Projektdatensatzverwaltung

Einführung

Projektmanagement ist ein Ansatz, der Managern hilft, die Projekte zu verwalten. Projektmanagement bedeutet auch, dass Kontrollen vorhanden sind, um die Fristen und andere Anforderungen wie die Projektkosten einzuhalten.

Diese Kontrollen beinhalten eine ordnungsgemäße und effektive Aufzeichnung der Projektmanagementaktivitäten. Das Datensatzmanagement ist ein systematischer Ansatz zum Organisieren, Planen und Verfolgen von Dokumenten während der Projektdurchführung.

AZ von Project Record Management

Ein Aufzeichnungssystem ist ein systematischer Prozess, bei dem eine Organisation die folgenden Überlegungen, Aktivitäten und Merkmale festlegt:

• Die Art der Informationen, die aufgezeichnet werden sollen.

• Ein Prozess zum Aufzeichnen von Daten.

• Umgang und Sammlung von Aufzeichnungen.

• Der Zeitraum für die Aufbewahrung und Lagerung.

• Entsorgung oder Schutz von Aufzeichnungen, die sich auf externe Ereignisse beziehen.

• Elemente in einem Datensatzverwaltungssystem.

• Inhaltsanalyse, die das Aufzeichnungssystem angibt oder beschreibt.

• Ein Dateiplan, der die Art des Datensatzes angibt, der für jedes Projekt erforderlich ist.

• Ein Dokument mit Compliance-Anforderungen, in dem die IT-Verfahren beschrieben werden, die jeder befolgen muss. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teammitglieder die Anforderungen vollständig erfüllen.

• Eine Methode, die datierte Dokumente sammelt. Diese sollten für alle Datensatzquellen wie E-Mails, Dateiserver usw. durchgeführt werden.

• Eine Methode zum Überwachen von Aufzeichnungen.

• Ein System, das die Datensatzdaten erfasst.

• Ein System, das die Überwachung und Berichterstattung in der Art und Weise gewährleistet, in der Aufzeichnungen geführt werden.

Drei Stufen der Rekorde

Im Prozess zur Verwaltung von Projektdatensätzen gibt es drei verschiedene Phasen. Diese Phasen umfassen viele andere Aktivitäten, um die Ziele für jede Phase zu erreichen und zu erreichen.

Die Stufen sind:

• Die Erstellung von Datensätzen

• Pflege von Aufzeichnungen

• Speichern und Abrufen von Aufzeichnungen

Schauen wir uns die einzelnen Phasen im Detail an.

Datensätze erstellen

Dies bezieht sich auf den zugrunde liegenden Grund, warum der Datensatz erstellt wird. Dies kann eine Quittung oder ein Bestandskontrollbericht oder ein anderer Grund sein.

Das Hauptziel der Projektdatensatzverwaltung besteht darin, den Ablauf der Datensatzbehandlung zu bestimmen, sobald der Datensatz erstellt wurde. Beim Erstellen von Datensätzen sollten die folgenden Fragen beantwortet werden.

• Wer wird die Aufzeichnung anzeigen?

• Wer wird der endgültige Besitzer der Aufzeichnung sein?

• Wer ist für die Speicherung der Aufzeichnung verantwortlich?

Aufzeichnungen pflegen

Das Entwickeln einer Operation zum Speichern der Datensätze bezieht sich auf das Verwalten der Datensätze. Die Zugriffsebenen auf die Datensätze sollten zu diesem Zeitpunkt definiert werden und alle erforderlichen Schritte unternehmen, um zu vermeiden, dass die Datensätze in die falschen Hände geraten.

Es müssen geeignete Compliance-Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sein, um einen Missbrauch von Aufzeichnungen zu vermeiden.

Speichern und Abrufen

Das Speichern von Aufzeichnungen kann sich sowohl auf die manuelle Speicherung von Dokumenten als auch auf die digitale Speicherung beziehen. Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Aufzeichnungen so zurückgegeben werden, wie sie ausgeliehen wurden. Das Verwalten von Datensätzen bezieht sich auch auf die Zeit, die Datensätze verwaltet werden können.

Einige Organisationen können Aufzeichnungen bis zu sechs Jahre aufbewahren, während andere weniger Jahre aufbewahren. Wenn Datensätze digital gespeichert werden, müssen geeignete Ordner erstellt werden. Nach der Erstellung müssen die älteren Dokumente archiviert werden, damit der Festplattenspeicher erhalten bleibt.

Ein Einblick in die Planung der Datensatzverwaltung

Datensätze, die zusammengestellt werden, müssen geplant werden. Im Folgenden werden die Schritte beschrieben, die das Management ausführen muss, um sicherzustellen, dass der Planungsprozess für Datensätze erfolgreich ist.

• Identifizierung von Rollen, die sicherstellen, dass Datensätze ordnungsgemäß verwaltet werden

  • Zuweisen dedizierter Rollen oder Ernennen dedizierter Personen zum Kategorisieren der Datensätze, die in einer Organisation verfügbar sind.

  • Ernennung von IT-Fachleuten zur Implementierung von Systemen, die das Datensatzmanagement verwalten und unterstützen.

• Manager müssen sicherstellen, dass die Teammitglieder über die für die Datensatzverwaltung geltenden Verfahren informiert sind.

• Der Datensatzverwaltungsprozess muss den Inhalt der Dokumente analysieren, die gespeichert werden sollen.

• Implementieren Sie einen Dateiplan, in dem die verschiedenen Dateitypen in einer Organisation gespeichert werden.

• Entwickeln Sie Aufbewahrungspläne, die je nach Aktivität von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein können.

• Entwerfen Sie effektive Lösungen für das Datensatzmanagement.

• Planung, wie Inhalte in Aufzeichnungsmethoden verschoben werden können.

• Entwickeln Sie einen Plan, in dem die E-Mail-Integration erfolgen kann.

• Planen Sie ein Compliance-Verfahren für soziale Inhalte.

• Entwickeln Sie Compliance-Verfahren, die die Ziele des Projektaufzeichnungssystems aufeinander abstimmen.

Fazit

Eine Aufzeichnung ist ein Dokument oder eine elektronische Speicherung von Daten in einer Organisation, die als Beweismittel oder Richtlinie dient. Ein Projektdatensatzmanagement ist ein systematischer Prozess, mit dem Personen Datensätze für die zukünftige Verwendung aufbewahren können.

Es beschreibt die Details, die für das Projekt relevant sind. Daher muss das Projektdatensatzmanagement sorgfältig überwacht und aufbewahrt werden.