Beschaffungsmanagement
Einführung
Heutzutage setzen verschiedene Organisationen verschiedene Managementtechniken ein, um das effiziente Funktionieren ihrer Abteilungen zu gewährleisten. Das Beschaffungsmanagement ist eine solche Form des Managements, bei der Waren und Dienstleistungen von einer anderen Organisation oder Firma bezogen werden.
Alle Organisationen beschäftigen sich irgendwann im Leben ihres Unternehmens mit dieser Form des Managements. Es ist die Art und Weise, wie die Beschaffung durchgeführt wird und die Planung des Prozesses, die dafür sorgt, dass die Dinge reibungslos laufen.
Gibt es bei vielen anderen verwendeten Managementtechniken einen besonderen Grund, diese spezielle Managementform zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen zu verwenden? Ja, dies ist eine der häufigsten Fragen zum Beschaffungsmanagement.
Es ist bekannt, dass das Beschaffungsmanagement einem Unternehmen hilft, einen Großteil des Geldes zu sparen, das beim Kauf von Waren und Dienstleistungen von außen ausgegeben wird. Es hat auch mehrere andere Vorteile.
Wie funktioniert das Beschaffungsmanagement?
Im Folgenden sind die vier Hauptarbeitsbereiche aufgeführt, die beim Beschaffungsmanagement Anlass zur Sorge geben. Die folgenden Punkte sollten bei jedem Beschaffungsprozess berücksichtigt werden:
Nicht alle Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt, müssen von außen gekauft werden. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, die Vor- und Nachteile des Kaufs oder der Vermietung dieser Waren und Dienstleistungen von außen abzuwägen.
Sie müssten sich fragen, ob dies auf lange Sicht kostengünstig wäre und ob es absolut notwendig ist.
Sie müssen eine gute Vorstellung davon haben, was Sie genau benötigen, und dann verschiedene Optionen und Alternativen in Betracht ziehen. Obwohl es möglicherweise mehrere Lieferanten gibt, die dieselben Waren und Dienstleistungen anbieten, würde eine sorgfältige Untersuchung Ihnen zeigen, wer von diesen Lieferanten Ihnen das beste Angebot für Ihr Unternehmen bietet.
Sie können definitiv eine Art Gebot für Ihre Anforderung von diesen Anbietern anfordern und ein Auswahlkriterium verwenden, um den besten Anbieter auszuwählen.
Der nächste Schritt besteht normalerweise darin, Gebote einzuholen. In dieser Phase erhalten Sie von den verschiedenen Lieferanten Angebote.
Diese Phase ähnelt der Auswahl von Projekten, da Sie neben den Kosten auch andere Kriterien berücksichtigen müssen, um endgültig zu entscheiden, mit welchem Lieferanten Sie zusammenarbeiten möchten.
Nach dem Bewertungsprozess können Sie den besten Lieferanten auswählen. Sie müssten dann mit dem Schritt fortfahren, zu besprechen, was in den Vertrag aufgenommen werden soll. Denken Sie daran, alle Finanzierungsbedingungen anzugeben, wie Sie die Zahlungen vornehmen möchten, usw., um später auftretende Verwirrung zu vermeiden, da dieser Vertrag bindend ist.
Denken Sie immer daran, dass es von größter Bedeutung ist, eine gute Beziehung zum Lieferanten aufrechtzuerhalten. Dies schließt die Ausarbeitung einer Vereinbarung ein, die beide zufriedenstellend finden würden. Dies hilft sowohl der Nachhaltigkeit Ihres Unternehmens als auch des Lieferanten.
Diese vier einfachen Schritte würden Ihnen helfen, Ihre Waren einfach und schnell ohne großen Aufwand zu erwerben, erfordern jedoch immer sorgfältige Überlegungen in jeder Phase.
Damit der Prozess effizient funktioniert
Um sicherzustellen, dass alles bis zum Ende gut läuft, müssten Sie den Fortschritt der Beschaffung verfolgen. Dies würde bedeuten, dass Sie die Lieferanten weiter überprüfen sollten, um sicherzustellen, dass sie die Vertragsbedingungen einhalten und Sie die Waren und Dienstleistungen fristgerecht beliefern können.
Sollten Unstimmigkeiten oder Probleme auftreten, sollten Sie den Lieferanten stets über die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses festgelegte Kommunikationsmethode informieren.
Die Organisation muss immer bereit und offen für Veränderungen sein. Dies gilt für alle Änderungen, die erforderlich sind, um die Effizienz des Prozesses sicherzustellen. Diese Veränderungen könnten unter anderem in Form von technologischen Fortschritten und sogar Veränderungen in der Belegschaft erfolgen.
In Bezug auf die Technologie müssen möglicherweise neue Geräte und Maschinen gekauft werden, die für den Umgang mit diesen Waren erforderlich sind.
In ähnlicher Weise müssten Sie in Bezug auf die Belegschaft hochqualifizierte und geschulte Mitarbeiter beschäftigen, wenn es um den direkten Umgang mit Lieferanten geht.
Für eine Organisation ist es immer am besten, verschiedene Teams zu haben, die auf verschiedene Bereiche spezialisiert sind. Dies würde das Beschaffungsmanagement noch einfacher machen. Jedes Team könnte sich dann mit den relevanten Einkaufsbereichen befassen und verfügt auch über das erforderliche Fachwissen. Zum Beispiel haben diejenigen, die Erfahrung im Kauf von Maschinen haben, möglicherweise nicht die gleichen Fähigkeiten, wenn es darum geht, bestimmte Dienstleistungen von einer anderen Organisation zu erhalten.
Fazit
Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass dieses Beschaffungsmanagementsystem effizient und reibungslos funktionieren muss, damit alle Vorteile genutzt werden können. Der Schlüssel dazu wäre daher ein effizientes System sowie der richtige Lieferant und die richtigen Ressourcen.
Für das Beschaffungsmanagement sollte ein Team hochqualifizierter Personen vorhanden sein, wenn das Beschaffungsmanagement eine Schlüsselrolle spielt.
Beispielsweise sollte ein Krankenhaus über ein spezielles Beschaffungsteam verfügen und starke Beschaffungsmanagementtechniken und -instrumente einsetzen.