternehmen den Mitarbeitern alle Vorteile als Finanzdaten gewähren, während andere Unternehmen den Mitarbeitern gerne andere Vorteile wie Versicherungen, ein besseres Arbeitsumfeld usw. gewähren.

Grundgehalt

Die Bezahlung ist ein wesentlicher Faktor, der eng mit der Arbeitszufriedenheit und Motivation zusammenhängt. Obwohl die Bezahlung möglicherweise keine Belohnung ist, da dies ein statischer Betrag ist, den ein Mitarbeiter jeden Monat erhält, wird sie als Belohnung angesehen, wenn ähnliche Arbeiten weniger bezahlt werden.

Zusätzliche Stundenbelohnungen

Dies ähnelt dem von Überstunden. Es wird jedoch an Mitarbeiter gezahlt, wenn sie eine zusätzliche Arbeitsstunde für die Arbeit zu unsozialen Zeiten oder für lange Arbeitszeiten zusätzlich zu Überstunden leisten.

Kommission

Viele Organisationen zahlen den Vertriebsmitarbeitern Provisionen basierend auf den von ihnen erzielten Verkäufen. Die Provision basiert auf der Anzahl der erfolgreichen Verkäufe und dem Gesamtumsatz, den sie erzielt haben. Dies ist eine beliebte Anreizmethode.

Boni

Mitarbeiter erhalten Prämien, die ihre Ziele erreichen. Dies richtet sich an Mitarbeiter, um ihre Leistung zu verbessern und härter zu arbeiten.

Leistungslohn

Dies wird in der Regel an Mitarbeiter gezahlt, die ihre Ziele erreicht oder übertroffen haben. Diese Belohnungsmethode kann entweder auf Team- oder auf Abteilungsebene gemessen werden.

Gewinnbezogene Vergütung

Eine gewinnbezogene Vergütung ist damit verbunden, wenn eine Organisation eine Gewinnsituation eingeht. Wenn die Organisation mehr als die erwarteten Gewinne erzielt, erhalten die Mitarbeiter einen zusätzlichen Geldbetrag, der als variabler Bestandteil des Gehalts definiert wurde.

Zahlung nach Ergebnissen

Dies ist dem gewinnabhängigen Gehalt sehr ähnlich. Diese Belohnung basiert auf der Anzahl der Verkäufe und dem Gesamtumsatz der Organisation.

Stückpreisbelohnung

Die Belohnung für die Stückzahl steht in direktem Zusammenhang mit der Ausgabe. Die Mitarbeiter werden für die Anzahl der von ihnen produzierten „Stücke“ bezahlt. Diese Teile werden genau geprüft, um sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards eingehalten werden.

Anerkennung

Mitarbeiter werden nicht immer nur vom Geldwert motiviert sein. Sie brauchen Anerkennung, um motiviert zu sein und gute Arbeit zu leisten.

Bereicherung des Arbeitsplatzes

Dies ist eine übliche Art der Anerkennung, die sich an Mitarbeiter richtet, um motiviert zu werden. Durch die Bereicherung des Arbeitsplatzes können anspruchsvollere Aufgaben in die täglichen Aufgaben des Mitarbeiters einbezogen werden.

Jeden Tag auf die gleiche Weise zu arbeiten, kann sich für die Mitarbeiter als eintönig erweisen. Daher wird es an Interesse mangeln und die Leistung sinkt.

Jobwechsel

Im Gegensatz zur Bereicherung von Arbeitsplätzen bezieht sich die Jobrotation auf den Wechsel von Mitarbeitern zwischen verschiedenen Funktionen. Dies gibt ihnen mehr Erfahrung und ein Erfolgserlebnis.

Zusammenarbeit

Teamwork gilt auch als Anerkennung. Durch die Schaffung von Teamarbeit zwischen Teammitgliedern wird die Leistung bei der Arbeit verbessert. Soziale Beziehungen bei der Arbeit sind für jede Organisation von wesentlicher Bedeutung.

Gesunde soziale Beziehungen gelten als Anerkennung für die Mitarbeiter. Dies verbessert ihre Moral und Leistung.

Ermächtigung

Empowerment bezieht sich darauf, wann Mitarbeiter befugt sind, bestimmte Entscheidungen zu treffen. Diese Entscheidungsbefugnis beschränkt sich nur auf die täglichen Aufgaben.

Durch die Erteilung von Befugnissen und Befugnissen an die Mitarbeiter können falsche Entscheidungen getroffen werden, die das Unternehmen kosten. Empowerment bezieht sich nicht auf die alltägliche funktionierende Autorität. Dies macht die Mitarbeiter verantwortungsbewusster, wachsamer und steigert ihre Leistung.

Ausbildung

Viele Organisationen legen größeren Wert auf Schulungen. Dies gilt als Anerkennung für die Mitarbeiter. Die Ausbildung kann von der Ausbildung am Arbeitsplatz bis zur Ausbildung zur Persönlichkeitsentwicklung variieren.

Schulungsworkshops wie die Schulung des Trainers oder das Werden eines Managers geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, die Jobrolle zu wechseln, und dies erhöht ihre Motivation.

Auszeichnungen

Dies ist wiederum eine wichtige Art der Anerkennung für Mitarbeiter, die bessere Leistungen erbringen. Unternehmen haben Auszeichnungssysteme wie den besten Leistungsträger des Monats usw. eingeführt, und all dies wird dazu führen, dass die Mitarbeiter bessere Leistungen erbringen.

Fazit

Belohnungen und Anerkennungen sind gleichermaßen wichtig, wenn es darum geht, die Leistung und Moral der Mitarbeiter zu fördern. Die oben genannten Methoden können verwendet werden, um Mitarbeiter zu motivieren.

Da möglicherweise nicht alle Methoden auf dieselbe Organisation anwendbar sind, sollten die Organisationen sicherstellen, dass sie die besten Belohnungen auswählen, die für die Organisation geeignet sind.

Einführung

Bei jeder Art von Projekt spielt die Anforderungserfassung eine Schlüsselrolle. Die Erfassung von Anforderungen ist nicht nur für das Projekt wichtig, sondern auch für die Projektmanagementfunktion.

Für das Projekt ist es entscheidend für den Erfolg, zu verstehen, was das Projekt letztendlich liefern wird. Durch Anforderungen kann das Projektmanagement die Endlieferungen des Projekts bestimmen und wie die Endlieferungen die spezifischen Anforderungen des Kunden erfüllen sollen.

Obwohl das Sammeln von Anforderungen recht einfach aussieht; Überraschenderweise ist dies eine der Projektphasen, in denen die meisten Projekte mit dem falschen Fuß beginnen. Im Allgemeinen sind die meisten fehlgeschlagenen Projekte aufgrund falscher oder unzureichender Anforderungserfassung gescheitert. Wir werden dies im folgenden Abschnitt diskutieren.

Im Folgenden wird veranschaulicht, wo die Anforderungserfassung in einem Projekt enthalten ist:

Die Bedeutung von Anforderungen

Nehmen wir als Beispiel ein Softwareentwicklungsprojekt. Sobald die Projektinitiierung abgeschlossen ist, hat das Business Analyst-Team es eilig, Anforderungen zu erfassen. Das BA-Team (Business Analysts) verwendet verschiedene Methoden, um die Projektanforderungen zu erfassen und die Anforderungen dann an das Projektteam weiterzuleiten. Sobald die Geschäftsanforderungen in technische Anforderungen umgewandelt wurden, beginnt die Implementierung.

Obwohl der obige Zyklus ganz normal und problemlos aussieht, sieht die Realität etwas anders aus. In den meisten Fällen kann das BA-Team nicht alle projektbezogenen Anforderungen erfassen. Sie übersehen immer einen Teil der Anforderungen. Während der Erstellung des Projekts erkennt der Kunde normalerweise die Anforderungslücken des Projekts.

Das Projektteam muss diese fehlenden Anforderungen ohne zusätzliche Kundenzahlungen oder mit vom Kunden genehmigten Änderungsanforderungen implementieren. Falls das BA-Team schuld war, muss der Dienstleister möglicherweise die Kosten für die Umsetzung der fehlenden Anforderungen übernehmen. In solchen Fällen kann das Projekt einen finanziellen Verlust für den Dienstleister darstellen, wenn der Aufwand für fehlende Anforderungen einen erheblichen Einfluss auf die Projektkosten hat.

Daher ist der Anforderungserfassungsprozess die wichtigste Phase eines Projekts.

Der Prozess zur Anforderungserfassung

Für die Erfassung von Anforderungen gibt es einige Methoden, die von den Geschäftsanalysten verwendet werden. Diese Methoden unterscheiden sich normalerweise von Projekt zu Projekt und von Kundenorganisation zu Client.

Normalerweise werden die Anforderungen für ein neues System von den potenziellen Endbenutzern des Systems erfasst. Die Methoden zum Sammeln von Anforderungen von diesen potenziellen Endbenutzern variieren je nach Art der Endbenutzer. Wenn beispielsweise eine große Anzahl von Endbenutzern vorhanden ist, kann die Workshop-Methode zur Anforderungserfassung verwendet werden.

Bei dieser Methode werden alle potenziellen Endbenutzer gebeten, an einem Workshop teilzunehmen. In diesem Workshop setzen sich die Business Analysten mit den Benutzern auseinander und sammeln die Anforderungen für das neue System. Manchmal wird die Workshop-Sitzung per Video aufgezeichnet, um das Feedback der Benutzer zu überprüfen und zu erfassen.

Wenn die Anzahl der Benutzer relativ gering ist, können die Geschäftsanalysten persönliche Interviews durchführen. Dies ist der effektivste Weg, um alle erforderlichen Anforderungen zu finden, da der Business Analyst alle Fragen stellen und auch überfragen kann.

Fragesteller können effektiv für den Anforderungserfassungsprozess verwendet werden, dies sollte jedoch nicht die einzige Methode zur Interaktion mit den Endbenutzern sein. Fragesteller sollten als unterstützende Funktion für Interviews oder Workshops verwendet werden.

Zusätzlich zu den obigen Methoden gibt es viele andere spezifische Methoden, die für bestimmte Bedingungen verwendet werden können.

Tipps für eine erfolgreiche Anforderungserfassung

Im Folgenden finden Sie einige Tipps für den Erfolg des Anforderungserfassungsprozesses:

• Gehen Sie niemals davon aus, dass Sie die Anforderungen des Kunden kennen. Was Sie normalerweise denken, kann ganz anders sein als das, was der Kunde wünscht. Wenden Sie sich daher immer an den Kunden, wenn Sie eine Annahme oder einen Zweifel haben.

• Binden Sie die Endbenutzer von Anfang an ein. Holen Sie sich ihre Unterstützung für das, was Sie tun.

• Definieren Sie auf den ersten Ebenen den Umfang und holen Sie die Zustimmung des Kunden ein. Auf diese Weise können Sie sich erfolgreich auf den Funktionsumfang konzentrieren.

• Stellen Sie beim Sammeln der Anforderungen sicher, dass die Anforderungen realistisch, spezifisch und messbar sind.

• Konzentrieren Sie sich darauf, das Anforderungsdokument kristallklar zu machen. Das Anforderungsdokument ist der einzige Weg, um den Kunden und den Dienstleister zu einer Vereinbarung zu bringen. Daher sollte dieses Dokument keine Grauzone enthalten. Wenn es Grauzonen gibt, kann dies zu potenziellen geschäftlichen Problemen führen.

• Sprechen Sie nicht mit dem Kunden über die Lösung oder die Technologie, bis alle Anforderungen erfüllt sind. Sie sind nicht in der Lage, dem Kunden etwas zu versprechen oder anzuzeigen, bis Sie sich über die Anforderungen im Klaren sind.

• Bevor Sie in eine andere Projektphase übergehen, lassen Sie das Anforderungsdokument vom Kunden abzeichnen.

• Erstellen Sie bei Bedarf einen Prototyp, um die Anforderungen visuell darzustellen.

Fazit

Die Anforderungserfassung ist der wichtigste Schritt eines Projekts. Wenn das Projektteam nicht alle erforderlichen Anforderungen für eine Lösung erfasst, läuft das Projekt mit einem Risiko. Dies kann in Zukunft zu vielen Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten führen, und infolgedessen kann die Geschäftsbeziehung schwer beschädigt werden.

Nehmen Sie daher die Anforderungserfassung als Hauptverantwortung des Projektteams. Versprechen oder kommentieren Sie die Art der Lösung nicht, bis die Anforderungen unterschrieben sind.

Einführung

Die Ressourcenebene ist eine Technik im Projektmanagement, die die Ressourcenzuweisung übersieht und mögliche Konflikte aufgrund einer Überzuweisung löst. Wenn Projektmanager ein Projekt durchführen, müssen sie ihre Ressourcen entsprechend planen.

Dies kommt der Organisation zugute, ohne sich Konflikten stellen zu müssen und nicht rechtzeitig liefern zu können. Die Ressourcenebenen werden als eines der Schlüsselelemente für das Ressourcenmanagement in der Organisation angesehen.

Eine Organisation hat Probleme, wenn die Ressourcen nicht richtig zugewiesen werden, dh einige Ressourcen sind möglicherweise zu stark zugewiesen, während andere zu wenig zugewiesen sind. Beides birgt ein finanzielles Risiko für die Organisation.

Die zwei Schlüsselelemente der Ressourcenebenen

Das Hauptziel der Ressourcenebenen ist die effiziente Zuweisung von Ressourcen, damit das Projekt in dem angegebenen Zeitraum abgeschlossen werden kann. Daher kann die Ressourcennivellierung in zwei Hauptbereiche unterteilt werden. Projekte, die abgeschlossen werden können, indem alle verfügbaren Ressourcen verbraucht werden, und Projekte, die mit begrenzten Ressourcen abgeschlossen werden können.

Projekte, die begrenzte Ressourcen verwenden, können über einen bestimmten Zeitraum verlängert werden, bis die erforderlichen Ressourcen verfügbar sind. Wenn andererseits die Anzahl der Projekte, die eine Organisation durchführt, die verfügbaren Ressourcen überschreitet, ist es klüger, das Projekt auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben.

Struktur der Ressourcenebenen

Viele Organisationen haben eine strukturierte Hierarchie der Ressourcenebenen. Eine arbeitsbezogene Struktur ist wie folgt:

• Stage
• Phase
• Task/Deliverable

Alle oben genannten Ebenen bestimmen den Umfang des Projekts und finden Möglichkeiten, Aufgaben im gesamten Team zu organisieren. Dies erleichtert dem Projektteam die Ausführung der Aufgaben.

