Projektmanagement-Software
Einführung
Da das Projektmanagement eine der Kernfunktionen einer Unternehmensorganisation ist, sollte die Projektmanagementfunktion von Software unterstützt werden. Bevor die Software geboren wurde, wurde das Projektmanagement vollständig durch Papiere durchgeführt. Dies führte schließlich dazu, dass viele Papierdokumente erstellt und nach Informationen durchsucht wurden, was keine angenehme Erfahrung war.
Sobald Software zu erschwinglichen Kosten für die Unternehmensorganisationen verfügbar war, begannen Softwareentwicklungsunternehmen mit der Entwicklung von Projektmanagementsoftware. Dies wurde in allen Branchen sehr beliebt und diese Software wurde schnell von der Projektmanagement-Community übernommen.
Arten von Projektmanagement-Software
1 - Desktop
Für Projektmanager stehen zwei Arten von Projektmanagementsoftware zur Verfügung. Die erste Kategorie einer solchen Software ist die Desktop-Software. Microsoft Project ist ein gutes Beispiel für diesen Typ. Sie können Ihr gesamtes Projekt mit MS Project verwalten, müssen jedoch die elektronischen Dokumente für andere freigeben, wenn eine Zusammenarbeit erforderlich ist.
Alle Aktualisierungen sollten von Zeit zu Zeit von den relevanten Parteien an demselben Dokument vorgenommen werden. Daher weist eine solche Desktop-Projektverwaltungssoftware Einschränkungen auf, wenn sie von mehr als einer Person aktualisiert und gewartet werden sollte.
2 - Webbasiert
Als Lösung für das oben genannte Problem wurde die webbasierte Projektmanagementsoftware eingeführt. Mit diesem Typ können die Benutzer auf die Webanwendung zugreifen und die projektmanagementbezogenen Aktivitäten lesen, schreiben oder ändern.
Dies war eine gute Lösung für verteilte Projekte in verschiedenen Abteilungen und Regionen. Auf diese Weise haben alle Projektbeteiligten jederzeit Zugriff auf Projektdetails. Dieses Modell eignet sich insbesondere für virtuelle Teams, die im Internet arbeiten.
Eigenschaften der Projektmanagement-Software
Bei der Auswahl der Projektmanagement-Software sind viele Dinge zu beachten. Möglicherweise nutzen nicht alle Projekte alle Funktionen der Projektmanagementsoftware.
Daher sollten Sie Ihre Projektanforderungen gut verstehen, bevor Sie versuchen, eine für Sie auszuwählen. Im Folgenden sind die wichtigsten Aspekte der Projektmanagement-Software aufgeführt:
1 - Zusammenarbeit
Die Projektmanagement-Software sollte die Zusammenarbeit im Team erleichtern. Dies bedeutet, dass die relevanten Projektbeteiligten jederzeit auf die Projektdokumente zugreifen und diese aktualisieren können sollten.
Daher sollte die Projektmanagement-Software über Zugriffskontrolle und Authentifizierungsmanagement verfügen, um den Projektbeteiligten einen hohen Zugriff zu ermöglichen.
2 - Planung
Die Zeitplanung ist eine der Hauptfunktionen, die von der Projektmanagement-Software bereitgestellt werden sollten. In der Regel bietet moderne Projektmanagementsoftware die Möglichkeit, Gantt-Diagramme für die Aktivitätsplanung zu zeichnen.
Darüber hinaus können Aktivitätsabhängigkeiten zu den Zeitplänen hinzugefügt werden, sodass diese Software Ihnen den kritischen Pfad des Projekts und spätere Änderungen des kritischen Pfads automatisch anzeigt.
Baselining ist auch eine nützliche Funktion der Projektmanagementsoftware. Normalerweise basiert ein Projekt auf der Fertigstellung der Anforderungen.
Wenn Anforderungen geändert und später neue Anforderungen zum Projekt hinzugefügt werden, kann das Projektmanagementteam den neuen Zeitplan automatisch mit dem Basiszeitplan vergleichen, um den Projektumfang und die Kostenabweichungen zu verstehen.
3 - Problemverfolgung
Während des Projektlebenszyklus kann es viele Probleme im Zusammenhang mit dem Projekt geben, die ständig verfolgt und überwacht werden müssen. Softwarefehler sind eines der guten Beispiele dafür.
Daher sollte die Projektmanagementsoftware über Funktionen verfügen, mit denen die von verschiedenen Projektbeteiligten gemeldeten Probleme verfolgt und überwacht werden können.
4 - Projektportfoliomanagement
Das Projektportfoliomanagement ist einer der Schlüsselaspekte, wenn eine Organisation an mehr als einem Projekt beteiligt war. Die Organisation sollte in der Lage sein, mehrere Projekte zu messen und zu überwachen, damit die Organisation weiß, wie die Projekte insgesamt fortschreiten.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Projekten sind, möchten Sie diese Funktion möglicherweise nicht. In diesem Fall sollten Sie eine Projektmanagement-Software ohne Projektportfoliomanagement auswählen, da solche Funktionen für Sie sehr teuer sein können.
5 - Dokumentenverwaltung
In einem Projekt werden viele Dokumente verwendet. Die meisten dieser Dokumente sollten den Projektbeteiligten zugänglich sein. Daher sollte die Projektmanagementsoftware über eine Dokumentenverwaltungsfunktion mit korrektem Zugriffskontrollsystem verfügen.
Darüber hinaus müssen Dokumente bei jeder Aktualisierung versioniert werden. Daher sollte die Dokumentverwaltungsfunktion auch die Dokumentversionierung unterstützen.
6 - Ressourcenverwaltung
Das Ressourcenmanagement des Projekts ist eine der wichtigsten Erwartungen an die Projektmanagementsoftware. Dies umfasst sowohl Humanressourcen als auch andere Arten.
Die Projektmanagement-Software sollte die Auslastung jeder Ressource während des gesamten Projektlebenszyklus anzeigen.
Fazit
Moderne Projektmanagementpraxis erfordert die Unterstützung von Projektmanagementsoftware. Die moderne Projektmanagementpraxis ist so kompliziert, dass sie ohne den Einsatz von Software nicht funktioniert.
Wenn Sie die richtige Projektmanagement-Software für Ihren Zweck auswählen, müssen Sie die Eigenschaften der Software bewerten und mit Ihren Projektmanagement-Anforderungen übereinstimmen.
Wählen Sie niemals eine mit mehr Funktionen als Sie benötigen, da Projektmanagement-Software normalerweise einen hohen Preis hat. Darüber hinaus kann die Verwendung der Software in der Praxis zu Verwirrung führen, wenn mehr als die erforderlichen Funktionen vorhanden sind.