จากข่าวล่าสุดเกี่ยวกับการเข้าซื้อ Figma ของ Adobe ทำให้เกิดความไม่แน่นอนมากมายเกี่ยวกับความหมายนี้สำหรับชุมชนการออกแบบและอื่นๆ แม้จะมีอารมณ์เช่นนี้ ฉันต้องการใช้เวลาสักครู่เพื่อเฉลิมฉลองFigmaและผลกระทบที่มีต่อผู้ใช้จนถึงตอนนี้ กรณีศึกษานี้ล่วงเลยมานานพอสมควรแล้ว และตอนนี้ดูเหมือนเป็นเวลาที่เหมาะสมในการสะท้อนว่า Figma เปลี่ยนแปลงวิธีที่เรา นักออกแบบ ทำงานและทำงานร่วมกันอย่างไร ในกรณีนี้ ฉันต้องการแบ่งปันวิธีที่ Figma ช่วยให้ฉันและเพื่อนร่วมงานของฉันที่BCG Digital Ventures ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ BCG Xสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการประชุมการออกแบบภายในของเบอร์ลินในช่วงระหว่างการแพร่ระบาดเมื่อ 2 ปีที่แล้ว

ภาพรวมโครงการ

สรุป

• XD (การออกแบบประสบการณ์) Hiveการประชุมประจำปีที่จัดขึ้นระหว่างผู้ออกแบบประสบการณ์ของ BCGDV เบอร์ลิน ได้รับการเตรียม ออกแบบ และโฮสต์ใน Figma เป็นครั้งแรก
• การแพร่ระบาดและการติดตั้งระยะไกลนำมาซึ่งความท้าทายรูปแบบใหม่ที่เราต้องแก้ไข การใช้ Figma เป็นเครื่องมือหลักและพื้นที่กิจกรรมของเราทำให้วันนั้นน่าจดจำและราบรื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากคุณสมบัติโหมดสังเกตการณ์
• ด้วยจิตวิญญาณของธีมแห่งปี: โชว์ ไม่ต้องบอกเราแสดงให้เห็นว่า Figma มีความสามารถหลากหลายเพียงใด เป้าหมายโบนัสที่ไม่เป็นทางการของเราคือการสนับสนุนให้มีการนำเครื่องมือไปใช้เร็วขึ้นโดยให้วิทยากรออกแบบงานนำเสนอของพวกเขาบน Figma และใช้ฟีเจอร์ที่เป็นเอกลักษณ์ของ Figma ในระหว่างการประชุม
• นักออกแบบ 41 คน, สำนักงาน BCGDV 2 แห่ง, วิทยากร 14 คน, ผู้ร่วมอภิปราย 5 คน, การนำเสนอ 10 รายการ, 9 ชั่วโมง

จัดงาน: พฤษภาคม 2020 - มิถุนายน 2020 (2 เดือน)
วันจัดการประชุม: 5 กรกฎาคม 2020

บทบาทของฉัน

UXUI, การจัดการกิจกรรม, คู่มือเอกลักษณ์ของแบรนด์และสไตล์

ฉันร่วมมือกับนักออกแบบอีก 5 คนจากสำนักงานเบอร์ลินและลอนดอนในการวางแผนและจัดการการประชุม และเตรียมเอกสารสำหรับกิจกรรมที่นำไปสู่การประชุมและวัน

