Un fondatore con cui stavo chattando a un evento di networking di startup mi ha chiesto se ero disposto a incontrarlo e discutere la sua impresa in modo più dettagliato. «Certo», gli dissi. "Mandami un'e-mail e programmeremo un momento per parlare."

Poche ore dopo, ho ricevuto la sua e-mail:

Ciao Aronne! Sto seguendo la nostra conversazione all'evento di stasera in cui hai detto che avresti voluto incontrarmi per discutere della mia startup. Mi hai chiesto di inviarti un'e-mail per programmare l'incontro. Grazie!

Non appena ho letto l'e-mail, ho sospirato e alzato gli occhi al cielo. Ha commesso lo stesso errore che facevo io quando ho iniziato a raccogliere fondi per le mie startup e stavo cercando di ottenere riunioni. È il modo più semplice per rovinare un'e-mail agli investitori perché ti fa sembrare un dilettante inesperto che non capisce il processo di raccolta fondi.

L'errore di posta elettronica più comune

Il problema con l'e-mail che ho descritto dal fondatore che ho incontrato a un evento di networking locale - e il problema con così tante e-mail proprio come la sua a persone che sono investitori di startup molto più grandi di me - è che stava creando lavoro extra. Per essere chiari, non intendo dire che stava creando lavoro extra chiedendo un incontro. Dopotutto, avevo già accettato di incontrarlo. Tuttavia, non ero d'accordo a passare un sacco di tempo a inviare e-mail di programmazione avanti e indietro con lui. Sfortunatamente, è esattamente quello che mi stava facendo fare non proponendo un orario specifico per l'incontro.

In poche parole, quando invii un'email chiedendo di incontrare qualcuno e non proponi orari specifici per incontrarti, stai creando email extra e email extra creano molto lavoro. Per capire cosa intendo, pensa a cosa doveva accadere per poter rispondere all'e-mail del fondatore che avevo incontrato al mio evento di networking all'avvio. Ecco i probabili passaggi:

Passaggio n. 1: ho dovuto controllare il mio calendario e trovare la disponibilità.

Passaggio n. 2: ho dovuto inviare un'e-mail proponendo gli orari.

Passaggio n. 3: ho dovuto bloccare gli orari proposti sul mio calendario in modo che nessun altro li riempisse

Questi passaggi sono già inutili e fastidiosi poiché il fondatore avrebbe potuto semplicemente proporre gli orari nella sua e-mail originale. Ma immaginiamo che io sia stato fortunato e che una delle volte che ho proposto abbia funzionato. Ecco cosa accadrebbe dopo:

Passaggio 4: inviava un'e-mail di risposta accettando una delle volte che ho proposto.

Passaggio n. 5: dovrei creare un promemoria del calendario per me stesso.

Passaggio n. 6: dovrei eliminare tutti i blocchi del calendario che avevo effettuato

Passaggio n. 7: dovrei inviare un'e-mail di risposta a conferma del nostro incontro

Nessuno di questi passaggi è particolarmente oneroso, ma sono sicuramente fastidiosi. Ancora peggio, queste sono le cose che dovrei fare se fossi fortunato. Ma se non fossi stato fortunato? E se i tempi che ho proposto non funzionassero per lui? Ecco cosa dovrebbe succedere dopo:

Passaggio 4: la persona a cui ho inviato un'e-mail rispondeva dicendo che quei tempi non funzionano.

Passaggio n. 6: dovrei eliminare tutte le prenotazioni precedenti che avevo inserito nel mio calendario.

Passaggio n. 7: dovrei trovare nuovi orari e creare nuove prenotazioni sul mio calendario.

Step #8: Dovrei inviare un'e-mail proponendo nuovi orari.

Step #9: Se la persona potesse fare uno dei miei orari appena proposti, dovrei comunque fare tutti i passaggi che ho descritto sopra per confermare l'incontro. In caso contrario, dovrei ripetere l'intero processo.

Inizi a vedere il problema? Una semplice e-mail di pianificazione può portare a dozzine di e-mail in più, e questo non tiene nemmeno conto del fatto che non abbiamo scelto un luogo per incontrarci, il che, di per sé, può essere un tipo di fastidio completamente diverso.

Indipendentemente da ciò, il punto che sto cercando di sottolineare è che, se non eseguito correttamente, un semplice "possiamo incontrarci?" email creerà molte più email e tutte quelle email aggiuntive sono fastidiose.

Essere fastidiosi raramente è una buona cosa, ma sicuramente non vuoi infastidire qualcuno da cui stai cercando di raccogliere molti soldi, vero?

Come rendere felici i tuoi destinatari di posta elettronica

Nel caso dell'imprenditore che voleva incontrarmi, avevo già parlato con lui per un po' e avevo costruito con lui un legame così forte che, nonostante la sua scarsa posta elettronica, mi sono sentito obbligato a fissare un appuntamento per incontrarlo. In altre parole, la frustrazione creata dalla sua e-mail non era sufficiente per evitare che l'incontro si svolgesse.

Ma cosa succede quando invii un'e-mail a qualcuno con molte richieste sul proprio tempo a cui non importa di te? Cosa succede quando invii un'e-mail a freddo a un investitore che non ti conosce nemmeno?

In tal caso, l'ultima cosa che vuoi fare è inviare un'e-mail che frustra o infastidisce la persona o crea una sorta di attrito che impedisce alla persona di rispondere. Fortunatamente, evitare questo problema è semplice. Tutto quello che devi fare è inviare convocazioni di riunione che includano potenziali orari di riunione.

Ad esempio, l'imprenditore che mi ha inviato un'e-mail avrebbe dovuto modificare la sua e-mail in modo che fosse più simile a questa:

Ciao Aronne! Sto seguendo la nostra conversazione all'evento di stasera in cui hai detto che avresti voluto incontrarmi per discutere della mia startup. Come funziona giovedì prossimo alle 14:00 o venerdì alle 10:00? Possiamo incontrarci al bar vicino al tuo ufficio, se ti fa comodo. Grazie!

Vedi quanto è più facile rispondere a quell'e-mail? È bastato includere gli orari delle riunioni nell'e-mail stessa.

È una tattica semplice che ti garantisco migliorerà le tue e-mail e ti farà apparire come un imprenditore molto più competente. Anche se la persona non può incontrarsi negli orari che stai proponendo, semplicemente includendo gli orari in cui stai segnalando ai destinatari che comprendi le esigenze del loro tempo e cercando di essere il più sensibile possibile a tali richieste.

Prometto che i VC che ricevono le tue e-mail apprezzeranno la tua consapevolezza dei loro programmi, saranno più propensi a rispondere e, cosa più importante, saranno più entusiasti del potenziale di investire in qualcuno che comprende l'importanza e il valore di tempo.

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