Projektkostenkontrolle

Einführung

Fast alle Projekte müssen durchgehend geführt werden, um am Ende des Projekts die erforderlichen und erwarteten Ergebnisse zu erzielen. Es ist das Team, das für das Projekt verantwortlich ist, und vor allem der Projektmanager, der in der Lage sein muss, die Kosten effektiv zu kontrollieren. Es gibt jedoch verschiedene Techniken, die für diesen Zweck verwendet werden können.

Neben den Projektzielen, die der Projektmanager überwachen muss, ist die Kontrolle verschiedener Kosten für jedes Projekt eine sehr wichtige Aufgabe. Das Projektmanagement wäre überhaupt nicht effektiv, wenn ein Projektmanager in dieser Hinsicht versagt, da es im Wesentlichen bestimmen würde, ob Ihre Organisation einen Gewinn oder Verlust erzielen würde oder nicht.

Kostenkontrolltechniken

Im Folgenden sind einige der wertvollen und wesentlichen Techniken aufgeführt, die für eine effiziente Projektkostenkontrolle verwendet werden:

1 - Planung des Projektbudgets

Idealerweise müssen Sie zu Beginn der Planungssitzung ein Budget für das jeweilige Projekt erstellen. Mit diesem Budget müssten Sie Ihnen bei allen Zahlungen und Kosten helfen, die Ihnen während des Projektlebenszyklus entstehen. Die Aufstellung dieses Budgets erfordert daher viel Forschung und kritisches Denken.

Wie bei jedem anderen Budget müssten Sie immer Raum für Anpassungen lassen, da die Kosten während des gesamten Projektzeitraums möglicherweise nicht gleich bleiben. Die jederzeitige Einhaltung des Projektbudgets ist der Schlüssel zum Gewinn aus dem Projekt.

2 - Kosten im Auge behalten

Die Verfolgung aller tatsächlichen Kosten ist ebenso wichtig wie jede andere Technik. Hier ist es am besten, ein zeitbasiertes Budget zu erstellen. Auf diese Weise können Sie das Budget eines Projekts in jeder seiner Phasen verfolgen. Die tatsächlichen Kosten müssen anhand der im Haushaltsplan festgelegten periodischen Ziele nachverfolgt werden. Diese Ziele können monatlich oder wöchentlich oder sogar jährlich sein, wenn das Projekt lange dauert.

Es ist viel einfacher, damit zu arbeiten, als über ein vollständiges Budget für den gesamten Projektzeitraum zu verfügen. Wenn neue Arbeiten durchgeführt werden müssen, müssen Sie diesbezüglich Schätzungen vornehmen und prüfen, ob diese mit dem endgültigen Betrag im Budget berücksichtigt werden können. Wenn nicht, müssen Sie möglicherweise an den notwendigen Vorkehrungen für 'Änderungsanforderungen' arbeiten, bei denen der Kunde für die neue Arbeit oder die Änderungen bezahlt.

3 - Effektives Zeitmanagement

Eine andere effektive Technik wäre ein effektives Zeitmanagement. Obwohl diese Technik für verschiedene Managementbereiche gilt, ist sie im Hinblick auf die Projektkostenkontrolle sehr wichtig.

Der Grund dafür ist, dass die Kosten Ihres Projekts weiter steigen können, wenn Sie die Projektfristen nicht einhalten können. Je länger das Projekt dauert, desto höher sind die Kosten, was effektiv bedeutet, dass das Budget überschritten wird.

Der Projektmanager müsste sein Team ständig an die wichtigen Fristen des Projekts erinnern, um sicherzustellen, dass die Arbeiten pünktlich abgeschlossen werden.

4 - Projektänderungskontrolle

Die Kontrolle von Projektänderungen ist eine weitere wichtige Technik. Änderungskontrollsysteme sind wichtig, um mögliche Änderungen zu berücksichtigen, die im Verlauf des Projekts auftreten können.

Dies ist auf die Tatsache zurückzuführen, dass sich jede Änderung des Projektumfangs auf die Fristen der zu erbringenden Leistungen auswirkt. Daher können die Änderungen die Projektkosten erhöhen, indem der für das Projekt erforderliche Aufwand erhöht wird.

5 - Verwendung des verdienten Wertes

In ähnlicher Weise ist es sehr hilfreich, die Buchhaltungstechnik zu verwenden, die allgemein als „Earned Value“ bekannt ist, um den Wert der bisher durchgeführten Arbeiten zu ermitteln.

Dies ist besonders hilfreich für große Projekte und hilft Ihnen dabei, schnelle Änderungen vorzunehmen, die für den Erfolg des Projekts unbedingt erforderlich sind.

Die zusätzlichen Schritte zur Projektkostenkontrolle

Es ist ratsam, das Budget sowie die Trends und andere Finanzinformationen ständig zu überprüfen. Durch die regelmäßige Bereitstellung von Berichten über Projektfinanzdaten können Sie auch den Fortschritt des Projekts verfolgen.

Dadurch wird sichergestellt, dass keine Mehrausgaben auftreten, da Sie nicht herausfinden möchten, wann es zu spät ist. Je früher das Problem gefunden wird, desto einfacher und schneller kann es behoben werden.

Alle Dokumente sollten auch in regelmäßigen Abständen den Prüfern zur Verfügung gestellt werden, die Sie auch auf mögliche Kostenrisiken hinweisen können.

Fazit

Während Ihrer Projektplanungssitzungen reicht es nicht aus, nur ein Projektbudget zu erstellen. Sie und Ihr Team müssten im Auge behalten, ob die Kosten nahe an den Zahlen im ursprünglichen Budget bleiben.

Sie müssen immer die Risiken berücksichtigen, die mit einer Kosteneskalation verbunden sind, und dies so gut wie möglich verhindern. Verwenden Sie dazu die oben erläuterten Techniken und überwachen Sie ständig die Projektkosten.