การเรียนรู้ที่สำคัญ

• การสอดแทรกกิจกรรมเชิงรุกและเชิงรับที่ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมในช่วงพักช่วยรักษาระดับพลังงานที่ดีตลอดทั้งวัน
• การใช้ฟีเจอร์การติดตามของ Figma ช่วยลดเวลาที่ไม่จำเป็นลงได้อย่างมาก ซึ่งจะต้องใช้ในการสลับการแชร์หน้าจอ
• ดนตรีไปได้ไกล ก่อนเริ่มงาน เราสนับสนุนให้ทุกคนเพิ่มเพลงโปรดบางเพลงลงในเพลย์ลิสต์ Spotify โดยเฉพาะ เราใช้ดนตรีเพื่อเปลี่ยนไปสู่/จากช่วงพัก ซึ่งให้ความรู้สึกกระทันหันและเคอะเขินน้อยลง นี่เป็นสัญญาณว่าช่วงพักสิ้นสุดลงแล้วและถึงเวลาที่ผู้เข้าร่วมต้องกลับมา
• การมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมและการแบ่งปันเนื้อหาที่เกี่ยวข้องซึ่งนำไปสู่วันและหลังจากนั้นทำให้กิจกรรมน่าจดจำยิ่งขึ้น การโปรยเกล็ดแห่งความตื่นเต้นและการสะท้อนกลับในช่องทางที่เราแบ่งปันช่วยขยายความรู้สึกที่เรารู้สึกเกี่ยวกับการประชุมโดยรวม

XD Hive เป็นช่วงเวลาที่ทุ่มเทให้เราก้าวออกจากงานร่วมทุนเพื่อเชื่อมต่อ เรียนรู้ และหารือเกี่ยวกับหัวข้อสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการออกแบบ การประชุมกลุ่มนั้นสั้นเกินกว่าที่เราจะลงลึกในหัวข้อต่างๆ และโอกาสในการฝึกอบรมของบริษัทก็ไม่ได้ปรับให้เหมาะกับความต้องการของเราเสมอไป

จากการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนาในปี 2020 เราทุกคนต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานและกระบวนการของเรา — การประชุมประจำวัน การประชุม เวิร์กช็อป เซสชันการทำงาน กิจกรรมของทีม และแม้แต่การประชุม อย่างไรก็ตาม สถานการณ์นี้ยังทำให้เรามีโอกาสที่น่าตื่นเต้นที่จะเป็นไปได้ด้วยการตั้งค่าระยะไกลเท่านั้น เราร่วมมือกับทีมออกแบบของลอนดอน เนื่องจากเราทุกคนจะต้องอยู่ห่างไกลกันอยู่แล้ว และความแตกต่างของเวลา 1 ชั่วโมงก็ไม่ใช่ปัญหา ในฐานะทีมอาสาสมัคร 6 คน เราวางแผนสำหรับการประชุมการออกแบบทางไกลและร่วมระหว่างสำนักงานเบอร์ลินและลอนดอนเป็นครั้งแรก

ธีมใหม่ทุกปี

ทุกๆ ปีจะมีหัวข้อที่ช่วยให้การอภิปรายตลอดวันมีความเหนียวแน่นและเข้มข้นมากขึ้น ด้วยการใช้ธีมที่แตกต่างจากปีที่แล้ว: Words Matter เราเชื่อว่าสิ่งนี้จะสร้างจุดสนใจให้กับผู้เข้าร่วมปีที่แล้ว ในขณะที่ยังคงมีความเกี่ยวข้องและน่าสนใจสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมครั้งแรก

โชว์ ไม่บอก (2020)

เราในฐานะผู้ออกแบบประสบการณ์นำเสนอ "ของจริง" ผ่านสื่ออื่นที่ไม่ใช่คำพูด เรามีชุดเครื่องมือขนาดใหญ่สำหรับผลกระทบที่จับต้องได้ และคำพูดเป็นเพียงเครื่องมือเดียว การลดราคาโดยเจตนาของเครื่องมือนี้จะบังคับให้มีการสนทนาเกี่ยวกับช่องทางภาพ โต้ตอบ สัมผัส เสมือน และแบรนด์

คำพูดมีความสำคัญ (2019)

มองคำวิจารณ์เป็นทักษะในการออกแบบ — อะไรคือรากฐานของการวิจารณ์ที่มีความหมายเพื่อให้เกิดการสื่อสารที่มีผลกระทบ? อะไรคือความเป็นจริงทางอารมณ์ของการให้และรับคำติชม และสิ่งนั้นส่งผลต่อบุคลิกภาพที่แตกต่างกันอย่างไร? ชุดรูปแบบนี้เป็นการสำรวจศิลปะการเล่าเรื่องและการพัฒนากลยุทธ์การสื่อสาร

