Prozessbasiertes Management
Einführung
Prozessbasiertes Management ist eine Managementtechnik, die die Vision, Mission und Kernwertesysteme eines Unternehmens bei der Formulierung der Unternehmensstrategie aufeinander abstimmt.
Es hilft bei der Definition der Richtlinien, die die Geschäftstätigkeit des betreffenden Unternehmens regeln. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass das Unternehmen nicht nur auf einer Plattform der Effizienz, sondern auch auf einer Plattform der Effektivität arbeitet.
Da das prozessbasierte Management von der strategischen Sphäre aus beginnt, bleibt die Richtung der durchgeführten Projekte unverändert, im Gegensatz zu Zielen, die auf taktischer Ebene formuliert wurden und bei denen einige Projekte tendenziell vom Kurs abweichen. Die Arbeit an einem gemeinsamen Ziel trägt dazu bei, Harmonie zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen und Abteilungen zu erreichen.
Es muss jedoch wiederholt werden, dass die strategische Unterstützung allein nicht ausreicht, um die Philosophie des prozessbasierten Managements zum Erfolg zu führen. und dass auch das mittlere Management und die Mitarbeiter ihren Anteil am Prozess erkennen und die Verantwortung dafür übernehmen müssen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Die sechs Stufen des prozessbasierten Managements
(1) Definieren des Prozesses
Der Prozess muss klar identifiziert und dokumentiert werden, um Klarheit zu schaffen.
Abteilungsdokumentation, kundenbasierte Vereinbarungen, Einkaufshandbücher und Prozessflussdiagramme würden bei der Dokumentation des oben genannten Prozesses hilfreich sein.
Der Input, der erforderlich ist, damit der Prozess betriebsbereit ist, der erwartete Output des Prozesses und die Personen oder Abteilungen, die für jeden Teil des Prozesses verantwortlich sind, sollten identifiziert werden, damit Eigentum und Rechenschaftspflicht nicht beeinträchtigt werden.
(2) Festlegung von Maßnahmen zur Bewertung des Prozesses
Die Prozessleistung muss gemessen werden, wenn die Wirksamkeit, Qualität und Zeitpläne überwacht und verbessert werden sollen.
Idealerweise sollten die ausgewählten Metriken quantifizierbar sein, damit die Klarheit durchgehend erhalten bleibt. Dies ist jedoch möglicherweise nicht immer möglich, aber für relevante Analysen können immer Vergleichsdaten und relevante Benchmarks abgerufen werden.
(3) Analyse der Prozessleistung
Zur einfachen Analyse der Prozessleistung stehen verschiedene Tools zur Verfügung.
Grafische Darstellungen, Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Varianzanalyse, Lückenanalyse und Ursache-Wirkungs-Analyse gehören zu den beliebtesten.
(4) Analyse der Prozessstabilität und Festlegung neuer Ziele, falls erforderlich
In dieser Phase des prozessbasierten Managements würden Compliance-Audits bei der Analyse der Prozessstabilität helfen.
Wenn sich herausstellt, dass dies nicht der Fall ist, müssen neue Ziele festgelegt und diese an der strategischen Ausrichtung des Unternehmens ausgerichtet werden.
(5) Planungsverbesserungen
Prozessverbesserungen sollten im Einklang mit der Vision der Organisation, ihrem Leitbild und ihrer Kultur geplant werden.
Es sollten ausreichende Ressourcen zugewiesen und ein effektives Team eingerichtet werden, wenn die vorgeschlagenen Änderungen erfolgreich sein sollen.
(6) Umsetzung von Verbesserungen
Hier wird jede der geplanten Verbesserungen aus ihrem früheren papierbasierten Entwurf zum Leben erweckt. Bei Bedarf können Schulungen durchgeführt werden, und die Unterstützung des Personals sollte nach Möglichkeit eingeholt werden.
Danach müssen regelmäßige Überwachung und kontinuierliche Verbesserungen erleichtert werden, wenn die Organisation von Weltrang sein soll.
Identifizierung einer prozessbasierten Organisation
Eine prozessbasierte Organisation würde einige inhärente Merkmale aufweisen, die sie sofort erkennbar machen.
Zum Beispiel würde ein solches Unternehmen das Geschäft als eine Sammlung von Prozessen betrachten, strategische Pläne haben, die die Prozesse mit Engagement vom Top-Management nach unten treiben, und solche Prozesse würden auf die Ziele und wichtigsten Geschäftsergebnisse des Unternehmens ausgerichtet sein.
Die Standardisierung von Prozessen, die hohe Abhängigkeit von der Datengenauigkeit und das kontinuierliche Streben nach nachhaltigen Verbesserungen sind weitere Kennzeichen einer prozessbasierten Organisation.
Vorteile des prozessbasierten Managements
Die Einführung eines prozessbasierten Managements bietet viele Vorteile.
Verbesserungen in den gegenwärtigen Prozessen, Steigerung der Wertschöpfungsaktivitäten, Kostensenkung und Ausrichtung auf die strategische Vision der Organisation sind die gefragtesten Vorteile.
Es erleichtert auch moderne Kostenzuordnungstechniken wie die aktivitätsbasierte Kostenrechnung. Das prozessbasierte Management hilft dem System, bestimmte nationale und internationale Standards sowie die Anforderungen renommierter Regulierungsbehörden einzuhalten.
Fazit
Prozessbasiertes Management ist ein unschätzbares Instrument für die Kundenzufriedenheit und -bindung, da es Schlüsselprozesse identifiziert, bei denen die Interessen und die Zufriedenheit der Stakeholder im Mittelpunkt stehen.
Wie viele andere hat auch ein versierter Manager der höheren Ebenen erkannt, dass sich die Vision eines Unternehmens im Laufe der Zeit weniger wahrscheinlich ändert als die Ziele und Verfahren, mit denen diese Vision erreicht wird.
Daher erfordert das prozessbasierte Management, dass Manager vorhandene Prozesse bewerten und Schritte unternehmen, um die Struktur und Funktion der betreffenden Organisation anzupassen, damit auf diese Weise maximale Effizienz erzielt werden kann.
Variable Faktoren wie Änderungen der Kundenerwartungen, Schwankungen der allgemeinen Wirtschaft und die Notwendigkeit, bessere Produktlinien zu entwickeln, führen zu innovativeren Arbeitskräften, die Aufgaben übernehmen und eine bessere Leistung in ihrem jeweiligen Fachgebiet initiieren.