8 เคล็ดลับสำหรับการประชุมแบบ 1 ต่อ 1 ที่ดีขึ้น: การเพิ่มการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพสูงสุด

May 06 2023

เมื่อการทำงานจากระยะไกลแพร่หลายมากขึ้น การประชุมแบบ 1 ต่อ 1 จึงมีความสำคัญมากขึ้นในการรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีระหว่างผู้จัดการและพนักงาน แต่คุณจะทำให้การประชุมเหล่านี้มีประสิทธิผลและมีความหมายมากขึ้นได้อย่างไร ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 8 ประการในการปรับปรุงการประชุมแบบ 1 ต่อ 1 ของคุณ

ภาพถ่ายโดย LinkedIn Sales Solutions บน Unsplash

1. เริ่มต้นด้วยวาระการประชุม

สิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้การประชุมแบบตัวต่อตัวมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการเริ่มต้นด้วยวาระการประชุมที่ชัดเจน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณและคู่ประชุมโฟกัสไปที่หัวข้อที่สำคัญที่สุดและใช้เวลาร่วมกันให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ในการสร้างกำหนดการ คุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Google Docs, Todoist หรือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอื่นๆ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณแบ่งปันและทำงานร่วมกันในวาระการประชุมก่อนการโทร ดังนั้นคุณจึงสามารถเตรียมคำถามหรือปัญหาที่ต้องการพูดคุยได้
ส่วนที่ดีเกี่ยวกับการจัดทำวาระการประชุมล่วงหน้าคือช่วยให้สามารถตอบคำถามง่ายๆ เป็นลายลักษณ์อักษรได้แม้กระทั่งก่อนการประชุม สำหรับปัญหาที่ซับซ้อน คู่การประชุมของคุณสามารถเตรียมการล่วงหน้าได้ ซึ่งช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นและสิ้นสุดตรงเวลา

2. ยึดติดกับประเภทของการประชุม

แม้ว่าจะมีการประชุมประเภทต่างๆ มากมาย แต่สิ่งสำคัญคือต้องหารูปแบบการประชุมที่เหมาะกับคุณและคู่ประชุมของคุณ เมื่อคุณพบรูปแบบที่ใช้งานได้แล้ว ให้ลองใช้รูปแบบนั้นไปสักระยะหนึ่ง เพื่อที่คุณจะได้ปรับให้เข้ากับโฟลว์ที่ต้องการและประเมินว่ารูปแบบนั้นทำงานได้ดีเพียงใด
ประเภทของการประชุมที่เป็นที่นิยมได้แก่:

การประชุมเช็คอิน : เป็นการประชุมด่วนที่ออกแบบมาเพื่อสัมผัสฐานและดูว่าสิ่งต่างๆ เป็นอย่างไร
การประชุมข้อเสนอแนะ : เป็นการประชุมที่เน้นการให้และรับข้อเสนอแนะ
การประชุมเพื่อกำหนดเป้าหมาย : การประชุมเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อกำหนดเป้าหมายและหารือเกี่ยวกับความคืบหน้า
การประชุมฝึกสอน : เป็นการประชุมที่เน้นการพัฒนาทักษะและหารือเกี่ยวกับการเติบโตในสายอาชีพ

ในระหว่างการประชุมแบบ 1 ต่อ 1 สิ่งสำคัญคือต้องเน้นหัวข้อที่ต้องการการสื่อสารและการสนทนาแบบเรียลไทม์ คำถามง่ายๆ หรือการอัปเดตสถานะสามารถจัดการแบบอะซิงโครนัสผ่านอีเมลหรือการส่งข้อความ คุณจึงสามารถมุ่งเน้นเวลาการประชุมไปที่หัวข้อที่ซับซ้อนมากขึ้นได้
เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ เป็นไปตามแผน ให้ประเมินแต่ละวาระเพื่อพิจารณาว่าสามารถจัดการแบบอะซิงโครนัสได้หรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ให้ข้ามหัวข้อนั้นไปและไปยังหัวข้อที่สำคัญกว่า

4. สม่ำเสมอ

เช่นเดียวกับทุกสิ่ง ความสม่ำเสมอคือกุญแจสำคัญในการประชุมแบบ 1 ต่อ 1 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดเวลาการประชุมตามเวลาที่กำหนด จองบล็อกปฏิทิน และให้ความสำคัญ แม้ว่าการข้ามการประชุมเป็นครั้งคราวเป็นเรื่องปกติ แต่ก็ไม่ควรกลายเป็นเรื่องปกติ

การคงเส้นคงวาจะช่วยสร้างนิสัยในการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับเพื่อนร่วมงานของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยสร้างความไว้วางใจและความรับผิดชอบ เนื่องจากคุณทั้งคู่แสดงตัวและมุ่งมั่นที่จะดำเนินการ

