Wissensmanagement

Einführung

Wissensmanagement ist eine Aktivität, die von Unternehmen auf der ganzen Welt praktiziert wird. Im Rahmen des Wissensmanagements sammeln diese Unternehmen mithilfe vieler Methoden und Werkzeuge umfassend Informationen.

Anschließend werden gesammelte Informationen mithilfe definierter Techniken organisiert, gespeichert, geteilt und analysiert.

Die Analyse solcher Informationen basiert auf Ressourcen, Dokumenten, Personen und ihren Fähigkeiten.

Ordnungsgemäß analysierte Informationen werden dann als "Wissen" des Unternehmens gespeichert. Dieses Wissen wird später für Aktivitäten wie organisatorische Entscheidungen und die Schulung neuer Mitarbeiter verwendet.

Es gab von Anfang an viele Ansätze für das Wissensmanagement. Die meisten frühen Ansätze waren das manuelle Speichern und Analysieren von Informationen. Mit der Einführung von Computern wurden die meisten organisatorischen Kenntnisse und Verwaltungsprozesse automatisiert.

Daher ist das Speichern, Abrufen und Teilen von Informationen bequem geworden. Heutzutage verfügen die meisten Unternehmen über ein eigenes Wissensmanagement-Framework.

Das Framework definiert die Wissenssammelpunkte, Sammeltechniken, verwendeten Werkzeuge, Datenspeicherungswerkzeuge und -techniken und Analysemechanismen.

Der Wissensmanagementprozess

Der Prozess des Wissensmanagements ist für jedes Unternehmen universell. Manchmal sind die verwendeten Ressourcen wie Tools und Techniken für die organisatorische Umgebung eindeutig.

Der Wissensmanagementprozess besteht aus sechs grundlegenden Schritten, die von verschiedenen Tools und Techniken unterstützt werden. Wenn diese Schritte nacheinander ausgeführt werden, wandeln sich die Daten in Wissen um.

Schritt 1: Sammeln

Dies ist der wichtigste Schritt des Wissensmanagementprozesses. Wenn Sie die falschen oder irrelevanten Daten erfassen, ist das resultierende Wissen möglicherweise nicht das genaueste. Daher können die auf diesem Wissen basierenden Entscheidungen auch ungenau sein.

Es gibt viele Methoden und Werkzeuge für die Datenerfassung. Zuallererst sollte die Datenerfassung ein Verfahren im Wissensmanagementprozess sein. Diese Verfahren sollten ordnungsgemäß dokumentiert und von Personen befolgt werden, die am Datenerfassungsprozess beteiligt sind.

Das Datenerfassungsverfahren definiert bestimmte Datenerfassungspunkte. Einige Punkte können die Zusammenfassung bestimmter Routineberichte sein. Beispielsweise können monatliche Verkaufsberichte und tägliche Anwesenheitsberichte zwei gute Ressourcen für die Datenerfassung sein.

Mit Datenerfassungspunkten werden auch die Datenextraktionstechniken und -werkzeuge definiert. Beispielsweise kann der Verkaufsbericht ein papierbasierter Bericht sein, bei dem ein Dateneingabebetreiber die Daten manuell in eine Datenbank einspeisen muss, während der tägliche Anwesenheitsbericht ein Online-Bericht sein kann, in dem er direkt in der Datenbank gespeichert ist.

Neben den Datenerfassungspunkten und dem Extraktionsmechanismus wird in diesem Schritt auch die Datenspeicherung definiert. Die meisten Organisationen verwenden jetzt eine Softwaredatenbankanwendung für diesen Zweck.

Schritt 2: Organisieren

Die gesammelten Daten müssen organisiert werden. Diese Organisation basiert normalerweise auf bestimmten Regeln. Diese Regeln werden von der Organisation definiert.

Beispielsweise können alle vertriebsbezogenen Daten zusammen abgelegt und alle personalbezogenen Daten in derselben Datenbanktabelle gespeichert werden. Diese Art der Organisation hilft dabei, Daten innerhalb einer Datenbank genau zu verwalten.

Wenn die Datenbank viele Daten enthält, können Techniken wie "Normalisierung" zum Organisieren und Reduzieren der Duplizierung verwendet werden.

Auf diese Weise werden Daten logisch angeordnet und zum einfachen Abrufen miteinander verknüpft. Wenn Daten Schritt 2 bestehen, werden sie zu Informationen.

Schritt 3: Zusammenfassen

In diesem Schritt werden die Informationen zusammengefasst, um das Wesentliche zu erfassen. Die ausführlichen Informationen werden in tabellarischer oder grafischer Form dargestellt und entsprechend gespeichert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass viele Tools verwendet werden können, z. B. Softwarepakete, Diagramme (Pareto, Ursache und Wirkung) und verschiedene Techniken.

Schritt 4: Analysieren

In dieser Phase werden die Informationen analysiert, um die Beziehungen, Redundanzen und Muster zu finden.

Zu diesem Zweck sollte ein Experte oder ein Expertenteam eingesetzt werden, da die Erfahrung der Person / des Teams eine entscheidende Rolle spielt. Normalerweise werden nach der Analyse der Informationen Berichte erstellt.

Schritt 5: Synthese

An diesem Punkt wird Information zu Wissen. Die Analyseergebnisse (normalerweise die Berichte) werden kombiniert, um verschiedene Konzepte und Artefakte abzuleiten.

Ein Muster oder Verhalten einer Entität kann angewendet werden, um eine andere zu erklären, und zusammen verfügt die Organisation über eine Reihe von Wissenselementen, die unternehmensweit verwendet werden können.

Dieses Wissen wird dann zur weiteren Verwendung in der organisatorischen Wissensbasis gespeichert .

In der Regel handelt es sich bei der Wissensdatenbank um eine Softwareimplementierung, auf die von überall über das Internet zugegriffen werden kann.

Sie können eine solche Knowledge Base-Software auch kaufen oder eine Open-Source-Implementierung derselben kostenlos herunterladen.

Schritt 6: Entscheidungsfindung

In dieser Phase wird das Wissen zur Entscheidungsfindung verwendet. Beispielsweise kann bei der Schätzung eines bestimmten Typs eines Projekts oder einer Aufgabe das Wissen verwendet werden, das sich auf frühere Schätzungen bezieht.

Dies beschleunigt den Schätzprozess und erhöht die Genauigkeit. So schafft das organisatorische Wissensmanagement Mehrwert und spart langfristig Geld.

Fazit

Wissensmanagement ist eine wesentliche Praxis für Unternehmensorganisationen. Organisationswissen bringt der Organisation langfristige Vorteile in Bezug auf Finanzen, Kultur und Menschen.

Daher sollten alle ausgereiften Organisationen die notwendigen Schritte für das Wissensmanagement unternehmen, um den Geschäftsbetrieb und die Gesamtfähigkeit der Organisation zu verbessern.