Anforderungserfassung
Einführung
Bei jeder Art von Projekt spielt die Anforderungserfassung eine Schlüsselrolle. Die Erfassung von Anforderungen ist nicht nur für das Projekt wichtig, sondern auch für die Projektmanagementfunktion.
Für das Projekt ist es entscheidend für den Erfolg, zu verstehen, was das Projekt letztendlich liefern wird. Durch Anforderungen kann das Projektmanagement die Endlieferungen des Projekts bestimmen und wie die Endlieferungen die spezifischen Anforderungen des Kunden erfüllen sollen.
Obwohl das Sammeln von Anforderungen recht einfach aussieht; überraschenderweise ist dies eine der Projektphasen, in denen die meisten Projekte mit dem falschen Fuß beginnen. Im Allgemeinen sind die meisten fehlgeschlagenen Projekte aufgrund falscher oder unzureichender Anforderungserfassung gescheitert. Wir werden dies im folgenden Abschnitt diskutieren.
Im Folgenden wird veranschaulicht, wo die Anforderungserfassung in einem Projekt enthalten ist:
Die Bedeutung von Anforderungen
Nehmen wir als Beispiel ein Softwareentwicklungsprojekt. Sobald die Projektinitiierung abgeschlossen ist, hat das Business Analyst-Team es eilig, Anforderungen zu erfassen. Das BA-Team (Business Analysts) verwendet verschiedene Methoden, um die Projektanforderungen zu erfassen und die Anforderungen dann an das Projektteam weiterzuleiten. Sobald die Geschäftsanforderungen in technische Anforderungen umgewandelt wurden, beginnt die Implementierung.
Obwohl der obige Zyklus ganz normal und problemlos aussieht, sieht die Realität etwas anders aus. In den meisten Fällen kann das BA-Team nicht alle projektbezogenen Anforderungen erfassen. Sie übersehen immer einen Teil der Anforderungen. Während der Erstellung des Projekts erkennt der Kunde normalerweise die Anforderungslücken des Projekts.
Das Projektteam muss diese fehlenden Anforderungen ohne zusätzliche Kundenzahlungen oder mit vom Kunden genehmigten Änderungsanforderungen implementieren. Falls es die Schuld des BA-Teams war, muss der Dienstleister möglicherweise die Kosten für die Implementierung der fehlenden Anforderungen übernehmen. In solchen Fällen kann das Projekt einen finanziellen Verlust für den Dienstleister darstellen, wenn der Aufwand für fehlende Anforderungen einen erheblichen Einfluss auf die Projektkosten hat.
Daher ist der Anforderungserfassungsprozess die wichtigste Phase eines Projekts.
Der Prozess zur Anforderungserfassung
Für die Erfassung von Anforderungen gibt es einige Methoden, die von den Geschäftsanalysten verwendet werden. Diese Methoden unterscheiden sich normalerweise von Projekt zu Projekt und von Kundenorganisation zu Client.
Normalerweise werden die Anforderungen für ein neues System von den potenziellen Endbenutzern des Systems erfasst. Die Methoden zum Sammeln von Anforderungen von diesen potenziellen Endbenutzern variieren je nach Art der Endbenutzer. Wenn beispielsweise eine große Anzahl von Endbenutzern vorhanden ist, kann die Workshop-Methode zur Anforderungserfassung verwendet werden.
Bei dieser Methode werden alle potenziellen Endbenutzer gebeten, an einem Workshop teilzunehmen. In diesem Workshop setzen sich die Business Analysten mit den Benutzern auseinander und sammeln die Anforderungen für das neue System. Manchmal wird die Workshop-Sitzung per Video aufgezeichnet, um das Feedback der Benutzer zu überprüfen und zu erfassen.
Wenn die Anzahl der Benutzer relativ gering ist, können die Geschäftsanalysten persönliche Interviews durchführen. Dies ist der effektivste Weg, um alle erforderlichen Anforderungen zu finden, da der Business Analyst alle Fragen stellen und auch überfragen kann.
Fragesteller können effektiv für den Anforderungserfassungsprozess verwendet werden, dies sollte jedoch nicht die einzige Methode zur Interaktion mit den Endbenutzern sein. Fragesteller sollten als unterstützende Funktion für Interviews oder Workshops verwendet werden.
Zusätzlich zu den obigen Methoden gibt es viele andere spezifische Methoden, die für bestimmte Bedingungen verwendet werden können.
Tipps für eine erfolgreiche Anforderungserfassung
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, um den Anforderungserfassungsprozess erfolgreich zu gestalten:
Gehen Sie niemals davon aus, dass Sie die Anforderungen des Kunden kennen. Was Sie normalerweise denken, kann ganz anders sein als das, was der Kunde wünscht. Wenden Sie sich daher immer an den Kunden, wenn Sie eine Annahme oder einen Zweifel haben.
Binden Sie die Endbenutzer von Anfang an ein. Holen Sie sich ihre Unterstützung für das, was Sie tun.
Definieren Sie auf den ersten Ebenen den Umfang und holen Sie die Zustimmung des Kunden ein. Auf diese Weise können Sie sich erfolgreich auf den Funktionsumfang konzentrieren.
Stellen Sie beim Sammeln der Anforderungen sicher, dass die Anforderungen realistisch, spezifisch und messbar sind.
Konzentrieren Sie sich darauf, das Anforderungsdokument kristallklar zu machen. Das Anforderungsdokument ist der einzige Weg, um den Kunden und den Dienstleister zu einer Vereinbarung zu bringen. Daher sollte dieses Dokument keine Grauzone enthalten. Wenn es Grauzonen gibt, kann dies zu potenziellen geschäftlichen Problemen führen.
Sprechen Sie nicht mit dem Kunden über die Lösung oder die Technologie, bis alle Anforderungen erfüllt sind. Sie sind nicht in der Lage, dem Kunden etwas zu versprechen oder anzuzeigen, bis Sie sich über die Anforderungen im Klaren sind.
Bevor Sie in eine andere Projektphase übergehen, lassen Sie das Anforderungsdokument vom Kunden abzeichnen.
Erstellen Sie bei Bedarf einen Prototyp, um die Anforderungen visuell darzustellen.
Fazit
Das Sammeln von Anforderungen ist der wichtigste Schritt eines Projekts. Wenn das Projektteam nicht alle erforderlichen Anforderungen für eine Lösung erfasst, läuft das Projekt mit einem Risiko. Dies kann in Zukunft zu vielen Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten führen, und infolgedessen kann die Geschäftsbeziehung schwer beschädigt werden.
Nehmen Sie daher die Anforderungserfassung als Hauptverantwortung des Projektteams. Versprechen oder kommentieren Sie die Art der Lösung nicht, bis die Anforderungen unterschrieben sind.