โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ช่วยแยกย่อยแต่ละขั้นตอนของโครงการและพิจารณางานทั้งหมดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้าย

เหตุใดผู้จัดการโครงการจึงใช้เครื่องมือนี้ในโครงการของตน ข้อดีและข้อเสียของโครงสร้างการแบ่งงานคืออะไร? จะเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อสร้าง WBS ที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร

โพสต์นี้จะช่วยหาคำตอบ

คำนิยาม WBS

โครงสร้างการแบ่งงานคืออะไร?

โครงสร้างการแบ่งงานเป็นแผนภูมิโครงการที่งานสะท้อนถึงความสัมพันธ์ระหว่างกันและโครงการโดยทั่วไปในลักษณะลำดับชั้น มีลักษณะเป็นกราฟิกและช่วยในการทำนายผลลัพธ์ตามสถานการณ์ต่างๆ

มักจะถูกมองว่าเป็นแผนผังที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ซึ่งครอบคลุมขั้นตอนโครงการทั้งหมด ทีมโครงการใช้การแบ่งโครงการออกเป็นส่วนประกอบที่จัดการได้ง่าย ส่วนประกอบเหล่านี้จะถูกแยกย่อยเพิ่มเติมจนกว่าจะสามารถกำหนดสมาชิกในทีมที่ต้องการได้

องค์ประกอบ WBS

มีระดับเฉพาะที่ต้องใช้ใน WBS ทำให้จัดการโครงการได้ง่ายขึ้น

โครงสร้างการแบ่งงานโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

• คำแถลงวิสัยทัศน์โครงการ
• ขั้นตอนโครงการ
• งานที่มีการส่งมอบ

ประวัติ WBS

แนวคิดของ WBS ได้รับการพัฒนาร่วมกับแนวคิดของเทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรม ( แผนภูมิ PERT ) โดยกระทรวงกลาโหมสหรัฐฯ ในปี 2500

WBS ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้ในองค์กรป้องกัน อย่างไรก็ตาม คำนี้ถูกนำมาใช้กับภาคส่วนที่ไม่ใช่การป้องกันในปี 1987

ความสำคัญของการใช้ WBS ในการจัดการโครงการ

โครงสร้างการแบ่งงานเป็นประโยชน์ต่อทีมโครงการหลายประการ:

• การแบ่งโปรเจกต์ออกเป็นส่วนประกอบเล็กๆ จะทำให้คุณจัดการได้น้อยลงและจัดการได้มากขึ้น
• โครงสร้างนี้มีแผนงานสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน หลายโครงการเกี่ยวข้องกับหลายทีมที่ดำเนินการควบคู่กันไป พวกเขาจำเป็นต้องประสานงานและบูรณาการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง WBS ช่วยให้พวกเขามุ่งความสนใจไปที่งานและผลงานที่ส่งมอบได้ และแสดงให้เห็นว่าความพยายามของพวกเขาเหมาะสมกับโครงการทั้งหมดอย่างไร
• โครงสร้างยังช่วยในการวัดความสำเร็จของโครงการ กำหนดเหตุการณ์สำคัญ และการจัดสรรทรัพยากรงบประมาณ

ผู้จัดการโครงการใช้ WBS ในโครงการเชิงพาณิชย์ ที่อยู่อาศัย และการก่อสร้าง โครงสร้างดังกล่าวช่วยให้นักลงทุนและลูกค้ามีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับทุกสิ่งที่จะเข้าสู่การพัฒนาโครงการ

นี่คือรายชื่อทีมที่อาจใช้ WBS:

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ WBS: สิ่งที่คุณควรจำ

มีกฎพิเศษที่คุณควรพิจารณาในขณะที่ทำงานกับโครงสร้างการแบ่งงานของคุณ

• กฎ100%เกี่ยวกับการรวม 100% ของงานที่กำหนดโดยขอบเขตโครงการ ซึ่งแบ่งออกเป็นระดับ WBS ระดับเหล่านี้ประกอบด้วยการส่งมอบโครงการ บัญชีควบคุม ชุดงาน และงาน ใช้กับทุกระดับ WBS ดังนั้นผลรวมของงานที่ระดับ WBS ต่ำกว่าจะต้องเท่ากับ 100% ของงานที่แสดงโดยระดับ WBS ด้านบนโดยไม่มีข้อยกเว้น
• ใช้คำนาม การใช้คำนามแทนกริยาช่วยเร่งความชัดเจน
• ละเอียดลออ. การทำงานกับ WBS คุณควรเข้าใจว่าทุกอย่างมีความสำคัญหากเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรที่นำไปสู่การส่งมอบขั้นสุดท้ายของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายการงานทั้งหมดเพื่อจัดการหลักสูตรนั้น
• เก็บงานไว้โดยไม่ใช้ร่วมกัน ไม่จำเป็นต้องแบ่งงานแต่ละงานสำหรับงานที่เป็นส่วนหนึ่งของงานอื่นอยู่แล้ว
• เข้าลึกพอสมควร WBS ควรมีรายละเอียด อย่างไรก็ตาม พยายามอย่าให้ลึกเกินไปจนสับสน

โครงสร้างการแบ่งงานให้ประโยชน์ที่ชัดเจน ได้แก่:

• การสื่อสารขั้นสูง การทำงานร่วมกันในทุกขั้นตอนเป็นหนึ่งในข้อได้เปรียบที่สำคัญของ WBS ไม่สำคัญว่าโครงการจะมีทิศทางภายในหรือภายนอก
• ความคิดสร้างสรรค์ . ผู้ที่สมัคร WBS มีโอกาสมากมายในการพัฒนาทักษะความคิดสร้างสรรค์
• การวางแนวเป้าหมายสุดท้าย โครงสร้างการแบ่งงานของ WBS ช่วยให้สมาชิกในทีมทุกคนจดจ่ออยู่กับเป้าหมายสุดท้าย ช่วยลดโอกาสในการทำงานที่ไม่จำเป็นเพราะกำหนดขอบเขตไว้ชัดเจน
• รายละเอียดองค์กร . ไม่มีสิ่งใดตกหล่นในโครงการเพราะทุกรายละเอียดได้รับการพิจารณาอย่างรอบคอบ
• ปัญหาการจัดตารางเวลา WBS ช่วยในการระบุว่าการส่งมอบใดล่าช้ากว่ากำหนดการของคุณ
• การจัดสรรงาน . เมื่อคุณแบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ ที่จัดการได้ การมอบหมายงานเหล่านี้ให้กับสมาชิกในทีมของคุณจะง่ายขึ้น
• การป้องกันปัญหา ปัญหาสามารถเกิดขึ้นได้แม้ในขณะที่โครงการพร้อม WBS ช่วยในการตัดโดยคำนึงถึงรายละเอียดทั้งหมดของงานก่อนดำเนินการ
• การระดมความคิด โครงสร้างช่วยในการค้นหาแนวคิดและแนวทางแก้ไขที่เป็นประโยชน์ เป็นเรื่องง่ายที่จะเขียนรายการแนวคิดทั้งหมดแล้วขีดเขียนสิ่งที่ไม่จำเป็นออก
• การจัดการความเสี่ยง หากคุณกำลังทำงานกับ WBS คุณสามารถจัดการความเสี่ยงได้ตั้งแต่เริ่มต้น คาดการณ์ความต้องการทั้งหมดและจัดสรรทรัพยากร: เวลา เงิน และแรงงาน
• ความยืดหยุ่นสำหรับทีมต่างๆ WBS ใช้ในฟิลด์และทรงกลมต่างๆ ไม่สำคัญว่าทีมจะใหญ่แค่ไหน โครงสร้างจะสนับสนุนการดำเนินโครงการเสมอ

จะสร้างโครงสร้างการแบ่งงานได้อย่างไร? ปฏิบัติตามห้าขั้นตอนที่อธิบายไว้ด้านล่าง

1. อธิบายคำแถลงโครงการ

ประโยคหรือย่อหน้าจะอธิบายวิสัยทัศน์และหน้าที่โครงการของคุณในขั้นตอนสุดท้าย ขั้นตอนของ WBS นี้เป็นฐานของโครงการใดๆ ทีมงานทั้งหมดมักจะพัฒนามัน

2. สรุปขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมด

ตอนนี้คุณต้องทำตามขั้นตอนที่จำเป็นทั้งหมด บางที คุณจะต้องแบ่งขอบเขตโครงการออกเป็นหลายขั้นตอน มักขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของโครงการ กรอบเวลา และงบประมาณ

3. สร้างการส่งมอบ

เน้นการส่งมอบทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จในทุกขั้นตอน ขั้นตอนจะต้องมีผลลัพธ์สุดท้าย คุณต้องทำให้สำเร็จก่อนที่จะก้าวไปสู่ขั้นต่อไป

4. แบ่งสิ่งที่ส่งมอบออกเป็นงานย่อยๆ

งานเหล่านี้ควรออกแบบเป็นส่วนๆ สมาชิกในทีมควรสามารถจัดการได้อย่างง่ายดาย

5. กำหนดแต่ละส่วน

ขั้นตอนสุดท้ายของลำดับชั้นนี้คือการมอบหมายส่วนที่สามารถจัดการได้แต่ละส่วน บุคคลที่ต้องการ (หรือทีม) จะรับผิดชอบงานเฉพาะ พวกเขาจะมีส่วนร่วมในงานแต่ละส่วนที่จะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่สอดคล้องกัน

ตอนนี้เรามาดูตัวอย่าง WBS ในชีวิตจริงกัน

ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงาน

เพื่อให้เข้าใจแนวคิดของโครงสร้างการแบ่งงานได้ดีขึ้น เราจำเป็นต้องเจาะลึกตัวอย่างที่ใช้งานได้จริง ในที่นี้เราจะพิจารณาตัวอย่างการใช้ WBS ในการพัฒนาซอฟต์แวร์และการสร้างทรงกลม

ตัวอย่างการพัฒนาซอฟต์แวร์ WBS

การพัฒนาซอฟต์แวร์เป็นหนึ่งในตัวอย่างที่ใช้กันทั่วไปของการใช้โครงสร้างการแบ่งงาน

หากคุณมีโครงการด้านไอทีที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาซอฟต์แวร์เป็นประจำ คุณต้องทำตามขั้นตอนทั่วไปของกระบวนการพัฒนา

โครงสร้างการแบ่งงาน WBS จะแบ่งโครงการของคุณออกเป็นฟังก์ชันการทำงาน และต่อไปจะแบ่งย่อยออกเป็นงานย่อยๆ ที่สามารถมอบหมายให้กับบางคนได้

ลองนึกภาพคุณกำลังสร้างแอปใหม่ ในการสร้างมันขึ้นมา คุณจะต้องทำตามขั้นตอนที่สอดคล้องกับงานเฉพาะบางอย่าง WBS ของคุณอาจมีลักษณะดังนี้:

ตัวอย่าง WBS สำหรับการก่อสร้าง

คุณสามารถใช้ WBS เพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ รวมถึงการจัดการโครงการก่อสร้างที่ซับซ้อน

นี่คือพื้นที่ที่โครงสร้างทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบ คุณไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่เป็นทางการของโครงสร้างการแบ่งงานของ PM จุดประสงค์ของคุณควรเป็นการจัดหมวดหมู่ที่เป็นธรรมชาติสำหรับโครงการก่อสร้างของคุณ

สมมติว่าคุณต้องสร้างศาลาพักร้อนหลังบ้าน ตัวอย่างโครงสร้างการแบ่งงานของคุณสำหรับการก่อสร้างอาจมีลักษณะดังนี้:

เทมเพลต WBS แบบฟรีและแบบชำระเงิน

การสร้างโครงสร้างการแบ่งงานเป็นเรื่องง่ายในทางเทคนิค แต่ใช้เวลานาน นั่นคือเหตุผลที่คุณสามารถใช้เทมเพลต WBS ต่างๆ เพื่อเริ่มต้นได้อย่างง่ายดาย