Abhängig von den drei oben genannten Parametern kann die Höhe der erforderlichen Ressourcen (Dienstalter, Erfahrung, Fähigkeiten usw.) unterschiedlich sein. Daher ist der Ressourcenbedarf für ein Projekt immer eine Variable, die der obigen Struktur entspricht.

Abhängigkeiten herstellen

Der Hauptgrund für einen Projektmanager, Abhängigkeiten herzustellen, besteht darin, sicherzustellen, dass Aufgaben ordnungsgemäß ausgeführt werden. Durch die Identifizierung korrekter Abhängigkeiten von denen falscher Abhängigkeiten kann das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen werden.

Hier sind einige der Einschränkungen, auf die ein Projektmanager während des Projektausführungszyklus stoßen wird. Die Einschränkungen, denen ein Projektmanager ausgesetzt ist, können in drei Kategorien eingeteilt werden.

• Mandatory - Diese Einschränkungen ergeben sich aus physikalischen Einschränkungen wie Experimenten.

• Discretionary - Dies sind Einschränkungen, die auf Präferenzen oder Entscheidungen von Teams basieren.

• External - Oft basierend auf Bedürfnissen oder Wünschen, an denen Dritte beteiligt sind.

Der Prozess der Zuweisung von Ressourcen

Damit die Ressourcenebenen stattfinden können, werden Ressourcen mit Aufgaben (Liefergegenständen) delegiert, die ausgeführt werden müssen. Während der Startphase eines Projekts werden die Rollen idealistisch den Ressourcen (Humanressourcen) zugewiesen, zu welchem ​​Zeitpunkt die Ressourcen nicht identifiziert werden.

Später werden diese Rollen bestimmten Aufgaben zugewiesen, die eine Spezialisierung erfordern.

Nivellierung von Ressourcen

Mithilfe der Ressourcenebenen kann ein Unternehmen die verfügbaren Ressourcen maximal nutzen. Die Idee hinter dem Leveling von Ressourcen besteht darin, die Verschwendung von Ressourcen zu reduzieren, dh eine Überallokation von Ressourcen zu stoppen.

Der Projektmanager identifiziert die Zeit, die von einer Ressource nicht genutzt wird, und ergreift Maßnahmen, um dies zu verhindern oder einen Vorteil daraus zu ziehen.

Durch Ressourcenkonflikte hat die Organisation zahlreiche Nachteile, wie zum Beispiel:

• Verzögerung bei der Ausführung bestimmter Aufgaben

• Schwierigkeiten beim Zuweisen einer anderen Ressource

• Aufgabenabhängigkeiten können nicht geändert werden

• Bestimmte Aufgaben entfernen

• Weitere Aufgaben hinzufügen

• Allgemeine Verzögerungen und Budgetüberschreitungen von Projekten

Techniken zur Ressourcenabgleichung

Kritischer Pfad ist eine gängige Technik, die von Projektmanagern beim Ressourcen-Leveling verwendet wird. Der kritische Pfad repräsentiert sowohl den längsten als auch den kürzesten Zeitdauerpfad im Netzwerkdiagramm, um das Projekt abzuschließen.

Abgesehen von dem weit verbreiteten Konzept kritischer Pfade verwenden Projektmanager jedoch schnelles Tracking und Abstürze, wenn die Dinge außer Kontrolle geraten.

• Fast tracking -Dies führt kritische Pfadaufgaben aus. Das kauft Zeit. Das herausragende Merkmal dieser Technik ist, dass die Möglichkeit einer Nacharbeit höher ist, obwohl die Arbeit momentan abgeschlossen ist.

• Crashing - Dies bezieht sich auf die Zuweisung von Ressourcen zusätzlich zu vorhandenen Ressourcen, um die Arbeit schneller erledigen zu können, was mit zusätzlichen Kosten wie Arbeit, Ausrüstung usw. verbunden ist.

Fazit

Das Leveling von Ressourcen zielt darauf ab, die Effizienz bei der Durchführung von Projekten zu steigern, indem die verfügbaren Ressourcen genutzt werden. Eine ordnungsgemäße Nivellierung der Ressourcen führt nicht zu hohen Ausgaben.

Der Projektmanager muss mehrere Faktoren berücksichtigen und kritische bis unkritische Abhängigkeiten identifizieren, um Verzögerungen der Projektergebnisse in letzter Minute zu vermeiden.

Einführung

Unabhängig davon, was Sie in einer Organisation tun, ist ein Personal erforderlich, um Arbeitsaufgaben und -aktivitäten auszuführen. Wenn Sie ein Projektmanager sind, benötigen Sie ausreichend Personal für die Ausführung Ihrer Projektaktivitäten.

Nur die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern für Ihr Projekt zu haben, hilft Ihnen nicht, die Projektaktivitäten erfolgreich auszuführen. Diese für Ihr Projekt ausgewählten Mitarbeiter sollten über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um auch die Projektverantwortung zu erfüllen. Darüber hinaus sollten sie auch die notwendige Motivation und Verfügbarkeit haben.

Daher sollte die Besetzung Ihres Projekts methodisch mit einem angemessenen und genauen Plan erfolgen.

Den Zweck verstehen

Bevor Sie mit der Besetzung Ihres Projekts beginnen, müssen Sie den Zweck Ihres Projekts verstehen. Zunächst müssen Sie die Geschäftsziele für das Projekt und andere damit verbundene Ziele verstehen. Ohne dass Sie sich über die Endergebnisse im Klaren sind, können Sie möglicherweise nicht die besten Ressourcen für Ihr Projekt besetzen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit für ein Brainstorming über Ihren Projektzweck und versuchen Sie dann, den entsprechenden Personalbedarf zu verstehen. Verstehen Sie die verschiedenen Fähigkeiten, die für die Projektdurchführung erforderlich sind, um zu verstehen, welche Art von Personal Sie benötigen.

Sei genau

Seien Sie präzise, ​​wenn Sie Ihren Personalmanagementplan erstellen. Machen Sie Ihren Personalplan in schwarz und weiß. Schließen Sie keine Dinge ein, nur um die Menschen glücklich zu machen. Nehmen Sie die Wahrheit immer kühn in Ihren Plan auf. Betonen Sie bei Bedarf auch die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und die Organisationsrichtlinien.

Die Belegschaft sollte diszipliniert sein, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Daher müssen Sie auch Disziplinanforderungen in den Personalplan aufnehmen.

Verwenden Sie eine gute Vorlage

Wenn Sie den Plan formulieren möchten, müssen Sie dafür eine gute Vorlage verwenden. Zunächst besteht die Möglichkeit, dass Sie eine geeignete von Ihrer Organisation selbst finden. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und prüfen Sie, ob es Vorlagen gibt, die sie in der Vergangenheit verwendet haben. Wenn Ihre Organisation über ein Wissensmanagementsystem verfügt, suchen Sie dort nach einer Vorlage.

Wenn Sie eine gute Vorlage erhalten haben, artikulieren Sie alles in einfacher Sprache. Das Publikum des Plans ist das Management und das Personal. Daher sollte die Artikulation klar und einfach sein.

Herstellen der Verbindung

Die Verbindung zu Ihren Mitarbeitern ist der Schlüssel. Wenn Sie sich richtig verbinden, können Sie sie an ihren Fähigkeiten und ihrer Einstellung messen.

Die Befragung der Mitarbeiter ist der beste Weg, um richtig mit ihnen in Kontakt zu treten. Auf diese Weise können Sie ihre Fähigkeiten messen und sehen, ob sie für Ihre Projektanforderungen geeignet sind. Für Interviews können Sie einen Interviewplan und eine Reihe kritischer Fragen erstellen, die Sie möglicherweise stellen möchten.

Wenn es Dinge gibt, die Sie durch Interviews nicht aufdecken können, wenden Sie sich an die Personalabteilung.

Ausbildung

Bevor Sie mit der Besetzung des Projekts beginnen, müssen Sie wissen, welche Fähigkeiten für Ihr Projekt erforderlich sind. Auf diese Weise können Sie die Fähigkeiten Ihrer potenziellen Mitarbeiter während der Interviews messen. In den meisten Fällen finden Sie nicht alle Mitarbeiter mit den gewünschten Fähigkeiten.

In solchen Fällen müssen Sie bei der Schulungsabteilung Schulungen anfordern. Lassen Sie die entsprechenden Mitarbeiter vor Projektbeginn auf die erforderlichen Fähigkeiten schulen.

Belohnungen und Konsequenzen

Der Personalmanagementplan sollte sowohl die Belohnungen der Mitarbeiter als auch die Konsequenzen klar definieren. Der Plan sollte die Belohnungen im Detail veranschaulichen und wie ein Mitarbeiter oder das gesamte Personal für Belohnungen in Frage kommt.

Beispielsweise wird die frühzeitige Lieferung von Projekten durch die Auszahlung eines Bonus an die an dem Projekt beteiligten Mitarbeiter belohnt. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um die Motivation der Mitarbeiter zu erhalten und sich auf die Projektaktivitäten zu konzentrieren.

Überlegungen

Zusätzlich zu den oben genannten Bereichen können zusätzliche Überlegungen angestellt werden. Eine davon könnte die Dauer Ihres Personalbedarfs sein. Es ist sehr selten, dass ein Projekt während des gesamten Projektlebenszyklus alle Mitarbeiter benötigt.

Normalerweise variiert der Personalbedarf in verschiedenen Phasen des Projekts. Beziehen Sie sich auf das folgende Diagramm, um die Personalabweichung zu identifizieren.

Normalerweise benötigt das Projekt in den Anfangsphasen des Projekts nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern. Wenn es um Entwicklung oder Konstruktion geht, braucht es möglicherweise viel. Wenn das Ende erreicht ist, wird wiederum weniger Personal benötigt.

Fazit

Der Personalmanagementplan für ein Projekt spielt eine entscheidende Rolle im Projektmanagement. Da Ressourcen der kritischste Faktor für die Ausführung der Projektaktivitäten sind, sollten Sie sich über Ihren Personalbedarf im Klaren sein.

Wenn Sie wissen, was Sie wollen, leiten Sie den Plan ab, dasselbe anzusprechen.

Einführung

Bei der Arbeit an einem Projekt gibt es viele Personen oder Organisationen, die vom Endprodukt oder der Ausgabe abhängig sind und / oder davon betroffen sind. Diese Personen sind die Stakeholder eines Projekts.

Das Stakeholder-Management beinhaltet die Berücksichtigung der unterschiedlichen Interessen und Werte der Stakeholder und deren Berücksichtigung während der Projektdauer, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder am Ende zufrieden sind.

Dieser Managementzweig ist wichtig, weil er einer Organisation hilft, ihre strategischen Ziele zu erreichen, indem sie sowohl das externe als auch das interne Umfeld einbezieht und durch ein gutes Management ihrer Erwartungen eine positive Beziehung zu den Stakeholdern aufbaut.

Stakeholder-Management ist ebenfalls wichtig, da es dabei hilft, positive bestehende Beziehungen zu Stakeholdern zu identifizieren. Diese Beziehungen können in Koalitionen und Partnerschaften umgewandelt werden, die Vertrauen aufbauen und die Zusammenarbeit zwischen den Interessengruppen fördern.

Wie funktioniert Stakeholder Management?

Das Stakeholder-Management arbeitet im Sinne eines Geschäftsprojekts an einer Strategie. Diese Strategie wird unter Verwendung von Informationen erstellt, die durch die folgenden Prozesse gesammelt wurden:

• Stakeholder Identification -Zunächst ist es wichtig, alle beteiligten Stakeholder zu notieren, ob intern oder extern. Ein idealer Weg, dies zu tun, ist die Erstellung einer Stakeholder-Map.

• Stakeholder Analysis - Durch die Stakeholder-Analyse ist es Aufgabe des Managers, die Bedürfnisse, Schnittstellen, Erwartungen, Autorität und die gemeinsame Beziehung eines Stakeholder zu identifizieren.

• Stakeholder Matrix -Während dieses Prozesses positionieren Manager Stakeholder anhand von Informationen, die während des Stakeholder-Analyseprozesses gesammelt wurden. Die Stakeholder werden entsprechend ihrem Einfluss oder ihrer Bereicherung für das Projekt positioniert.

• Stakeholder Engagement - Dies ist einer der wichtigsten Prozesse des Stakeholder-Managements, bei dem alle Stakeholder mit dem Manager zusammenarbeiten, um sich auf Führungsebene besser kennenzulernen und besser zu verstehen.

  Diese Mitteilung ist wichtig, da sie sowohl dem Manager als auch den Stakeholdern die Möglichkeit gibt, die Erwartungen zu diskutieren und ihnen zuzustimmen und sich vor allem auf eine Reihe gemeinsamer Werte und Grundsätze zu einigen, zu denen alle Stakeholder bereitstehen.

• Communicating Information - Hier werden Kommunikationserwartungen vereinbart und festgelegt, wie die Kommunikation zwischen den Stakeholdern verwaltet wird, dh wie und wann die Kommunikation eingeht und wer sie empfängt.

• Stakeholder Agreements -Dies ist das Lexikon des Projekts oder die festgelegten Ziele. Alle wichtigen Stakeholder unterzeichnen diese Stakeholder-Vereinbarung, die eine Sammlung aller vereinbarten Entscheidungen darstellt.

In der heutigen modernen Managementprojektpraxis bevorzugen Manager und Stakeholder eine ehrliche und transparente Stakeholder-Beziehung.

Fehler im Stakeholder-Management

Einige Organisationen leiden immer noch unter schlechten Stakeholder-Management-Praktiken. Dies ist auf Folgendes zurückzuführen:

• Zu spät mit einem Stakeholder kommunizieren. Dies ermöglicht keine umfassende Überarbeitung der Erwartungen der Stakeholder, weshalb ihre Ansichten möglicherweise nicht berücksichtigt werden.

• Stakeholder einladen, zu früh am Entscheidungsprozess teilzunehmen. Dies führt zu einem komplizierten Entscheidungsprozess.

• Einbeziehung der falschen Stakeholder in ein Projekt. Dies führt zu einer Wertminderung ihres Beitrags und letztendlich zu externer Kritik.

• Das Management schätzt den Beitrag der Stakeholder nicht. Ihre Teilnahme wird als unwichtig und belanglos angesehen.

Unabhängig davon, wie das Stakeholder-Management angegangen wird, sollte es aufmerksam durchgeführt werden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.

