Beschaffungsunterlagen

Einführung

Um Beschaffungsdokumente zu verstehen, ist es wichtig, den Begriff Beschaffungsmanagement zu verstehen .

Beschaffung ist der Kauf von Waren und Dienstleistungen zum bestmöglichen Preis, um die Nachfrage eines Käufers nach Menge, Qualität, Abmessungen und Standort zu befriedigen.

Der Beschaffungszyklus in Unternehmen funktioniert wie folgt:

• Information Gathering - Ein potenzieller Kunde recherchiert zunächst nach Lieferanten, die die Anforderungen an das benötigte Produkt erfüllen.

• Supplier Contact -Wenn ein potenzieller Lieferant identifiziert wurde, fordert der Kunde Angebote, Vorschläge, Informationen und Angebote an. Dies kann durch Werbung oder durch direkten Kontakt mit dem Lieferanten erfolgen.

• Background Review - Der Kunde prüft nun Referenzen für die betreffenden Waren / Dienstleistungen und kann auch Muster der Waren / Dienstleistungen berücksichtigen oder Versuche durchführen.

• Negotiation -Als nächstes werden die Verhandlungen über Preis-, Verfügbarkeits- und Anpassungsoptionen aufgenommen. Der Vertrag über den Kauf der Waren oder Dienstleistungen ist abgeschlossen.

• Fulfilment -Aufgrund des unterzeichneten Vertrags werden die gekauften Waren oder Dienstleistungen versendet und geliefert. Die Zahlung ist ebenfalls in dieser Phase abgeschlossen. Zusätzliche Schulungen oder Installationen des Produkts können ebenfalls angeboten werden.

• Renewal -Sobald die Waren oder Dienstleistungen verbraucht oder entsorgt sind und der Vertrag abgelaufen ist, muss das Produkt oder die Dienstleistung nachbestellt werden. Der Kunde entscheidet nun, ob er mit demselben Lieferanten fortfährt oder nach einem neuen sucht.

Am Beschaffungszyklus beteiligte Dokumente werden als Beschaffungsdokumente bezeichnet. Beschaffungsunterlagen sind ein wesentlicher Bestandteil der frühen Phasen der Projektinitiierung.

Der Zweck von Beschaffungsunterlagen dient einem wichtigen Aspekt des organisatorischen Elements im Projektprozess. Es bezieht sich auf die Eingabe- und Ausgabemechanismen und -werkzeuge, die während des Angebots und der Einreichung von Projektvorschlägen eingerichtet werden, sowie auf die Facetten der Arbeit, aus denen ein Projekt besteht.

Kurz gesagt, Beschaffungsunterlagen sind das Vertragsverhältnis zwischen dem Kunden und dem Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen.

Beispiele für Beschaffungsunterlagen

Einige Beispiele für Beschaffungsunterlagen sind der Beginn des Angebots des Käufers und die Vorladung der finanziell verantwortlichen Partei zu Konzessionen.

Darüber hinaus sind Informationsanfragen zwischen zwei Parteien und Angebotsanfragen sowie Vorschläge und Antworten des Verkäufers Teil der Beschaffungsunterlagen.

Grundsätzlich umfassen Beschaffungsunterlagen alle Unterlagen, die als Ausschreibungen dienen, Ausschreibungen einholen und die Vertragsbedingungen festlegen.

Arten von Beschaffungsdokumenten

Einige Arten von Beschaffungsdokumenten sind:

• RFP - Eine Angebotsanfrage ist ein frühes Stadium eines Beschaffungsprozesses, in dem Lieferanten aufgefordert werden, häufig im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens einen Vorschlag für eine bestimmte Ware oder Dienstleistung einzureichen.

• RFI - Eine Informationsanfrage (RFI) ist ein Vorschlag, der von einem potenziellen Verkäufer oder einem Dienstleister angefordert wird, um festzustellen, welche Produkte und Dienstleistungen möglicherweise auf dem Markt verfügbar sind, um die Bedürfnisse eines Käufers zu erfüllen und um die Fähigkeit eines Verkäufers in Bezug auf Angebote und Stärken zu kennen des Verkäufers.

