Il lavoro a distanza pone nuove sfide per un'ottima esperienza di onboarding dei dipendenti. Questo è come farlo bene.

Accogliere un nuovo assunto nella tua organizzazione è sempre una sfida, anche con l'approccio più strutturato, professionisti delle risorse umane qualificati e processi consolidati. A peggiorare le cose, il lavoro a distanza aggiunge un nuovo livello di complessità a un'attività già impegnativa. Questo è, tuttavia, uno sforzo cruciale che può definire in modo permanente il modo in cui i dipendenti vedono l'azienda e influenza il loro impegno e, in definitiva, la loro produttività. Tuttavia, molte aziende si affidano a processi di onboarding legacy, derivanti da un'era pre-pandemia in cui l'onboarding virtuale si applicava solo a una frazione dei dipendenti. Di conseguenza, quasi un terzo dei dipendenti trova confusa l'esperienza di onboarding- con questa cifra che sale al 36% per i lavoratori remoti, che hanno maggiori probabilità di sentirsi poco formati, disorientati e svalutati dopo l'onboarding, rispetto ai lavoratori in loco o ibridi.

Al giorno d'oggi, quasi la metà di tutti i nuovi assunti passa attraverso una sorta di onboarding remoto , completamente remoto o una versione ibrida tra onboarding digitale e di persona, spingendo i responsabili delle risorse umane a ripensare al "business as usual". Quindi, quali sono le migliori pratiche e le insidie ​​dell'onboarding remoto?

Cos'è l'onboarding dei dipendenti?

In breve, l'onboarding dei dipendenti è il processo di familiarizzazione di un nuovo assunto con l'organizzazione, le sue persone e come i suoi processi. Tuttavia, se esaminiamo davvero la questione, l'onboarding dei dipendenti è un po' più di questo: i nuovi assunti devono comprendere la cultura dell'azienda in cui sono appena entrati e un processo di accoglienza ben strutturato li aiuta a sentirsi a proprio agio e fiduciosi nei loro nuovi ruoli. È ciò che prepara i tuoi nuovi dipendenti al successo.

Dati i numerosi vantaggi di un programma di onboarding dei dipendenti di successo, le statistiche che dimostrano che funziona non dovrebbero sorprendere. Gli studi dimostrano come i processi di onboarding accorcino le curve di apprendimento , consentendo ai nuovi assunti di raggiungere alti livelli di produttività. Inoltre, aumenta la fidelizzazione dei dipendenti fino all'80%. Inoltre, i nuovi dipendenti con una buona esperienza di onboarding sono 18 volte più impegnati nei confronti del loro datore di lavoro.
Uno scarso onboarding dei dipendenti, d'altra parte, significa che la maggior parte delle persone non rimane a lungo, aumentando il turnover dei dipendenti. In effetti, i nuovi assunti hanno il doppio delle probabilità di cercare altri lavori dopo un'esperienza di onboarding negativa. Abbinalo al fatto che il costo della sostituzione di un dipendente, per un'azienda, è in media da 6 a 9 mesi di paga, ed è facile capire perché l'onboarding è un processo così critico.

Esistono ovviamente molti approcci diversi all'inserimento dei dipendenti e, sebbene non sia necessario seguire una routine o un programma rigoroso, esistono alcune best practice che dovrebbero essere prese in considerazione affinché il processo produca risultati.

Cosa comporta l'onboarding dei dipendenti?

Quindi cosa dovresti includere nella tua lista di controllo per l'onboarding? Indipendentemente dal tipo di azienda o settore, ci sono sempre tre grandi caselle da spuntare.

ONBOARD CULTURALE

Lo scopo dell'onboarding culturale è, proprio come suggerisce il nome, comunicare la cultura aziendale al tuo nuovo dipendente, condividere la visione, i valori fondamentali e l'etica del lavoro. In altre parole, aiutali a sentirsi a proprio agio nell'ambiente aziendale e in cosa consiste l'azienda. Può sembrare ovvio, ma uno sbalorditivo 52% dei dipendenti non ha una chiara comprensione di ciò che la propria azienda sta cercando di fare e perché; non comprendono la visione dell'azienda e solo 1 su 4 ci crede davvero .