Gutes Stakeholder-Management erreichen

Eine unzureichende Einbeziehung und ineffektive Kommunikation mit den Stakeholdern kann zum Scheitern des Projekts führen. Im Folgenden sind einige Ideen aufgeführt, mit denen gute Stakeholder-Management-Praktiken erreicht werden können:

• Management und Stakeholder sollten zusammenarbeiten, um eine realistische Liste von Zielen und Vorgaben zu erstellen. Die Einbeziehung von Stakeholdern verbessert die Geschäftsleistung und interessiert sich aktiv für das Projekt.

• Kommunikation ist der Schlüssel. Für die Stakeholder und das Management ist es wichtig, während des gesamten Projektverlaufs regelmäßig zu kommunizieren. Dies stellt sicher, dass beide Parteien aktiv eingebunden sind und im Verlauf des Projekts ein reibungsloses Segeln gewährleistet ist.

• Die Vereinbarung von Leistungen ist wichtig. Dies stellt sicher, dass es am Ende keine übermäßige Enttäuschung gibt. Prototypen und Muster im Verlauf des Projekts helfen den Stakeholdern, ein klares Verständnis für das Endprojekt zu erlangen.

Fazit

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass gute Stakeholder-Management-Praktiken erforderlich sind, um ein Ergebnis aus den Projekten zu erzielen. Stakeholder-Management ist das effektive Management aller Projektteilnehmer, sei es externe oder interne Mitwirkende.

Das wohl wichtigste Element im Stakeholder-Management ist die Kommunikation, bei der ein Manager seine 99% ige Zeit für Besprechungen, das Überprüfen und Beantworten von E-Mails sowie das Aktualisieren und Verteilen von Berichten usw. aufwenden muss.

Einführung

Bei der Implementierung oder Konstruktion großer und komplexer Systeme (z. B. eines Unternehmenssoftwaresystems) sollten die Arbeitsanforderungen und -bedingungen ordnungsgemäß dokumentiert werden. Statement of Work (SOW) ist ein solches Dokument, das beschreibt, was im vereinbarten Vertrag zu tun ist.

In der Regel wird die SOW in einer präzisen und endgültigen Sprache verfasst, die für das Geschäftsfeld relevant ist. Dies verhindert Fehlinterpretationen von Begriffen und Anforderungen.

Eine SOW deckt die Arbeitsanforderungen für ein bestimmtes Projekt ab und berücksichtigt gleichzeitig die Leistungs- und Entwurfsanforderungen.

Wenn Anforderungen detailliert sind oder in einem ergänzenden Dokument enthalten sind, verweist SOW auf das spezifische Dokument.

Die SOW definiert den Umfang und die Arbeitsvereinbarungen zwischen zwei Parteien, typischerweise zwischen einem Kunden und einem Dienstleister. Daher hat SOW auch eine rechtliche Schwere.

Zweck der SOW

Der Hauptzweck einer SOW besteht darin, die Verbindlichkeiten, Verantwortlichkeiten und Arbeitsvereinbarungen zwischen Kunden und Dienstleistern zu definieren.

Eine gut geschriebene SOW definiert den Umfang des Engagements und die Key Performance Indicators (KPIs) für das Engagement.

Daher können die KPIs verwendet werden, um festzustellen, ob der Dienstanbieter die Bedingungen der SOW erfüllt hat, und um sie als Grundlage für zukünftige Engagements zu verwenden.

SOW enthält alle Details zu nicht spezifikationsbezogenen Anforderungen des Auftragnehmers oder Dienstleisters. Wann immer Spezifikationen betroffen sind, wird von SOW auf bestimmte Spezifikationsdokumente verwiesen.

Diese Spezifikationsdokumente können funktionale oder nicht funktionale Anforderungen sein.

Funktionale Anforderungen (in einem Softwaresystem) definieren, wie sich die Software funktional verhalten soll, und nicht funktionale Anforderungen beschreiben andere Merkmale der Software wie Leistung, Sicherheit, Wartbarkeit, Konfigurationsmanagement usw.

Format der SOW

Die SOW-Formate unterscheiden sich von Branche zu Branche. Unabhängig von der Branche sind einige Schlüsselbereiche der SOW gemeinsam. Im Folgenden sind die häufig angesprochenen Bereiche in einer SOW aufgeführt:

1. Geltungsbereich

This section describes the work to be done in a technical manner. If the system to be built is a software system, this section defines the hardware and software requirements along with the exact work to be done in terms of the final system.

If there is anything 'out of scope', those areas are also mentioned under a suitable subheading.

2. Location

The location where the work is performed is mentioned under this section. This section also details the hardware and software specifications. In addition to that, a description about human resources and how they work are addressed here.

3. Timelines

This defines the timeline allocated for the projects. It includes the development time, warranty time and maintenance time. In addition to calendar time, the man days (total effort) required to complete the project is also noted.

4. Delivery schedule

This section of the SOW describes the deliveries and the due dates for the deliveries.

5. Standards

The standards (internal or external) are defined in this section. All deliveries and work done should comply with the standards defined in this section of the document.

6. Acceptance Criteria

This section defines the minimum requirements for accepting deliverables. It also describes the criteria used for acceptance.

7. Mode of contract and payments

There are a number of engagement models when it comes to contracting a service provider.

In the domain of software development, there are two distinct contract models, fixed bid and a retainer.

In fixed bid, the project cost is a constant and it is up to the service provider to optimize the resource allocation in order to maintain the profit margins.

The client does not worry about the number of resources, as long as the delivery schedule is met. In the retainer model, the client pays for the number of resources allocated to the project.

Since SOW is an integrated part of a project, almost all senior members of the project team should become aware of terms and conditions of the SOW. Sometimes, especially in software development projects, a penalty is applied if the delivery dates are missed. Therefore, everyone should be aware of such demanding terms of a SOW.

Conclusion

SOW is a critical document for project management. It defines the scope of the work and the work agreements. Therefore, all stakeholders of the project should have a thorough understanding of the SOW of the project and adhere to it.

Introduction

Whatever kind of job one is involved in, you would always find several factors that lead to severe stress.

It is not uncommon today, with everyone worrying about whether the state of the economy and high employment rates would mean that they are the next to losing their jobs. Like any other management technique, stress management too is very vital for the success of any organization.

If the employees of an organization are unable to work efficiently and be productive, it is the organization that would eventually collapse. It is therefore essential that stress management techniques are understood by all the stakeholders of any organization.

What Leads to Stress?

It isn't easy to point on just one or two causes of stress. There are several factors that could contribute towards a person suffering from all sorts of stress.

You must understand what causes stress if you are to efficiently try and reduce stress from your lifestyle.

Most often, employees find themselves in a state of confusion as to what their job entails and they may even worry as to whether they might lose their jobs given the current economic situation. This could lead to a lot of stress in the workplace.

Increased pressure from employers could also make an employee work too hard and maybe even work overtime in an attempt to impress the employer or outdo another employee.

There are of course other reasons that could contribute to individual employees suffering from severe stress outside the workplace such as family problems, health-related issues and so on.

Failure to understand and eliminate these elements that cause the stress could eventually lead to dire consequences. These elements are generally known as stressors and are found in plenty in the workplace.

It is not only the employees, who need to identify these stressors, but also the organization itself would need to take relevant steps.

How to Reduce Stress?

It is of utmost importance that an organization takes this issue seriously. The organization can help reduce stress by:

• Reducing the number of hours for which their employees would have to work per week. This will, in the long run, contribute to a more efficient functioning of the organization, as employees would have more time to rest at home and will come back the next day feeling refreshed.

  Working hours should be flexible. This may also include shifts and the rotation of employees.

• A tried and tested technique that many organizations have begun using is the provision of lounges and other recreational facilities to help employees relax during the day should they require some time off.

  You may even choose to add refreshments and a TV so that they could forget all the worries of work for a few minutes. Investing in such facilities is a great idea for any organization. You may also allow them to take more holidays throughout the year to ensure that they have a good break.

• Female employees may find that they do not have enough time to spend with their newborn if they have just had a baby.

  You should make allowance for such situations. Providing longer maternity leave could help your female employee to come back to work without having too much on her mind with regard to the baby and any postnatal depression.

  Another idea would be to provide childcare facilities at the office so that mothers with young children could peep in and ensure their kids are okay every few hours.

• As an employee, you should also make it a point to occasionally have a casual chat with your employees to ensure that they are satisfied with their jobs and have no issues at work.

  You should also encourage them and appreciate and praise him/her for tasks carried out very well. This would reduce any worries they may have of the risks of losing their jobs and help them to feel more secure.

Tips on Coping with Stress

If you are suffering from stress and have identified some of the causes, you should try different techniques to help you cope with the pressure or problems that you face.

Being positive and remaining calm would take you a very long way. Try not to worry about insignificant matters.

If you have any queries or any work-related problems, you should always take it up with your employer and try and get the issue sorted out.

It is important to keep in mind that you should take regular breaks while at work and even after you get home.

You can relieve yourself of most of the stress by taking part in relaxing activities, be it yoga or simply curling up on the couch with a good book and a cup of coffee.

Create a schedule and plan out how you would balance both your work life and family life without letting one overtake the other.

You would find that you are more relaxed this way and would actually look forward to going to work the next day.

Of course, nothing can beat a good night's sleep and a healthy lifestyle and diet.

Conclusion

Although most work-related worries may seem too huge to shake off, once you master the art of coping with stress and are able to get rid of any negative thoughts, you would find that peace would come to you naturally.

Introduction

This is a systematic process, which encourages participants to actively involve by contributing ideas in a non critical or non-evaluative environment.

Structured brainstorming sessions are undertaken by organizations to find solution to problems that persists in a work environment. Many successful organizations use structured brainstorming as key tool when it comes to decision making.

Benefits of Structured Brainstorming

The primary benefit of structured brainstorming is that it's a collaboration of ideas. However, there's a difference between structured brainstorming and unstructured brainstorming.

In structured brainstorming, the participants are given guidelines and rules to follow, so that the input from the sessions is in an orderly manner and constructive.

When it comes to unstructured brainstorming, there are many ideas by participants, but the brainstorming session may not be leading towards any specific goal.

The benefits gained from structured brainstorming are as follows:

• A collection of ideas from the team members with regards to a particular issue or a problem will prove to be more successful.

• Opens up a new culture within the organization where team members are free to voice their ideas.

• It further prevents dominant team members from taking the lead and giving the rest of the team members an unfair chance.

• Promotes synergy among team members.

• Helps the team members to come up with ideas to achieve the mission at hand.

Steps in Structured Brainstorming

Structured brainstorming can prove to be difficult as input comes from various team members. Hence, the following steps can be followed to ensure that constructive results can be obtained at the end.

• State clearly the objective/theme behind the structured brainstorming. Make sure that each participant is fully aware of what is expected from the brainstorming session. This will save time and energy of the team.

• Give each team member a chance to demonstrate or voice his/her idea.

• During structured brainstorming, advise that team members are not allowed to criticize one another's opinion or idea. This promotes freedom of sharing one's idea without hesitation.

• Repeat the round until the team members do not have any more ideas or solutions.

• Review the input from each team member and discard any duplicate input.

Dos and Don'ts of Structured Brainstorming

A bad structured brainstorming session will cost your organization money, energy and time if the objective of the brainstorming session is not met. This may cause detrimental factors, which trigger to loss of projects, etc.

Hence, here are some methods for successful brainstorming to be used in your organization.

• Focus is crucial when it comes to structured brainstorming session. Sharpen the concentration levels of the participants. You can use some exercises at the beginning of the session in order to increase the focus of the participants.

• Instead of writing down arbitrary rules, positivity with playfulness helps.

• State the number of ideas.

• Build and jump.

• Make the space remember.

• Stretch mental muscles.

• Get practical.

Sprechen und Brainstorming über alle Möglichkeiten / Ursachen usw. für das vorliegende Problem. Verpassen Sie nie eine Idee. Lassen Sie die Brainstorming-Sitzung von jemandem aufzeichnen.

Tools für strukturiertes Brainstorming

SWOT-Analyse und Schädlingsanalyse sind sehr effektive Werkzeuge für strukturiertes Brainstorming.

Die SWOT-Analyse ist ein nützliches Werkzeug für die Entscheidungsfindung. SWOT steht für Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen. Brainstorming-Sitzungen verwenden SWOT häufig als Analysewerkzeug zur Überprüfung von Strategien. Die SWOT-Analyse wird verwendet, um die folgenden Faktoren zu bewerten:

• Marktkapitalisierung

• Verkaufsverteilungsmethoden

• Eine Marke oder ein Produkt

• Eine Geschäftsidee

• Eine Strategie, zB den Eintritt in neue Märkte

• Eine Abteilung der Organisation

Die PEST-Analyse bezieht sich auf Politik, Wirtschaft, Soziales und Technologie. Die PEST-Analyse wird auch häufig in Brainstorming-Sitzungen verwendet, um die Marktposition eines Unternehmens zu verstehen. PEST kann aus folgenden Gründen eingesetzt werden:

• Eine Organisation, die ihren Markt analysiert

• Ein Produkt, das Zugang zu seinem Markt hat

• Bewertung einer bestimmten Marke in Bezug auf einen Markt

• Ein neu gewagtes Geschäft

• Für neue Strategien basierend auf dem Eintritt in einen Markt

• Für eine Akquisition

• Für eine Investitionsmöglichkeit

Poststrukturiertes Brainstorming

Nach Abschluss der Brainstorming-Sitzung müssen folgende Schritte ausgeführt werden:

• Reduzieren Sie die Liste der Ideen basierend auf der vereinbarten Priorität

• Mischen Sie die Punkte, die von Natur aus ähnlich sind, miteinander

• Die Diskussion ist entscheidend, Verdienste für jedes Feedback

• Löschen Sie Ideen, die für das Thema nicht relevant sind

• Geben Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, Ideen aufzuschreiben, falls vorhanden, und später zu kommunizieren

Fazit

Strukturiertes Brainstorming ist eine Technik, mit der Ideen generiert werden, die zur Lösung eines Problems beitragen können. Strukturiertes Brainstorming fördert kreatives Denken und Begeisterung zwischen den Teammitgliedern.

Es ermutigt auch den freien Willen, die Gedanken des anderen zu akzeptieren.

Einführung

Die Nachfolgeplanung ist eine der wichtigsten Funktionen einer Organisation. Dies ist der Prozess, der die kritischen und Kernrollen einer Organisation identifiziert und die geeigneten Kandidaten für diese identifiziert und bewertet.

Durch den Nachfolgeplanungsprozess werden potenzielle Kandidaten mit geeigneten Fähigkeiten und Erfahrungen ausgestattet, um sie darin zu schulen, künftige Aufgaben in ihren jeweiligen Rollen zu übernehmen.

