Projektportfoliomanagement
Einführung
Wenn viele Projekte von einer Organisation ausgeführt werden, ist es für die Organisation von entscheidender Bedeutung, ihr Projektportfolio zu verwalten. Dies hilft der Organisation, die Projekte zu kategorisieren und die Projekte an ihren Organisationszielen auszurichten.
Project Portfolio Management (PPM) ist ein Managementprozess mit Hilfe von Methoden, die der Organisation helfen sollen, Informationen zu erhalten und Projekte nach einer Reihe von Kriterien zu sortieren.
Ziele des Projektportfoliomanagements
Wie beim Finanzportfoliomanagement hat auch das Projektportfoliomanagement eigene Ziele. Diese Ziele sollen durch kohärente Teamplayer zu erwarteten Ergebnissen führen.
Wenn es um die Ziele geht, müssen die folgenden Faktoren umrissen werden.
Die Notwendigkeit, ein beschreibendes Dokument zu erstellen, das wichtige Informationen wie den Namen des Projekts, den geschätzten Zeitrahmen, die Kosten und die Geschäftsziele enthält.
Das Projekt muss regelmäßig evaluiert werden, um sicherzustellen, dass das Projekt sein Ziel erreicht und in seinem Verlauf bleibt.
Auswahl der Teamplayer, die auf die Erreichung der Projektziele hinarbeiten.
Vorteile des Projektportfoliomanagements
Das Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass Projekte eine Reihe von Zielen haben, die bei Befolgung die erwarteten Ergebnisse erzielen. Darüber hinaus kann PPM verwendet werden, um Änderungen an der Organisation vorzunehmen, wodurch eine flexible Struktur innerhalb der Organisation in Bezug auf die Projektausführung geschaffen wird. Auf diese Weise stellt die Änderung keine Bedrohung für die Organisation dar.
Die folgenden Vorteile können durch ein effizientes Projektportfoliomanagement erzielt werden:
Höhere Anpassungsfähigkeit an Veränderungen.
Ständige Überprüfung und genaue Überwachung führen zu einer höheren Rendite.
Die Perspektiven des Managements in Bezug auf das Projektportfoliomanagement werden als „Initiative für eine höhere Rendite“ angesehen. Daher wird dies nicht als nachteiliger Faktor für die Arbeit angesehen.
Die Identifizierung von Abhängigkeiten ist einfacher zu identifizieren. Dadurch wird eine gewisse Ineffizienz vermieden.
Vorteil gegenüber anderen Wettbewerbern (Wettbewerbsvorteil).
Hilft, sich auf die Strategien zu konzentrieren, die dazu beitragen, die Ziele zu erreichen, anstatt sich auf das Projekt selbst zu konzentrieren.
Die Verantwortlichkeiten der IT konzentrieren sich auf einen Teil des Geschäfts und nicht auf mehrere.
Die Mischung aus IT- und Geschäftsprojekten wird als Beitrag zur Erreichung der organisatorischen Ziele angesehen.
Tools für das Projektportfoliomanagement
Es gibt viele Tools, die für das Projektportfoliomanagement verwendet werden können. Im Folgenden sind die wesentlichen Merkmale dieser Tools aufgeführt:
Eine systematische Methode zur Bewertung von Projekten.
Ressourcen müssen geplant werden.
Kosten und Nutzen müssen im Blick behalten werden.
Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse.
Fortschrittsberichte von Zeit zu Zeit.
Zugriff auf Informationen nach Bedarf.
Kommunikationsmechanismus, der die erforderlichen Informationen aufnimmt.
Techniken zur Messung von PPM
Es gibt verschiedene Techniken, mit denen der PPM-Prozess von Zeit zu Zeit gemessen oder unterstützt wird. Es gibt jedoch drei Arten von Techniken, die weit verbreitet sind:
Heuristisches Modell.
Wertungstechnik.
Visuelle oder Mapping-Techniken.
Der Einsatz solcher Techniken sollte unter Berücksichtigung der Projekt- und Organisationsziele, der Ressourcenfähigkeiten und der Infrastruktur für das Projektmanagement erfolgen.
Warum sollten sich Projektmanager auf PPM konzentrieren?
PPM ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts sowie für die Identifizierung von Rückständen, falls diese auftreten sollten. Projektmanager sehen sich häufig einer schwierigen Situation aufgrund mangelnder Planung gegenüber, und manchmal kann dies zu einem Projektrückzug führen.
Es liegt in der Hauptverantwortung der Projektmanager, sicherzustellen, dass genügend Ressourcen für die von einer Organisation durchgeführten Projekte verfügbar sind. Durch geeignete Ressourcen wird sichergestellt, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen und ohne Kompromisse bei der Qualität geliefert wird.
Projektmanager möchten möglicherweise auch an Projekten arbeiten, denen eine Organisation höchste Priorität und Wert einräumt. Auf diese Weise können Projektmanager Qualitätsprojekte, die sie durchgeführt haben, liefern und unterstützen. PPM stellt sicher, dass diese Ziele des Projektmanagements erreicht werden.
Das Fünf-Fragen-Modell
Das Fünf-Fragen-Modell des Projektportfoliomanagements zeigt, dass der Projektmanager vor Beginn und während der Projektdurchführung fünf wesentliche Fragen beantworten muss.
Die Antworten auf diese Fragen bestimmen den Erfolg der Projektdurchführung.
Fazit
Das Projektportfoliomanagement zielt darauf ab, Ineffizienzen bei der Durchführung eines Projekts zu reduzieren und potenzielle Risiken auszuschließen, die aufgrund fehlender verfügbarer Informationen oder Systeme auftreten können.
Es hilft der Organisation, ihre Projektarbeit auf die Projekte abzustimmen und gleichzeitig ihre Ressourcen maximal zu nutzen.
Daher müssen alle Projektmanager der Organisation ein Bewusstsein für das Portfolio-Management des Organisationsprojekts haben, um bei der Ausführung der jeweiligen Projekte zu den Organisationszielen beitragen zu können.