INSERIMENTO OPERATIVO

Con l'onboarding operativo, l'obiettivo è fornire un quadro chiaro di ciò che ci si aspetta dalle persone dell'azienda, in particolare dall'assunzione in questione. Dovrebbe rispondere a domande come quali sono le loro responsabilità e compiti e qual è la definizione di successo. Questo passaggio è fondamentale per facilitare la comunicazione con manager e colleghi ma anche per fornire tutti gli strumenti fisici e le attrezzature di cui il dipendente avrà bisogno per diventare operativo e autonomo.

ONBOARD AMMINISTRATIVO

La parte amministrativa dell'onboarding dei dipendenti, che è certamente uno dei passaggi più importanti ma spesso trascurati, riguarda regole, guide e politiche. Ciò include aiutare il tuo assunto attraverso i processi burocratici che derivano dall'occupazione, come la previdenza sociale, l'assicurazione, il tempo libero, il libro paga, le spese, la sicurezza, la legge e la conformità. Questo aspetto include anche le pratiche burocratiche che devono essere espletate prima del primo giorno di lavoro del dipendente, come la configurazione di account e accessi.

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Come creare un ottimo processo di onboarding dei dipendenti da remoto

Per creare un ottimo processo e garantire un rapido e chiaro inserimento dei dipendenti da remoto, dovrai pensare a tutti e tre gli aspetti di cui sopra: culturale, operativo e amministrativo. Dai un'occhiata a una lista di controllo che abbiamo messo insieme con le attività fondamentali per l'onboarding dei dipendenti di successo:

• Prepara tutti i documenti che il nuovo assunto deve compilare (documentazione fiscale, contratti, accordi, informazioni sulle buste paga, benefici, assicurazioni e altri nuovi moduli per i dipendenti).
• Assicurati che il tuo nuovo dipendente conosca i valori fondamentali della tua azienda e, se possibile, fornisci esempi di come vengono applicati quotidianamente.
• Comunica in modo corretto e chiaro qual è la mission e la cultura della tua azienda. Potresti voler creare un manuale digitale per i dipendenti per riferimenti futuri.
• Assicurati che ci sia un punto di contatto e/o una FAQ relativa a domande comuni e spesso scomode come paga, giorno di paga, detrazioni fiscali, ecc.
• Assicurati che il nuovo dipendente abbia accesso alle apparecchiature pertinenti (laptop, computer, mouse e tastiere, cuffie, ecc.) fornite dall'azienda o meno.
• Fornire gli strumenti digitali pertinenti (e-mail aziendale, strumenti di messaggistica di gruppo, software per videoconferenze, app per la gestione dei progetti, ecc.).
• Assicurati che il nuovo dipendente abbia una formazione specifica, ove applicabile: applicazioni di condivisione file, software di backup su cloud, sicurezza informatica, software antivirus, gestione e protezione delle password, crittografia dei dati e altro se pertinente)
• Fornisci loro una descrizione completa del loro lavoro e di ciò che ci si aspetta da loro.
• Fornire una definizione di successo e definire obiettivi a lungo e breve termine.
• Organizza riunioni con compagni di squadra, colleghi, manager, persone a cui riferiscono e personale chiave nei dipartimenti con cui possono lavorare a stretto contatto.
• Pianifica riunioni periodiche di controllo o chiamate con un mentore, ad esempio dopo la prima settimana e il primo mese, o anche dopo ogni settimana per i primi uno o due mesi di lavoro.
• Assicurati che ci sia una linea di comunicazione aperta tra nuovi assunti e mentori, manager, colleghi, team, ecc.
• Evita la trappola dell'errata classificazione dei dipendenti chiarendo il rapporto giuridico tra l'azienda e il lavoratore. La classificazione influisce su tutto, dalle tasse che l'azienda deve al modo in cui il lavoratore fornisce i servizi .
• Imposta un luogo in cui puoi incontrarti di persona per gestire argomenti sensibili, anche se l'attività si svolge in un ambiente completamente remoto

Bridge In è una società Employer of Record con sede in Portogallo, con una vasta conoscenza della legislazione del lavoro portoghese. Oltre ai servizi di Employer of Record, forniamo assistenza sia con i processi di reclutamento che di onboarding per le organizzazioni che desiderano stabilirsi in Portogallo.

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Originariamente pubblicato su https://www.bridgein.pt l'8 maggio 2023.