Die Nachfolgeplanung gilt für alle kritischen Rollen in der Organisation. Das obere Management jeder Praxis oder Abteilung ist dafür verantwortlich, einen geeigneten Nachfolgeplan für jede Kernposition in seiner Abteilung zu erstellen.

Schritte der Nachfolgeplanung

Es gibt vier wichtige Schritte bei der Planung der Nachfolge.

Schritt 1: Rekrutierung und Personal

Dies ist einer der wichtigsten Schritte der Nachfolgeplanung. Die Einstellung der richtigen und qualifizierten Mitarbeiter ist der Schlüssel zum Wachstum der Humanressourcen in der Organisation. Manchmal benötigen einige Unternehmen einen Paradigmenwechsel, um im Geschäft zu bleiben.

In solchen Fällen muss die Organisation die Rollen und Verantwortlichkeiten des Teils des vorhandenen Personals loslassen oder neu definieren. Anschließend stellt die Organisation neues Blut ein, um die erforderlichen Fähigkeiten und Fachkenntnisse zu erwerben.

Wenn es um die Nachfolgeplanung geht, sollte die Organisation immer Mitarbeiter einstellen, die das Potenzial haben, die Karriereleiter zu erklimmen.

Schritt 2: Training und Entwicklung

Alle organisatorischen Schulungen können in zwei Kategorien unterteilt werden. Kompetenztraining und Managementtraining.

• Skills training: Die Mitarbeiter werden geschult, um ihre Fähigkeiten zu verbessern, sodass ihre tägliche Arbeit einfach wird.

• Management training: Eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern wird geschult, um die Managementverantwortung zu übernehmen.

Schritt 3: Vergütung und Leistungsmanagement

Aufgrund ihrer Leistung sollten die Mitarbeiter, die das Potenzial haben, Führungskräfte in der Organisation zu werden, angemessen entschädigt werden.

Diese Mitarbeiter sollten für schnelle Beförderungen und besondere Vergütungsleistungen in Betracht gezogen werden.

Schritt 4: Talent Management

Talent Management ist einer der Schlüsselfaktoren für die Nachfolgeplanung. Der richtige Kandidat verfügt über die erforderlichen Fähigkeiten, um die Verantwortlichkeiten der neuen Rolle wahrzunehmen.

Das obere Management und die Mentoren des Mitarbeiters sollten stets sicherstellen, dass der Mitarbeiter seine Fähigkeiten ständig verbessert, indem er herausfordernde Aufgaben übernimmt.

Typische Aktivitäten in der Nachfolgeplanung

Die Nachfolgeplanung umfasst viele Aktivitäten. Einige dieser Aktivitäten sind sequentiell und andere können parallel zu anderen ausgeführt werden.

Im Folgenden sind die Kernaktivitäten der Nachfolgeplanung aufgeführt.

• Identifizierung der kritischen Rollen für das Wachstum des Unternehmens. Es gibt viele Tools wie Pareto-Diagramme für den Fall, dass Sie Unterstützung bei der Priorisierung der Rollen benötigen.

• Identifizierung von Lücken im Nachfolgeplanungsprozess. In diesem Schritt wird der Prozess der Nachfolgeplanung auf seine Stärke analysiert. Wenn es Schwächen und Lücken gibt, werden diese methodisch angegangen.

• In diesem Schritt werden die möglichen Kandidaten für die potenzielle Rolle identifiziert. Dies wird erreicht, indem auch ihre früheren Leistungen und einige andere Merkmale wie das Alter analysiert werden.

• Alle in die engere Wahl gezogenen Mitarbeiter für potenzielle Rollen werden dann über ihren Karriereweg informiert. Die Mitarbeiter sollten verstehen, dass sie geschult und ihre Fähigkeiten entwickelt werden, um kritische Rollen in der Organisation zu besetzen.

• Wenn es darum geht, Menschen auszubilden und zu entwickeln, sollten sie für die Positionen im Unternehmen sowie für die Positionen (Rollen) entwickelt werden, die in Zukunft eingeführt werden.

• Verstehen Sie die Zeitachse, die für die Besetzung von Schlüsselrollen erforderlich ist, genau. Dazu ist ein Verständnis dafür erforderlich, wann Schlüsselrollen frei werden.

• Führen Sie regelmäßige Treffen zu den Nachfolgeplänen der Organisation durch.

• Identifizieren Sie die Top-Player jeder Abteilung und treffen Sie die erforderlichen Vorkehrungen, um sie für lange Zeit im Unternehmen zu halten.

• Überprüfen Sie die vergangene Nachfolge auf der Grundlage des Nachfolgeplans und den Erfolg. Wenn es Probleme gibt, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen am Nachfolgeplan vor.

Fazit

Jede Organisation benötigt eine Nachfolgeplanung. Durch die Nachfolgeplanung werden die Schlüsselrollen des Unternehmens ständig von talentierten Mitarbeitern wahrgenommen, sodass das Unternehmen seine Stärke bewahren kann.

Bei der Auswahl von Personen für Schlüsselrollen ist die Einhaltung der Mission und Vision des Unternehmens wichtig. Auf diese Weise entstehen visionäre Führungskräfte in Organisationen, die sich für das Wachstum des Unternehmens engagieren.

Einführung

Wenn in einer Organisation ein Produkt aus Rohstoffen verschiedener Lieferanten hergestellt und diese Produkte an Kunden verkauft werden, wird eine Lieferkette erstellt.

Abhängig von der Größe der Organisation und der Anzahl der hergestellten Produkte kann eine Lieferkette komplex oder einfach sein.

Supply Chain Management bezieht sich auf das Management eines miteinander verbundenen Netzwerks von Unternehmen, die an der endgültigen Lieferung von Waren und Dienstleistungen an Kunden beteiligt sind.

Es umfasst die Lagerung und den Transport von Rohstoffen, den Inventarisierungsprozess sowie die Lagerung und den Transport der Endprodukte vom Herstellungsort bis zum Verbrauch.

Verschiedene Links in der Lieferkette

• Customer -Der Beginn der Lieferkette ist der Kunde. Der Kunde entscheidet sich für den Kauf eines Produkts und kontaktiert seinerseits die Verkaufsabteilung eines Unternehmens. Ein Kundenauftrag wird mit dem Lieferdatum und der Menge des gewünschten Produkts abgeschlossen. Es kann auch ein Segment für die Produktionsanlage enthalten, je nachdem, ob das Produkt auf Lager ist oder nicht.

• Planning -Sobald der Kunde seinen Kundenauftrag erteilt hat, erstellt die Planungsabteilung einen Produktionsplan, um das Produkt gemäß den Anforderungen des Kunden zu produzieren. Zu diesem Zeitpunkt ist die Planungsabteilung über die benötigten Rohstoffe informiert.

• Purchasing - Wenn Rohstoffe benötigt werden, wird die Einkaufsabteilung benachrichtigt und diese senden ihrerseits Bestellungen an die Lieferanten, in denen sie um die Lieferung einer bestimmten Menge an Rohstoffen zum erforderlichen Datum bitten.

• Inventory - Sobald die Rohstoffe geliefert wurden, werden sie auf Qualität und Genauigkeit überprüft und dann in einem Lager gelagert, bis sie von der Produktionsabteilung benötigt werden.

• Production -Die Rohstoffe werden gemäß den im Produktionsplan festgelegten Einzelheiten zum Produktionsstandort gebracht. Die vom Kunden benötigten Produkte werden nun aus den von den Lieferanten gelieferten Rohstoffen hergestellt. Die fertigen Produkte werden dann getestet und je nach dem vom Kunden gewünschten Liefertermin wieder ins Lager gebracht.

• Transportation - Wenn das fertige Produkt eingelagert wird, bestimmt die Versandabteilung oder die Transportabteilung, wann das Produkt das Lager verlässt, um den Kunden rechtzeitig zu erreichen.

Aktivitätsstufen in der Lieferkette

Um sicherzustellen, dass die oben genannte Lieferkette reibungslos funktioniert und um maximale Kundenzufriedenheit bei möglichst geringen Kosten zu gewährleisten, setzen Unternehmen Supply-Chain-Management-Prozesse und verschiedene Technologien ein, um diese Prozesse zu unterstützen.

Es gibt drei Ebenen von Aktivitäten im Bereich Supply Chain Management, auf die sich verschiedene Abteilungen einer Organisation konzentrieren, um einen reibungslosen Ablauf der Lieferkette zu erreichen. Sie sind:

• Strategic -Auf dieser Ebene ist die Geschäftsleitung in den Lieferkettenprozess eingebunden und trifft Entscheidungen, die die gesamte Organisation betreffen. Zu den auf dieser Ebene getroffenen Entscheidungen gehören die Größe und der Standort des Produktionsbereichs, die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Art des Produkts, das hergestellt werden soll, und so weiter.

• Tactical -Das taktische Aktivitätsniveau konzentriert sich auf die Erzielung der niedrigsten Kosten für den Betrieb der Lieferkette. Dies geschieht unter anderem durch die Erstellung eines Einkaufsplans mit einem bevorzugten Lieferanten und die Zusammenarbeit mit Transportunternehmen für einen kostengünstigen Transport.

• Operational -Auf operativer Ebene werden Aktivitätsentscheidungen täglich getroffen, und diese Entscheidungen wirken sich darauf aus, wie sich das Produkt entlang der Lieferkette verschiebt. Einige der auf dieser Ebene getroffenen Entscheidungen umfassen die Annahme von Kundenaufträgen und den Transport von Waren vom Lager zum Verbrauchspunkt.

Technologie- und Lieferkettenmanagement

Um den Nutzen des Supply-Chain-Management-Prozesses zu maximieren, müssen Unternehmen in Technologie investieren.

Um den Supply Chain Management-Prozess optimal zu gestalten, investieren Unternehmen hauptsächlich in Enterprise Resource Planning-Suiten.

Durch die Weiterentwicklung der Internet-Technologien können Unternehmen auch webbasierte Software und Internetkommunikation einsetzen.

Theorien des Supply Chain Managements

Eine Reihe von Experten auf dem Gebiet des Lieferkettenmanagements haben versucht, durch Übernahme der Organisationstheorie theoretische Grundlagen für einige Bereiche des Lieferkettenmanagements zu schaffen.

Einige dieser Theorien sind:

• Ressourcenbasierte Ansicht (RBV)
• Transaktionskostenanalyse (TCA)
• Wissensbasierte Ansicht (KBV)
• Strategic Choice Theory (SCT)
• Agenturtheorie (AT)
• Institutionelle Theorie (InT)
• Systemtheorie (ST)
• Netzwerkperspektive (NP)

Fazit

Supply Chain Management ist ein Zweig des Managements, an dem Lieferanten, Hersteller, Logistikdienstleister und vor allem die Kunden beteiligt sind.

Der Supply-Chain-Management-Prozess basiert auf einem strategischen Plan, der sicherstellt, dass das gewünschte Endprodukt einen Kunden mit maximaler Zufriedenheit zu möglichst geringen Kosten zurücklässt.

Die Aktivitäten oder Funktionen, die an dieser Art von Managementprozess beteiligt sind, sind in drei Ebenen unterteilt: die strategische Ebene, die taktische Ebene und die operative Ebene.

Einführung

Teambuilding-Programme sind heutzutage überall zu finden. Fast alle Unternehmensverbände schicken ab und zu ihre Projektteams für Teambuilding-Programme. Aber was ist ein Teambuilding-Programm?

In Teambuilding-Programmen konzentriert sich das gesamte Programm auf die Verbesserung der Gruppendynamik des Zielteams. Daher sollten zuallererst alle Teammitglieder der Gruppe bei solchen Teambuilding-Programmen anwesend sein.

Normalerweise nehmen Teambuilding-Programme unterschiedliche Gesichter an, und in solchen Programmen sind viele Aktivitäten enthalten. Jede Aktivität konzentriert sich auf die Verbesserung eines oder mehrerer Aspekte der Teamarbeit. Nehmen Sie als Beispiel Vertrauen.

Vertrauen gegenüber anderen Teammitgliedern ist einer der wichtigsten Aspekte bei der Teamarbeit. In einer Unternehmensumgebung haben Sie möglicherweise nicht die Möglichkeit, die anderen Teammitglieder im Detail kennenzulernen und Vertrauen in sie aufzubauen.

Daher setzen sich Teambuilding-Programme während der Teamarbeit mit dieser Angelegenheit auseinander und verbessern das Vertrauen zwischen den Teammitgliedern. Ein gutes Beispiel ist die verblindete Führung.

In dieser Übung hat eine Person die Augen verbunden und die andere Person soll die Person mit den Augen durch ein unwegsames Gelände führen, indem sie einfach durch die Stimme führt.

Vorteile für die Teamarbeit

Wenn Teambuilding-Programme sehr ernst sind, sollte Teamwork auch eine ernste Angelegenheit sein, oder? Ja, um die Bedeutung von Teambuilding-Programmen zu verstehen, sollte man zuerst den Wert der Teamarbeit verstehen.

Im Folgenden sind die Vorteile aufgeführt, die durch Teambuilding-Programme für die Teamarbeit erzielt werden:

• Verbesserte Kommunikation mit dem Rest des Teams

• Entlasten Sie die Konflikte und Frustrationen am Arbeitsplatz und insbesondere im Team

• Verbesserte Kundenbeziehungen und Konfliktlösung

• Hohe Teamproduktivität durch Verständnis

• Verbessertes Management und Soft Skills

• Verbesserte Beziehungen

Zusätzlich zu den oben genannten Vorteilen kann die Teamkultur um viele weitere Verbesserungen erweitert werden. Wenn das Team ein brandneues Team war, das für ein neues Projekt zusammengestellt wurde, entwickeln die Teammitglieder eine gute Beziehung zu anderen. Nach einem Teambuilding-Programm kann normalerweise eine Änderung der Teamdynamik beobachtet werden.

Das Senden eines Teams für Teambuilding-Programme reicht nicht aus. Das Management sollte den Fortschritt solcher Programme verfolgen und das Team erneut zu ähnlichen Erfahrungen schicken, wenn die Wirkung des ersten Programms die Überstunden verringert.

Der Arbeitsdruck am Arbeitsplatz und Neuankömmlinge im Team sind zwei der Hauptgründe für die verminderte Effektivität, die im Laufe der Zeit auftritt.

Arten von Teambuilding-Programmen

Es gibt viele Arten von Teambuilding-Programmen. Jeder Typ ist geeignet, um bestimmte Arten von Teambuilding-Anforderungen zu erfüllen. Zum Beispiel wird die Entsendung von Mitarbeitern mittleren Alters zu einem Programm für Jugendliche kein gutes Ergebnis bringen.