มีหลายประเภท: จ่ายหรือฟรี คุณสามารถเลือกอันที่เหมาะสมที่จะให้ความยืดหยุ่นและช่วยให้อยู่ในแนวเดียวกัน

เทมเพลต WBS ใน Excel

หากต้องการใช้โครงสร้างการแบ่งงานใน Excel คุณต้องใช้ฟีเจอร์กราฟิก SmartArt

เพียงคลิก แท็ บแทรกไปที่ ส่วน ภาพประกอบแล้วเลือกกราฟิก SmartArt ส่วนลำดับชั้นจะช่วยคุณสร้าง WBS ของคุณใน Excel

เทมเพลตMindMaster WBSและเทมเพลต EdrawMind WBSก็เป็นตัวเลือกที่ดีในการสร้างโครงสร้างที่เป็นมิตร

WBS บนแผนภูมิแกนต์

GanttPRO เป็นเครื่องมือแผนภูมิ Gantt อันทรงพลัง ที่มีเทมเพลตแผนภูมิ Gantt ฟรี ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อแบ่งงานของคุณได้อย่างง่ายดาย

นี่คือเทมเพลต GanttPRO ที่มีสีสันซึ่งแสดงถึงโครงการก่อสร้าง:

ใช้ GanttPRO เพื่อสร้าง WBS ที่มีประโยชน์

GanttPRO ใช้งานง่าย เป็นมิตรกับผู้ใช้ และใช้งานง่าย แนวคิดหลักในการสร้าง WBS ที่นี่คือคุณไม่เพียงแต่มีโอกาสเห็นภาพสิ่งที่คุณกำลังทำ แต่ยังควบคุมเมื่อคุณกำลังทำอยู่

ด้วยเครื่องมือสร้างแผนภูมิ Gantt ออนไลน์นี้ คุณสามารถแปลง WBS ของคุณเป็นแผนภาพ Gantt ได้โดยไม่ต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม โดยใช้เครื่องมือนี้ คุณสามารถสร้างโครงการได้มากเท่าที่คุณต้องการโดยไม่จำกัดจำนวนงาน

ด้วยการเพิ่มฟิลด์ WBS แบบกำหนดเองจากรายการ คุณสามารถสั่งรายการงานของคุณเพื่อแสดงภาพลำดับชั้นที่คุณต้องการ

การนำเข้า WBS จาก Excel ไปยัง GanttPRO

คุณสามารถถ่ายโอนโครงการของคุณที่สร้างใน Excel ไปยัง GanttPRO และทำงานตามแผนของคุณต่อไปได้ กดนำเข้า (เมื่อสร้างโครงการใหม่) และใช้คุณลักษณะการลากและวางหรืออัปโหลดจากคอมพิวเตอร์ของคุณ

กำหนดหมายเลขงานใน WBS ของคุณ เพื่อให้ GanttPRO สามารถกำหนดตำแหน่งของงานในโครงการได้อย่างถูกต้อง

บทสรุป

ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าโครงสร้างการแบ่งงาน WBS เป็นขั้นตอนแรกในการสร้างกำหนดการโครงการ แผนภูมิการจัดการโครงการยอดนิยมประเภทนี้เปรียบเสมือนโครงกระดูกของแผนการทำงานในอนาคตของคุณ

โครงสร้างการแบ่งงานจะแจ้งให้ทีมทราบถึงความคืบหน้า เพิ่มประสิทธิภาพและนำบุคคลไปสู่การตัดสินใจที่ประสบความสำเร็จ เทมเพลต WBS ที่สะดวกจะทำให้กระบวนการจัดการโครงการของคุณราบรื่น

คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับโครงสร้างการแบ่งงาน อย่าลังเลที่จะแบ่งปันประสบการณ์ของคุณ

และหากคุณต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือ PM นี้ ให้สำรวจบทความฉบับเต็มโครงสร้างการแบ่งงานคืออะไรและจะปรับปรุงการจัดการโครงการด้วย WBS ได้อย่างไร https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.