Projektstart-Meeting
Einführung
Ein Projektstart-Meeting ist die beste Gelegenheit für einen Projektmanager, sein Team zu stärken. Während dieses Treffens kann das Projektmanagement ein Gefühl für ein gemeinsames Ziel entwickeln und beginnen, jeden Einzelnen zu verstehen.
Obwohl ein Projektstart-Meeting ein einfaches Meeting mit allen Beteiligten des Projekts zu sein scheint, erfordert ein erfolgreiches Projektstart-Meeting eine ordnungsgemäße Planung.
Die folgenden Schritte sind einige der wichtigen Vorbereitungspunkte für ein erfolgreiches Projektstart-Meeting. Diese Schritte helfen Ihnen, konzentriert zu bleiben, Führung aufzubauen und zu demonstrieren und einzelne Mitglieder in das Projektteam zu integrieren.
Die Agenda
Eine starke und klare Agenda ist ein Muss für ein Projektstart-Meeting. Wenn Sie keine Ahnung haben, wie die Tagesordnung aussehen soll, fragen Sie Ihre erfahrenen Untergebenen oder besorgen Sie sich einige der Tagesordnungen, die von anderen für frühere Auftaktsitzungen verwendet wurden.
Die Agenda umfasst normalerweise den Zweck des Projekts, die Ergebnisse und Ziele, die wichtigsten Erfolgsfaktoren des Projekts, den Kommunikationsplan und den Projektplan.
Stellen Sie vor dem Projektstart-Meeting sicher, dass Sie die Meeting-Agenda an alle Teilnehmer verteilen.
Auf diese Weise wissen alle Teilnehmer, welche Struktur sie haben und was sie am Ende des Meetings erreichen können.
Anfangen
Wenn das Meeting beginnt, sollte der Projektmanager das Meeting leiten. Als nächstes sollten alle Teilnehmer begrüßt werden und eine Runde der Selbsteinführung stattfinden.
Obwohl Sie die Besprechungsagenda bereits mit den Teilnehmern geteilt haben, führen Sie sie kurz durch die Tagesordnung und geben Sie eine kurze Einführung zu jedem Tagesordnungspunkt.
Achten Sie stärker auf die Einführung der Projektrollen und betonen Sie die Gründe, warum die Begriff Mitglieder den jeweiligen Rollen zugewiesen wurden.
Wenn es Leute gibt, die gestreckte Rollen spielen, bestätigen Sie dies. Wenn Sie all diese Dinge tun, gehen Sie nicht ins Detail. Der Zweck dieses Treffens ist es, alle auf dieselbe Plattform zu bringen.
Projektpräsentation
Sobald der Ton festgelegt ist, präsentieren Sie die Agenda strukturiert. Sprechen Sie zunächst über die Projektannahmen und wie Sie den Projektplan entwickelt haben.
Präsentieren Sie Ihre Argumentation hinter dem Plan und vermitteln Sie die Botschaft, dass Sie im Verlauf des Projekts offen für Vorschläge sind. Gehen Sie jede Aufgabe im Projektplan durch und arbeiten Sie sie ausreichend aus.
Betonen Sie die Tatsache, dass sich der Projektplan und der Zeitplan noch in der Anfangsphase befinden und dass Sie die Unterstützung aller erwarten, um ihn fertigzustellen.
Identifizieren und erkennen Sie mögliche Engpässe oder herausfordernde Aufgaben im Projektplan.
Erwartungen setzen
Legen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für regelmäßige Besprechungen fest, um über den Projektfortschritt zu sprechen. Betonen Sie die Notwendigkeit der Teilnahme aller an den regelmäßigen Treffen.
Teamwork ist eine der wichtigsten Erwartungen. Sie müssen die Teamarbeit näher erläutern und einige Teamarbeitsaktivitäten unmittelbar nach dem Projektstart planen.
Sprechen Sie über die zeitkritische Natur des Projekts und darüber, wie die Blätter während des Projektzeitraums gewährt werden.
Wenn das Projekt lange Arbeitszeiten erfordert, ist es eine gute Strategie, sie im Voraus zu informieren und ihnen zu zeigen, wie Sie ihnen helfen können, die Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.
Ermächtigen Sie die Teammitglieder während des Meetings, bestimmte Aufgaben auszuführen und sie verantwortlich zu machen.
Kommunikationsplan
Kommunikation ist einer der Hauptaspekte eines Projekts. Daher sollte das Projektstart-Meeting den Kommunikationsplan für das Projekt stärker hervorheben.
Dies umfasst normalerweise die Besprechungen und Eskalationspfade. Im Folgenden sind einige der Treffen aufgeführt, die während des Projektlebenszyklus stattfinden:
Wöchentliche Statusbesprechung
Aktualisierungen des Projektplans
Aufgaben- und Aktivitätsplanungssitzungen
Management-Updates
Darüber hinaus können Sie die anderen Kommunikationskanäle wie E-Mail-Kommunikation, Foren usw. hervorheben.
Feedback und Abschluss
Öffnen Sie am Ende des Kick-off-Meetings eine Q & A-Sitzung, in der sich die Teammitglieder frei äußern können.
Wenn die Zeit nicht ausreicht, um alle Teammitglieder zu unterstützen, bitten Sie sie, ihre Fragen und ihr Feedback per E-Mail zu senden. Sobald Sie sich diese E-Mails angesehen haben, können Sie eine weitere Diskussion einrichten, um diese zu beheben.
Ziehen Sie ein geplantes Meeting niemals zu stark, da dies ein schlechtes Beispiel sein könnte. Fassen Sie die Besprechung zusammen, bevor alle abreisen, und rufen Sie die Aktionselemente und die nächsten Schritte auf.
Fazit
Abschließend gibt es vier Hauptbereiche, die bei der Abhaltung von Projektstartsitzungen hervorgehoben werden sollten.
Seien Sie auf das Kick-off-Meeting vorbereitet. Demonstrieren Sie Ihre Fähigkeit zu organisieren und zu führen.
Stärken Sie Ihre Teammitglieder. Weisen Sie ihnen Verantwortlichkeiten zu.
Teamarbeit entwickeln und fördern.
Demonstrieren Sie Ihre Führungsqualitäten.