Im Folgenden sind einige der häufigsten Arten von Teambuilding-Programmen aufgeführt:

• Unternehmenskonferenzen

• Programme zur Teambildung und -beratung

• Abenteuerprogramme

• Outdoor-Sportarten

• Spielshows

• Jugendprogramme

• Von der Organisation gesponserte religiöse oder Wohltätigkeitsprogramme

• Management-Schulungsprogramme

• Wildwasser-Rafting

• Wohnwerkstätten

Arten von Dienstleistungen

Es gibt zwei Hauptkategorien von Teambuilding-Programmen. intern und extern. Interne Teambuilding-Programme werden normalerweise von der Schulungs- und Entwicklungsabteilung der Organisation entworfen. Die Veranstaltungen können am Arbeitsplatz oder an einem Ort außerhalb des Arbeitsplatzes stattfinden. In diesen Programmen führt jemand aus der Organisation die Schulung durch.

Für die nächste Kategorie wird eine externe Partei eingeladen, das Teambuilding-Programm durchzuführen. Diese Veranstaltung kann auch am Arbeitsplatz oder an einem externen Ort stattfinden.

Wenn es um die Effektivität der Teambuilding-Programme geht, sind die Programme, die von externen Parteien an einem entfernten Standort durchgeführt werden, normalerweise recht erfolgreich.

Das Gefühl, nicht am Arbeitsplatz zu sein, gibt dem Team einen neuen Geisteszustand und es ist freier, sich auf Teambuilding-Aktivitäten einzulassen.

Fazit

Für jedes Team ist Teambuilding eine wichtige Stärke, unabhängig davon, was gemeinsam erreicht werden soll. Um das Beste aus einem Team herauszuholen, sollte das Team Teambuilding-Programme durchlaufen.

Obwohl die meisten Unternehmen versuchen, Indoor-Programme für diesen Zweck durchzuführen, liefern sie weniger effektive Ergebnisse im Vergleich zu Teambuilding-Veranstaltungen, die von Fachleuten von Drittanbietern an entfernten Standorten durchgeführt werden.

Motivation spielt in jeder Organisation eine tadellos wertvolle Rolle. Es ist eine Eigenschaft, die jedem Mitarbeiter einer Organisation trotz ihrer Bezeichnung oder Verantwortung vermittelt werden sollte. Dennoch ist es unerlässlich, dass die Geschäftsleitung nach Möglichkeiten sucht, die Teammotivation innerhalb einer Organisation zu steigern.

Teamstrukturen können abhängig von der Funktion in einer Organisation, die einer Gruppe von Personen zugeordnet ist, aufgrund der bloßen Tatsache einer Gruppe von Personen, die zu einer Organisation gehören, variieren.

Unabhängig von der Art der Teambildung ist es wichtig, dass solche Personengruppen, die in ein oder mehrere Teams fallen, harmonisch und im Einklang mit den endgültigen Zielen einer Organisation agieren.

Zwei Hauptansätze für die Teammotivation

1. Negative Teammotivation

Am Anfang haben Sie vielleicht das Gefühl, dass einige Manager es wirklich genießen, Mitarbeiter herabzusetzen und sie die ganze Zeit anzuschreien.

Ein solcher Ansatz zur Motivation orientiert sich am Prinzip des Angstfaktors und ist ein sehr primärer Ansatz. eine, die wir aus unserer Kindheit kennen. Daher werden die Auswirkungen solcher negativen Motivationstechniken sicherlich kurzfristig wirksam sein, gegenüber dem gewünschten langfristigen Ergebnis.

Einige Manager neigen auch dazu, ihren Teams unrealistische Ziele zu setzen, in der Hoffnung, die Teammitglieder dazu zu bringen, härter und effektiver zu arbeiten.

Wenn diese Täuschung ihre Haltung einnimmt, werden die Mitarbeiter jedoch Verständnis für die unrealistische Natur der Ziele bekommen und sich gleichzeitig aufgrund mangelnder Leistungsorientierung demotiviert fühlen.

2. Positive Teammotivation

Da der primäre Ansatz negativer Motivationstechniken keine effektiven Ergebnisse erbracht hat, wenden sich immer mehr Manager positiven Motivationstechniken zu.

Das Führen der Motivation eines Teams auf der Grundlage einer positiven Verstärkung umfasst einige Schritte:

• Sie müssen die individuellen Stärken und Schwächen verstehen und wissen, wie sich diese Stärken und Schwächen auf die Person und ihr Team auswirken, wenn Sie in einem Team arbeiten.

• Aufbau des Selbstwertgefühls sowohl des Teams als auch des Einzelnen.

• Jedem Teammitglied einen Wert zuweisen (z. B. seine Meinung einholen, Informationen austauschen und zulassen, dass sein Beitrag bei Teamentscheidungen eine Rolle spielt).

Dynamik der Teammotivation

1. Lassen Sie keine Annahmen regieren

Sie können also die Stärken und Schwächen einer Person bewerten und fälschlicherweise den Schluss ziehen, dass diese Person aufgrund ihrer persönlichen Merkmale innerhalb eines Teams nicht effektiv funktioniert.

Aber wenn Sie diese Person nicht in eine Teamumgebung versetzen und die Teamdynamik beobachten, würden Sie das Ergebnis nicht definitiv kennen. Daher lautet die Faustregel für jeden Manager, seine Teammitglieder aufgrund von Annahmen, die Sie möglicherweise haben, nicht zu isolieren.

2. Wisse, dass Menschen anders sind

Zweitens sollte beachtet werden, dass sich Menschen voneinander unterscheiden. Wenn es um Teammotivation geht, müssen die Manager daher bestimmte Maßnahmen ergreifen, um negative Auswirkungen auszugleichen.

Sie werden daher mit verschiedenen Persönlichkeiten zu tun haben, obwohl es Regeln gibt, nach denen ein Team arbeitet, tragen auch Ihre Diplomatie und Flexibilität im Betrieb dazu bei, dass die Motivation eines erfolgreichen Teams erhalten bleibt.

3. Isolieren Sie die schwarzen Schafe nicht

Der dritte Faktor ist nicht, schwarze Schafe zu isolieren. Jede Familie oder Organisation wird schwarze Schafe haben. Dies sind radikale Individuen, die zusätzliche Aufmerksamkeit suchen.

Anstatt diese Charaktere zu isolieren, müssen Sie daher geschickt genug sein, um das Gefühl der Zugehörigkeit zu solchen Personen zu beruhigen. Die Wahrheit ist, dass solche Personen, sobald sie sich sicher und wichtig fühlen, seinem Clan gegenüber sehr loyal werden.

4. Verstehe die Psychologie hinter den Dingen

Ein bisschen Psychologie trägt wesentlich dazu bei, Teams zu motivieren. Sie müssen keine formelle Psychologie studiert haben, um die Grundkonzepte zu verstehen.

Es wäre jedoch nützlich, wenn Sie einige Motivationstheorien und Motivationsfaktoren gelesen hätten, die zur menschlichen Dynamik beitragen. Wenn Sie die zugrunde liegenden Faktoren eines bestimmten Konzepts kennen, können Sie das Problem besser lösen.

5. Mit gutem Beispiel vorangehen

Wenn Sie ein Team betreuen und versuchen, Teamgeist unter den Einzelpersonen aufzubauen, aber wenn Sie selbst kein gutmütiger Mensch sind, wird es für Sie äußerst schwierig, Ihr Team dazu zu bringen, ein Gefühl der Identität als Team zu erreichen .

Ein Team sollte also immer jemanden haben, der mit gutem Beispiel vorangeht, um ausreichend motiviert zu werden.

6. Arbeits- und Spaßgleichgewicht

Und zu guter Letzt versuchen Sie, ein Gleichgewicht zwischen Arbeit und Spaß zu finden. Jedes Team muss sich auf berufliche und nicht arbeitsbezogene Aktivitäten einlassen, um seinen Geist aufzubauen.

Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Team viele Gelegenheiten erhalten hat, sich untereinander zu unterhalten und ein gutes Lachen zu teilen. Kleine Dinge spielen eine große Rolle in der menschlichen Dynamik, und solche Geister, die über einer Tasse Kaffee aufgebaut werden, werden Ihre Organisation am Ende des Tages weit bringen.

Einführung

Die Balance Scorecard wird als strategische Planungs- und Managementtechnik verwendet. Dies wird in vielen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe häufig verwendet, um die Leistung des Unternehmens an seiner Vision und seinen Zielen auszurichten.

Die Scorecard wird auch als Tool verwendet, das den Kommunikations- und Feedbackprozess zwischen Mitarbeitern und Management verbessert und die Leistung der Organisationsziele überwacht.

Wie der Name schon sagt, wurde das Balanced Scorecard-Konzept nicht nur entwickelt, um die finanzielle Leistung einer Unternehmensorganisation zu bewerten, sondern auch um Kundenanliegen, die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Verbesserung von Lernwerkzeugen und -mechanismen zu berücksichtigen.

Die Grundlagen der Balanced Scorecard

Das Folgende ist die einfachste Illustration des Konzepts der Balanced Scorecard. Die vier Kästchen stellen die Hauptüberlegungsbereiche unter Balanced Scorecard dar. Alle vier Hauptaspekte sind an die Vision und Strategie der Unternehmensorganisation gebunden.

Die Balanced Scorecard ist in vier Hauptbereiche unterteilt. Eine erfolgreiche Organisation ist eine Organisation, die das richtige Gleichgewicht zwischen diesen Bereichen findet.

Jeder Bereich (Perspektive) repräsentiert einen anderen Aspekt der Unternehmensorganisation, um mit optimaler Kapazität zu arbeiten.

• Financial Perspective - Dies setzt sich aus den Kosten oder der Bewertung in Bezug auf die Kapitalrendite (ROI) und das Betriebsergebnis der Organisation zusammen.

• Customer Perspective - Misst die Kundenzufriedenheit, Kundenbindung und den Marktanteil der Organisation.

• Business Process Perspective - Dies umfasst Maßnahmen wie Kosten und Qualität im Zusammenhang mit den Geschäftsprozessen.

• Learning and Growth Perspective - Besteht aus Maßnahmen wie Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Wissensmanagement.

Die vier Perspektiven hängen zusammen. Daher funktionieren sie nicht unabhängig voneinander. In realen Situationen benötigen Unternehmen eine oder mehrere Perspektiven, um ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Beispielsweise wird die Kundenperspektive benötigt, um die Finanzperspektive zu bestimmen, die wiederum zur Verbesserung der Lern- und Wachstumsperspektive verwendet werden kann.

Funktionen der Balanced Scorecard

Aus dem obigen Diagramm sehen Sie, dass eine Balanced Scorecard vier Perspektiven bietet. Jede dieser vier Perspektiven sollte in Bezug auf die folgenden Faktoren betrachtet werden.

Bei der Definition und Bewertung der vier Perspektiven werden folgende Faktoren verwendet:

• Objectives - Dies spiegelt die Ziele der Organisation wie Rentabilität oder Marktanteil wider.

• Measures - Auf der Grundlage der Ziele werden Maßnahmen ergriffen, um den Fortschritt bei der Erreichung der Ziele zu messen.

• Targets -Dies kann abteilungsbasiert oder insgesamt als Unternehmen erfolgen. Es werden spezifische Ziele festgelegt, um die Maßnahmen zu erreichen.

• Initiatives - Diese könnten als Maßnahmen zur Erreichung der Ziele eingestuft werden.

Ein Werkzeug des strategischen Managements

Ziel der Balanced Scorecard war es, ein System zu schaffen, mit dem die Leistung einer Organisation gemessen und auftretende Verzögerungen verbessert werden können.

Die Popularität der Balanced Scorecard nahm im Laufe der Zeit aufgrund ihres logischen Prozesses und ihrer Methoden zu. Daher wurde es zu einer Managementstrategie, die für verschiedene Funktionen innerhalb einer Organisation verwendet werden konnte.

Die Balanced Scorecard half dem Management, seine Ziele und Rollen im Gesamtbild zu verstehen. Es hilft dem Managementteam auch, die Leistung in Bezug auf die Menge zu messen.

Die Balanced Scorecard spielt auch eine wichtige Rolle bei der Kommunikation strategischer Ziele.

Einer der Hauptgründe für den Misserfolg vieler Organisationen ist, dass sie die für die Organisation festgelegten Ziele nicht verstehen und nicht einhalten.

Die Balanced Scorecard bietet hierfür eine Lösung, indem sie die Ziele aufschlüsselt und das Management und die Mitarbeiter verständlicher macht.

Planung, Zielsetzung und Ausrichtung der Strategie sind zwei der Schlüsselbereiche, in denen die Balanced Scorecard einen Beitrag leisten kann. Für jede der vier Perspektiven werden Ziele in Bezug auf langfristige Ziele festgelegt.

Diese Ziele sind jedoch meist auch kurzfristig erreichbar. Maßnahmen werden im Einklang mit der Erreichung der Ziele getroffen.

Strategisches Feedback und Lernen ist der nächste Bereich, in dem die Balanced Scorecard eine Rolle spielt. In Bezug auf strategisches Feedback und Lernen erhält das Management aktuelle Überprüfungen hinsichtlich des Erfolgs des Plans und der Leistung der Strategie.

Die Notwendigkeit einer Balanced Scorecard

Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die die Notwendigkeit der Implementierung einer Balanced Scorecard beschreiben:

• Erhöht den Fokus auf die Geschäftsstrategie und ihre Ergebnisse.

• Führt zu einer improvisierten organisatorischen Leistung durch Messungen.

• Richten Sie die Belegschaft täglich auf die Unternehmensstrategie aus.

• Targeting der wichtigsten Determinanten oder Treiber der zukünftigen Leistung.

• Verbessert das Kommunikationsniveau in Bezug auf die Strategie und Vision des Unternehmens.

• Hilft bei der Priorisierung von Projekten nach Zeitrahmen und anderen Prioritätsfaktoren.

Fazit

Wie der Name schon sagt, schafft die Balanced Scorecard ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Komponenten der Unternehmensziele und der Vision.

Dieser Mechanismus hilft dem Management, die Leistung des Unternehmens zu ermitteln, und kann als Managementstrategie verwendet werden.

Es bietet einen umfassenden Überblick über die Ziele eines Unternehmens, anstatt sich nur auf finanzielle Werte zu beschränken.

Dies schafft einen starken Markennamen bei den bestehenden und potenziellen Kunden und einen guten Ruf bei den Mitarbeitern des Unternehmens.

Einführung

Der Halo-Effekt steht in enger Beziehung zum Marketing. Marketing ist das wichtigste Feld, in dem der Halo-Effekt erfolgreich eingesetzt wird.

