Come pianificare un'azienda fuori sede

Nov 25 2022

Impara in base ai migliori articoli su Medium.

Questo è un esperimento per scegliere un singolo argomento, fuori sede aziendale e ritiri, e quindi curare e organizzare i migliori articoli di Medium su quell'argomento. Aiutami a tenerlo aggiornato lasciando un feedback. Cos'hai imparato? Ci sono articoli di Medium che consiglieresti per questo argomento? Quali argomenti secondari vorresti fossero trattati?

Le riunioni fuori sede dell'azienda possono essere riunioni dell'intera azienda, delle divisioni o solo di singoli team. Sono occasioni per costruire connessioni, risolvere problemi e pianificare strategie. Con così tante aziende che passano al lavoro completamente remoto, i fuori sede sono ora uno dei pochi momenti in cui i colleghi si incontrano faccia a faccia.

Argomenti di seguito

TLDR; Migliori articoli.
Pianificazione iniziale
Logistica abitativa
Ritiri online
Regole di base e codici di condotta
Programma e struttura

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Inizia la tua decisione fissando alcuni obiettivi e benefici target. Come ha affermato un organizzatore:

Riflettiamo su ciò che abbiamo imparato, acquisiamo chiarezza su dove stiamo andando, abbiamo tempi di sviluppo del prodotto ininterrotti e costruiamo legami forti che sono difficili da raggiungere quando si è seduti con le cuffie in un ufficio.
[ articolo di origine di Drew Austin , Wade e Wendy]

Quando abbiamo gestito il nostro fuori sede con il team Medium, il primo obiettivo era connetterci. La maggior parte di noi non si era mai incontrata di persona. Quindi il nostro secondo obiettivo era prendere alcune decisioni importanti in modo che fossimo tutti diretti nella stessa direzione.

#2. Ogni momento è il momento giusto

Le squadre cambiano. Le persone se ne vanno e nuovi membri si uniscono. La rigenerazione del team è ottima per interrompere i modelli di pensiero e comportamento. Ma anche con la migliore fortuna, il tuo "sviluppo strategico una volta all'anno / dinamiche di squadra fuori sede" non può essere programmato per accogliere tutti i cambiamenti.
[ fonte: Melissa Rosenthal, Executive Coach ]

#3. Non sovraccaricare l'agenda

Le agende fuori sede sono spesso piene di "cose per le quali non abbiamo tempo o spazio di testa nel nostro lavoro quotidiano". Quindi, come soluzione, li inseriamo in un'agenda fitta in cui a ogni argomento di fondamentale importanza viene assegnata un'ora o 2 per essere "risolto".
[ fonte: Melissa Rosenthal, Executive Coach ]

Logistica abitativa

Considera questi tre consigli su quale tipo di locale prenotare.

#1. Ottimizza per la connessione

Che tu abbia un gruppo di 3, 30 o 300 persone, il tuo gruppo dovrebbe occupare l'intero spazio. Dimensiona la tua sede in modo da poter affittare tutto. Una squadra di tre persone prende una casa normale. Una squadra di trenta persone occupa un ritiro. Un team di 300 persone acquista un intero hotel o uno spazio di co-working. La chiave è che chiunque può avvicinarsi a qualcun altro in quella sede e avviare una conversazione, sapendo che fanno parte dello stesso gruppo. Non posso sottolineare l'importanza di questo punto. Cambia completamente la dinamica avere estranei nel gruppo. Tutti nello spazio devono essere parte dell'evento.
[ fonte: Chris Beasley, Automattic ]

#2. Piccole squadre

Viviamo tutti sotto lo stesso tetto. Ci svegliamo tutti più o meno alla stessa ora, cuciniamo insieme, mangiamo insieme, lavoriamo insieme e poi, quando è ora di rilassarsi alla fine della serata, possiamo farlo insieme. Per non parlare del fatto che è anche un modo conveniente e conveniente per viaggiare con 5-10 persone.
[ fonte: Drew Austin, Wade e Wendy ]

#3. Grandi squadre

Chiama direttamente gli hotel per chiedere se affittano l'intera proprietà. Boutique hotel come Ace Hotel , Jupiter Hotel e The Freehand sono ideali per team di 150-300 persone e hanno sedi a Portland, Seattle, Palm Spring, Chicago e New York. L'Ace di Palm Springs, ad esempio, offre sale riunioni di piccole e medie dimensioni, due piscine e un'area lounge coperta. Alcune camere offrono patii privati che le persone erano solite ospitare gruppi più piccoli.
[ fonte: Chris Beasley, Automattic ]

Ritiri online.

