Cechy systemu ERP

Część 2 o tym, co tworzy system ERP

W ostatniej sekcji sprawdziliśmy, do czego może służyć system ERP i dlaczego warto go mieć. Ta sekcja zagłębia się nieco w to, jakie funkcje może mieć ERP.

Baza danych rekordów głównych

Jest to podstawowa informacja niezbędna do funkcjonowania systemu, składająca się z serii rekordów danych firmy. Dane te prawdopodobnie już istnieją gdzieś w firmie, w segregatorze lub arkuszu kalkulacyjnym (a może w głowach niektórych osób) i bardzo sensowne jest przeniesienie tego wszystkiego do ERP i utrzymanie go jako jedynego źródła prawdy . Weźmy przykład. Aby kupować, magazynować i sprzedawać produkt, potrzebujesz pewnych informacji. Po pierwsze, musisz nadać mu identyfikator, aby go poznać, znany jako jednostka magazynowa lub „sku” (wymawiane pochylenie). Będziesz musiał wiedzieć, od jakiego dostawcy pochodzi, numer części producenta (MPN) do odniesienia w twoich zamówieniach, aby dostawca wiedział, co ci wysłać, cenę zakupu od tego dostawcy (jedna z kilku, być może z podziałem na ilości) oraz minimalne ilości zamówienia. Nadawca może potrzebować znać fizyczne wymiary i wagę produktu. Jeśli towar jest wysyłany za granicę, możesz potrzebować kodów celnych (kody HS, kody CN). Aby magazynować produkt, musisz wiedzieć, w jakich lokalizacjach jest dozwolony, czy ma datę przydatności do spożycia, czy ma numer seryjny, który musisz śledzić, i jaki koszt zostanie do niego przypisany w wycenie zapasów. Aby sprzedać przedmiot, potrzebujesz również opisu produktu, być może kilku opisów na swoją stronę internetową, etykiet na półki lub katalogu produktów, być może w kilku językach. Będziesz także potrzebować ceny sprzedaży, prawdopodobnie kilku cen sprzedaży, jeśli sprzedajesz dla handlu i użytkowników końcowych oraz w różnych lokalizacjach geograficznych. Musisz wiedzieć, czy przedmiot podlega podatkowi od sprzedaży i według jakich stawek. Być może będziesz musiał sklasyfikować go na kilka sposobów, sekcja, w której znajduje się w twoim katalogu, na twojej stronie internetowej lub w serwisie eBay, a może ranking dotyczący tego, jak ważne jest, aby nie zabrakło przedmiotu. Rekordy rzeczywistych produktów mogą obejmować setki pól. Najlepsze systemy mogą umożliwiać przechowywanie arkuszy danych lub obrazów wraz z odpowiednim produktem. Istnieją wyspecjalizowane systemy zarządzania informacjami o produkcie (PIMS), które mogą sobie z tym poradzić, ale ponieważ potrzebujesz tych danych również w swoim ERP, dobre wdrożenie może zastąpić tę potrzebę.

Na marginesie, jeśli masz system PIMS, sugeruję, aby był zintegrowany z twoim ERP i aby ERP był nadrzędny. To irytujące dla użytkowników, że muszą aktualizować dane w wielu miejscach

Innymi rekordami danych podstawowych mogą być Dostawcy, Klienci, Potencjalni klienci, Zestawienia materiałów, Ceny i wiele innych, które mają nadejść. Jak widać, utrata ich kontroli lub całkowita utrata ich będzie problemem

Baza rekordów transakcji

Rekordy transakcyjne to te, które dotyczą przeniesienia jednego z rekordów danych podstawowych. Typowymi przykładami są zamówienia zakupu, zamówienia sprzedaży, faktury itp. Prawdopodobnie istnieją ważne powody, zarówno ze względu na zgodność, jak i ze względów obsługi klienta, że ​​zagubienie któregokolwiek z nich będzie dość poważne. Może to rozczarować ważnego klienta lub nałożyć na Ciebie grzywnę od organu podatkowego!

Jest prawdopodobne, że każda linia każdego zamówienia sprzedaży i każda linia każdej faktury utworzy nowy wiersz w tej bazie danych. To wkrótce osiągnie miliony nawet w MŚP.

Baza sald

Może się wydawać, że jest to po prostu kwestia dodawania rzeczy z zapisów transakcji. Jednak bardzo przydatne jest sprawdzenie stanu zapasów bez konieczności sumowania wszystkiego, co kiedykolwiek kupiłeś i sprzedałeś. Warto wiedzieć, ile klient jest ci winien, bez konieczności sumowania wszystkiego, co kupił, minus wszystko, co zapłacił (podczas rozmowy przez telefon!). Synchronizacja sald z transakcjami to nietrywialny problem, którego wiele systemów na wolności nie jest w stanie rozwiązać.

Interfejs użytkownika

Będzie potrzebny jakiś interfejs użytkownika, w którym użytkownicy będą mogli tworzyć, aktualizować lub być może usuwać rekordy. Będą musieli mieć możliwość wprowadzania zamówień sprzedaży lub zakupu oraz dzienników księgowych. Będą również musieli mieć możliwość przeglądania danych wyjściowych złożonych procesów, takich jak MRP, i podejmowania decyzji na ich podstawie. Administratorzy muszą również mieć możliwość konfigurowania różnych rzeczy. Było to zwykle dostępne w systemie „klienckim” zainstalowanym na komputerze PC, ale teraz może być dostarczane jako strona internetowa.

