Projektmanagementbüro (PMO)
Einführung
Wenn Organisationen wachsen, richten sie verschiedene Einheiten ein, um die jeweiligen Praktiken zu steuern.
Das Project Management Office (PMO) ist die Einheit, die zur Steuerung der Prozesse, Praktiken, Tools und anderen Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Projektmanagement in einer Organisation erstellt wurde.
Dieses Büro (Team) definiert und pflegt die Standards für das Projektmanagement in der Organisation.
In der Regel setzt das Management der Organisation ein Expertenteam auf dem Gebiet des Projektmanagements ein, um das Projektmanagementbüro zu leiten.
Die Organisation sucht nach Qualifikationen wie PMI-Zertifizierungen und verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Verwaltung großer Projekte, wenn sie Personen für das Projektmanagementbüro auswählt.
Aufbau eines Projektmanagementbüros
Aufgrund der Komplexität der gegenwärtigen Projekte sollte die Projektmanagementfunktion eine ausgereifte und optimierte Praxis sein.
Daher suchen Unternehmen nach besseren Möglichkeiten zur Verwaltung der Projekte, um die Gewinnmargen zu maximieren. Zu diesem Zweck befassen sich Unternehmen mit Prozessoptimierung, Produktivitätssteigerung und dem Aufbau ihres Geschäftsergebnisses.
Da die Projektmanagementfunktion viele Parameter umfasst (z. B. Personen, Technologie, Kommunikation und Ressourcen), kann die Steuerung der Projektmanagementfunktion durch die Geschäftsleitung riskant sein.
Daher ist ein Projektmanagementbüro die ideale Lösung für den Aufbau und die Aufrechterhaltung der Projektmanagementpraxis als fähige Funktion der Organisation.
Die Implementierung eines Projektmanagementbüros ist mit jedem anderen organisatorischen Änderungsprojekt identisch. Daher wird es mit einer starken und starren Methodik mit viel Erfahrung angegangen.
Es gibt eine Reihe von Schlüsselschritten beim Aufbau eines Projektmanagementbüros, und PMBOK (Project Management Body of Knowledge) kann eine hervorragende Referenz für diesen Zweck sein.
Ist es ein Overhead?
Einige traditionelle Organisationen betrachten das Projektmanagementbüro als Overhead. Dies ist hauptsächlich auf die Tatsache zurückzuführen, dass die Organisation klein genug ist, wenn kein expliziter Bedarf an einem Projektmanagementbüro besteht.
In solchen Organisationen kann die Geschäftsleitung die Projektmanagementpraxis regeln. Für den Rest der Organisationen, in denen es große Projekte gibt, ist ein Projektmanagementbüro viel mehr als ein Overhead.
Derzeit befindet sich die Weltwirtschaft in einer Rezession. Daher versuchen viele Unternehmen, Kosten zu senken, um im Unternehmensumfeld zu bleiben.
Der Personalabbau und die Schließung von Abteilungen sind unter anderem zwei beliebte Optionen. In solchen Fällen ist das Projektmanagementbüro ein leichtes Opfer geworden, da es dem Unternehmensergebnis keine Zahl hinzufügt.
Daher ist es für die Projektmanagementbüros zu einer Herausforderung geworden, ihre Arbeit gegenüber dem oberen Management zu rechtfertigen.
Die Vorteile eines PMO
Projektmanagement ist eine der Schlüsselfunktionen einer Organisation. Daher könnte die Verfeinerung der Prozesse im Zusammenhang mit dem Projektmanagement einen großen Mehrwert für das Unternehmensergebnis bedeuten.
Genau das macht ein erfolgreiches Projektmanagementbüro.
Warum schlägt PMO fehl?
Basierend auf den historischen Statistiken arbeitet nur ein Drittel der Projektmanagementbüros und der Rest funktioniert nicht wie erwartet.
Dies ist eines der Hauptprobleme, mit denen die Geschäftsleitung konfrontiert ist, wenn sie beschließt, ein Projektmanagementbüro für eine Organisation einzurichten. Das Management zweifelt von Anfang an am Erfolg des Projektmanagementbüros.
Einer der Hauptgründe für das Scheitern des Projektmanagementbüros ist der Mangel an Unterstützung durch die Geschäftsleitung. In den meisten Fällen verfügt die Geschäftsleitung nicht über ausreichende Kenntnisse zur Unterstützung und Führung eines Projektmanagementbüros.
Zweitens führt die Unfähigkeit des Projektmanagementbüros zu Fehlern. Dies ist hauptsächlich auf die Personen und Ressourcen zurückzuführen, die dem Projektmanagementbüro zugewiesen sind.
Fazit
Das Projektmanagementbüro ist eine der Einheiten, die großen Unternehmen langfristig einen Mehrwert bieten wird. Ein Projektmanagementbüro kann für kleinere Organisationen ein Overhead sein, und eine solche Einrichtung kann als Fehlschlag enden.
Ein erfolgreiches Projektmanagementbüro kann die Produktivität der Projektteams steigern und zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Darüber hinaus kann es die Organisation zu einer ausgereifteren und leistungsfähigeren Einheit machen.