Der Halo-Effekt erklärt lediglich die Neigung der Kunden zu bestimmten Produkten oder Dienstleistungen, die auf einer günstigen oder angenehmen Erfahrung mit einigen anderen Produkten oder Dienstleistungen desselben Herstellers beruht.

Nehmen wir ein Beispiel. Apple hat den iPod vor einigen Jahren eingeführt und er war kreativ in seinen Funktionen und seinem Design. Der Apple iPod bietet ein Tor zu neuartigem Denken und einer äußerst ansprechenden Erfahrung für iPod-Benutzer.

Die positive Wahrnehmung des iPod von Apple wirkte sich dann positiv auf andere Apple-Produkte aus. Mit der Einführung des iPod bemerkte Apple eine hohe Nachfrage und steigerte den Umsatz für den Rest seiner Produkte.

Dies ist in der Automobilindustrie wieder üblich. Ein Autohersteller kann ein Scheinwerferfahrzeug einführen, um eine positive Wahrnehmung seiner Produkte zu schaffen, in der Hoffnung, auch den Absatz seiner anderen Fahrzeugmodelle zu steigern. Bei den Scheinwerfern handelt es sich hauptsächlich um Sportwagen, die sich hauptsächlich auf ansprechende Designs, überlegene Leistung und Technologie beziehen.

Umkehrung des Halo-Effekts

Der Halo-Effekt hat auch seine Nachteile. Obwohl ein Halo-Produkt einen großen Unterschied im Umsatz bewirken kann, kann ein schlechtes Produkt auch den Ruf eines ganzen Unternehmens ruinieren. Dies ist die Umkehrung des Halo-Effekts.

Toyoto Prius, das Hybridauto, ist eines der besten Beispiele für den Rückwärts-Halo-Effekt der letzten Zeit. Toyota gilt normalerweise als der beste Autohersteller in Japan.

Vor kurzem tauchte jedoch ein Problem mit dem neuesten Prius-Modell auf, bei dem das Gaspedal defekt war. Aufgrund dieses Problems kann das Prius-Gaspedal bei starkem Druck blockieren und auch zu Unfällen führen. Als dies von einigen Kunden aufgedeckt wurde, rief Toyota Tausende von Prius-Fahrzeugen zurück, um das fehlerhafte Gaspedal zu ersetzen.

Das Problem hörte hier nicht auf. Die Kunden bemerkten dann ähnliche Probleme, die im Wesentlichen nicht mit den Gaspedalen zusammenhängen, in anderen, etablierteren Modellen, bei denen zuvor keine Probleme gemeldet wurden. Dies ist ein Vorfall, der den umgekehrten Halo-Effekt beschreibt. Manchmal wird dies auch als Kannibalisierung bezeichnet.

Unbewusste Urteile

Der Halo-Effekt lässt sich am besten mit dem Konzept des unbewussten Urteils beschreiben. Wenn wir etwas beurteilen, können wir eine Analyse und kritisches Denken durchlaufen. Aber es gibt einen Teil des Urteils, der unbewusst erfolgt.

Wir sind uns dieses Urteilsprozesses nicht bewusst. Aus diesem Grund können wir nicht erklären, warum wir von bestimmten Produkten bestimmter Unternehmen mehr angezogen werden als von denselben Produkten anderer Unternehmen.

Fazit

Der Halo-Effekt ist eines der besten Werkzeuge für das Marketing. Marketingkonzepte und -strategien verwenden den Halo-Effekt, um die besten Ergebnisse bei der Werbung für Produkte und Dienstleistungen zu erzielen.

Obwohl ein Halo-Produkt oder eine Dienstleistung verwendet wird, um die Meinung eines Kunden positiv zu beeinflussen, um den Rest der Waren oder Dienstleistungen zu verkaufen, werden manchmal auch andere Techniken verwendet. Einer der beliebtesten Tricks ist die Verwendung von Themen wie "Go Green" oder "Save Environment", um eine positive Wahrnehmung bei den Kunden zu erzielen.

Die angenehme Erfahrung, die der Kunde mit solchen Kampagnen machen kann, kann nützlich sein, um mehr Produkte und Dienstleistungen an ihn zu verkaufen.

Obwohl der Halo-Effekt für Unternehmen nützlich und vorteilhaft ist, ist er für die Endkunden nicht ganz vorteilhaft. Die Beurteilung eines Produkts oder einer Dienstleistung anhand eines anderen Produkts oder einer anderen Dienstleistung desselben Herstellers kann sie bei ihrem Kaufprozess irreführen.

In solchen Fällen bewerten die Menschen nicht die Vor- und Nachteile des Produkts oder der Dienstleistung, die sie kaufen möchten. Stattdessen lassen sie die Wahrnehmungen ihre Kaufentscheidung beeinflussen.

Einführung

Outsourcing genug? Dies war eine der Hauptfragen, die Unternehmensberater während des Outsourcing-Booms stellten. Outsourcing wurde als eine der besten Möglichkeiten angesehen, um Dinge zu einem Bruchteil der ursprünglichen Kosten zu erledigen.

Outsourcing hängt eng mit der Entscheidung über das Kaufen oder Kaufen zusammen. Die Unternehmen haben Entscheidungen getroffen, was intern getroffen und was von außen gekauft werden soll, um die Gewinnmargen zu maximieren.

Infolgedessen wurden die organisatorischen Funktionen in Segmente unterteilt, und einige dieser Funktionen wurden an Expertenunternehmen ausgelagert, die die gleiche Aufgabe zu wesentlich geringeren Kosten erledigen können.

Eine Entscheidung zu treffen oder zu kaufen ist im Geschäftsleben immer ein gültiges Konzept. Keine Organisation sollte versuchen, etwas selbst herzustellen, wenn sie die Möglichkeit hat, dasselbe zu einem viel günstigeren Preis zu kaufen.

Aus diesem Grund wurden die meisten elektronischen Geräte und Softwaresysteme in Asien im Auftrag von Organisationen in den USA und in Europa entwickelt.

Vier Zahlen, die Sie kennen sollten

Wenn Sie eine Kaufentscheidung treffen sollen, müssen Sie vier Zahlen beachten. Ihre Entscheidung basiert auf den Werten dieser vier Zahlen. Schauen wir uns jetzt die Zahlen an. Sie sind ziemlich selbsterklärend.

• Die Lautstärke
• Die Fixkosten der Herstellung
• Direkte Kosten pro Einheit bei der Herstellung
• Stückkosten beim Kauf

Nun gibt es zwei Formeln, die die obigen Zahlen verwenden. Sie sind "Anschaffungskosten" und "Herstellungskosten". Der höhere Wert verliert und der Entscheider kann mit der kostengünstigeren Lösung fortfahren.

Cost to Buy (CTB) = Volume x Per-unit cost when buying
Cost to Make (CTM) = Fixed costs + (Per-unit direct cost x volume)

Gründe für die Herstellung

Es gibt eine Reihe von Gründen, die ein Unternehmen bei der internen Herstellung berücksichtigen würde. Es folgen einige:

• Kostenprobleme
• Wunsch, den Fertigungsfokus zu erweitern
• Notwendigkeit einer direkten Kontrolle über das Produkt
• Bedenken hinsichtlich des geistigen Eigentums
• Bedenken hinsichtlich der Qualitätskontrolle
• Unzuverlässigkeit des Lieferanten
• Mangel an kompetenten Lieferanten
• Das Volumen ist zu klein, um einen Lieferanten anzulocken
• Reduzierung der Logistikkosten (Versand etc.)
• So pflegen Sie eine Sicherungsquelle
• Politische und ökologische Gründe
• Organisatorischer Stolz

Gründe für den Kauf

Im Folgenden sind einige Gründe aufgeführt, die Unternehmen beim Kauf bei einem Lieferanten berücksichtigen können:

• Mangel an technischer Erfahrung

• Fachwissen des Lieferanten in den technischen Bereichen und auf dem Gebiet

• Kostenüberlegungen

• Bedarf an kleinem Volumen

• Unzureichende Produktionskapazität im eigenen Haus

• Markenpräferenzen

• Strategische Partnerschaft

Der Prozess

Die Kauf- oder Kaufentscheidung kann in vielen Maßstäben erfolgen. Wenn die Entscheidung kleiner Natur ist und weniger Auswirkungen auf das Unternehmen hat, kann sogar eine Person die Entscheidung treffen. Die Person kann die Vor- und Nachteile zwischen Treffen und Kaufen berücksichtigen und schließlich eine Entscheidung treffen.

Wenn es um größere und wirkungsvollere Entscheidungen geht, folgen Unternehmen normalerweise einer Standardmethode, um zu einer Entscheidung zu gelangen. Diese Methode kann wie folgt in vier Hauptstufen unterteilt werden.

1. Vorbereitung

• Teamerstellung und Ernennung des Teamleiters

• Identifizierung der Produktanforderungen und Analyse

• Team Briefing und Aspekt / Bereich Elend

2. Datenerfassung

• Sammeln von Informationen zu verschiedenen Aspekten der Kaufentscheidung

• Workshops zu Gewichtungen, Bewertungen und Kosten für Make-or-Buy

3. Datenanalyse

• Analyse der gesammelten Daten

4. Feedback

• Feedback zur getroffenen Entscheidung

Durch Befolgen des oben beschriebenen strukturierten Prozesses kann die Organisation eine fundierte Entscheidung über Make-or-Buy treffen. Obwohl dies ein Standardprozess für die Kaufentscheidung ist, können die Organisationen ihre eigenen Sorten haben.

Fazit

Die Kaufentscheidung ist eine der Schlüsseltechniken für die Managementpraxis. Aufgrund des globalen Outsourcings sind Make-or-Buy-Entscheidungen populär und häufig geworden.

Da die Fertigungs- und Dienstleistungsbranche weltweit diversifiziert ist, gibt es eine Reihe von Anbietern, die Produkte und Dienstleistungen zu einem Bruchteil des ursprünglichen Preises anbieten. Dies hat die globalen Produkt- und Dienstleistungsmärkte verbessert, indem dem Verbraucher der letztendliche Vorteil verschafft wurde.

Wenn Sie eine Kaufentscheidung treffen, die einen hohen Einfluss haben kann, verwenden Sie immer einen Prozess, um dies zu tun. Wenn ein solcher Prozess befolgt wird, sind die Aktivitäten transparent und die Entscheidungen werden im besten Interesse des Unternehmens getroffen.

Einführung

Die Siebener-Regel ist eines der ältesten Konzepte im Marketing. Obwohl es alt ist, bedeutet es nicht, dass es veraltet ist. Die Siebener-Regel besagt lediglich, dass der potenzielle Käufer die Marketingbotschaft mindestens sieben Mal hören oder sehen sollte, bevor er sie bei Ihnen kauft. Es kann viele Gründe geben, warum Nummer sieben verwendet wird. Warum nicht Regel von sechs oder Regel von acht?

Traditionell haben Nummer sieben von vielen Kulturen Vorrang vor anderen Nummern. Daher können Sie verschiedene Dinge in Nummer sieben bemerken.

Das Wichtigste in der Regel von sieben ist nicht die Zahl, sondern die Botschaft. Dies sagt Ihnen einfach, dass Sie den potenziellen Kunden Ihre Marketingbotschaft so oft hören und sehen lassen müssen, bevor er sie kauft. Es gibt viele Gründe für die Notwendigkeit der Wiederholung. Käufer können Ihnen einfach nicht vertrauen und treffen die Kaufentscheidung, wenn Sie Ihre Nachricht zum ersten Mal zeigen.

Dies bedeutet einfach, dass sich Ihre Marketingbemühungen wiederholen und konsistent sein sollten. Sie können nicht einfach ein paar Anzeigen gleichzeitig schalten und erwarten, dass die Kunden das Produkt kaufen. Die verborgene Botschaft der Siebener-Regel ist die kontinuierliche und sich wiederholende Anstrengung, die für das Marketing aufgewendet werden sollte.

Was kannst du tun?

Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, um Ihr Marketing durch die Botschaft der Sieben zu verbessern:

1. Der Lärm

Die heutige Welt ist eine Informationswelt. Die Menschen sind mit Informationen überladen. Die Menschen haben jederzeit Zugriff auf die beste Informationsquelle, sodass Sie sie überhaupt nicht täuschen können.

Wenn Sie Ihre Marketingbotschaft an die mit Informationen bombardierten Personen weitergeben möchten, haben Sie Pech. Es ist für eine Person oder ein Unternehmen nie einfach, von potenziellen Käufern gehört zu werden. Zu diesem Zweck möchten Sie möglicherweise einige spezielle Tricks und Strategien anwenden.

Aus dem oben genannten Grund sollte man seine Marketingbotschaft wiederholen. In den ersten paar Fällen wird eine Person die Nachricht nicht bemerken. Menschen sind normalerweise von Natur aus resistent gegen Marketingbotschaften. Andernfalls werden die Menschen von dem Lärm der Marketingunternehmen überwältigt.

Sie müssen in diesem lauten Markt konkurrieren. Sie müssen Ihre Nachricht also wiederholen, bis sie Sie hören.

2. Kunden benötigen Ihr Produkt möglicherweise nicht

Möglicherweise zielen Sie auf den genauen Kundentyp für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ab. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass sie Ihr Produkt noch nicht benötigen. Falls sie Ihre Marketingbotschaft einmal sehen, erinnern sie sich möglicherweise nicht an Sie, wenn sie das Produkt bis nächste Woche oder nächsten Monat kaufen möchten. Daher müssen Sie Ihre Marketingbotschaft im Blick behalten. Für das Marketing außer Sichtweite.

Lassen Sie mich ein Beispiel nehmen. Die meisten Menschen sehen und hören großartige Produkte oder Dienstleistungen und nehmen sich vor, diese zu kaufen, wenn sie sie brauchen. In Wirklichkeit gehen sie beim Kauf des eigentlichen Produkts mit der neuesten Marketingbotschaft um, die sie gehört oder gesehen haben. Deshalb müssen Sie Ihre Platte weiter abspielen.

3. Der Preis ist möglicherweise zu hoch

Manchmal kaufen Leute aufgrund des Preises keine Dinge. Dies hat nichts mit dem Preis des Produkts oder der Dienstleistung zu tun. Dies bedeutet einfach, dass Sie die Kunden nicht vollständig vom Wert Ihres Angebots überzeugen konnten.

Wenn jemand den Wert Ihres Produkts oder der Dienstleistung sieht, findet er einen Weg, es zu kaufen. Sie machen sich nie Sorgen um den Preis, wenn es das Richtige ist, das sie wollen.