System kont to w zasadzie wyspecjalizowany sposób sumowania zapisów transakcji i wyświetlania ich w ustandaryzowany sposób.

Niektórzy użytkownicy mogą mieć wyspecjalizowane interfejsy użytkownika, takie jak sprzęt w punktach sprzedaży lub terminale podręczne Warehouse Management System. Mogą one być częścią samego ERP lub dodatkowym systemem. Jest to obszar, w którym myślę, że potrzebne jest świeże myślenie, które opiszę w późniejszym odcinku.

Logika biznesowa

To inteligentna część systemu. Mówi, co się dzieje, gdy ktoś zawiera transakcję. Prostym przykładem jest to, że gdy klient zamówi jakiś towar, możesz chcieć podać mu referencję kredytową, możesz powiedzieć magazynowi o wysyłce, możesz powiedzieć kupującym, aby zmienili zamówienie.

Raportowanie i analityka

Częstym zjawiskiem jest przeglądanie danych i praca z nimi poza systemem ERP, na przykład w programie Excel. W tym celu będziesz potrzebować sposobu na zapytanie danych z bazy danych i wyeksportowanie ich. Na przykład może zaistnieć potrzeba przeszukania wszystkich rekordów produktów należących do określonej kategorii, aby wysłać opisy do kogoś, kto pisze katalog papierowy. Być może chcesz zobaczyć wszystkie zamówienia sprzedaży dla określonego produktu, na przykład, aby zobaczyć, kto go kupuje i porównać je z tym, kto nie jest.

Oprócz tego możesz chcieć uruchomić znacznie bardziej złożone zapytania w bazie danych w celu analizy transakcji, może to wymagać znacznie bardziej złożonego narzędzia do raportowania lub bezpośredniego interfejsu zapytań do bazy danych przy użyciu języka SQL (Structured Query Language).

Idąc o krok dalej, mamy analitykę. Może to polegać na przeprowadzeniu kompleksowej analizy wyników sprzedaży lub wydajności produkcji. Możesz potrzebować pulpitów nawigacyjnych z KPI lub interaktywnych raportów, w których możesz drążyć w dół według klienta, produktu, terytorium itp. Równie dobrze może to być obsługiwane przez dedykowany system raportowania zintegrowany z ERP.

Możesz nawet chcieć przeprowadzić uczenie maszynowe na swoich danych, aby zobaczyć, jakie spostrzeżenia możesz dostrzec na temat swoich klientów.

Funkcje API, EDI i eksportu importu

Nadejdzie dzień, w którym będziesz musiał stworzyć lub masowo zmienić wiele produktów. Być może dane zostały Ci przekazane przez dostawcę w postaci pliku csv. Będziesz chciał zaimportować to do swojego systemu.

Może być konieczne zarezerwowanie dostaw od firmy kurierskiej i wydrukowanie jej etykiet. Ręczne wpisywanie ich do oprogramowania jest uciążliwe, więc będziesz potrzebować integracji. Może masz stronę internetową i chcesz, aby transakcje były wprowadzane do systemu ERP, abyś mógł je wysłać. Być może masz dużego klienta, który może przesyłać Ci zamówienia sprzedaży drogą elektroniczną. Byłbym miły, gdybyś mógł wprowadzić je do systemu.

Umożliwienie tego wymaga pakietu narzędzi integracyjnych, API, systemu EDI oraz systemu importu/eksportu. Często są niedoceniane, gdy ludzie określają system. Systemy te często nie są zbyt dobre, prawdopodobnie z tego samego powodu. Są one jednak krytyczne dla przyszłej rozbudowy i elastyczności twojego systemu i powinieneś nadać im wysoki priorytet.

Dostosowywanie

Każdy dostawca ERP oferuje poziom dostosowania. Tutaj możesz wydać dużo pieniędzy, mając niewiele do zasiania. Jestem przekonany, że Twój ERP powinien robić 95% tego, czego potrzebujesz od razu po wyjęciu z pudełka, inaczej wpadniesz w jedną z dwóch pułapek. Pierwszym z nich jest myślenie, że Twoja firma jest tak wyjątkowa, że ​​sposób, w jaki robi to reszta świata, nie zadziała dla Ciebie. Musisz pracować w sposób, w jaki działa ERP, i wziąć pod uwagę, że w rzeczywistości może to być świetna rada biznesowa. Może lepiej robić rzeczy tak, jak robi to reszta świata. Druga pułapka polega na tym, że możesz patrzeć na niewłaściwy system dla siebie lub nawet na niewłaściwego partnera.

Stopień dostosowania różni się od niektórych narzędzi typu „przepływ pracy” (kiedy tak się dzieje, zrób to) aż do pełnych środowisk programistycznych.

W następnych artykułach zagłębimy się w każdy z tych obszarów i przyjrzymy się, jak działają. Następnie przyjrzymy się, w jaki sposób można wybrać system, a następnie w jaki sposób można go zaprojektować i zbudować.

Ten wpis jest częścią serii o systemach ERP. Aby mieć pewność, że złapiesz całą historię , zapisz się na moją listę mailingową