Projektmanagement-Tools

Einführung

Projektmanagement ist eine der verantwortungsvollen Aufgaben in modernen Organisationen. Das Projektmanagement wird in vielen Arten von Projekten eingesetzt, von der Softwareentwicklung bis zur Entwicklung von Kampfflugzeugen der nächsten Generation.

Um ein Projekt erfolgreich auszuführen, sollte der Projektmanager oder das Projektmanagementteam durch eine Reihe von Tools unterstützt werden.

Diese Tools können speziell entwickelte Tools oder reguläre Produktivitäts-Tools sein, die für die Projektmanagementarbeit verwendet werden können.

Die Verwendung solcher Tools erleichtert den Projektmanagern normalerweise die Arbeit und standardisiert die Arbeit und die Routine eines Projektmanagers.

Im Folgenden sind einige der Tools aufgeführt, die von Projektmanagern in allen Bereichen verwendet werden:

Projektplan

Alle Projekte, die von einem Projektmanager verwaltet werden sollen, sollten einen Projektplan haben. Der Projektplan enthält viele Aspekte des auszuführenden Projekts.

Zunächst wird der Projektumfang detailliert beschrieben. Anschließend wird der Ansatz oder die Strategie beschrieben, mit der der Projektumfang und die Projektziele angesprochen werden.

Die Strategie ist der Kern des Projektplans. Die Strategie kann je nach Projektzweck und spezifischen Projektanforderungen variieren.

Die Ressourcenzuweisung und der Lieferplan sind zwei weitere Hauptkomponenten des Projektplans. Diese enthalten Einzelheiten zu jeder am Projekt beteiligten Aktivität sowie Informationen darüber, wer sie wann ausführt.

Dies sind wichtige Informationen für den Projektmanager sowie alle anderen Stakeholder des Projekts.

Meilenstein-Checkliste

Dies ist eines der besten Tools, mit denen der Projektmanager feststellen kann, ob er im Hinblick auf den Projektfortschritt auf dem richtigen Weg ist.

Der Projektmanager muss keine teure Software verwenden, um dies zu verfolgen. Der Projektmanager kann für diese Aufgabe eine einfache Excel-Vorlage verwenden.

Die Meilenstein-Checkliste sollte ein Live-Dokument sein, das ein- oder zweimal pro Woche aktualisiert werden sollte.

Gantt-Diagramm

Das Gantt-Diagramm zeigt den Projektplan und zeigt dem Projektmanager die Abhängigkeiten jeder Aktivität. Gantt-Diagramme werden universell für jede Art von Projekt verwendet, von der Konstruktion bis zur Softwareentwicklung.

Obwohl das Ableiten eines Gantt-Diagramms recht einfach ist, ist es eine der komplexesten Aufgaben, wenn das Projekt an Hunderten von Aktivitäten beteiligt ist.

Es gibt viele Möglichkeiten, ein Gantt-Diagramm zu erstellen. Wenn das Projekt klein und einfach ist, können Sie Ihr eigenes Gantt-Diagramm in Excel erstellen oder eine Excel-Vorlage aus dem Internet herunterladen.

Wenn das Projekt einen hohen finanziellen Wert oder ein hohes Risiko aufweist, kann der Projektmanager Softwaretools wie MS Project verwenden.

Projektmanagement-Software

Mit der Einführung der Computertechnologie wurde eine Reihe von Softwaretools speziell für Projektmanagementzwecke entwickelt. MS Project ist ein solches Tool, das die Herzen von Projektmanagern auf der ganzen Welt erobert hat.

MS Project kann als eigenständiges Tool zur Verfolgung des Projektfortschritts oder zur Verfolgung komplexer Projekte verwendet werden, die in vielen geografischen Gebieten verteilt sind und von einer Reihe von Projektmanagern verwaltet werden.

Neben MS Project gibt es viele weitere Softwarepakete für das Projektmanagement. Die meisten dieser Neuzugänge sind Online-Portale für Projektmanagementaktivitäten, in denen die Projektmitglieder von überall aus auf Projektdetails zugreifen und Fortschritte erzielen können.

Projektberichte

Ein umfassender Mechanismus zur Projektüberprüfung ist ein hervorragendes Werkzeug für das Projektmanagement. Reifere Unternehmen haben tendenziell strengere und umfassendere Projektüberprüfungen als grundlegende, die von kleineren Organisationen durchgeführt werden.

Bei Projektüberprüfungen werden hauptsächlich der Projektfortschritt und die Einhaltung der Prozessstandards berücksichtigt. In der Regel werden Projektüberprüfungen von Projektprüfungen durch Dritte (intern oder extern) begleitet.

Die Nichteinhaltungen und Aktionselemente werden dann verfolgt, um sie zu vervollständigen.

Lieferbewertungen

Lieferüberprüfungen stellen sicher, dass die vom Projektteam geleisteten Lieferungen den Kundenanforderungen entsprechen und den allgemeinen Qualitätsrichtlinien entsprechen.

Normalerweise führen ein Drittanbieter-Team oder (interne) Vorgesetzte die Überprüfung der Lieferung durch, und die Hauptakteure der Projektabwicklung nehmen an dieser Veranstaltung teil.

Die Lieferprüfung kann aufgrund von Qualitätsstandards und Nichteinhaltung entscheiden, die Lieferung abzulehnen.

Wertungslisten

Wenn es um die Leistung des Projektteams geht, ist eine Scorecard die Möglichkeit, diese zu verfolgen. Jeder Projektmanager ist dafür verantwortlich, auf die Leistung der Teammitglieder zuzugreifen und diese dem oberen Management und der Personalabteilung zu melden.

Diese Informationen werden dann zu Werbezwecken sowie zur Entwicklung der Humanressourcen verwendet. Eine umfassende Scorekarte und Leistungsbewertung können das Teammitglied an die richtige Position bringen.

Fazit

Ein Projektmanager kann seinen Job nicht ohne geeignete Tools ausführen. Diese Tools müssen keine renommierte Software oder ähnliches sein, aber es können durchaus einfache und bewährte Techniken zur Verwaltung der Projektarbeit sein.

Ein solides Set an Projektmanagement-Tools macht die Arbeit der Projektmanager immer angenehm und produktiv.