งานของฉันคืออะไร??

นี่เป็นคำถามที่สำคัญที่สุดที่พนักงานต้องการคำตอบ งานประจำวันของฉันคืออะไร? บทบาทของฉันคืออะไรและเหมาะสมกับองค์กรโดยรวมและในโครงสร้างทีมนี้อย่างไร ใครสนับสนุนและดูแลฉัน มีการตัดสินใจอย่างไร? ความสัมพันธ์ของฉันกับเพื่อนคืออะไร? เส้นทางสู่ความก้าวหน้าคืออะไร?

ในฐานะหัวหน้าทีมหรือผู้จัดการ งานของคุณคือสร้างรายละเอียดในระดับพื้นฐานเกี่ยวกับคำถามเหล่านี้ หากไม่มีสิ่งเหล่านี้ คุณจะสร้างขีดจำกัดโดยอัตโนมัติต่อความสุขและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน แต่การตอบคำถามไม่เคยเป็น “หนึ่งเดียวและเสร็จสิ้น” หมายความว่าคุณไม่สามารถให้เอกสารแนะนำตัวแก่พวกเขาและถือว่าพวกเขากำลังจะเข้าใจทุกอย่างเกี่ยวกับบทบาทนี้ งานวิจัยส่วนใหญ่ระบุว่าต้องใช้เวลา6-12 เดือนกว่าที่บุคคลจะปรับตัวได้เต็มที่และรู้สึกสบายใจกับงานที่ทำ

ซึ่งหมายความว่าคำตอบของ "งานของฉันคืออะไร" หรือคำถามอื่นๆ เหล่านั้นคือวงจรการให้คำแนะนำอย่างต่อเนื่องจนกว่าพนักงานของคุณจะมีความชัดเจนเพียงพอและเป็นเจ้าของบทบาทและสามารถสร้างความเข้าใจเกี่ยวกับงานของพวกเขาเองเมื่อสิ่งต่างๆ เปลี่ยนไป ในการเริ่มต้น คุณอาจต้องให้รายละเอียดกับพนักงานของคุณเกี่ยวกับงานประจำวันของพวกเขา เช่น สร้างแผนการทำงานรายสัปดาห์สำหรับพวกเขา เมื่อเวลาผ่านไป คุณต้องการให้พวกเขาเข้าใจภาพรวม รู้ว่าโครงการสำคัญคืออะไร และสร้างแผนการทำงานรายสัปดาห์ของตนเองเพื่อให้คุณพูดคุย

บทบาทและโครงสร้างที่ชัดเจนเป็นส่วนประกอบสำคัญในประสิทธิภาพของทีมที่สอดคล้องกัน

คุณต้องการจัดเตรียมสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้คนของคุณสามารถปล่อยให้ความฉลาดและพลังงานของพวกเขาไหลเวียนโดยไม่ถูกรบกวนจากบทบาทที่คลุมเครือและโครงสร้างที่คลุมเครือ

ลองจินตนาการดูว่าโต๊ะทำงานของคุณเต็มไปด้วยกระดาษ หนังสือ สายคอมพิวเตอร์เก่าต่างๆ กระดาษห่ออาหาร ถ้วยกาแฟ เพื่อให้คุณเริ่มทำงานได้ คุณจะต้องเคลียร์พื้นที่ให้พอดีกับคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้นคุณจึงกองขยะทั้งหมด ซึ่งใช้งานได้ระยะหนึ่ง จนกว่ากองใดกองหนึ่งจะหล่นลงมาทับหรือเริ่มเลื่อนลงมาบนแป้นพิมพ์ของคุณ คุณจะต้องหยุดงานของคุณอีกครั้งเพื่อดันของกลับเข้ากอง… หลังจากนั้นไม่นาน มันกลายเป็นมากกว่าสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวน่ารำคาญ มันกลายเป็นรากเหง้าของความไม่พอใจ

