Bret Bonnet, co-fondatore della società Quality Logo Products, Inc. con sede in Illinois , non è stato molto contento quando ha scoperto che uno dei suoi dipendenti si era trasferito in un altro stato per lavorare in remoto senza informare l'azienda.
"Lo stato in cui si è trasferito è venuto dopo di noi per una settimana di imposta statale sul reddito che di conseguenza non siamo riusciti a pagare", ricorda Bonnet via e-mail, osservando che mentre l'importo ammontava solo a $ 87, con multe, multe e sanzioni, il la somma finale è stata di 1.700 dollari. "Dopo più di 40 ore e innumerevoli telefonate/e-mail, alla fine abbiamo chiarito tutto, ma questo dimostra solo che grattacapo possono essere i dipendenti fuori dallo stato a meno che tu non sia una grande società nazionale".
Lavorare da casa era un evento raro per la maggior parte delle persone, ma la pandemia di COVID-19 ha visto molte aziende aumentare l'opzione remota per mantenere le cose in funzione in tempi senza precedenti. In effetti, è stato in gran parte un successo, con i datori di lavoro che hanno goduto di una maggiore produttività e dipendenti più felici che non devono spostarsi tanto. Grandi aziende come Twitter, Amazon, Zillow e Spotify hanno annunciato diversi livelli di lavoro rispetto alle aspettative a casa, che vanno dal occasionale incontro in ufficio a nessuno.
Alcuni stati (e anche alcuni paesi stranieri ) stanno allettando i lavoratori a distanza per provarli con tutti i tipi di incentivi. Altri lavoratori potrebbero semplicemente volersi trasferire in un luogo più invitante per il "lavoro da casa". Dopotutto, lavorare vicino alla spiaggia o da una baita di montagna suona meglio che in un minuscolo appartamento di città o in un sobborgo con lo stampino.
Ma prima di fare una mossa, sappi questo: solo perché un lavoro può essere svolto da remoto il 100% delle volte non significa che puoi farlo da qualsiasi luogo tu voglia. Quindi perche no?
La questione fiscale
"I requisiti di reddito e ritenuta alla fonte di ogni stato differiscono per le persone fuori dallo stato, così come le leggi sulla registrazione delle imprese, che dipendono da diversi fattori, inclusa la natura dell'attività", scrive l'avvocato David Aylor , che ha sede a Charleston, Carolina del Sud. "Gli stati hanno soglie diverse per quando i dipendenti che lavorano in remoto attivano modifiche fiscali, quindi ogni singola situazione deve essere valutata esaminando le leggi federali, statali e locali sia del potenziale dipendente remoto che della sede dell'azienda".
Non sono solo tasse. I datori di lavoro possono anche essere ritenuta responsabile per il risarcimento dei lavoratori di assicurazione e di assicurazione contro la disoccupazione nello stato in cui si svolge il lavoro. Quindi, se c'è solo una persona nell'azienda che lavora in quello stato, probabilmente non vale la pena occuparsi di tutte le implicazioni legali e contabili.
"Consentire che l'amministrazione venga completata correttamente significa che i dipartimenti delle risorse umane e del libro paga avrebbero bisogno di conoscere tutte le diverse regole nelle aree in cui risiedevano i dipendenti", scrive James Crawford, co-fondatore, CEO e responsabile delle assunzioni della piattaforma di e-commerce DealDrop . "La spesa e il tempo spesi nell'applicazione di tutte queste regole diverse possono rivelarsi troppo complicati per consentire al datore di lavoro di consentire di lavorare in regioni diverse".
Fusi orari e riunioni
Anche se lavori per una grande azienda con sedi in tutti i 50 stati e in diversi paesi stranieri, un datore di lavoro potrebbe non accogliere la tua richiesta di lavorare in remoto da un altro stato da cui sei stato assunto originariamente. Sebbene molti datori di lavoro siano a posto nel non vedere i dipendenti ogni singolo giorno, potrebbero comunque voler tenere regolari incontri di persona. Se il tuo ufficio è in Georgia, ma decidi di trasferirti in California o in Canada, potrebbe essere un problema.
"Anche se le riunioni possono essere svolte tramite una conferenza web, alcuni datori di lavoro si aspettano ancora che il personale, almeno occasionalmente, chiami in ufficio per riunioni faccia a faccia o eventi di team building", afferma Crawford. "Se la squadra è distribuita in diversi stati, o addirittura in diversi paesi, questo può essere molto problematico".
La maggior parte delle aziende ha stabilito delle "ore fondamentali" durante le quali si aspetta che i dipendenti siano attivi. Questo diventa complicato se vengono attraversati troppi fusi orari. "Ad esempio, potrebbe essere difficile per i lavoratori remoti a Los Angeles lavorare per un'azienda di New York a causa della differenza di tre ore di tempo", afferma Bowen Khong, fondatore e capo della ricerca presso ForexToStocks , una società di recensioni di brokeraggio online, che impiega molti lavoratori remoti per la sua attività. "Arrivare alle 5:00 PST per un turno alle 8:00 EST non è desiderabile e rende i lavoratori meno produttivi".
Cosa succede se ti trasferisci sotto il radar?
Potresti essere tentato di fare la mossa anche se la tua azienda lo vieta. Dopotutto, come fanno a sapere che hai lasciato la città? Saresti sorpreso.
"I datori di lavoro scoprono questo genere di cose tramite i social media, dove le persone dimenticano che i loro colleghi e datori di lavoro hanno spesso accesso ai loro posti. Se quel dipendente cerca di presentare le tasse nel loro stato attuale, il datore di lavoro può scoprire il trasferimento tramite un agente fiscale quando il deposito segnala il loro sistema di allerta", afferma l'avvocato Aylor, osservando che questo inganno potrebbe essere motivo di licenziamento.
"Mentire sulla tua posizione potrebbe anche far sì che l'azienda presenti in modo improprio le proprie tasse, nel qual caso potrebbero essere responsabili di frode fiscale, un dilemma legale molto serio che può far fallire rapidamente un'azienda", aggiunge. "In genere, gli agenti fiscali non perseguono azioni legali se vengono prese misure per correggere il torto dopo averlo scoperto. Quando si tratta di questioni legali, non vuoi mentire e sperare di farla franca - sii onesto e aggiornato- davanti al tuo datore di lavoro."
Per evitare tali incidenti, i datori di lavoro devono comunicare chiaramente le regole di base quando offrono una posizione remota e i dipendenti devono chiedere quanto possono essere "remoti" se stanno pensando di trasferirsi.
"Prima di decidere di trasferirti perché lavori da remoto, assicurati che i termini del tuo impiego ti consentano di farlo e, in caso contrario, resta sul posto o trova un nuovo lavoro", afferma Khong.
Ora è importante
Non metterti troppo comodo in quell'ufficio a casa. Prima della pandemia, alcune aziende, come IBM, hanno implementato politiche di lavoro da casa, solo per scoprire che i dipendenti non erano abbastanza affidabili per continuare a svolgere il proprio lavoro. Cue ha annullato le opzioni remote per migliaia di persone.