Überzeugen Sie sie daher durch Ihre Nachricht von dem Wert, den Sie anbieten. Durch die Regel von sieben erfahren sie oft von dem Wert, den Sie anbieten, so dass das Geld kein Problem darstellt.

4. Sie kennen dich nicht

Dies ist der Hauptgrund, warum Menschen Ihre Produkte oder Dienstleistungen nicht kaufen. Lassen Sie sie durch die Regel von sieben wissen, wer Sie sind. Je mehr sie von dir hören, desto höher werden sie dich akzeptieren.

Fazit

Die Siebener-Regel ist eines der ältesten, aber praktischen Konzepte im Marketing. Ebenso kann die Siebener-Regel auf viele andere Bereiche angewendet werden, in denen die Verbraucher betroffen sind. Das wichtigste Lernen aus der Regel von sieben ist die Notwendigkeit, zu wiederholen, was Sie tun.

Einführung

Ein virtuelles Team ist ein Team, in dem die primäre Interaktionsmethode über elektronische Medien erfolgt. Wenn es um das Medium geht, kann es von E-Mail-Kommunikation bis zu Videokonferenzen reichen.

Einige virtuelle Teams interagieren nicht persönlich (wenn sich Teammitglieder in unterschiedlichen Bevölkerungsgruppen befinden), und einige virtuelle Teams treffen sich gelegentlich physisch.

Denken Sie an ein Online-Geschäft für die Webentwicklung. Jemand kann ein solches Unternehmen gründen und Entwickler, QS-Ingenieure, UI-Ingenieure und Projektmanager aus verschiedenen Teilen der Welt einstellen.

Da die Webentwicklung keine physische Lieferung von Waren umfasst und alle Lieferungen elektronisch erfolgen, kann ein solches Unternehmen im Internet existieren.

Teambesprechungen können über Konferenz-Sprachanrufe oder Videoanrufe abgehalten werden. Dieses virtuelle Team kann auf seine Unternehmensziele hinarbeiten und allein durch Telearbeit als eine Einheit agieren.

Warum virtuelle Teams?

Es gibt viele Gründe für ein virtuelles Team. Zuallererst ist es die Technologie.

Das Internet und verwandte Technologien haben dazu beigetragen, die Kommunikation auf der ganzen Welt zu verbessern, wo bestimmte Branchen, in denen die Person nicht physisch anwesend sein muss, davon in großem Umfang Gebrauch machen könnten. Ein gutes Beispiel ist ein Webentwicklungsteam.

Im Folgenden sind einige der wichtigsten Gründe für virtuelle Teams aufgeführt:

• Die Teammitglieder befinden sich nicht in derselben Demografie.

• Die Transportkosten und die Zeit sind ein ziemlicher Aufwand.

• Teammitglieder können zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten.

• Das Unternehmen benötigt kein physisches Büro, daher sind die Logistik- und damit verbundenen Kosten minimal.

• Die Art der geleisteten Arbeit erfordert möglicherweise ein hohes Maß an Kreativität, sodass die Mitarbeiter eine bessere Kreativität haben, wenn sie an einem Ort arbeiten, an dem sie sich wohl fühlen (zu Hause).

Arten von virtuellen Teams

Derzeit gibt es viele Arten von virtuellen Teams. Es folgen einige dieser Teams:

• Ganze Unternehmen, die virtuell operieren

• Aufgaben Teams, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe verantwortlich sind

• Freundschaftsteams wie Gruppen in Facebook oder einem anderen sozialen Netzwerk

• Kommandoteams, z. B. ein Verkaufsteam eines in den USA verteilten Unternehmens

• Interessenteams, bei denen die Mitglieder ein gemeinsames Interesse haben

Die Technologie

Die Technologie spielt eine wichtige Rolle für virtuelle Teams. Ohne den Einsatz fortschrittlicher Technologie können virtuelle Teams nicht effektiv sein.

Das Internet ist die primäre Technologie, die von den virtuellen Teams verwendet wird. Das Internet bietet viele Möglichkeiten für die virtuellen Teams. Einige von ihnen sind:

• E-mail

• VoIP (Voice Over IP) - Sprachkonferenzen

• Videokonferenzen

• Groupware-Softwareprogramme wie Google Text & Tabellen, in denen Teams zusammenarbeiten können.

• Software zur Durchführung von Demonstrationen und Schulungen wie Microsoft Live Meeting und WebEx.

Wenn es um die Technologie geht, nicht nur um die Software, sollten die virtuellen Teams auch mit der erforderlichen Hardware ausgestattet sein.

Bei einer Videokonferenz sollten die Teammitglieder beispielsweise mit einer Webkamera und einem Mikrofon ausgestattet sein.

Vorteile und Nachteile

Lassen Sie uns zunächst die Vorteile eines virtuellen Teams betrachten.

• Teammitglieder können von überall und zu jeder Tageszeit arbeiten. Sie können den Ort, an dem sie arbeiten, anhand der Stimmung und des Komforts auswählen.

• Sie können Mitarbeiter für ihre Fähigkeiten und ihre Eignung für den Job einstellen. Der Ort spielt keine Rolle.

• Es wird keine Zeit und kein Geld für Pendeln und Kleidung verschwendet.

• Körperliche Behinderungen sind kein Problem.

• Das Unternehmen muss kein physisches Büro unterhalten. Dies reduziert die Kosten für das Unternehmen erheblich. Durch das Sparen dieses Geldes kann das Unternehmen die Mitarbeiter besser entschädigen.

Neben den oben genannten Vorteilen gibt es einige Nachteile der Verwendung eines virtuellen Teams:

• Da sich Teammitglieder nicht häufig oder gar nicht treffen, ist der Teamgeist möglicherweise nicht vorhanden.

• Manche Menschen bevorzugen es, bei der Arbeit in einem physischen Büro zu sein. Diese Personen sind in virtuellen Umgebungen weniger produktiv.

• Um für virtuelle Teams zu arbeiten, müssen Einzelpersonen viel Selbstdisziplin haben. Wenn der Einzelne nicht diszipliniert ist, ist er möglicherweise weniger produktiv.

Fazit

Virtuelle Teams nehmen heutzutage immer mehr zu. Kleine Technologieunternehmen passen jetzt die virtuelle Teampraxis an, um die besten Leute aus der ganzen Welt zu rekrutieren.

Darüber hinaus minimieren diese Unternehmen ihre Betriebskosten und maximieren die Gewinnmargen. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter, die in virtuellen Teams arbeiten, Vorteile, wenn es darum geht, zu Hause zu arbeiten, Zeit zu haben und die Pendelkosten zu senken.

Daher sollten Unternehmen nach Möglichkeit versuchen, virtuelle Teams für verschiedene Aufgaben einzurichten.

Einführung

Die Total Productive Maintenance (TPM) ist ein Konzept für Wartungsaktivitäten. In der Struktur ähnelt die produktive Gesamtwartung vielen Aspekten des Total Quality Management (TQM), wie z. B. Mitarbeiterförderung, Engagement des Managements, langfristige Zielsetzung usw.

Darüber hinaus ist eine Änderung der Einstellung der Mitarbeiter zu ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten eine der anderen Ähnlichkeiten zwischen beiden.

Wartung ist einer der Schlüsselaspekte jeder Organisation. Wenn es um Wartung geht, kann es viele Domänen und Bereiche innerhalb einer Unternehmensorganisation darstellen.

Damit eine Organisation ordnungsgemäß funktioniert, sollten alle laufenden Prozesse, Aktivitäten und Ressourcen hinsichtlich ihrer Qualität, Effektivität und anderer Produktivitätsfaktoren ordnungsgemäß gewartet werden.

TPM ist der Prozess, der den Wartungsaspekt der Organisation ins Rampenlicht rückt. Obwohl die Instandhaltung nach den traditionellen Managementmethoden als gemeinnützige Tätigkeit angesehen wurde, bremst TPM sie.

Mit dem Schwerpunkt auf TPM sind Ausfallzeiten für die Wartung ein wesentlicher Bestandteil des Herstellungs- oder Produktionsprozesses selbst geworden. Jetzt werden die Wartungsereignisse ordnungsgemäß geplant und mit organisierten Plänen ausgeführt.

Wartungsereignisse werden nicht mehr eingedrückt, wenn in den Produktionslinien geringe Produktionsanforderungen oder ein geringer Materialfluss bestehen.

Durch das Üben von TPM können die Organisationen unerwartete Produktionsunterbrechungen und außerplanmäßige Wartungsarbeiten vermeiden.

Die Geschichte

Das übergeordnete Element von TPM ist TQM. TQM wurde nach den Qualitätsproblemen entwickelt, die Japan nach dem Zweiten Weltkrieg hatte.

Im Rahmen von TQM wurde die Instandhaltung der Anlage untersucht. Obwohl TQM eine der Methoden mit der besten Qualität für Unternehmen ist, passten einige der TQM-Konzepte nicht in den Bereich der Wartung oder funktionierten nicht ordnungsgemäß.

Daher musste ein separater Zweig von Praktiken entwickelt werden, um auf einzigartige Bedingungen und Probleme im Zusammenhang mit der Wartung einzugehen. So wurde TPM als Kind von TQM eingeführt.

Obwohl hinter dem Ursprung von TPM eine Geschichte steckt, wird der Ursprung selbst von vielen Parteien bestritten.

Einige glauben, dass die Konzepte von TPM vor etwa vierzig Jahren von amerikanischen Herstellern eingeführt wurden, andere glauben, dass TPM von den japanischen Herstellern von elektrischen Geräten für Kraftfahrzeuge eingeführt wurde. Unabhängig von der Herkunft kann TPM jetzt weltweit eingesetzt werden.

Die Umsetzung

Bevor Sie mit der Implementierung von TPM-Konzepten für die Organisation beginnen, sollten die Mitarbeiter der Organisation von dem Engagement des oberen Managements für TPM überzeugt sein.

Dies ist der erste Schritt zur Etablierung guter TPM-Praktiken in der Organisation, wie unten gezeigt.

Um das Engagement des oberen Managements zu betonen, kann die Organisation einen TPM-Koordinator ernennen. Dann liegt es in der Verantwortung des Koordinators, die Mitarbeiter über TPM-Konzepte zu informieren.

Zu diesem Zweck kann der TPM-Koordinator ein intern entwickeltes oder von außerhalb der Organisation angeheuertes Schulungsprogramm erstellen. Normalerweise dauert es lange, TPM-Konzepte in einer Organisation zu etablieren.

Sobald der Koordinator von der Bereitschaft des Personals überzeugt ist, wird das Team „Lernen und Handeln“ durchgeführt. Zu diesen Aktionsteams gehören normalerweise die Personen, die direkt mit den Wartungsproblemen in Verbindung stehen.

In diese Teams können auch Maschinenbediener, Schichtleiter, Mechaniker und Vertreter des oberen Managements einbezogen werden. Normalerweise sollte der Koordinator jedes Team leiten, bis die Teamleiter ausgewählt sind.

Anschließend erhalten die Studien- und Aktionsteams die Zuständigkeiten der jeweiligen Bereiche. Das Team soll die Problembereiche analysieren und eine Reihe von Vorschlägen und möglichen Lösungen ausarbeiten.

Bei der Untersuchung der vorliegenden Probleme findet parallel ein Benchmarking-Prozess statt. Beim Benchmarking identifiziert die Organisation bestimmte Produktivitätsschwellen, die für bestimmte Maschinen und Prozesse in der Branche definiert sind.

Sobald die geeignete Maßnahme zur Behebung der Probleme identifiziert ist, ist es Zeit, sie in der Praxis anzuwenden. Aus Sicherheitsgründen werden diese Maßnahmen nur auf einen Bereich oder eine Maschine in der Produktionslinie angewendet.

Dies dient als Pilotprogramm und das TPM-Team kann das Ergebnis messen, ohne die Produktivität des gesamten Unternehmens zu gefährden. Wenn das Ergebnis erfolgreich ist, werden dieselben Maßnahmen auf die nächsten Maschinen oder Bereiche angewendet. Durch das Befolgen eines inkrementellen Prozesses minimiert TPM potenzielle Risiken.

Die Ergebnisse

Die Mehrheit der weltweit erstklassigen Fertigungsunternehmen folgt TPM als integrierte Praxis in ihren Organisationen. Ford, Harley Davidson und Dana Corp. sind nur einige zu erwähnen.

Alle diese erstklassigen Unternehmensbürger haben nach der Implementierung von TPM hohe Produktivitätssteigerungsraten gemeldet. Grundsätzlich haben fast alle Unternehmen, die TPM eingeführt haben, in vielen Bereichen Produktivitätssteigerungen von nahezu 50% gemeldet.

Fazit

Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs und der schwierigen Märkte kann TPM heute über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. TPM ist seit vielen Jahren ein bewährtes Programm, und Unternehmen, insbesondere in der Fertigung, können diese Methode ohne Risiko anwenden.

Die Mitarbeiter und das obere Management sollten zum Zeitpunkt der Einführung in TPM geschult sein. Die Organisation sollte langfristige Ziele für TPM haben.

Einführung

Im Geschäftsbereich gibt es viele Ansätze, um die Qualitätserwartungen der Kunden zu erreichen und zu übertreffen.

Dafür integrieren die meisten Unternehmen alle qualitätsbezogenen Prozesse und Funktionen zusammen und steuern sie von einem zentralen Punkt aus.

Wie der Name schon sagt, berücksichtigt Total Quality Management alles, was mit Qualität zu tun hat, einschließlich der Unternehmensprozesse, Prozessergebnisse (normalerweise Produkte oder Dienstleistungen) und Mitarbeiter.

Der Ursprung

Der Ursprung des TQM reicht bis in die Zeit des Ersten Weltkriegs zurück. Während des Ersten Weltkrieges wurden aufgrund der für Kriegsanstrengungen erforderlichen großtechnischen Fertigung eine Reihe von Qualitätssicherungsinitiativen durchgeführt.

Die Militärfronten konnten sich keine Produkte von schlechter Qualität leisten und erlitten aufgrund der schlechten Qualität schwere Verluste. Daher haben verschiedene Akteure des Krieges Anstrengungen unternommen, um die Fertigungsqualität zu verbessern.

Zunächst wurden Qualitätsinspektoren in die Montagelinien eingeführt, um die Qualität zu überprüfen. Produkte unterhalb eines bestimmten Qualitätsstandards wurden zur Reparatur zurückgeschickt.

Auch nach dem Ende des Ersten Weltkriegs wurde die Praxis des Einsatzes von Qualitätsinspektoren in Produktionsstätten fortgesetzt. Zu diesem Zeitpunkt hatten die Qualitätsinspektoren mehr Zeit, um ihre Arbeit auszuführen.