5. จดบันทึก

ในระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัว สิ่งสำคัญคือต้องจดบันทึกให้ดี สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจำรายละเอียดที่สำคัญ เรียกคืนข้อมูลจากการประชุมครั้งก่อน และค้นหารูปแบบหรือธีมที่เกิดซ้ำ

การจดบันทึกยังช่วยให้คุณแยกย่อยข้อมูลในวันถัดไป ขณะที่คุณทบทวนสิ่งที่คุยกันและคิดเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณกำลังพูดคุยหัวข้อที่ซับซ้อนหรือสะเทือนอารมณ์ เนื่องจากอาจเป็นเรื่องยากที่จะจดจำทุกสิ่งที่พูดในขณะนั้น

6. สร้างรายการการกระทำ

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำให้การประชุมแบบ 1 ต่อ 1 ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือการสร้างรายการดำเนินการในวาระการประชุมของคุณ รายการดำเนินการคืองานหรือสิ่งที่ต้องทำเฉพาะที่กำหนดให้กับผู้เข้าร่วมแต่ละคน ตามหัวข้อที่กล่าวถึงในระหว่างการประชุม

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังหารือเกี่ยวกับโอกาสในการเติบโต คุณอาจมอบหมายรายการดำเนินการให้กับโครงการฝึกอบรมการวิจัยหรือติดต่อกับผู้ให้คำปรึกษา รายการดำเนินการเหล่านี้ควรมีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ และนำไปปฏิบัติได้ เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการไปสู่เป้าหมายของคุณได้

7. ยอมรับความยืดหยุ่นและดำเนินการย้อนหลังเป็นประจำ

การประชุมแบบ 1 ต่อ 1 ไม่เคยถูกกำหนดมาก่อน ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องยอมรับความยืดหยุ่นและประเมินประสิทธิผลของการประชุมของคุณอย่างต่อเนื่อง การเรียกใช้ย้อนหลังเป็นประจำสามารถช่วยให้คุณระบุได้ว่าสิ่งใดได้ผลดีและสิ่งใดไม่ได้ผล และทำการปรับเปลี่ยนตามนั้น

ในระหว่างการทบทวนย้อนหลัง ให้ใช้เวลาทบทวนการประชุมครั้งก่อนๆ และถามตัวเองด้วยคำถาม: การประชุมมีประสิทธิผลหรือไม่? เราบรรลุเป้าหมายของเราหรือไม่? มีจุดใดบ้างที่เราประสบปัญหาหรือสามารถปรับปรุงได้ เมื่อถามคำถามประเภทนี้ คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าที่จะช่วยปรับปรุงการประชุมของคุณในอนาคต

อย่ากลัวที่จะทดลองกับรูปแบบการประชุม เวลา หรือความถี่ที่แตกต่างกัน และเปิดรับความคิดเห็นจากคู่ประชุมของคุณ อย่าลืมว่าเป้าหมายสูงสุดคือการมีการสนทนาที่มีประสิทธิผลและมีความหมาย ซึ่งจะช่วยให้คุณเติบโตและบรรลุเป้าหมายได้ ดังนั้น เปิดใจกว้าง เต็มใจปรับตัว และอย่ากลัวที่จะลองสิ่งใหม่ๆ!

8. โฟกัสที่ตัวบุคคล ไม่ใช่แค่ที่งาน

เป็นเรื่องง่ายที่จะพูดคุยหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงานในระหว่างการประชุมแบบ 1 ต่อ 1 แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการประชุมเหล่านี้ยังเป็นโอกาสในการเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานของคุณในระดับส่วนตัว ใช้เวลาในการถามเกี่ยวกับความสนใจ งานอดิเรก และชีวิตนอกการทำงานของพวกเขา สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นบวกและสนุกสนานมากขึ้นด้วย

เมื่อคุณให้ความสำคัญกับบุคคล ไม่ใช่แค่งาน แสดงว่าคุณห่วงใยพวกเขาโดยรวม ไม่ใช่แค่ในฐานะพนักงาน สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น และเพิ่มความพึงพอใจในการทำงานสำหรับทั้งคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องสร้างสมดุลระหว่างการพูดคุยหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับงานและทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานในระดับส่วนตัว คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่สนับสนุนและมีประสิทธิผลซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทั้งคุณและองค์กรโดยรวม

กล่าวโดยสรุป การประชุมแบบ 1 ต่อ 1 สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอย่างเหลือเชื่อสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ สร้างความมั่นใจในแนวร่วม และเพิ่มผลผลิตในทีม เมื่อทำตามเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะสามารถสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการสื่อสารแบบเปิด คำติชมที่สร้างสรรค์ และการทำงานร่วมกัน