Per i costi, e certamente durante la pandemia COVID, le aziende stanno sperimentando ritiri online virtuali. Sia Coinbase che Whisk hanno utilizzato Gather in modo che l'offsite non si sentisse di sì più chat video. Ma hanno anche fatto un uso creativo dei loro normali strumenti, ad esempio:

Per rompere il ghiaccio, in ogni piccolo gruppo abbiamo creato una presentazione di Presentazioni Google, chiesto a tutti di partecipare in modo anonimo (scheda in incognito), quindi (1) disegnare un'immagine di se stessi; (2) condividere un fatto divertente; (3) creare un soprannome. Dopo che tutte le diapositive sono state inserite, abbiamo fatto il giro della stanza e abbiamo indovinato chi era chi. Ciò ha portato a molte risate e un record perenne delle nostre cattive capacità artistiche.
[ fonte: Coinbase ]

Regole di base e codici di condotta

Un fuori sede è un nuovo contesto che potrebbe richiedere alcune regole di base che non sono necessarie nel lavoro quotidiano. Prendi in considerazione la possibilità di aggiornare o evidenziare le regole di base specifiche per il tuo fuori sede.

Un suggerimento comune è quello di creare uno spazio sicuro.

È una buona idea, e può essere di conforto per il tuo team, stabilire delle regole di base. Assicurati che tutti sappiano che l'offsite dovrebbe essere uno spazio sicuro in cui le persone possono parlare e sfidarsi in modo costruttivo l'un l'altro (e te) senza alcun timore di rappresaglie. È anche utile garantire la riservatezza all'interno dello spazio della riunione. Ciò che viene detto fuori sede è solo per te e il tuo team e non sarà condiviso con altri in ufficio, a meno che il team non raggiunga un consenso sull'autorizzazione di messaggi o informazioni specifici da comunicare all'esterno.
[ fonte: Dan Schoenbaum Managing Partner, Hightide Advisors ]

Ma queste regole di base non devono sembrare noiose.

Può essere utile iniettare un po' di creatività nello stabilire e rafforzare le regole di base. Ad esempio, uno dei miei clienti usa il termine "avocado del diavolo" per iniettare un po' di umorismo e rendere le persone più rilassate nello sfidare il consenso.
[ fonte: Dave Bailey, CEO Coach ]

Un terzo è evidenziare le aspettative nel tempo, ad esempio:

Scatola del tempo Tutto. Quando stai fondamentalmente conducendo un lavoro Iron Man, dove il tempo non è una discussione e nessuno sa nemmeno che giorno è, è importante non rimanere bloccati su un compito troppo a lungo. Timebox tutto. Timebox le cose che ti piace fare, timebox le cose che non ti piacciono. Ciò ti consentirà di mantenere la sensazione di urgenza dei vincoli di tempo, anche se potrebbe sembrare di avere tutto il tempo del mondo.
[ fonte: Drew Austin, Wade e Wendy ]

Un quarto riguarda i tempi di inattività:

Inizialmente, gli introversi della squadra erano nervosi all'idea che la casa avrebbe significato che non avrebbero mai potuto andarsene per ricaricarsi, ma finì per essere vero il contrario. Possono tornare nelle loro stanze e quando si sono sentiti di nuovo socievoli, tutto ciò che devono fare è uscire dalla porta per trovare la squadra.
[ fonte: Chris Beasley, Automattic ]

Un quinto è incoraggiare la partecipazione di tutti, magari utilizzando la tecnica del Round Robin :