ความท้าทาย

1. ความเมื่อยล้าของการซูมเป็นเรื่องจริง

หนึ่งวันที่ใช้ Zoom/Teams นั้นเหนื่อยทั้งกายและใจ แม้ว่ากิจกรรมของทีมจะจัดขึ้นจากระยะไกล เราก็ไม่คุ้นเคยกับเวลาที่ใช้ในการสนทนาทางวิดีโอที่เพิ่มขึ้นอย่างมาก

เราจะรักษาระดับพลังงานที่ดีตลอดทั้งวันได้อย่างไร?

2. การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่ดีรบกวนการไหล

ความไม่แน่นอนของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสามารถตัดการเชื่อมต่อของงานนำเสนอได้ (ความเร็วในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในเยอรมนีโดยทั่วไปค่อนข้างแย่มาก)

เราจะลดการพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ไม่เสถียรได้อย่างไร

3. “ทุกคนเห็นหน้าจอของฉันไหม”

การรอให้ผู้คนแชร์หน้าจอไม่เพียงทำลายกระแสและพลังงานที่สั่งสมมา แต่ยังทำให้เสียเวลามากอีกด้วย ด้วยการนำเสนอ 10 ครั้ง การกลับไปกลับมาดูเหมือนจะไม่สมบูรณ์แบบ

เราจะลดการหยุดชั่วคราวและรักษาโมเมนตัมของกำหนดการได้อย่างไร

4. ความรู้สึกขาดการเชื่อมต่อ

ไม่ได้เจอกันที่ออฟฟิศมาพักใหญ่ พวกเราหลายคนรู้สึกขาดการเชื่อมต่อและคิดถึงจิตวิญญาณของหมู่คน

เราจะนำความตื่นเต้นและพลังงานผ่านการตั้งค่าเสมือนจริงได้อย่างไร

แนวทางของเรา

เราไม่ต้องการให้รู้สึกเหมือนเป็นการประชุมที่ถ่ายทอดต่อกัน เนื่องจากพวกเราหลายคนตั้งหน้าตั้งตารอการประชุมเพื่อแยกตัวออกจากการประชุมทั้งหมด เราตัดสินใจที่จะใช้ประโยชน์จากข้อเท็จจริงที่ว่าทุกคนจะอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ของตน และไปเที่ยวในที่ที่เรารู้สึกเหมือนอยู่บ้าน ในพื้นที่ทำงานของเรา นี่เป็นโอกาสที่ดีในการแสดงความเป็นไปได้ของ Figma นอกเหนือจากสิ่งที่เราเคยใช้มา เราค่อนข้างตื่นเต้นกับความจริงที่ว่าเรายอมรับธีมของปีนี้อย่างแท้จริงไม่ต้องบอกก็รู้ว่า

วิธีการนี้มาพร้อมกับความท้าทายในตัวมันเอง ระดับความสะดวกสบายและความคล่องแคล่วใน Figma นั้นแตกต่างกันไปตามแต่ละบุคคล ณ ขณะนั้น และยังมีนักออกแบบไม่กี่คนที่ไม่เคยใช้ Figma มาก่อน ข้อกังวลที่ใหญ่ที่สุดของเราคือผู้พูดจะเต็มใจสร้างงานนำเสนอของพวกเขาใน Figma หรือไม่ในขณะที่พวกเขาคุ้นเคยกับเครื่องมือนี้ เรารู้ว่าพวกเขามีหลายอย่างที่ต้องเตรียมนอกเหนือจากงานเสี่ยงภัย นอกจากนี้ เรายังสงสัยว่าผู้พูดบางคนต้องการเปลี่ยนวัตถุประสงค์ในการนำเสนอของพวกเขาจากโอกาสอื่น ซึ่งอาจสร้างขึ้นบน GSlides อยู่แล้ว