Daher kamen sie auf unterschiedliche Ideen zur Qualitätssicherung. Diese Bemühungen führten zur Entstehung der statistischen Qualitätskontrolle (SQC). Bei dieser Methode wurden Proben zur Qualitätskontrolle verwendet.

Infolgedessen konnten die Kosten für Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle gesenkt werden, da bei diesem Ansatz die Inspektion jedes Produktionsartikels erforderlich war.

In der Zeit nach dem Zweiten Weltkrieg produzierten japanische Hersteller Produkte von schlechter Qualität. Infolgedessen lud die japanische Regierung Dr. Deming ein, japanische Ingenieure in Qualitätssicherungsprozessen auszubilden.

Bis 1950 waren Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung Kernbestandteile japanischer Herstellungsprozesse, und Mitarbeiter aller Ebenen des Unternehmens übernahmen diese Qualitätsprozesse.

In den 1970er Jahren tauchte die Idee der Gesamtqualität auf. Bei diesem Ansatz sollten alle Mitarbeiter (vom CEO bis zur untersten Ebene) die Verantwortung für die Implementierung von Qualitätsprozessen für ihre jeweiligen Arbeitsbereiche übernehmen.

Darüber hinaus war es ihre Verantwortung für die Qualitätskontrolle, ihre eigene Arbeit.

Grundprinzipien von TQM

In TQM werden die Prozesse und Initiativen, die Produkte oder Dienstleistungen produzieren, gründlich verwaltet. Durch diese Art der Verwaltung werden Prozessschwankungen minimiert, sodass das Endprodukt oder die Dienstleistung ein vorhersehbares Qualitätsniveau aufweist.

Im Folgenden sind die wichtigsten Prinzipien aufgeführt, die in TQM verwendet werden:

• Top management -Das obere Management ist die treibende Kraft hinter TQM. Das obere Management trägt die Verantwortung für die Schaffung einer Umgebung für die Einführung von TQM-Konzepten und -Praktiken.

• Training needs -Wenn ein TQM-Rollout fällig ist, müssen alle Mitarbeiter des Unternehmens einen angemessenen Schulungszyklus durchlaufen. Sobald die TQM-Implementierung beginnt, sollten die Mitarbeiter regelmäßige Schulungen und Zertifizierungsprozesse durchlaufen.

• Customer orientation -Die Qualitätsverbesserungen sollten letztendlich darauf abzielen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Zu diesem Zweck kann das Unternehmen Umfragen und Feedback-Foren durchführen, um Kundenzufriedenheit und Feedback-Informationen zu sammeln.

• Involvement of employees -Die Proaktivität der Mitarbeiter ist der Hauptbeitrag der Mitarbeiter. Die TQM-Umgebung sollte sicherstellen, dass die proaktiven Mitarbeiter angemessen belohnt werden.

• Techniques and tools - Der Einsatz von für das Unternehmen geeigneten Techniken und Werkzeugen ist einer der Hauptfaktoren von TQM.

• Corporate culture - Die Unternehmenskultur sollte so gestaltet sein, dass sie den Mitarbeitern die Werkzeuge und Techniken vermittelt, mit denen die Mitarbeiter auf eine höhere Qualität hinarbeiten können.

• Continues improvements -Die TQM-Implementierung ist keine einmalige Übung. Solange das Unternehmen TQM praktiziert, sollte der TQM-Prozess kontinuierlich verbessert werden.

Die Kosten

Einige Unternehmen haben den Eindruck, dass die Kosten für TQM höher sind als die Vorteile, die es bietet. Dies könnte für Unternehmen in kleinem Maßstab zutreffen, die versuchen, alles zu tun, was unter TQM fällt.

Einer Reihe industrieller Untersuchungen zufolge übersteigen die Gesamtkosten für schlechte Qualität eines Unternehmens immer die Kosten für die Implementierung von TQM.

Darüber hinaus entstehen für Unternehmen mit Produkten von schlechter Qualität versteckte Kosten wie die Bearbeitung von Kundenbeschwerden, der Wiederversand und der gesamte Markennamenschaden.

Fazit

Total Quality Management wird von vielen Unternehmensverbänden auf der ganzen Welt praktiziert. Es ist eine bewährte Methode zur Implementierung einer qualitätsbewussten Kultur in allen vertikalen und horizontalen Schichten des Unternehmens.

Obwohl es viele Vorteile gibt, sollten die Kosten bei der Implementierung von TQM berücksichtigt werden.

Für kleine Unternehmen könnten die Kosten höher sein als die kurz- und mittelfristigen Vorteile.

Einführung

Projektmanagement ist eine Praxis, die überall zu finden ist. Das Projektmanagement gehört keiner bestimmten Domäne oder einem bestimmten Feld an. Es ist eine universelle Praxis mit einigen grundlegenden Konzepten und Zielen.

Unabhängig von der Größe der Aktivitäten oder des Aufwands erfordert jedes „Projekt“ ein Projektmanagement.

Es gibt viele Variationen des Projektmanagements, die für verschiedene Domänen angepasst wurden. Obwohl die Grundprinzipien bei jeder dieser Variationen gleich sind, gibt es einzigartige Merkmale, um einzigartige Probleme und Bedingungen zu lösen, die für jede Domäne spezifisch sind.

Es gibt zwei Haupttypen des Projektmanagements:

• Traditionelles Projektmanagement
• Modernes Projektmanagement

Das traditionelle Projektmanagement verwendet orthodoxe Methoden und Techniken im Managementprozess. Diese Methoden und Techniken wurden seit Jahrzehnten weiterentwickelt und sind für die meisten Bereiche anwendbar. Für einige Bereiche wie die Softwareentwicklung ist das traditionelle Projektmanagement jedoch nicht zu 100% geeignet.

Daher wurden einige moderne Projektmanagementpraktiken eingeführt, um die Mängel der traditionellen Methode zu beheben. Agile und Scrum sind zwei solche modernen Projektmanagementmethoden.

Definition des traditionellen Projektmanagements

Zunächst ist eine Vorstellung von der Definition des Projektmanagements erforderlich, wenn es um die Erörterung des traditionellen Projektmanagements geht. Es folgt eine Definition für traditionelles Projektmanagement.

PMBOK definiert das traditionelle Projektmanagement als "eine Reihe von Techniken und Werkzeugen, die auf eine Aktivität angewendet werden können, die ein Endprodukt, Ergebnisse oder eine Dienstleistung sucht".

Wenn Sie Google verwenden, finden Sie Hunderte von Definitionen, die von vielen Projektmanagement-Gurus zum traditionellen Projektmanagement gegeben wurden. Es ist jedoch immer eine gute Idee, sich an die Standarddefinitionen wie PMBOK zu halten.

Traditionelles Projektmanagement-Beispiel

Sie arbeiten für ein Unternehmen, in dem jeder über einen Desktop oder einen Laptop verfügt. Derzeit verwendet das Unternehmen Windows XP als Standardbetriebssystem im gesamten Unternehmen.

Da Windows XP etwas veraltet ist und es eine neuere Version namens Windows 7 gibt, entscheidet sich das Management für ein Upgrade des Betriebssystems. Ziel des Upgrades ist es, die Produktivität zu steigern und die Sicherheitsbedrohungen des Betriebssystems zu verringern.

Wenn Sie ein Büro mit etwa 100 Computern haben, kann dies als mittelgroßes Projekt angesehen werden. Wenn Ihr Unternehmen 10 bis 15 Niederlassungen hat, handelt es sich um ein umfangreiches Projekt mit hoher Komplexität. In diesem Fall werden Sie von den anstehenden Aufgaben überwältigt und fühlen sich verwirrt. Möglicherweise haben Sie keine Ahnung, wie Sie beginnen und fortfahren sollen. Hier kommt das traditionelle Projektmanagement ins Spiel.

Das traditionelle Projektmanagement bietet alles, was für die Verwaltung und erfolgreiche Ausführung eines solchen Projekts erforderlich ist. Da für diese Art von Projekt keine Anpassungen erforderlich sind, sind keine modernen Projektmanagementmethoden erforderlich.

Das Unternehmen kann einen vorhandenen Projektmanager einstellen oder verwenden, um das Betriebssystem-Upgrade-Projekt zu verwalten. Der Projektmanager plant das gesamte Projekt, leitet einen Zeitplan ab und gibt die erforderlichen Ressourcen an.

Die Kosten werden dem höheren Management mitgeteilt, sodass jeder weiß, was ihn im Projekt erwartet. Normalerweise weiß ein kompetenter Projektmanager, welche Prozesse und Artefakte erforderlich sind, um ein Projekt auszuführen. Der Projektmanager wird regelmäßig über alle Beteiligten informiert.

Neben den regulären Projektaktivitäten kümmert sich der Projektmanager auch um das Risikomanagement. Wenn sich bestimmte Risiken auf die Geschäftsprozesse auswirken, schlägt der Projektmanager geeignete Minderungskriterien vor.

Fazit

Traditionelles Projektmanagement ist ein Projektmanagementansatz, der für die meisten Domänen und Umgebungen funktioniert. Dieser Ansatz verwendet orthodoxe Werkzeuge und Techniken zur Verwaltung und Lösung von Problemen.

Diese Werkzeuge und Techniken haben sich seit Jahrzehnten bewährt, so dass das Ergebnis solcher Werkzeuge und Techniken genau vorhergesagt werden kann.

Wenn es um spezielle Umgebungen und Bedingungen geht, sollte man sich vom traditionellen Projektmanagement-Ansatz entfernen und sich mit modernen Methoden befassen, die speziell für solche Umgebungen und Bedingungen entwickelt wurden.

Einführung

Die Aufteilung komplexer Projekte in einfachere und überschaubare Aufgaben ist der Prozess, der als Projektstrukturplan (PSP) bezeichnet wird.

Normalerweise verwenden die Projektmanager diese Methode, um die Projektausführung zu vereinfachen. In WBS werden viel größere Aufgaben in überschaubare Arbeitsblöcke unterteilt. Diese Brocken können leicht überwacht und geschätzt werden.

PSP ist in Bezug auf die Anwendung nicht auf ein bestimmtes Feld beschränkt. Diese Methode kann für jede Art von Projektmanagement verwendet werden.

Im Folgenden sind einige Gründe für die Erstellung eines PSP in einem Projekt aufgeführt:

• Genaue und lesbare Projektorganisation.

• Genaue Zuordnung der Verantwortlichkeiten zum Projektteam.

• Zeigt die Projektmeilensteine ​​und Kontrollpunkte an.

• Hilft bei der Schätzung von Kosten, Zeit und Risiko.

• Veranschaulichen Sie den Projektumfang, damit die Stakeholder diesen besser verstehen können.

Bau eines PSP

Die Ermittlung der wichtigsten Ergebnisse eines Projekts ist der Ausgangspunkt für die Ableitung einer Projektstrukturplan.

Dieser wichtige Schritt wird normalerweise von den Projektmanagern und den am Projekt beteiligten Fachexperten (KMU) durchgeführt. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, beginnen die Fachexperten, die übergeordneten Aufgaben in kleinere Arbeitsblöcke aufzuteilen.

Beim Aufteilen der Aufgaben können diese in verschiedene Detailebenen unterteilt werden. Man kann eine übergeordnete Aufgabe in zehn Unteraufgaben aufteilen, während eine andere dieselbe übergeordnete Aufgabe in 20 Unteraufgaben aufteilen kann.

Daher gibt es keine feste Regel, wie Sie eine Aufgabe im PSP aufschlüsseln sollen. Der Grad der Aufschlüsselung hängt vielmehr vom Projekttyp und dem für das Projekt verfolgten Managementstil ab.

Im Allgemeinen gibt es einige "Regeln", die zum Bestimmen des kleinsten Aufgabenblocks verwendet werden. In der Regel "zwei Wochen" wird nichts kleiner als zwei Wochen Arbeit aufgeschlüsselt.

Dies bedeutet, dass die kleinste Aufgabe des PSP mindestens zwei Wochen dauert. 8/80 ist eine weitere Regel, die beim Erstellen eines PSP verwendet wird. Diese Regel impliziert, dass keine Aufgabe kleiner als 8 Stunden und nicht größer als 80 Stunden sein sollte.

Man kann viele Formulare verwenden, um ihren PSP anzuzeigen. Einige verwenden eine Baumstruktur, um den PSP zu veranschaulichen, während andere Listen und Tabellen verwenden. Gliederung ist eine der einfachsten Möglichkeiten, einen PSP darzustellen.

Das folgende Beispiel ist ein umrissener PSP:

Es gibt viele Designziele für PSP. Einige wichtige Ziele sind:

• Wichtige Arbeitsanstrengungen sichtbar machen.

• Riskante Arbeitsanstrengungen sichtbar machen.

• Veranschaulichen Sie die Korrelation zwischen den Aktivitäten und den zu erbringenden Leistungen.

• Zeigen Sie klare Eigenverantwortung der Aufgabenleiter.

PSP-Diagramm

In einem PSP-Diagramm wird der Projektumfang grafisch dargestellt. Normalerweise beginnt das Diagramm mit einem Grafikobjekt oder einem Feld oben, das das gesamte Projekt darstellt. Dann gibt es Unterkomponenten unter der Box.

Diese Felder repräsentieren die Ergebnisse des Projekts. Unter jedem Ergebnis sind Unterelemente aufgeführt. Diese Unterelemente sind die Aktivitäten, die ausgeführt werden sollten, um die Ergebnisse zu erzielen.

Obwohl die meisten PSP-Diagramme auf der Grundlage der Lieferungen erstellt wurden, werden einige PSP auf der Grundlage der Projektphasen erstellt. In der Regel passen Informationstechnologieprojekte perfekt in das PSP-Modell.

Daher nutzen fast alle Informationstechnologieprojekte PSP.

Neben der allgemeinen Verwendung von PSP gibt es ein spezifisches Ziel für die Ableitung eines PSP. PSP ist die Eingabe für Gantt-Diagramme, ein Tool, das für Projektmanagementzwecke verwendet wird.

Das Gantt-Diagramm wird verwendet, um den Fortschritt der vom PSP abgeleiteten Aufgaben zu verfolgen.

Es folgt ein Beispiel für ein PSP-Diagramm:

Fazit

Die Effizienz einer Projektstrukturplan kann den Erfolg eines Projekts bestimmen.

Der PSP bildet die Grundlage für alle Projektmanagementarbeiten, einschließlich Planung, Kosten- und Aufwandsschätzung, Ressourcenzuweisung und Zeitplanung.

Daher sollte die Erstellung eines PSP als kritischer Schritt im Prozess des Projektmanagements angesehen werden.