นี่คือสิ่งที่พนักงานของคุณรู้สึกเมื่อบทบาทและโครงสร้างไม่ชัดเจน: พวกเขาต้องการทำงาน อันที่จริง พวกเขารู้สึกตื่นเต้นกับมันและมีความคิดดีๆ เกี่ยวกับงาน แต่พวกเขากลับถูกรบกวนโดยขยะทั้งหมดที่มี ทำให้พื้นที่ทำงานของพวกเขายุ่งเหยิง งานของคุณในฐานะหัวหน้าทีมคือการกำจัดความยุ่งเหยิงของโครงสร้าง เพื่อให้พนักงานของคุณมีพื้นที่ทำงานที่สะอาดตา และมองเห็นเส้นทางที่ชัดเจนในการทำงานให้สำเร็จลุล่วง

ทำอย่างไร:

1 สร้างแผนผังองค์กรสำหรับทีมของคุณ (หรือองค์กร) ที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งต่างๆ ในองค์กร ถ้ายังไม่มี การแสดงบรรทัดการรายงานเป็นสิ่งสำคัญ ผู้คนต้องการทราบอย่างถูกต้องว่าใครเป็นหัวหน้างาน — โปรดจำไว้ว่าจากมุมมองของพวกเขา บุคคลนี้ทำการตัดสินใจเกี่ยวกับงานและความรับผิดชอบในงานของพวกเขา และมีบทบาทสำคัญในการประเมินของพวกเขา

แผนผังองค์กรควรแสดงว่ามีบทบาทใดบ้างในทีมและทุกคนที่เป็นส่วนหนึ่งของทีม (ตามชื่อ) แม้ว่าจะเป็นชั่วคราวหรือไม่เป็นทางการก็ตาม มันสร้างความสับสนและไม่ไว้วางใจในการดูผังองค์กรที่มีบทบาท 5 ตำแหน่ง โดยรู้ดีว่ามี 8 คนในทีม — เรารู้ว่าอีก 3 คนทำงานและมีส่วนร่วมกับทีม แต่เนื่องจากพวกเขาไม่ใช่ ในแผนภูมินี้หมายความว่าพวกเขาได้รับการยกเว้นจากการกำกับดูแล … และความรับผิดชอบหรือไม่?

2 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคำอธิบายงานสำหรับทุกบทบาทในทีม เนื่องจากสิ่งเหล่านี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานใหม่ที่กำลังพยายามกำหนดงานของตน รายละเอียดงานควรระบุบทบาทและความรับผิดชอบพื้นฐานสำหรับตำแหน่งนั้น รวมถึงใคร (ตามบทบาท) ที่บุคคลนั้นจะรายงานโดยตรง (เช่น "ตำแหน่งนี้รายงานต่อผู้อำนวยการฝ่ายขาย")

3 โครงการจำเป็นต้องมีบทบาทและโครงสร้างที่ชัดเจนด้วย แม้ว่าองค์กรมักจะมีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน แต่ก็อยู่ในขอบเขตของโครงการที่ทีมอาจล้มเหลวและเกิดความสับสนได้ สิ่งสำคัญคือต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทของโครงการเฉพาะ เช่นเดียวกับการมีความชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทในทีมโดยรวม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากงานส่วนใหญ่เสร็จสิ้นในโครงการและโครงการต่างๆ จะเกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป

ตัวอย่างเช่น หากทีมของคุณมีโครงการลำดับความสำคัญ 4 โครงการ เป็นไปได้ว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนมีบทบาทที่แตกต่างกัน — Evelyn เป็นผู้นำในแคมเปญโฆษณาใหม่ แต่เธอไม่ใช่บุคคลสำคัญในโครงการบูรณาการเทคโนโลยี ทุกคนต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับบทบาทของตนภายในทีมและภายในโครงการใดก็ตาม บ่อยครั้งที่ผู้จัดการมีความชัดเจนน้อยที่สุด แต่คุณทำเพื่อผลเสียของคุณเอง ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของเมทริกซ์ DARCI (วิวัฒนาการของ RACI) ที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการชี้แจงบทบาทของโครงการ