Garantire che tutti siano ascoltati, in particolare le voci di persone tranquille , aumenterà la partecipazione. Gli alti dirigenti, le persone rumorose e gli uomini, in particolare, tendono ad essere più schietti e inibiscono o influenzano i pensieri degli altri partecipanti.
[ fonte: Gustavo Razzetti, Autore di “Remoto, non lontano” ]

Tornando ai tempi di inattività per sottolineare quanto sia importante il tempo di inattività:

Mentre sei fuori dall'ufficio, non limitarti a replicare la rigida cultura del tuo ufficio. Costruisci pause generose e se sei da qualche parte in cui il momento migliore della giornata per goderti la vita all'aria aperta è il pomeriggio, non aspettare fino al tramonto per inserirlo nel programma. Ho scoperto che quei momenti non strutturati sono dove le relazioni vengono costruite e talvolta si verificano autentiche scoperte, sia nelle relazioni che nella creatività personale.
[ fonte: Nathan Waterhouse, consulente ]

Programma e struttura

Dave Bailey, CEO Coach consiglia di pensare in fasi.

L'installazione è l'organizzazione, l'impostazione delle aspettative e i compiti che si verificano prima dell'evento.
La connessione è l'apertura dell'evento in cui le persone si connettono, si conoscono e si legano.
Se c'è del lavoro da fare, segui un modello di brainstorming con un tempo chiaramente delimitato per il pensiero divergente prima, seguito dal pensiero convergente dopo.
Quindi prendi degli impegni.
Quindi festeggia.

Intro e collegamenti.

Ci sono molti buoni esercizi per aiutare le persone a connettersi e conoscersi. Ecco alcuni suggerimenti:

'Rompighiaccio con una sola domanda': le domande efficaci sono quelle che consentono alle persone di condividere qualcosa su se stesse, come 'Di quale evento passato sei più orgoglioso?', 'Cosa c'è di divertente che potremmo non sapere su di te?' o "Qual è un evento significativo che ti ha aiutato a crescere come persona?". Tutti potrebbero rispondere alla stessa domanda o sceglierne una dal cappello.
[ fonte: Dave Bailey, CEO Coach ]

L'abbiamo dato il via con tutti che giravano per la stanza parlando dei loro risultati per l'anno, cose di cui sono orgogliosi del loro dipartimento o dell'azienda nel suo insieme per aver fatto e cosa sperano di ottenere dai prossimi due giorni.
[ fonte: Kyle Racki, CEO ]

Esercizio sulle storie personali
Fai il giro del tavolo e chiedi a tutti di rispondere a tre domande su se stessi:

Dove sei cresciuto?

Quanti fratelli hai e dove cadi in quest'ordine?

Descrivi una sfida o un'esperienza unica o interessante della tua infanzia
[ fonte: Sarah Hodges, VC ]

Impara le personalità: se hai disfunzioni del team o scarsa collaborazione all'interno del tuo team, consiglio vivamente esercizi per conoscere le personalità del team e gli stili di lavoro. Esplora l'esecuzione di una valutazione Myers-Briggs, un'analisi DiSC o un'altra analisi psicometrica della personalità. Questo può aiutare il tuo team a capire la personalità e lo stile di lavoro degli altri. Può aiutare a evidenziare i dipendenti che collaboreranno meglio tra loro, potrebbero emergere e migliorare le possibilità di potenziali conflitti e altro ancora: tutte informazioni molto preziose per rafforzare il tuo team e i legami al suo interno.
[ fonte: Dan Schoenbaum, CEO ]

Ci sono, ovviamente, opzioni più complesse. Il team Carted ha organizzato una caccia al tesoro . Oppure potresti provare a cucinare un pasto insieme .

Costruisci la tua agenda

Un modo comune è mettere l'ordine del giorno nelle mani dei partecipanti. Vedi A Simple Process for Co-Creating a Team Retreat Agenda di Elizabeth Hunt .

Il tuo fuori sede può essere un'opportunità per sviluppare abilità. Ad esempio, Carted ha incluso un esercizio di pensiero progettuale .

Il tuo fuori sede è spesso anche una buona occasione per fare un passo indietro e articolare i valori della tua squadra. Eric Friedman, executive coach, offre questo esercizio sui valori fuori sede .

Argomenti della lista dei desideri

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