Kommunikationskanäle
Einführung
In einer Organisation fließen Informationen vorwärts, rückwärts und seitwärts. Dieser Informationsfluss wird als Kommunikation bezeichnet. Kommunikationskanäle beziehen sich auf die Art und Weise, wie diese Informationen innerhalb der Organisation und mit anderen Organisationen fließen.
In diesem als Kommunikation bekannten Web wird ein Manager zu einem Link. Entscheidungen und Richtungen fließen je nach Position des Managers im Kommunikationsnetz nach oben oder unten oder seitwärts.
Beispielsweise fließen Berichte vom Manager der unteren Ebene nach oben. Ein guter Manager muss seine Mitarbeiter effizient inspirieren, steuern und organisieren, und für all dies sind die Werkzeuge, die er besitzt, gesprochene und geschriebene Worte.
Für den Informationsfluss und den Umgang eines Managers mit seinen Mitarbeitern ist es wichtig, dass ein effektiver Kommunikationskanal vorhanden ist.
Die Arbeitsweise eines Kommunikationskanals
Über ein Kommunikationsmodem, sei es persönliche Gespräche oder ein abteilungsübergreifendes Memo, werden Informationen von einem Manager an einen Untergebenen übertragen oder umgekehrt.
Ein wichtiges Element des Kommunikationsprozesses ist der Feedback-Mechanismus zwischen Management und Mitarbeitern.
Bei diesem Mechanismus informieren Mitarbeiter die Manager darüber, dass sie die anstehende Aufgabe verstanden haben, während die Manager den Mitarbeitern Kommentare und Anweisungen zur Arbeit der Mitarbeiter geben.
Bedeutung eines Kommunikationskanals
Eine Störung des Kommunikationskanals führt zu einem ineffizienten Informationsfluss. Die Mitarbeiter wissen nicht, was das Unternehmen von ihnen erwartet. Sie sind nicht darüber informiert, was im Unternehmen vor sich geht.
Dies führt dazu, dass sie Motiven und Änderungen im Unternehmen gegenüber misstrauisch werden. Auch ohne effektive Kommunikation werden die Mitarbeiter eher abteilungsorientiert als unternehmensorientiert, was sich auf ihre Entscheidungsfindung und Produktivität am Arbeitsplatz auswirkt.
Letztendlich schadet dies auch den allgemeinen organisatorischen Zielen. Damit eine Organisation effektiv geführt werden kann, sollte ein guter Manager in der Lage sein, seinen Mitarbeitern mitzuteilen, was von ihnen erwartet wird, und sicherzustellen, dass sie die Unternehmensrichtlinien und anstehende Änderungen vollständig kennen.
Daher sollte von Managern ein effektiver Kommunikationskanal implementiert werden, um die Produktivität der Mitarbeiter zu optimieren und einen reibungslosen Betrieb der Organisation sicherzustellen.
Arten von Kommunikationskanälen
Die Anzahl der Kommunikationskanäle, die einem Manager zur Verfügung stehen, hat in den letzten 20 ungeraden Jahren zugenommen. Videokonferenzen, mobile Technologie, elektronische Mailboxen und Faxgeräte sind einige der neuen Möglichkeiten.
Mit zunehmender Größe von Unternehmen können sich Manager nicht nur auf die persönliche Kommunikation verlassen, um ihre Botschaft zu vermitteln.
Eine Herausforderung für die Manager besteht heute darin, zu bestimmen, für welche Art von Kommunikationskanal sie sich entscheiden sollten, um eine effektive Kommunikation durchzuführen.
Um die Arbeit eines Managers zu erleichtern, werden die Arten von Kommunikationskanälen in drei Hauptgruppen eingeteilt: formell, informell und inoffiziell.
Formale Kommunikationskanäle
Ein formeller Kommunikationskanal überträgt Informationen wie Ziele, Richtlinien und Verfahren einer Organisation. Nachrichten in dieser Art von Kommunikationskanal folgen einer Befehlskette. Dies bedeutet, dass Informationen von einem Manager zu seinen Untergebenen fließen und diese wiederum an die nächste Personalebene weitergeben.
Ein Beispiel für einen formellen Kommunikationskanal ist der Newsletter eines Unternehmens, der sowohl Mitarbeitern als auch Kunden eine klare Vorstellung von den Zielen und Visionen eines Unternehmens vermittelt. Dazu gehört auch die Übermittlung von Informationen in Bezug auf Memoranden, Berichte, Anweisungen und geplante Sitzungen in der Befehlskette.
Ein Geschäftsplan, eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit, Jahresberichte, ein Arbeitgeberhandbuch und Überprüfungsbesprechungen sind formelle Kommunikationskanäle.
Informelle Kommunikationskanäle
In einem formellen Arbeitsumfeld gibt es immer ein informelles Kommunikationsnetzwerk. Das strenge hierarchische Kommunikationsnetz kann allein nicht effizient funktionieren, und daher gibt es einen Kommunikationskanal außerhalb dieses Netzes. Während diese Art von Kommunikationskanal die Befehlskette stören kann, muss ein guter Manager das richtige Gleichgewicht zwischen dem formellen und dem informellen Kommunikationskanal finden.
Ein Beispiel für einen informellen Kommunikationskanal ist die Mittagszeit in der Cafeteria / Kantine der Organisation. Hier werden in entspannter Atmosphäre Diskussionen unter den Mitarbeitern angeregt. Ein Beispiel für einen informellen Kommunikationskanal sind auch Manager, die herumlaufen und einen praktischen Ansatz für die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen verfolgen.
Qualitätszirkel, Teamarbeit und verschiedene Schulungsprogramme liegen außerhalb der Befehlskette und fallen daher unter die Kategorie der informellen Kommunikationskanäle.
Inoffizielle Kommunikationskanäle
Gute Manager werden die Tatsache erkennen, dass die Kommunikation innerhalb einer Organisation manchmal zwischenmenschlich ist. Während Protokolle eines Meetings ein Diskussionsthema unter den Mitarbeitern sein können, teilen sich auch Sport, Politik und Fernsehsendungen das Wort.
Der inoffizielle Kommunikationskanal in einer Organisation ist die „Weinrebe“ der Organisation. Durch die Weinrebe kursieren Gerüchte. Auch diejenigen, die an Diskussionen über „Weinreben“ teilnehmen, bilden häufig Gruppen, die sich in Freundschaften außerhalb der Organisation niederschlagen. Während die Weinrebe positive Auswirkungen haben kann, sind die in der Weinrebe zirkulierenden Informationen häufig übertrieben und können die Mitarbeiter unnötig alarmieren. Ein guter Manager sollte mit den in diesem inoffiziellen Kommunikationskanal zirkulierenden Informationen vertraut sein und positive Maßnahmen ergreifen, um den Fluss falscher Informationen zu verhindern.
Ein Beispiel für einen inoffiziellen Kommunikationskanal sind soziale Zusammenkünfte unter Mitarbeitern.
Fazit
In jeder Organisation gibt es drei Arten von Kommunikationskanälen: formelle, informelle und inoffizielle.
Während das ideale Kommunikationsnetz eine formale Struktur ist, in der informelle Kommunikation stattfinden kann, existieren in einer Organisation auch inoffizielle Kommunikationskanäle.
Über diese verschiedenen Kanäle ist es für einen Manager wichtig, seine Ideen zu vermitteln und dann zuzuhören, zu absorbieren, zu sammeln und den Mitarbeitern weiter zu kommunizieren.