ในตัวอย่างที่ไฮไลต์ มัลคอล์มเป็นบุคคลสำคัญ (ตัว “A”) สำหรับโครงการ “จ้างพนักงานใหม่” ซึ่งหมายความว่าคุณ โยลันดา กำลังพึ่งพาเขาเพื่อให้แน่ใจว่ามีแผนโครงการและให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไปตามไทม์ไลน์ มัลคอล์มมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดประชุมทีมและทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีหน้าที่ของตน Malcolm และ Edward จะทำงานส่วนใหญ่ในการสรรหาและสัมภาษณ์ แต่พวกเขาจะได้รับความช่วยเหลือเฉพาะจาก Andrea (ผู้ที่จะร่างรายละเอียดงาน) และ Patrice (ผู้ที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าประกาศการจ้างงานถูกโพสต์ในทุกช่องทางที่เกี่ยวข้อง) — เมื่องานเฉพาะเหล่านี้เสร็จสิ้น Andrea และ Patrice จะไม่มีส่วนร่วมในโครงการจริงๆ

คุณอาจจะคิดว่านี่เป็นเรื่องจุกจิกและเป็นทางการเกินไป — “เราจะมอบหมายให้คน 4 คนทำงานเป็นทีมในโครงการไม่ได้เหรอ?” ใช่ คุณทำได้ แต่ในระยะยาว การใช้ DARCI จะสร้างกระบวนการที่เชื่อถือได้มากขึ้นและการพัฒนาทีมที่ดีขึ้น หากบุคลากรมีบทบาทที่แตกต่างกันในโครงการชั่วคราว อย่างน้อยที่สุด คุณต้องการมอบหมายผู้มีอำนาจตัดสินใจและบุคคลที่รับผิดชอบ (หากคุณเป็นผู้จัดการ คุณมักจะเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจ) การใช้โครงสร้าง DARCI ช่วยให้คุณได้ 3 สิ่ง:

1. ลดความคลุมเครือด้วยการชี้แจงบทบาท
2. เป็นการสร้างกระบวนการเพื่อความเป็นธรรมในบทบาทผู้นำและโอกาสสำหรับทุกคนในการฝึกทักษะความเป็นผู้นำ (ทุกคนสามารถเล่นเป็น "A" ในโครงการต่างๆ นี่เป็นวิธีง่ายๆ ที่จะทำให้แน่ใจว่าไม่มีใครถูกกำหนดให้เป็น "A" เพราะพวกเขาดังที่สุดหรือเพราะอคติบางอย่างโดยไม่รู้ตัว
3. ช่วยให้สามารถประเมินทักษะความเป็นผู้นำของแต่ละคนได้ดีขึ้นและช่องว่างเมื่อพวกเขาหมุนเวียนผ่านบทบาทต่างๆ ในโครงการต่างๆ (มันสำคัญพอๆ กันที่คนจะต้องเป็น "R" ที่มีประสิทธิภาพพอๆ กับการเป็น "A" ที่มีประสิทธิภาพ)

แม้ว่าบทบาทและโครงสร้างอาจดูชัดเจนสำหรับคุณ แต่การกระทำ “การชี้แจงบทบาทพนักงานและโครงสร้างโดยรวม” นั้นถือเป็นแนวทางปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องย้ำบทบาทและโครงสร้างเป็นประจำในขณะที่ผู้คน โครงการ และองค์กรมีวิวัฒนาการ (และเพื่อให้ชัดเจน สิ่งเหล่านี้บางส่วนหรือทั้งหมดมีวิวัฒนาการในระดับหนึ่งเสมอ)

บทบาทและโครงสร้างเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ทำให้เกิดความมั่นคง ในความเป็นจริงแล้วพวกเขาเป็นศูนย์กลางของการขับเคลื่อนผลกระทบอย่างต่อเนื่อง เพราะพวกเขาเป็นโครงค้ำจุนวิสัยทัศน์และแผนของคุณ โปรดจำไว้ว่าการบรรลุเป้าหมายของทีมเป็นกระบวนการที่ไม่หยุดนิ่งซึ่งเต็มไปด้วยความไม่แน่นอนทั้งน้อยและใหญ่ ซึ่งบางอย่างคุณควบคุมได้และบางอย่างคุณก็ควบคุมไม่ได้ การสนับสนุนที่ค่อนข้างง่ายแต่ทรงพลังที่คุณสามารถมอบให้กับทีมของคุณได้คือการขจัดหนึ่งในแหล่งที่มาของความไม่แน่นอน (และความวิตกกังวล) เหล่านี้ออกไปโดยการระบุบทบาทและโครงสร้างที่ชัดเจนและโปร่งใส