Projektcharta
Einführung
Die Projektcharta bezieht sich auf eine Zielerklärung in einem Projekt. Diese Erklärung enthält auch detaillierte Projektziele, Rollen und Verantwortlichkeiten, identifiziert die Hauptakteure und die Autoritätsebene eines Projektmanagers.
Es dient als Leitfaden für zukünftige Projekte sowie als wichtiges Material im Wissensmanagementsystem der Organisation.
Die Projektcharta ist ein kurzes Dokument, das aus einer neuen Angebotsanfrage oder einer Angebotsanfrage bestehen würde. Dieses Dokument ist Teil des Projektmanagementprozesses, der von der Initiative für den politischen Dialog (IPD) und dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM) gefordert wird.
Die Rolle der Projektcharta
Es folgen die Rollen einer Projektcharta:
Es dokumentiert die Gründe für die Durchführung des Projekts.
Beschreibt die Ziele und Einschränkungen des Projekts.
Bietet Lösungen für das vorliegende Problem.
Identifiziert die Hauptakteure des Projekts.
Vorteile der Projektcharta
Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile der Projektcharta für ein Projekt aufgeführt:
Es verbessert und ebnet den Weg für gute Kundenbeziehungen.
Die Projektcharta funktioniert auch als Instrument zur Verbesserung der Projektmanagementprozesse.
Die regionale Kommunikation und die Kommunikation mit dem Hauptsitz können ebenfalls stärker verbessert werden.
Durch eine Projektcharta kann auch Projektsponsoring gewonnen werden.
Die Projektcharta erkennt Führungspositionen an.
Ermöglicht Fortschritte, die darauf abzielen, Best Practices der Branche zu erreichen.
Elemente in der Projektcharta
Da die Projektcharta ein Projektplanungstool ist, mit dem ein Problem oder eine Gelegenheit gelöst werden soll, sind die folgenden Elemente für ein gutes Charterprojekt von wesentlicher Bedeutung.
Für ein effektives Charterprojekt müssen folgende Schlüsselelemente berücksichtigt werden:
Identität des Projekts.
Zeit: das Startdatum und die Frist für das Projekt.
Personen, die an dem Projekt beteiligt sind.
Umrissene Ziele und gesetzte Ziele.
Der Grund für die Durchführung einer Projektcharta, oft als „Business Case“ bezeichnet.
Detaillierte Beschreibung eines Problems oder einer Gelegenheit.
Die vom Projekt erwartete Rendite.
Ergebnisse, die in Bezug auf die Leistung zu erwarten waren.
Der voraussichtliche Zeitpunkt, an dem die Ziele erreicht werden sollen.
Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten der beteiligten Teilnehmer.
Bedarf an Ressourcen, die zur Erreichung der Ziele benötigt werden.
Hindernisse und mit dem Projekt verbundene Risiken.
Informierter und effektiver Kommunikationsplan.
Von allen oben genannten Elementen gibt es drei wichtigste und wesentlichste Elemente, die weiter ausgearbeitet werden müssen.
Business Case
Dies unterstreicht die Notwendigkeit einer Projektcharta. In einem Business Case sollten die Vorteile einer Projektcharta dargelegt werden. Die Vorteile müssen nicht nur in Bezug auf die Finanzierung wie Einnahmen, Kostenreduzierung usw. bestehen, sondern auch in Bezug auf den Nutzen, den der Kunde erhält.
Im Folgenden sind die Merkmale eines guten Business Case aufgeführt:
Die Gründe für die Durchführung des Projekts.
Die Vorteile, die sich aus der Durchführung des Projekts ergeben.
Die Konsequenzen, wenn das Projekt nicht durchgeführt wird.
Die Faktoren, die zu dem Schluss führen würden, dass es zu den Geschäftszielen passt.
Projektumfang
Wie der Name schon sagt, bezieht er sich auf den Umfang, den das Projekt dem Unternehmen einräumt, wenn es das Projekt durchführt.
Vor der Durchführung eines Projekts müssen folgende Bedenken berücksichtigt werden:
Der Umfang innerhalb und außerhalb des Bereichs muss berücksichtigt werden.
Der Prozess, auf den sich jedes Team konzentrieren wird.
Die Start- und Endpunkte für einen Prozess.
Verfügbarkeit von Ressourcen.
Einschränkungen, unter denen das Team arbeiten wird.
Zeitliche Beschränkungen.
Die Auswirkungen auf die normale Arbeitsbelastung, wenn das Projekt durchgeführt werden soll.
Die Notwendigkeit eines guten Kommunikationsplans
Die Notwendigkeit eines guten Kommunikationsplans ist für die Planung eines Projekts von größter Bedeutung. Projektmanager müssen daran arbeiten, einen guten Kommunikationsplan zu erstellen, der dazu beiträgt, die allgemeinen Ziele einer Projektcharta zu erreichen.
Bei der Erstellung eines Kommunikationsplans muss der Projektmanager Folgendes berücksichtigen:
Who - Verantwortung jeder am Projekt beteiligten Person.
What - das Motiv und der Grund für den Kommunikationsplan.
Where - Ort, an dem der Empfänger Informationen finden konnte.
When - die Dauer und die Häufigkeit des Kommunikationsplans.
How - der Mechanismus, der zur Erleichterung der Kommunikation verwendet wird.
Whom - Die Empfänger der Kommunikation.
Fazit
Die Projektcharta ist nicht nur ein Instrument zur Planung von Projekten, sondern auch ein Kommunikationsmechanismus, der als Referenz dient. Ein gut geplantes Projekt mit einem effektiven Kommunikationsplan wird definitiv zum Erfolg des vorliegenden Projekts führen.
Daher sollte die Projektcharta eines der häufig genannten Dokumente in einem Projekt sein, und das gesamte Projektteam muss den Inhalt der Projektcharta kennen. Dies ist ein Schlüsselelement für ein erfolgreiches Projekt.