Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) aiuta a scomporre ogni fase di un progetto e considera tutte le attività per raggiungere i risultati finali.

Perché i project manager applicano questo strumento nei loro progetti? Quali sono i pro e i contro di una struttura di suddivisione del lavoro? Come scegliere lo strumento giusto per costruire una WBS efficace?

Questo post aiuterà a trovare le risposte.

Definizione WBS

Che cos'è una struttura di scomposizione del lavoro?

Una struttura di suddivisione del lavoro è un diagramma di progetto in cui le attività riflettono le loro relazioni tra loro e il progetto in generale in modo gerarchico. Ha una natura grafica e aiuta a prevedere i risultati in base a diversi scenari.

Viene spesso visualizzato come un albero orientato ai risultati che copre tutte le procedure del progetto. I team di progetto fanno domanda per suddividere i loro progetti in componenti facilmente gestibili. Questi componenti vengono ulteriormente scomposti fino a quando non può essere assegnato un membro del team richiesto.

Elementi WBS

Ci sono livelli specifici che devono essere applicati in WBS. Semplificano la gestione dei progetti.

Una tipica struttura di suddivisione del lavoro è costituita dai seguenti elementi:

• Una dichiarazione di visione del progetto.
• Fasi del progetto.
• Compiti con deliverable.

Storia WBS

Il concetto di WBS è stato sviluppato insieme al concetto di tecnica di valutazione e revisione del programma ( grafici PERT ) dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti nel 1957.

Una WBS è stata creata per essere utilizzata nelle organizzazioni della difesa, tuttavia, il termine è stato introdotto nei settori non della difesa nel 1987.

L'importanza dell'utilizzo di una WBS nella gestione dei progetti

Una struttura di suddivisione del lavoro avvantaggia i team di progetto in diversi modi:

• Suddividendo un progetto in piccoli componenti, lo rendi meno opprimente e più gestibile.
• La struttura fornisce una tabella di marcia per tutti i membri del team. Molti progetti coinvolgono diversi team che si esibiscono in tandem. Devono coordinarsi e integrarsi per il completamento del lavoro. La WBS li aiuta a concentrarsi sui loro compiti e risultati e dimostra come i loro sforzi si inseriscono nell'intero progetto.
• La struttura assiste anche nella misurazione del completamento del progetto, nella definizione delle pietre miliari e nell'allocazione delle risorse di bilancio.

I project manager utilizzano WBS in progetti commerciali, residenziali e di costruzione. La struttura fornisce agli investitori e ai clienti una migliore comprensione di tutto ciò che riguarda lo sviluppo del progetto.

Ecco l'elenco dei team che possono utilizzare una WBS:

Best practice WBS: cosa dovresti ricordare

Ci sono regole speciali che dovresti considerare mentre lavori sulla tua struttura di ripartizione del lavoro.

• La regola del 100% riguarda l'inclusione del 100% del lavoro definito dall'ambito del progetto, che è suddiviso nei livelli WBS. Questi livelli contengono i deliverable del progetto, i conti di controllo, i pacchetti di lavoro e le attività. Si applica a tutti i livelli WBS. Pertanto la somma del lavoro a un livello WBS inferiore deve essere pari al 100% del lavoro rappresentato dal livello WBS superiore senza eccezioni.
• Usa i nomi. Usare nomi invece di verbi accelera la chiarezza.
• Sii accurato. Lavorando su WBS, dovresti capire che tutto è importante se fa parte del corso che porta al risultato finale. Assicurati di avere un elenco completo di tutte le attività per gestire quel corso.
• Mantieni le attività che si escludono a vicenda. Non è necessario suddividere le singole attività per il lavoro che fa già parte di un'altra attività.
• Vai abbastanza in profondità. Una WBS dovrebbe essere dettagliata. Tuttavia, cerca di mantenerlo non così profondo da creare confusione.

Una struttura di suddivisione del lavoro offre vantaggi evidenti, tra cui:

• Comunicazione avanzata. La collaborazione in ogni fase è uno dei principali vantaggi di una WBS. Non importa se un progetto ha una direzione interna o esterna.
• Creatività . Le persone che fanno domanda per una WBS hanno ampie opportunità di sviluppare le proprie capacità creative.
• Orientamento sugli obiettivi finali. Una struttura di suddivisione del lavoro WBS aiuta a mantenere tutti i membri del team concentrati sull'obiettivo finale. Diminuisce la possibilità che venga eseguito lavoro non necessario perché l'ambito è stato chiaramente definito.
• Organizzazione dei dettagli . Nulla si perde nel progetto perché ogni dettaglio è attentamente considerato.
• Problemi di programmazione. Una WBS aiuta a identificare quali dei deliverable sono in ritardo rispetto alla pianificazione.
• Assegnazione dei compiti . Quando suddividi un progetto in blocchi gestibili, diventa più facile assegnare queste attività ai membri del tuo team.
• Prevenzione dei problemi. I problemi possono verificarsi anche quando un progetto è pronto. Una WBS aiuta a tagliarli prendendo in considerazione tutti i dettagli delle attività prima dell'esecuzione.
• Brainstorming . La struttura aiuta a trovare idee e soluzioni utili. È facile elencare tutte le idee e poi eliminare quelle non necessarie.
• Gestire i rischi. Se lavori con una WBS, puoi gestire i rischi fin dall'inizio. Anticipa tutti i requisiti e alloca le risorse: tempo, denaro e lavoro.
• Flessibilità per vari team. Una WBS viene utilizzata in diversi campi e ambiti. Non importa quanto sia grande la squadra. La struttura supporterà sempre l'esecuzione del progetto.

Come creare una struttura di suddivisione del lavoro? Segui i cinque passaggi descritti di seguito.

