ทุกคนคือผู้นำคือผู้อ่าน

ฉันสงสัยว่าคนที่คิดวลีนั้นรู้หรือไม่ว่าสักวันหนึ่งสิ่งนี้จะหมายถึงอีเมลจำนวนมหาศาลที่เราต้องอ่านในยุคสมัยใหม่นี้ เมื่อฉันเริ่มต้นการเดินทางด้วยอีเมล ฉันทำในสิ่งที่ฉันคิดว่าหลายคนทำ ทำให้บางโฟลเดอร์และอีเมลทุกฉบับรวมเป็นหนึ่งเดียว อีเมลที่กำลังอ่านหรือถูกตั้งค่าสถานะว่ายังคงต้องดำเนินการ แต่มีช่วงหนึ่งที่ฉันเพิ่งได้รับอีเมลมากเกินไปที่จะติดตาม ไม่ว่าฉันจะเช็คอีเมลและทำงานผ่านอินบ็อกซ์กี่ครั้ง อีเมลก็ยังกองรวมกันเป็นร้อยๆ การรู้ว่าฉันยังมีอีเมลจำนวนมากที่ต้องอ่านและตอบ ทำให้ความสามารถในการมีสมาธิและความรู้สึกลื่นไหลขณะทำสิ่งอื่นนอกเหนือจากอีเมลหยุดชะงัก

สิ่งนี้เปลี่ยนไปเมื่อฉันพบวิธีการZero Inbox โดย Merlin Mann วิธีดูอีเมลและจัดการกับอีเมลของเขาตรงกับใจฉัน และฉันยังคงใช้หลักการของเขาเพื่อให้ (เกือบทุกครั้ง) มีอีเมล 0 ฉบับในกล่องจดหมายของฉัน

แล้วฉันจะทำอย่างไร?

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งเวลาที่กำหนดสำหรับอีเมล

ฟังดูง่ายและเรียบง่ายจริงๆ เมื่อฉันเริ่มปฏิบัติตามหลักการนี้ ฉันจะบล็อกเวลาในวาระการประชุมของฉันสำหรับอีเมล เพื่อทำงานผ่าน backlog ของฉัน แต่ยังเพื่อสื่อสารกับตัวเอง: "ไม่ต้องกังวลกับอีเมลของคุณในขณะนี้ คุณมีเวลาทุ่มเทให้กับงานบ้านที่น่ารักนี้ในวาระของคุณ" เมื่อฉันควบคุมกล่องจดหมายได้ ฉันเลิกบล็อกเวลาในวาระการประชุมและเพิ่งเข้าสู่กิจวัตรในการอ่านอีเมลในตอนเช้าตรู่และเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน

ฉันทำสิ่งนี้มาตลอด 5 ปีที่ผ่านมา และตราบใดที่ฉันปฏิบัติตามขั้นตอนที่หนึ่งนี้ 80% ของเวลาที่ฉันเก็บกล่องจดหมายเข้าไว้

มีข้อยกเว้นบางประการ ดังนั้น 80% ฉันอาจมีการประชุมในตอนท้ายของวัน เช้าหรือบ่ายวิกฤต หรือบางครั้งฉันก็เหนื่อยเกินกว่าจะอ่านกล่องจดหมายเข้าอย่างมีประสิทธิภาพ และในวันนั้นฉันก็ข้ามเวลาที่กำหนดไว้สำหรับอีเมลไป รู้ว่าฉันจะรับหย่อนในวันรุ่งขึ้น

นอกจากนี้ หากฉันคาดว่าจะได้รับอีเมลที่สำคัญมาก ซึ่งจะต้องมีการดำเนินการในวันนั้น ฉันจะตรวจสอบอีเมลหลายครั้งเพื่อหาอีเมลนั้น ในขณะที่พยายามเพิกเฉยต่อทุกสิ่งที่เข้ามาในกล่องจดหมายของฉัน นี่เป็นข้อยกเว้นของกฎ กฎของขั้นตอนที่ 1

ขั้นตอนที่ 2: ตัดสินใจสำหรับอีเมลทุกฉบับในกล่องจดหมาย

ฉันเคยใช้กล่องจดหมายอีเมลของฉันรวมถึงโฟลเดอร์เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำที่ยุ่งเหยิง การเห็นกล่องจดหมายอีเมลของฉันเป็นวิธีการสื่อสารแทนที่จะเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำอื่น ๆ ทำให้เวิร์กโฟลว์ของฉันดีขึ้นมาก ตอนนี้ฉันจะมีสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดของฉันในรายการ (เคยเป็น google Docs ตอนนี้ฉันใช้ Todoist) และฉันจะไม่รู้สึกกดดันที่จะต้องทำงานผ่านการกระทำทั้งหมดที่พบในอีเมล

ฉันยังเก็บโฟลเดอร์ทั้งหมดของฉันและตัดสินใจที่จะเก็บถาวรอีเมลทั้งหมดของฉัน ไม่ต้องเสียเวลาตัดสินใจว่าจะเก็บอีเมลแต่ละฉบับไว้ที่ใดอีกต่อไป ในเวลาที่บริษัทที่ฉันทำงานด้วยใช้ Gmail และการค้นหาอีเมลที่เก็บถาวรโดยใช้แถบค้นหานั้นง่ายมาก ทุกวันนี้ฉันกลับมาใช้ Outlook อีกครั้ง แต่ก็ใช้งานได้เช่นกัน

ฉันจึงตัดสินใจว่าในอีเมลทุกฉบับ

• อ่านภายใน 2 นาที + เก็บถาวรหรือตอบกลับหรือส่งต่อ
• ทำสิ่งที่ต้องทำเพื่ออ่านในภายหลัง (หากใช้เวลานานกว่า 2 นาทีในการอ่าน มักจะส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบ)

• ทำสิ่งที่ต้องทำสำหรับการดำเนินการที่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 3: ทำความคุ้นเคยกับทางลัดอีเมล

แทนที่จะใช้เมาส์ (แพด) เพื่อเลื่อนไปรอบๆ อีเมลและส่งอีเมล ฉันใช้เวลาฝึกฝนทางลัดอีเมล สิ่งที่ฉันใช้มากที่สุด:

สำหรับ Gmail:

เก็บถาวรข้อความที่เลือก (e)

เขียน ©

ตอบ (ร)

ตอบกลับทั้งหมด (ก)

กองหน้า (ฉ)

ทำเครื่องหมายข้อความปัจจุบันที่ยังไม่ได้อ่าน (Shift + u)

ส่งอีเมล (คำสั่ง + Enter)

ค้นหาข้อความ (/)

สำหรับ Outlook:

สร้างข้อความใหม่ Ctrl+Shift+M

ส่งข้อความ. Alt+S

ค้นหารายการ Ctrl+E หรือ F3

ตอบกลับข้อความ Alt+ R

ส่งต่อข้อความ Alt+ F

เลือกตัวเลือกตอบกลับทั้งหมด Alt+A

อีเมลเก็บถาวร: backspace

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

สำหรับผู้ที่ต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Inbox Zero จาก Merlin Mann:

https://www.43folders.com/43-folders-series-inbox-zero