เพื่อลดภาระและความวิตกกังวลที่อาจเกิดขึ้นเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ เราได้จัดเตรียมและเสนอการสนับสนุนประเภทต่างๆ:

1. คู่มือสไตล์พร้อมเทมเพลตสไลด์ ไอคอน สี และประเภท+แบบอักษรที่พร้อมใช้งาน ไม่เพียงแต่จะเร่งกระบวนการสำหรับผู้พูดโดยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่เนื้อหา แต่งานนำเสนอทั้งหมดมีคุณภาพที่สอดคล้องกันและรูปลักษณ์และความรู้สึกของธีม
2. การเช็คอินแบบ 1:1 และเซสชันถามตอบเพื่อสัมผัสกับความคืบหน้าและชี้แจงเกี่ยวกับการใช้ Figma คู่มือสไตล์ ฯลฯ
3. รองรับการออกแบบภาคปฏิบัติสำหรับ 'การแปลง' สไลด์จาก GSlide เป็น Figma

การประชุมครั้งนี้ประสบความสำเร็จอย่างมากและเป็นประสบการณ์ที่น่าจดจำสำหรับพวกเราหลายคน ทั้งผู้เข้าร่วม ผู้นำเสนอ และผู้จัดงาน เรามีหัวข้อที่น่าทึ่งซึ่งได้รับการแบ่งปัน การอภิปรายที่มีชีวิตชีวา กิจกรรมสนุกๆ และสื่อที่มีตราสินค้าซึ่งช่วยสร้างบรรยากาศของการประชุม

การใช้คุณสมบัติโหมดสังเกตการณ์

คุณลักษณะนี้เป็นหนึ่งในเหตุผลหลักในการตัดสินใจใช้ Figma เพื่อจัดการประชุมทางไกลของเรา สิ่งนี้ทำให้ไม่ต้องสลับหน้าจอการแชร์ระหว่างผู้นำเสนอแต่ละคนโดยสิ้นเชิง เนื่องจากฉันแชร์หน้าจอตลอดเวลาและติดตามผู้พูด เราจัดกลุ่มผู้พูดตามช่วงพักและนำเสนอสไลด์การนำเสนอของแต่ละกลุ่มในหน้าเดียว สิ่งนี้ทำให้เราสามารถเปิดลิงก์ต้นแบบหนึ่งลิงก์และเปลี่ยนจากการสนทนาหนึ่งไปยังอีกลิงก์หนึ่ง ทำให้ไม่ต้องเปิดเอกสารหลายฉบับ

เคล็ดลับ: การเปิดต้นแบบทั้งหมด (สไลด์) และโหลด ลดเวลารอ

ไมโครไซต์ + วัสดุที่มีตราสินค้า

เราสร้างไมโครไซต์ (ต้นแบบ Figma) เพื่อโปรโมตงานและทำให้ทุกคนตื่นเต้น เราใช้ช่องทางนี้เป็นหนึ่งในช่องทางหลักในการประกาศหัวข้อ วาระการประชุม วิทยากร และการอัปเดตที่สำคัญ (เรายังมีช่องทางพิเศษสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนด้วย) หลังจากการประชุม เราเชื่อมโยงงานนำเสนอและการบันทึกทั้งหมดบนหน้าเฉพาะ เพื่อให้ทุกคนสามารถกลับมาดูงานนำเสนอบางส่วนได้หากต้องการ

พักผ่อนมากมายพร้อมกิจกรรมสนุก ๆ ให้เข้าร่วม

เราทำให้แน่ใจว่าเวลานั่งสูงสุดจะอยู่ที่ประมาณ 1 ชั่วโมง เพื่อให้ทุกคนสามารถรีเซ็ตร่างกายและจิตใจด้วยการยืดเส้นยืดสายหรือกาแฟสักแก้ว นอกจากนี้ เรายังออกแบบช่วงพักให้เป็นการผสมผสานระหว่างกิจกรรมเชิงรับและเชิงรุก โดยสามารถเลือกได้ว่าจะเข้าร่วมหรือไม่เข้าร่วม