1. Descrivi una dichiarazione di progetto

La frase o un paragrafo descriverà la visione e le funzioni del tuo progetto nella fase finale. Questa fase di una WBS è il fondamento di qualsiasi progetto. L'intero team di solito lo sviluppa.

2. Delineare tutte le fasi necessarie

Ora devi soddisfare tutte le fasi necessarie. Forse dovrai suddividere l'ambito del progetto in più passaggi. Spesso dipende dai requisiti del progetto, dai tempi e dal budget.

3. Creare risultati finali

Evidenzia tutti i risultati finali che devono essere completati in ogni fase. Le fasi devono avere risultati finali. Devi raggiungerli prima di passare alla fase successiva.

4. Suddividi i risultati finali nelle attività più piccole

Queste attività dovrebbero essere progettate come sezioni. Qualsiasi membro del team dovrebbe essere in grado di gestirli facilmente.

5. Assegna ciascuna sezione

L'ultima fase di questa gerarchia è l'assegnazione di ciascuna parte gestibile. Una persona richiesta (o un team) sarà responsabile di un compito specifico. Saranno coinvolti in ogni sezione del lavoro che porterà ai risultati corrispondenti.

Ora passiamo agli esempi WBS della vita reale.

Esempi di struttura di suddivisione del lavoro

Per comprendere meglio il concetto di struttura di scomposizione del lavoro, dobbiamo immergerci in alcuni esempi pratici. Qui consideriamo gli esempi di utilizzo di una WBS nello sviluppo di software e nelle sfere di costruzione.

Esempio di sviluppo software WBS

Lo sviluppo del software è uno degli esempi comunemente usati di utilizzo di una struttura di scomposizione del lavoro.

Se hai un normale progetto IT relativo allo sviluppo del software, devi seguire le fasi tipiche del processo di sviluppo.

Una struttura di scomposizione del lavoro WBS suddividerà il tuo progetto in funzionalità e le suddividerà ulteriormente in attività più piccole che possono essere assegnate a determinate persone.

Immagina di lavorare alla creazione di una nuova app. Per costruirlo, dovrai seguire alcuni passaggi coerenti con attività specifiche. Ecco come potrebbe apparire la tua WBS:

Esempio WBS per la costruzione

È possibile utilizzare una WBS per qualsiasi numero di scopi, inclusa la gestione di progetti di costruzione complessi.

Questa è l'area in cui la struttura si comporta perfettamente. Non è necessario seguire le linee guida formali di una struttura di suddivisione del lavoro PM. Il tuo scopo dovrebbe essere quello di comporre categorie naturali per il tuo progetto di costruzione.

Diciamo che devi costruire una casa estiva nel cortile. Il tuo esempio di struttura di suddivisione del lavoro per la costruzione potrebbe essere simile al seguente:

Modelli WBS gratuiti ea pagamento

La generazione di una struttura di suddivisione del lavoro è tecnicamente semplice, ma richiede tempo. Ecco perché puoi applicare diversi modelli WBS per iniziare con facilità.

Ne esistono di vari tipi: a pagamento o gratuiti. Puoi selezionare quello giusto che ti darà flessibilità e ti aiuterà a rimanere allineato.

Modello WBS in Excel

Per utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro in Excel, è necessario lavorare con la funzionalità Grafica SmartArt.

Basta fare clic sulla scheda Inserisci , passare alla sezione Illustrazioni e selezionare Grafica SmartArt . La sezione Gerarchia ti aiuterà a costruire la tua WBS in Excel.

Un modello MindMaster WBS e un modello EdrawMind WBS sono anche buone opzioni per ottenere una struttura amichevole.

WBS su un diagramma di Gantt

GanttPRO è un potente strumento per diagrammi di Gantt che offre modelli di diagrammi di Gantt gratuiti che puoi facilmente applicare per suddividere il tuo lavoro.

Ecco un colorato modello GanttPRO che rappresenta un progetto di costruzione:

Usa GanttPRO per creare una comoda WBS

GanttPRO è intuitivo, facile da usare e facile da usare. L'idea principale di generare una WBS qui è che hai la possibilità non solo di visualizzare ciò che stai facendo, ma anche di controllare quando lo stai facendo.

Con questo creatore di diagrammi di Gantt online, puoi convertire la tua WBS in un diagramma di Gantt senza ulteriori sforzi. Utilizzando lo strumento, puoi creare tutti i progetti di cui hai bisogno con un numero illimitato di attività.

Aggiungendo un campo WBS personalizzato dall'elenco, puoi ordinare l'elenco delle attività per visualizzare la gerarchia desiderata.

Importazione di una WBS da Excel a GanttPRO

Puoi trasferire il tuo progetto creato in Excel su GanttPRO e continuare a lavorare sui tuoi piani. Premi Importa (durante la creazione di un nuovo progetto) e utilizza una funzione di trascinamento della selezione o caricalo dal tuo computer.

Imposta il numero dell'attività nella tua WBS in modo che GanttPRO possa definire correttamente la posizione delle attività sul progetto.

Conclusione

Ora sai che una struttura di ripartizione del lavoro WBS è il primo passo nella creazione di una pianificazione del progetto. Questo tipo di popolari grafici di gestione dei progetti è come uno scheletro del tuo piano di lavoro futuro.

Una struttura di suddivisione del lavoro informa i team sui progressi compiuti, aumentandone l'efficienza e guidando le persone verso decisioni di successo. I pratici modelli WBS renderanno agevole il processo di gestione dei progetti.

Cosa ne pensi di una struttura di suddivisione del lavoro? Sentiti libero di condividere la tua esperienza.

E se vuoi ottenere maggiori dettagli su questo strumento PM, esplora l'articolo completo Che cos'è una struttura di suddivisione del lavoro e come migliorare la gestione dei progetti con una WBS? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.