• RFQ - Eine Angebotsanfrage (RFQ) wird verwendet, wenn keine Gespräche mit Bietern erforderlich sind (hauptsächlich, wenn die Spezifikationen eines Produkts oder einer Dienstleistung bereits bekannt sind) und wenn der Preis der Haupt- oder einzige Faktor bei der Auswahl des erfolgreichen Bieters ist.

• Solicitations:Dies sind Ausschreibungen, Angebotsanfragen und Vorschläge. Diese können als verbindlicher Vertrag dienen.

• Offers - Diese Art von Beschaffungsdokumenten sind Angebote, Vorschläge und Angebote potenzieller Lieferanten an potenzielle Kunden.

• Contracts - Verträge beziehen sich auf die endgültig unterzeichneten Vereinbarungen zwischen Kunden und Lieferanten.

• Amendments/Modifications -Dies bezieht sich auf Änderungen bei Anfragen, Angeboten und Verträgen. Änderungen / Ergänzungen müssen in Form eines schriftlichen Dokuments erfolgen.

Struktur eines Beschaffungsbelegs

Die meisten Beschaffungsunterlagen haben eine festgelegte Struktur. Dies liegt daran, dass der Dokumentationsprozess vereinfacht und die Computerisierung ermöglicht wird.

Die Computerisierung ermöglicht Effizienz und Effektivität im Beschaffungsprozess. Beschaffungsbelege weisen im Allgemeinen die folgenden Attribute auf:

• Fordert potenzielle Bieter auf, alle Angaben zu machen, damit der Arbeitgeber den Bieter bewerten kann.

• Alle Beiträge müssen klar und ehrlich dargelegt werden, um sicherzustellen, dass das Auswahlkriterium eindeutig ist.

• Klare Definition der Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten beider Vertragsparteien.

• Klare Definition der Art und Qualität der zu erbringenden Waren oder Dienstleistungen.

• Bestimmungen unbeschadet der Interessen beider Parteien.

• Klare und leicht verständliche Sprache.

Häufig angetroffene Beschaffungsdokumente

• Engineering and Construction Work

  • Verträge mit geringem oder geringem Risiko: Bei dieser Art von Verträgen werden Dienstleistungen von einer Organisation für einen kurzen Zeitraum benötigt, und die Arbeit wiederholt sich normalerweise. Daher erfordert diese Art von Vertrag keine High-End-Managementtechniken.

  • Groß- / Hochrisikoverträge: Hier ist die Art der erforderlichen Arbeit schwieriger, und hier ist die Implikation ausgefeilter Managementtechniken erforderlich.

• Services

  • Professionell - Dies erfordert mehr wissensbasiertes Fachwissen und dies erfordert Manager, die bereit sind, mehr Zeit und Mühe in die Suche nach Forschung zu investieren, um die Kriterien des Kunden zu erfüllen.

  • Einrichtungen - Bei dieser Art von Service ist die ausgelagerte Arbeit häufig die Wartung oder der Betrieb einer vorhandenen Struktur oder eines vorhandenen Systems.

• Supplies

  • Lokale / einfache Einkäufe - Waren sind leichter verfügbar und erfordern daher keine Verwaltung des Kauf- und Lieferprozesses.

  • Internationale / komplexe Einkäufe: In diesem Fall müssen Waren aus anderen Ländern gekauft werden. Die Aufgabe eines Managers ist umständlicher und für den Kauf und die Lieferung ist ein Verwaltungsprozess erforderlich. Darüber hinaus muss der Manager grenzüberschreitende Formalitäten prüfen.

Fazit

In den meisten Organisationen ist die Beschaffungsabteilung eine der am stärksten frequentierten. Manager müssen Waren oder Dienstleistungen kaufen, die für den reibungslosen Ablauf ihrer Organisation erforderlich sind.

In einem Krankenhaus muss ein Beschaffungsmanager beispielsweise unter anderem Medikamente und chirurgische Instrumente kaufen. Diese Waren und Dienstleistungen müssen zu möglichst geringen Kosten ohne Qualitätsmangel gekauft werden.

Die Dokumentation, die zwischen dem Beschaffungsmanager einer Organisation und einem Lieferanten ausgetauscht wird, sind die Beschaffungsdokumente.