ก่อนการประชุมไม่กี่สัปดาห์ เราขอให้ผู้เข้าร่วมกรอกการ์ดสะสมการออกแบบ Figma ของพวก เขา พวกเราหลายคนไม่รู้จักกันจากสำนักงานอื่น ดังนั้นนี่จึงเป็นวิธีที่สนุกในการเรียนรู้เกี่ยวกับครอบครัวการออกแบบเพิ่มเติมของเรา ในช่วงพักหนึ่ง เราให้ทุกคนมีโอกาสทำงานให้เสร็จในขณะที่ฉันแชร์หน้าจอไปที่มุมมองนี้ การได้เห็นเคอร์เซอร์ทำงานเป็นเรื่องสนุก — คุณสามารถเห็นเพื่อนร่วมงานของฉันบางคนทำงานร่วมกันเพื่อออกแบบการ์ดของฉันด้านล่าง

ในช่วงพักอื่นๆ เราได้แสดงภาพสไลด์ที่พวกเขาแชร์กับเราก่อนเริ่มงาน เราขอให้พวกเขาแสดงให้เห็นว่าชีวิตในช่วงการระบาดใหญ่ของพวกเขาเป็นอย่างไร และสำนักงานที่บ้านของพวกเขามีหน้าตาเป็นอย่างไร

เรายังทำสิ่งที่กระตือรือร้นขึ้นอีกเล็กน้อย: "แสดงและบอกเล่า" ของวัตถุที่เป็นนักออกแบบส่วนใหญ่ที่พวกเขาเป็นเจ้าของ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการหัวเราะและให้ทุกคนลุกขึ้นจากเก้าอี้และเดินไปรอบๆ

ย้อนกลับไปที่หลักการพื้นฐานของการออกแบบ

การสร้างรูปลักษณ์ของแบรนด์เป็นหนึ่งในงานที่ฉันทำด้วยตัวเอง เพื่อจับประเด็นหลักของธีม: แสดง ไม่ต้องบอกฉันได้รับแรงบันดาลใจจากหลักการออกแบบบางส่วนที่เรารวมเข้ากับการแสดงความคิดด้วยภาพของเรา หลักการออกแบบอยู่ในระดับเซลล์ของเอาต์พุตภาพ เมื่อเราใช้หลักการเหล่านี้ในทางที่ถูกต้อง เราสามารถช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจข้อมูลที่พวกเขาเห็นชัดเจนยิ่งขึ้น และแนะนำการดำเนินการที่เหมาะสมเพื่อไปสู่เป้าหมาย สำหรับสีของแบรนด์ ฉันเลือกสีหลักเพื่อระลึกถึงหนึ่งในชุดเครื่องมือภาพหลักที่เราใช้เพื่อสื่อข้อความหรือบอกเล่าเรื่องราว นั่นคือสี

เบื้องหลัง

แบ่งปันความคิดและข้อเสนอแนะ

ฉันยังจำบทสนทนาที่เรามีระหว่างตัดสินใจว่าควรใช้ go all-in with Figma สำหรับการประชุมครั้งนี้หรือไม่ ฉันดีใจจริงๆ ที่เราตัดสินใจตามเพราะสิ่งนี้ทำให้ทุกคนได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือนี้ นอกจากนี้ ประสบการณ์ทั้งหมดนี้ยังเป็นเครื่องเตือนใจให้ฉันลองวิธีใหม่ๆ ในการทำสิ่งต่างๆ

ขอบคุณที่อ่าน!

ดูงานของฉันที่ellayunaj.com

ทีม
BCGDV เบอร์ลิน & ลอนดอน: Eric Walsh, May Yu, Ian Housham, Jordan Dalladay Simpson, Ludvig Sandstorm